Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại HĐND và UBND HUYỆN CHƯƠNG mỹ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HĐND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4 I. KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4 II. VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 5 1. Điều kiện tự nhiên 5 2. Văn hóa xã hội 5 3. Giáo dục, y tế 6 III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 6 1. Chức năng: 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ: 8 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ: 12 1. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: 13 1.1. Chức năng: 13 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 13 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ 14 2. Bản mô tả công việc: 14 2.1. Mô tả công việc, phân công nhiệm vụ của lãnh đạo văn phòng: 14 2.2. Bản mô tả phân công, nhiệm vụ của bộ phận chuyên môn giúp việc: 20 2.2.1. Bản mô tả công việc của chuyên viên Văn phòng HĐND UBND huyện Chương Mỹ: 20 2.2.2. Bản mô tả phân công nhiệm vụ một số bộ phận nhân viên khác trong Văn phòng HĐND UBND huyện Chương Mỹ: 24 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP: 28 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ: 28 2. Khảo sát về công tác văn thư: 30 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 30 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 31 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 33 2.3.1. Cách thức quản lý văn bản đi: 34 2.3.2. Cách thức quản lý văn bản đến: 35 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành: 36 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 38 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 38 1. Tổ chức tiếp khách: 38 2. Đãi khách: 40 II. NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN: 41 1. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng HĐND UBND huyện Chương Mỹ: 41 1.1. Trình tự xây dựng chương trình công tác: 43 1.1.1. Chương trình công tác năm: 43 1.1.2. Chương trình công tác quý: 44 1.1.3. Chương trình công tác tháng: 45 1.1.4. Chương trình công tác tuần: 45 2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế: 46 III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Ở HĐND VÀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ: 46 1. Quy trình tổ chức hội nghị ở HĐND và UBND huyện Chương Mỹ: 46 2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế: 49 IV. VAI TRÒ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN: 49 V. Mô hình tổ chức phòng làm việc 53 1. Nhận xét ưu điểm, hạn chế của mô hình Văn phòng HĐND UBND huyện Chương Mỹ 54 2. Sơ đồ mô hình văn phòng làm việc: 54 3. Sơ đồ cách bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc hợp lí hơn. 54 VI. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 55 1. Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng: 55 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59 I. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong Văn phòng UBND HĐND: 59 1. Ưu điểm: 59 2. Hạn chế: 61 II. Một số đề suất để phát huy những ưu điểm, khắc phục hạn chế trong công tác văn phòng tại UBND huyện Chương Mỹ: 61 III. KẾT LUẬN 64 PHẦN III. PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNGUBND & HĐND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4

I KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦAVĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4

II VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ 5

1 Điều kiện tự nhiên 5

2 Văn hóa xã hội 5

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ: 8

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨCCỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ: 12

1 Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: 13

1.1 Chức năng: 131.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 131.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ .14

2 Bản mô tả công việc: 14

2.1 Mô tả công việc, phân công nhiệm vụ của lãnh đạo văn phòng: 142.2 Bản mô tả phân công, nhiệm vụ của bộ phận chuyên môn giúp việc: 20

2.2.1 Bản mô tả công việc của chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ: 20 2.2.2 Bản mô tả phân công nhiệm vụ một số bộ phận nhân viên khác trong Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ: 24

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI

THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP: 28

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ: 28 2 Khảo sát về công tác văn thư: 30 2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 30

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 31

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến 33

2.3.1 Cách thức quản lý văn bản đi: 34

2.3.2 Cách thức quản lý văn bản đến: 35

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành: 36

Phần II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 38

I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 38

1 Tổ chức tiếp khách: 38 2 Đãi khách: 40 II NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN: 41

1 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ: 41 1.1 Trình tự xây dựng chương trình công tác: 43

1.1.1 Chương trình công tác năm: 43

1.1.2 Chương trình công tác quý: 44

1.1.3 Chương trình công tác tháng: 45

1.1.4 Chương trình công tác tuần: 45

2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế: 46 III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Ở HĐND VÀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ: 46

1 Quy trình tổ chức hội nghị ở HĐND và UBND huyện Chương Mỹ: 46

2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế: 49

IV VAI TRÒ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐICÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN: 49

V Mô hình tổ chức phòng làm việc 53

1 Nhận xét ưu điểm, hạn chế của mô hình Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ 54

2 Sơ đồ mô hình văn phòng làm việc: 54

3 Sơ đồ cách bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc hợp lí hơn.54

VI Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động vănphòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế 55

1 Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng: 55

PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59

I Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòngcủa người thư ký trong Văn phòng UBND & HĐND: 59

1 Ưu điểm: 59

2 Hạn chế: 61

II Một số đề suất để phát huy những ưu điểm, khắc phục hạn chế trong côngtác văn phòng tại UBND huyện Chương Mỹ: 61III KẾT LUẬN 64

PHẦN III PHỤ LỤC

Công tác văn phòng là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tinbằng văn bản Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn

vị Chính vì thế mà Văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy quản

lý nhà nước nói chung Trong văn phòng công tác văn thư là một nội dung quantrọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt độngcủa văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của cácnước trên thế giới

Khi xã hội ngày càng đổi mới, nó đòi hỏi một người Thư ký phải khôngngừng nâng cao nghiệp vụ, năng động sáng tạo nhằm hỗ trợ cho lãnh đạo trênnhiều mặt có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động quản lý điều hành củalãnh đạo Thành công trong công việc của người Thư ký trước hết la do họkhẳng định

Nhằm bắt kịp với xu thế của xã hội và tầm quan trọng của hoạt động vănphòng trong các khối cơ quan nhà nước, khối doanh nghiệp tư nhân… TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng nâng cao, đổi mới các chương trìnhgiảng dạy để đáp ứng nhu cầu của xã hội nhưng vẫn giữ đúng nguyên tắc và sựchuyên nghiệp trong công tác giảng dạy Tùy thuộc vào từng cơ cấu tổ chức củavăn phòng mà nó lại có những đặc điểm riêng phù hợp với không gian làm việccủa cơ quan tổ chức

Với chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cầncho cơ quan, tổ chức Và để đạt được hiệu quả trong công việc, người làm hoạt

động văn phòng phải có tính năng động, sáng tạo, chủ động trong công việc,nhằm hỗ trợ cho lãnh đạo trên nhiều mặt.

Với những kiến thức đã học được sau ba năm tại trường, dưới sự hướngdẫn giảng dạy của Thầy trưởng khoa Ths Nguyễn Mạnh Cường cùng với cácgiảng viên trong Khoa nói riêng, và các giảng viên trong Trường nói chung.Được sự đồng ý tiếp nhận của UBND huyện Chương Mỹ, em đã được thực tập,học hỏi thực tế tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ kể từ ngày16/3/2015 đến ngày 05/5/2015 Nhờ sự hướng dẫn, giúp đỡ của Đồng chíNguyễn Văn Phục cán bộ văn thư và các Đồng chí khác trong cơ quan đã giúptôi hoàn thành khóa thực tập tốt nghiệp tại cơ quan

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng em đã củng cố được phần nào kiếnthức đã học trên ghế nhà trường, áp dụng một cách tích cực nhất những kinhnghiệm quý báu trong ứng xử và giao tiếp nơi công sở, phong cách làm việc củanhân viên Văn phòng Kết quả của quá trình thực tập mà em có được là nhữngkết quả thực tế trong công việc và bài báo cáo thực tập Nội dung bài báo cáobao gồm 3 phần chính như sau:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ.

Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG.

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Tuy thời gian thực tập không lâu nhưng đây là kết quả sau thời gian họctập rèn luyện tại trường, cũng như thực tập tại cơ quan Mặc dù đã nhận thứcđược tầm quan trọng trong công tác nghiệp vụ của mình và nỗ lực hết sức vớikhả năng vốn có là kiến thức về nghiệp vụ văn phòng, văn thư, lưu trữ và thựctập tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ, nhưng em không thểtránh khỏi những thiếu sót và hạn chế trong công việc cũng như trong quá trìnhhoàn thành bài báo cáo

Vì vậy em mong có được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và cán bộtrong cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, để em có thêm

những kinh nghiệm trong công việc và là hành trang thuận lợi cho em trong quátrình làm việc sau này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương Mỹ, ngày tháng năm 2015

SINH VIÊN

Đặng Thị Phương

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG UBND & HĐND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

I KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

Ngày 28/8/1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa đã ratuyên cáo thành lập Văn phòng Chính phủ Ngày 24/07/2001 Văn phòng Chínhphủ đã có công văn số 3263/ CVCP – HC lấy ngày 28/8 hàng năm là ngàytruyền thống Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp Do đó,lấy ngày 28/8 hàng năm là ngày ra đời của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân huyện Chương Mỹ

Qua gần 60 năm kể từ ngày thành lập tới nay, Văn phòng HĐND &UBND huyện Chương Mỹ đã có những bước phát triển rõ rệt trên tất cả mọi mặthoạt động

Những năm 80 trở về trước, Văn phòng Huyện phải sử dụng phiếu phânphối để mua giấy in, mực in, mua xăng, điều quan trọng là nguồn điện thắp sángkhông ổn định ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động vì vậy thường xuyên phảichạy bằng máy nổ

Đất nước dần đi lên đổi mới theo con đường công nghiệp hóa, hiện đạihóa Văn phòng HĐND & UBND huyện cũng không nằm ngoài tình hình chung

đó, chuyển mình theo sự phát triển của đất nước Hiện nay, văn phòng có 45 cán

bộ, công nhân viên chức với trình độ tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp trở lên.Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng cũng được thay thế bởi các máymóc hiện đại đáp ứng được nhu cầu của công việc như: máy vi tính thay chomáy đánh chữ, máy photo thay cho máy in zônêô, dấu gỗ đã được thay bằng dấuliền mực, máy in cũng được cung cấp đầy đủ các phòng, bộ phận thuộc vănphòng cũng được sắp xếp theo thứ tự logic Đến đầu năm 2000 tài liệu lưu trữ từtrước đến nay đã được chỉnh lý, sắp xếp có mục lục theo hệ thống rất thuận lợicho việc tra cứu và sử dụng

Với những kết quả đã đạt được, văn phòng HĐND & UBND huyệnChương Mỹ phải tiếp tục phấn đấu để không phụ sự tin tưởng của lãnh đạo cơ

quan, đồng thời xứng đáng với vai trò là cánh tay phải đắc lực giúp việc cholãnh đạo HĐND & UBND huyện.

II VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

1 Điều kiện tự nhiên

Chương Mỹ là một huyện lớn của thành phố Hà Nội, cách thủ đô Hà Nội20km về phía tây Huyện thuộc vùng bán sơn địa có diện tích tự nhiên 230km²được chia làm 3 vùng: vùng bán sơn địa, vùng bãi, vùng hai lúa; dân số 27,6 vạnngười với 32 xã, thị trấn, có đường quốc lộ 6A, 21A, tỉnh lộ 80 chạy qua huyện.Giao thông rất thuận lợi để phát triển kinh tế, là huyện có nhiều ngành nghềtruyền thống tiểu thủ công nghiệp như: mây tre đan, thêu, khâu nón Đến nay,toàn huyện đã có trên 900 doanh nghiệp, công ty, doanh nghiệp tư nhân đangtham gia hoạt động sản xuất và kinh doanh gồm: doanh nghiệp TW, tỉnh, công

ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, tổ sản xuất tham gia sản xuất CN – TTCN

Chương Mỹ có một hệ thống sông ngòi tương đối đa dạng với dòng sôngBùi, sông Đáy và nhiều hồ nước lớn nên ngành nông nghiệp và du lịch củahuyện ngày càng phát triển Hiện nay, giá trị sản lượng nông nghiệp là 40%,công nghiệp 30%, thương mại và du lịch 30%

Tuy nhiên, nền kinh tế chủ yếu vẫn chỉ là nông nghiệp, đồng thời huyệnlại nằm trong vùng phân lũ chậm của TW nên nông nghiệp gặp nhiều khó khăntrong mùa mưa, hạn hán về mùa khô Năng suất lúa bình quân hiện nay là 63 tạ/

ha, sản lượng lương thực 12,6 vạn tấn bình quân lương thực là 435kg/người/năm, thu nhập bình quân đầu người là 360USD

2 Văn hóa xã hội

Phong trào xây dựng làng văn hóa, khu văn hóa trong những năm gần đây

đã phát triển trên toàn huyện Hiện nay, có 30/32 xã, thị trấn đạt danh hiệu làngvăn hóa chiếm 90,7% và nhiều khu đã xây dựng câu lạc bộ văn hóa riêng chocác hoạt động vui chơi thể thao, văn nghệ trong khu, tạo cho đời sống tinh thầncủa nhân dân thêm phong phú và giảm bớt các tệ nạn xã hội

Đảng bộ và nhân dân huyện Chương Mỹ đã chú trọng đến giao thông –điện, thủy lợi Tổng kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản đạt 25 tỷ đồng Đến nay,

32 xã, thị trấn có trạm biến áp (đảm bảo toàn dân có điện lưới quốc gia).

3 Giáo dục, y tế

Chương Mỹ đã đặt công tác giáo dục lên hàng đầu, cơ sở vật chất trườnghọc đều được nâng cấp, công tác phổ cập giáo dục THCS được đẩy mạnh Đếnnay, đã có 25/32 xã đạt phổ cập THCS Cả huyện có 5 trường THPT đặt ở các

xã, thị trấn thuận tiện cho việc học tập của học sinh Huyện đã đầu tư xây dựngmới các trường với trang thiết bị, đồ dùng học tập hiện đại

Công tác DS - KHHGĐ và y tế được triển khai sâu rộng, tỷ lệ phát triểndân số tự nhiên của huyện giảm so với những năm trở về trước Trung tâm y tếhuyện thường xuyên tổ chức kiểm tra sức khỏe cho trẻ em và người già theođịnh kỳ đến các xã, thị trấn, tổ chức tiêm phòng miễn dịch đạt kết quả tốt trongnhiều năm

Đó là những kết quả đã đạt được của huyện Chương Mỹ về các lĩnh vựckinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế trong những năm gần đây Đảng bộ và nhân dânhuyện Chương Mỹ, các cấp, các ngành, đoàn thể đang và tiếp tục phấn đấu đểhuyện Chương Mỹ cơ bản trở thành huyện công nghiệp theo hướng hiện đại,góp phần cùng thủ đô Hà Nội và cả nước thực hiện mục tiêu cơ bản xây dựngnước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020

III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm1992;

Căn cứ Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25/12/2001 của Quốc hội khóa

X, kỳ họp thứ 10 về việc sửa đổi; bổ sung một số điều của Hiến pháp nước Cộnghòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;

Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số11/2003/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 26/11/2003 quy định về tổ chức vàhoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân UBND huyện Chương

Mỹ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:

1 Chức năng:

Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định tại các điều

97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107 Luật tổ chức HĐND &UBND ngày 26/11/2003 của Quốc hội như sau:

Quản lý nhà nước ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa-xãhội, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường, giáo dục, y tế, dân tộc, tôn giáo

Kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;tuyên truyền, giáo dục pháp luật;

Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũtrang, thực hiện chính sách hậu phương quân đội, quản lý hộ khẩu, hộ tịch trong

đó có việc cư trú của người nước ngoài ở địa phương;

Phòng, chống thiên tai lũ lụt, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chínhtrị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự,nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, chống thamnhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương phân cấp củaUBND cấp trên;

Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách ở địa phương theo quy định của luật

pháp Nhà nước;

Quản lý địa giới hành chính, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phươngtrình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định;

Chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ:

Căn cứ Luật tổ chức HĐND & UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ – CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ

về việc quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;Nghị định số 82/2008/NĐ – CP ngày 30/7/2008 của Chính phủ quy định sốlượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ

về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị

xã, thành phố trực thuộc TW;

Căn cứ Nghị quyết số 23/2008/NQ – HĐND ngày 11/12/2009 của HĐNDthành phố Hà Nội về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,huyện, thị xã – thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 341/QĐ – UBND ngày 20/01/2010 của UBNDthành phố Hà Nội về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội;

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ bao gồm:

Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác thuộc thẩm quyền UBND huyện

Thay mặt UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND huyện vớiThường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Uỷ ban MTTQ, Viện KSND,TAND, Hội Cựu chiến binh.

Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành: Nội vụ; Tài chính

kế hoạch; Tư pháp; Thanh tra; Công an; Quân sự; Tài nguyên môi trường; Hộiđồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của huyện

* Phó Chủ tịch UBND huyện:

Phó Chủ tịch UBND huyện giúp Chủ tịch chỉ đạo từng lĩnh vực công táctheo sự phân công của Chủ tịch; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và trước phápluật về các quyết định liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được Chủ tịchphân công; báo cáo, xin ý kiến Chủ tịch khi thấy cần thiết

Các phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch UBND huyện Chương Mỹ:

- Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện:

Làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch chủ trì và điều phối hoạt động chung củaUBND huyện khi Chủ tịch vắng hoặc khi được Chủ tịch ủy quyền Trực tiếp chỉđạo các lĩnh vức công tác về kinh tế nông nghiệp và nông thôn: nông nghiệp,thủy lợi, phòng chống lụt bão úng, thiên tai, tìm kiếm cức hộ, cứu nạn; bảo vệ đêđiều; nước sạch nông thôn; kinh tế HTX và phát triển nông thôn, đối nội, đốingoại và một số công việc khác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giaotheo phân công của Chủ tịch

- PCT.UBND huyện phụ trách Văn hóa - xã hội:

Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác văn hóa – xã hội và một số công việckhác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giao theo phân công của Chủ tịch;làm Phó Chủ tịch Hội đồng TĐKT huyện; Trưởng ban Tôn giáo và dân tộc huyện

- PCT.UBND huyện phụ trách GD và ĐT; Thương mại - Dịch vụ - Du lịch Quản lý đô thị và theo dõi công tác Nội chính:

Trực tiếp phụ trách lĩnh vực TMDV và DL; Trưởng ban BCĐ 127; quản

lý đô thị và một số công việc khác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giaotheo phân công của Chủ tịch Cấp phép kinh doanh; cấp phép xây dựng; côngtác môi trường; phụ trách lĩnh vực Báo chí, công nghệ thông tin – truyền thông;

thay mặt UBND huyện giữ mối quan hệ với các cơ quan báo chí ở Thành phố vàTW.

* Các Uỷ viên UBND huyện:

Có trách nhiệm cùng với Chủ tịch UBND huyện, các Phó Chủ tịch giảiquyết các công việc chung của UBND huyện, tham dự đầy đủ các phiên họp củaUBND huyện để thảo luận, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBNDhuyện Trực tiếp chỉ đạo công việc ở lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệmtrước Chủ tịch, tập thể UBND, HĐND huyện về công tác được phân công quảnlý

* Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện:

- Văn phòng HĐND & UBND huyện:

Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan chuyên môn tham mưu,tổng hợp và phục vụ sự quản lý tập trung thông nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điềuhành mọi mặt công tác Thường trực HĐND & UBND huyện; chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo,hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND &UBND Thành phố

- Phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năngtham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tổ chức,biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, địagiới hành chính; các bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã,phường; hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đuakhen thưởng

- Thanh tra huyện

Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản lý nhànước về lĩnh vực Thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hànhchính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của thanh tra Thành phố

- Phòng Tài chính - Kế hoạch

Phòng Tài chính-Kế hoạch là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyệnquản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế hoạch đầu tư và đăng ký kinh doanh;chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu

sự đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kếhoạch và Đầu tư Thành phố

- Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội

Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn giúpUBND huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động thương binh và xã hội;chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của sở Laođộng-Thương binh và xã hội Thành phố

- Phòng Kinh tế

Phòng Kinh tế là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năngtham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nôngnghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, tiểu thủ côngnghiệp, khoa học và công nghệ công nghiệp, thương mại

- Phòng Tài nguyên - Môi trường

Phòng Tài nguyên - Môi trường là cơ quan chuyên môn giúp UBNDhuyện quản lý nhà nước về lĩnh vực tài nguyên, môi trường chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo,hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môitrường

- Phòng Văn hóa - Thông tin

Phòng Văn hóa - Thông tin là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,

có chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về vănhóa; gia đình; thể dục; thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; côngnghệ thông tin; hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản trên địa bànhuyện

- Phòng Tư pháp

Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản lý nhà

nước về lĩnh vực tư pháp; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Tư pháp Thành phố.

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,

có chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm: mục tiêu, chương trình, nộidung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn các bộ quản lý giáodục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi

cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

- Phòng Y tế

Phòng Y tế là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năngtham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chămsóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân gồm: Y tế cơ sở, y tế dự phòng; khám, chữabệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh chongười; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế;dân số trên địa bàn huyện

- Phòng Quản lý đô thị

Phòng Quản lý đô thị là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chứcnăng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trênlĩnh vực: kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở và công sở;giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp thoát nước; vệ sinh môi trường đôthị, cây xanh; điện chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị) Trực tiếp quản lý,điều hành Đội kiểm tra trật tự đô thị huyện

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Chương Mỹ - phụ lục 01

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ:

Thực hiện Quyết định số 341/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 của UBNDthành phố Hà Nội về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBNDquận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội; Quyết định số 1819/QĐ-UBND

ngày 22/06/2010 của UBND huyện Chương Mỹ ban hành chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện;

Để nâng cao tinh thần trách nhiệm nhằm góp phần hoàn thành tốt nhiệm

vụ của cơ quan Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện phân công nhiệm vụ

cụ thể đối với từng cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan như sau:

1 Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng:

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Nắm bắt, tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo thường xuyên, kịp thời,chính xác tình hình dân sinh, kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của huyện; thựchiện các chế độ báo cáo theo định kỳ, báo cáo chuyên đề và yêu cầu đột xuấtphục vụ cho công tác lãnh đạo của BCH Đảng bộ huyện, HĐND & UBNDhuyện;

- Soạn thảo chương trình công tác của UBND huyện hàng tháng, quý,năm; tham mưu giúp UBND huyện quản lý thực hiện chương trình công tác;

- Thực hiện đúng các quy định nhà nước về trình tự xây dựng và ban hànhcác văn bản theo Luật ban hành văn bản;

- Đảm bảo giữ mối quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy,các cơ quan, đơn vị, các đoàn thể chính trị, xã hội trong huyện; đôn đốc cácphòng, ban, ngành, đoàn thể huyện, thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơnthư khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền quy định của pháp luật;

- Quản lý công tác hành chính quản trị, trật tự nội vụ theo thẩm quyền quy

định Làm tốt công tác văn thư lưu trữ của HĐND, UBND huyện và các côngtác liên quan;

- Quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý tài sản, kinh phí trong cơ quan đảmbảo chế độ, chính sách của nhà nước;

- Đảm bảo các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động củaThường trực HĐND & UBND huyện được kịp thời và an toàn;

- Thực hiện quản lý nhà nước về đề án tin học QLHCNN giai đoạn 2010 –

2015 từ huyện tới cơ sở

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ

(Xem phụ lục số 02)

2 Bản mô tả công việc:

Văn phòng HĐND & UBND huyện là một phòng chuyên môn đặc biệtlàm việc theo chế độ thủ trưởng

Văn phòng HĐND & UBND gồm có 15 người Trong đó, có 01 Chánhvăn phòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 06 chuyên viên, 05 nhân viên

2.1 Mô tả công việc, phân công nhiệm vụ của lãnh đạo văn phòng:

* Đ/c Chánh văn phòng

- Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện

về toàn bộ công tác của Văn phòng, phân công nhiệm vụ công tác cho các Phóchánh Văn phòng và cán bộ, công chức, nhân viên Trực tiếp chỉ đạo các côngviệc cụ thể sau:

+ Tổ chức nắm tình hình, xử lý các thông tin, tổng hợp và xây dựng báocáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất phục vụ sự chỉ đạo, điềuhành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện bảo đảm kịp thời, đúngquy định

+ Kiểm tra, rà soát các văn bản của HĐND, UBND huyện trước khi banhành, theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo giải quyết thực hiện các văn bản cấp trên gửi

về Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Chỉ

thị, Nghị quyết, Quyết định của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện trong cơ quanVăn phòng.

+ Phụ trách công tác tổ chức, đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộtrong cơ quan Làm chủ tài khoản phần kinh phí khoán chi của Văn phòng theochế độ và quy định của Nhà nước Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các vănbản hành chính thông thường thuộc phạm vi điều hành: Triệu tập hội nghị, thôngbáo của HĐND & UBND huyện, ký sao lục văn bản theo thẩm quyền của cấphuyện

+ Phối hợp, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn chuẩn bị các báocáo, đề án trình Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện Phụ trách công tác CNTTtrong cơ quan Văn phòng; trực tiếp chỉ đạo, điều hành và duy trì hoạt động củaCổng Thông tin điện tử huyện Chương Mỹ (gọi tắt là Website)

+ Chỉ đạo chuẩn bị tốt các điều kiện phục vụ Hội nghị giao ban trực tuyếncủa UBND thành phố Hà Nội với các quận, huyện, thị xã Dự các hội nghị củaHĐND & UBND huyện với các cơ quan đơn vị, các phòng, ban của huyện, các

xã, thị trấn để tham mưu cho HĐND & UBND huyện ban hành các văn bản chỉđạo Chủ trì hội nghị giao ban văn phòng hàng tuần, hàng tháng; Giữ mối liên hệvới Đảng uỷ cơ quan UBND huyện, Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng Đoàn đạibiểu Quốc hội và HĐND, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, các cơ quan củaTrung ương và của thành phố Hà Nội đóng trên địa bàn huyện

+ Theo dõi tình hình, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn trongviệc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND huyện, UBNDhuyện Chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình xây dựng và ban hành cácvăn bản (thể thức, kỹ thuật…) theo Thông tư liên tịch số 55/TTLT/VPCP-BNVcủa Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ; các văn bản quy phạm pháp luật đều phải có văn bảnthẩm định của Phòng Tư pháp huyện trước khi trình Thường trực HĐND, lãnhđạo UBND huyện ký, gửi Sở Tư pháp theo quy định Chịu trách nhiệm thựchiện các nhiệm vụ của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện giao

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÁNH VĂN PHÒNG UBND và HĐND

HUYỆN CHƯƠNG MỸ

+ Dự thảo các văn bản chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của UBND huyệntheo sự phân công của Chánh Văn phòng; theo dõi khối kinh tế - xã hội; chỉ đạocác công việc khi tổ chức các hội nghị của huyện, cơ quan

+ Tham gia Ban biên tập, chỉnh sửa bài viết, bản tin trước khi trìnhTrưởng Ban biên tập phê duyệt đưa lên Cổng thông tin điện tử Thực hiện nhiệm

vụ do các đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện giao; thực hiện một số nhiệm vụtổng hợp khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng

* Phó Chánh Văn phòng (Trưởng ban Tiếp công dân huyện phụ trách Bộ

phận Một cửa và giải quyết đơn thư KNTC, khối Nội chính):

- Họ và tên: Đặng Thị Nam

- Chức vụ : Phó chánh văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Trực tiếp phụ trách Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chínhcủa huyện; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòngHĐND và UBND huyện về toàn bộ các hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trảkết quả; thu chi tiền phí và lệ phí; duy trì và thực hiện Quy chế làm việc và phâncông trách nhiệm cho từng đồng chí cán bộ theo lĩnh vực phụ trách Trực tiếpchỉ đạo các công việc, đôn đốc, duy trì các hoạt động chuyên môn, nắm bắt tìnhhình, xử lý thông tin, xem xét, ký duyệt hồ sơ, thủ tục hành chính để bàn giao hồ

sơ về các phòng ban chuyên môn thụ lý, giải quyết theo đúng trình tự quy địnhcủa pháp luật

+ Chỉ đạo hoạt động của Ban Tiếp công dân huyện, chịu trách nhiệmtrước UBND huyện và trước pháp luật về hoạt động của Ban Tiếp công dân

+ Dự các hội nghị của UBND huyện và phối hợp với Thanh tra huyện giảiquyết kịp thời các đơn thư KNTC của công dân theo đúng quy định của phápluật Trực tiếp theo dõi công tác giải quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo theo thẩmquyền Theo dõi khối nội chính

+ Cập nhật toàn bộ thông tin về hoạt động của HĐND, UBND huyện trên

máy vi tính, báo cáo kịp thời số liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo; thanh toán kịpthời đầy đủ chế độ sinh hoạt phí cho các đại biểu HĐND huyện, kiểm tra việcthực hiện các chức năng giám sát của HĐND xã, thị trấn đối với hoạt động củaUBND các xã, thị trấn

+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản

lý Nhà nước về công tác dân tộc

+ Báo cáo Thành uỷ, HĐND & UBND TP Hà Nội, báo cáo trả lời ý kiếnkiến nghị cử tri sau các kỳ tiếp xúc cử tri và kỳ họp của HĐND huyện

+ Dự các hội nghị của UBND & HĐND huyện để nghe và tổng hợp, ghibiên bản và dự thảo thông báo kết luận hội nghị thuộc các khối VHXH, Kinh tế,Nội chính và các khối khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng; Tham giatích cực vào các công việc đột xuất của cơ quan khi được phân công Chuẩn bịđầy đủ tài liệu, ghi danh sách, phát tài liệu, quà, kiểm tra công tác chuẩn bị cho 1hội nghị (tít chữ, hoa…) khi HĐND & UBND huyện họp

+ Báo cáo trả lời ý kiến, kiến nghị cử tri sau các kỳ tiếp xúc cử tri và kỳhọp của HĐND huyện.

+ Tham gia Ban Biên tập trang Website, chỉnh sửa bài viết, bản tin trướckhi trình Trưởng Ban biên tập phê duyệt đưa lên Cổng thông tin điện tử Chịutrách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ do đồng chí Phó Chủ tịch phụ trách thươngmại, dịch vụ, chỉ đạo lĩnh vực cải cách hành chính, Bộ phận Một cửa; thực hiệnmột số nhiệm vụ tổng hợp khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng

* Phó Chánh Văn phòng (theo dõi công tác HĐND; phụ trách công tác Hành chính quản trị)

- Họ và tên: Nguyễn Thị Sơn

- Chức vụ : Phó chánh văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Trực tiếp theo dõi công tác HĐND, giúp cho thường trực HĐND huyệnchuẩn bị các điều kiện, văn bản, tài liệu, các văn bản liên quan cho các kỳ họpHĐND; công tác kiểm tra, giám sát của Thường trực HĐND và các văn bản củaHĐND Kiểm tra công tác quản lý vật tư, phương tiện, tài sản, dụng cụ phục vụ

sự chỉ đạo của HĐND & UBND huyện Phụ trách công đoàn và nữ công cơquan

+ Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng giải quyết các vấn đề về công

tác hậu cần: Chỉ đạo phục vụ sinh hoạt các hội nghị (Hội trường, hoa, chuẩn bị

âm ly, micrô, khẩu hiệu phục vụ hội nghị), nước uống phục vụ chủ tọa hội nghị,

đại biểu hội nghị; ăn uống đủ tiêu chuẩn, ngon, lịch sự, sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh

an toàn thực phẩm; chủ động đề xuất thanh lý các tài sản hỏng kịp thời trong quátrình sử dụng

+ Khi có hội nghị, tham gia chuẩn bị phục vụ theo chỉ đạo của đồng chíChánh Văn phòng, tính toán chế độ ăn uống hợp lý; cùng với đồng chí nhân viêncấp dưỡng thanh quyết toán kịp thời Kiểm tra việc quản lý nhà nghỉ, phòngkhách, hội trường, khuôn viên trong cơ quan đảm bảo luôn luôn sạch sẽ; phục

vụ nước uống cho các đồng chí lãnh đạo, đôn đốc bộ phận điện nước đảm bảođầy đủ điện, nước, thay thế kịp thời các bóng điện bị cháy, thau rửa bể nước 3

tháng một lần; nhắc nhở nhân viên phục vụ vệ sinh 3 tầng sạch sẽ, chịu tráchnhiệm trước Chánh Văn phòng nếu để xảy ra sai sót; đôn đốc nhắc nhở thay cờkhi cờ cũ; mua phân tổng hợp NPK, thuốc trừ sâu để chăm sóc hoa, cây cảnh.

Đề xuất mua cây cảnh, trồng hoa tại các bồn hoa trước khu làm việc

+ Bố trí đầy đủ mọi điều kiện khi Trung ương, thành phố về làm việc (địađiểm, nước uống sinh hoạt và bố trí phòng khách khi khách đến liên hệ, giaodịch) Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc khác do các đồng chíPCT.UBND huyện giao Tham gia các công việc đột xuất khác khi Chánh Vănphòng phân công

+ Điều hành ô tô hàng ngày phục vụ các đồng chí Thường trực HĐND vàLãnh đạo UBND huyện đi công tác; kiểm tra, quản lý và giáo dục lái xe trongviệc chấp hành và đảm bảo an toàn giao thông

2.2 Bản mô tả phân công, nhiệm vụ của bộ phận chuyên môn giúp việc:

2.2.1 Bản mô tả công việc của chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ:

* Chuyên viên (phụ trách tổng hợp)

- Họ và tên: Nguyễn Như Độ

- Chức vụ : Chuyên viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Giúp cho Thường trực HĐND, UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng xây

dựng chương trình công tác hàng tháng, quý, năm của Thường trực HĐND,UBND huyện, phối hợp với các ngành hữu quan tổ chức tiếp xúc cử tri, tổnghợp các ý kiến của cử tri, chuẩn bị đầy đủ các văn bản phục vụ cho các kỳ họp,tham mưu cho Thường trực HĐND, các ban của HĐND huyện giám sát việcthực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội - an ninh, quốc phòng của huyện,

xã, thị trấn, theo dõi phong trào thi đua khen thưởng trong hoạt động HĐNDhuyện

- Làm công tác Quản trị mạng và công nghệ thông tin của cơ quan; phảiđặc biệt giữ gìn bí mật mật khẩu mạng và mật khẩu vào mạng của các đồng chílãnh đạo; đảm bảo an toàn phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện với Thànhphố, Trung ương và các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn; chuẩn bị tốt các thiết bịphục vụ hội nghị giao ban trực tuyến, đảm bảo thông tin liên lạc với Thành phố.Tham gia Ban Thư ký Biên tập Website, thực hiện tốt quy chế làm việc; đảmbảo vận hành tốt mạng Lan, trang Website Tham gia tích cực vào các công việcđột xuất của cơ quan khi được phân công Xử lý, sửa chữa kịp thời các hỏng hócmáy chủ, đường cáp mạng…

- Tham mưu giúp Thường trực Đảng ủy trong công tác Đảng của Đảng bộ

cơ quan UBND huyện

* Chuyên viên (phụ trách khối nội chính)

- Họ và tên: Ngô Thị Huệ

- Chức vụ : Chuyên viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản

lý Nhà nước về công tác Dân tộc, Khối Nội chính

+ Tham mưu, xử lý kịp thời các văn bản do lãnh đạo Văn phòng giao.+ Dự các hội nghị và theo dõi các vấn đề liên quan đến lĩnh vực mình phụtrách và được giao

* Chuyên viên (phụ trách Văn thư - Lưu trữ)

- Họ và tên: Nguyễn Văn Phục

- Chức vụ : Chuyên viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Quản lý con dấu của HĐND, UBND huyện, cơ quan Văn phòng, Đảng

uỷ cơ quan UBND huyện; các văn bản của HĐND & UBND huyện trước khi

chính thức ban hành đều phải có chữ ký “nháy” của Chánh Văn phòng hoặc Phó

Chánh Văn phòng được phân công, thủ trưởng các cơ quan có văn bản UBNDhuyện trước khi phát hành, các văn bản phải trực tiếp đóng dấu, nghiêm cấmviệc giao con dấu cho cán bộ khác tự động đóng để đảm bảo tính chính xác vàbảo mật trong việc sử dụng con dấu Khi bận phải bàn giao con dấu, phải cóbiên bản bàn giao và ký xác nhận của lãnh đạo Văn phòng; khi đã giao khóa bảoquản con dấu cho ai phải ghi rõ thời gian giao và thời gian thu hồi Tổ chứcquản lý công tác văn thư, lưu trữ của HĐND & UBND theo Luật và các văn bảnquy định hiện hành

+ Kiểm tra việc mở Website của các xã, thị trấn, cơ quan, đơn vị Trườnghợp công văn họp khẩn cấp hoặc đột xuất, phải khẩn trương cho chuyển phátnhanh để đảm bảo đủ thành phần; đồng thời phải điện thoại trực tiếp kiểm tranhắc các thành phần mời họp; xây dựng báo cáo kết quả công tác văn thư - lưu

trữ 6 tháng, hàng năm với thành phố đúng thời gian quy định; xây dựng kếhoạch chỉnh lý tài liệu; làm dự trù mua sắm các giá và cặp, hộp đựng tài liệu lưutrữ kịp thời của Văn phòng, có trách nhiệm thanh, quyết toán mua văn phòngphẩm và các vật dụng làm việc khi được phân công.

+ Lưu trữ cập nhật toàn bộ giấy tờ hàng ngày, hàng tháng, năm theo đúngcác văn bản Nhà nước quy định Cuối năm phải báo cáo lãnh đạo, lập kế hoạchlưu trữ hồ sơ dứt điểm trong năm đó, phải lưu toàn bộ văn bản gốc, các Nghịquyết, Quyết định, Chỉ thị nhất là các văn bản quan trọng, nếu để mất, thất lạcphải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tham gia đề xuất các công việc liên quanđến công tác văn thư lưu trữ

* Chuyên viên (phụ trách kế toán)

- Họ và tên: Huỳnh Thị Minh Lý

- Chức vụ : Chuyên viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của Văn phòng hàng tháng, quý,năm; tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng bổ sung kịp thời kinh phí phát sinh.Theo dõi thu, chi mức khoán kinh phí HĐND huyện riêng Thực hiện tốt thanhquyết toán chế độ tiền lương cho công chức, viên chức Văn phòng Đề nghịngân hàng chuyển tiền lương của cán bộ, công chức Văn phòng vào tài khoản cánhân theo quy định Thanh toán nhanh, kịp thời các khoản chi đã được Lãnh đạoVăn phòng, Lãnh đạo HĐND & UBND huyện duyệt

+ Giám sát việc thu, chi và thanh quyết toán đầy đủ, kịp thời, chính xáccác khoản thu, chi theo quy định Nhà nước, cuối tháng có trách nhiệm đối chiếu,kiểm kê quỹ với thủ quỹ về các khoản thu, chi để có cơ sở lập kế hoạch thángsau, quý sau Đôn đốc và thanh quyết toán dứt điểm từng tháng thời gian thanhtoán các chứng từ đã hoàn thiện đầy đủ các thủ tục và được Lãnh đạo ký duyệt

từ 10-15 ngày (kể từ ngày nhận chứng từ) tuyệt đối không để kéo dài Tổng hợp kết quả thu chi tháng trước xong trước ngày 5 tháng sau - Báo cáo đồng chí

Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện và Chánh Văn phòng; hướng dẫn cán

bộ, công chức, nhân viên cơ quan trong việc thanh, quyết toán; khi nhận chứng

từ phải kiểm tra ngay và trả lại cho người đề nghị thanh toán phải làm lại kịpthời.

- Thực hiện công tác quản lý xăng xe, tính toán định mức khoán cụ thể và

so sánh với Km vận hành của xe

- Trực tiếp theo dõi, quản lý vật tư, tài sản, kiểm kê quỹ, tài sản thuộcphạm vi trách nhiệm Chịu trách nhiệm hồ sơ chứng từ kế toán theo quy định.Khi nhận chứng từ thanh toán với Thủ quỹ phải ký nhận bàn giao Giám sátkiểm tra thực hiện chế độ ăn uống hội nghị; đề xuất thanh lý kịp thời các tài sảnhỏng hóc, cũ theo đúng quy định của Nhà nước

- Khi cơ quan mua sắm trang thiết bị có trách nhiệm đi khảo sát giá Thựchiện các Quy định về mua sắm hàng hóa do nhà nước quy định Thực hiện tốtmột số quy định cụ thể trong quản lý điều hành kinh phí, dự toán của Văn phòngtheo Quy chế làm việc của UBND huyện; tham gia tích cực vào các công việcđột xuất của cơ quan khi được phân công

* Chuyên viên (thủ quỹ kiêm thủ kho)

- Họ và tên: Vũ Văn Tuấn

- Chức vụ : Chuyên viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Hàng tháng phải kịp thời đối chiếu sổ sách, kiểm kê quỹ phục vụ đầy đủcác yêu cầu chi của cơ quan, nếu không có phiếu chi hoặc phiếu tạm ứng khôngđược xuất tiền, trừ trường hợp đột xuất phải có ý kiến của lãnh đạo HĐND &UBND huyện hoặc Chánh Văn phòng, nhưng phải có chữ ký của người duyệt vàngười vay Xuất kho phải đảm bảo thủ tục đầy đủ, đúng chế độ nhà nước quy định

+ Có sổ theo dõi thanh, quyết toán kịp thời, dứt điểm các khoản chi, thờigian từ 10-15 ngày kể từ khi nhận được chứng từ, không chấp nhận việc nhậntiền mà không ký kể cả Lãnh đạo và nhân viên cơ quan Khi cho cán bộ côngchức ứng tiền phải có đơn của người xin ứng, nói rõ lý do ứng, đồng ý của chủtài khoản, có phiếu tạm ứng mới được xuất tiền Thực hiện đúng một số quyđịnh cụ thể trong quản lý điều hành kinh phí dự toán VP.HĐND & UBNDhuyện Có trách nhiệm cùng với Bộ phận Lễ tân mua sắm và cung cấp đầy đủ

văn phòng phẩm cho lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng và các bộphận chuyên môn để đảm bảo công tác Tham gia tích cực vào các công việc độtxuất của cơ quan khi được phân công thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở

+ Tổng hợp xây dựng dự thảo báo cáo tuần; báo cáo Ban Thường vụ Thamgia tích cực vào các công việc đột xuất khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công

+ Đối với máy vi tính: Sau khi sử dụng hàng ngày xong phải thườngxuyên dọn dẹp, xoá các file rác trên máy tính, cập nhật chương trình diệt virusmới nhất trong tháng để diệt virus thường xuyên; đề xuất sửa chữa kịp thời cáchỏng hóc trong máy tính, máy phôtô (thực hiện tốt các Quy định của phòng vitính); thường xuyên, bảo dưỡng máy phô tô, phải mua giấy, mực kịp thời phục

vụ cho in ấn, quyết toán kịp thời Khi mua giấy về phải nhập vào kho, khi lấyphải có phiếu xuất kho

* Nhân viên (phụ trách bộ phận Văn thư – Lưu trữ)

- Gồm các đồng chí:

+ Nguyễn Thu Trang

+ Nguyễn Thị Phượng Anh

- Chức vụ: Nhân viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Tiếp nhận văn bản đến và ban hành toàn bộ công văn đi, vào sổ kịp thời,văn bản ngày nào phải giải quyết, xử lý dứt điểm gửi ngay ngày đó, không đểcông việc sang ngày hôm sau; kiểm tra, soát xét thể thức ban hành các văn bảnbáo cáo lãnh đạo giải quyết xử lý kịp thời Các văn bản quan trọng phải xử lýgấp báo cáo và chuyển ngay cho lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo HĐND &UBND xử lý kịp thời, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra Khi lãnh đạo Vănphòng xử lý công văn xong, các công văn gấp phải chuyển trực tiếp cho cácphòng, ban, các đồng chí lãnh đạo để chuẩn bị nội dung kịp cho các cuộc họpđột xuất

+ Các văn bản thuộc danh mục bí mật Nhà nước phải thực hiện theo đúngquyết định ban hành danh mục bí mật Nhà nước và Luật ban hành văn bản, Pháplệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Thông tư số 12/2002/TT-BCA của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước Thực hiện cácnhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

+ Ghi danh sách và phát tài liệu khi HĐND và UBND huyện có hội nghị

Trực điện thoại cơ quan (giờ hành chính); phối, kết hợp với đồng chí cán bộ

cùng bộ phận giải quyết các công việc liên quan Tham gia tích cực vào cáccông việc đột xuất khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công

* Nhân viên (phụ trách bộ phận lễ tân)

- Gồm các đồng chí:

+ Nguyễn Thị Hiền

+ Nguyễn Thị Thuỳ Ly

- Chức vụ: Nhân viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Chịu trách nhiệm vệ sinh sạch sẽ phòng họp, phòng khách, chuẩn bị đầy

đủ nước, chè, giấy, bút cho các đồng chí lãnh đạo, cho cơ quan, nước uống chođại biểu dự hội nghị và nước uống cho khách đến làm việc Hàng ngày vệ sinhsạch sẽ phòng làm việc của lãnh đạo theo sự phân công

+ Khi các đồ dùng, vật dụng phòng lãnh đạo hết, cũ, hỏng phải kịp thờimua mới, sửa chữa để phục vụ đầy đủ, chu đáo Sau khi khách ra về: Tiến hành

vệ sinh sạch sẽ, tắt điện, khóa phòng nhằm bảo quản tài sản; Nếu khách bỏ quêntài sản phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng và trả lại tài sản của khách; Tham giatích cực vào các công việc đột xuất của cơ quan khi được phân công Thanhquyết toán tiền mua bán văn phòng phẩm và các vật dụng phục vụ nhu cầu làmviệc của cơ quan

+ Phục vụ hội nghị tại Hội trường

* Nhân viên( phụ trách điện nước):

- Họ và tên: Nguyễn Đình Trang

- Chức vụ : Nhân viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Phụ trách công tác điện, nước, quản lý hội trường, tăng âm, ánh sáng,loa đài, kết phối hợp với các bộ phận khác tham gia các công việc do Chánh,Phó Văn phòng phân công Có trách nhiệm đảm bảo thường xuyên đủ nướcphục vụ cho sinh hoạt, 3 tháng một lần cho thau rửa lại bể nước ăn, bể nước sinhhoạt Sửa chữa kịp thời các hỏng hóc điện, WC, điện đài, vòi nước…

+ Đảm bảo thay thế kịp thời các bóng điện; Chú ý trong khu vực WC, khuvực cầu thang, nhà khách, định kỳ hàng năm bảo dưỡng máy điều hòa, quạtđiện, máy phát điện, kiểm tra thường xuyên đường dây điện không để xảy ra sựcố; khi mất điện chạy máy nổ phục vụ cho cơ quan làm việc

+ Phụ trách điện đài, âm thanh, ánh sáng của hội trường, phải chuẩn bịthật chu đáo, kiểm tra, thử loa đài, tăng âm trước khi vào hội nghị; chuẩn bịbăng chào cờ, pin MICRO, chuẩn bị treo biển hiệu tít chữ hội nghị, phục vụ chuđáo, không để xảy ra sự cố khi tổ chức hội nghị Mở cửa từ chiều hôm trước chocác đơn vị, cơ quan quét dọn, lau bàn ghế, trang trí, khánh tiết; thực hiện tốt quyđịnh về quản lý và sử dụng hội trường đã ban hành Tham gia tích cực vào cáccông việc đột xuất của cơ quan khi được phân công Khi nghỉ ốm hoặc nghỉ có

lý do xin phép nếu có hội nghị phải bàn giao toàn bộ chìa khóa cho đồng chíkhác đảm nhiệm theo sự phân công của Chánh văn phòng Thay Quốc kỳ treotrước trụ sở khi bị cũ, rách, hỏng

* Nhân viên (phụ trách bộ phận cấp dưỡng):

+ Nấu ăn phục vụ sinh hoạt ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong các

cơ quan khu nhà 3 tầng và cơ quan, đảm bảo cơm ngon, canh ngọt, đúng chế độ;đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm; đồng thời có trách nhiệm vệ sinh sạch sẽ toàn

bộ nhà ăn, thường xuyên lau chùi cửa sổ nhà ăn, chậu rửa tay, khăn mặt đảm bảosạch sẽ Có trách nhiệm thanh quyết toán ăn uống hội nghị sau 3 - 5 ngày

+ Bảo quản tài sản nếu mất phải đền 100% giá trị tài sản, trước khi nghỉmỗi ngày phải kiểm tra thiết bị điện, cắt cầu dao, khóa các cửa khu nhà ăn 2tầng Các sự cố về đường điện, nước, báo cáo lãnh đạo Văn phòng khắc phụcngay Tham gia tích cực vào các công việc đột xuất khi cơ quan yêu cầu

* Nhân viên (phụ trách bộ phận bảo vệ):

- Chức vụ: Nhân viên Văn phòng

- Nhiệm vụ:

+ Có trách nhiệm bảo vệ bảo đảm an ninh trật tự và an toàn cho khu làmviệc UBND huyện Các ô tô, xe máy của khách phải kiểm tra trước khi vào cơquan; kiểm tra giấy tờ vào làm việc với cơ quan nào, ghi vào sổ theo dõi người

ra vào, xe ra vào cơ quan UBND huyện để khi xảy ra các vụ việc phức tạp có cơ

sở điều tra, giải quyết Khi đồng chí phụ trách điện, nước bị ốm hoặc nghỉ cótrách nhiệm thay thế để vận hành máy phát điện khi mất điện; tham gia tích cựcvào các công việc đột xuất khi cơ quan yêu cầu

*Nhân viên (phụ trách bộ phận lái xe):

+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng và Thườngtrực UBND huyện phân công

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA

NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP:

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại

Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ:

Người Thư ký trong một văn phòng hiện đại không còn phân ra từng côngviệc riêng lẻ như đánh máy hay xử lý văn bản… mà người Thư ký ngày nay làngười giúp việc mang tính tổng hợp, tính năng động và sáng tạo, có tác độngtích cực đến hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, cũng như hoạtđộng của Văn phòng Trong công tác tổ chức hành chính, thư ký thực hiên chức

năng cung cấp thông tin cho lãnh đạo như trong hoạt động tiếp khách, đãi khách.Đây là hoạt động giao tiếp nhân sự nhằm mục đích đáp ứng những yêu cầu giaotiếp - thông tin của khách và qua những thông tin đó mà phục vụ cho việc thựchiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan Chính vì vậy mà nó yêu cầu người thư kýphải có thái độ, cách giao tiếp hợp lý, biết lắng nghe, tôn trọng các quy phạmkhách quan trong giao tiếp.

Như theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả những vấn đề được chọnlọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin pha cà phê ”, tức là thư

ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem lại hiệu quả cao nhấttrong công việc Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức năng và trách nhiệmcủa mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệmcủa mình bấy nhiêu

Với chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao gồm tổ chứcquản lý văn bản, xử lý văn bản theo quy định và phân công của lãnh đạo

Ví dụ: Thư ký đã tham gia quản lý văn bản đến, văn bản đi và giải quyếtvăn bản nhanh chóng sau khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo

Với chức năng tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo HĐND & UBND vănphòng đã góp phần tích cực trong việc giải quyết các công việc của lãnh đạo.Tham mưu và đề xuất các giải pháp mang tính đồng bộ trên tất cả các lĩnh vựchoạt động đem lại hiệu quả cao, góp phần thúc đẩy việc giải quyết các công việcchính xác, nhanh chóng

Ví dụ: Thư ký đã tham gia xây dựng và ban hành Quyết định và quy chếhoạt động công tác văn thư lưu trữ

Chức năng công tác tổ chức hành chính như tổ chức tiếp khách, tổ chứchội nghị đã góp phần tích cực tới hiệu quả của công việc Mặc dù vẫn còn thiếuxót về công tác tổ chức đón tiếp khách, nhưng vẫn hoàn thành khá tốt nhiệm vụ

hành công việc, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin, phục vụ cho sự lãnh đạo

và điều hành của lãnh đạo Vì thế mà nó ngày càng được coi trọng, và có ảnhhưởng lớn đến hoạt động của cơ quan Để làm tốt những nhiệm vụ đó, đòi hỏingười Thư ký văn phòng phải năng động, biết nắm bắt, sáng tạo Đồng thờikhông ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, khả năng giao tiếp của mình

2 Khảo sát về công tác văn thư:

Cơ sở pháp lý cơ bản cho việc thiết lập, quản lý và tổ chức thực hiện cáchoạt động văn thư, lưu trữ ở các phòng, ban, ngành, các xã, thị trấn là Quyếtđịnh số 01/2011/QĐ-UBND ngày 29/11/2011 của UBND huyện về việc Banhành Quy định công tác văn thư, lưu trữu của UBND huyện, Quyết định số7492/QĐ-UBND ngày 30/12/2011 của UBND huyện về việc ban hành quy định

về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tại UBND huyện

UBND huyện cũng đã ban hành Kế hoạch số 192/KH-UBND ngày26/12/2013 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 và đã triển khai đến cácphòng, ban ngành huyện, UBND các xã, thị trấn để thực hiện; chỉ đạo Vănphòng HĐND và UBND huyện ban hành Công văn số 116/VP-VTLT ngày 26tháng 12 năm 2013 về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ, xây dựng kếhoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 cho các xã, thị trấn đểnâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư lưu trữ

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng

UBND huyện đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của huyệnđảm bảo đúng về chuyên môn nghiệp vụ, gồm 03 đồng chí

Tại các phòng ban của huyện đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tácvăn thư, lưu trữ; ở các xã, thị trấn đều được bố trí 02 cán bộ Văn phòng – Thống

kê, trong đó 01 đồng chí phụ trách 1 cửa, 01 đồng chí phụ trách công tác vănphòng, tham mưu, tổng hợp giúp UBND xã, thị trấn và thực hiện quản lý côngtác văn thư, lưu trữ tại xã, thị trấn Ngoài ra các xã, thị trấn còn bố trí 01 cán bộkhông chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo về trình độ chuyênmôn nghiệp vụ theo quy định

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm

Công tác soạn thảo ban hành văn bản được quan tâm trú trọng, tất cả cácvăn bản của UBND huyện ban hành đều được thực hiện theo một quy trình soạnthảo chặt chẽ; các phòng, ban ngành huyện tham mưu văn bản cho UBNDhuyện đều phải chuyển qua Văn phòng để kiểm tra, rà soát về nội dung và chỉnhsửa về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản nên văn bản của UBND huyện

ban hành có chất lượng, hiệu quả, ít sai sót

Trong năm 2014 UBND huyện Chương Mỹ đã ban hành 17.614 văn bản

để chỉ đạo, điều hành Trong đó Quyết định có 11.655 văn bản, Tờ trình có 297văn bản, Công văn có 1.249 văn bản, Báo cáo 544 văn bản, Kế hoạch 226 vănbản Thông báo 2.107 văn bản và các loại khác 1.536 văn bản Các văn bản của

Ủy ban nhân dân huyện ban hành đều thực hiện đúng theo Luật ban hành vănbản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND; Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính

UBND huyện cũng đã tiếp nhận và xử lý 7772 văn bản đến của Trungương, thành phố, các sở ngành, các xã, thị trấn và các tổ chức, cá nhân khác

BẢNG SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TRONG NĂM 2014

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến

Văn phòng HĐND và UBND với chức năng tham mưu tổng hợp choUBND huyện đã góp phần tích cực trong việc giải quyết các công việc của lãnhđạo Cũng như trong công tác lưu trữ, văn phòng HĐND và UBND huyện đãphát huy tốt nhiệm vụ của mình, và còn làm tốt công tác tham mưu cho UBNDhuyện trong việc chỉ đạo thực hiên công tác lưu trữ tại các xã, thị trấn, các cơquan, đơn vị trên địa bàn huyện Nên trong những năm qua công tác lưu trữ tại

các xã, thị trấn, các cơ quan đơn vị đã có những thay đổi tích cực Văn bản đượcđăng ký và lưu trữ đầy đủ, các xã, thị trấn, các cơ quan đơn vị đều được trang bịđầy đủ, nhằm phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ Cán bộ, công chức đã hoànthành tốt khâu lập hồ sơ công việc.

Hiện nay, UBND huyện đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơcông việc tại Bộ phận văn thư và đến các phòng ban huyện, các xã, thị trấn.Nhằm tăng cường việc quản lý, tra cứu văn bản tài liệu được chặt chẽ, nhanhchóng, kịp thời…Để thực hiện tốt việc gửi và nhận văn bản qua hệ thống hòmthư điện tử, giảm văn bản giấy tờ trong công tác văn phòng, tăng cường chia sẻthông tin giữa các phòng ban, ngành huyện, các xã, thị trấn, nâng cao hiệu quảphục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện Nên các văn bản chỉ đạo,điều hành của UBND huyện đến các cơ quan ban ngành, các xã, thị trấn đượcnhanh chóng, kịp thời, chính xác Thực hiện được 70% các văn bản của UBNDhuyện ban hành được chuyển qua hệ thống thư điện tử có chữ ký điện tử; 100%giấy mời, các văn bản để biết, tài liệu phục vụ họp được chuyển qua hòm thưđiện tử; dự kiến đến năm 2015 UBND huyện thực hiện 100% các văn bản đượcchuyển qua hòm thư điện tử có chữ ký điện tử

UBND huyện đã ban hành nhiều văn bản để chỉ đạo thực hiện công táclưu trữ tại địa phương như:

- Quyết định số 1060/QĐ-UB ngày 24/9/2003 của UBND huyện Chương

Mỹ về Bản danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kholưu trữ huyện Chương Mỹ

- Quyết định số 363/QĐ-UBND ngày 16/3/2006 của UBND huyệnChương Mỹ về việc Bổ sung danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ UBND huyện

- Quyết định số 01/2011/QĐ-UBND ngày 29/11/2011 của UBND huyện

về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữu của UBND huyện

- Quyết định số 7492/QĐ-UBND ngày 30/12/2011 của UBND huyện vềviệc ban hành quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tại UBNDhuyện

- Công văn số 375/CV-UB ngày 24/9/2003 của UBND huyện Chương Mỹ

về công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu

- Công văn số 133/UBND-VP ngày 20/3/2006 của UBND huyện Chương

Mỹ về chấn chỉnh công tác Văn thư-Lưu trữ

2.3.1 Cách thức quản lý văn bản đi:

Về quản lý và giải quyết văn bản đi, tất cả văn bản, tài liệu của HĐND,

UBND huyện ban hành đều được tập trung tại Bộ phận văn thư để tiến hànhkiểm tra, rà soát về thể thức văn bản Sau khi có đủ 03 chữ ký nháy của người cóthẩm quyền cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, ghi số, ngày, tháng, đóng dấu và làmthủ tục chuyển giao, đồng thời gửi qua Hòm thư điện tử đến các cơ quan, tổchức có thẩm quyền giải quyết, nên rất nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng;phục vụ tốt sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện Công việc củangày nào được giải quyết dứt điểm trong ngày đó, không để lưu lại sang ngàyhôm sau

Việc đăng ký văn bản đi tại UBND huyện Chương Mỹ được lưu vào 02

sổ, đăng ký một sổ riêng một sổ chung Và được đăng ký trên phầm mềm lưutrữ trên máy tính

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

NgườiKý

Nơi nhậnvăn bản

Đơn vịnơi nhậnvăn bản

Sốlượngvăn bản

Ghichú

2.3.2 Cách thức quản lý văn bản đến:

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến, tất cả các văn bản, tài liệu của các

cơ quan, tổ chức gửi đến UBND huyện đều được tập trung tại Bộ phận văn thư

để làm thủ tục đăng ký và làm thủ tục chuyển giao đến các cơ quan, tổ chứchoặc cá nhân có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo đúng chức năng, nhiệm vụđược giao

Văn bản đến chủ yếu qua đường Bưu điện, hàng ngày cán bộ phòng vănthư tiếp nhận và tiến hành kiểm tra phân loại sẽ tiến hành bóc bì, những văn bản

là Đơn của nhân dân phải giữ lại phong bì và đính kèm theo đơn, sau khi bóc bìcác bộ văn thư cho số đến và trình lên lãnh đạo xem xét, cho ý kiến Sau khi có

ý kiến của lãnh đạo cán bộ văn thư sao đúng số lượng gửi đến các đơn vị giảiquyết Đối với văn bản Khẩn sau khi nhận được cán bộ văn thư cho số đến vàtrình ký kịp thời lên lãnh đạo giải quyết

Đối với văn bản mật, sau khi nhận được cán bộ văn thư đăng ký vào sổriêng, đánh số, và trình lãnh đạo giải quyết

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:

Tên loại,trích yếunội dung

Ngàythángvănbản

Tên loạitrích yếunội dung

Đơn

vị, cánhânnhận

Kýnhận

Ghichú

Có thể nói công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện Chương Mỹ được

thực hiện khá tốt các nghiệp vụ có tính chuyên môn cao Bên cạnh đó việc đổimới phong cách làm việc một cách khoa học, và bắt kịp với các trang thiết bị hỗtrợ giúp công việc đạt hiệu quả cao Thuận lợi cho công tác lưu trữ và tìm kiếmvăn bản.

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành:

Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị vànhiệm vụ cụ thể được giao, dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan hoặc dựa trênmột số đặc trưng phổ biến giống nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu được sảnsinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng ngườihoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu dài vềsau

Công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện thường xuyên tại Bộ phậnvăn thư, lưu trữ, hàng tháng cán bộ văn thư, lưu trữ đều tổ chức sắp xếp văn bảnlưu theo tên loại, số ký hiệu, ngày tháng ban hành thành từng hồ sơ Nên rấtthuận tiện trong việc tra cứu tài liệu, phục vụ tốt công việc chuyên môn và tạothuận lợi cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan Ngoài ra một sốphòng ban của huyện cũng thực hiện rất tốt công tác lập hồ sơ hiện hành nhưPhòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội,Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp

Căn cứ vào danh mục hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của các cơquan, đơn vị, mà cán bộ văn thư phải mở hồ sơ về những công việc được giao

theo dõi giải quyết Sau khi mở hồ sơ người lập hồ sơ phải thu thập những văn

bản, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ từ văn bảnđầu tiên (có thể là văn bản đến) cho đến các ý kiến đóng góp của các đơn vị (nếucó) ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan

Khi giải quyết xong công việc, cán bộ văn thư phải thực hiện các côngviệc sau để hoàn chỉnh hồ sơ

- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ;

- Kiểm tra để loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng thừa, bản nháp, bản