CHƯƠNG MỸ
1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư ký văn phũng
- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và người lãnh đạo.
- Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn bản
- Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản (nhiệm vụ này chủ yếu của TK riêng).
- Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc và giao dịch theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Giúp các công việc về lễ tân
- Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo.
1.1 Chức năng tiếp khách, đãi khác.
Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần cũng được Thư ký văn phòng hoàn thành tương đối tốt. Mặc dù vẫn còn những thiếu xót trong khâu hậu cần nhưng vẫn đạt được những kết quả đáng ghi nhận.
Ví dụ: khi khách đến liên hệ công tác phần tiếp đón khách vẫn chưa được thực hiện tốt, vẫn để khách phải chờ lâu, đôi khi bộ phận lễ tân do nhân viên còn hạn chế nên việc tiếp đãi khách còn chưa được thực hiện chu đáo.
Thư ký văn phòng ngày càng được quan tâm, chú trọng. Vì thế, Thư ký văn phòng ngày càng có vai trò ảnh hưởng lớn đến hoạt động của cơ quan. Để thực hiện và hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được cấp trên giao phó thư ký văn phòng phải luôn luôn nắm bắt,linh hoạt với tình hình thực tế để không phụ sự tin tưởng của lãnh đạo và cơ quan. Đồng thời không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cho mình viên phục vụ trong công tác văn phòng.
1.2 Chức năng xây dựng mô hình làm việc khoa học của người Thư ký Văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND
Mô hình văn phòng của cơ quan là mô hình văn phòng nửa hiện đại nửa truyền thống. Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo sự độc lập giữa các phòng, không gây ồn ào, mất trật tự. Tuy nhiên, nó lại có nhược điểm là tốn diện tích,
thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển. Mặt khác, người phụ trách rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên. Đồng thời, các trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng còn hạn chế. Vì vậy người Thư ký văn phòng cần phải tham mưu cho lãnh đạo làm sao để có mô hình làm việc hiệu quả nhất
Hiện nay, khi thời đại thông tin bùng nổ với các tiến bộ khoa học phát triển, các mô hình văn phòng hiện đại ra đời ngày một nhiều. Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại được tổ chức một cách khoa học gồm những người có tri thức hiện đại để đẩy mạnh năng suất lao động đạt được hiệu quả cao nhất. Hiện đại hóa văn phòng bao gồm: hiện đại hóa trang thiết bị, người lao động, các nghiệp vụ văn phòng.
Văn phòng cần đầu tư, mua sắm các trang thiết bị mới như máy tính, máy hủy tài liệu... phục vụ cho hoạt động hàng ngày. Cần đào tạo thêm kỹ năng làm việc cho các nhân viên bằng cách cử đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ văn phòng ngắn hạn. Bên cạnh đó, các khâu nghiệp vụ văn phòng cũng phải được hiện đại hóa. Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ một cách khoa học, thực hiện công tác tham mưu tổng hợp một cách có hiệu quả tốt nhất, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác, xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn phòng, đồng thời phải giám sát quy trình tổ chức và quản lý văn bản. Phòng làm việc phải được tổ chức một cách khoa học, phải sắp xếp các yếu tố: thiết bị, con người, nghiệp vụ sao cho phù hợp để đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc.
Sơ đồ hóa mô hình văn phòng hiện đại - phụ lục số 03
1.3 Công tác tổ chức hội nghị về “xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2011 – 2015” ở HĐND & UBND huyện Chương Mỹ
Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị - phụ lục 04 Mục lục văn bản, hồ sơ, tài liệu trong hội nghị:
STT Tên loại văn bản, hồ sơ, tài liệu
1 Chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện 2 Tờ trình về xây dựng nông thôn mới ở 17 xã
3 Đề án quy hoạch xây dựng nông thôn mới trên 17 xã 4 Đồ án xây dựng nông thôn mới ở 17 xã
5 Quyết định phê duyệt chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện
6 Báo cáo về tình hình xây dựng nông thôn mới ơ 17 xã
7 Ý
kiến của 17 xã trong chương trình xây dựng nông thôn mới
8 Tổng hợp ý kiến và ý kiến chỉ đạo của UBND huyện về chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan – phụ lục 05
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư văn phòng
Để đảm bảo thực hiện tốt nghiệp vụ công tác văn thư, cán bộ văn thư là yếu tố được đặt lên hàng đầu, việc tổ chức cán bộ làm công tác văn thư phải được rừ ràng và cụ thể.
Về tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ, UBND huyện đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của huyện đảm bảo đúng về chuyên môn nghiệp vụ, trong đó 01 đồng chí có trình độ đại học chuyên ngành Hành chính, 01 đồng chí có trình độ cao đẳng chuyên ngành Quản trị Văn phòng, 01 đồng chí có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ. Mỗi một cán bộ đã trang bị đầy đủ cho mình những kiến thức cũng như các thao tác nghiệp vụ về công tác văn thư, đảm bảo công
việc được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.Tại các phòng ban của huyện đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, UBND huyện đã cử cán bộ công chức văn thư-lưu trữ đi học các lớp nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ.
Hàng năm, phòng Tư pháp phối hợp với Văn phòng HĐND & UBND huyện tham mưu giúp UBND huyện tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ văn thư-lưu trữ ở các phòng ban của huyện nhằm giúp cán bộ nâng cao kỹ năng nghiệp vụ trong công tác văn thư.
Từ đó có thể thấy rằng cán bộ văn thư-lưu trữ của UBND huyện không ngừng học tập để năng cao trình độ của bản thần phấn đấu học hỏi, để từ đó áp dụng vào công việc hàng ngày tăng hiệu quả công việc.
Công tác văn thư là công tác quan trọng của Văn phòng, là đầu mối tiếp nhận và ban hành tất cả các văn bản của cơ quan. Công tác Văn thư làm tốt thì giúp công tác lưu trữ thuận lợi.
Hiện nay công tác văn thư ở UBND huyện Chương Mỹ được tổ chức theo mô hình văn thư tập chung. Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng ký, chuyển giao, xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư cơ quan.
Phòng Văn thư UBND huyện Chương Mỹ được đặt tại tầng 1 nhằm thuận tiện cho công việc, phòng rộng khoảng 35m2, trong phòng được bố trí 2 máy vi tính, 02 máy Scan, 02 máy photo, bàn làm việc và tủ đựng tài liệu, con dấu.
Quyết định ban hành Quy chế hoạt động công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Chương Mỹ - phụ lục 07
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
Về hoạt động công tác Văn thư và Lưu trữ
(Ban hành kèm theo Quyết định số /2012/QĐ-UBND ngày tháng năm 2121) –––––––––
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về hoạt động công tác Văn thư, Lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ được áp dụng đối với các cơ quan, ban ngành của huyện.
2. Công tác Văn thư quy định tại quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, ban ngành trong huyện; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư;
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, ban ngành huyện.
Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác Văn thư, Lưu trữ
1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện trong việc quản lý công tác văn thư - lưu trữ:
1.1. Ban hành, chỉ đạo việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
1.2. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, kiểm tra thực hiện và quản lý công tác văn thư - lưu trữ của huyện theo các
quy định của huyện, của thành phố và các quy định của Nhà nước.
3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc UBND huyện có trách nhiệm chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình theo đúng Quy chế này và các quy định khác có liên quan. Bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư - lưu trữ (sau đây gọi là Văn thư) của đơn vị.
4. Mỗi cán bộ, viên chức, người lao động thuộc UBND huyện trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này.
5. Việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện phải theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định hiện hành của Nhà nước.
Điều 3. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư và lưu trữ