Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Huệ Quang 3 1.1. Giới thiệu về công ty 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.3. Cơ cấu tổ chức 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng tổng hợp của Công ty TNHH Huệ Quang 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng tổng hợp 4 2.2. Bản mô tả công việc của phòng Tổng hợp 7 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại công ty TNHH Huệ Quang 7 3.1. Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 7 3.2. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Huệ Quang 9 Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13 I. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động văn phòng 13 1.1. Tiếp khách 13 1.2. Đãi khách 15 II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 16 2.1. Chương trình cồng tác năm 18 2.2. Chương trình công tác quý 18 2.3. Chương trình công tác tháng 18 2.4. Chương trình công tác tuần 18 III. Công tác tổ chức hội họp của cơ quan 19 3.1. Lập kế hoạch 19 3.2. Chuẩn bị hội nghị 19 3.3. Tiến hành Hội nghị 21 3.4. Những công việc thư ký làm sau Hội nghi 22 IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo trong cơ quan 23 4.1. Lập kế hoạch cho chuyến đi 24 4.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi 24 4.3. Những công việc thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi côngtác 25 4.4. Những công việc thư ký phải làm sau thời gian lãnh đạo đi công tác 26 V. Mô hình tổ chức phòng làm việc của phòng Tổng hợp công ty TNHH Huệ Quang 27 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo 27 5.2. Phòng Tổng hợp 27 VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 28 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo 28 6.2. Giao tiếp mới đồng nghiệp 30 6.3. Giao tiếp với khách 30 6.4. Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông 31 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 I. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong Công ty TNHH Huệ Quang 33 1.1. Ưu điểm 33 1.2. Hạn chế 34 II. Đề xuất những giải pháp 34 KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC 38

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Huệ Quang 1.1 Giới thiệu công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang .3 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng tổng hợp 2.1.1 Vị trí phòng tổng hợp 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang 2.2 Bản mô tả công việc phòng Tổng hợp III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người Thư ký văn phòng công ty TNHH Huệ Quang .5 3.1 Chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng .5 3.1.1 Đối với công việc tiếp khách 3.1.2 Đối với hoạt động đãi khách .6 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 3.1.4 Tổ chức hội họp 3.1.5 Tổ chức chuyến công tác .7 3.2 Khảo sát công tác văn thư Công ty TNHH Huệ Quang 3.2.2 Tổng số văn đến năm 3.2.3 Cách thức quản lý văn đến .8 3.2.4 Công tác lập hồ sơ hành Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 10 I Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 10 1.1 Tiếp khách 10 1.1.1 Đón khách 11 1.1.2 Giải công việc cho khách .11 1.1.3 Kết thúc trình giao tiếp .11 1.2 Đãi khách 11 1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 11 1.2.2 Chuẩn bị đãi khách 12 1.2.2.1 Lập danh sách khách mời 12 1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời 12 1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm 12 II Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 12 2.1 Chương trình cồng tác năm .14 2.2 Chương trình công tác quý 14 Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Chương trình công tác tháng .14 2.4 Chương trình công tác tuần 14 III Công tác tổ chức hội họp quan 14 3.1 Lập kế hoạch 14 3.2 Chuẩn bị hội nghị .15 3.2.1 Xây dựng chương trình nghị Hội nghị .15 3.2.2 Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời .15 3.2.3 Chuẩn bị địa điểm 16 3.2.4 Chuẩn bị thời gian 16 3.2.5 Chuẩn bị ghi biên Hội nghị .16 3.3 Tiến hành Hội nghị 16 3.3.1 Đón đại biểu 16 3.3.2 Điểm danh đại biểu 17 3.3.3 Duy trì trật tự thời gian công tác lễ tân 17 3.3.4 Chuẩn bị ghi biên Hội nghị .17 3.4 Những công việc thư ký làm sau Hội nghi 17 IV Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan .18 4.1 Lập kế hoạch cho chuyến 18 4.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến 18 4.2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác 18 4.2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến 19 4.2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 19 4.2.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông .19 4.2.5 Chuẩn bị giấy tờ 19 4.2.6 Chuẩn bị phí số yếu tố khác 19 4.3 Những công việc thư ký phải làm thời gian lãnh đạo côngtác 19 4.4 Những công việc thư ký phải làm sau thời gian lãnh đạo công tác 20 V Mô hình tổ chức phòng làm việc phòng Tổng hợp công ty TNHH Huệ Quang .20 5.1 Phòng làm việc lãnh đạo 20 5.2 Phòng Tổng hợp 21 VI Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng 21 6.1 Giao tiếp với lãnh đạo 21 .22 6.1.1 Cách xưng hô .23 6.1.2 Cách đứng .23 6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp 23 6.1.4 Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo 23 6.2 Giao tiếp đồng nghiệp 24 6.3 Giao tiếp với khách 24 6.4 Giao tiếp phương tiện truyền thông 24 6.4.1 Giao tiếp điện thoại 24 6.4.2 Giao tiếp thư điện tử 25 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 26 I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký Công ty TNHH Huệ Quang 26 Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Ưu điểm 26 1.2 Hạn chế .27 II Đề xuất giải pháp .27 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 30 Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Hiện thay đổi, đổi chế quản lý Nhà nước từ chế hóa tập trung sang chế hóa thị trường, kinh tế Việt Nam có bước chuyển biến kinh tế vững chắc, quan hệ sản xuất điều chỉnh phù hợp với tính chất trình độ yêu cầu lượng chế sản xuất thị trường, tạo cho doanh nghiệp có nhiều hội Cùng với tăng trưởng vượt bậc nhiều năm gần làm cho nhiều công ty, nhà máy xí nghiệp mọc lên ngày nhiều điều đặc biết quan tổ chức cần phải có phận văn phòng Hòa chung với thay đổi nỗ lực Khoa quản trị văn phòng nói chung phận văn phòng nói riêng để đáp ứng nguồn nhân lực nhu cầu cho xã hội Với thời kỳ hành hay văn phòng giữ vị trí quan trọng doanh nghiệp quan nhà nước dù lớn nhỏ Nếu giao thông mạch máu đất nước văn phòng ví hệ thần kinh người Bởi văn phòng trung tâm cầu nối đảm bảo cho hoạt động quan cách thông suốt Hoạt động văn phòng góp phần vào thành bại doanh nghiệp, tổ chức mà văn phòng phải quản lý cách khoa học, hiệu quả, đồng thời phải có cán đội ngũ nhân viên, văn phòng chuyên nghiệp động giúp cho doanh nghiệp quan tổ chức tiến hành thành công đạt hiệu chất lượng cao Nhận thấy tầm quan trọng nắm bắt xu thuế yêu cầu cấp thiết xã hội trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cho xã hội đội ngũ cán nhân viên phòng có lực chuyên môn phẩm chất đạo đức Với phương châm "học đôi hành, lý luận gắn liền với thực tiễn" rút ngắn khoảng cách lý thuyết thực hành trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức giúp đỡ cho sinh viên năm cuối ngành "Thư ký văn phòng " chúng em thực tập làm việc trực tiếp với ngành nghề học Với thời gian thực tập không dài từ 16 tháng tới 05 tháng 05 năm 2015 phòng tổng hợp Công Ty TNHH Huệ Quang giúp em học hỏi, trau dồi kiến thức mà em học trường vận dụng vào thực tiễn, hội tốt giúp em thêm kiến thức để sau trở thành cán văn phòng Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên nghiệp Với giúp đỡ anh chị công ty giúp đỡ hai cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập Mặc dù cố gắng không tránh khỏi sai sót trình thực tập làm báo cáo em mong góp ý thầy cô cán quan, để em có thêm kinh nghiệm cho công việc sau Mọi tri tiết xin liên hệ với em qua địa Email sau: Trần Thị Hương - Lớp Thư ký văn phòng k7 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Địa email: tranthihuong1994tkvpk7@gmail.com Sdt: 01699127447 Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Hương Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Huệ Quang 1.1 Giới thiệu công ty Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Huệ Quang công ty hoạt động với ngành nghề chuyên cấp tủ điện, tủ điện công nghiệp, cáp điện, vé máy bay, bán buôn sản phẩm khí, máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện, phục vụ cho công trình xây dựng Doanh nghiệp hoạt động tư nhân với kinh nghiệm gần 10 năm hoạt động thị trường Phương châm hoạt động công ty phát triển chất lượng, uy tín mong muốn đáp ứng tối đa hóa cho thị trường người tiêu dùng với sản phẩm đại chất lượng phù hợp giá túi tiền người tiêu dùng Trải qua gần 10 năm làm việc học hỏi công ty dần khẳng định uy tín giới doanh nghiệp Địa chỉ: số Ngọc Lâm - Long Biên - Hà Nội Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điện thoại : 0438736912/ 09042939 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103245844 ngày 15/01/2009 phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế Hoạch đầu tư Hà Nội cấp, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty lĩnh vực ngành nghề kinh doanh chính, bao gồm: - Lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng - Sản xuất kinh doanh cáp điện, điện, vé máy bay - Buôn bán vật liệu xây dựng: máy móc,thiết bị điện, 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Huệ Quang tổ chức hoạt động điều hành theo mô hình tư nhân, công ty TNHH tuân thủ theo quy định pháp luật hành Với kinh nghiệm gần 10 năm xây dựng phát triển, đội ngũ lao động công ty lên tới gần 100 người, có 30% cán công nhân có trình độ đại học cao đẳng, 60% công nhân lao động trực tiếp có trình độ tay nghề cao đạt trung cấp trở lên, 10% cán có cấp thạc, tiến sĩ ( Sơ đồ máy phụ lục 01 ) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng tổng hợp 2.1.1 Vị trí phòng tổng hợp Là phòng chức giúp ban điều hành quản lý điều hành hoạt động chung Công ty, tham mưu tư vấn giúp việc cho Ban điều hành theo chức đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác trị, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội tiến độ thực công tác hoạt động hành *Nhiệm vụ chính: - Quản lý hành hoạt động văn phòng công ty - Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng công ty - Bảo vệ an toàn cho công ty Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ban hành theo dõi chế độ cho người lao động, phân tích hiệu người lao động công ty để xếp nhân cho hợp lý Với chức Phòng Tổng hợp trợ giúp cho ban điều hành nắm biến động nhân sự, tình hình thực quy định chung Công ty từ có sách phù hợp để vừa quản lý tốt người lao động vùa phát huy sáng tạo họ công việc Đồng thời Phòng tổng hợp phòng ban khác phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu cao công việc 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: a Quản lý hành hoạt động văn phòng công ty - Thực giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch công ty - Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển điện thoại phận người gọi - Tiếp nhận loại ăn thư từ, tài liệu từ bên ngoài, sử lý chuyển đến người phận cần nhân - Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ thời hạn yêu cầu - Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội Công ty - Quản lý dấu, thực nghiêm túc quy định nhà nước quản lý dấu - Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết phòng ban, trình duyệt, mua chuyển kho công ty - Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Quản lý trang thiết bị Công ty - Quản lý kho hàng, vật liệu công ty - Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản toàn Công ty, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản - Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản tràn thiết bị - Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị công ty, nhân viên công ty, xử lý kịp thời tượng tiêu cực xảy - Tham gia bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy c Thực sách nhân - Kiểm tra chấp hành quy chế, nội quy, vệ sinh công ty - Thực chế độ đời sống ( Hiếu, hỉ, lế tết ) - Thiết lập quản lý hồ sơ nhân - Phân tích đánh giá hiệu công việc người lao động - Theo dõi cập nhật nhân phận theo tuần - Xây dựng kế hoạch sát hạch nhân sự, xếp đào tạo tuyển dụng - Kết hợp với phòng Kế toán theo dõi lương thực - Thực chế độ sách cho người lao động : Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, chế độ sinh con, nghỉ phép - Theo dõi thực nội quy, quy chế công ty tổng hợp đề xuất để khen thưởng, kỷ luật nhân viên 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang ( sơ đồ cấu tổ chức xem phụ lục 02 ) 2.2 Bản mô tả công việc phòng Tổng hợp ( Xem phụ lục 03 ) III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người Thư ký văn phòng công ty TNHH Huệ Quang 3.1 Chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Người thư ký ví phin pha cà phê để từ vấn đề sàng Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lọc đánh giá sơ * Chức năng: - Giải phóng thủ trưởng khỏi công việc vụ tạo điều kiện cho khả lao động sáng tạo lãnh đạo - Giúp lãnh đạo tiếp khách lãnh đạo vắng - Tổ chức phòng làm việc khoa học - Tổ chức hội họp - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 3.1.1 Đối với công việc tiếp khách *Thư ký có vai trò: - Xây dựng lịch hẹn - Cung cấp đầy đủ thông tin vị khách, mục đích khách - Chuẩn bị tài liệu liên quan để giải vấn đề cho khách Ví dụ : Có khách hàng đến Văn phòng công ty TNHH Huệ Quang để đặt mua vật liệu xây dựng thư ký người thay mặt cho lãnh đạo giải công việc cho khách hàng Thư ký cung cấp thông tin cho lãnh đạo: tên khách hàng, địa , mục đích đến quan Thư ký cung cấp thông tin cho khách: giá vật liệu, quy cách, số lượng, giải câu hỏi thắc mắc khách, sau giải thủ tục thư ký lên lịch hẹn cho lãnh đạo 3.1.2 Đối với hoạt động đãi khách *Người thư ký có nhiệm vu : - Cung cấp thông tin mục đích việc đãi khách - Cung cấp thông tin hình thức chọn tổ chức - Cung cấp thông tin có liên quan đến khách tham gia tiệc chiêu đãi Ví dụ: Ngày 15/04/2015 công ty TNHH Huệ Quang có tổ chức tiệc chiêu đãi đối tác hợp tác lâu dài nhà hàng 54 ngọc lâm Người thư ký phải cung cấp thông tin buổi tiệc, cách thức tổ chức Cung cấp cho lãnh đạo thời gian, địa điểm 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học Người thư ký tìm hiểu cách bố trí, xếp vật dụng, máy móc, thiết Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bị phòng cho hợp lý phù hợp diện tích, môi trường làm việc Tìm hiểu vật dụng máy móc cần cho văn phòng Hiểu rõ mục đích việc bố trí Ví dụ: Trong phòng làm việc công ty cần có trang thiết bị: máy vi tính, máy photo, máy fax, điện thoại, bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ để tài liệu Người thư ký phải bố trí trang thiết bị cho phù hợp với môi trường diện tích, đặc biết phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng Trong phòng có hoa tươi tạo không khí thoáng đãng 3.1.4 Tổ chức hội họp Hội họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có không khí trang trọng, tổ chức hội họp người thư ký cần: - Nắm rõ mục đích yêu cầu họp - Cung cấp thông tin họp: thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức - Ghi lại biên họp Ví dụ: Cứ đầu tuần công ty lại có họp giao ban, Phạm Thu Trang - Thư ký có vai trò cung cấp thông tin, địa điểm, thời gian, thành phần Chuẩn bị phòng họp ghi biên họp 3.1.5 Tổ chức chuyến công tác *Khi tổ chức chuyến công tác người thư ký cần: - Xác định rõ mục đích, nội dung chuyến - Cung cấp việc diễn thời gian công tác - Cung cấp thông tin liên quan cho lãnh đạo: thời gian, địa điểm, thành phần, phương tiên - Chuẩn bị giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến di 3.2 Khảo sát công tác văn thư Công ty TNHH Huệ Quang Công ty TNHH Huệ Quang có bố trí ba, cán văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, công ty tạo điều kiện cho cán tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ - Cán văn thư thực tốt công tác văn thư, đảm bảo việc cung cấp Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.1.1 Cách xưng hô - Thư ký thể vị trí mình, tự tin thân tôn trọng lãnh đạo - Xưng hô - sếp, em - anh - Biết cách lắng nghe lãnh đạo, hể người tôn trọng người khác, ham học hỏi biết lắng nghe - Luôn lắng nghe tuân theo định quản lý nhà lãnh đạo 6.1.2 Cách đứng - Thư ký thể phong thái đứng lịch thiệp, dáng ngắn, đường hoàng, trang nghiêm, không liếc ngang liếc dọc, không nhảy lò cò, không chạy lúc vội 6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp - Khi giao tiếp thư ký có sử dụng hành động phi ngôn ngữ, nét mặt, điệu - Khi nói chuyện giữ thái độ lịch sự, không nói từ nóng, từ đa nghĩa - Cách nói chuyện sáng ngôn từ, thông tin khách quan, rõ ràng xác - Thư ký không nói nhanh, chậm 6.1.4 Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo - Thư ký bày tỏ quan điểm lãnh đạo , nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có thắc mắc thẳng thắn trung thực cấp trên, không a dua, xu nịnh, luồn cúi Sinh viên : Trần Thị Hương 23 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.2 Giao tiếp đồng nghiệp - Thư ký người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo phạm vi hoạt động thu ký không giới hạn mối quan hệ với lãnh đạo mà với đồng nghiệp - Thư ký công ty TNHH Huệ Quang tôn trọng đồng nghiệp, hợp tác đoàn kết sẵn sàn chia se quyền lợi trách nhiệm với nhân viên quan - Luôn lắng nghe ý kiến, tham khảo ý kiến đồng nghiệp vấn đề chung quan, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, đoàn kết hợp tác công việc - Biết phối hợp, đoàn kết, thương yêu nhau, có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác với đồng nghiệp công ty - Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp, quan tâm tới đời sống đồng nghiệp, chia sẻ khó khăn công việc sống 6.3 Giao tiếp với khách Thư ký người thường xuyên tiếp súc khách hàng, người đến công ty để làm việc, trao đổi, mua bán, giao tiếp khách thư ký công ty giao tiếp lịch sự, nhã nhặn - Nói chuyện rõ ràng, không tỏ thái độ khó chịu, quát mắng khách, không nói lời thô thiển, khiếm nhã nói chuyện - Luôn nhiệt tình, hiếu khách giao tiếp khách dù vị khách đến mục đích - Khi giao tiếp khách thư ký công ty tập trung cao độ không làm việc riêng tư 6.4 Giao tiếp phương tiện truyền thông 6.4.1 Giao tiếp điện thoại * Giao tiếp điện thoại ngày phổ biến tính tiện lợi nhanh chóng nên nói điện thoại thư ký công ty làm việc: - Khi giao tiếp điện thoại thư ký suy nghĩ kỹ trước nói - Điều chỉnh tốc độ nói cho phù hợp - Thư ký công ty dảm bảo nguyên tác xưng danh, nói giọng nhỏ nhẹ, không sử dụng từ địa phương Sinh viên : Trần Thị Hương 24 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Khi nghe điện thoại thư ký tập trung vào trình giao tiếp, kết hợp với đặt câu hỏi suy nghĩ - Nghe kết hợp với ghi lại thông tin cần thiết - Không ngắt lời đối tượng giao tiếp - Thường xuyên sử dụng cụm từ vâng, dạ, hiểu 6.4.2 Giao tiếp thư điện tử - Sắp xêp nội dung thư theo thứ tự: nội dung quan trọng cần bàn luận hay thông báo trước sau bổ sung thêm thông tin cần thiết - Trình bày email dễ đọc, dễ hiểu, sử dụng văn nói viết Email - Đọc sửa lỗi tả gửi thu Đánh giá ưu điểm hạn chế giao tiếp người Thư ký công ty TNHH Huệ Quang * Ưu điểm: - Đã đảm bảo nguyên tắc xưng danh giao tiếp - Đội ngũ cán trẻ trung, động nên cách nói chuyện khách cởi mở, nhiệt tình - Các phòng bố trí trang thiết bị văn phòng, điện thoại thuận tiện giao tiếp *Hạn chế: - Bên cạnh ưu điểm việc giao tiếp người thư ký hạn chế làm việc theo cảm tính, tính kiên nhẫn chưa cao Sinh viên : Trần Thị Hương 25 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký Công ty TNHH Huệ Quang 1.1 Ưu điểm Được quan tâm, sát ban lãnh đạo công ty, công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm Phòng Tổng hợp - Đội ngũ cán văn phòng Công ty trẻ, họ làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao công việc - Hệ thống phòng làm việc tương đối thoáng mát - Công ty trọng đến việc đầu tư trang thiết bị cho văn phòng, tất phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công ty - Công nghệ thông tin, tốc độ internet cao, phục vụ nhu cầu cập nhập tìm kiếm thông tin cho cán bộ, nhân viên cách nhanh chóng - Cán nhân viên văn phòng có lực chuyên môn cao không ngừng học hỏi nâng cao trình đô 100% cán nhân viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên - Ban thư ký có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, xếp công việc khoa học Năng động nhiệt tình tỏng hoạt động, biết cách bố trí xếp phòng làm việc, tổ chức hội nghị, hội thảo hợp lý thuận tiện cho công việc - Các khâu nghiệp vụ thư ký trọng thực nghiêm túc Sinh viên : Trần Thị Hương 26 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Hạn chế * Trong thời gian thực tập công ty em thấy công ty giải công việc nhanh xác, kịp thời, nhiên hạn chế như: - Số lượng ban thư ký hạn chế mà khối lượng công việc nhiều nên tiến độ công việc chậm - Việc lập Hồ sơ sau trình có Hội nghị, Họp chưa thực trọng - Cách bố trí phòng làm việc chưa thực khoa học II Đề xuất giải pháp Từ vai trò, chức nhiệm vu Văn phòng ta thấy tầm quan trọng Văn phòng quan, doanh nghiệp Văn phòng phận thiếu, hoạt động Văn phòng ảnh hưởng tới việc quản lý, điều hành quan, mà đòi hỏi văn phòng phải trang bị đầy đủ phương tiện khoa học kỹ thuật, độ ngũ cán nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ cao, hoạt động cách khoa học, kỷ cương nề nếp để vận dụng hành tốt máy công việc văn phòng Từ em xin đưa ý kiến để khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm - Lãnh đạo Công ty cần quan tâm tới công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng, mở lớp đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn trình độ ngoại ngữ cho toàn thể nhân viên công ty - Quan tâm nhiều đến chế độ ưu đãi khen thưởng để tạo thêm động lực cho nhân viên làm việc - Hiện đại hóa phần mềm quản lý văn - Cần bổ sung thêm nhân viên để tiến độ làm việc nhanh chóng thuận tiện - Trong công tác tổ chức Hội nghi, chuyến công tác cần lập kế hoạch cụ thể, văn tài liệu giấy tờ chuyến cần lưu giũ để lập hồ sơ - Công ty nên tổ chức cho nhân viên tham gia Hội thảo tổ chức phòng làm việc khoa học - Để công việc thuận lợi cần phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho người, phận công ty Sinh viên : Trần Thị Hương 27 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên ý kiến đóng góp đề xuất em, nhiều thiếu sót em mong nhận tiếp nhận quan tâm tới ý kiến Và em hy vọng công tác Văn phòng công ty ngày hoàn thiện đại KẾT LUẬN Trải qua trình tồn phát triển Công ty TNHH Huệ Quang khẳng định vị trí giới kinh doanh, mà công ty không ngừng xây dựng phát triển, cấu tổ chức dần hoàn thiện Qua trình thực tập tài Phòng Tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang giúp em có thêm thời gian tìm hiểu môi trường làm việc, cách thức làm việc thư ký văn phòng Đây thực thời gian có ích giúp em có thêm kinh nghiệm thực tế phục vụ cho việc hoàn thành báo cáo chuẩn bị hành trang vững trắc cho công việc sau Trong thời gian thực tập công ty em nhận quan tâm,giúp đỡ từ thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng anh, chi, công ty TNHH Huệ Quang Qua em xin gửi lời cảm ơn tới trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho chúng em có thời gian thực tập giúp chúng em hiểu rõ ngành nghề học,cũng lần đầu làm Sinh viên : Trần Thị Hương 28 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân viên văn phòng thực sự, làm việc học hỏi, tiếp xúc công việc mà sau phải làm nhiều điều giúp ích lớn cho bước ngoặc em, móng vững cho em sau Trong thời gian thực tập công ty từ ngày 16 tháng 04 đến ngày 05 tháng 05 năm 2015 khoảng thời gian không dài em nhận giúp đỡ tận tình người quan, em xin cảm ơn anh, chị, phòng Tổng hợp Đặc biệt em xin cảm ơn hai cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường giúp đỡ em trình thực tập, giúp em hoàn thành tốt báo Cuối em xin chúc người công ty toàn thể thầy cô khoa Quản trị Văn phòng có sức khỏe tốt thăng tiến đường công danh mình, chúc thầy Nguyễn Mạnh Cường trưởng Khoa Quản trị Văn phòng ngày lãnh đạo khoa tốt có nhiều chuyển biến Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nôi, ngày 20 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Hương Sinh viên : Trần Thị Hương 29 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ máy Công ty TNHH Huệ Quang Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc Thư ký Phòng Tổng hợp Phòng kế toán Sinh viên : Trần Thị Hương Phòng Kinh doanh 30 Phòng quản lý vật liệu Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ máy văn phòng công ty TNHH Huệ Quang Văn phòng Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Đội xe Phòng tổng hợp Phòng hành Nhà khách quan Phòng quản trị Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Đại diện văn phòng Phòng tuyên truyền thi đua Phòng kế toán Phụ lục 06: sơ đồ bố trí trang thiết bị làm việc văn phòng Sinh viên : Trần Thị Hương 31 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 10 G G G G G G G 3 G G Chú thích: Cửa vào Tủ đựng tài liệu Máy photo Bàn tiếp khách Bàn làm việc 10 Quạt Khay đựng tài liệu 11 Điều hòa Máy in G ghế Máy fax Máy tính Phụ lục 07: sơ đồ bố trí trang thiết bị phong làm viêc hoàn chỉnh 11 Sinh viên : Trần Thị Hương 10 32 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập G Trường Đại học Nội vụ Hà Nội G G G G G G G Chú thích; Cửa vào Tủ đựng tài liệu Máy photo Bàn tiếp khách Bàn làm việc 10 Quạt Khay đựng tài liệu Máy in 11 Điều hòa G Ghế Máy tính Máy fax Phụ lục 03: Bản mô tả công việc phòng Tổng hợp STT Mảng công viêc phụ Mô tả công việc trách Chánh văn phòng Là đầu mối xây dựng, tổ chức triển khai, giám sát công việc - Nội quy, quy chế - Lương, thưởng bảo hiểm, chế độ - Công tác tuyển dụng - Công tác đào tạo - Công tác hành - Chương trình hoạt động nội Sinh viên : Trần Thị Hương 33 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Nhân Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý chi phí chung hoạt động nội - Công tác tiền lương - Công tác bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN - Quyết toán TTNCN tháng, quý, năm - Quản lý nhân - Theo dõi, tổng hợp, đánh giá nhân viên - Theo dõi, tổng hợp khen thưởng, kỷ luật - Triển khai chương trình hoạt động nội - Chế độ cán nhân viên: ốm, hiếu hỉ, sinh Hành tổng hợp nhật, ma chay - Công tác đào tạo - Công tác tuyển dụng - Công tác Hành tổng hợp - Giám sát thực Nội quy, Quy chế - Giám sát hoạt động Công ty thành viên, IT chi nhánh - Quản lý hệ thống mạng máy tính, điện thoại, trang web - Quản lý lưu trữ phần mềm - Quản lý tài sản trang thiết bị - Thực mua sắm, sửa chữa tài sản Thư ký - Hỗ trợ công tác tuyển dụng - Quản lý tài liệu HĐQT, tài liệu pháp lý gốc Công ty - Công tác thư ký tổng hợp : + Theo dõi tổng hợp trình ký tài liệu + Lập biên họp, báo cáo + Chuẩn bị hậu cần cho thành viên Ban điều hành ban điều hành công tác Lễ tân, văn thư - Công tác lễ tân - Công tác văn thư Sinh viên : Trần Thị Hương 34 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý văn phòng phẩm Sinh viên : Trần Thị Hương 35 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Mẫu sổ công văn đến STT Tên tài Số ký Nơi Ngày Ngày Người Đơn vị Ký liệu hiệu phát phát đến nhận nhân nhận văn hành hành Sinh viên : Trần Thị Hương 36 Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Mẫu sổ công văn STT Số ký Ngày Trích yếu hiệu văn tháng ban nội dung hành Sinh viên : Trần Thị Hương 37 Ngày gửi Nơi nhận Ghi Lớp : Thư ký văn phòng K7