Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ đức anh

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I 3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Đầu Tư và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng ban. 3 1.3. Cơ cấu tổ chức 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 4 2.1.1. Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp: 4 2.1.2. Nhiệm vụ chính: 5 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 5 2.2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng 7 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 7 3.1. Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 7 3.1.1. Đối với công việc tiếp khách : 9 3.1.2. Đối với công việc tổ chức hội họp 9 3.1.3. Đối với công việc tổ chức phòng làm việc khoa học 10 3.1.4. Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác 11 3.1.5. Đối với công việc đãi khách 11 3.1.6. Khảo sát về công tác văn thư 11 3.1.7. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 11 3.1.8. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 12 3.1.9. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 12 3.1.10. Công tác lập hồ sơ hiện hành 13 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 16 1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 16 1.1. Tiếp khách 16 1.1.1. Đón khách 17 1.1.2. Giải quyết công việc cho khách 18 1.1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp 18 1.2. Đãi khách 20 1.2.1. Lựa chọn hình thức đãi khách 21 1.2.2. Chuẩn bị đãi khách 21 II. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm và hạn chế. 23 2.1. Chương trình công tác năm 24 2.2. Chương trình công tác quý 25 2.3. Chương trình công tác tháng 25 2.4. Chương trình công tác tuần 25 III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 25 3.1. Lập kế hoạch hội nghị 26 3.2. Chuẩn bị hội nghị 26 3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị 27 3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời 28 3.2.3. Chuẩn bị địa điểm hội nghị 28 3.2.4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 29 3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 29 3.3. Tiến hành hội nghị 29 3.3.1. Đón đại biểu 29 3.3.2. Điểm danh đại biểu 29 3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân 30 3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 30 3.4. Những công việc phải làm của Thư ký sau Hội nghị 30 IV. Vai trò của người Thư Ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 31 4.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác 31 4.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 32 4.2.1. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi 32 4.2.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi 33 4.2.3. Chuẩn bị tài liệu, tư liệu 33 4.2.4. Chuẩn bị về phương tiện giao thông 34 4.2.5. Chuẩn bị giấy tờ 34 4.2.6. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 34 4.3. Những công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác 35 4.4. Những công việc phải làm của thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo 35 V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng lãnh đạo, văn phòng làm việc) nơi sinh viên thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho phù hợp 36 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo 36 5.2. phòng Hành chính – Tổng hợp: 40 VI. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 42 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo 42 6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo 42 6.1.2. Cách đi đứng 43 6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 43 6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo 43 6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp 44 6.3. Giao tiếp với khách 44 6.4. Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông 45 6.4.1. Giao tiếp điện thoại 45 6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử 46 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập. 47 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 48 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 3

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Đầu Tư và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng ban 3

1.3 Cơ cấu tổ chức 3

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 4

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 4

2.1.1 Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp: 4

2.1.2 Nhiệm vụ chính: 5

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 5

2.2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng 7

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 7

3.1 Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 7

3.1.1 Đối với công việc tiếp khách : 9

3.1.2 Đối với công việc tổ chức hội họp 9

3.1.3 Đối với công việc tổ chức phòng làm việc khoa học 10

3.1.4 Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác 11

3.1.5 Đối với công việc đãi khách 11

3.1.6 Khảo sát về công tác văn thư 11

3.1.7 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 11

3.1.8 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 12

3.1.9 Cách thức quản lý văn bản đi và đến 12

3.1.10 Công tác lập hồ sơ hiện hành 13

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 16

1 Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 16

1.1 Tiếp khách 16

1.1.1 Đón khách 17

1.1.2 Giải quyết công việc cho khách 18

1.1.3 Kết thúc quá trình giao tiếp 18

1.2 Đãi khách 20

1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 21

1.2.2 Chuẩn bị đãi khách 21

II Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm và hạn chế 23

2.1 Chương trình công tác năm 24

2.2 Chương trình công tác quý 25

2.3 Chương trình công tác tháng 25

2.4 Chương trình công tác tuần 25

III Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 25

3.1 Lập kế hoạch hội nghị 26

3.2 Chuẩn bị hội nghị 26

3.2.1 Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị 27

3.2.2 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời 28

3.2.3 Chuẩn bị địa điểm hội nghị 28

3.2.4 Chuẩn bị thời gian hội nghị 29

3.2.5 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 29

3.3 Tiến hành hội nghị 29

3.3.1 Đón đại biểu 29

3.3.2 Điểm danh đại biểu 29

3.3.3 Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân 30

3.3.4 Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 30

3.4 Những công việc phải làm của Thư ký sau Hội nghị 30

IV Vai trò của người Thư Ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 31

4.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 31

4.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 32

4.2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi 32

4.2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi 33

4.2.3 Chuẩn bị tài liệu, tư liệu 33

4.2.4 Chuẩn bị về phương tiện giao thông 34

4.2.5 Chuẩn bị giấy tờ 34

4.2.6 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 34

4.3 Những công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác 35

4.4 Những công việc phải làm của thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo 35

V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng lãnh đạo, văn phòng làm việc) nơi sinh viên thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho phù hợp 36

5.1 Phòng làm việc của lãnh đạo 36

5.2 phòng Hành chính – Tổng hợp: 40

VI Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế 42

6.1 Giao tiếp với lãnh đạo 42

6.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo 42

6.1.2 Cách đi đứng 43

6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 43

6.1.4 Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo 43

6.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 44

6.3 Giao tiếp với khách 44

6.4 Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông 45

6.4.1 Giao tiếp điện thoại 45

6.4.2 Giao tiếp bằng thư điện tử 46

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập 47

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 48

KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hành chính vănphòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt

là công tác quản lý Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, cácdoanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cấpthiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý ở mỗi doanh nghiệp.Với vai trò là tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thì việc đổi mới vànâng cao chất lượng của thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc cảithiện hiệu suất lao động Để làm được điều này thì việc hoàn thiện các kỹ năngcho người thư ký là hết sức quan trọng Theo đó, người thư ký càng có cơ hộikhẳng định mình trong công việc.Thực tế công việc cho thấy trong bất cứ mộtdoanh nghiệp hay cơ quan nhà nước nào thì thư ký cũng đóng một vai trò, vị tríquan trọng trong việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo.Thư ký là người hỗ trợgiúp cho lãnh đạo những công việc hàng ngày, là cầu nối giữa các bộ phận vớilãnh đạo….Nắm bắt được những nhu cầu thực tế đó, trường ĐẠI HỌC NỘI VỤ

HÀ NỘI đã thành lập ngành thư ký văn phòng nhằm đào tạo ra những cán bộthư ký có khả năng và trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu của xã hội vàcông việc đặt ra.Và để lý thuyết không ra rời với thực tiễn nhà trường đã tổ chứccho sinh viên đi thực tập để tiếp xúc với công việc thực tế nhằm củng cố và vậndụng những kiến thức mình đã học vào công việc Thực hiện quy chế đào tạocủa trường, sau khi nhận Quyết định thực tập em đã liên hệ và đến thực tập tạivăn phòng Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ Đức Anh từ ngày16/3/2015 đến ngày 5/5/2015 Trong quá trình thực tập em đã học được nhiềuđiều bên cạnh đó em còn được tiếp xúc với nhiều máy hiện đại rất cần thiếttrong cơ quan như: máy photocopy, máy tính, máy chiếu, máy fax….Đây lànhững trang thiết bị hỗ trợ rất nhiều trong quá trình làm việc của mọi cơ quan,một điều mà khi học trong trường chỉ học trên lý thuyết mà thực hành thì vẫncòn nhiều hạn chế.Như vậy qua đợt thực tập này em đã tích lũy thêm cho mìnhnhững kiến thức cũng như kinh nghiệm, nó sẽ là hành trang giúp em trong côngviệc cũng như trong cuộc sống sau này

Nội dung báo cáo gồm 3 phần:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHHĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐỨC ANH

Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Do thời gian thực tập, kiến thức nghiệp vụ và kinh nghiệm còn hạn chếnên bài báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những sai sót Kính mong cácthầy cô và các anh chị trong Công ty giúp đỡ để bài báo cáo của em có giá trịhơn về mặt lý luận cũng như thực tiễn

Em xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN Phạm Thị Thùy Anh

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Đầu Tư và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh

Tên công ty: TNHH Đầu Tư và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh

Địa điểm giao dịch: Phòng 309, NC3, phố Nhân Chính, quận ThanhXuân, Thành phố Hà Nội

SĐT: 04.35539738

Fax:05112765007

Mã số thuế: 0101547663

Được thành lập vào ngày 01 tháng 10 năm 2004, công ty TNHH Đầu Tư

và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh tập trung vào phát triển trong lĩnh vực sảnxuất và kinh doanh thương mại Với hơn 10 năm kinh nghiệm, công ty khôngchỉ cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất mà còn đem lại uy tín nơibạn hàng, sự tin cậy nơi đối tác

Ở giai đoạn đầu,công ty có vốn khởi động là 250 triệu đồng và lực lượnglao động chỉ có 6 người.Cho đến nay,vốn của công ty đạt 22 tỷ đồng và tổng sốlao động là 20 người.95% nhân viên của công ty đã tốt nghiệp đại học với cácchuyên ngành Kinh Tế,Công Nghệ và Kinh doanh quốc tế

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng ban.

Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0101547663 doPhòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, đã quy định rõ

về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty trên lĩnh vực và các ngành nghềkinh doanh chính: Công ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh

là một công ty thương mại chuyên về in ấn, sản xuất các sản phẩm nhựa,kẹp file,thiết kế dịch vụ đồ họa,quảng cáo in ấn thương mại

1.3 Cơ cấu tổ chức

Như một doanh nghiệp có quy mô nhỏ,cơ cấu quản lý của công ty bao

gồm một Giám đốc,một Phó Giám đốc tài chính - hành chính và một Phó Giámđốc chuyên về kĩ thuật.Giám đốc là người đứng đầu của công ty và chịu tráchnhiệm trước pháp luật và kiểm soát hoạt động của tất cả công ty Hai Phó Giámđốc giúp Giám đốc trong việc điều hành công ty và chịu mọi trách nhiệm trướcGiám đốc về các chức năng bộ phận của họ.Phó giám đốc Tài chính - Hànhchính chịu tất cả các khía cạnh quản lý tài chính và tài chính của các hoạt độngcông ty Nhiệm vụ chính của phó giám đốc tài chính bao gồm quản lý nhânviên,tiền mặt và kế toán quản lý rủi ro và kiểm soát tài chính, ngân sách.

Chi tiết về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:

 Phòng Kế toán: Theo dõi các tài sản,nợ phải trả,doanh thu và chi phícủa công ty.Không chỉ cung cấp thông tin hiện tại điều hành để quản lý mà còntheo dõi các giao dịch

 Phòng thiết kế: Thiết kế logo,tờ rơi

 Phòng khách hàng: Sau khi dịch vụ bán hàng và dịch vụ kỹ thuật tronglĩnh vực công nghệ thông tin kèm theo

 Phòng hành chính – tổng hợp: Quản lý hồ sơ và số lượng nhânviên,giao dịch với các công ty cung ứng nguyên vật liệu và cấp phát văn phòngphẩm

 Phòng sản xuất: Lập kế hoach và tiến hành sản xuất

 Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về sản phẩm,mởrộng thị trường tiêu thụ sản phẩm

II.1.2.Nhiệm vụ chính:

- Quản lý hành chính hoạt động văn phòng công ty

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng của Công ty điều phối xe ô tôtrên cơ sở yêu cầu của Ban điều hành và từng phòng ban

- Ban hành và theo dõi các chế độ cho người lao động, phân tích hiệuquả lao động của người lao động trong Công ty để sắp xếp nhân sự cho hợp lý

- Bảo vệ an toàn cho Công ty

Với các chức năng trên phòng Hành chính – Tổng hợp trợ giúp choBan điều hành nắm được các biến động nhân sự, tình hình thực hiện các quyđịnh chung của Công ty từ đó sẽ có những chính sách phù hợp để vừa quản lýtốt người lao động, vừa phát huy sự sáng tạo của họ trong công việc Đồng thờiphòng Hành chính – Tổng hợp còn cùng phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu quả caotrong công việc

II.1.3.Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:

Quản lý hành chính hoạt động văn phòng Công ty

- Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch vớiCông ty

- Tiếp nhận các loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý vàchuyển đến đúng người và bộ phận cần nhận

- Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng

- Quản lý con dấu, thực hiện nghiêm túc quy định của Nhà nước vềquản lý con dấu

- Quản lý điều phối hoạt động và sử dụng xe ô tô

- Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển các cuộc điện thoại đúng bộphận hoặc người được gọi

- Tổ chức chuyển công văn giấy tờ đúng thời gian yêu cầu

- Lập hệ thống quản lý công văn lưu tài liệu nội bộ Công ty

- Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết ởcác phòng ban, trình duyệt, mua và chuyển vào kho Công ty

Thực hiện chính sách nhân sự

- Thảo nội quy quy chế và chỉnh sửa bổ sung khi cần thiết cho phù hợpvới tình hình Công ty, thảo các mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý

- Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân sự

- Theo dõi và cập nhật biến động nhân sự của từng bộ phận theo tuần

- Kiểm tra chấp hành nội quy quy chế, vệ sinh Công ty

- Thực hiện chế độ đời sống (hiếu, hỉ, lễ, tết…)

- Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động như: Bảo hiểm xãhội, bảo hiểm y tế, chế độ sinh con, nghỉ phép

- Theo dõi việc thực hiện nội quy quy chế của công ty tổng hợp và đềxuất để xét khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên

- Xây dựng các chế độ, quy định của Công ty về lao động

- Kết hợp phòng kế toán xây dựng bảng lương và theo dõi thực hiện

- Xây dựng kế hoạch sát hạch nhân sự, sắp xếp, đào tạo, tuyển dụng

- Phân tích đánh giá hiệu quả công việc của người lao động từ đó pháttriển nguồn nhân sự cho hợp lý

Quản lý trang thiết bị Công ty

- Lập sổ theo dõi tăn giảm tài sản trang thiết bị

- Quản lý kho hàng, vật tư Công ty

- Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản của toàn bộ Công ty, định

kỳ cùng các phòng ban kiểm kê tài sản

- Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị của Công ty và của nhân viênCông ty, xử lý kịp thời các hiện tượng tiêu cực xảy ra

- Thực hiện điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình và nhật ký xe, theođịnh kì kiểm tra và đánh giá hiện trạng của xe để có kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng

- Tham gia đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, tác nghiệp kịp thờikhi có sự cố xảy ra

- Kiểm soát giữ gìn an ninh trật tự xung quanh khu vực làm việc củaCông ty

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổng hợp

II.2.Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng

(xem phụ lục 02)

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập

III.1 Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng

Người thư ký trong một văn phòng không còn phân ra từng công việcriêng lẽ như thư ký đánh máy hay thư ký xử lý văn bản v.v… mà người thư kýngày nay là một sự tổng hợp của tất cả các công việc văn phòng Họ là người trợgiúp đắc lực cho Giám đốc, để giải phóng Giám Đốc ra khỏi những công việc cótính chất sự vụ, giúp Giám đốc có thời gian tập trung đầy đủ vào những côngviệc quan trọng về kinh doanh và sản xuất

Nói rộng ra là họ vừa giữ cho cấp trên thực hiện tốt các kết quả đề ra vừacáng đáng những nhiệm vụ hành chánh mà cấp trên tin cậy giao cho như:

CHÁNH VĂN PHÒNG

THƯ KÝ

NHÂN VIÊN IT VĂN THƯ CHUYÊN VIÊN

NHÂN SỰ

Đóng vai trò trung tâm tin tức

 Tổ chức những công việc hàng ngày,

 Đề xuất công việc

 Chuẩn bị những cuộc công tác xa và những cuộc hội họp

 Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ quan liên hệ

Các nhiệm vụ thông thường của người thư ký gồm:

 Công tác văn thư

 Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máyfax

 Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản

 Tổ chức lưu trử văn bản

 Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý

 Đón tiếp khách

 Tổ chức các buổi hẹn gặp

 Tổ chức cho chuyến đi công tác

 Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng

 Sử dụng máy vi tính thành thạo

 Tra tìm tài liệu

 Mở sổ nhật ký công tác

 Lập lịch công tác cá nhân

 Lập lịch công tác cho người phụ trách

 Lập lịch hoạt động công ty trong tuần

 Lập bảng công tác

 Tổ chức hội nghị

Với các công việc nêu trên, đòi hỏi người thư ký ngày nay phải phát huytính chủ động, năng lực sáng tạo và phải biết sử dụng thông thạo các thiết bị vănphòng hiện đại như máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để

xử lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải có khả năng phục

vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp và phải đảm bảo được kết của những

người phụ trách Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:

 Khi các lãnh đạo làm việc trong cùng một thời gian họ sẽ đua nhau tậndụng thời gian của người thư ký

 Người thư ký có thể gặp khó khăn khi quyết định dành ưu tiên cho ai

 Công việc có thể gây ra mâu thuẩn giữa các người phụ trách

Để làm tốt công việc này đòi hỏi người thư ký phải có một óc tổ chức, khảnăng làm việc cao Những buổi họp nội bộ rất cần thiết để hiểu được quan điểmchung và sự đóng góp của mỗi thành viên, nhằm đánh giá được những cái ưutiên và những công việc có kỳ hạn Dựa vào đó sẽ đề ra một thời khoá biểu thíchhợp nhằm cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho mỗi người có hiệu quả và được hàilòng

III.1.1 Đối với công việc tiếp khách :

- Phân tích chọn lọc các thông tin chính cần thiết về đối tượng giao tiếp

- Chuẩn bị các tài liệu liên quan để giải quyết vấn đề cho khách

Ví dụ :

Khi có khách đến giao dịch tại văn phòng Công ty thì người thư ký làngười đầu tiên trong Công ty thay mặt cho lãnh đạo để bước đầu giải quyết côngviệc cho khách Thư ký sẽ phải cung cấp thông tin về khách cho lãnh đạo: tênkhách, chức danh, thuộc cơ quan đơn vị nào và mục đích của khách đến là gì?Cung cấp thông tin cần thiết cho vị khách như: mẫu mã, số lượng, chất lượng,giải quyết những thắc mắc cho khách… Sau khi chuẩn bị các thông tin cần thiếtthì thư ký lên lịch hẹn cho lãnh đạo

III.1.2 Đối với công việc tổ chức hội họp

Hội họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường không khí trangtrọng, nếu cuộc họp không chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời

gian Do đó khi tổ chức cuộc họp người thư ký cần:

- Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp

- Cung cấp thông tin cuộc họp: thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức,thành phần của cuộc họp…

- Cung cấp nội dung cuộc họp cho lãnh đạo: các công việc sẽ diễn ra

- Ghi lại biên bản của cuộc họp

- ghi biên bản của cuộc họp

III.1.3 Đối với công việc tổ chức phòng làm việc khoa học

Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp, việc tổ chức phải xuấtphát từ những mục đích nhất định, tùy theo nội dung, tính chất công việc vàhoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị Để tổ chức một phòng làm việc ngườithư ký cần:

- Hiểu rõ mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức phòng làm việc

- Tìm hiểu về các vật dụng, máy móc cần thiết phục vụ cho văn phòng

- Tìm hiểu về cách bố trí, sắp xếp các vật dụng, máy móc, thiết bị trongphòng sao cho hợp lý và khoa học

Ví dụ :

Trong phòng Quản lý – Tổng hợp cần phải đầy đủ các trang thiết bị như:máy vi tính, máy fax, máy photo, điện thoại, máy scan… để phục vụ cho côngviệc được thuận tiện và hiệu quả Trong việc sắp xếp người thư ký cần phải hiểu

rõ cách bố trí như: trên bàn làm việc cần có máy vi tính, điện thoại để bên tayphải, để máy photo, máy in, máy scan, máy fax để gần bàn làm việc để thuậntiện khi sử dụng…Trong phòng làm việc luôn có hoa tươi, đồ dùng trong phòngđược sắp xếp gọn gàng thuận tiện

III.1.4 Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác

Khi tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo thì người thư ký cần:

- Xác định rõ mục đích, nội dung của chuyến đi

- Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác

- Cung cấp các thông tin liên quan cho lãnh đạo: Thời gian, địa điểm,thành phần tham gia chuyến đi, phương tiện đi lại, chỗ ăn nghỉ…

- Chuẩn bị các giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến đi

Ví dụ:

Ngày 20/5/2015 Công ty đến dự hội thảo về đề tài nâng cao chất lượngtrong thiết kế dịch vụ đồ họa tại Hải Phòng với sự tham gia của thành phần BanGiám đốc và các chuyên viên kỹ thuật, phương tiện di chuyển bằng ô tô và đoàncông tác sẽ nghỉ tại khách sạn ASIAN

III.1.5 Đối với công việc đãi khách

Người thư ký có nhiệm vụ:

- Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách

- Cung cấp thông tin về các hình thức được cho phép lựa chọn khi tổchức

- Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi

- Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thànhcông đến hoạt động đãi khách: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ

Ví dụ:

Tại khách sạn 5 sao Á Châu vào ngày 27/4/2015 Công ty có tổ chức tiệcchiêu đãi đối với các khách hàng chính Người thư ký phải cung cấp thông tin vềbuổi tiệc, cách thức tổ chức, thông tin về đại biểu tham gia, cung cấp cho lãnhđạo về địa điểm, thời gian, và chuẩn bị quà tặng lưu niệm…

III.1.6 Khảo sát về công tác văn thư

III.1.7 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng

Công tác Văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, gắn liềnvới hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.Đặc biệt, trong công tác quản lý hành chính Nhà nước, công tác Văn thư là một

trọng tâm và giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan Cán bộ, nhânviên văn thư của Văn phòng Công ty được tổchức và biên chế là Văn thư chuyêntrách Tổng số cán bộ làm công tác Văn thư là 03 người, trong đó có 02 ngườitrong biên chế và 01 người làm hợp đồng Tất cả các cán bộ đều yêu ngành, yêunghề, có tinh thần trách nhiệm trong công việc và luôn cố gắng thực hiện tốt cácchức năng, nhiệm vụ mà cấp trên giao phó

III.1.8 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ Đức Anh em đã tìm hiểu và thống kê được một số văn bản đi và đến của Công ty từ năm 2010 đến năm 2014 như sau:Tên loại

III.1.9 Cách thức quản lý văn bản đi và đến

Trong công tác quản lý văn bản đi- đến, phòng văn thư công ty được trang

bị các thiết bị hiện đại như: hệ thống máy vi tính có nối mạng với 01 máy/01người, 01máy fax, 01 máy scan, máy photocopy, 03 điện thoại và một số vănphòng phẩm chuyên dùng như bút xóa, tủ đựng hồ sơ, máy hủy tài liệu…

Đặc biệt, tại công ty đã và đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản trongcông tác văn thư Phần mềm này có tên là “Emolisa” , phần mềm này do Trungtâm Tin học của Bộ nghiên cứu và đưa vào sử dụng vào tháng 7 năm 2008 Phầnmềm này là sự nâng cấp, hoàn thiện từ phần mềm quản lý văn bản “Molisa”trước đây, với việc nghiên cứu và ứng dụng thành công phần mềm này đã tạo rabước đột phá trong công tác Văn thư của công ty nói chung và trong công tácquản lý văn bản nói riêng, tạo ra nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn bản

Đồng thời, với việc sử dụng phần mềm này thì việc theo dõi tình hìnhđăng ký văn bản, giải quyết văn bản và tìm kiếm văn bản thuận lợi hơn, tiếtkiệm thời gian khi thông qua mạng nội bộ ( LAN).Văn phòng công ty tổ chức

công tác văn thư theo hình thức tập trung, phòng văn thư được bố trí phía ngoài,bên trong là phòng làm việc của Trưởng phòng hành chính Sự bố trí như vậy rấthợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát và điều hành hoạt độngcủa phòng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư của công ty đãđược trang bị đầy đủ máy móc, phần mềm quản lý văn bản đi đến, đơn thư vàgiá để tài liệu Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu và cập nhậtvăn bản

Kiểm tra, rà soát văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm soát, xétlại các văn bản được ban hành trong một thời gian nhất định, được tiến hànhtheo chuyên đề, lĩnh vực hay theo ngành luật, phát hiện những quy định của vănbản dưới luật có mẫu thuẫn, chồng chéo trái với quy định của Hiến pháp và cácđạo luật

Hệ thống hóa văn bản là việc tập hợp, sắp xếp những văn bản quy phạmpháp luật riêng lẻ thành một hệ thống thống nhất, hài hòa về nội dung và hìnhthức theo yêu cầu sử dụng, lập ra và công bố danh mục các văn bản quy phạmpháp luật trên cơ sở đó xuất bản định kỳ tập hệ thống hóa văn bản quy phạmpháp luật còn hiệu lực hoặc đưa chúng lên mạng điện tử để áp dụng thống nhấttrên

Nhờ thực hiện theo đúng trình tự và không tách biệt từng bước thực hiệntrong quy trình một cách máy móc, công ty đã rà soát, hệ thống hóa văn bản mộtcách hiệu quả, giảm tối thiểu những sai sót có thể xảy ra

(mẫu sổ văn bản đi và đến xem phụ lục 03 và 04)

III.1.10 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Lập hồ sơ là công việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nộidung của công tác văn thư, và cũng là móc xích nối liền giữa công tác văn thưvới công tác lưu trữ

Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty TNHH

Đầu tư và Phát triển Công nghệ Đức Anh được lập thành các hồ sơ chia theonhóm cơ bản như sau:

 Hồ sơ tài liệu thuộc khối Hành chính Văn phòng bao gồm:

- Các văn ban quy phạm pháp luật, các văn bản quy định, nội quy củaban lãnh đạo Công ty

- Những hồ sơ, tài liệu về các cuộc họp

- Công văn giấy tờ đi đến hàng năm

- Hồ sơ, tài liệu, chứng từ về mua sắm máy móc, hàng hóa, trang thiếtbị…

- Các loại báo cáo sơ kết, tổng kết các mặt hoạt động của Công ty

- Các loại văn bản, giấy tờ khác

 Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự:

- Hồ sơ thành lập Công ty ( Đơn xin thành lập Công ty, giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận mã số thuế, giấy chứng nhận đăng kýnhãn hiệu hàng hóa…và các giấy tờ có liên quan)

- Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm ban lãnh đạo Công ty

- Hồ sơ tiếp nhận, tuyển dụng, hợp đồng lao động…

- Hồ sơ cá nhân của thành viên, nhân viên trong doanh nghiệp (sơ yếu lýlịch, bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…)

 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động sản xuất, kinh doanh:

- Hồ sơ, tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động chương trình sảnxuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Hồ sơ về hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa,sản phẩm…

- Các tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh…

 Hồ sơ tài liệu kỹ thuật:

- Các bản vẽ thiết kế, đăng ký độc quyền, nhãn hiệu sản phẩm

- Tài liệu về máy móc, thiết bị quy trình công nghệ, các sáng chế, cảitiến kỹ thuật công nghệ…

- Các tài liệu khác có liên quan

 Hồ sơ tài liệu về tài chính kế toán:

- Văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn về công tác Tàichính kế toán

- Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí sản xuất, kinh doanh

- Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm

- Các bản báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính tháng,quý, năm…

- Sổ sách thu, chi, chứng từ sổ sách kế toán…

Qua thực tế em thấy công tác lập hồ sơ hiện hành của Công ty đảm bảoyêu cầu, các văn bản tài liệu trong hồ sơ chủ yếu là văn bản gốc

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1 Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng

Bất cứ người nào khi đến cơ quan hay văn phòng công ty đều có một côngviệc hay nhiệm vụ nhất định Dù họ muốn gặp ai, trao đổi việc gì, ít nhiều đềuliên quan trực tiếp đến công ty của bạn Với tư cách là người đón tiếp họ, dù ởcấp độ nào đi chăng nữa, bạn cần cố gắng làm đẹp lòng họ trong khả năng cóthể Vậy khách đến công ty của bạn họ cần:

 Muốn được chào đón niềm nở, lịch sự

 Muốn được tôn trọng

 Muốn được hiểu, thông cảm và chia sẽ

 Muốn được giúp đỡ và quan tâm

Và cuối cùng muốn được đối xử như với một tính cách cụ thể chứ khôngphải với tư cách của người thừa hành công vụ hay đại diện của tổ chức.Trongmột xã hội bận rộn và có sự tăng lên của những cơ hội giao tiếp gián tiếp nhưhiện nay, thì bạn cần nên nhớ rằng rất nhiều trường hợp bạn không có nhiều dịpgặp lại người khách đó nữa, cho nên những ấn tượng của khách về bạn qua sựđón tiếp của bạn sẽ định hình rất lâu, không những thế, mà người ta có khuynhhướng liên tưởng ấn tượng đó với văn hóa tổ chức-nơi bạn đang làm việc

1.1 Tiếp khách

Trong tiếp khách, điều cần nhất là văn hóa ứng xử chứ không hẳn là bạn

đã thỏa mãn được công việc và nhiệm vụ của họ đến đâu Bởi vì nếu không cóđược tinh thần văn hóa đó thì cũng giống như bạn đã vứt một ít tiền bố thí màkhông cần quan tâm đến đồng tiền đó nữa

Trong kinh doanh, tại sao lại dễ dàng không quan tâm đến cái mà mình đã

bỏ ra, đã đầu tư, cho dù là dưới dạng nào và bao nhiêu? Vậy bạn đã phấn đấu vềcái gì, và thăng tiến nhờ cái gì? Một trong những kỹ năng cần phải có của nhânviên, dù ở bất cứ cương vị, cấp quản lý nào, đó là kỹ năng giao tiếp

Tiếp khách là một trong những hoạt động giao tiếp, cần như thế nào để

làm thỏa mãn những điều trên của họ, về lâu dài hay gián tiếp sẽ đem lại chodoanh nghiệp của bạn những cái lợi không nhỏ.

Phải quan tâm ngay từ khâu đón khách đến Có nhiều cách tiếp kháchkhác nhau, tùy theo loại đơn vị, quy mô to nhỏ vị trí cấp quản lý và thói quencủa đơn vị ở nhiều cơ quan, đơn vị, vai trò của việc tiếp khách thường là thư kýgiám đốc, có sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân

Khách đến thường có danh thiếp hoặc giấy giới thiệu Nhân viên lễ tânđón lấy, cám ơn, ghi vào sổ khách đến và hỏi khách muốn gặp ai Nếu kháchkhông có danh thiếp, nhân viên lễ tân cần tìm cách hỏi nhẹ nhàng các chi tiếtcần thiết và mời khách ngồi chờ Trên bàn nhỏ có đặt một lọ hoa và mấy tờ báo.Đương nhiên phải là báo mới và mời khách đọc trong một lúc chờ đợi.Điềuquan trọng là khung cảnh đó phải rất sạch sẽ, thoáng mát, toát lên sự trang trọng

ân cần đối với khách đến

Thường ngày thì thư ký giám đốc cung cấp một bản sao lịch tiếp kháchcho nhân viên chủ động, nhất là khi có khách quan trọng thì nhân viên lễ tâncần biết trước để chuẩn bị Khi có tín hiệu của thư ký giám đốc thì nhân viên lễtân hướng dẫn khách vào phòng khách của giám đốc Hoặc chính thư ký ra tiềnsảnh mời khách vào.Nếu là khách lần đầu đến, thư ký cần trang trọng giới thiệuchủ với khách, khách với chủ để vào việc được ngay

1.1.1 Đón khách

Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cho người thư ký bày tỏ tìnhcảm, sự thiện chí và bước đầu kiểm soát giao tiếp Sử dụng tín hiệu phi ngônngữ (mỉm cười, chỉ tay mời ngồi…) và ngôn ngữ diễn đạt sẽ giúp người thư kýthực hiện những công việc đầu tiên của giao tiếp Khi đón khách dù ngôn ngữđược diễn đạt thông qua lời nói hay các thao tác hành vi, người thư ký đều phải

có khả năng cung cấp cho đối tượng giao tiếp những thông tin đã được giải mã,bao gồm:

- Những thông tin ban đầu về thư ký và cơ quan nguyên tắc xưng danh

- Sự chào đón với khách:

+ Thực hiện các nghi thức giao tiếp đơn giản

+ Thể hiện sự chú ý và quan tâm tới khách.

1.1.2 Giải quyết công việc cho khách

Sau khi đón khách thư ký cần chủ động phối hợp với khách thực hiện mụcđích mà cả hai bên hướng tới khi tham gia giao tiếp Trong giai đoạn này thư kýphải thực hiện một số hoạt động sau:

 Hướng dẫn cho khách về quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng để giảiquyết công việc

 Yêu cầu đề nghị khách thực hiện đúng các quy trình

 Trao đổi và kiểm tra thông tin với khách từ đó xác định khó khăn hoặcthuận lợi khi giải quyết công việc Có thể yêu cầu sự phối hợp, hỗ trợ của khách

để lựa chọn phương án tối ưu

 Giai quyết nhanh yêu cầu của khách trên cơ sở thẩm quyền khả năngcủa cá nhân và sự giúp đỡ của các phòng, ban chức năng

 Xây dựng các lịch hẹn gặp

1.1.3 Kết thúc quá trình giao tiếp

Nếu như khi đón khách thư ký bày tỏ tình cảm và cung cấp những thôngtin ban đầu thì ở giai đoạn này các nghi thức giao tiếp được thực hiện với mụcđích giúp thư ký kết thúc quá trình giao tiếp Ở giai đoạn này, thư ký nên sửdụng hệ thống các câu hỏi với mục đích kiểm tra thông tin và thông báo mộtcách lịch sự cho khách biết giao tiếp đã kết thúc

 CHÚ Ý:

 Nhân viên lễ tân phải chú ý đến trang phục, đi đứng và lời lẽ

Có thể nói rằng: Nhân viên lễ tân là bộ mặt của doanh nghiệp, là ngườiđem lại cho khách ấn tượng ban đầu về doanh nghiệp.Nhân viên lễ tân cần trangphục đơn giản, gọn gàng, thanh lịch, trang nhã, không tựcho phép mặc lòe loẹt,thay đổi theo mốt Đi đứng cần nhẹ nhàng, không kéo lê dép, không nện gótgiày, không hấp tấp mà cũng không chậm chạp lề mề

Khách đến, không chỉ đánh giá bạn qua trang phục, đi đứng mà còn chú ýđến cả lời nói Bạn phải có lời chào khi mới gặp, kèm theo nụ cười và thái độ âncần Khi khách bước, vào bạn có thể không cần đứng dậy, bắt tay, cũng khỏi

phải xưng họ tên như nói điện thoại nhưng trên mặt bàn cần có một tấm bản nhỏghi rõ tên mình.

Lời nói giữ âm điệu tự nhiên, phát âm chính xác, rõ ràng, từ ngữ dễ hiểu,tốc độ vừa phải Quan trọng là lời nói đầy nhiệt tình Mắt nhìn vào khách, lắngnghe khi khách nói Không được làm gì khác khi bạn nói với khách Chớ tìmcách thu hút sự chú ý của khách vào cách trang điểm của bạn và các nữ trangbạn đeo

 Nơi tiếp khách

Cần sắp xếp mặt bạn cho ngăn nắp, dù bạn phải hoàn thành nhiều nhiệm

vụ trong ngày, chỉ nên bày ra mặt bạn những gì cần cho một hoặc hai nhiệm vụ.Mặt bàn lộn xộn gây ấn tượng cho khách là bạn chẳng biết cách tổ chức chỗ làmviệc

Trong phòng khách cần có tiện nghi tiếp khách, trên bàn nhỏ bày báo chímới, có dàn mắc áo Các gạt tàn thuốc được lau chùi sạch sẽ Tất cả đều phảnánh sự lịch sự và văn minh

Khi khách là người nước ngoài, yêu cầu khách phát âm tên họ để tiện chúthích cho đúng Nếu khách không cung cấp danh thiếp thì bạn cần làm một tấmthẻ kích cỡ 9 x 13 cm Và ghi những chú thích cần thiết Đặt tấm thẻ ấy vào hộcthẻ khách liên hệ, xếp theo thứ tự A, B, C…

 Sự chu đáo trong tiếp khách

Tiếp khách không thể tùy tiện Tiếp khách chu đáo phải là bằng sự tổnghòa của việc tiếp đón, bài trí, ăn nói, thái độ thiện chí, nhã nhặn, lịch sự…nóichung là bằng cả môi trường doanh nghiệp, thúc đẩy họ tiếp tục quan hệ tốt đẹp,lâu dài Sự tổng hòa đó chính là quan hệ giao tiếp Đặt trên quan hệ giao tiếpứng xử Tôn trọng con người, trọng thị mọi khả năng phối hợp, đồng cảm vớinhau, tin cậy nhau, giúp nhau khi cần

Vận dụng sự tổng hòa tác động của các đơn vị doanh nghiệp từ tổ chức ởphòng tiếp tân, bài trí, thái độ nhiệt tình, nghiêm túc của cả ê- kíp văn phòng,cho đến cả người thường trực và bảo vệ

 Tiếp khách phải nhiệt tình, khéo léo

Việt Nam có truyền thống hiếu khách, rất được khách nước ngoài ca ngợi.Nhưng xu hướng hiện đại không dừng ở truyền thống, mà bao giờ cũng đòi hỏi

sự am hiểu chiều sâu để làm tốt hơn nữa

Tuy vậy nếu thiếu nó, thiếu cái nhiệt tình, khéo léo đó thì dự hụt hẫng bộc

lộ ngay ra, làm cho công việc của doanh nghiệp lâm ngay vào tình trạng khókhăn, bế tắc, không vương lên nổi

 Sự tôn trọng và đồng cảm trong tiếp khách

Quan hệ giao tiếp nói đến cùng là để mang lại hiệu quả kinh tế Quan hệgiao tiếp-ứng xử không chỉ nâng cao chất lượng sống tại văn phòng làm việc,

mà còn tạo ra bầu không khí tôn trọng nhau, tôn trọng khách đến, trọng thị mọicống hiến, giúp đỡ, thúc đẩy khách thích thú với công việc, hưởng ứng tích cựcvới những đề xướng của đơn vị

1.2 Đãi khách

Đãi khách không phải là hình thức phổ biến song đây là một công cụ quantrọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở Hiệu quả của hoạt độngnày có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho quátrình giải quyết công việc sau này

Thông qua hoạt động đãi khách, thư ký cần phải thể hiện một số điểm cơbản sau:

 Sự tôn trọng của cơ quan với khách

 Bày tỏ mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ vớikhách

 Tạo môi trường giao tiếp cụ thể phù hợp với mục đích hướng tới tronggiao tiếp

 Hiểu biết của cơ quan trong việc tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơbản

Yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và phải có đầy đủ các thông tin liên quannhư:

 Thông tin về mục đích của việc tổ chức

 Thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức.

 Thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi

 Các thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc ảnh hưởng đến hiệuquả của hoạt động đãi khách như: Thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ…

Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng và các nghi thức đã được quyphạm hóa, tùy theo mục đích của việc đãi khách thư ký lựa chọn và trong giaiđoạn này người thư ký phải tiến hành các công việc cụ thể sau:

1.2.2 Chuẩn bị đãi khách

1.2.2.1 Lập danh sách khách mời

Trong một số tiệc chiêu đi, việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi, tính cân đôi vềthứ bậc, vị trí của từng khách, vai trò của người chủ tiệc và khả năng thiết lậpmối quan hệ…sẽ trở nên khó khăn nếu tăng thêm hoặc bớt đimột vài vị khách vàkhông phải lúc nào lựa chọn hình thức tiệc đứng cũng là giải pháp cho vấn đềnày Do đó yêu cầu đặt ra khi lập danh sách khách mời là người thư ký phải xâydựng hệ thống các tiêu chuẩn và các căn cứ cho phép lựa chọn Khi xây dựngdanh sách phải đảm bảo một số tiêu chuẩn sau:

 Tính khách quan

 Tính thứ bậc

1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời

Đối với tiệc chiêu đãi thư ký nên sử dụng hình thức văn bản khi soạn thảogiấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị pháp lý của thông tin.Trong một số trường hợp khẩn cấp thì cũng có thể sử dụng điện thoại để chuyểnlời mời nhưng rất hạn chế

Đối với một số giao tiếp cụ thể văn bản là hình thức duy nhất đảm bảonghi thức Việc lựa chọn hình thức này phụ thuộc vào vị trí, chức vụ của đốitượng giao tiếp Chúng ta cũng có thể sử dụng những mẫu giấy mời đặc biệt màhình thức thể hiện của loại giấy mời này được xã hội mặc nhiên thừa nhận vàtôn trọng Đối với giấy mời ở dạng văn bả, tùy theo tính chất bữa tiệc và nhữngvấn đề liên quan đến thành phần tham gia tiệc (số lượng, chức vụ, đơn vị…).Thư ký có thể soạn thảo ở dạng văn bản có tên loại hoặc công văn hành chínhthông thường Lúc này việc tuân thủ các quy định về thể thức văn bản trở thànhbắt buộc trong kỹ thuật soạn thảo.

Như vậy, người thư ký được phép lựa chọn nhiều hình thức khác nhau đểtruyền tải thông tin khi mời khách Mặc dù có những yêu cầu riêng về kỹ thuậttrình bày, các quy chuẩn buộc phải tuân thủ song nội dung của giấy mời phảiđảm bảo cung cấp các thông tin sau:

- Tên cơ quan, đơn vị hoặc người đứng ra mời

- Họ tên, chức vụ của người được mời

- Lý do được mời

1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm

Căn cứ vào mục đích tổ chức và trên cơ sở các thông tin có liên quan như:

- Số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham gia

- Hình thức tiệc

- Sự thuận tiện trong đi lại

- Chi phí tối đa được phép chi trả

- Chức vụ của đại biểu

- Các nghi thức buộc phải thực hiện…

Thư ký lựa chọn và đề xuất địa điểm tổ chức tiệc Địa điểm được lựa chọnphải là phương án tốt nhất trên cơ sở giải quyết thứ tự các ưu tiên trên Sau khiđịa điểm tổ chức đã được xác định thư ký phải chú ý giải quyết đến 2 vấn đề cơbản:

- Sự thuận tiện trong thao tác di chuyển

- Vị trí của từng đối tượng giao tiếp

Việc bố trí chỗ ngồi thích hợp, đúng thứ bậc cho từng đối tượng giao tiếp

là vấn đề hết sức tế nhị song có ý nghĩa quyết định cho việc thực hiện mục đíchcủa giao tiếp Mặc dù chức vụ của đối tượng giao tiếp đã được xác định tuynhiên không thể đưa ra một kết luận duy nhất khi sắp xếp vị trí bởi mối quan hệgiữa các chủ thể giao tiếp luôn thay đổi Cùng với vấn đề chức vụ, sắp xếp vị tríchỗ ngồi khi tham gia tiệc chiêu đãi còn dựa vào một số tiêu chí như: quy phạmđạo đức, truyền thống văn hóa, các tập quán…tuy nhiên vấn đề này sẽ khôngđược đặt ra khi xác định vị trí của người tổ chức tiệc Khi tiến hành chiêu đãi vịtrí chỗ ngồi quan trọng nhất thường được các thư ký bố trí ở bên phải của ngườichủ tiệc, người quan trọng thứ hai ở bên trái và cứ thế tiếp tục, ngoài ra nam giớithường được xếp xen với nữ giới

II Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm và hạn chế.

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ cơ quan là yêu cầu bắtbuộc ở bất kỳ cơ quan nào, để đảm bảo cho cơ quan hoạt động có hiệu quả, thựchiện các mục đích mà cơ quan đó đã đặt ra Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của cấptrên, chức năng nhiệm vụ của cơ quan thì quy trình xây dựng chương trình côngtác thường kỳ được thực hiện theo như sau:

- Yêu cầu các đơn vị, phòng ban đăng ký những việc ở đơn vị nhưngthuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo cơ quan Những việc này là nhữngcông việc quan trọng, cần thiết phải đưa vào chương trình, kế hoạch công tácchung của cơ quan

- Dựa vào các căn cứ để lập chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trên

cơ sở các thông tin thu được, phòng Tổng hợp trực tiếp dự thảo chương trìnhcông tác thường kỳ của cơ quan

Trong quá trình dự thảo không nên sử dụng thông tin một cách máy móc,rời rạc Chương trình, kế hoạch và lịch làm việc phải được tập trung giải quyếtnhững vấn đề cơ bản, tránh những chi tiết quá vụn vặt Mặc dù chương trình, kếhoạch, lịch làm việc cần thống nhất khi xác định mục tiêu cơ bản xong việc lựachọn biện pháp để thực hiện mục tiêu cần linh hoạt Sự máy móc, báo thủ khi

lựa chọn biện pháp có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện chươngtrình, kế hoạch, lịch làm việc sau này.

Xác định cụ thể trách nhiệm của mỗi cá nhân khi tham gia thực hiệnchương trình, kế hoạch Nên tránh việc quy định chung chung vì điều này sẽ gây

ra khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện khi áp dụng biệnpháp điều chỉnh

- Sau khi dự thảo xong, phòng Hành chính– Tổng hợp gửi bản dự thảođến các phòng trong Công ty để lấy ý kiến đóng góp

- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, phòng Hành chính– Tổnghợp sẽ hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt

Trên cơ sở sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, cần tiến hành: đảm bảo tínhcông khai khi thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc Tạo điều kiện chocác đối tượng thực hiện chương trình, kế hoạch

Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chương trình, kế hoạch công táccho lãnh đạo

Xây dựng báo cáo về tiến độ thực hiện công việc, áp dụng các biện phápđảm bảo cho chế độ này được thực hiện

Xây dựng các quy định về công tác kiểm tra

Sau chương trình, kế hoạch công tác được triển khai thực hiện PhòngHành chính – Tổng hợp sẽ giúp ban lãnh đạo đánh giá kết quả thực hiện Cơ sởcủa việc đánh giá này là phải dựa vào sự so sánh giữa kết quả thực tế thu đượcsau khi chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan được thựchiện và các chỉ tiêu đặt ra khi xây dựng chương trình, kế hoạch

Việc tổng kết sẽ giúp phòng Hành chính – Tổng hợp rút ra những bài họckinh nghiệm về phương pháp, kỹ thuật tổ chức, giá trị của biện pháp điều chỉnh,giá trị của công tác giám sát… trong việc tổ chức thực hiện chương trình, kếhoạch công tác và lịch làm việc của cơ quan

II.1.Chương trình công tác năm

Phòng Hành chính – Tổng hợp có nhiệm vụ dự kiến chương trình công tácnăm rồi trình lên Ban Lãnh đạo phê duyệt Sau khi có chữ ký phê duyệt của Ban

Lãnh đạo phòng Hành chính – Tổng hợp tiến hành gửi đến tất cả các phòng bancủa Công ty

II.2.Chương trình công tác quý

Chương trình công tác quý được được cụ thể hóa từ chương trình công tácnăm Phòng Hành chính – Tổng hợp xây dựng chương trình Ban Lãnh đạo duyệt

và ban hành của tháng cuối quý

II.3.Chương trình công tác tháng

Chương trình công tác tháng được triển khai cụ thể của chương trình côngtác quý Văn phòng tổng hợp lại các báo cáo kết quả hoạt động tháng trước vàlên chương trình cho tháng sau Sau đó trình lãnh đạo phê duyệt và gửi đến cácphòng ban có liên quan

II.4.Chương trình công tác tuần

Lịch công tác tuần, yêu cầu thực tế công việc được giao, trưởng các đơn

vị và cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tiến hành đăng ký lịch công tác tuầncủa Lãnh đạo văn phòng trực tiếp tại phòng Hành chính – Tổng hợp Việc đăng

ký lịch tuần của Lãnh đạo văn phòng được thực hiện thường xuyên, hằng ngày

Chuyên viên phòng Hành chính – Tổng hợp, tổng hợp, xây dựng lịchcông tác tuần của Lãnh đạo văn phòng tuần sau, trình Giám đốc phê duyệt trướcthứ 7 hàng tuần

- Còn mang tính khuân mẫu

- Sử dụng thông tin một cách máy móc và rời rạc

III Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) của

cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế

Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để nhà quản lý thựchiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan Mỗi Hội nghị khi tổ