Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của các cơ quan, đơn vị,
II. Một số đề xuất để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong công tác văn phòng của người Thư ký tại UBND huyện Chương
Mỹ
Trong hoạt động quản lý của cơ quan công tác văn phòng của người Thư ký đóng một vai trò quan trọng. Vì thế, UBND huyện Chương Mỹ cần quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng nhằm phát huy ưu thế sẵn có và khắc phục những nhược điểm còn tồn tại với những việc làm cụ thể:
Lãnh đạo cơ quan nên quan tâm nhiều hơn đến cán bộ, nhân viên trong cơ quan không chỉ trong công việc mà về cả đời sống tinh thần ( động viên, khích lệ họ hăng hái trong công việc...). Đồng thời, cần tạo điều kiện cho cán bộ văn phòng tham gia các lớp, các khóa học đào tạo; tham dự các lớp tập huấn ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Văn thư – lưu trữ là công tác khá vất vả. Hiện nay, khối lượng công việc ngày càng tăng mà cán bộ văn thư lại hạn chế. Do vậy, cơ quan cần bố trí thêm cán bộ làm công tác văn thư, đồng thời thực hiện tốt các chế độ, chính sách với cán bộ làm công tác văn thư.
Tiếp tục phát huy và đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng.
UBND huyện Chương Mỹ cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các biện pháp khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư.
Nghiên cứu, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư – lưu trữ.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Đồng thời, thực hiện tốt việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
Tuyờn truyền, phổ biến cho cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vai trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mỗi cán bộ đều có ý thức trách nhiệm trong việc lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Củng cố, kiện toàn và ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; có chế tài nghiêm khắc xử lý đối với các hành vi vi phạm.
Đẩy nhanh việc hiện đại hóa văn phòng của cơ quan, lập kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị các máy còn thiếu, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng văn thư của cơ quan. Việc hiện đại hóa văn phòng phải được thực hiện trên tất cả các phương diện từ máy móc, trang thiết bị cho tới con người làm công tác văn phòng để biến các tiềm năng của văn phòng thành các hiệu quả thiết thực, cụ thể.
Trên đây là những ý kiến đóng góp của tôi trong thời gian thực tập tại UBND huyện Chương Mỹ. Rất mong những ý kiến đóng góp của tôi sẽ được lãnh đạo UBND huyện xem xét nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công việc, chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.
Các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức giúp tôi định hướng được nghề và nghiệp trong tương lai của mình.
Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới:
Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ - Đ/c Hoàng Minh Hiến
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Chương Mỹ, khoảng thời gian tuy không dài nhưng cũng đã giúp tôi học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu về chuyên môn nghiệp vụ, phong cách giao tiếp ứng xử của người cán bộ văn phòng nơi công sở. Ngoài ra, từ lý luận đến thực tiễn, từ lý thuyết sách vở đến thực tế thực hành là cả một quá trình nhận thức và quá trình này không theo một quy trình nhất định và trên thực tế nó có thể đúng hoặc không đúng hoàn toàn so với những gì tôi đã được tiếp thu từ lý thuyết đã học. Nhưng nếu biết cách vận dụng linh hoạt thì nó sẽ đem lại hiệu quả trong công việc.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường và các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức giúp tôi định hướng được nghề nghiệp trong tương lai của mình. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới:
Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ - Đ/c Hoàng Minh Hiến;
Các đồng chí Phó Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ;
Các cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ;
Cùng toàn thể cán bộ, nhân viên trong văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ đã giúp đỡ, tạo điều kiện để tôi hoàn thành tốt kỳ thực tập này./.
Xin chân thành cảm ơn!
Chương Mỹ, ngày 02 tháng 05 năm 2015 Sinh viên
VƯƠNG THỊ LOAN