Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY TNHH QUẢNG cáo và THƯƠNG mại TUỔI TRẺ VIỆT

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT. 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quáng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 3 1.1. Giới thiệu về Công ty. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 3 1.3. Cơ cấu tổ chức. 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng tổng hợp của công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng sản xuất tổng hợp. 4 2.1.1 Vị trí của phòng sản xuất Tổng hợp. 4 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 5 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổng hợp Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 7 2.2. Bản mô tả công việc của phòng Tổng hợp. 7 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 7 3.1. Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng. 7 3.1.1. Đối với công việc tiếp khách. 8 3.1.2. đối với hoạt động đãi khách. 8 3.1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học. 8 3.1.4. Tổ chức hội họp. 9 3.1.5. Tổ chức chuyến đi công tác. 9 3.2. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 10 3.2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng. 10 3.2.2. tổng số văn bản đi, văn bản đến trong một năm. 10 3.2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến. 11 3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 12 PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 14 1.1. Tiếp khách. 14 1.1.1. Đón khách 14 1.1.2. Giải quyết công việc cho khách 15 1.1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp. 15 1.2. Đãi khách 15 1.1.1. Lựa chọn hình thức đãi khách. 16 1.2.2. Chuẩn bị đãi khách. 16 1.2.2.1. lập danh sách khách mời. 16 1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời. 16 1.2.2.3. Chuẩn bị địa điểm. 16 II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 17 2.1. Chương trình công tác năm. 18 2.2. Chương trình công tác Quý. 19 2.3. Chương trình công tác tháng. 19 2.4. Chương trình công tác tuần. 19 III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN. 19 3.1. Lập kế hoạch. 19 3.2. Chuẩn bị hội nghị. 20 3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị. 20 3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời. 21 3.2.3. Chuẩn bị địa điểm. 21 3.2.4. Chuẩn bị thời gian. 21 3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị. 22 3.3. Tiến hành hội nghị. 22 3.3.1. Đón đại biểu. 22 3.3.2. Điểm danh đại biểu. 22 3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân. 22 3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị. 23 IV. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN. 23 4.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác. 24 4.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 24 4.2.1. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi 24 4.2.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi. 25 4.2.3. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu. 25 4.2.4. Chuẩn bị về phương tiện giao thông. 26 4.2.5. Chuẩn bị giấy tờ. 26 4.2.6. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác. 26 4.3. Những công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác 26 4.4. Những công việc phải làm của thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo. 27 V. MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT. 28 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo. 28 5.2. Phòng tổng hợp. 29 5.2. Phòng tổng hợp. 30 VI. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG. 32 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo. 32 6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo 32 6.1.2. Cách đi đứng. 33 6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 33 6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo. 33 6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp 33 6.3. Giao tiếp với khách. 34 6.4. Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông. 35 6.4.1. Giao tiếp điện thoại. 35 6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử. 35 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT. 37 1.1. Ưu điểm. 37 1.2. Hạn chế. 38 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỠNG NHƯỢC ĐIỂM. 38 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quáng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 3

1.1 Giới thiệu về Công ty 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.3 Cơ cấu tổ chức 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng tổng hợp của công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 4

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng sản xuất tổng hợp 4

2.1.1 Vị trí của phòng sản xuất Tổng hợp 4

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 5

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổng hợp Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 7

2.2 Bản mô tả công việc của phòng Tổng hợp 7

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 7

3.1 Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 7

3.1.1 Đối với công việc tiếp khách 8

3.1.2 đối với hoạt động đãi khách 8

3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 8

3.1.4 Tổ chức hội họp 9

3.1.5 Tổ chức chuyến đi công tác 9

3.2 Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 10

3.2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 10

3.2.2 tổng số văn bản đi, văn bản đến trong một năm 10

3.2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến 11

3.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 12

PHẦN II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14

I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 14

1.1 Tiếp khách 14

1.1.1 Đón khách 14

1.1.2 Giải quyết công việc cho khách 15

1.1.3 Kết thúc quá trình giao tiếp 15

1.2 Đãi khách 15

1.1.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 16

1.2.2 Chuẩn bị đãi khách 16

1.2.2.1 lập danh sách khách mời 16

1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời 16

1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm 16

II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 17

2.1 Chương trình công tác năm 18

2.2 Chương trình công tác Quý 19

2.3 Chương trình công tác tháng 19

2.4 Chương trình công tác tuần 19

III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 19

3.1 Lập kế hoạch 19

3.2 Chuẩn bị hội nghị 20

3.2.1 Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị 20

3.2.2 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời 21

3.2.3 Chuẩn bị địa điểm 21

3.2.4 Chuẩn bị thời gian 21

3.2.5 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 22

3.3 Tiến hành hội nghị 22

3.3.1 Đón đại biểu 22

3.3.2 Điểm danh đại biểu 22

3.3.3 Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân 22

3.3.4 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 23

IV VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 23

4.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 24

4.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 24

4.2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi 24

4.2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi 25

4.2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 25

4.2.4 Chuẩn bị về phương tiện giao thông 26

4.2.5 Chuẩn bị giấy tờ 26

4.2.6 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 26

4.3 Những công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác 26

4.4 Những công việc phải làm của thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo 27

V MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT 28 5.1 Phòng làm việc của lãnh đạo 28

5.2 Phòng tổng hợp 29

5.2 Phòng tổng hợp 30

VI KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 32

6.1 Giao tiếp với lãnh đạo 32

6.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo 32

6.1.2 Cách đi đứng 33

6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 33

6.1.4 Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo 33

6.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 33

6.3 Giao tiếp với khách 34

6.4 Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông 35

6.4.1 Giao tiếp điện thoại 35

6.4.2 Giao tiếp bằng thư điện tử 35

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37

I NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT 37

1.1 Ưu điểm 37

1.2 Hạn chế 38

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỠNG NHƯỢC ĐIỂM 38

KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước ngày càng phát triển đi lên nền kinh tế càng vững chắc Nhờ sựđổi mới, nhanh chóng bắt nhịp cùng thời đại Với những chiến dịch mới, lối điđúng đắn, công cuộc phát triển đất nước ngày càng mang một tầm cao mới Hiệnnay cùng vời sự đổi mới cơ chế quản lý của nhà nước, từ cơ chế hóa tập trungsang cơ chế thị trường Nền kinh tế Việt Nam đã có những bước chuyển biếnkhá vững chắc, Nắm bắt được cơ hội cũng như xu thế phát triển của đất nước.Nhiều nhà tài ba đã bắt nhịp được cuộc chạy đua này, các công ty, nhà máy, xínghiệp….mọc lên ngày càng nhiều Ở những nơi tập trung từ thành thị tới nôngthôn, tạo lên một thị trường năng động cùng nhau cạnh tranh phát triển vượt bậc.Trong bất kỳ cơ quan tổ chức cũng cần phải có một bộ phận văn phòng, bất cứ

cơ quan tổ chức hoặc doanh nghiệp muốn duy trì hoạt động của mình, đều phải

có văn phòng Hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng văn phòng Và câu nói

“Nếu giao thông là mạch máu của đất nước thì văn phòng được ví như hệ thầnkinh của con người” Như vậy văn phòng là trung tâm, cầu nối đảm bảo cho sựhoạt động của cơ quan được thông suốt Vậy nên văn phòng đang ngày càngkhẳng định được vai trò, vị trí của mình trong xã hội

Nắm rõ được vai trò vị trí của văn phòng, trong xã hội hiện nay Với xuthế và yêu cầu cấp thiết của xã hội, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã mở rộngnhiều chuyên ngành khác nhau như: Thư Ký Văn Phòng, Quản Trị Văn Phòng,Văn Thư Lưu Trữ, Thông Tin Thư Viện….Với uy tín chất lượng đào tạo ngàycàng cao Trường đã mang tới một đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, bằng cấp

từ thạc sĩ chở lên Các trang thiết bị hỗ trợ hiện đại phục vụ cho quá trình họctập của sinh viên Với mong muốn góp chút sức, đào tạo nên những nhà tài batrong tương lai Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đã đào tạo cho xã hội một độingũ cán bộ văn phòng có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, nơi gắn bó với em suốt ba năm học, ởđây em được học tập, rèn luyện….Phát huy những ưu điểm tài năng của mình,

và được thầy cô bạn bè giúp đỡ khắc phục những khuyết điểm thiếu sót của bảnthân Một ngôi trường khá vững chắc giúp em tự tin hơn, chuẩn bị hành trang

cho cuộc hành trình mới Để phục vụ cho việc vận dụng kiến thức đã học vàothực tiễn, giúp sinh viên tiếp xúc làm quen với môi trường làm việc bên ngoài.Trường đã tổ chức cho các khóa sinh viên năm cuối đi thực tập, thực tế tại các

cơ quan Thực hiện quy chế đào tạo của trường, sau khi nhận được Quyết địnhthực tập em đã liên hệ và đến thực tập tại văn phòng Công ty TNHH Quảng Cáo

Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 16/03/2015đến ngày 05/05/2015 Đây là một cơ hội tốt cho em học hỏi và trau dồi kiếnthức, sau này trở thành một cán bộ chuyên nghiệp Với sự giúp đỡ nhiệt tình củacác anh chị trong công ty, em đã hoàn thành tốt khóa thực tập của mình Bài báocáo dưới đây là kết quả mà em đã thu được trong quá trình làm việc tại công ty

Nội Dung Báo Cáo Gồm 3 Phần:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT

Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG.

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.

Em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương MạiTuổi Trẻ Việt, đã tạo điều kiện cho em đến thực tập, và làm việc tại công ty Emxin cảm ơn các thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt là khoaQuản trị văn phòng đã giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này Do thời gianthực tập, kiến thức nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên bài báocáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy côgiáo và anh chị trong công ty giúp đỡ, để bài báo cáo của em được hoàn thiện,

và có giá trị ý nghĩa thiết thực hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015

Sinh Viên

Đỗ Phương Thảo

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH

QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT.

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quáng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.

1.1 Giới thiệu về Công ty.

Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt là công ty mớinhất hiện nay, đang được sự quan tâm của mọi người Đây được xem là công tytiên phong trong lĩnh vực quảng cáo và thương mại các sản phẩm như: sản xuấtcác linh kiện kim loại, in ấn, các sản phẩm nhôm thanh phục vụ cho các côngtrình xây dựng và trang trí nội ngoại thất Công ty được thành lập từ ngày10/06/2014, tuy công ty mới thành lập vào những năm gần đây, nhưng lại nhậnđược rất nhiều sự ủng hộ và tin cậy của người tiêu dùng, ở mọi nơi Với phươngchâm hoạt động của công ty “phát triển vì chất lượng”, công ty luôn mong muốnđược tối đa hóa cho thị trường và người tiêu dùng những sản pẩm hiên đại nhất,chất lượng nhất với giá cả phù hợp Từ quá trình thành lập công ty tới nay công

ty đang dần khẳng định vị thế, uy tín của mình trên thương trường

Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠITUỔI TRẺ VIỆT

Địa chỉ: SỐ 2 NGÕ 106 – ĐƯỜNG THỤY PHƯƠNG PHƯƠNG,PHƯỜNG ĐÔNG NGẠC – QUẬN BẮC TỪ LIÊM, HÀ NỘI

Tên giao dịch: VIET YOUTH ADVERTISEMENT AND TRADINGCOMPANY LIMITED

Giấy phép kinh doanh: 0106568071, ngày cấp: 11/06/2014

ĐT:0974894047

Giám đốc: Phan Thanh Hải

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

Căn cứ vào giấy chứng nhận kinh doanh số: 0106568071 ngày11/06/2014

do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp Đã quyđịnh rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty trên lĩnh vực và cácngành nghề kinh doanh chính Bao gồm:

Lĩnh vực quảng cáo và in ấn

Lĩnh vực sản xuất và thương mại nhôm thanh trong ngành xây dựng:

 Sản xuất kinh doanh nhôm thanh

 Sản xuất các cấu kiện kim loại

 Bán buôn kim loại và quặng kim loại

 Bán buôn đồ dùng trong gia đình

 Đại lý môi giới đấu giá

 Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí, lắp đặt

hệ thống điện…

 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng,xây dựng nhà các loại

 Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại

1.3 Cơ cấu tổ chức.

Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, được tổ chứchoạt động và điều hành theo mô hình công ty TNHH tuân thủ theo các quy địnhcủa pháp luật hiện hành

Công ty mới thành lập nên đang rất cần các cán bộ, đội ngũ nhân viênkinh nghiệm tâm huyết với nghề Trong quá trình phát triển và xây dựng, công

ty đã không ngừng học hỏi phát huy thế mạnh của mình Nhờ sự nỗ lực đó công

ty dần khẳng định vị trí của mình trên thương trường hơn Hiện nay công ty đã

có một đội ngũ nhân viên lên tới 150 người Trong đó 30% cán bộ công nhân đã

có trình độ đại học và sau đại học, trên 70% các công nhân lao động trực tiếp cótrình độ tay nghề cao và đạt bằng trung cấp nghề trở lên

năng đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác chính trị, laođộng tiền lương, bảo hiểm xã hội Và tiến độ thực hiện công tác hoạt động hànhchính

Nhiệm vụ chính:

 Quản lý hành chính hoạt động văn phòng công ty

 Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng của công ty, điều phối xe ô tôtrên cơ sở yêu cầu của ban điều hành và từng phòng ban

 Bảo vệ an toàn cho công ty

 Ban hành và theo dõi các chế độ cho người lao động, phân tích hhiệuquả lao động của người lao động trong công ty, để sắp xếp nhân sự cho hợp lý

Với các chức năng trên Phòng Tổng hợp trợ giúp cho ban điều hành nắmđược các biến động về nhân sự Tình hình thực hiện các quy định chung củaCông ty, từ đó sẽ có những chính sách phù hợp, để quản lý tốt người lao động vàtạo mọi điều kiện thuận lợi nhất Đảm bảo cho sự phát triển phát huy sự sáng tạocủa họ trong công việc

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:

a Quản lý hành chính hoạt động văn phòng Công ty.

 Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch vớiCông ty

 Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển các cuộc điện thoại đúng bộphận hoặc người được gọi

 Tiếp nhận các loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý vàchuyển đến đúng người, bộ phận cần nhận

 Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ đúng thời gian yêu cầu

 Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội bộ Công ty

 Quản lý con dấu, thực hiện nghiêm túc đúng theo quy định của nhànước

 Quản lý, điều phối hoạt động và sử dụng xe ô tô

 Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, kiểm tra vật dụng cầnthiết ở các phòng ban, trình duyệt, mua và chuyển vào kho công ty

 Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng.

b Quản lý trang thiết bị Công ty.

 Quản lý kho hàng, vật tư công ty

 Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản của toàn bộ Công ty, định

kỳ cùng các phòng ban kiểm kê tài sản

 Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị

 Thực hiện sự điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình và nhật ký xe.Theo định kỳ kiểm tra và đánh giá hiện trạng của xe để có kế hoạch tu sửa, bảodưỡng

 Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị Công ty và nhân viên, xử lý kịpthời các hiện tượng tiêu cực xảy ra

 Kiểm soát và giữ gìn an ninh trật tự xung làm quanh khu vực làm việccuả công ty

 Tham gia đảm bảo an toàn phòng cháy, chữa cháy, tác nghiệp kịp thờikhi có sự cố xảy ra

c Thực hiện chính sách nhân sự.

 Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế, nội dung Công ty

 Thực hiện các chế độ đời sống (lễ, tết, hiếu, hỉ…)

 Thảo nội quy, quy chế và chỉnh sửa bổ sung khi cần thiết cho phù hợpvới tình hình Công ty, thảo các mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý

 Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân sự

 Phân tích đánh giá hiệu quả công việc của người lao động, từ đó pháttriển nguồn nhân sự cho hợp lý

 Theo dõi và cập nhật biến động nhân sự của từng bộ phận theo tuần

 Xây dựng các kế hoạch sát hạch nhân sự, sắp xếp, dào tạo, tuyển dụng

 Xây dựng các chế độ, quy định của Công ty về lao động

 Kết hợp phòng kế toán xây dựng thang bảng lương và theo dõi thựchiện

 Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động như: Bảo hiểm xãhội, bảo hiểm y tế, chế độ sinh con, nghỉ phép

 Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của Công ty tổng hợp, và đềxuất xét khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên.

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổng hợp Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.

3.1 Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.

Thư ký Văn phòng là người trợ lý, giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vựcchuyên môn nhất định, thuộc phạm vi, chức năng,nhiệm vụ của văn phòng

Người thư ký được ví như “chiếc phin pha cà phê để từ đó các vấn đềđược sang lọc và đánh giá sơ bộ” Chức năng chính của người Thư ký là giảiphóng thủ trưởng khỏi những công việc sự vụ và tạo điều kiện, cho khả năng laođộng sang tạo của lãnh đạo Vì vậy việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo về côngtác tổ chức hành chính như: Tiếp khách, đãi khách, tổ chức phòng làm việc khoahọc, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đao…Là rất quantrọng

3.1.1 Đối với công việc tiếp khách

3.1.2 đối với hoạt động đãi khách.

Người thư ký có nhiệm vụ:

 Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách

 Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức

 Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi

 Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thànhcông đến hoạt động đãi khách: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ

+ ví dụ: Ngày 05/01/2015 công ty tổ chức tiệc chiêu đãi gặp gỡ các lãnhđạo công ty bạn từ trong nam ra.Tổ chức tại công ty, người Thư ký phải cungcấp thông tin về buổi tiệc, cách thức tổ chức phải phù hợp, lịch sự thể hiện sựtôn trọng khách Cung cấp cho lãnh đạo về thời gian tổ chức

3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học.

Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp việc tổ chức phải xuấtphát từ những mục đích nhất định, tùy theo nội dung, tính chất công việc vàhoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, xí nghiệp Để tổ chức một phòng làm việckhoa học người thư ký cần:

 Hiểu rõ mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức phòng làm việc.

 Tìm hiểu về các vật dụng, máy móc cần thiết phục vụ cho văn phòng

 Tìm hiểu về cách bố trí, sắp xếp các vật dụng, máy móc, thiết bị trongphòng sao cho hợp lý và học

+ Ví dụ: Trong phòng Tổng hợp của Công ty, các dụng củ cần phải đầy

đủ và sắp xếp gọn gàng ngăn nắp khoa học thuận tiện và hiệu quả Khi sắp xếpThư ký cần phải hiểu rõ cách bố trí như: trên bàn làm việc có máy tính đặt ởgiữa, điện thoại đặt bên trái, máy photo và máy in để gần chỗ làm việc thuậntiện khi sử dụng…trong phòng luôn có hoa tươi đồ dùng sắp xếp gọn gàng thuậntiện

3.1.4 Tổ chức hội họp.

Hội họp là nơi để trao đổi và bàn bạc, vì vậy thường có không khí trangtrọng Nếu cuộc họp không chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả vàng mấtthời gian Do vậy khi tổ chức cuộc họp người thư ký cần:

 Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp

 Cung cấp thông tin cuộc họp: thời gian, địa điểm, cách thức tổ chưc,thành phần của cuộc họp…

 Cung cấp nội dung cuộc họp cho lãnh đạo: các công việc sẽ diễn ra

 Ghi lại biên bản của cuộc họp

+ Ví dụ: chuẩn bị có cuộc họp giao ban trong đầu tuần Vậy nên Thư ký

có vai trò trong cuộc họp cung cấp thông tin cho lãnh đạo về: Thời gian, địađiểm, thành phần, chuẩn bị phòng họp và ghi biên bản cuộc họp

3.1.5 Tổ chức chuyến đi công tác.

Khi tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, thư ký cần:

 Xác định rõ mục đích, nội dung của chuyến đi

 Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác

 Cung cấp các thông tin liên quan cho lãnh đạo: thời gian, địa điểm,thành phần tham gia chuyế đi, phương tiện đi lại, chỗ ăn nghỉ…

 Chuẩn bị các giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến đi

3.2 Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Quảng Cáo và

Thương Mại Tuổi Trẻ Việt.

3.2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng.

Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, đã bố trí cán

bộ văn thư có chuyên trách, có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ văn thư Công

ty cũng đã tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư được tham gia cáckhóa đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ Vì vậy các ngiệp vụ đượccán bộ văn thư thực hiện khá tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời,chính xác, phục vụ công tác quản lý tài liệu của công ty thêm chặt chẽ

Ngoài ra công ty còn trang thiết bị cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho côngtác văn thư: máy in, máy pho tô, máy vi tính, điện thoại, các gia đựng tài liệu…tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các cán bộ văn thư

Các cán bộ văn thư của văn thư của công ty TNHH Quảng Cáo vàThương Mại Tuổi Trẻ Việt đều tốt nghiệp các trường Cao đẳng, Đại học, cóbằng tin học văn phòng, bằng tiếng anh trình độ A trở lên

Có các kỹ năng như: chữ đẹp rõ ràng, hiểu biết các quy định hiện hành vềcông tác văn thư, bảo mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, hiểu biết

về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty có phẩm chấtđạo đức, nhanh nhẹn, trung thực

3.2.2 tổng số văn bản đi, văn bản đến trong một năm.

Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Quảng Cáo và Thương MạiTuổi Trẻ Việt, em đã tìm hiểu và thống kê được một số văn bản đi và đến công

ty từ năm 2014 đến 2015 như sau:

Bảng so sánh tổng số văn bản đi, văn bản đến từ tháng 6 năm 2014 đếntháng 4 năm 2015 của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt:

3.2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến.

Cách thức quản lý văn bản đi:

Trình tự quản lý văn bản đi của công ty TNHH Quảng Cáo và ThươngMại Tuổi Trẻ Việt cơ bản tuân theo các quy định của nghị định 110/2004/NĐ-

CP của Chính phủ ngày 08/04/2008 về công tác văn thư Theo đó, các văn bảnnhư: Quyết định, báo cáo, biên bản, công văn, thông báo, kế hoạch… của công

ty bản hành đều phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Công tácquản lý văn bản đi được thực hiện tốt ở tất cả các khâu: đánh máy in văn bản,trình ký, đóng dấu, đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản

Sau khi văn bản đã có chữ ký văn thư tiến hành đóng dấu, vào sổ văn bản

đi Ghi lại những thông tin của văn bản, tài liệu: tên, ký hiệu, ngày ban hành…

( Mẫu sổ văn bản đi xem phụ lục 03)

Tất cả các văn bản của công ty sau khi đóng dấu và đăng ký được giữ lại

ít nhất 2 bản chính: 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo do cán bộ chuyên môn phụtrách để lập hồ sơ công việc, 01 bản gốc văn bản lưu tại bộ phận văn thư của cơ

quan Cuối mỗi tháng, văn thư sắp xếp văn bản lưu thành các tập theo tên, loại

và lưu giữ tại văn phòng văn thư phục vụ cho việc khai thác, tra tìm hàng ngày.Sau mỗi năm, cán bộ văn thư tổng hợp lập thành hồ sơ đến thời hạn nộp vào lưutrữ cơ quan

Cách thức quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản đến công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại TuổiTrẻ Việt đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ văn bản đến sau đó, vănbản được chuyển giao đến phòng ban cần bàn giao Khi bàn giao văn bản cần kýnhận rõ ràng Đảm bảo tính khách quan, nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật

 Quá trình xử lý văn bản

Khi tiếp nhận văn bản, văn thư ký nhận, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửivăn bản qua nhân viên bưu điện Sau đó, văn thư phân loại thư, bóc bì văn bản,văn bản có dấu hỏa tốc thì bóc trước Đối chiếu, ký hiệu, số lượng văn bản ghingoài phong bì với văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi

 Công việc vào sổ đăng ký

Sau khi nhận văn bản, văn thư công ty đóng dấu đến và vào sổ văn bảnđến ghi lại những thông tin về văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lập, không

bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần Hình thức chính đăng ký của công ty làdùng sổ ( mẫu sổ văn bản đến xem phụ lục 04)

 Trình và chuyển giao văn bản

Văn thư trình trưởng phòng sau đó nhận lại để chuyển đến đúng đối tượngchịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giaovăn bản Văn bản chuyển đến ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó, bảngốc được lưu lại tại văn thư

3.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Lập hồ sơ là công việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nộidung cuối cùng của công tác văn thư, và cũng là mắt xích nối liền giữa công tácvăn thư với công tác lưu trữ

Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty TNHHQuảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt được lập thành các hồ sơ và dựa vàocác điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thờigian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, nhằm mụcđích phục vụ cho việc giải quyết công việc của công ty

Qua thực tế, tôi thấy công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty TNHHQuảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt đã đảm bảo yêu cầu, các văn bản, tàiliệu trong hồ sơ chủ yếu là văn bản gốc

PHẦN II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Tiếp khách.

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằmđáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, mặt khác trên cơ sở những thôngtin thu được góp phần thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan

Hàng ngày khách đến công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại TuổiTrẻ Việt khá đông, chủ yếu để giao dịch buôn bán nhôm thanh và các sản phẩmkhác Nên việc tiếp khách của người thư ký là rất quan trọng để làm tốt công tácnày, người thư ký cần phải tuân thủ một số tiêu chuẩn trong nghiệp vụ tiếpkhách, đó là tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết kết hợp hài hòa lợi ích của cácbên trong giao tiếp và tôn trọng các quy phạm khách quan trong giao tiếp, cókinh nghiệm giao tiếp và ứng xử trong mọi tình huống

Tuy không phải là người đầu tiên trong công ty thiết lập quan hệ giao tiếpvới đối tượng giao tiếp nhưng thư ký là người đầu tiên trong công ty thay mặtcho lãnh đạo để bước đầu giải quyết công việc cho khách Để mang lại hiệu quảtrong hoạt động tiếp khách thư ký cần:

 Xây dựng nội quy tiếp khách

 Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp

 Chuẩn bị các thông tin liên quan

 Xá định thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thục hiện hoạt động tiếpkhách

 Chuẩn bị tư thế tiếp khách

Tùy vào từng đối tượng giao tiếp, mối quan hệ, hình thức giao tiếp… màthư ký xác định các quy trình tiếp khách Tuy nhiên, với một số quá trình tiếpkhách cụ thể thư ký sẽ phải thực hiện công việc theo trình tự sau:

1.1.1 Đón khách

Đây là giai đoạn mà ngay những hành vi đầu tiên đã có khả năng giúp thư

ký bày tỏ tình cảm, sư thiện chí và bước đầu kiểm soát giao tiếp Khi đón khách,

dù ngôn ngữ được diễn đạt thông qua lời nói hay các thao tác hành vi Người thư

ký đều phải có khả năng cung cấp cho đối tượng gaio tiếp những thông tin đãđược giả mã bao gồm:

 Những thông tin ban đầu về thư ký và cơ quan, đảm bảo nguyên tắcxưng danh trong khi giao tiếp

 Sự chào đón với khách như thực hiện các nghi thức giao tiếp đơn giản,thể hiện sự chú ý, quan tâm tới khách ( mời khách dùng nước giải khát trong lúcchờ đợi, hoặc nếu khách ở xã đến có thể mời khách nghỉ tại nhà khách của cơquan hay khách sạn)

1.1.2 Giải quyết công việc cho khách

Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt luôn thực hiệnnguyên tắc thân thiện, cởi mở khi khách tới làm việc tại công ty

Thư ký sau khi đón khách phải chủ động hỏi khách những ý kiến muốntrình bày Trong giai đoạn này, thư ký cần:

 Hướng dẫn cho khách về quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng để giảiquyết công việc cho khách

 Yêu cầu, đề nghị khách thực hiện đúng các quy trình

 Trao đổi, kiểm tra các thông tin với khách từ đó xác định khó khăn vàthuận lợi khi giải quyết công việc

 Giải quyết nhanh yêu cầ của khách trên cơ sở thẩm quyền, khả năngcủa cá nhân và sự trợ giúp của các phòng, ban chức năng

 Xây dựng các lịch hẹn gặp (nếu cần)

1.1.3 Kết thúc quá trình giao tiếp.

Trong quá trình này, thư ký công ty TNHH Quảng Cáo và Thương MạiTuổi Trẻ Việt thường sử dụng hệ thống các công hỏi với mục đích kiểm tra lạithông tin và thông báo một cách lịch sự cho khách biết giao tiếp đã kết thúc

1.2 Đãi khách

Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến, song đây là một công cụquan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở, hiệu quả của hoạtđộng này có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho

quá trình giải quyết công việc sau này Để thuiwcj hiện tốt việc đãi khách , thư

ký cần nắm rõ các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và các thông tin về: mục đích, cáchình thức lựa chọn, thông tin về đại biểu…

Trong quá trình đãi khách, các thư ký văn phòng phải thực hiện các côngviệc sau đây:

1.1.1 Lựa chọn hình thức đãi khách.

Thông thường công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt

sử dụng 3 hình thức đãi khách cơ bản, giải khát, tiệc và chiêu đãi Thư ký phảidựa vào những thông tin tổng hợp để lựa chọn hình thức đãi khách sao cho phùhợp với việc giải quyết mối quan hệ giữa công ty với khách

1.2.2 Chuẩn bị đãi khách.

1.2.2.1 lập danh sách khách mời.

Trong bước này, có thể thư ký sẽ gặp phải những khó khăn khi lựa chonđại biểu, từ việc loại bỏ một số thành phần đại biểu hay bỏ quên một số kháchmời quan trọng do đó, khi lập danh sách khách mời người thư ký phải xây dựng

hệ thống các tiêu chuẩn và căn cứ cho phép lựa chọn Đồng thời, cần đảm bảomột số tiêu chuẩn sau: tính khách quan và tính thứ bậc

1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời.

Thư ký cần phải lựa chọn hình thức mời sao cho phù hợp với mục đich, vịtrí, chức vụ của người được mời Phần lớn các thư ký công ty TNHH Quảng Cáo

và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt thường sử dụng hình thức văn bản khi soạn thảogiấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị pháp lý của thông tin.Trong một số trường hợp khẩn cấp thì cũng có thể sử dụng điện thoại để chuyểnlời mời nhưng rất hạn chế

1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm.

Căn cứ vào mục đích tổ chức và trên cơ sở các thông tin có liên quan như:

 Số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham gia

 Hình thức tiệc

 Sự thuận tiện trong đi lại

 Chi phí tối đa được phép chi trả

 Chức vụ của đại biểu.

 Các nghi thức buộc phải thực hiện

Địa điểm được lựa chọn phải là phương án tối ưu nhất trên cơ sở giảiquyết các thứ tự yêu tiên trên

Một điều quan trọng nữa trong công tác đãi khách đó là người thư ký phải

bố trí chỗ ngồi thích hợp, đúng cấp bậc cho từng đối tượng giaop tiếp Theoquan sát của em thì khi tiến hành chiêu đãi, vị trí chỗ ngồi quan trọng nhấtthường được các thư ký bố trí ở bên phải của người chủ tiệc Người quan trọngthứ hai ở bên trái và cứ tiếp tục như vậy, ngoài ra nam giới còn được xếp xen kẽvới nữ giới

II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan là yêu cầubắt buộc của bất kỳ cơ quan nào, để đảm bảo cho cơ quan hoạt động có hiệu qur.Cần thực hiện các mục đích mà cơ quan đó đặt ra, căn cứ vào ý kiến chỉ đạo củacấp trên, chức năng nhiệm vụ của cơ quan thì quy trình xây dựng chương trìnhcông tác thường kỳ được thực hiện theo quy trình:

Bước 1: yêu cầu các đơn vị, phòng ban đăng ký những việc ở đơn vịnhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo cơ quan Những việc này lànhững công việc quan trọng, cần thiết phải đưa vào chương trình, kế hoạch,công tác chung của cơ quan

Bước 2: dựa vào căn cứ để ;lập chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trên

cơ sở các thông tin thu được, phòng tổng hợp trực tiếp dự thảo chương trìnhcông tác thường kỳ của cơ quan

Trong quá trình dự thảo, không nên sử dụng thông tin một cách máy moc,rời rạc Chương trình kế hoạch và lịch làm việc phải được tập trung giải quyếtnhững vấn đề cơ bản, tránh những chi tiết quá vun vặt Mặc dù chương trình, kếhoạch, lịch làm việc cần thống nhất khi xác đình mục tiêu cơ bản, song việc lựachọn biện pháp để thực hiện mục tiêu cần linh hoạt Sự máy móc, bảo thủ khilựa chọn giải pháp có khả nagw ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện chương

trình, kế hoạch, lịch làm việc sau này.

Xác định cụ thể trách nhiệm của mỗi cá nhân khi tham gia thực hiệnchương trình, kế hoạch Nên tránh việc quy định chung chung, vì điều này sẽgây khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện khi áp dụng biệnpháp điều chỉnh

Bước 3: Sau khi dự thảo xong, phòng tổng hợp gửi bản dự thảo đến cácphòng trong công ty để lấy ý kiến đóng góp

Bước 4: Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, phòng tổng hợp sẽhoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt

Trên cơ sở sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, cần tiến hành: đảm bảo tínhcông khai khi thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc tạo điều kiện chocác đối tượng thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc nhận rõ giá trị và

ý nghĩa của chương trình kế hoạch

Bước 5: Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác cho lãnh đạo

Xây dựng báo cáo về tiến độ thực hiện công việc, áp dụng các biện phápđảm bảo cho chế độ này được thực hiện

Xây dựng các quy định về công tác kiểm tra

Sau khi chương trình, kế hoạch công tác được triển khai thực hiện phòngtổng hợp sẽ giúp lãnh đạo đánh giá kết quả thực hiện cơ sở của việc đánh giánày là phải dựa vào sự so sánh giữa kết quả thực tế thu được sau khi chươngtrình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan được thực hiện và các chỉtiêu đặt ra khi xây dựng chương trình, kế hoạch

Việc tổng kết sẽ giúp phòng tổng hợp rút ra những kinh nghiệm vềphương pháp, kỹ thuật tổ chức, giá trị biện pháp điều chỉnh, giá trị công tácgiám sát… trong việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và lịchlàm việc của cơ quan

2.1 Chương trình công tác năm.

Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm các phòng ban gửi danh mục,các đề án cho phòng tổng hợp Phòng tổng hợp có nhiệm vụ dự kiến chương

trình công tác năm rồi trình lên ban lãnh đạo duyệt Sau khi có chữ ký phê duyệtcủa ban lãnh đạo phòng Tổng hợp, tiến hành gửi đến các phòng ban của công ty.

2.2 Chương trình công tác Quý.

Chương trình công tác quý của công ty được cụ thể hóa từ chương trìnhcông tác năm Chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối quý, các phòng ban gửibáo cáo kết quả thực hiện công tác quý và bổ sung chương trình quý sau PhòngTổng hợp xây dựng chương trình quý sau trình ban lãnh đạo duyệt, và ban hànhchậm nhất vào ngày 20 của tháng mỗi quý

2.3 Chương trình công tác tháng.

Chương trình công tác tháng được triển khai cụ thể của chương trình côngtác quý Văn phòng tổng hợp lại các báo cáo kết quả hoạt động tháng trước vàlên chương trình cho tháng sau Sau đó trình lãnh đạo phê duyệt và gửi đến cácphòng ban có liên quan

2.4 Chương trình công tác tuần.

Từ chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần và yêu cầu thực tếcông việc được giao, trưởng các đơn vị và các bộ, công chức, viên chức Cơquan tiến hành đăng ký lịch công tác tuần của lãnh đạo văn phòng,trực tiếp tạiphòng Tổng hợp Việc đăng ký lịch tuần của lãnh đạo văn phòng được thực hiệnthường xuyên, hằng ngày

Chuyên viên phòng Tổng hợp, tổng hợp xây dựng lịch công tác tuần củalãnh đạo văn phòng tuần sau, trình giám đốc phê duyệt trước thứ 7 hàng tuần

III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN.

Hội nghị được xem là một trong những phương tiện để nhà quản lý thựchiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan Mỗi hội nghị khi tổchức đều có nhiều mục đích khách nhau

Bên cạnh công tác tiếp khách, đãi khách thu thập cung cấp thông tin thìcông tác tổ chức hội nghị là công tác rất quan trọng của người Thư ký

3.1 Lập kế hoạch.

Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt rakhi tổ chức hội nghị, việc lập kế hoạch có thể được hoặc không được tiến hành

hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng Mỗi kế hoạch tổchức hội nghị đều đảm bảo các nội dung cơ bản đó là: Thể thức văn bản, tínhkhả thi khi triển khai và thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch Saukhi kế hoạch được duyệt Thư ký phải sao gửi cho các bộ phận, cá nhân có liênquan để phối hợp thực hiện triển khai.

3.2 Chuẩn bị hội nghị.

Trong giai đoạn này thư ký cần chuẩn bị cụ thể các công việc như sau:

3.2.1 Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị.

Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình các côngviệc sẽ được tiến hành tại hội nghị, do đó chương trình nghị sự phải đảm bảomột số yêu cầu sau:

 Các vấn đề phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý

 Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiễm soát diễn biến hội nghị

Về cơ bản chương trình nghị sự được xây dựng thành 2 mẫu, một mẫudành cho những người tổ chức và chương trình nghị sự công khai Dù có sựkhác biệt về ký thuật xây dựng xong trong hai mẫu chương trình nghị sự, về cơbản đều phải trình bày các nội dung thông tin như: Trình tự các vấn đề trình bày,nội dung vấn đề, thời gian để thực hiện từng vấn đề Chương trình nghị sự hộinghị thường có các nội dung như:

 Các hoạt động sẽ diễn ra trong cuộc họp và được sắp xếp theo trình tựthời gian

 Người được giao nhiệm vụ thực hiện hoặc phụ trách điều hành các hoạtđộng trong hội nghị hoặc trong cuộc họp

 Thời gian bắt đầu và kết thúc dành cho từng hoạt động

Sau khi lập chương trình các bộ văn phòng cần phát trước cho khách mời,đại biểu để người dự chủ động trong việc tham gia góp ý kiến, đọc tham luận,báo cáo Tại Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, hộinghị liên quan đến vấn đề gì thì sẽ mời các phòng ban đơn vị, cá nhân sẽ chịutrách nhiệm thực hiện vì mục tiêu chung của công ty