Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là một hoạt động thường xuyên, cần thiết không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở, đi thăm quan, học tập kinh nghiệm quản lý…Vì vậy chuyến đi của lãnh đạo được thư ký chuẩn bị rất chu đáo như: lập kế hoạch cụ thể chuyến đi, trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tài liệu có liên quan, báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác, khi lãnh đạo về báo cáo tình hình giải quyết công việc, thanh quyết toán chi phí chuyến đi…
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan. Các chuyến đi công tác nói chung rất đa dạng, như đi dự Hội nghị, đi ký kết hợp đồng, kiểm tra hướng dẫn cơ sở có thể nói, không có cơ quan nào mà không có các chuyến đi công tác từ Trung ương đến cơ sở, đặc biệt là ở Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ.
Mỗi chuyến đi công tác có tác dụng trên nhiều phương diện khác nhau, vì vậy Thư ký cần chuẩn bị chu đáo và hợp lý các chuyến công tác.
Để các chuyến đi công tác được diễn ra thành công thì người Thư ký cần phải nắm vững:
- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Mục đích của chuyến đi công tác để chuẩn bị các điều kiện cần thiết cũng như phương án hỗ trợ để đảm bảo thành công cho chuyến đi.
- Phạm vi của chuyến đi: phụ thuộc vào sự phân cấp trong hoạt động quản lý Nhà nước, hay phụ thuộc vào sự phân công của thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng.
- Các yêu cầu cơ bản của người Thư ký khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi công tác:
+ Hiểu rừ chức năng và nhiệm vụ của cơ quan vị trớ của thủ trưởng, + Xỏc định rừ mục đớch của chuyến đi cụng tỏc;
+ Phải hiểu rừ vai trũ và trỏch nhiệm của bản thõn trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và toàn cơ quan;
+ Có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với các chuyến đi công tác khác của cơ quan.Vì lãnh đạo là người giữ chức vụ cao nhất của cơ quan bởi vậy chuyến đi công tác có sự tham gia trực tiếp của lãnh đạo sẽ mang tính chính thức.
Do đó người được giao nhiệm vụ thực hiện chuẩn bị chuyến đi công tác (hoặc thư ký) phải đặc biệt chú ý về kỹ thuật tổ chức, các biện pháp hỗ trợ để đảm bảo sự thành công cho chuyến đi và ấn tượng tốt của đối tượng giao tiếp về phong cách làm việc của toàn đoàn.
- Nhiệm vụ của Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo:
+ Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác: kế hoạch của một chuyến đi công tác là một loại văn bản dùng để trình bày một cách có hệ thống những công việc liên quan đến chuyến đi công tác. Lập kế hoạch cho chuyến đi là cơ sở để đánh giá kết quả của một chuyên đi, cũng như để các chuyến đi công tác đạt kết quả tốt, không bị chồng chéo, lãng phí thì cần phải lập kế hoạch cụ thể cho các chuyến đi. Phải xỏc định rừ mục đớch; nội dung cụng việc; thành phần; địa điểm;
thời gian đi; tài liệu tư liệu cần thiết cho chuyến đi…
+ Khi lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác người Thư ký cần phải đảm bảo 3 yêu cầu cơ bản về: Thể thức văn bản; Tính khả thi của việc thực
hiện; Các nội dung thông tin cơ bản.Thông thường kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác sẽ bao gồm các nội dung thông tin sau:
Mục đích;
Nội dung;
Thành phần;
Địa điểm;
Thời gian;
Tài liệu, tư liệu;
Kinh phí;
Phương tiện;
Các giấy tờ cần thiết;
Tùy theo mục đích kế hoạch tổ chức chuyến đi mà người Thư ký có thể bổ sung một số nội dung thông tin như: Quà tặng, phân công thực hiện.
Đây là giai đoạn mà phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết thật chu đáo, chính xác, đầy đủ và cụ thể để có một chuyến đi công tác đạt kết quả tốt đẹp.
- Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác: sau khi kế hoạch được thủ trưởng duyệt, thư ký chuyển kế hoạch tới các đại biểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ công việc.
+ Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác: việc liên hệ với nơi đoàn đến và làm việc rất là quan trọng. Không phải với mọi chuyến đi công tác đều phải liên hệ trước mà tùy thuộc vào mục đích chuyến đi, thư ký phải liên hệ hay không. Khi chuyến đi công tác có tính bất ngờ hoặc nhằm mục đích kiểm tra, giám sát, thanh tra đột xuất… thì sẽ không cần phải báo trước. Tuy nhiên với các chuyến đi công tác thông thường, liên hệ cho nơi tiếp nhận chuyến đi là một yêu cầu bắt buộc. Khi liên hệ cần lựa chọn thời điểm thích hợp, vì việc thông báo quá sớm hay quá muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa hai bên. Trong trường hợp chuyến đi công tác bị hủy bỏ hoặc thay đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, thư ký có trách nhiệm thông báo kịp thời cho cơ quan tiếp nhận. Lúc này văn bản là phương tiện tối ưu nhất để bày tỏ sự tôn trọng, nghiêm túc và tính chính thức của thông tin. Đây
cũng là hình thức tốt nhất có khả năng giúp bày tỏ thái độ không mong muốn của cơ quan khi hủy bỏ hay thay đổi chuyến đi công tác.Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác, tùy theo tính chất của mối quan hệ, thời gian, nội dung công việc thư ký có thể sử dụng các hình thức như: điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử… để trao đổi thông tin.Trong một số trường hợp văn bản sẽ là hình thức duy nhất được phép lựa chon bởi tính chất pháp lý của chuyến đi, vị trí của thành phần tham gia, yêu cầu đối với nội dung công việc và các nghi thức mà cơ quan buộc phải tuân thủ.
- Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác : Thư ký có trách nhiệm thông báo cho các đại biểu tham gia chuyến đi mức độ công việc được phân công, thẩm quyền của cá nhân trong chuyến đi công tác và hướng dẫn các đại biểu tham gia chuyến đi về việc lưu trữ giữ tài liệu, chứng từ để lập hồ sơ công việc sau chuyến đi.
+ Trước thời gian lãnh đạo đi công tác : Thư ký Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, giải quyết các công việc được giao hoặc ủy quyền, ghi nhật ký công tác, luôn giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác.
- Sau chuyến đi công tác : giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề, sự việc phát sinh liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác; thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập hồ sơ; tổ chức các cuộc họp để thông báo kết quả chuyến đi, và triển khai công việc; trình nhật ký công tác và các văn bản, soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác.
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo được tiến hành đúng quy trình và chú trọng đến công việc, giấy tờ, kế hoạch, những thủ tục hành chính bắt buộc giúp cho chuyến đi công tác thành công và hiệu quả.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan – phụ lục 05.