Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu của cơ quan nói chung và UBND huyện Chương Mỹ nói riêng. Nhà nước, Chính phủ và các Bộ cùng các cơ quan có thẩm quyền đã có nhiều văn bản pháp luật quy định công tác Văn phòng. Để công tác Văn phòng của HĐND - UBND hoạt động ngày càng tốt hơn, phát triển ngày càng vững mạnh hơn, phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại, em có một số ý kiến như sau:
Để hoạt động văn phòng được diễn ra một cách thống nhất, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu chung của toàn UBND huyện nên việc kiện toàn lại hệ thống văn
phòng và hiện đại hoá văn phòng là cần thiết trước tiên và cụ thể UBND huyện cần lên kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học trong toàn UBND huyện.
Cú sự phõn cụng cụng việc rừ ràng, minh bạch với từng cỏn bộ, cụng chức trong toàn UBND huyện nói chung và tại Văn phòng nói riêng.
Đầu tư hơn nữa việc trang bị những loại trang thiết bị kỹ thuật hiện đại để phục vụ cho hoạt động văn phòng.
Thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ văn phòng bằng việc cho cán bộ, công chức đi bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Văn thư - lưu trữ là công tác khá vất vả. Hiện nay, khối lượng công việc ngày càng tăng mà cán bộ văn thư lại hạn chế. Do vậy, cơ quan cần bố trí thêm cán bộ làm công tác văn thư, đồng thời thực hiện tốt các chế độ, chính sách với cán bộ làm công tác văn thư.
Tuyờn truyền, phổ biến cho cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vai trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mỗi cán bộ đều có ý thức trách nhiệm trong việc lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định. Và nên có nhân viên phụ trách công tác lưu trữ riêng.
Tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; có chế tài nghiêm khắc xử lý đối với các hành vi vi phạm.
Cú sự phõn cụng cụng việc rừ ràng, khoa học. Phỏt huy khả năng của nhân viên trong phòng, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp.
Đẩy nhanh việc hiện đại hóa văn phòng của cơ quan, lập kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị các máy còn thiếu, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng văn thư của cơ quan. Việc hiện đại hóa văn phòng phải được thực hiện trên tất cả các phương diện từ máy móc, trang thiết bị cho tới con người làm công tác văn phòng để biến các tiềm năng của văn phòng thành các hiệu quả thiết thực, cụ thể.
Để UBND huyện Chương Mỹ thực sự là một cơ quan có mô hình làm việc chuẩn trong tất cả các hoạt động, đặc biệt là trong hoạt động hành chính
văn phòng thì việc phát triển đồng thời các hoạt động cùng một lúc là rất cần thiết, ví dụ như:
Các hoạt động mang tính chất tập thể phải được phát huy đoàn kết và làm việc luôn mang tinh thần tập thể như công đoàn, đoàn thanh niên,…
Các phong trào ủng hộ mà Nhà nước phát động.
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc tổ chức những đợt thực tập cho các cán bộ, công chức của các cơ quan đó đến học hỏi và trao đổi kinh nghiệm về hoạt động văn phòng. Có như vậy hoạt động văn phòng mới thực sự mang tính khách quan và tạo điều kiện cho hoạt động này đi vào nề nếp.
Thường xuyên mở các buổi làm việc trực tiếp giữa lãnh đạo UBND huyện với các đơn vị, tổ chức và với nhân dân để ngày càng xứng đáng là cơ quan hành chính cấp huyện luôn bảo vệ quyền lợi và lợi ích của nhân dân.
Phát huy cao khả năng tư duy, sáng tạo của đội ngũ cán bộ, công chức trong UBND huyện bằng cách tổ chức cuộc thi sáng tạo, đổi mới cách làm việc có hiệu quả của cán bộ, công chức.
Trên đây là những ý kiến đóng góp của em trong thời gian thực tập tại UBND huyện Chương Mỹ. Rất mong những ý kiến đóng góp của em sẽ được lãnh đạo UBND huyện xem xét nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công việc, chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.
Các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã trang bị cho em những kiến thức giúp tôi định hướng được nghề và nghiệp trong tương lai của mình. Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới:
Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ - Đ/c Hoàng Minh Hiến