Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại HĐND và UBND HUYỆN CHƯƠNG mỹ

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4 I; TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN GHƯƠNG MỸ 4 1. Khái quát lịch sử hình thành, quá trình phát triển của văn phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ 4 2. Khái quát chung về huyện chương mỹ : 5 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Chương Mỹ. 7 3.1 Chức năng: 7 3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 8 3.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ: 8 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBNND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 14 1. Chức năng: 14 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 14 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện: 15 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGUIỜI THƯ KỸ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 22 1. Chøc n¨ng, nhiÖm vô của người thư ký văn phòng 22 1.1 Chức năng tiếp khách, đãi khác. 22 1.2 Chức năng xây dựng mô hình làm việc khoa học của người Thư ký Văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND 22 1.3 Công tác tổ chức hội nghị về “xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2011 – 2015” ở HĐND UBND huyện Chương Mỹ 24 2. Khảo sát về công tác văn thư 24 2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư văn phòng 24 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm. 29 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi, văn bản đến. 30 2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành. 39 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 42 1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng. 42 1.1. Tiếp khách 42 2.2) Đãi khách 43 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ. 44 2.1 Nội dung cơ bản chương trình công tác thường kỳ 44 2.2 Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 44 2.3 Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ 45 2.4 Tổ chức thực hiện chương trình công tác 45 2.5 Tổng kết thực hiện chương trình 46 3. Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị 47 3.1) Lập kế hoạch 47 3.2) Tổ chức Hội nghị 47 4. Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 49 5. Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc: 51 6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng 52 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 I. Những ưu, nhược điểm trong công tác hành văn phòng của người Thư ký trong UBND huyện Chương Mỹ 56 1. Ưu điểm: 56 2. Nhược điểm: 57 II. Một số đề xuất để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong công tác văn phòng của người Thư ký tại UBND huyện Chương Mỹ 58 LỜI CẢM ƠN 60 PHỤ LỤC 61

TRANG THÔNG TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I Tóm tắt lịch sử bản thân

1 Họ và tên sinh viên: Vương Thị Loan

2 Ngày tháng năm sinh: 05/05/1994

3 Quê quán: Thủy Xuân Tiên - Chương Mỹ - Hà Nội

4 Nơi cư trú: Thuỷ Xuân Tiên - Chương Mỹ - Hà Nội

THÔNG TIN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Họ và tên giảng viên: - Nguyễn Thị Kim Chi

- Trương Thị Thu Hường

2 Chức vụ: Giảng viên

3 Nơi công tác: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4 Địa chỉ nơi công tác: Ngõ 36, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

5 Số điện thoại liên hệ:

THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Tên đơn vị thực tập: Văn phòng HĐND-UBND huyện Chương Mỹ

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4

I; TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN GHƯƠNG MỸ 4

1 Khái quát lịch sử hình thành, quá trình phát triển của văn phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ 4

2 Khái quát chung về huyện chương mỹ : 5

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Chương Mỹ 7

3.1 Chức năng: 7

3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 8

3.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ: 8

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBNND HUYỆN CHƯƠNG MỸ .14

1 Chức năng: 14

2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 14

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện: 15

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGUIỜI THƯ KỸ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 22

1 Chøc n¨ng, nhiÖm vô của người thư ký văn phòng 22

1.1 Chức năng tiếp khách, đãi khác 22

1.2 Chức năng xây dựng mô hình làm việc khoa học của người Thư ký Văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND 22

1.3 Công tác tổ chức hội nghị về “xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2011 – 2015” ở HĐND & UBND huyện Chương Mỹ 24

2 Khảo sát về công tác văn thư 24

2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư văn phòng 24

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 29

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi, văn bản đến 30

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 39

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 42

1 Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 42

1.1 Tiếp khách 42

2.2) Đãi khách 43

2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ 44

2.1 Nội dung cơ bản chương trình công tác thường kỳ 44

2.2 Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 44

2.3 Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ 45

2.4 Tổ chức thực hiện chương trình công tác 45

2.5 Tổng kết thực hiện chương trình 46

3 Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị 47

3.1) Lập kế hoạch 47

3.2) Tổ chức Hội nghị 47

4 Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 49

5 Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc: 51

6 Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng 52

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56

I Những ưu, nhược điểm trong công tác hành văn phòng của người Thư ký trong UBND huyện Chương Mỹ 56

1 Ưu điểm: 56

2 Nhược điểm: 57

II Một số đề xuất để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong công tác văn phòng của người Thư ký tại UBND huyện Chương Mỹ 58

LỜI CẢM ƠN 60

PHỤ LỤC 61

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND : Ủy ban nhân dân

HĐND : Hội đồng nhân dân

TAND : Tòa án nhân dân

KSND : Kiểm sát nhân dân

BCĐ : Ban chỉ đạo

BCH : Ban chấp hành

LỜI NểI ĐẦU

Trong thời kỳ đổi mới đất nước, đi theo con đường Công nghiệp hoá hiện đại hoá, để bắt kịp với xu thế của thời đại, mỗi một cơ quan, tổ chức đềuphải chuyển mỡnh theo sự phỏt triển này Từ phương thức lónh đạo cho tới bộmỏy tổ chức ngày càng được hoàn thiện, ổn định đi vào hoạt động, trang thiết bịcũng ngày càng hiện đại, việc ỏp dụng cụng nghệ hiện đại vào việc chỉ đạo, điềuhành và giải quyết cụng việc ngày càng được phổ biến rộng rói Đi đụi với đú lànhững kết quả to lớn mà mỗi cơ quan, tổ chức đó đạt được, cụng việc được giảiquyết một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc, khụng cũn những hiện tượng cụng việc

-bị chồng chộo, lẫn lộn, hay những sự nhầm lẫn khụng đỏng cú

Cơ quan, tổ chức để cú thể hũa nhập với xu hướng của thời đại cần đưa racho mỡnh những đường lối, chủ chương, chớnh sỏch phỏt triển phự hợp nhất Vănphũng chớnh là nơi làm cụng việc này, Văn phũng tham mưu cho lónh đạo cơquan về chỉ đạo điều hành cụng việc và nhiều cụng việc khỏc Cú thể núi đõy là

cơ quan chuyờn mụn cú chức năng và vị trớ vụ cựng quan trọng Cụng tỏc Vănthư đó trở thành một trong những yờu cầu cú tớnh cấp thiết, nú khụng chỉ làphương tiện ghi chộp và truyền đạt thụng tin quản lý mà cũn liờn quan đến nhiềucỏn bộ cụng chức, nhiều phũng ban trong cơ quan đơn vị làm tốt cụng tỏc Vănthư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chớnh xỏc kip thời những quyết định quản lý,trờn cơ sở đú ban lónh đạo sẽ dựng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động củađơn vị một cỏch hợp phỏp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vịthực hiện cụng tỏc quản lý và điều hành theo đỳng chức năng, nhiệm vụ đượcgiao Từ những lập luận trờn cho thấy cụng tỏc Thư Ký Văn phũng là một cụngtỏc khụng thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan nào

Trước thực tế như vậy, để giỳp sinh viờn cú thể hiểu cụng việc của mộtVăn phũng tương ứng với ngành học của mỗi sinh viờn cũng như đỳng với cõunúi : “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tế ” Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội đó cú Quyết định cử sinh viờn của mỡnh đến cơ quan, tổ chức thực tậptrong một khoảng thời gian 2 tháng Đây là khoảng thời gian cần thiết nhằm gắnliền lý thuyết với thực tiễn, giúp cho sinh viờn làm quen với công việc, rèn luyện

kü n¨ng nghÒ Là một sinh viên theo học chuyên ngành Thư ký văn phòng , theo

sự hướng dẫn của thầy cô và nhà trường, em xin về Văn phòng UBND &HĐND huyện Chương Mỹ thùc tập

Văn phòng HĐND&UBND huyện Chương mỹ là một cơ quan Nhà nướctrong quá trình hoạt động hàng năm Văn phòng HĐND&UBND huyện Chương

Mỹ đã tham mưu, ban hành khối lượng văn bản rất lớn để quản lý và điều hànhmọi hoạt động của đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượngkhá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan và các đơn vị trực thuộc khác gửi tới.Trong khoảng thời gian này công việc mà một học sinh thực tập như em phảilàm đó là tìm hiểu công tác xây dựng và ban hành văn bản tại cơ quan, tổ chức,tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, đến của cơ quan, quản lý và sử dụng condấu, đồng thời so sánh, đối chiếu những công việc mà mình đã tìm hiểu được sovới kiến thức lý thuyết mà bản thân đã được trang bị trên giảng đường có những

gì khác biệt, từ đó có thể rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân

Khi thực hiện bất cứ công việc gì cũng đều có những vướng mắc và suôn

sẻ, trong thời gian thực tập tại cơ quan em đã gặp phải một số khó khăn cụ thể

đó chính là: vì mới bỡ ngỡ khi bước vào thực tiễn và chưa tiếp xúc với thực tếcông việc nên khó có thể tránh khỏi những sai sót và nhầm lẫn Việc áp dụngnhững lý luận nghiệp vụ vào thực tiễn còn gặp một số vấn đề mà nguyên nhânchính là do sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế công việc Nhưng bên cạnhnhững khó khăn cũng là những thuận lợi mà em đã có được, trong thời gian nàylãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoànthành đợt thực tập của mình, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú vàcác anh, chị cán bộ, nhân viên trong cơ quan đã dành cho bản thân em, đồng thờinhững kiến thức trang bị đã được vận dụng vào trong suốt quá trình thùc tập củamình

Dưới đây em xin hệ thống kết quả mà bản thân đã học hỏi và tìm hiểuđược trong thời gian qua thông qua bản báo cáo thùc tập Bài báo cáo gồm có 3phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của HĐND và UBND Huyện

Chương Mỹ

Phần II: Chuyên đề thực tập : Nghiệp vụ Thư ký văn phòng

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Qua thời gian thực tập tai UBND huyện Chương Mỹ tuy không dài nhưngvới tinh thÇn học hỏi em đã cố gắng, nỗ lực hết mình, từ đó rút ra được nhữngbài học kinh nghiệm rất quý báu cho bản thân mình Đó thực sự trở thành hànhtrang cho em vững bước trên con đường sự nghiệp sau này, giúp em có thể hộinhập với môi trường doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, có thể áp dụng những kiếnthức đã học vào công việc, giúp em học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc, biếtứng xử trong các mối quan hệ của cơ quan Dù đã có nhiều cố gắng, song bàibáo cáo của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự chỉ đạo đóng góp

ý kiến của thầy cô giúp cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn Vì vậy emmong có được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bàibáo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, để em có thêm những kinh nghiệm trongcông việc và là hành trang thuận lợi cho em trong quá trình làm việc sau này Mọichi tiết xin liên hệ qua địa chỉ trực tiếp hoặc theo địa chỉ Email sau:

Vương Thị Loan– sinh viên lớp CĐ Thư ký Văn phòng K7A – Khoa Quảntrị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Địa chỉ gmail:vuongloannnv1994@gmail.com

Hoặc số điện thoại: 0165.9147.261

Em xin chân thành cảm ơn !

Chương mỹ, ngày 02 tháng 05 năm 2015

SINH VIÊN

Vương thị loan

là ngày truyền thống Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dâncác cấp Do đó, lấy ngày 28/8 hàng năm là ngày ra đời của văn phòng Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ.

Qua gần 60 năm kể từ ngày thành lập tới nay, Văn phòng HĐND &UBND huyện Chương Mỹ đã có những bước phát triển rõ rệt trên tất cả mọi mặthoạt động

Những năm 80 trở về trước, Văn phòng Huyện phải sử dụng phiếu phânphối để mua giấy in, mực in, mua xăng, điều quan trọng là nguồn điện thắp sángkhông ổn định ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động vì vậy thường xuyên phảichạy bằng máy nổ

Đất nước dần đi lên đổi mới theo con đường công nghiệp hóa, hiện đạihóa Văn phòng HĐND & UBND huyện cũng không nằm ngoài tình hình chung

đó, chuyển mình theo sự phát triển của đất nước Hiện nay, văn phòng có 42 cán

bộ, công nhân viên chức với trình độ tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp trở lên.Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng cũng được thay thế bởi các máymóc hiện đại đáp ứng được nhu cầu của công việc như: Máy vi tính thay chomáy đánh chữ, máy photo thay cho máy in zônêô, dấu gỗ đã được thay bằng dấuliền mực, máy in cũng được cung cấp đầy đủ các phòng, bộ phận thuộc văn

phòng cũng được sắp xếp theo thứ tự logic Đến đầu năm 2000 tài liệu lưu trữ từtrước đến nay đã được chỉnh lý, sắp xếp có mục lục theo hệ thống rất thuận lợicho việc tra cứu và sử dụng.

Với những kết quả đã đạt được, văn phòng HĐND & UBND huyệnChương Mỹ phải tiếp tục phấn đấu để không phụ sự tin tưởng của lãnh đạo cơquan, đồng thời xứng đáng với vai trò là cánh tay phải đắc lực giúp việc cholãnh đạo HĐND & UBND huyện

2 Khái quát chung về huyện chương mỹ :

Trụ sở UBND huyện chương mỹ

- Điều kiện tự nhiên;

Chương Mỹ là một huyện lớn của thành phố Hà Nội, cách thủ đô Hà Nội20km về phía tây Huyện thuộc vùng bán sơn địa có diện tích tự nhiên 230km²được chia làm 3 vùng: vùng bán sơn địa, vùng bãi, vùng hai lúa; dân số 27,6 vạnngười với 32 xã, thị trấn, có đường quốc lộ 6A, 21A, tỉnh lộ 80 chạy qua huyện

Giao thông rất thuận lợi để phát triển kinh tế, là huyện có nhiều ngành nghềtruyền thống tiểu thủ công nghiệp như: mây tre đan, thêu, khâu nón Đến nay,toàn huyện đã có 3 doanh nghiệp nước ngoài, trên 150 các doanh nghiệp gồm:doanh nghiệp TW, tỉnh, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, tổ sản xuất thamgia sản xuất CN – TTCN.

Chương Mỹ có một hệ thống sông ngòi tương đối đa dạng với dòng sôngBùi, sông Đáy và nhiều hồ nước lớn nên ngành nông nghiệp và du lịchcủa huyện ngày càng phát triển Hiện nay, giá trị sản lượng nông nghiệp

là 40%, công nghiệp 30%, thương mại và du lịch 30%

Tuy nhiên, nền kinh tế chủ yếu vẫn chỉ là nông nghiệp, đồng thời huyệnlại nằm trong vùng phân lũ chậm của TW nên nông nghiệp gặp nhiều khó khăntrong mùa mưa, hạn hán về mùa khô Năng suất lúa bình quân hiện nay là 63 tạ/

ha, sản lượng lương thực 12,6 vạn tấn bình quân lương thực là 435kg/người/năm, thu nhập bình quân đầu người là 360USD

- Văn hóa xã hội;

Phong trào xây dựng làng văn hóa, khu văn hóa trong những năm gần đây

đã phát triển trên toàn huyện Hiện nay, có 30/32 xã, thị trấn đạt danh hiệu làngvăn hóa chiếm 90,7% và nhiều khu đã xây dựng câu lạc bộ văn hóa riêng chocác hoạt động vui chơi thể thao, văn nghệ trong khu, tạo cho đời sống tinh thầncủa nhân dân thêm phong phú và giảm bớt các tệ nạn xã hội

Đảng bộ và nhân dân huyện Chương Mỹ đã chú trọng đến giao thông –điện, thủy lợi Tổng kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản đạt 25 tỷ đồng Đến nay,

32 xã, thị trấn có trạm biến áp (đảm bảo toàn dân có điện lưới quốc gia)

- Giáo dục, y tế;

Chương Mỹ đã đặt công tác giáo dục lên hàng đầu, cơ sở vật chất trườnghọc đều được nâng cấp, công tác phổ cập giáo dục THCS được đẩy mạnh Đếnnay, đã có 25/32 xã đạt phổ cập THCS Cả huyện có 5 trường THPT đặt ở các

xã, thị trấn thuận tiện cho việc học tập của học sinh Huyện đã đầu tư xây dựngmới các trường với trang thiết bị, đồ dùng học tập hiện đại

Công tác DS – KHHGĐ và y tế được triển khai sâu rộng, tỷ lệ phát triển dân

số tự nhiên của huyện giảm so với những năm trở về trước Trung tâm y tế huyệnthường xuyên tổ chức kiểm tra sức khỏe cho trẻ em và người già theo định kỳ đếncác xã, thị trấn, tổ chức tiêm phòng miễn dịch đạt kết quả tốt trong nhiều năm.

Đó là những kết quả đã đạt được của huyện Chương Mỹ về các lĩnh vựckinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế trong những năm gần đây Đảng bộ và nhân dânhuyện Chương Mỹ, các cấp, các ngành, đoàn thể đang và tiếp tục phấn đấu đểhuyện Chương Mỹ cơ bản trở thành huyện công nghiệp theo hướng hiện đại,góp phần cùng thủ đô Hà Nội và cả nước thực hiện mục tiêu cơ bản xây dựngnước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Chương Mỹ.

Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;Căn cứ Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25/12/2001 của Quốc hội khóa

X, kỳ họp thứ 10 về việc sửa đổi; bổ sung một số điều của Hiến pháp nước Cộnghòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;

Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số11/2003/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 26/11/2003 quy định về tổ chức vàhoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân UBND huyện Chương

Mỹ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:

3.1 Chức năng:

Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Nhiệm vụ, của UBND cấp huyện được quy định tại các điều 97, 98, 99,

100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107 Luật tổ chức HĐND & UBND ngày26/11/2003 của Quốc hội như sau:

- Quản lý nhà nước ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa– xã hội, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường, giáo dục, y tế, dân tộc, tôngiáo

- Kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;tuyên truyền, giáo dục pháp luật;

- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũtrang, thực hiện chính sách hậu phương quân đội, quản lý hộ khẩu, hộ tịch trong

đó có việc cư trú của người nước ngoài ở địa phương;

- Phòng, chống thiên tai lũ lụt, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chínhtrị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự,nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, chống thamnhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương phân cấp củaUBND cấp trên;

- Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách ở địa phương theo quy định củapháp luật;

- Quản lý địa giới hành chính, điều chỉnh địa giới hành chính ở địaphương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định;

- Chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấptrên

3.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ:

Căn cứ Luật tổ chức HĐND & UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ – CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ

về việc quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;Nghị định số 82/2008/NĐ – CP ngày 30/7/2008 của Chính phủ quy định số

lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ

về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị

xã, thành phố trực thuộc TW;

Căn cứ Nghị quyết số 23/2008/NQ – HĐND ngày 11/12/2009 của HĐNDthành phố Hà Nội về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,huyện, thị xã – thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 341/QĐ – UBND ngày 20/01/2010 của UBNDthành phố Hà Nội về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội;

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ bao gồm:

- 01 Chủ tịch

- 04 Phó Chủ tịch

- 04 Ủy viên

* Chủ tịch UBND huyện: Trần Vũ Lâm

Lãnh đạo quản lý chung mọi mặt hoạt động của UBND huyện, các thànhviên UBND huyện, Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành thuộc huyện, Chủ tịchUBND các xã, thị trấn

Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác thuộc thẩm quyền UBNDhuyện Thay mặt UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND huyệnvới Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Uỷ ban MTTQ, Viện KSND,TAND, Hội Cựu chiến binh

Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành: Nội vụ; Tài chính

kế hoạch; Tư pháp; Thanh tra; Công an; Quân sự; Tài nguyên môi trường; Hộiđồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của huyện

* Phó Chủ tịch UBND huyện:

Phó Chủ tịch UBND huyện giúp Chủ tịch chỉ đạo tưng lĩnh vực công táctheo sự phân công của Chủ tịch; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và trước phápluật về các quyết định liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được Chủ tịchphân công; báo cáo, xin ý kiến Chủ tịch khi thấy cần thiết

Các phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch UBND huyện Chương Mỹ:

- Đ/c Nguyễn Văn Doanh – Phó Chủ tịch thường trựcUBND huyện:

Làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch chủ trì và điều phối hoạt động chung củaUBND huyện khi Chủ tịch vắng hoặc khi được Chủ tịch ủy quyền Trực tiếp chỉđạo các lĩnh vức công tác về kịnh tế nông nghiệp và nông thôn: nông nghiệp,thủy lợi, phòng chống lụt bão úng, thiên tai, tìm kiếm cức hộ, cứu nạn; bảo vệ đêđiều; nước sạch nông thôn; kinh tế HTX và phát triển nông thôn, đối nội, đốingoại và một số công việc khác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giaotheo phân công của Chủ tịch

- Đ/c Đỗ Hồng Quang – PCT.UBND huyện phụ trách kinh tế:

Trực tiếp chỉ đạo về Công nghiệp – TTCN; phát triển làng nghề; Trưởngban chỉ đạo ISO, 197 của huyện; Chủ tịch Hội đồng bồi thường GPMB các dự

án đầu tư; chỉ đạo công tác thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trênđịa bàn huyện; an toàn giao thông; chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãngphí; chương trình giao thông nông thôn và một số công việc khác có liên quanđến lĩnh vực công tác được giao theo phân công của Chủ tịch

- Đ/c Vũ Văn Đông – PCT.UBND huyện phụ trách Văn hóa - xã hội:

Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác văn hóa – xã hội và một số công việckhác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giao theo phân công của Chủ tịch;làm Phó Chủ tịch Hội đồng TĐKT huyện; Trưởng ban Tôn giáo và dân tộc huyện

- Đ/c Đinh Mạnh Hùng – PCT.UBND huyện phụ trách GD&ĐT; Thương mại - Dịch vụ - Du lịch - Quản lý đô thị và theo dõi công tác Nội chính:

Trực tiếp phụ trách lĩnh vực TMDV & DL; Trưởng ban BCĐ 127; quản lý

đô thị và một số công việc khác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giaotheo phân công của Chủ tịch Cấp phép kinh doanh; cấp phép xây dựng; công tácmôi trường; phụ trách lĩnh vực Báo chí, công nghệ thông tin – truyền thông; thaymặt UBND huyện giữ mối quan hệ với các cơ quan báo chí ở Thàn phố và TW

* Các Uỷ viên UBND huyện:

Có trách nhiệm cùng với Chủ tịch UBND huyện, các Phó Chủ tịch giải quyếtcác công việc chung của UBND huyện, tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND

huyện để thảo luận, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND huyện.Trực tiếp chỉ đạo công việc ở lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước Chủtịch, tập thể UBND, HĐND huyện về công tác được phân công quản lý.

* Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện:

- Văn phòng HĐND&UBND huyện:

Văn phòng HĐND&UBND huyện là cơ quan chuyên môn tham mưu, tổnghợp và phục vụ sự quản lý tập trung thông nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hànhmọi mặt công tác Thường trực HĐND&UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND-UBND Thành phố

- Phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năngtham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tổ chức,biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, địagiới hành chính; các bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã,phường; hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đuakhen thưởng

- Thanh tra huyện

Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản lý nhànước về lĩnh vực Thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hànhchính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của thanh tra Thành phố

- Phòng Tài chính - Kế hoạch

Phòng Tài chính-Kế hoạch là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản

lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế hoạch đẩu tư và đăng ký kinh doanh; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sựđạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kếhoạch và Đầu tư Thành phố

- Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội

Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn giúpUBND huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động thương binh và xã hội;chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của sở Laođộng-Thương binh và xã hội Thành phố

- Phòng Kinh tế

Phòng Kinh tế là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năngtham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nôngnghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, tiểu thủ côngnghiệp, khoa học và công nghệ công nghiệp, thương mại

- Phòng Tài nguyên - Môi trường

Phòng Tài nguyên - Môi trường là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyệnquản lý nhà nước về lĩnh vực tài nguyên, môi trường chịu sự chỉ đạo, quản lý về

tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Văn hóa - Thông tin

Phòng Văn hóa - Thông tin là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, cóchức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về văn hóa;gia đình; thể dục; thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệthông tin; hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản trên địa bàn huyện

- Phòng Tư pháp

Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản lý nhànước về lĩnh vực tư pháp; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Tư pháp Thành phố

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,

có chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm: mục tiêu, chương trình, nộidung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn các bộ quản lý giáodục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi

cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

- Phòng Y tế

Phòng Y tế là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năngtham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chămsóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân gồm: Y tế cơ sở, y tế dự phòng; khám, chữabệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh chongười; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế;dân số trên địa bàn huyện

- Phòng Quản lý đô thị

Phòng Quản lý đô thị là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chứcnăng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trênlĩnh vực: kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở và công sở;giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp thoát nước; vệ sinh môi trường đôthị, cây xanh; điện chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị) Trực tiếp quản lý,điều hành Đội kiểm tra trật tự đô thị huyện

Các cơ quan chuyên môn

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Chương Mỹ - phụ lục số 01

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBNND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Nắm bắt, tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo thường xuyên, kịp thời,chính xác tình hình dân sinh, kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của huyện; thựchiện các chế độ báo cáo theo định kỳ, báo cáo chuyên đề và yêu cầu đột xuấtphục vụ cho công tác lãnh đạo của BCH Đảng bộ huyện, HĐND & UBNDhuyện;

- Soạn thảo chương trình công tác của UBND huyện hàng tháng, quý,năm; tham mưu giúp UBND huyện quản lý thực hiện chương trình công tác;

- Thực hiện đúng các quy định nhà nước về trình tự xây dựng và ban hànhcác văn bản theo Luật ban hành văn bản;

- Đảm bảo giữ mối quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy,các cơ quan, đơn vị, các đoàn thể chính trị, xã hội trong huyện; đôn đốc cácphòng, ban, ngành, đoàn thể huyện, thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơnthư khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền quy định của pháp luật;

- Quản lý công tác hành chính quản trị, trật tự nội vụ theo thẩm quyền quyđịnh Làm tốt công tác văn thư lưu trữ của HĐND, UBND huyện và các côngtác liên quan;

- Quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý tài sản, kinh phí trong cơ quan đảmbảo chế độ, chính sách của nhà nước;

- Đảm bảo các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của

Thường trực HĐND & UBND huyện được kịp thời và an toàn;

- Thực hiện quản lý nhà nước về đề án tin học QLHCNN giai đoạn 2010 –

2015 từ huyện tới cơ sở

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện:

Văn phòng HĐND & UBND huyện là một phòng chuyên môn đặc biệtlàm việc theo chế độ thủ trưởng

Văn phòng HĐND & UBND gồm có 15 người Trong đó, có 01 Chánhvăn phòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 06 chuyên viên, 05 nhân viên

* Đ/c Chánh văn phòng: Hoàng Minh Hiến

Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện vềtoàn bộ công tác của Văn phòng, phân công nhiệm vụ công tác cho các đồng chíPhó Chánh văn phòng, cán bộ Văn phòng và Nhân viên Văn phòng Tổ chứcnắm tình hình, xử lý các thông tin, trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp và xâydựng báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất phục vụ sự chỉđạo, điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện bảo đảm kịpthời, đúng định kỳ Kiểm tra rà soát các văn bản của HĐND & UBND huyệntrước khi ban hành, theo dõi, đôn đốc thực hiện các văn bản cấp trên gửi về

Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ trong cơquan Chủ tài khoản phần kinh phí khoán chi của Văn phòng theo chế độ và quyđịnh của nhà nước

Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của đồng chí Chủ tịch, Phó Chủtịch Thường trực UBND huyện giao

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

- Thông tin chung:

Tên loại công việc Công tác hành chính văn phòng

Quản lý trực tiếp Văn phòng HĐND & UBND huyện

- Mục tiêu, yêu cầu:

+ Mục tiêu

Nhằm xác định rõ chức danh, nhiệm vụ của Chánh văn phòng HĐND &UBND huyện

Giúp các cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng nắm bắt, hiểu biết về côngviệc của lãnh đạo văn phòng để thực hiện công việc chính xác và hiệu quả hơn

Theo dõi tình hình, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn trongviệc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND, UBND huyện

+ Quyền hạn:

Phân công nhiệm vụ công tác cho các đồng chí Phó Chánh văn phòng vàcán bộ văn phòng, quản lý toàn bộ nhân viên của văn phòng

Làm chủ tài khoản của Văn phòng

Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển công tác đối với cán bô,nhân viên thuộc văn phòng

Điều hành các công việc được lãnh đạo HĐND & UBND huyên giao phó.Chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình xây dựng và ban hành cácvăn bản theo các văn bản pháp lý của nhà nước trước khi trình cấp trên có thẩmquyền ký

- Tiêu chuẩn:

Trình độ học vấn Thạc sĩ

Trình độ chuyên môn Chuyên ngành Quản trị văn phòng

* Các đồng chí Phó Chánh văn phòng:

- Đ/c Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp: Nguyễn Thị Sơn

Làm công tác tham mưu, tổng hợp tình hình hoạt động của UBND huyện,

có trách nhiệm dự, ghi chép biên bản các hội nghị do UBND huyện tổ chức; dựthảo thông báo kết luận hội nghị; dự thảo báo cáo tuần, báo cáo họp BTV Huyện

ủy (mỗi tháng 2 kỳ), xây dựng báo cáo tháng, quý, 6 tháng và báo cáo năm củaUBND huyện và các báo cáo đột xuất khác Báo cáo Thành ủy, HĐND &UBND TP Hà Nội, báo cáo trả lời ý kiến kiến nghị cử tri sau các kỳ tiếp xúc cửtri và kỳ họp của HĐND huyện;

Dự thảo các văn bản chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của UBND huyệntheo sự phân công của Chánh văn phòng;

Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo cán bộ văn phòng làm công tác tổng hợptrong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

- Đ/c Phó Chánh văn phòng – Trưởng bộ phận “ Một cửa” và theo dõi giải quyết đơn thư KNTC, phụ trách một phần công tác HCQT: Đặng Thị Nam

Trực tiếp phụ trách và làm Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả củahuyện; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòngHĐND & UBND huyện về toàn bộ các hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trảkết quả; xây dựng quy chế làm việc và phân công trách nhiệm cho từng đồng chícán bộ theo lĩnh vực phụ trách Trực tiếp chỉ đạo các công việc, đôn đốc, duy trìcác hoạt động chuyên môn, nắm bắt tình hình, xử lý thông tin và xem xét, kýduyệt hồ sơ, thủ tục hành chính để bàn giao hồ sơ về các phòng ban chuyên mônthụ lý, giải quyết theo trình tự, thủ tục hành chính;

Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo đồng chí cán bộ Văn phòng làm công tácgiải quyết đơn thư KNTC theo thẩm quyền

- Đ/c Phó Chánh văn phòng theo dõi công tác HĐND huyện; phụ trách

một phần công tác hành chính, quản trị: Trịnh Viết Quang

Trực tiếp theo dõi công tác HĐND Chuẩn bị các điều kiện, văn bản, tàiliệu, các văn bản liên quan cho các kỳ họp HĐND; công tác kiểm tra, giám sátcủa TT.HĐND và các văn bản của HĐND;

Trực tiếp quản lý vật tư, phương tiện, tài sản, dụng cụ phục vụ sự chỉ đạocủa HĐND & UBND huyện Phụ trách công đoàn và nữ công cơ quan;

Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề: về côngtác hậu cần khi có hội nghị diễn ra Chủ động đề xuất thanh lý các tài sản đã hưhỏng kịp thời trong quá trình sử dụng Đôn đốc việc thanh quyết toán hàngtháng, quý, toàn bộ chi phí của cơ quan Chủ trì việc tổng vệ sinh cơ quan vàochiều thứ 6 của tuần cuối tháng

Bố trí đầy đủ mọi điều kiện khi Trung ương, Thành phố về làm việc, địađiểm tiếp dân

Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc khác do đồng chí Phó Chủ tịchUBND huyện phụ trách văn xã giao Tham gia các công việc đột xuất khác khiChánh văn phòng phân công

* Các bộ phận trong cơ quan văn phòng

- Cán bộ tổng hợp văn phòng:

Giúp TT.HĐND, UBND huyện, lãnh đạo văn phòng xây dựng chươngtrình công tác hàng tháng, năm Tham mưu cho TT.HĐND, các ban của HĐNDhuyện giám sát việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội – an ninh, quốcphòng của huyện, xã, thị trấn, theo dõi phong trào thi đua khen thưởng tronghoạt động HĐND huyện

Cập nhật toàn bộ thông tin về hoạt động của HĐND, UBND huyện trênmáy vi tính; thanh toán kịp thời đầy đủ chế độ sinh hoạt phí cho các đại biểuHĐND huyện.Ghi danh sách và phát tài liệu khi HĐND, UBND huyện và Vănphòng có hội nghị

Theo dõi và tiếp nhận, đôn đốc việc giải quyết các đơn thư khiếu nại, tốcáo của công dân Phân loại đơn thư Phối hợp cùng với Thanh tra huyện đônđốc việc giải quyết các đơn thư KNTC của công dân Chịu trách nhiệm chuẩn bị

tài liệu, kiểm tra nhắc nhở việc bố trí địa điểm khi Thành phố về tiếp dân hàngtháng.

- Cán bộ phụ trách điện, nước, quản lý hội trường:

Phụ trách công tác điện, nước, quản lý hội trường, tăng âm, loa đài, phốihợp với các bộ phận khác tham gia các công việc khi được cấp trên phân công

Thay quốc kỳ treo trước trụ sở khi bị cũ, rách, hỏng

- Cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ:

Tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của HĐND & UBND theoLuật và các văn bản quy định hiện hành

Tiếp nhận và ban hành toàn bộ công văn đi, đến, vào sổ kịp thời, văn bảnngày nào phải giải quyết, xử lý dứt điểm gửi ngay ngày đó, không để công việcsang ngày hôm sau; kiểm tra, rà soát thể thức ban hành các văn bản, báo cáolãnh đạo giải quyết, xử lý kịp thời Các văn bản quan trọng phải xử lý gấp, báocáo và chuyển ngay cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo HĐND & UBND xử lýkịp thời, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra

- Cán bộ phòng vi tính:

Trực tiếp dưới sự chỉ đạo và phân công của Lãnh đạo văn phòng, bêncạnh đó, do công việc của huyện diễn ra hàng ngày, hàng giờ nên khi có bản viếttay của các đồng chí lãnh đạo chuyển xuống phải khẩn trương đánh máy, photongay nhất là các văn bản quan trọng, phải lưu các văn bản sửa để kiểm tra ràsoát và đối chiếu khi cần

- Cán bộ kế toán:

Có trách nhiệm: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của văn phòng hàngtháng, quý, năm; theo dõi thu chi mức khoán kinh phí HĐND huyện riêng Đềnghị ngân hàng chuyển tiền lương của cán bộ, công chức văn phòng vào tàikhoản cá nhân theo quy định

Giám sát việc thu chi và thanh quyết toán đầy đủ, kịp thời chính xác cáckhoản thu, chi theo quy định của nhà nước, cuối tháng có trách nhiệm đối chiếuvới thủ quỹ về các khoản thu, chi để có cơ sở lập kế hoạch tháng sau, quý sau

Theo dõi, quản lý vật tư, tài sản, kiểm kê tài sản thuộc phạm vi, trách

nhiệm và đề nghị thanh lý kịp thời tài sản hư hỏng Chịu trách nhiệm hồ sơchứng từ kế toán theo quy định.

- Nhân viên thủ quỹ, kiêm thủ kho:

Hàng tháng phải kịp thời đối chiếu sổ sách, kiểm kê, phục vụ đầy đủ cácyêu cầu chi của cơ quan Nếu không có phiếu chi hoặc phiếu tạm ứng khôngđược xuất tiền, trừ trường hợp đột xuất phải có ý kiến của lãnh đạo HĐND &UBND huyện hoặc Chánh văn phòng, nhưng phải có chữ ký của người duyệt vàngười vay

Có sổ theo dõi chế độ công tác phí, thanh, quyết toán các khoản chi khác,không chấp nhận việc nhận tiền mà không ký kể cả lãnh đạo và nhân viên cơ quan

- Nhân viên phục vụ - lễ tân:

Chịu trách nhiệm vệ sinh, lau chùi, hút bui các phòng khách, phòng họp,chuẩn bị lo đầy đủ nước, chè, giấy, bút cho các đồng chí lãnh đạo, cho cơ quan,nước uống cho đại biểu dự hội nghị và nước uống cho khách đến làm việc, quétdọn, vệ sinh sạch sẽ phòng làm việc các đồng chí lãnh đạo huyện

- Nhân viên cấp dưỡng:

Nấu ăn, phục vụ sinh hoạt ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong cơquan Đảm bảo đúng chế độ, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đồng thời vệsinh sạch sẽ toàn bộ nhà ăn

- Nhân viên lái xe:

Có trách nhiệm bảo quản xe tốt, kiểm tra độ an toàn trước khi xe đi côngtác Đưa đón các đồng chí lãnh đạo đi công tác đúng giờ, an toàn, kịp thời pháthiện các hư hỏng của xe và báo cáo lãnh đạo cho sửa chữa kịp thời

- Nhân viên bảo vệ và VSMT:

Có trách nhiệm bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự và an toàn cho khu làmviệc của UBND huyện Chịu trách nhiệm vệ sinh các khu vực công cộng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ phụ lục 02

-III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGUIỜI THƯ KỸ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

1 Chøc n¨ng, nhiÖm vô của người thư ký văn phòng

- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và người lãnh đạo

- Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn bản

- Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản (nhiệm

vụ này chủ yếu của TK riêng)

- Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc và giao dịch theo yêu cầu của lãnh đạo

- Giúp các công việc về lễ tân

- Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo

1.1 Chức năng tiếp khách, đãi khác.

Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần cũng được Thư ký văn phònghoàn thành tương đối tốt Mặc dù vẫn còn những thiếu xót trong khâu hậu cầnnhưng vẫn đạt được những kết quả đáng ghi nhận

Ví dụ: khi khách đến liên hệ công tác phần tiếp đón khách vẫn chưa đượcthực hiện tốt, vẫn để khách phải chờ lâu, đôi khi bộ phận lễ tân do nhân viên cònhạn chế nên việc tiếp đãi khách còn chưa được thực hiện chu đáo

Thư ký văn phòng ngày càng được quan tâm, chú trọng Vì thế, Thư kývăn phòng ngày càng có vai trò ảnh hưởng lớn đến hoạt động của cơ quan Đểthực hiện và hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được cấp trên giao phó thư kývăn phòng phải luôn luôn nắm bắt,linh hoạt với tình hình thực tế để không phụ

sự tin tưởng của lãnh đạo và cơ quan Đồng thời không ngừng nâng cao trình độchuyên môn cho mình viên phục vụ trong công tác văn phòng

1.2 Chức năng xây dựng mô hình làm việc khoa học của người Thư

ký Văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND

Mô hình văn phòng của cơ quan là mô hình văn phòng nửa hiện đại nửatruyền thống Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo sự độc lập giữa các phòng,không gây ồn ào, mất trật tự Tuy nhiên, nó lại có nhược điểm là tốn diện tích,

thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển Mặt khác, ngườiphụ trách rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên Đồng thời, các trangthiết bị phục vụ công tác văn phòng còn hạn chế Vì vậy người Thư ký vănphòng cần phải tham mưu cho lãnh đạo làm sao để có mô hình làm việc hiệuquả nhất

Hiện nay, khi thời đại thông tin bùng nổ với các tiến bộ khoa học pháttriển, các mô hình văn phòng hiện đại ra đời ngày một nhiều Văn phòng hiệnđại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại được tổ chức mộtcách khoa học gồm những người có tri thức hiện đại để đẩy mạnh năng suất laođộng đạt được hiệu quả cao nhất Hiện đại hóa văn phòng bao gồm: hiện đại hóatrang thiết bị, người lao động, các nghiệp vụ văn phòng

Văn phòng cần đầu tư, mua sắm các trang thiết bị mới như máy tính, máyhủy tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày Cần đào tạo thêm kỹ năng làmviệc cho các nhân viên bằng cách cử đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ văn phòngngắn hạn Bên cạnh đó, các khâu nghiệp vụ văn phòng cũng phải được hiện đạihóa Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ một cách khoa học, thực hiệncông tác tham mưu tổng hợp một cách có hiệu quả tốt nhất, đảm bảo cơ sở vậtchất phục vụ công tác, xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp

vụ công tác văn phòng, đồng thời phải giám sát quy trình tổ chức và quản lý vănbản Phòng làm việc phải được tổ chức một cách khoa học, phải sắp xếp các yếutố: thiết bị, con người, nghiệp vụ sao cho phù hợp để đạt được hiệu quả tối ưutrong công việc

Sơ đồ hóa mô hình văn phòng hiện đại - phụ lục số 03

1.3 Công tác tổ chức hội nghị về “xây dựng nông thôn mới giai đoạn

2011 – 2015” ở HĐND & UBND huyện Chương Mỹ

Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị - phụ lục 04

Mục lục văn bản, hồ sơ, tài liệu trong hội nghị:

STT Tên loại văn bản, hồ sơ, tài liệu

1 Chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện

2 Tờ trình về xây dựng nông thôn mới ở 17 xã

3 Đề án quy hoạch xây dựng nông thôn mới trên 17 xã

4 Đồ án xây dựng nông thôn mới ở 17 xã

5 Quyết định phê duyệt chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xãtrên địa bàn huyện

6 Báo cáo về tình hình xây dựng nông thôn mới ơ 17 xã

kiến của 17 xã trong chương trình xây dựng nông thôn mới

8 Tổng hợp ý kiến và ý kiến chỉ đạo của UBND huyện về chươngtrình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan – phụ lục 05

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư văn phòng

Để đảm bảo thực hiện tốt nghiệp vụ công tác văn thư, cán bộ văn thư là yếu tố được đặt lên hàng đầu, việc tổ chức cán bộ làm công tác văn thư phải được rõ ràng và cụ thể

Về tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ, UBND huyện đã bố trí cán bộ làmcông tác văn thư, lưu trữ của huyện đảm bảo đúng về chuyên môn nghiệp vụ,trong đó 01 đồng chí có trình độ đại học chuyên ngành Hành chính, 01 đồng chí

có trình độ cao đẳng chuyên ngành Quản trị Văn phòng, 01 đồng chí có trình độTrung cấp văn thư, lưu trữ Mỗi một cán bộ đã trang bị đầy đủ cho mình nhữngkiến thức cũng như các thao tác nghiệp vụ về công tác văn thư, đảm bảo công

việc được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.Tại các phòngban của huyện đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

Để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác vănthư, UBND huyện đã cử cán bộ công chức văn thư-lưu trữ đi học các lớp nângcao về chuyên môn nghiệp vụ

Hàng năm, phòng Tư pháp phối hợp với Văn phòng HĐND & UBNDhuyện tham mưu giúp UBND huyện tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụcông tác văn thư cho cán bộ văn thư-lưu trữ ở các phòng ban của huyện nhằmgiúp cán bộ nâng cao kỹ năng nghiệp vụ trong công tác văn thư

Từ đó có thể thấy rằng cán bộ văn thư-lưu trữ của UBND huyện khôngngừng học tập để năng cao trình độ của bản thần phấn đấu học hỏi, để từ đó ápdụng vào công việc hàng ngày tăng hiệu quả công việc

Công tác văn thư là công tác quan trọng của Văn phòng, là đầu mối tiếp nhận và ban hành tất cả các văn bản của cơ quan Công tác Văn thư làm tốt thì giúp công tác lưu trữ thuận lợi

Hiện nay công tác văn thư ở UBND huyện Chương Mỹ được tổ chức theo

mô hình văn thư tập chung Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng ký, chuyển giao, xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng

ký, phát hành tại Văn thư cơ quan

Phòng Văn thư UBND huyện Chương Mỹ được đặt tại tầng 1 nhằm thuậntiện cho công việc, phòng rộng khoảng 35m2, trong phòng được bố trí 2 máy vi tính, 02 máy Scan, 02 máy photo, bàn làm việc và tủ đựng tài liệu, con dấu

Quyết định ban hành Quy chế hoạt động công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Chương Mỹ - phụ lục 07

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM

HUYỆN CHƯƠNG MỸ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

Về hoạt động công tác Văn thư và Lưu trữ

(Ban hành kèm theo Quyết định số /2012/QĐ-UBND ngày tháng năm 2121)

–––––––––

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1 Quy chế này quy định về hoạt động công tác Văn thư, Lưu trữ và quản

lý nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ được áp dụng đối với các cơ quan, banngành của huyện

2 Công tác Văn thư quy định tại quy chế này bao gồm các công việc về

soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan, ban ngành trong huyện; quản lý và sử dụngcon dấu trong công tác văn thư;

3 Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, banngành huyện

Điều 2 Trách nhiệm đối với công tác Văn thư, Lưu trữ

1 Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện trong việc quản lý công tác

văn thư - lưu trữ:

1.1 Ban hành, chỉ đạo việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư

-lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

1.2 Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu

trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về công tác văn thư - lưu trữ theo thẩm quyền

2 Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện có trách nhiệm tổ chức chỉ

đạo, kiểm tra thực hiện và quản lý công tác văn thư - lưu trữ của huyện theo cácquy định của huyện, của thành phố và các quy định của Nhà nước

3 Thủ trưởng các đơn vị thuộc UBND huyện có trách nhiệm chỉ đạo về

công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình theo đúng Quy chế này và các quyđịnh khác có liên quan Bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư - lưutrữ (sau đây gọi là Văn thư) của đơn vị

4 Mỗi cán bộ, viên chức, người lao động thuộc UBND huyện trong quá

trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ phải thực hiệnnghiêm túc các quy định tại Quy chế này

5 Việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện phải theo

đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định hiện hànhcủa Nhà nước

Điều 3 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư và lưu trữ

1 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

- Giúp Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đônđốc việc giải quyết văn bản đến;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xétduyệt, ký ban hành;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngay, thángnăm ban hành; nếu văn bản ban hành có mức độ khẩn, mật, tối mật, tuyệt mậtphải đóng dấu mức độ khẩn, mật;

- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức viên chức;

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấukhác;

2 Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ

2.1 Xây dựng thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ ở cơ quan, đơn vị;

2.2 Căn cứ quy định của pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên tham

mưu văn bản hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưutrữ đối với các cơ quan, ban ngành, các xã, thị trấn

2.3 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định;

2.4 Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ

quan, ban ngành, các xã, thị trấn;

2.5.Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan đơn vị ứng dụng khoa học và công

nghệ trong hoạt động lưu trữ;

2.6 Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưutài liệu vào lưu trữ lịch sử của UBND huyện;

2.7 Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ

chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

2.8 Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;

2.9 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

đưa vào hệ thống lưu trữ theo quy định hiện hành;

2.10 Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

2.11 Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

2.12 Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ

lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Điều 4.Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện phải đảm bảotiêu chuẩn về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ theo quy định

Điều 5 Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ của các cơ quan, đơn vị đượctrích từ ngân sách nhà nước

Chánh văn phòng HĐND&UBND huyện có trách nhiệm bố trí kinh phítrang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động theo yêu cầu củacông tác văn thư và lưu trữ

Điều 6 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của các cơ quan, đơn vị,trong toàn huyện phải thực hiện theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chitiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, Thông tư số 12/2002/TT-BCAngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an về Hướng dẫn thực hiện Nghị định

số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định thi hànhPháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.

Công văn đi của UBND huyện Chương Mỹ có số lượng tương đối lớnthường là các Quyết định của UBND huyện, Báo cáo gửi Thành phố, Thôngbáo, giấy mời

Trên thực tế văn thư UBND huyện Chương Mỹ không làm công tác soạnthảo mà do nhóm chuyên viên của phòng máy tính soạn thảo, phòng máy tínhchịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, đối với cácphòng ban chuyên môn đều có cán bộ soạn thảo riêng nhưng không vì thế cán

bộ văn thư không quan tâm đến việc này phòng văn thư làm công tác đăng kývăn bản đi

Sau đây là bảng thống kê công văn đi trong 01 năm 2014 vừa qua:

Tên Loại Văn Bản Văn bản đi Văn bản đến

lý công văn cần được quan tâm hơn

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Điều 15 Trình tự quản lý văn bản đi

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,

tháng của văn bản.

1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thưcần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo Chánh văn phòng xem xét, giải quyết

1.2 Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của UBND huyện trừ trường hợp pháp luật có quy địnhkhác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan do văn thư thốngnhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhtại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo Thông tư số01/2011/TT-BNV Đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định của Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

2.1 Đóng dấu cơ quan

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấuquy định

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,

tổ chức hoặc tên của phụ lục

2.2 Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn “Hoả tốc”, kể cả “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượngkhẩn” và “Khẩn” trên văn bản được thực hiện theo quy định của Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011

Việc đóng dấu các độ mật “Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”, dấu “Tàiliệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông

tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên vănbản được thực hiện theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011

3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đi trên máy vi tính

3.1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

+ Sổ đăng ký văn bản gồm có những loại sau:

*Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định (cá biệt), chỉ thị(cá biệt);

*Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác;

*Sổ đăng ký công văn;

*Sổ đăng ký văn bản mật đi

3.2 Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý

văn bản

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi đượcthực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của

Cụ Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phầnmềm đó.

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

* Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì vàkích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước củavăn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để cóthể vào bì một cách dễ dàng Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền,khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 củaThông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

- Vào bì và dán bì:

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để

hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không

bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ kýhiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Điều 16 Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, cán

bộ văn thư phải lập sổ chuyển giao văn bản đi để ký nhận có ký nhận

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ.Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải đượcđăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra,

ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bảnchính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 củaThông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụthể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có ngườinhận, do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị