Văn phòng HĐND & UBND huyện là một phòng chuyên môn đặc biệt làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Văn phòng HĐND & UBND gồm có 15 người. Trong đó, có 01 Chánh văn phòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 06 chuyên viên, 05 nhân viên.
* Đ/c Chánh văn phòng: Hoàng Minh Hiến
Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện về toàn bộ công tác của Văn phòng, phân công nhiệm vụ công tác cho các đồng chí Phó Chánh văn phòng, cán bộ Văn phòng và Nhân viên Văn phòng. Tổ chức nắm tình hình, xử lý các thông tin, trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp và xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện bảo đảm kịp thời, đúng định kỳ. Kiểm tra rà soát các văn bản của HĐND & UBND huyện trước khi ban hành, theo dừi, đụn đốc thực hiện cỏc văn bản cấp trờn gửi về.
Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ trong cơ quan. Chủ tài khoản phần kinh phí khoán chi của Văn phòng theo chế độ và quy định của nhà nước.
Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện giao.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHÁNH VĂN PHềNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ - Thông tin chung:
Tên loại công việc Công tác hành chính văn phòng
Mã số công việc VP – CVP
Phòng ban Văn phòng HĐND & UBND huyện
Mức lương 3.000.000
Quản lý trực tiếp Văn phòng HĐND & UBND huyện - Mục tiêu, yêu cầu:
+ Mục tiêu
Nhằm xỏc định rừ chức danh, nhiệm vụ của Chỏnh văn phũng HĐND &
UBND huyện
Giúp các cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng nắm bắt, hiểu biết về công việc của lãnh đạo văn phòng để thực hiện công việc chính xác và hiệu quả hơn.
+ Yêu cầu
Chánh văn phòng phải thực hiện đúng các công việc theo bản mô tả công việc
Các cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng tham khảo bản mô tả công việc của Chánh văn phòng để thực hiện công việc theo đúng yêu cầu.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh văn phòng + Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện về toàn bộ công tác của Văn phòng.
Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ trong cơ quan. Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi điều hành. Phụ trách công tác tin học, CNTT trong cơ quan văn phòng
Theo dừi tỡnh hỡnh, kiểm tra, đụn đốc cỏc ngành, cỏc xó, thị trấn trong việc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND, UBND huyện.
+ Quyền hạn:
Phân công nhiệm vụ công tác cho các đồng chí Phó Chánh văn phòng và cán bộ văn phòng, quản lý toàn bộ nhân viên của văn phòng.
Làm chủ tài khoản của Văn phòng
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển công tác đối với cán bô, nhân viên thuộc văn phòng.
Điều hành các công việc được lãnh đạo HĐND & UBND huyên giao phó.
Chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình xây dựng và ban hành các văn bản theo các văn bản pháp lý của nhà nước trước khi trình cấp trên có thẩm quyền ký.
- Tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn Chánh văn phòng
Trình độ học vấn Thạc sĩ
Trình độ chuyên môn Chuyên ngành Quản trị văn phòng
Kinh nghiệm Ít nhất 3 năm kinh nghiệm
Phẩm chất đạo đức Tốt
* Các đồng chí Phó Chánh văn phòng:
- Đ/c Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp: Nguyễn Thị Sơn
Làm công tác tham mưu, tổng hợp tình hình hoạt động của UBND huyện, có trách nhiệm dự, ghi chép biên bản các hội nghị do UBND huyện tổ chức; dự thảo thông báo kết luận hội nghị; dự thảo báo cáo tuần, báo cáo họp BTV Huyện ủy (mỗi tháng 2 kỳ), xây dựng báo cáo tháng, quý, 6 tháng và báo cáo năm của UBND huyện và các báo cáo đột xuất khác. Báo cáo Thành ủy, HĐND &
UBND TP. Hà Nội, báo cáo trả lời ý kiến kiến nghị cử tri sau các kỳ tiếp xúc cử tri và kỳ họp của HĐND huyện;
Dự thảo các văn bản chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của UBND huyện theo sự phân công của Chánh văn phòng;
Trực tiếp theo dừi và chỉ đạo cỏn bộ văn phũng làm cụng tỏc tổng hợp trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Đ/c Phú Chỏnh văn phũng – Trưởng bộ phận “ Một cửa” và theo dừi giải quyết đơn thư KNTC, phụ trách một phần công tác HCQT: Đặng Thị Nam
Trực tiếp phụ trách và làm Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện về toàn bộ các hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; xây dựng quy chế làm việc và phân công trách nhiệm cho từng đồng chí cán bộ theo lĩnh vực phụ trách. Trực tiếp chỉ đạo các công việc, đôn đốc, duy trì các hoạt động chuyên môn, nắm bắt tình hình, xử lý thông tin và xem xét, ký duyệt hồ sơ, thủ tục hành chính để bàn giao hồ sơ về các phòng ban chuyên môn thụ lý, giải quyết theo trình tự, thủ tục hành chính;
Trực tiếp theo dừi và chỉ đạo đồng chớ cỏn bộ Văn phũng làm cụng tỏc giải quyết đơn thư KNTC theo thẩm quyền.
- Đ/c Phú Chỏnh văn phũng theo dừi cụng tỏc HĐND huyện; phụ trỏch
một phần công tác hành chính, quản trị: Trịnh Viết Quang
Trực tiếp theo dừi cụng tỏc HĐND. Chuẩn bị cỏc điều kiện, văn bản, tài liệu, các văn bản liên quan cho các kỳ họp HĐND; công tác kiểm tra, giám sát của TT.HĐND và các văn bản của HĐND;
Trực tiếp quản lý vật tư, phương tiện, tài sản, dụng cụ phục vụ sự chỉ đạo của HĐND & UBND huyện. Phụ trách công đoàn và nữ công cơ quan;
Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề: về công tác hậu cần khi có hội nghị diễn ra. Chủ động đề xuất thanh lý các tài sản đã hư hỏng kịp thời trong quá trình sử dụng. Đôn đốc việc thanh quyết toán hàng tháng, quý, toàn bộ chi phí của cơ quan. Chủ trì việc tổng vệ sinh cơ quan vào chiều thứ 6 của tuần cuối tháng.
Bố trí đầy đủ mọi điều kiện khi Trung ương, Thành phố về làm việc, địa điểm tiếp dân.
Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc khác do đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách văn xã giao. Tham gia các công việc đột xuất khác khi Chánh văn phòng phân công.
* Các bộ phận trong cơ quan văn phòng - Cán bộ tổng hợp văn phòng:
Giúp TT.HĐND, UBND huyện, lãnh đạo văn phòng xây dựng chương trình công tác hàng tháng, năm. Tham mưu cho TT.HĐND, các ban của HĐND huyện giám sát việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội – an ninh, quốc phũng của huyện, xó, thị trấn, theo dừi phong trào thi đua khen thưởng trong hoạt động HĐND huyện.
Cập nhật toàn bộ thông tin về hoạt động của HĐND, UBND huyện trên máy vi tính; thanh toán kịp thời đầy đủ chế độ sinh hoạt phí cho các đại biểu HĐND huyện.Ghi danh sách và phát tài liệu khi HĐND, UBND huyện và Văn phòng có hội nghị.
Theo dừi và tiếp nhận, đụn đốc việc giải quyết cỏc đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân. Phân loại đơn thư. Phối hợp cùng với Thanh tra huyện đôn đốc việc giải quyết các đơn thư KNTC của công dân. Chịu trách nhiệm chuẩn bị
tài liệu, kiểm tra nhắc nhở việc bố trí địa điểm khi Thành phố về tiếp dân hàng tháng.
- Cán bộ phụ trách điện, nước, quản lý hội trường:
Phụ trách công tác điện, nước, quản lý hội trường, tăng âm, loa đài, phối hợp với các bộ phận khác tham gia các công việc khi được cấp trên phân công.
Thay quốc kỳ treo trước trụ sở khi bị cũ, rách, hỏng.
- Cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ:
Tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của HĐND & UBND theo Luật và các văn bản quy định hiện hành.
Tiếp nhận và ban hành toàn bộ công văn đi, đến, vào sổ kịp thời, văn bản ngày nào phải giải quyết, xử lý dứt điểm gửi ngay ngày đó, không để công việc sang ngày hôm sau; kiểm tra, rà soát thể thức ban hành các văn bản, báo cáo lãnh đạo giải quyết, xử lý kịp thời. Các văn bản quan trọng phải xử lý gấp, báo cáo và chuyển ngay cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo HĐND & UBND xử lý kịp thời, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
- Cán bộ phòng vi tính:
Trực tiếp dưới sự chỉ đạo và phân công của Lãnh đạo văn phòng, bên cạnh đó, do công việc của huyện diễn ra hàng ngày, hàng giờ nên khi có bản viết tay của các đồng chí lãnh đạo chuyển xuống phải khẩn trương đánh máy, photo ngay nhất là các văn bản quan trọng, phải lưu các văn bản sửa để kiểm tra rà soát và đối chiếu khi cần.
- Cán bộ kế toán:
Có trách nhiệm: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của văn phòng hàng thỏng, quý, năm; theo dừi thu chi mức khoỏn kinh phớ HĐND huyện riờng. Đề nghị ngân hàng chuyển tiền lương của cán bộ, công chức văn phòng vào tài khoản cá nhân theo quy định.
Giám sát việc thu chi và thanh quyết toán đầy đủ, kịp thời chính xác các khoản thu, chi theo quy định của nhà nước, cuối tháng có trách nhiệm đối chiếu với thủ quỹ về các khoản thu, chi để có cơ sở lập kế hoạch tháng sau, quý sau.
Theo dừi, quản lý vật tư, tài sản, kiểm kờ tài sản thuộc phạm vi, trỏch
nhiệm và đề nghị thanh lý kịp thời tài sản hư hỏng. Chịu trách nhiệm hồ sơ chứng từ kế toán theo quy định.
- Nhân viên thủ quỹ, kiêm thủ kho:
Hàng tháng phải kịp thời đối chiếu sổ sách, kiểm kê, phục vụ đầy đủ các yêu cầu chi của cơ quan. Nếu không có phiếu chi hoặc phiếu tạm ứng không được xuất tiền, trừ trường hợp đột xuất phải có ý kiến của lãnh đạo HĐND &
UBND huyện hoặc Chánh văn phòng, nhưng phải có chữ ký của người duyệt và người vay.
Cú sổ theo dừi chế độ cụng tỏc phớ, thanh, quyết toỏn cỏc khoản chi khỏc, không chấp nhận việc nhận tiền mà không ký kể cả lãnh đạo và nhân viên cơ quan.
- Nhân viên phục vụ - lễ tân:
Chịu trách nhiệm vệ sinh, lau chùi, hút bui các phòng khách, phòng họp, chuẩn bị lo đầy đủ nước, chè, giấy, bút cho các đồng chí lãnh đạo, cho cơ quan, nước uống cho đại biểu dự hội nghị và nước uống cho khách đến làm việc, quét dọn, vệ sinh sạch sẽ phòng làm việc các đồng chí lãnh đạo huyện.
- Nhân viên cấp dưỡng:
Nấu ăn, phục vụ sinh hoạt ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Đảm bảo đúng chế độ, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đồng thời vệ sinh sạch sẽ toàn bộ nhà ăn.
- Nhân viên lái xe:
Có trách nhiệm bảo quản xe tốt, kiểm tra độ an toàn trước khi xe đi công tác. Đưa đón các đồng chí lãnh đạo đi công tác đúng giờ, an toàn, kịp thời phát hiện các hư hỏng của xe và báo cáo lãnh đạo cho sửa chữa kịp thời.
- Nhân viên bảo vệ và VSMT:
Có trách nhiệm bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự và an toàn cho khu làm việc của UBND huyện. Chịu trách nhiệm vệ sinh các khu vực công cộng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ - phụ lục 02
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA