MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I 3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Đầu Tư và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng ban. 3 1.3. Cơ cấu tổ chức 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 4 2.1.1. Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp: 4 2.1.2. Nhiệm vụ chính: 5 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 5 2.2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng 7 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 7 3.1. Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 7 3.1.1. Đối với công việc tiếp khách : 9 3.1.2. Đối với công việc tổ chức hội họp 9 3.1.3. Đối với công việc tổ chức phòng làm việc khoa học 10 3.1.4. Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác 11 3.1.5. Đối với công việc đãi khách 11 3.1.6. Khảo sát về công tác văn thư 11 3.1.7. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 11 3.1.8. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 12 3.1.9. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 12 3.1.10. Công tác lập hồ sơ hiện hành 13 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 16 1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 16 1.1. Tiếp khách 16 1.1.1. Đón khách 17 1.1.2. Giải quyết công việc cho khách 18 1.1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp 18 1.2. Đãi khách 20 1.2.1. Lựa chọn hình thức đãi khách 21 1.2.2. Chuẩn bị đãi khách 21 II. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm và hạn chế. 23 2.1. Chương trình công tác năm 24 2.2. Chương trình công tác quý 25 2.3. Chương trình công tác tháng 25 2.4. Chương trình công tác tuần 25 III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 25 3.1. Lập kế hoạch hội nghị 26 3.2. Chuẩn bị hội nghị 26 3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị 27 3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời 28 3.2.3. Chuẩn bị địa điểm hội nghị 28 3.2.4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 29 3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 29 3.3. Tiến hành hội nghị 29 3.3.1. Đón đại biểu 29 3.3.2. Điểm danh đại biểu 29 3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân 30 3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 30 3.4. Những công việc phải làm của Thư ký sau Hội nghị 30 IV. Vai trò của người Thư Ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 31 4.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác 31 4.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 32 4.2.1. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi 32 4.2.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi 33 4.2.3. Chuẩn bị tài liệu, tư liệu 33 4.2.4. Chuẩn bị về phương tiện giao thông 34 4.2.5. Chuẩn bị giấy tờ 34 4.2.6. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 34 4.3. Những công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác 35 4.4. Những công việc phải làm của thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo 35 V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng lãnh đạo, văn phòng làm việc) nơi sinh viên thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho phù hợp 36 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo 36 5.2. phòng Hành chính – Tổng hợp: 40 VI. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 42 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo 42 6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo 42 6.1.2. Cách đi đứng 43 6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 43 6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo 43 6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp 44 6.3. Giao tiếp với khách 44 6.4. Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông 45 6.4.1. Giao tiếp điện thoại 45 6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử 46 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập. 47 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 48 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .3 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập .3 1.1.Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH Đầu Tư Phát Triển Công Nghệ Đức Anh 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban 1.3.Cơ cấu tổ chức II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập II.1.Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng II.1.1.Vị trí phòng Hành – Tổng hợp: .4 II.1.2.Nhiệm vụ chính: II.1.3.Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: .5 II.2.Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng vị trí khác máy văn phòng .7 III.Khảo sát tình hình hoạt động công tác người thư ký văn phòng quan thực tập .7 III.1.Chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng III.1.1.Đối với công việc tiếp khách : .9 III.1.2.Đối với công việc tổ chức hội họp .9 III.1.3.Đối với công việc tổ chức phòng làm việc khoa học 10 III.1.4.Đối với việc tổ chức chuyến công tác 11 III.1.5.Đối với công việc đãi khách .11 III.1.6.Khảo sát công tác văn thư 11 III.1.7.Biên chế, trình độ, cán văn thư phòng 11 III.1.8.Tổng số văn đến năm .12 III.1.9.Cách thức quản lý văn đến 12 III.1.10.Công tác lập hồ sơ hành 13 PHẦN II 16 Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 16 1.Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 16 1.1.Tiếp khách .16 1.1.1.Đón khách 17 1.1.2.Giải công việc cho khách 17 1.1.3.Kết thúc trình giao tiếp .18 1.2.Đãi khách 20 1.2.1.Lựa chọn hình thức đãi khách 21 1.2.2.Chuẩn bị đãi khách 21 II.Tìm hiểu nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm hạn chế .23 II.1.Chương trình công tác năm 24 II.2.Chương trình công tác quý 24 II.3.Chương trình công tác tháng 25 II.4.Chương trình công tác tuần 25 III.Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế .25 III.1.Lập kế hoạch hội nghị 26 III.2.Chuẩn bị hội nghị 26 III.2.1.Xây dựng chương trình nghị hội nghị 26 III.2.2.Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời 28 III.2.3.Chuẩn bị địa điểm hội nghị .28 III.2.4.Chuẩn bị thời gian hội nghị .28 III.2.5.Chuẩn bị ghi biên hội nghị 29 III.3.Tiến hành hội nghị .29 III.3.1.Đón đại biểu .29 III.3.2.Điểm danh đại biểu 29 III.3.3.Duy trì trật tự thời gian công tác lễ tân 29 III.3.4.Chuẩn bị ghi biên Hội nghị 30 Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III.4.Những công việc phải làm Thư ký sau Hội nghị .30 IV.Vai trò người Thư Ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 31 IV.1.Lập kế hoạch chuyến công tác 31 IV.2.Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác 32 IV.2.1.Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến 32 IV.2.2.Chuẩn bị nội dung chuyến 32 IV.2.3.Chuẩn bị tài liệu, tư liệu 33 IV.2.4.Chuẩn bị phương tiện giao thông 33 IV.2.5.Chuẩn bị giấy tờ 33 IV.2.6.Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác 34 IV.3.Những công việc thư ký thời gian lãnh đạo công tác .34 IV.4.Những công việc phải làm thư ký sau chuyến công tác lãnh đạo .34 V.Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng lãnh đạo, văn phòng làm việc) nơi sinh viên thực tập bố trí lại sơ đồ cho phù hợp 35 V.1.Phòng làm việc lãnh đạo 35 V.2.phòng Hành – Tổng hợp: 40 VI.Tìm hiểu kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế .42 VI.1.Giao tiếp với lãnh đạo 42 VI.1.1.Cách xưng hô với lãnh đạo .42 VI.1.2.Cách đứng 43 VI.1.3.Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp 43 VI.1.4.Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo 43 VI.2.Giao tiếp với đồng nghiệp 44 VI.3.Giao tiếp với khách 44 VI.4.Giao tiếp phương tiện truyền thông .45 VI.4.1.Giao tiếp điện thoại 45 VI.4.2.Giao tiếp thư điện tử .46 PHẦN III 46 Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập .47 II.ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 48 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đối với hoạt động tổ chức công tác hành văn phòng có vai trò quan trọng việc thực mục tiêu, đặc biệt công tác quản lý Cùng với xu hội nhập mở cửa Việt Nam, doanh nghiệp hình thành ngày nhiều đặt yêu cầu cấp thiết hành hoạt động quản lý doanh nghiệp Với vai trò tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan việc đổi nâng cao chất lượng thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu suất lao động Để làm điều việc hoàn thiện kỹ cho người thư ký quan trọng Theo đó, người thư ký có hội khẳng định công việc.Thực tế công việc cho thấy doanh nghiệp hay quan nhà nước thư ký đóng vai trò, vị trí quan trọng việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo.Thư ký người hỗ trợ giúp cho lãnh đạo công việc hàng ngày, cầu nối phận với lãnh đạo….Nắm bắt nhu cầu thực tế đó, trường ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI thành lập ngành thư ký văn phòng nhằm đào tạo cán thư ký có khả trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu xã hội công việc đặt ra.Và để lý thuyết không rời với thực tiễn nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập để tiếp xúc với công việc thực tế nhằm củng cố vận dụng kiến thức học vào công việc Thực quy chế đào tạo trường, sau nhận Quyết định thực tập em liên hệ đến thực tập văn phòng Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Công nghệ Đức Anh từ ngày 16/3/2015 đến ngày 5/5/2015 Trong trình thực tập em học nhiều điều bên cạnh em tiếp xúc với nhiều máy đại cần thiết quan như: máy photocopy, máy tính, máy chiếu, máy fax….Đây trang thiết bị hỗ trợ nhiều trình làm việc quan, điều mà học trường học lý thuyết mà thực hành nhiều hạn chế.Như qua đợt thực tập em tích lũy thêm cho kiến thức kinh nghiệm, hành trang giúp em công việc sống sau Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội dung báo cáo gồm phần: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐỨC ANH Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Do thời gian thực tập, kiến thức nghiệp vụ kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi sai sót Kính mong thầy cô anh chị Công ty giúp đỡ để báo cáo em có giá trị mặt lý luận thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Phạm Thị Thùy Anh Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH Đầu Tư Phát Triển Công Nghệ Đức Anh Tên công ty: TNHH Đầu Tư Phát Triển Công Nghệ Đức Anh Địa điểm giao dịch: Phòng 309, NC3, phố Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội SĐT: 04.35539738 Fax:05112765007 Mã số thuế: 0101547663 Được thành lập vào ngày 01 tháng 10 năm 2004, công ty TNHH Đầu Tư Phát Triển Công Nghệ Đức Anh tập trung vào phát triển lĩnh vực sản xuất kinh doanh thương mại Với 10 năm kinh nghiệm, công ty không cung cấp cho khách hàng sản phẩm tốt mà đem lại uy tín nơi bạn hàng, tin cậy nơi đối tác Ở giai đoạn đầu,công ty có vốn khởi động 250 triệu đồng lực lượng lao động có người.Cho đến nay,vốn công ty đạt 22 tỷ đồng tổng số lao động 20 người.95% nhân viên công ty tốt nghiệp đại học với chuyên ngành Kinh Tế,Công Nghệ Kinh doanh quốc tế 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban Căn vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0101547663 Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty lĩnh vực ngành nghề kinh doanh chính: Công ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh công ty thương mại chuyên in ấn, sản xuất sản phẩm nhựa,kẹp file, thiết kế dịch vụ đồ họa,quảng cáo in ấn thương mại 1.3 Cơ cấu tổ chức Như doanh nghiệp có quy mô nhỏ,cơ cấu quản lý công ty bao Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm Giám đốc,một Phó Giám đốc tài - hành Phó Giám đốc chuyên kĩ thuật.Giám đốc người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật kiểm soát hoạt động tất công ty Hai Phó Giám đốc giúp Giám đốc việc điều hành công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc chức phận họ.Phó giám đốc Tài - Hành chịu tất khía cạnh quản lý tài tài hoạt động công ty Nhiệm vụ phó giám đốc tài bao gồm quản lý nhân viên,tiền mặt kế toán quản lý rủi ro kiểm soát tài chính, ngân sách Chi tiết tình hình hoạt động kinh doanh công ty: Phòng Kế toán: Theo dõi tài sản,nợ phải trả,doanh thu chi phí công ty.Không cung cấp thông tin điều hành để quản lý mà theo dõi giao dịch Phòng thiết kế: Thiết kế logo,tờ rơi Phòng khách hàng: Sau dịch vụ bán hàng dịch vụ kỹ thuật lĩnh vực công nghệ thông tin kèm theo Phòng hành – tổng hợp: Quản lý hồ sơ số lượng nhân viên,giao dịch với công ty cung ứng nguyên vật liệu cấp phát văn phòng phẩm Phòng sản xuất: Lập kế hoach tiến hành sản xuất Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sản phẩm,mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm • Sơ đồ máy: (Phụ lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập II.1.Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng II.1.1.Vị trí phòng Hành – Tổng hợp: Là phòng chức giúp ban điều hành quản lý điềuhành hoạt động chung Công ty Tham mưu, tư vấn giúp việc cho Ban điều hành theo chức đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhận sự,công tác trị, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội tiến độ thực công tác hoạt động II.1.2.Nhiệm vụ chính: Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý hành hoạt động văn phòng công ty - Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng Công ty điều phối xe ô tô sở yêu cầu Ban điều hành phòng ban - Ban hành theo dõi chế độ cho người lao động, phân tích hiệu lao động người lao động Công ty để xếp nhân cho hợp lý - Bảo vệ an toàn cho Công ty Với chức phòng Hành – Tổng hợp trợ giúp cho Ban điều hành nắm biến động nhân sự, tình hình thực quy định chung Công ty từ có sách phù hợp để vừa quản lý tốt người lao động, vừa phát huy sáng tạo họ công việc Đồng thời phòng Hành – Tổng hợp phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu cao công việc II.1.3.Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: Quản lý hành hoạt động văn phòng Công ty - Thực giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với Công ty - Tiếp nhận loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý chuyển đến người phận cần nhận - Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng - Quản lý dấu, thực nghiêm túc quy định Nhà nước quản lý dấu - Quản lý điều phối hoạt động sử dụng xe ô tô - Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển điện thoại phận người gọi - Tổ chức chuyển công văn giấy tờ thời gian yêu cầu - Lập hệ thống quản lý công văn lưu tài liệu nội Công ty - Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết phòng ban, trình duyệt, mua chuyển vào kho Công ty Thực sách nhân - Thảo nội quy quy chế chỉnh sửa bổ sung cần thiết cho phù hợp với tình hình Công ty, thảo mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý - Thiết lập quản lý hồ sơ nhân - Theo dõi cập nhật biến động nhân phận theo tuần - Kiểm tra chấp hành nội quy quy chế, vệ sinh Công ty - Thực chế độ đời sống (hiếu, hỉ, lễ, tết…) Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực chế độ sách cho người lao động như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ sinh con, nghỉ phép - Theo dõi việc thực nội quy quy chế công ty tổng hợp đề xuất để xét khen thưởng, kỷ luật nhân viên - Xây dựng chế độ, quy định Công ty lao động - Kết hợp phòng kế toán xây dựng bảng lương theo dõi thực - Xây dựng kế hoạch sát hạch nhân sự, xếp, đào tạo, tuyển dụng - Phân tích đánh giá hiệu công việc người lao động từ phát triển nguồn nhân cho hợp lý Quản lý trang thiết bị Công ty - Lập sổ theo dõi tăn giảm tài sản trang thiết bị - Quản lý kho hàng, vật tư Công ty - Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản toàn Công ty, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản - Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị Công ty nhân viên Công ty, xử lý kịp thời tượng tiêu cực xảy - Thực điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình nhật ký xe, theo định kì kiểm tra đánh giá trạng xe để có kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng - Tham gia đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, tác nghiệp kịp thời có cố xảy - Kiểm soát giữ gìn an ninh trật tự xung quanh khu vực làm việc Công ty Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội V.2 phòng Hành – Tổng hợp: ưu điểm: Các phòng ban chuyên ngành có liên quan chặt chẽ, mật thiết với xếp bố trí gần tạo tiện nghi, thuận lợi việc trao đổi văn giấy tờ lại làm việc Phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết như: máy tính, điện thoại, máy in, máy fax… đồ dùng văn phòng, điều sở thúc đẩy người yên tâm làm việc có khả tập trung nâng cao trình độ chuyên môn Nhược điểm: - đồ trang thiết bị sơ sài cũ kỹ, cần phải thay trang thiết bị đại • Sơ đồ phòng Hành – Tổng hợp: Cửa vào Cửa sổ Máy tính Máy in + scan Điện thoại + fax Bàn làm việc Tủ tài liệu Ghế sofa Bàn tiếp khách 10 Máy photo 11 Điều hòa 12 Khung cảnh 13 Chậu cảnh 14 Ghế xoay 15 Tủ lạnh 16 Máy lọc nước 17 Bộ ấm chén 18.Ghế tiếp khách Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 40 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 14 14 6 3 4 5 18 10 18 13 4 8 12 15 16 Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 41 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp VI Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tìm hiểu kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế Kỹ giao tiếp vai trò quan trọng người thư ký đặc biệt hoạt động văn phòng, không nghệ thuật mà cách thức để người thư ký giao tiếp hiệu bên cạnh trình độ chuyên môn VI.1 Giao tiếp với lãnh đạo Tuy thời gian thực tập làm việc công ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh em không dài trình thực tập em tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư Ký hoạt động giao tiếp với lãnh đạo, qua kỹ học học quý báu cho thân Dưới kinh nghiệm thu nhận em kỹ giao tiếp người Thư Ký với lãnh đạo mình: Trước hết để tạo cho tâm lý thoải mái, tự tin xuất trước mặt lãnh đạo nói riêng nhân viên quan nói chung người Thư ký cần tạo cho vẻ bề lịch sự, trang trọng với trang phục phù hợp với vóc dáng thân môi trường làm việc quan, cộng với việc trang điểm nhẹ nhàng mang lại cho người Thư Ký vẻ tự tin tạo nên ấn tượng đẹp từ ban đầu với lãnh đạo Bên cạnh tạo ấn tượng cho lãnh đạo từ ban đầu người Thư Ký cần phải ý đến vấn đề sau: VI.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo Trong xưng hô giao tiếp với lãnh đạo, Thư Ký phải thể vị trí tự tin thân tôn trọng lãnh đạo Giao tiếp quan tránh xưng hô - cháu, bác - em mà thay vào xưng hô với giám đốc: với sếp với ngài Phải biết lắng nghe lãnh đạo Việc lắng nghe thể bạn người tôn trọng người khác, ham học hỏi lắng nghe mang lại cho bạn nhiều thông tin có giá trị cao Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 42 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Người Thư Ký cần lắng nghe tiếp thu ý kiến đạo cấp trên, định, phương án, chia sẻ công việc,tôn trọng,tin tưởng phục tùng định lãnh đạo Sự phục tùng xuất phát từ quyền lực hợp pháp lãnh đạo trao Việc giúp cho người Thư Ký thu thập nhiều thông tin cần thiết để tiến hành công việc hoạt động văn phòng Sự tôn trọng niềm tin Thư Ký lãnh đạo sở để xây dựng mối quan hệ bền vững Điều thể qua việc lắng nghe tuân theo định quản lý lãnh đạo VI.1.2 Cách đứng Thư Ký luôn phải ngắn, đường hòang, trang nghiêm, hay không liếc ngang liếc dọc, đặc biệt không nhảy lò cò lúc vội không nên chạy Một dáng đứng lịch, đường hoàng tạo ấn tượng tốt với lãnh đạo VI.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp Khi giao tiếp thư ký sử dụng thêm cử hành động phi ngôn ngữ, nét mặt, điệu để tăng khả thành công cho giao tiếp Khi nói chuyện cần đảm bảo nguyên tắc lịch sự, không nói từ lóng, đa nghĩa, cách nói chuyện phải sáng ngôn từ, thông tin nói cần phải khách quan, cách truyền đạt phải rõ ràng, xác, không nói nhanh hay chậm để tránh gây nhàm chán VI.1.4 Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo Biết lắng nghe không đồng nghĩa với việc ngồi im chỗ, người biết lắng nghe đồng thời người biết nói Thư ký phát biểu ý kiến việc để tạo cho lãnh đạo thấy lực tư bạn Nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có thắc mắc cần trình bày thẳng thắn trung thực, thuyết phục để cấp hiểu Cần có thái độ trung thành, trung thực, thẳng thắn, quan hệ với cấp trên, không a dua, xu nịnh, luồn cúi Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 43 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI.2 Giao tiếp với đồng nghiệp Thư ký người trợ lý cho lãnh đạo phạm vi hoạt động Thư Ký không giới hạn mối quan hệ với lãnh đạo Thư ký thực công việc có khả giao tiếp, thiết lập quan hệ với đồng nghiệp Cũng giao tiếp với lãnh đạo, giao tiếp với đồng nghiệp Thư Ký cần ý: - Chủ động mở đầu, tranh thủ thời gian gặp gỡ - Tránh nói lời, bị người khác đả kích nên tự kiềm chế mình, cần tránh thái độ nóng nẩy, giọng chủ quan nói, giận bất nhã xúc phạm đối tượng giao tiếp - Người Thư Ký cần tỏ thái độ tôn trọng, hợp tác, đoàn kết sẵn sàng chia sẻ quyền lợi trách nhiệm với đồng nghiệp quan - Luôn lắng nghe ý kiến, tham khảo ý kiến đồng nghiệp vấn đề chung quan, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, đoàn kết hợp tác công việc - Biết phối hợp, đoàn kết, thương yêu nhau, có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác với đồng nghiệp công ty - Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp: Giúp ích cho người cách gây thiện cảm tốt Do đó, Thư ký quan tâm tới đời sống đồng nghiệp, chia sẻ khó khăn công việc sống Chỉ có đồng nghiệp dành cho người Thư Ký tình cảm chân thành VI.3 Giao tiếp với khách Thư Ký người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, người đến công ty để làm việc,trao đổi,mua bán Hình ảnh Thư Ký duyên dáng với giao tiếp lịch sự, nhã nhặn tạo ấn tượng tốt đẹp công ty với khách , từ tăng hội hợp tác Khi giao tiếp với khách công việc: Thư Ký cần rõ ràng để khách nắm thông tin, không tỏ thái độ khó chịu, quát mắng khách, không nói từ thô thiển, khiếm nhã nói chuyện Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 44 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong giao tiếp với khách hàng, nhiệt tình thiếu để đảm bảo cho giao tiếp thành công Dù vị khách có đến mục đích hay không đòi hỏi người Thư Ký cần tỏ nhiệt tình, hiếu khách Khi giao tiếp với khách Thư Ký phải tập trung cao độ vào đối thoại Tuyệt đối không làm việc riêng như: cắt móng tay, móng chân, trang điểm…đây biều không tôn trọng khách VI.4 Giao tiếp phương tiện truyền thông VI.4.1 Giao tiếp điện thoại Giao tiếp điện thoại ngày sử dụng phổ biến tính tiện lợi nhanh chóng Khi giao tiếp điện thoại thư ký cần ý đến kỹ năng: • Kỹ nói điện thoại Suy nghĩ trước nói nguyên tắc giao tiếp điện thoại, thư ký phải điều chỉnh tốc độ nói cho phù hợp với tốc độ suy nghĩ cho phù hợp khả kiểm soát mục đích giao tiếp Khi nói điện thoại thư ký cần: - Đảm bảo nguyên tắc xưng danh Nói giọng nhỏ nhẹ đủ nghe Nói từ từ, không sử dụng từ địa phương Tránh nói dài dòng không vào mục đích chính… Khi nói cần kết hợp với việc lắng nghe tránh trường hợp nói phần đối tượng giao tiếp • Kỹ nghe điện thoại Khi nghe điện thoại thư ký cần ý: - Tập trung ý vào trình giao tiếp, kết hợp với đặt câu hỏi suy nghĩ - Nghe kết hợp với ghi lại thông tin cần thiết - Tránh ngắt lời đối tượng giao tiếp - Thể cho đối tượng giao tiếp biết quan tâm, ý cụm từ như: dạ, vâng, hiểu… Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 45 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp VI.4.2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giao tiếp thư điện tử Đối với thư ký để sử dụng thư điện tử cách có hiệu cần nắm vững số nguyên tắc sau: - Mỗi email chủ đề, không hiệu email bao gồm nội dung - Sắp xếp nội dung thư theo thứ tự: nội dung quan trọng cần bàn luận hay thông báo trước sau bổ sung thêm thông tin cần thiết - Không cần văn phong trang trọng viết email - Khi trình bày email phải dễ đọc, dễ hiểu, sử dụng văn nói viết email - Đọc, sửa lỗi tả trước gửi Ưu điểm: - Đã đảm bảo nguyên tắc xưng danh giao tiếp điện thoại - Đội ngũ cán trẻ trung, động nên cách nói chuyện cởi mở, nhiệt tình với khách hàng - Các phòng ban trang bị máy vi tính, điện thoại…thuận tiện việc giao tiếp Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm việc giao tiếp người thư ký không tránh khỏi hạn chế Trong giao tiếp công sở, hay giao tiếp với khách thư ký thiếu kiên nhẫn lắng nghe, áp lực công việc, nhiều yếu tố bên tác động, làm ảnh hưởng đến thái độ làm việc họ nhiều làm việc theo cảm tính PHẦN III Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 46 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập I.1 Ưu điểm: - Được quan tâm kịp thời sát ban lãnh đạo Công ty, công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng Quản lý – Tổng hợp - Đội ngũ nhân văn phòng Công ty trẻ nên họ làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao công việc - Hệ thống phòng làm việc rộng rãi, thoáng mát - Công ty trọng đến việc đầu tư trang thiết bị cho văn phòng Phòng làm việc tất phòng ban trang bị đại, bao gồm điện thoại, máy fax, máy vi tính, điều hòa, máy photo, máy in… công nghệ thông tin, phòng làm việc có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thông tin cán bộ, nhân viên - Cán bộ, nhân viên, cán văn phòng có lực chuyên môn cao không ngừng học hỏi nâng cao trình độ 100% cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ Đại học - Công tác lễ tân văn phòng Công ty thực nghiêm túc Khi giao tiếp với khách hàng niềm nở, nhiệt tình - Ban thư ký có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, xếp công việc khoa học Năng động nhiệt tình hoạt động, biết cách xếp phòng làm việc phòng hội nghị, hội thảo hợp lý thuận tiện cho công việc Góp phần không nhỏ vào việc xây dựng công ty vững mạnh - Các khâu nghiệp vụ Thư ký trọng thực nghiêm túc I.2 Nhược điểm: Trong thời gian thực tập, em thấy Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Công Nghệ Đức Anh giải công việc xác, nhanh chóng kịp thời Tuy nhiên, công ty tồn số điểm hạn chế sau: - Ban thư ký Công ty số lượng nhân viên hạn chế mà khối lượng công việc nhiều nên tiế độ làm việc chậm - Việc lập hồ sơ hội thảo chưa trọng thực hiện, nên việc tìm kiếm thông tin khó khăn - Cách bố trí văn phòng làm việc chưa thật khoa học Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 47 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM Để đảm bảo công tác văn phòng thực tốt càn trọng quan tâm công tác hoạt động Công ty nhằm phát huy ưu điểm khắc phục số nhược điểm tồn với việc nhanh chóng thuận tiện Cần bổ sung thêm nhân viên để đảm bảo tiến độ làm việc nhanh chóng thuận tiện Trong công tác tổ chức hội nghị tổ chức chuyến công tác, cần lập kế hoạch cụ thể, văn tài liệu họp, chuyến cần lưu giữ lập hồ sơ để phục vụ việc khai thác thông tin Công ty Công ty nên tổ chức cho nhân viên buổi hội thảo tổ chức phòng làm việc khoa học, tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức để nâng cao trình độ cho nhân viên Để công việc thực thuận lợi cần phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho người, phận Công ty Trách việc kiêm nhiệm nhiều việc ảnh hưởng đến kết công việc Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 48 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực tập thời điểm thuận lợi giúp cho sinh viên có hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tiễn, qua trình thực tập quan sinh viên vận dụng kiến thức học trường áp dụng vào thực tiễn công việc quan, có hội tìm hiểu công tác văn phòng, học hỏi kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc sau Với thời gian kiến tập công ty TNHH Đầu Tư Phát Triển Công nghệ Đức Anh bên cạnh việc vận dụng kiến thức thầy cô giảng dạy trường Đại học Nội Vụ em tích lũy cho kiến thức thực tế, kỹ làm việc nhóm khả giao tiếp với khách hàng em học tập công ty Đồng thời tìm hiểu tình hình thực tế, nghiệp vụ thư ký công tác quản trị văn phòng công ty Với thời gian có hạn kinh nghiệm em tích lũy thời gian thực tập hạn chế không tránh khỏi thiếu xót Em xin chân thành cảm ơn quý công ty tạo điều kiện cho em thời gian kiến tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô khoa Quản trị Văn phòng tận tâm hết lòng giúp đỡ em hoàn thiện tập Em mong nhận ý kiến đóng góp để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh 49 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: sơ đồ máy Công ty TNHH Đầu tư Phát triển công nghệ Đức Anh GIÁM ĐỐC THƯ KÝ PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG THIẾT KẾ PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh PHÒNG KHÁCH HÀNG PHÒNG SẢN XUẤT PHÒNG KINH DOANH Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Bản mô tả công việc phòng Hành – Tổng hợp stt mảng mô tả công việc phụ trách chánh văn phòng nhân văn thư IT Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh mô tả chi tiết tổ chức triển khai, giám sát công việc nội chính, bao gồm: - Nội quy, quy chế - Lương thưởng, bảo hiểm, chế độ - Công tác tuyển dụng - Công tác đào tạo - Quản lý tài sản, trang thiết bị… - Công tác hành chính: lễ tân, văn thư, bếp, bảo vệ, đội xe - Chương trình, hoạt động nội - Quản lý chi phí chung hoạt động nội - Giám sát thực nội quy, quy chế - Giám sát hoạt động Công ty… - Công tác tiền lương - Công tác tuyển dụng - Công tác bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN - Quyết toán TTNCN tháng, quý, năm - Quản lý nhân - Theo dõi tổng hợp đánh giá nhân viên - Theo dõi tổng hợp khen thưởng kỷ luật - Triển khai chương trình hoạt động nội - Chế độ CBNV: ốm đau, hiếu, hỉ, sinh nhật… - Công tác văn thư - Quản lý văn phòng phẩm - Quản lý ăn ca - Quản lý hệ thống mạng, hệ thống máy tính, điện thoại, trang web… - Quản lý lưu trữ phần mềm server - Quản lý tài sản, trang thiết bị… - Thực mua sắm sửa chữa tài sản, trang thiết bị… - Hỗ trợ công tác tuyển dụng Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp thư ký Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thư ký quản lý tài liệu, tài liệu pháp lý công ty - Công tác lễ tân - Công tác thư ký tổng hợp: • Theo dõi, tổng hợp trình ký tài liệu • Thư ký buổi họp, lập biên họp,báo cáo… • Tiếp tân khách thành viên ban điều hành • Thực chuẩn bị hậu cần cho thành viên ban điều hành ban điều hành công tác: tài liệu, vé, ăn, Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: mẫu sổ văn CÔNG TY TNHH TT – 254/BM – 05 ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ Soát xét lần: 00 ĐỨC ANH ngày:… SỔ CÔNG VĂN ĐI Ngày áp dụng: Những trang (trang 1,2,3…) sổ công văn có hình thức sau: stt sổ ký hiệu công văn ngày tháng ký văn Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh trích yếu nội dung ngày gửi nơi nhận ghi Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: mẫu sổ văn đến CÔNG TY TNHH TT – 254/BM – 06 ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ Soát xét lần: 00 ĐỨC ANH ngày:… SỔ CÔNG VĂN ĐẾN Ngày áp dụng: Những trang (trang 1,2,3…) sổ công văn đến có hình thức sau: stt tên tài liệu sổ ký hiệu CV nơi phát hành ngày phát hành ngày đến người nhận đơn vị nhận ký nhận Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7