Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT. 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quáng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 3 1.1. Giới thiệu về Công ty. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 3 1.3. Cơ cấu tổ chức. 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng tổng hợp của công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng sản xuất tổng hợp. 4 2.1.1 Vị trí của phòng sản xuất Tổng hợp. 4 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 5 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổng hợp Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 7 2.2. Bản mô tả công việc của phòng Tổng hợp. 7 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 7 3.1. Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng. 7 3.1.1. Đối với công việc tiếp khách. 8 3.1.2. đối với hoạt động đãi khách. 8 3.1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học. 8 3.1.4. Tổ chức hội họp. 9 3.1.5. Tổ chức chuyến đi công tác. 9 3.2. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 10 3.2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng. 10 3.2.2. tổng số văn bản đi, văn bản đến trong một năm. 10 3.2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến. 11 3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 12 PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 14 1.1. Tiếp khách. 14 1.1.1. Đón khách 14 1.1.2. Giải quyết công việc cho khách 15 1.1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp. 15 1.2. Đãi khách 15 1.1.1. Lựa chọn hình thức đãi khách. 16 1.2.2. Chuẩn bị đãi khách. 16 1.2.2.1. lập danh sách khách mời. 16 1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời. 16 1.2.2.3. Chuẩn bị địa điểm. 16 II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 17 2.1. Chương trình công tác năm. 18 2.2. Chương trình công tác Quý. 19 2.3. Chương trình công tác tháng. 19 2.4. Chương trình công tác tuần. 19 III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN. 19 3.1. Lập kế hoạch. 19 3.2. Chuẩn bị hội nghị. 20 3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị. 20 3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời. 21 3.2.3. Chuẩn bị địa điểm. 21 3.2.4. Chuẩn bị thời gian. 21 3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị. 22 3.3. Tiến hành hội nghị. 22 3.3.1. Đón đại biểu. 22 3.3.2. Điểm danh đại biểu. 22 3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân. 22 3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị. 23 IV. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN. 23 4.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác. 24 4.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 24 4.2.1. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi 24 4.2.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi. 25 4.2.3. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu. 25 4.2.4. Chuẩn bị về phương tiện giao thông. 26 4.2.5. Chuẩn bị giấy tờ. 26 4.2.6. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác. 26 4.3. Những công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác 26 4.4. Những công việc phải làm của thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo. 27 V. MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT. 28 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo. 28 5.2. Phòng tổng hợp. 29 5.2. Phòng tổng hợp. 30 VI. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG. 32 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo. 32 6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo 32 6.1.2. Cách đi đứng. 33 6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 33 6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo. 33 6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp 33 6.3. Giao tiếp với khách. 34 6.4. Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông. 35 6.4.1. Giao tiếp điện thoại. 35 6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử. 35 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT. 37 1.1. Ưu điểm. 37 1.2. Hạn chế. 38 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỠNG NHƯỢC ĐIỂM. 38 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Quáng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 1.1 Giới thiệu Công ty .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng tổng hợp công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng sản xuất tổng hợp .4 2.1.1 Vị trí phòng sản xuất Tổng hợp 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: .5 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức phòng Tổng hợp Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 2.2 Bản mô tả công việc phòng Tổng hợp III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người thư ký văn phòng Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 3.1 Chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng 3.1.1 Đối với công việc tiếp khách 3.1.2 hoạt động đãi khách 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 3.1.4 Tổ chức hội họp 3.1.5 Tổ chức chuyến công tác 3.2 Khảo sát công tác văn thư Công ty TNHH Quảng Cáo Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 3.2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư phòng 3.2.2 tổng số văn đi, văn đến năm 10 3.2.3 Cách thức quản lý văn văn đến 11 3.2.4 Công tác lập hồ sơ hành 12 PHẦN II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14 I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 14 1.1 Tiếp khách 14 1.1.1 Đón khách 14 1.1.2 Giải công việc cho khách 15 1.1.3 Kết thúc trình giao tiếp 15 1.2 Đãi khách 15 1.1.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 16 1.2.2 Chuẩn bị đãi khách .16 1.2.2.1 lập danh sách khách mời 16 1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời 16 1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm 16 II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 17 SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 2.1 Chương trình công tác năm 18 2.2 Chương trình công tác Quý 18 2.3 Chương trình công tác tháng 19 2.4 Chương trình công tác tuần 19 III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 19 3.1 Lập kế hoạch 19 3.2 Chuẩn bị hội nghị 20 3.2.1 Xây dựng chương trình nghị hội nghị 20 3.2.2 Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời 21 3.2.3 Chuẩn bị địa điểm 21 3.2.4 Chuẩn bị thời gian 21 3.2.5 Chuẩn bị ghi biên hội nghị 22 3.3 Tiến hành hội nghị 22 3.3.1 Đón đại biểu .22 3.3.2 Điểm danh đại biểu 22 3.3.3 Duy trì trật tự thời gian công tác lễ tân 22 3.3.4 Chuẩn bị ghi biên hội nghị 22 IV VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 23 4.1 Lập kế hoạch chuyến công tác 24 4.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác 24 4.2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến 24 4.2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến 25 SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 4.2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 25 4.2.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 26 4.2.5 Chuẩn bị giấy tờ 26 4.2.6 Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác 26 4.3 Những công việc thư ký thời gian lãnh đạo công tác 26 4.4 Những công việc phải làm thư ký sau chuyến công tác lãnh đạo 27 V MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT .27 5.1 Phòng làm việc lãnh đạo 28 29 5.2 Phòng tổng hợp 30 VI KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 32 6.1 Giao tiếp với lãnh đạo 32 6.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo 32 6.1.2 Cách đứng 33 6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp 33 6.1.4 Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo 33 6.2 Giao tiếp với đồng nghiệp .33 6.3 Giao tiếp với khách .34 6.4 Giao tiếp phương tiện truyền thông .35 6.4.1 Giao tiếp điện thoại 35 6.4.2 Giao tiếp thư điện tử 35 SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .37 I NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT .37 1.1 Ưu điểm 37 1.2 Hạn chế 38 II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỠNG NHƯỢC ĐIỂM 38 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC PHỤ LỤC SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ngày phát triển lên kinh tế vững Nhờ đổi mới, nhanh chóng bắt nhịp thời đại Với chiến dịch mới, lối đắn, công phát triển đất nước ngày mang tầm cao Hiện vời đổi chế quản lý nhà nước, từ chế hóa tập trung sang chế thị trường Nền kinh tế Việt Nam có bước chuyển biến vững chắc, Nắm bắt hội xu phát triển đất nước Nhiều nhà tài ba bắt nhịp chạy đua này, công ty, nhà máy, xí nghiệp….mọc lên ngày nhiều Ở nơi tập trung từ thành thị tới nông thôn, tạo lên thị trường động cạnh tranh phát triển vượt bậc Trong quan tổ chức cần phải có phận văn phòng, quan tổ chức doanh nghiệp muốn trì hoạt động mình, phải có văn phòng Hoặc phận để thực chức văn phòng Và câu nói “Nếu giao thông mạch máu đất nước văn phòng ví hệ thần kinh người” Như văn phòng trung tâm, cầu nối đảm bảo cho hoạt động quan thông suốt Vậy nên văn phòng ngày khẳng định vai trò, vị trí xã hội Nắm rõ vai trò vị trí văn phòng, xã hội Với xu yêu cầu cấp thiết xã hội, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội mở rộng nhiều chuyên ngành khác như: Thư Ký Văn Phòng, Quản Trị Văn Phòng, Văn Thư Lưu Trữ, Thông Tin Thư Viện….Với uy tín chất lượng đào tạo ngày cao Trường mang tới đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, cấp từ thạc sĩ chở lên Các trang thiết bị hỗ trợ đại phục vụ cho trình học tập sinh viên Với mong muốn góp chút sức, đào tạo nên nhà tài ba tương lai Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đào tạo cho xã hội đội ngũ cán văn phòng có lực chuyên môn phẩm chất đạo đức Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, nơi gắn bó với em suốt ba năm học, em học tập, rèn luyện….Phát huy ưu điểm tài mình, thầy cô bạn bè giúp đỡ khắc phục khuyết điểm thiếu sót thân Một trường vững giúp em tự tin hơn, chuẩn bị hành trang SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội cho hành trình Để phục vụ cho việc vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, giúp sinh viên tiếp xúc làm quen với môi trường làm việc bên Trường tổ chức cho khóa sinh viên năm cuối thực tập, thực tế quan Thực quy chế đào tạo trường, sau nhận Quyết định thực tập em liên hệ đến thực tập văn phòng Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt Thời gian thực tập ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015 Đây hội tốt cho em học hỏi trau dồi kiến thức, sau trở thành cán chuyên nghiệp Với giúp đỡ nhiệt tình anh chị công ty, em hoàn thành tốt khóa thực tập Bài báo cáo kết mà em thu trình làm việc công ty Nội Dung Báo Cáo Gồm Phần: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, tạo điều kiện cho em đến thực tập, làm việc công ty Em xin cảm ơn thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt khoa Quản trị văn phòng giúp em hoàn thành tốt báo cáo Do thời gian thực tập, kiến thức nghiệp vụ kinh nghiệm thực tế hạn chế, nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cô giáo anh chị công ty giúp đỡ, để báo cáo em hoàn thiện, có giá trị ý nghĩa thiết thực Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh Viên Đỗ Phương Thảo SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Quáng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 1.1 Giới thiệu Công ty Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt công ty nay, quan tâm người Đây xem công ty tiên phong lĩnh vực quảng cáo thương mại sản phẩm như: sản xuất linh kiện kim loại, in ấn, sản phẩm nhôm phục vụ cho công trình xây dựng trang trí nội ngoại thất Công ty thành lập từ ngày 10/06/2014, công ty thành lập vào năm gần đây, lại nhận nhiều ủng hộ tin cậy người tiêu dùng, nơi Với phương châm hoạt động công ty “phát triển chất lượng”, công ty mong muốn tối đa hóa cho thị trường người tiêu dùng sản pẩm hiên đại nhất, chất lượng với giá phù hợp Từ trình thành lập công ty tới công ty dần khẳng định vị thế, uy tín thương trường Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT Địa chỉ: SỐ NGÕ 106 – ĐƯỜNG THỤY PHƯƠNG PHƯƠNG, PHƯỜNG ĐÔNG NGẠC – QUẬN BẮC TỪ LIÊM, HÀ NỘI Tên giao dịch: VIET YOUTH ADVERTISEMENT AND TRADING COMPANY LIMITED Giấy phép kinh doanh: 0106568071, ngày cấp: 11/06/2014 ĐT:0974894047 Giám đốc: Phan Thanh Hải 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào giấy chứng nhận kinh doanh số: 0106568071 ngày11/06/2014 Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty lĩnh vực ngành nghề kinh doanh Bao gồm: Lĩnh vực quảng cáo in ấn Lĩnh vực sản xuất thương mại nhôm ngành xây dựng: Sản xuất kinh doanh nhôm SVTT: Đỗ Phương Thảo Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Sản xuất cấu kiện kim loại Bán buôn kim loại quặng kim loại Bán buôn đồ dùng gia đình Đại lý môi giới đấu giá Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, lò sưởi điều hòa không khí, lắp đặt hệ thống điện… Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng,xây dựng nhà loại Gia công khí, xử lý tráng phủ kim loại 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, tổ chức hoạt động điều hành theo mô hình công ty TNHH tuân thủ theo quy định pháp luật hành Công ty thành lập nên cần cán bộ, đội ngũ nhân viên kinh nghiệm tâm huyết với nghề Trong trình phát triển xây dựng, công ty không ngừng học hỏi phát huy mạnh Nhờ nỗ lực công ty dần khẳng định vị trí thương trường Hiện công ty có đội ngũ nhân viên lên tới 150 người Trong 30% cán công nhân có trình độ đại học sau đại học, 70% công nhân lao động trực tiếp có trình độ tay nghề cao đạt trung cấp nghề trở lên Sơ đồ máy: (phụ lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng tổng hợp công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng sản xuất tổng hợp 2.1.1 Vị trí phòng sản xuất Tổng hợp Là phòng chức giúp ban điều hành quản lý điều hành hoạt động chung công ty Tham mưu, tư vấn giúp việc cho ban điều hành theo chức đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác trị, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội Và tiến độ thực công tác hoạt động hành Nhiệm vụ chính: − Quản lý hành hoạt động văn phòng công ty SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội − Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng công ty, điều phối xe ô tô sở yêu cầu ban điều hành phòng ban − Bảo vệ an toàn cho công ty − Ban hành theo dõi chế độ cho người lao động, phân tích hhiệu lao động người lao động công ty, để xếp nhân cho hợp lý Với chức Phòng Tổng hợp trợ giúp cho ban điều hành nắm biến động nhân Tình hình thực quy định chung Công ty, từ có sách phù hợp, để quản lý tốt người lao động tạo điều kiện thuận lợi Đảm bảo cho phát triển phát huy sáng tạo họ công việc 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: a Quản lý hành hoạt động văn phòng Công ty − Thực giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với Công ty − Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển điện thoại phận người gọi − Tiếp nhận loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý chuyển đến người, phận cần nhận − Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ thời gian yêu cầu − Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội Công ty − Quản lý dấu, thực nghiêm túc theo quy định nhà nước − Quản lý, điều phối hoạt động sử dụng xe ô tô − Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, kiểm tra vật dụng cần thiết phòng ban, trình duyệt, mua chuyển vào kho công ty − Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng b Quản lý trang thiết bị Công ty − Quản lý kho hàng, vật tư công ty − Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản toàn Công ty, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản − Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị − Thực điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình nhật ký xe Theo định kỳ kiểm tra đánh giá trạng xe để có kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng − Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị Công ty nhân viên, xử lý kịp SVTT: Đỗ Phương Thảo Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 31 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội VI KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Kỹ giao tiếp có vai trò quan trọng người thư ký đặc biệt hoạt động văn phòng, không nghệ thuật mà cách thức để người thư ký giao tiếm hiệu bến cạnh trình độ chuyên môn 6.1 Giao tiếp với lãnh đạo Tuy thời gian thực tập làm việc công ty TNHH Quảng Cáo Thương Mại Tuổi Trẻ Việt em không dài trình thực tập em tìm hiểu kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động giao tiếp với lãnh đạo, qua ký em học học quý báu cho thân Dưới kinh nghiệm thu nhận em kỹ giao tiếp người thư ký với lãnh đạo Trước hết, để tạo cho minh tư thoải mái, tự tin xuất trước mặt lãnh đạo nói riêng nhân viên quan nói chung người thư ký cần phải tạo cho vẻ bề lịch sự, trang trọng với trang phục phù hợp với vóc dáng thân môi trường làm việc quan, cộng với việc trang điểm nhẹ nhàng tạo cho người thư ký vẻ tự tin ấn tượng ban đầu bên cạnh tạo ấn tượng cho lãnh đạo từ ban đầu thư ký cần ý đến vấn đề sau: 6.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo Trong xưng hô giao tiếp với lãnh đạo, thư ký phải thể vị trí tự tin thân tôn trọng nhà lãnh đạo Giao tiếp quan tránh xưng hô - bác, bác - em mà thay vào xưng hô với Giám Đốc với sếp với ngài Phải biết lắng nghe lãnh đạo, việc lắng nghe thể bạn người tôn trọng người khác, ham học hỏi lắng nghe mang lại cho bạn nhiều thông tin có giá trị cao Người thư ký cần lắng nghe tiếp thu ý kiến đạo cấp trên, định, phương án, chia sẻ công việc, tôn trọng, tin tưởng phục tùng định lãnh đọa phục tùng xuất phát từ quyền lực SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 32 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội hợp pháp mà lãnh đạo trao Việc giúp cho người thư ký thu thập nhiều thông tin cần thiết để tiến hành công việc tronh hoạt động văn phòng Sự tôn trọng niềm tin thư ký lãnh đạo sở để xây dựng mối quan hệ bền vững, điều thể qua việc luôn lắng nghe tuân theo định quản lý lãnh đạo 6.1.2 Cách đứng Thư ký luôn phải thể phong thái đứng lịch thiệp mình, cụ thể tư dáng phải ngắn, đường hoàng, trang nghiêm, không liếc ngang liếc dọc, đặc biệt không nhảy lò cò lúc vội vàng không nên chạy Một dáng đứng lịch, đường hoàng tạo ấn tượng tốt với lãnh đạo 6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp Khi giao tiếp, thư ký sử dụng thêm cử hành động phi ngôn ngữ, nét mặt, điệu để tăng khả thành công cho giao tiếp Khi nói chuyện cần đảm bảo nguyên tắc lịch sự, không nói từ long, đa nghĩa, cách nói chuyện phải sang ngôn từ, thông tin nói cần phải khách quan, cách truyền đạt phải rõ ràng, xác, không nói nhanh hay chậm để tránh gây nhàm chán 6.1.4 Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo Biết lắng nghe không đồng nghĩa với việc ngồi im chỗ Người biết lắng nghe đồng nghĩa người biết nói Thư ký phát biểu vấn đề minh việc lãnh đạo thấy lực tư Nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có thắc mắc cần trình bày thẳng thắn, trung thực, thuyết phục để cấp hiểu Cần có thái độ trung thành, trung thực, thẳng thắn quan hệ với cấp trên, không a dua xu nịnh, luồn cuối 6.2 Giao tiếp với đồng nghiệp Thư ký người trợ lý cho lãnh đạo phạm vi lãnh đạo thư ký không giới hạn mối quan hệ với lãnh đạo thư ký thực công việc có khả giao tiếp, thiết lập quan hệ với đồng nghiệp SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 33 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Cũng giao tiếp với lãnh đạo, giao tiếp với đồng nghiệp thư ký cần ý: − Chủ động mở đầu, tranh thủ thời gian gặp gỡ − Tránh nói lời, bị người khác đả kích nên tự kiềm chế mình, cần tránh thái độ nóng nảy, giọng chủ quan nói, giận bất nhã xúc phạm đối tượng giao tiếp − Thư ký cần tỏ thái độ tôn trọng, hợp tác, đoàn kết sẵn sàng chia sẻ quyền lợi trách nhiệm với đồng nghiệp quan − Luôn lắng nghe ý kiến, tham khảo ý kiến đồng nghiệp vấn đề chung quan, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, đoan kết hợp tác công việc − Biết phối hợp, đoàn kết, thương yêu nhau, có thái đọ trung thực, thân thiện, hợp tác với đồng nghiệp công ty − Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp: giúp ích cho người cahs gây thiện cảm tốt thư ký quan tâm tới đời sống đồng nghiệp chia sẻ khó khăn công việc đời sống có đồng nghiệp dành cho người thư ký tình cảm chân thành 6.3 Giao tiếp với khách Thư ký người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, người đến công ty để làm việc, chao đổi, mua bán Hình ảnh người Thư ký duyên dáng với giao tiếp lịch sự, nhã nhặn tạo ấn tượng tốt đẹp công ty với khách, từ đố tăng hội hợp tác Khi giao tiếp với khách công việc: Thư ký cần nói rõ ràng để khách nắm thông tin, không tỏ thái độ khó chịu, quát mắng khách, không nói từ thô thiển, khiếm nhã nói chuyện Trong giao tiếp với khách hàng, nhiệt tình thiếu để đảm bảo cho giao tiếp thành công Dù vị khách mục đích hay không đòi hỏi người Thư ký cần tỏ nhiệt tình, hiếu khách Khi giao tiếp với khách Thư ký phải tập trung cao độ vào đối thoại Tuyệt đối không làm việc riêng như: cắt móng tay, móng chân, trang điểm…đây biểu khiếm nhã không tôn trọng khách SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 34 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 6.4 Giao tiếp phương tiện truyền thông 6.4.1 Giao tiếp điện thoại Giao tiếp điện thoại ngày sử dụng phổ biến tính tiện lợi nhanh chóng Khi giao tiếp điện thoại Thư ký cần đến kỹ năng: Kỹ nói điện thoại Suy nghĩ trước nói nguyên tắc giao tiếp điện thoại, Thư ký phải điều chỉnh tốc độ nói cho phù hợp có khả kiểm soát mục đích giao tiếp Ông bà ta thường có câu dạy cháu rằng: “lời nói chẳng tiền mua lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” Để giao tiếp nói chuyện thành công phải tùy thuộc vào hai người, người biết lắng nghe người biết nói…khi nói điện thoại thư ký cần: đảm bảo nguyên tắc xưng danh, nói giọng nhỏ nhẹ dẽ nghe, nói từ từ, không sử dụng từ địa phương, tránh nói dài dòng không vào mục đích chính… Khi nói cần kết hợp với việc lắng nghe tránh trường hợp nói phần đối tượng giao tiếp Kỹ nghe điện thoại Khi nghe điện thoại Thư ký cần ý: − Tập trung ý vào trình giao tiếp, kết hợp với đặt câu hỏi suy nghĩ − Nghe kết hợp với ghi lại thông tin cần thiết − Tránh ngắt lời đối tượng giao tiếp − Thể cho đối tượng giao tiếp biết quan tâm, ý cụm từ như: vâng, dạ, hiểu… 6.4.2 Giao tiếp thư điện tử Đối với người Thư ký để sử dụng thư điện tử cách có hiệu cần nắm vững số nguyên tắc sau: − Mỗi email chủ đề, không hiệu email bao gồm nhiều nội dung − Sắp xếp nội dung theo thứ tự: nội dung quan trọng cần trình bày hay thông báo trước sau bổ sung thêm thông tin cần thiết SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 35 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội − Không cần văn phòng trang trọng viết email − Đọc sửa lỗi tả trước gửi thư Đánh giá ưu điểm, hạn chế giao tiếp người Thư ký Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt − Ưu điểm: + Đã đảm bảo nguyên tắc xưng danh giao tiếp điện thoại + Đội ngũ cán trẻ trung, động nên cách nói chuyện cởi mở, nhiệt tình với khách hàng + Các phòng ban trang bị máy vi tính, điện thoại thuận tiện việc giao tiếp − Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm việc giao tiếp Thư ký không tránh khỏi hạn chế như: giao tiếp công sở, hay giao tiếp với khách người Thư ký thiếu kiên nhẫn lắng nghe Bởi áp lực công việc, nhiều yếu tố bên tác động làm ảnh hưởng đến thái độ làm việc họ nhiều cò làm việc theo cảm tính SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 36 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT 1.1 Ưu điểm − Được quan tâm kịp thời sát ban lãnh đạo Công ty, công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng tổng hợp − Đội ngũ văn phòng Công ty trẻ nên họ làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao công việc − Hệ thống phòng làm việc rộng rãi thoáng mát phù hợp với không gian làm việc − Cán bộ, nhân viên văn phòng có lực chuyên môn cao, họ không ngừng học hỏi trau dồi kinh nghiệm nâng cao trình độ − Công ty trọng đầu tư trang thiết bị cho văn phòng, tất phòng làm việc trang bị đầy đủ máy móc cần thiết thuận lợi phục vụ cho hoạt đông sang tạo nhân viên như: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy in, máy photocopy…phòng làm việc có internet tốc độ cao phục vụ cho nhu cầu cập nhập tìm kiếm thông tin − Công tác lễ tân văn phòng công ty thực nghiêm túc, giao tiếp với khách hàng cần hiếu khách niềm nở, nhiệt tình − Ban Thư ký có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, xếp công việc khoa học, động nhiệt tình công việc, biết cách xếp phòng làm việc phòng hội nghị, hội thảo hợp lý thuận tiện công việc Góp phần lớn vào việc xây dựng công ty vững mạnh phát triển có uy tín cao − Các khâu nghiệp vụ Thư ký trọng thực nghiêm túc hoàn thành xuất sắc công việc giao SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 37 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.2 Hạn chế Trong khoảng thời gian thực tập Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt em quan sát học hỏi nhiều Công ty giải công việc xác, nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên từ ưu điểm tồn số hạn chế như: − Số lượng nhân viên hạn chế mà khối lượng công việc nhiều công việc giải chậm, dẫn đến suất làm việc hiệu − Cách bố trí phòng làm việc chưa mang tính khoa học − Trong việc lập hồ sơ hội họp chưa trọng thực hiện, nên việc tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỠNG NHƯỢC ĐIỂM Để đảm công tác văn phòng thực tốt cần phải quan tâm hoạt động công tác Công ty Nắm rõ mạnh hạn chế mình, Nhằm phát huy ưu điểm khắc phục số nhược điểm tồn với việc làm sau: − Cần bổ sung them nhân viên để đảm bảo tiến độ làm việc nhanh chóng thuận tiện − Công ty nên tổ chức cho nhân viên buổi hội thảo tổ chức phòng làm việc khoa học tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức, đẻ nâng cao trình độ cho nhân viên − Trong công tác tổ chức hội nghị tổ chức chuyến công tác, lập kế hoạch cụ thể văn tài liệu họp, chuyến cần lưu giữ lập hồ sơ để phục vụ việc khai thác thông tin công ty − Để công việc thuận lợi nhanh chóng, cần phân công, công việc rõ ràng cụ thể cho người phận công ty Không nên giao công việc cho người nhiều hay kiêm nhiệm hết công việc, làm giảm xuất hiệu công việc bị giảm sút đáng kể SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 38 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thời gian trôi qua thật nhanh bạn nhỉ, để lại em bao kỷ niệm vui buồn, bên thầy cô bạn bè giảng đường Đại Học Nội Vụ mến yêu Nơi mà em ấp ủ hoài bão ước mơ riêng Trong trình học tập rèn luyện trường, em không ngừng cố gắng học hỏi, lắng nghe tích lũy kiến thức cho “Học học học mãi” câu nói em ghi nhớ, với em ham học hỏi điều kiện cần đủ mà phải có Ba năm học kết thúc kết chứng minh cho trình học làm Thực tập thời điểm thuận lợi giúp sinh viên có hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tiễn.qua trình thực tập em vận dụng kiến thức học trường áp dụng vào công việc thực tiễn quan Đây xem hội giúp em tìm hiểu sâu hoạt động công tác văn phòng, trau dồi học hỏi kinh nghiệm quý báu cho Qua thời gian thực tập Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, em có khoảng thời gian tìm hiểu thực tế môi trường, cách thức làm việc mà người Thư ký công ty nên khoảng thời gian vô quý giá em, để em có kiến thức kinh nghiệm thực tế Chuẩn bị cho hành trang vững trước rời ghế nhà trường Trước khoảng thời gian thực tập công ty em nhận quan tâm, giúp đỡ thầy cô giáo khoa quản trị văn phòng, trưởng phòng Và anh chị chuyên viên Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt Qua em xin chân thành cảm ơn Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội mở chuyên nghành Thư ký văn phòng, đào tạo trang bị cho sinh viên có ước mơ trở thành người Thư ký tài ba Để sinh viên tự tin hành trang mình, bước vào sống, Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến thầy Trưởng khoa Nguyễn Mạnh Cường, hai cô giáo theo sát bảo vạch cho chúng em đường mà cần phải đi, cô: Nguyễn Thị SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 39 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường xin chân thành cảm ơn lãnh đạo anh chị Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, đăc biệt anh Vũ Văn Giáo tận tình giúp đỡ em hoàn thành tốt công việc mình, báo cáo thực tập Cảm ơn tất người bạn thân yêu tập thể lớp TKVPK7 đến từ miền Tổ Quốc Mỗi người tính cách khác chúng em quên, tháng ngày sinh viên với niềm vui , nỗi buồn Tập thể lớp TKVPK7 mãi ký ức đẹp đời em Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năn 2015 Sinh viên Đỗ Phương Thảo SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 40 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ máy công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt: TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phó giám đốc điều Phó giám đốc điều hành hành Các đơn vị quản lý Các đơn vị sản xuất \\\\\\\\\\ Xưởng Các đội Xưởng Ban điều hành Phòng Phòng sản Phòng Phòng kế Phòng sản xuất thực thiết kế dự án kinh xuất tổng thiết kế toán phát triển doanh hợp sản xuất Các đơn vị thi công SVTT: Đỗ Phương Thảo Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 dự án Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 02: Bản mô tả công việc phòng Tổng hợp STT Mảng công việc phụ trách Chánh văn phòng Mô tả chi tiết Xây dựng, tổ chức triển khai, giám sát nội dung như: − − − − − − − − Nhân − − − − − − − Hành Chính Tổng Hợp IT − − − − − − − − − Nội quy, quy chế Lương, thưởng, bảo hiểm, chế độ Công tác tuyển dụng Công tác đào tạo Quản lý tài sản, trang thiết bị Công tác hành chính: lễ tân, văn thư, bếp, bảo vệ Chương trình, hoạt đông nội Quản lý chi phí chung hoạt động nội Công tác tiền lương Công tác bảo hểm: BHYT, BHXH Quết toán TTNCN tháng, quý, năm Quản lý nhân Theo dõi tổng hợp đánh giá nhân viên Theo dõi tổng hợp, khen thưởng, kỷ luật Triển khai chương trình, hoạt động nội Chế độ CBNV: sinh nhật, hỉ, hiếu… Công tác đào tạo Công tác tuyển dụng Công tác hành tổng hợp Giám sát nội quy, quy chế Giám sát hoạt đông công ty thành viên, chi nhánh Quản lý hệ thống mạng, hệ thống máy tính, điện thoại… Quản lý tài sản, trang thiết bị… Thực mua sắm sữa chữa tài sản trang thiết bị − Hỗ trợ công tác tuyển dụng SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Thư ký Lễ tân, văn thư, đội xe SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội − Theo dõi, tổng hợp trình ký tài liệu − Thư ký buổi họp, lập biên họp, báo cáo… − Tiếp tân khách thành viên ban điều hành − Thực chuẩn bị hậu cần cho thành viên ban điều hành − Công tác văn thư − Công tác lễ tân − Quản lý văn phòng phẩm − Quản lý đội xe… Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 03: Mẫu sổ văn CÔNG TY TNHH TT – 5.3.2/BM – 04 QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT Soát xét lần: 00 Ngày: SỔ CÔNG VĂN ĐI Ngày áp dụng: Những trang tiếp theo(trang 1,2,3….) sổ công văn có hình thức sau: STT Số ký hiệu công văn Ngày tháng ký văn SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Trích yếu Ngày gửi nội dung Nơi nhận Ghi Lớp Thư Ký Văn Phòng Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 04: Mẫu số văn đến CÔNG TY TNHH TT – 532/BM – 05 QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT Soát xét lần: 00 Ngày: STT Tên tài liệu Số ký hiệu CV Nơi phát hành Ngày phát hành Ngày đến Người nhận Đơn vị nhận Ký nhận SVTT: Đỗ Phương Thảo K7 Lớp Thư Ký Văn Phòng