1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ:
Người Thư ký trong một văn phòng hiện đại không còn phân ra từng công việc riêng lẻ như đánh máy hay xử lý văn bản… mà người Thư ký ngày nay là người giúp việc mang tính tổng hợp, tính năng động và sáng tạo, có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, cũng như hoạt động của Văn phòng. Trong công tác tổ chức hành chính, thư ký thực hiên chức năng cung cấp thông tin cho lãnh đạo như trong hoạt động tiếp khách, đãi khách.
Đây là hoạt động giao tiếp nhân sự nhằm mục đích đáp ứng những yêu cầu giao
tiếp - thông tin của khách và qua những thông tin đó mà phục vụ cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Chính vì vậy mà nó yêu cầu người thư ký phải có thái độ, cách giao tiếp hợp lý, biết lắng nghe, tôn trọng các quy phạm khách quan trong giao tiếp.
Như theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin pha cà phê ”, tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem lại hiệu quả cao nhất trong cụng việc. Người thư ký càng phải hiểu rừ cỏc chức năng và trỏch nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu.
Với chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao gồm tổ chức quản lý văn bản, xử lý văn bản theo quy định và phân công của lãnh đạo.
Ví dụ: Thư ký đã tham gia quản lý văn bản đến, văn bản đi và giải quyết văn bản nhanh chóng sau khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo.
Với chức năng tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo HĐND & UBND văn phòng đã góp phần tích cực trong việc giải quyết các công việc của lãnh đạo.
Tham mưu và đề xuất các giải pháp mang tính đồng bộ trên tất cả các lĩnh vực hoạt động đem lại hiệu quả cao, góp phần thúc đẩy việc giải quyết các công việc chính xác, nhanh chóng.
Ví dụ: Thư ký đã tham gia xây dựng và ban hành Quyết định và quy chế hoạt động công tác văn thư lưu trữ.
Chức năng công tác tổ chức hành chính như tổ chức tiếp khách, tổ chức hội nghị đã góp phần tích cực tới hiệu quả của công việc. Mặc dù vẫn còn thiếu xót về công tác tổ chức đón tiếp khách, nhưng vẫn hoàn thành khá tốt nhiệm vụ và đang được khắc phục.
Ví dụ: khi khách đến liên hệ công tác phần tiếp đón khách vẫn chưa được thực hiện tốt, vẫn để khách phải chờ lâu.
Công tác văn phòng là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin, phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo. Vì thế mà nó ngày càng được coi trọng, và có ảnh
hưởng lớn đến hoạt động của cơ quan. Để làm tốt những nhiệm vụ đó, đòi hỏi người Thư ký văn phòng phải năng động, biết nắm bắt, sáng tạo. Đồng thời không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, khả năng giao tiếp của mình.
2. Khảo sát về công tác văn thư:
Cơ sở pháp lý cơ bản cho việc thiết lập, quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ ở các phòng, ban, ngành, các xã, thị trấn là Quyết định số 01/2011/QĐ-UBND ngày 29/11/2011 của UBND huyện về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữu của UBND huyện, Quyết định số 7492/QĐ-UBND ngày 30/12/2011 của UBND huyện về việc ban hành quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tại UBND huyện.
UBND huyện cũng đã ban hành Kế hoạch số 192/KH-UBND ngày 26/12/2013 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 và đã triển khai đến các phòng, ban ngành huyện, UBND các xã, thị trấn để thực hiện; chỉ đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện ban hành Công văn số 116/VP-VTLT ngày 26 tháng 12 năm 2013 về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 cho các xã, thị trấn để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư lưu trữ.
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng
UBND huyện đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của huyện đảm bảo đúng về chuyên môn nghiệp vụ, gồm 03 đồng chí.
Tại các phòng ban của huyện đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ; ở các xã, thị trấn đều được bố trí 02 cán bộ Văn phòng – Thống kê, trong đó 01 đồng chí phụ trách 1 cửa, 01 đồng chí phụ trách công tác văn phòng, tham mưu, tổng hợp giúp UBND xã, thị trấn và thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại xã, thị trấn. Ngoài ra các xã, thị trấn còn bố trí 01 cán bộ không chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo về trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định.
2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm
Công tác soạn thảo ban hành văn bản được quan tâm trú trọng, tất cả các văn bản của UBND huyện ban hành đều được thực hiện theo một quy trình soạn thảo chặt chẽ; các phòng, ban ngành huyện tham mưu văn bản cho UBND huyện đều phải chuyển qua Văn phòng để kiểm tra, rà soát về nội dung và chỉnh sửa về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản nên văn bản của UBND huyện ban hành có chất lượng, hiệu quả, ít sai sót.
Trong năm 2014 UBND huyện Chương Mỹ đã ban hành 17.614 văn bản để chỉ đạo, điều hành. Trong đó Quyết định có 11.655 văn bản, Tờ trình có 297 văn bản, Công văn có 1.249 văn bản, Báo cáo 544 văn bản, Kế hoạch 226 văn bản Thông báo 2.107 văn bản và các loại khác 1.536 văn bản. Các văn bản của Ủy ban nhân dân huyện ban hành đều thực hiện đúng theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
UBND huyện cũng đã tiếp nhận và xử lý 7772 văn bản đến của Trung ương, thành phố, các sở ngành, các xã, thị trấn và các tổ chức, cá nhân khác.
BẢNG SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TRONG NĂM 2014
STT TÊN LOẠI VĂN BẢN SỐ LƯỢNG VĂN BẢN