* Nguyên tắc:
- Khi giao tiếp phải làm thế nào để hài hòa lợi ích của các bên tham gia.
Tại sao phải hài hòa:
+ Tất cả mọi người khi tham gia vào các hoạt động giao tiếp đều mong muốn có một lợi ích nào đó (cầu lợi). Lợi ích của con người có 2 loại: vật chất, tinh thần.
+ Lợi ích thì có mức độ nhất đinh (từ cao-thấp).Một quan hệ giao tiếp có thể có nhiều lợi ích. Nếu không đạt được lợi ích gì thì mong muốn cuối cùng của con người là sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng của đối tác.
Do đó, trong giao tiếp đừng để đối tác rơi vào tình huống không có một lợi ích gì. Hài hòa lợi ích là 2 bên giao tiếp với nhau phải cố gắn đến mức tối đa có thể để thỏa mãn lợi ích của bên giao tiếp (thỏa mãn có thể ở mức độ cao nhất hoặc thấp nhất, nếu cuối cùng không thỏa mãn được những lợi ích cụ thể thì TK cần bay tỏ sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng bên kia (lưu ý hài hòa chứ không phải bằng nhau).
- Khi giao tiếp phải có nhiều giải pháp (nhiều cách, nhiều phương án) - Phải vận dụng các quy phạm khách quan (2 nguyên tắc trên là sự xuống thang thì nguyên tắc này là sự kiên quyết). trong quy phạm khách quan có 3 loại:
+ Quy phạm pháp luật (các quy định của pháp luật) + Quy phạm đạo đức (đạo đức nghề nghiệp, xã hội) + Quy luật cuộc sống
- Phải coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ: Trong giao tiếp phải thận trọng, vì XH là những mối quan hệ chằng chịt, phức tạp. Phải tuân thủ khẩu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu: Tất cả mọi người đến giao tiếp với cơ quan đều quan trọng và đều được tôn trọng và được đối xử đúng mực, trong đó có những người quan trọng hơn và phải có cách đối xử đặc biệt hơn
- Các nguyên tắc khác: Lợi ích của doanh nghiệp là trên hết (ưu tiên hơn)
…
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Các kỹ năng giao tiếp: (4 kỹ năng cơ bản):
- Kỹ năng nghe-nói: Đây là 2 kỹ năng cơ bản nhất, thường đi liền với nhau, thường xuất hiện trong các tình huống: Điện thoại, hội họp, đón tiếp khách…).
+ Nghe:
Phải tỏ rừ thỏi độ sẵn sàng (qua nột mặt, sự mau chúng trả lời điện thoai, thái độ khi có khách đến làm việc…) kết hợp với nét mặt và lời nói để đối tượng cảm nhận được không khí thân tình, lịch sự, ân cần…
Dành thời gian nhất định để nghe đối tượng giao tiếp hết các ý nghĩ (đủ ý), không được cắt ngang, tránh sự hiểu lầm không tôn trọng…
Cần huy động mọi khả năng nắm bắt thông tin, sắp xếp theo lôgíc.
Cần có những cử chỉ phi ngôn ngữ để tỏ cho đối tượng biết sự quan tâm của mình, không nên im lặng hoàn toàn.
Cần khắc phục những khó khăn như tiếng ồn, ác cảm bề ngoài của khách, thời gian không nhiều…
+ Nói:
Giọng ở mức độ cao phù hợp từng hoàn cảnh (hội nghị, thân mật…). Phát âm chính xác, có thể nhấn mạnh những từ cần thiết, lên xuống giọng phù hợp;
trong một số trường hợp cần phát âm chậm, tránh dùng từ địa phương, tiếng lóng…
Biết kết hợp với các cử chỉ phi ngôn ngữ khác (ánh mắt, nụ cười, chỗ ngồi, khoảng cách… tạo sự thoải mái khi nói).
Trong một chừng mực nhất định, phải biết sử dụng thuật khôi hài đúng lúc, đúng chỗ (không nên lạm dụng quá thành thô kệch).
Cần luyện khả năng diễn đạt vấn đề mạch lạc, khúc chiết.
- Kỹ năng Đọc-Viết: Kỹ năng này rất cần thiết và được sử dụng thường xuyên qua việc tiếp nhận văn bản, thư từ giao dịch, sách báo.
+ Đọc:
Cần biết đặt câu hỏi trước, trong và sau khi đọc. Việc này giúp cho tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trung ngay từ đầu, đồng thời chọn lọc được những thông tin cần thiết.
Có nhiều cách đọc: Đọc toàn văn, đọc lướt các đề mục, đọc theo nội dung. Trong khi đọc cần đánh dấu những chỗ quan trọng để người lãnh đạo có thể thấy ngay vấn đề, đỡ mất công đọc lại những phần không cần thiết.
Sau khi đọc, nếu cần thiết có thể tóm tắt các ý chính của VB (đòi hỏi phải có óc tổng hợp tốt).
+ Viết:
Cần nắm vững những vấn đề cần phải viết hoặc cần thể hiện trong văn bản. (VD việc viết báo cá. Xác định được bố cục (đề cương) chung của văn bản, trong đó phần nào là trọng tâm, ý nào là chính để đầu tư cho tốt, tránh tràn lan, thiếu lôgíc
Khi viết cần đặt mình vào vị trí người đọc để dự liệu những phán đoán, thắc mắc hoặc những yêu cầu người đọc có thể hoặc có quyền đòi hỏi, điều này tránh sự chủ quan áp đặt từ phía người viết.
Khi viết nên trình bày văn bản với một độ dài thích hợp, yêu cầu ngắn, gọn nhưng phải đủ ý, hạn chế tối đa các từ, ngữ thừa hoặc không minh họa cho chủ để… để tiết kiệm thời gian viết, đọc.
Khi viết cũng cần chú ý đến cách trình bày và diễn đạt để gây thiện cảm cho người đọc (văn bản trình bày đẹp, đúng chính tả, mạch lạc… sẽ dễ chấp nhận hơn). Ngoài ra cũng cần chú ý tới chữ viết (đối với các VB viết trực tiếp)
…
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn