Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Công ty cổ phần cơ điện daitec

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển 3 2. Một số nét khái quát về công ty 4 3. Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành 4 II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty 4 1) Chức năng 4 2) Nhiệm vụ 5 III.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 5 IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 7 1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7 2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 7 2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty 7 2.2) Quản lý trang thiết bị công ty 7 2.3) Thực hiện chính sách nhân sự 8 3)Phát triển công tác của Văn phòng 8 VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng 13 1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký 13 2.Khảo sát về công tác văn thư 15 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 15 2.2.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 15 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 16 2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 24 1.Quy trình tiếp khách, đãi khách 24 1.1. Tiếp khách 24 1.2.Đãi khách 26 2 .Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của cơ quan 27 3.Công tác tổ chức hội họp 29 4.Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 31 5.Những ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc 32 6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng 33 PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 1.Đánh giá chung ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người Thư ký 35 2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký ở công ty. 36 KẾT LUẬN 38 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 3

1 Lịch sử hình thành và phát triển 3

2 Một số nét khái quát về công ty 4

3 Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành 4

II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty 4

1) Chức năng 4

2) Nhiệm vụ 5

III.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 5

IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 7

1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7

2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 7

2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty 7

2.2) Quản lý trang thiết bị công ty 7

2.3) Thực hiện chính sách nhân sự 8

3)Phát triển công tác của Văn phòng 8

VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng 13

1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký 13

2.Khảo sát về công tác văn thư 15

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 15

2.2.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 15

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến 16

2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành 20

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 24

1.Quy trình tiếp khách, đãi khách 24

1.1 Tiếp khách 24

1.2.Đãi khách 26

2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của cơ quan.27

3.Công tác tổ chức hội họp 29

4.Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 31

5.Những ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc 32

6 Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng 33

PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35

1.Đánh giá chung ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người Thư ký 35

2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký ở công ty 36

KẾT LUẬN 38 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, khi đất nước đang trong thời kì phát triển, thời kì công nghiệphóa – hiện đại hóa để tiến tới hội nhập với kinh tế thế giới, thì sự cạnh tranh,phấn đấu của các lĩnh vực,các ngành nghề để có được một chỗ đứng vững chắctrong xã hội sẽ là những vấn đề rất nóng hổi và gay gắt hơn bao giờ hết Vậytrong nền kinh tế tri thức ấy, trong công cuộc hội nhập ấy, ‘’ Thư ký’’ một trongnhững ngành nghề được coi là trợ thủ đắc lực của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị,

tổ chức sẽ có được một vị trị vững chắc không và có được ưa chuộng không ?

Thực tế mà nói thì ngành ‘’Thư ký’’ là một ngành đang rất ‘’hót’’ làngười trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộcphạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Ngành thư ký văn phòng luônchiếm một vị trí khá quan trọng trọng xã hội từ trước đến nay, là một ngànhnghề giúp lãnh đạo các cơ quan trong các công việc sự vụ, như vậy Thư ký vănphòng có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu, đặc biệt là trong thời kỳ pháttriển kinh tế như hiện nay

Nhận thấy tầm quan trọng của ngành thư ký trong công tác văn phòng,trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ

và phương pháp đào tao cho sinh viên của trường, góp phần đáp ứng nhu cầucần thiết cho xã hội với các ngành nghề như: Quản trị văn phòng, Quản trị nhânlực, Văn thư –lưu trữ,và đặc biệt la ngành Thư ký văn phòng…

Để làm tốt vai trò là một người ‘’Thư ký’’ giúp lãnh đạo trong các côngviệc sự vụ trong cơ quan, thì đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn vững vàng vàchuyên nghiệp,điều quan trọng hơn hết là phải có sự tự tin và khéo léo khi giảiquyết công việc giúp lãnh đạo Vì vậy, người làm thư ký phải không ngừng họchỏi để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn của mình

Là một sinh viên năm cuối được đào tạo với chuyên ngành thư k, thuộckhoa Quản trị Văn phòng, dưới sự hướng dẫn, giảng dạy của nhà trường và cácgiảng viên trong khoa Được sự đồng ý tiếp nhận thực tập và sự giúp đỡ của lãnhđạo Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec Em đã được cử đến thực tập tại vănphòng của Công ty từ ngày 16/03/2015 đến hết ngày 05/5/2015 Trong thời gian

thực tập, công ty cũng đã tạo điều kiện giúp đỡ em làm quen với những côngviệc trong văn phòng, với những kiến thức được học em đã áp dụng để xử lýcông việc được giao và kèm theo đó là sự quan sát học hỏi cách làm việc củamọi người trong cơ quan, em đã rút ra cho mình được những kinh nghiệm và bàihọc quý báu Những bài học thực tiễn về những công việc của người thư ký vàbài báo cáo này là kêt quả mà em đã học hỏi và đúc kết trong quá trình thực tậptại công ty.

Nội dung của bài báo cáo gồm những nội dung sau:

- Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

- Phần II: Nội dung báo cáo

- Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

- Phần IV: Phụ lục

Bài báo cáo còn nhiều sơ suất, kính mong được sự góp ý của thầy cô giáo

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Đỗ Thị Lợi

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

VN, STANLEY VN, VIETNAM ARAI, ASAHI INTECC…, luôn đem đến chokhách hàng những sản phẩm có chất lượng, giải pháp tối ưu và dịch vụ hoàn hảo

là tiêu chí hoạt động của công ty

- Các hoạt động chính của Công ty hiện nay:

+) Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp

+) Cung cấp và lắp đặt hệ thống điện- khí- nước, điều hòa không khí, +)+) Phòng cháy chữa cháy và xử lý nước thải

+)Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng và công nghiệp

+)Tư vấn đầu tư xây dựng điện các công trình đường dây và trạm biến áp

có quy mô cấp điện áp đến 35kV

+) Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp

+) Dịch vụ tư vấn đầu tư các doanh nghiệp FDI

+) Và một số lĩnh vực khác

- Phương châm làm việc: “ Luôn cải tiến – đổi mới ”

Bằng sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn thể đội ngũ cán bộ, vàcông nhân viên, luôn cập nhật, tích lũy kinh nghiệm, kiến thức công nghệ mộtcách năng động chuyên nghiệp Bằng việc liên tục đầu tư và đổi mới trang thiết

bị tiên tiến cộng với kế hoạch tài chính chặt chẽ, hợp lý với quản lý hiện đạinhằm đắp ứng mọi nhu cầu mà khách hàng cần từ công ty.

Định hướng phát triển công ty

Với phương châm “ luôn cải tiến – đổi mới” , đó là động lực, là cơ sở đểcông ty đặt ra mục tiêu phát triển trong tương lai đó là: nâng tầm cơ sở vật chất

và mở rộng các chi nhánh trong nước, thiết lập hệ thống quản lý và đội ngũ cán

bộ, công nhân viên nhiệt tình năng động, có chuyên môn và phong cách llafmviệc chuyên nghiệp, đưa công ty ngày một phát triển, tạo dựng uy tín, thươnghiệu đối với khách hàng, các đối tác trong nước và nước ngoài

2 Một số nét khái quát về công ty

+) Tên công ty: Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec

+) Tên giao dịch: DAITEC M&E, JSC

+) Trụ sở chính: số 52 Phố Thái Thịnh, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống

* Sơ đồ tổ chức bộ máy (Xem phụ lục I)

II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty

1) Chức năng

Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec (M&E) đã và đang hoạt động trên nhiềulĩnh vực, mỗi lĩnh vực có chức năng, nhiệm vụ riêng Nhưng cùng hướng tớimột mục tiêu chung là xây dựng công ty để trở thành công ty có thương hiệumạnh trong nước và phát triển ra nước ngoài, với đa dạng lĩnh vưc xây dựng,thiết kế, thi công,… Tạo dựng sự khác biệt và phát triển vững mạnh

Công ty có lực lượng chuyên gia, cán bộ kỹ thuật có trình độ cao, có nănglực và kinh nghiệm trong quản lý, điều hành hoạt động của công ty Đội ngũ

cán bộ, nhân viên của công ty được đào tạo chính quy, có trình độ chuyên môncao, điều đặc biệt là họ luôn luôn có sự nhiệt tình trong công việc tư vấn kháchhàng, luôn đảm bảo được sự hài lòng của khách hàng khi hợp tác với công ty.Ngoài ra công ty còn có đầy đủ trang thiết bị phục vụ tư vấn thiết kế, thi công,giám sát thi công và các dịch vụ lâu dài, hứa hẹn có những bước tiến xa và tiềmnăng phát triển lớn.

III.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec đã xây dựng được một mô hình quản lý

và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong cáchoạt động thiết kế,và giám sát thi công, có uy tín lớn trên thị trường Với bộ máyquản lý gọn nhẹ , các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tramọi hoạt động của toàn công ty

Ban lãnh đạo công ty bao gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị Bùi Văn Nghĩa

và Giám đốc điều hành Nguyễn Quyết Thắng Ban lãnh đạo công ty là ngườitrực tiếp chỉ đạo các hoạt động của công ty Các phòng ban chức năng chịu sựquản lý của ban lãnh đạo gồm:

- Văn phòng Hội đồng Quản trị: là bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo

thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, tổ chức phối hợp giữa các phòngtrong công ty trong việc thực hiên các quyết định của ban lãnh đạo công ty.Tham mưu cho ban lãnh đạo trong công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương,thực hiện các quy định về văn thư lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý côngvăn, giấy tờ đi, đến, các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn

- Phòng Hành chính: đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công ty về việc

xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm Có nhiệm vụ giải quyết mọi công việccủa công ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, Giúp ban lãnh đạo trongcông tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty.Theo dõi, giám sát việc chấphành nội quy lao động, nội quy quy chế của công ty và thực hiện công tác kỷluật Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch công tác và báo cáo thống

kê theo quy định và yêu cầu quản trị của công ty

- Phòng Kinh tế - kế hoạch: tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo về

công tác kế hoạch, giúp công ty ký kết,giải quyết và quản lý các hợp đồng củacông ty

- Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận

chuyển giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, định mức kỹ thuật Xâydựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu Quản lýcông tác kỹ thuật của các hoạt động trong công ty thuộc chức năng của mình,theo dõi nghiệm thu khối lượng công việc, lập các báo cáo và dự toán tham giađầu tư kế hoạch lớn

- Phòng tài chính kế toán: tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo về công

tác quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng Tổ chức công táchạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cao quản trịtheo yêu cầu của công ty.Thanh toán, quyết toán các công trình đối với đối tácbên trong và bên ngoài công ty Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộcông nhân viên trong công ty

- Trung tâm Tư vấn và Thiết kế: Đây là bộ phận có nhiệm vụ tư vấn và

thiết kế các công trình liên quan đến ngành, lĩnh vực hoạt động của công ty

- Phòng quản lý thiết bị: quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, phương

tiện sản xuất, phương tiện đi lại của công ty Lập kế hoạch sửa chữa bồi dưỡngđịnh kỳ hàng quý, hàng năm cho các trang thiết bị quản lý về công tác khoa họccông nghệ

IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( xem phụ lục II)

2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty

- Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch vớicông ty

- Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển giao các cuộc điện thoại đúng

bộ phận được gọi

- Tiếp nhận các loại văn bản, tài liệu từ bên ngoài gửi cho công ty, xử lývăn bản và chuyển giao văn bản đến đúng bộ phận cần nhận văn bản

- Lập hệ thống quản lý công văn, tài liệu nội bộ công ty

- Tổ chức việc chuyển giao công văn giấy tờ đảm bảo đúng thời gian yêucầu

- Quản lý dấu công ty,thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật vềquản lý dấu

- Tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết ở các phòng ban,trình duyệt, mua và chuyển vào kho công ty

- Thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của Ban điều hành, và lãnh đạocông ty

2.2) Quản lý trang thiết bị công ty

- Quản lý kho hàng, vật tư công ty

- Kiểm tra tình hình sử dụng quản lý tài sản của toàn bộ công ty, định kỳcùng các phòng ban kiểm kê tài sản

- Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản, trang thiết bị

- Bảo vệ an toàn trang thiết bị của công ty và nhân viên công ty, xử lý kịpthời các hiện tượng tiêu cực xảy ra

- Tham gia bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy, phản ứng kịp thời khi

có sự cố xảy ra

2.3) Thực hiện chính sách nhân sự

- Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế của công ty

- Giữ gìn vệ sinh an toàn trong công ty

- Xây dựng các kế hoạch sát hạch nhân sự, đào tạo, tuyên dụng, sắp xếp

- Kết hợp phòng Tài chính kế toán xây dựng bảng lương và theo dõi thựchiện

- Trên cơ sở theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty để đềxuất khen thưởng, kỷ luật với nhân viên

3)Phát triển công tác của Văn phòng

Phòng Tổng hợp là phòng có chứ năng giúp Ban quản lý và điều hànhthực hiện hoạt động chung của công ty Tham mưu, tư vấn giúp việc cho bộphận đảm nhận chức năng như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tácchính trị, tiền lương……

Nhiệm vụ chính của Văn phòng:

- Quản lý hoạt động hành chính của văn phòng công ty

- Tuyển dụng nhân sự

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng của công ty, điều phối xe theo

sự yêu cầu của Ban lãnh đạo và từng phòng ban

- Phân tích hiệu quả lao động của nhân viên trong công ty để sắp xếp nhân

sự cho hợp lý

- Ban hành và theo dõi các chế độ cho người lao động

- Đảm bảo sự an toàn trong công ty

Với các chức năng như vậy, Văn phòng trợ giúp cho ban điều hành nắmđược tình hình về nhân sự, tình hình thực hiện các quy định chung của công ty,

để từ đó có những chính sách phù hợp để quản lý tốt người lao động và phát huy

tiềm năng của công ty.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

I.Thông tin chung

Chức vụ: Trưởng phòng

Bộ phận: Hành chính

Báo cáo: Ban lãnh đạo

II.Mục đích công việc:

Quản lý toàn bộ hoạt động và nhân sự của công ty

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người laođộng làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

- Xây dựng môi trường hoạt động và văn hóa doanh nghiệp

- Tổ chức, thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ vàtheo yêu cầu của ban lãnh đạo, soạn thảo các quy trình liên quan đến quản trịhành chính

- Cập nhật, phổ biến, cung cấp các văn bản pháp luật cần thiết trong từngthời kỳ phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty

- Kiểm soát việc thực hiên các thủ tục hành chính pháp lý theo nhu cầuhoạt động của công ty và yêu cầu của ban lãnh đạo công ty

- Kiểm soát việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện vè an ninh, trật

tự an toàn lao động và phòng chống cháy nổ

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công

ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty- các bộ phận và tổ cức thực hiện Xây

dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giám sát việcchấp hành các nội quy đó.

- Tham mưu cho ban lãnh đạo xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổchức hoạt động của công ty

- Tham mưu, đề xuất cho ban lãnh đạo để xử lý các vân đề thuộc lĩnh vực

IV.Quyền hạn

1 Phạm vi bộ phận:

- Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc phòng Hành chính

- Sắp xếp kế hoạch làm việc và phân công công việc cho nhân viên trongphòng

- Được quyền quyết định tuyển dụng nhân viên cho phòng Hành chính khiyêu cầu tuyển dụng được duyệt

- Được quyền ký hợp đồng lao động hay không ký hợp đồng lao động đốivới nhân viên trong Văn phòng trong thời gian thử việc

- Duyệt ngày phép của nhân viên tử 3 ngày trở xuống và làm them dưới

* BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH

I Thông tin chung

- Tham mưu cho ban Lãnh đạo về công tác hành chính của công ty

- Hỗ trợ các bộ phận khác có liên quan về công tác hành chính

III.Quyền hạn

- Quản lý nhân viên trong phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ cuẩ nhân viên trong phòng

- Thùa ủy nhiệm của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng truyềnđạt những chủ trương, chỉ thị của ban Lãnh đạo, nhà nước để csn bộ, nhân viên

am hiểu và thực hiện

- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụviệc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của công tyhoặc của người lao động

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH

I Thông tin chung

Vị trí:

Bộ phận: Hành chính

Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính

II.Mục đích công việc

- Thực hiện hoạt động hành chính của công ty

- Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận có liên quan

- Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiệnhoạt động hành chính văn phòng

- Lập biên bản các tòa nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần trìnhtrưởng phòng phương án sửa chửa

- Quản lý các laoij hợp đồng, lập file để lưu hợp đồng theo thứ tự trongdanh mục

- Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểmtra số lượng bản đăng ký kinh doanh còn để lập kế hoạch công chứng tiếp

- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch của tiếp tân

- Photo giấy tờ theo yêu cầu của ban Giám đốc, lãnh đạo văn phòng

- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý điện thoại, thư tín, fax…

- Thực hiện các công việc khác do Ban Giám đốc , Trưởng phòng phâncông

1 Trình độ học vấn chuyên môn

- Có băng trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng, văn thưlưu trữ, thư ký văn phòng

- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên

- Tiếng Anh trình độ A trở lên

- Có kiến thức về công tác hành chính

2 Kỹ năng

- Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt

- Sử dụng thành thạo Word, Excel

- Chữ viết đẹp, rõ ràng

3 Phẩm chất cá nhân

- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn

- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp

VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng

1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký

- Thư ký là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyênmôn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Có vai tròquan trọng trong việc giải phóng Lãnh đạo cơ quan khỏi những công việc sự vụ,

là mắt xích nối liền mối quan hệ giữa người lãnh đạo với cán bộ, nhân viêntrong cơ quan và tạo điều kiện cho khả năng lao động sáng tạo của lãnhđạo.Trên cơ sở chức năng của văn phòng người Thư ký văn phòng có 2 nhómchức năng cơ bản sau:

+) Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao gồm:Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm traviệc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của thủ trưởng…

+) Nhóm chức năng thuộc về công tác hành chính bao gồm: Tổ chứctiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị những chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổchức nhân sự

Trong hoạt động văn phòng thực tiễn thì việc tiếp khách luôn đóng mộtvai trò quan trọng, là người đầu tiên tiên của Công ty tiếp xúc với khach, ấntượng của khách đối với cơ quan tốt hay xấu đều phần lớn dựa vào cách giaotiếp, ứng xử của người Thư ký , chính vì vậy đòi hỏi ở người Thư ký phải có sựnhạy bén, thành thạo và thấu hiểu trong giao tiếp

Khi đón khách, người thư ký phải chào hỏi một cách lịch sự với thái độvui vẻ, niềm nở Bất cứ người khách nào cũng có thể là nhân vật quan trọng đối

với công ty, vì vậy dù cho người thư ký có đang bận điện thoại hoặc làm một sốviệc gì khác không thể dừng lại được mà khách đến người thư ký vẫn phải chàohỏi để khách biết là thư ký sẽ tiếp mình ngay sau khi xong việc Ví dụ: “ Xin lỗi,ông ( bà) vui lòng ngồi ghế đợi tôi trong chốc lát.”

Nếu khách lần đầu tiên đến công ty, người thư ký phải giới thiệu tên mình

trước và khéo léo hỏi tên khách Ví dụ “ Thưa ông ( bà), xin ông ( bà) cho biết

tên và mục đích của công việc để tôi báo cáo với ban Lãnh đạo” Hoặc, đối với

khách đến gặp Giám đốc mà không hẹn trước, nếu Giám đố không có mặt hay vìmột lý do nào đó mà không tiếp khách được, người thư ký phải thanh minh mộtcách lịch sự, ghi vào sổ công tác là khách đến từ đâu, cần bàn việc gì để trình lại

với Giám đốc Ví dụ: “ Tôi rất lấy làm tiếc là ông (bà) không cho biết trước về

thời gian nên Giám đốc của chúng tôi vừa đi công tác sáng nay khoảng 14 giờ chiều mai ông ấy sẽ trở về, xin ông (bà) quay lại lúc 15 giờ chiều mai hay ông ( bà) có điều gì muốn nhắn tới Giám đốc tôi sẽ thua lại ngay khi ông ấy trở về công ty”.

Khi tiếp khách thì không thể thiếu hoạt động đãi khách, hoạt động đãikhách là thể hiện sự ân cần, chu đáo đến đối tác được thể hiện qua một số hìnhthức như:

+) Giải khát: đây sẽ là hình thức chiêu đãi ngay trong cuộc tiếp kháchbằng trà, coffee, hay là nước ngọt tùy vào sở thích và mong muốn của đối tác

+) Tiệc thường được chiêu đãi theo mô hình tiệc đứng hoặc tiệc ngồiĐãi khách góp phần tạo thêm những ấn tượng tốt với đối tác, tạo đượcnhững mối quan hệ cho cơ quan

- Công tác tổ chức phòng làm việc khoa học

Nhìn chung, công tác tổ chức phòng làm việc tại cơ quan đã được thựchiện theo nguyên tắc tổ chức phòng làm việc khoa học mà em đã được học tạitrường, đó là nguyên tắc: thuận tiện – kinh tế - thẩm mỹ - độ chiếu sáng và tiền

đề tiếp khách

Mọi phương tiện, công cụ phục vụ cho hoạt động văn phòng được sắpxếp gọn gang, dễ thấy, dễ tìm và dễ sử dụng

Các trang thiết bị cho mỗi phòng làm việc đều phù hợp với yêu cầu vềtài chính của công ty, sự phát triển của tiến bộ khoa học, khả năng của người sửdụng, phù hợp với công việc, đắp ứng được nhu cầu phục vụ cho hoạt động củacông ty.

Mọi đồ dùng, trang thiết bị đều được sắp xếp khoa học, hợp lý Màu sắc

và kiểu dáng trông đẹp mắt và hài hòa phù hợp với ngành nghế của công ty

Trong các cuộc hội họp hay các chuyến đi công tác của lãnh đạo Công tythì người Thư ký có trách nhiệm tìm hiểu thông tin nội dung liên quan đến cuộchội họp hay chuyến công tác sau đó tiến hành lập kế hoạch, vạch ra những yêucầu cần và đủ, đối với các cuộc hội họp thì cần lực chọn địa điểm, sắp xếp hoặctrang trí cho phù hợp, đối với các chuyến đi công tác thì phải liên hệ với cơ quantiếp nhận chuyến đi, thông báo cho lãnh đạo về các thông tin liên quan đếnchuyến đi Phối hớp với các phòng ban chức năng có liên quan để thực hiệncông việc đạt hiệu quả cao

2.Khảo sát về công tác văn thư

- Văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành côngviệc, là một bộ phận không thể thiếu trong mọi cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạtquản lý của các cơ quan một phần phụ thuộc vào công tác văn thư

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng

Công ty đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong phòng đúng

về chuyên môn nghiệp vụ, tại các phòng ban của Công ty đã bố trí cán bộ kiêmnhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo về trình độ chuyên môn nghiệp vụtheo quy định, được định biên phù hợp với nhu cầu công tác của Công ty

2.2.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm

Văn bản đi: trong năm 2013 Công Ty Cổ phần Cơ Điện Daitec ban hànhkhoảng 410 văn bản, đến năm 2014 ban hành 500 các văn bản Thông báo, Báocáo, Quyết định, Công văn, Công văn mời, giấy mời… cho các đơn vị, cá nhân,các cấp, cơ sở

Và nhận 540 văn bản năm 2013 và 600 văn bản năm 2014, chủ yếu là cácvăn bản Hành chính như: Thông tư của Bộ Công Thương, Quyết định của Thủ

tướng Chính Phủ,Quyết định của Cục Điều tiết Điện lực….và các loại văn bảnthông thường khác đến tư các đơn vị, các ngành, các cấp, các cơ sở

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến

a) Văn bản đi

Là những văn bản do Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec ban hành nhămphục vụ và quản lý mọi hoạt động của công ty, bao gồm: các văn bản áp dụngquy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường Được thực hiên theođúng chuyên môn, thẩm quyền mà nhà nước quy định

- Kiểm tra thể thức, và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành một văn bản do cácchuyên viên hoặc các đơn vị soạn thảo thì bộ phận văn thư kiểm tra lại về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót sẽ kip thời báo cáongười có trach nhiệm xem xét và giải quyết

- Ghi số văn bản và ngày tháng văn bản

Sau khi đã đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày và có chữ ký chínhthức của lãnh đạo sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan

Đối với văn bản “ mật” được đánh số và đăng ký riêng

- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật(nếu có)

Bộ phận văn thư có nhiệm vụ giữ con dấu và đóng dấu lên các văn bản

mà do cơ quan soạn thảo và ban hành, trong hộp dấu có nhiều loại dấu khácnhau, bao gồm: dấu dấu tròn cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, đấucông văn đến, dấu chỉ mức độ khẩn, mật.…

- Đăng ký văn bản đi

Vì số lượng văn bản do cơ quan ban hành không nhiều nên tất cả cácloại văn bản hành chính đều được đánh số và đăng ký hỗn hợp

Tại Công ty thương được sủ dụng 2 loại sổ quản lý văn bản đi, một sổdành cho các loại hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng, các văn bản hànhchính khác được đăng ký ở sổ còn lại Văn bản mật đi được đăng ký và đánh sốtheo hệ thông số riêng

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sơ dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy vi tính Dù đăng ký bằng cách nào thì cán bộ vănthư cũng phải nhập đầy đủ các thông tin theo quy định

Mẫu đăng ký văn bản đi:

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị,người nhận bản lưu

Số lượn

g bản

Ghi chú

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi

Tùy vào kích thước và số lượng văn bản để lựa chọn phong bì

Gấp và cho văn bản vào bì, ghi tên và địa chỉ cơ quan, tên cá nhân,đơn

vị và địa chỉ nơi nhận văn bản Đóng dấu khẩn, mật và các dấu khác lên bì ( nếucó)

Chuyển phát văn bản đi: văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục pháthành sau đó được chuyển cho giao liên chuyển trục tiếp cho các đơn vị nhận vănbản tất cả các văn bản chuyển giao đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giaovăn đi, khi văn bản được chuyển tới người nhận văn bản phải ký vào sổ

Trong trường hợp nơi nhận ỏ xa cơ quan, việc chuyển phát văn bản điđược thực hiện bằng đường Bưu điện, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhânviên Bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ( nếu có)

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển chonơi nhận bằng máy Fax sau đó gửi bản chính

- Lưu và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Mỗi văn bản đi đều được lưu lại bản gốc; bản lưu văn bản đi được sắpxếp thứ tự đăng ký

Cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp

văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét và giảiquyết.

b) Văn bản đến

- Tổ chức quản lý văn bản đến:

Tất cả các văn bản từ cơ quan khác gửi đến, những tài liệu quan trọngmang về từ hội nghị, hoặc từ các chuyến đi công tác đều được gọi là văn bảnđến Nội dung, thể loại và tác giả của văn bản đến thường rất đa dạng, phức tạp.Sauk hi nhận các văn bản thi cán bộ văn thư cần kiểm tra phân loại sơ bộ, sau đóđóng dấu đến, ghi số đên, ngày đến, làm sổ đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến,ghi phiếu chuyển và phân loại xử lý theo một số trường hợp: Loại văn bảnthường; Loại văn bản chỉ mức độ khẩn; Loại văn bản chỉ mức độ mật Các loạivăn bản khi gửi tới Công ty mà không đúng thể thức hành chính thì Công ty sẽgửi trả lại nơi ban hành để thực hiện đúng theo đúng quy định nhà nước hiệnhành

Văn bản được chuyển đến Công ty ngày nào thì sẽ được chuyển ngayđến bộ phận có liên quan hoặc chậm nhất là ngày hôm sau để kịp thời giải quyết

Vì số lượng các phòng ban trong Công ty không nhiều cho nên tất cả các vănbản đều được chuyển đến các phòng ban theo đúng chức năng cụ thể Văn bảnchuyển đến Công ty có nhiều loại, ngoài những văn bản hành chính thôngthường thì những công văn, giấy tờ có đóng dấu khác với dấu bình thường như:hỏa tốc, thượng khẩn thì sẽ được gửi ngay đi và phân phối ngay lúc nhận được.Những công văn có đóng dấu “mật”, “tối mật” thì cán bộ văn thư chỉ được phépbóc bì ngoài hoặc vào sổ theo ký hiệu và nội dung bên ngoài bì Chuyển văn bảnđến cho đúng người nhận theo địa chỉ ghi ngoài bì, không được bóc xem hoặcchuyển cho đối tượng khác không phải là người nhận Các văn bản chuyển điphải đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất Theo dõi việc giảiquyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng trong mỗi cơ quan, đặc biệttrong việc thực hiện chức năng điều hành quản lý Đối với mỗi cơ quan thì việcban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa rất quan trọng, vì vậy mỗi văn bản

đi hoặc đến, ngào việc đăng ký, chuyển giao kịp thời, chính xác đến các đối

tượng có liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải quyết chặt chẽ sẽ mang

lại hiệu quả thực sự trong công tác quản lý của mỗi coq quan

Trong Công ty có một số mẫu sổ quản lý các văn bản đến:

- Sổ đăng ký văn bản đến

- Sổ chuyển giao văn bản đến

- Sổ đăng ký giấy mời

Được thực hiện và quản lý theo đúng mẫu mà em đã dược học tai trường

Nơi gửi

Số/kí hiệu

Ngày/

tháng văn bản

Nơi nhận/

người nhận

Tên loại và trích yếu nội dung

Ký nhận

Ghi chú

Mẫu dấu đến tại cơ quan có sự khác biệt so với mẫu dấu đến mà e được

biết khi học tại trường về nội dung:

Dấu được học tại trường:

Tên cơ quan

2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vầ đề, một sựviệc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của cơ quan Hồ

sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, là sản phẩm của toàn bộquá trình giải quyết công việc.không phải chờ khi công việc kết thúc xong mớilập hồ sơ hoặc đợi đến khi chỉnh lí mới lập hồ sơ Đồng thời chỉ các cơ quan, cánhân có thẩm quyền mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phéplàm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải quyết công việc lập,được tíên hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiệnhành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khinộp vào lưu trữ đạt yêu cầu Lập hồ sơ chỉnh lí do cán bộ lưu trữ lập trong quátrình chỉnh lí những tài liệu rời lẻ

Lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học,quản lí chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất

ý kiến, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học

Nội dung lập hồ sơ gồm có:

- Lấy một tờ bìa do văn thư cơ quan phát

Căn cứ Danh mụ hồ sơ, điền các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ:

+) Tên cơ quan, đơn vị;

+) Số, ký hiệu hồ sơ;

+) Tiêu đề hồ sơ

+) Thời hạn bảo quản;