1. Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng:
Môi trường Văn phòng ngày nay, như một xã hội thu nhỏ, một môi trường hợp tác và cạnh tranh. Ngoài năng lực chuyên môn, kinh nghiệm mỗi cán bộ nhân viên còn phải có khả năng hòa nhập với mọi người một cách tốt nhất. Giao tiếp trong môi trường văn phòng không chỉ phong phú về số lượng mà còn đa dạng về nội dung và tính chất. Các giao tiếp đan xen đa dạng, không có một khuôn mẫu cụ thể cho từng cuộc giao tiếp. Mỗi cuộc giao tiếp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Các yếu tố lại biến đổi không ngừng.
Giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống của mỗi người.
Giao tiếp tốt giúp chúng ta xây dựng và duy trì những mối quan hệ hữu ích, thành công trong công việc, xây dựng một hình ảnh cá nhân ấn tượng, cũng như đạt được những mục đích trong cuộc sống. Tuy nhiên, đôi khi việc giao tiếp không hiệu quả có thể tạo nên những mâu thuẫn trong các mối quan hệ, dẫn đến nhiều bất lợi trong sự nghiệp và đời sống.
Đặc biệt, trong công tác Thư ký văn phòng giao tiếp giỏi là điều kiện thành công của một người Thư ký - của một nhân viên văn phòng.
Dù bạn là ai? Bạn làm gì? thì giao tiếp vẫn luôn là yếu tố hàng đầu mở đường quyết định cho sự thành công hay thất bại trong mọi mối quan hệ.
Trong hoạt động Văn phòng người thư ký cần nắm được các kỹ năng giao tiếp và ứng xử hiệu quả:
- Thái độ và tinh thần hợp tác trong giao tiếp - Tâm lý con người trong giao tiếp
- Ứng xử với các kiểu người khác nhau - Sử dụng ngôn từ tích cực trong giao tiếp - Phong cách chuyên nghiệp trong giao tiếp
- Không để các yếu tố bên ngoài tác động vào hoạt động giao tiếp.
- Luôn nghiêm túc trong giao tiếp : dù là giao tiếp với ai, hoàn cảnh như thế nào, bàn bạc về vấn đề gì, thì người Thư ký luôn phải biết tập trung vào công việc, muc đích giao tiếp, phải giữ gìn và phát triển những mối quan hệ đã có trong môi trường Văn phòng.
- Thận trọng trong giao tiếp : người Thư ký phải biết phân định các mối quan hệ trong giao tiếp rạch ròi trong tổ chức giao tiếp công vụ và giao tiếp bạn bè, việc không phân đình rạch ròi trong giao tiếp tại công sở không giúp cho năng suất lao động tăng lên mà đôi khi còn ảnh hưởng rất lớn tới công việc.
- Cần biết tiết kiệm thời gian :
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: hiểu được đặc điểm của giao tiếp điện thoại, tư thế giao tiếp điện thoại, chú ý giọng nói trong giao tiếp điện thoại, kỹ năng ghi chép trong khi đàm thoại.
Kỹ năng lắng nghe hiệu quả: nắm rừ tầm quan trọng của lắng nghe, thời lượng sử dụng các kỹ năng, tìm hiểu nguyên nhân nghe không hiệu quả để khắc phục nó, tư duy tích cực trong lắng nghe, nắm bắt ý chính để ghi chép hiệu quả, biết cách đặt câu hỏi trong khi lắng nghe.
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả: hiểu được tầm quan trọng của thuyết trình, biết cách sử dụng các kỹ năng thuyết trình và nghệ thuật thuyết phục hiệu quả, nghệ thuật soạn thảo bài thuyết trình thành công
Cách ứng xử trong giao tiếp : Đầu tiên người Thư ký cần nói chuyện bằng thái độ chân thành, tự nhiên. Tránh tỏ ra khó chịu, gượng ép hay giả làm bộ vui vẻ, quan tâm đến người khác - như thế sẽ gây ra ấn tượng xấu ở người đối diện.
Hoạt động của Văn phòng mang tính đặc thù, chuyên môn cao nên không nói lấp lửng, làm ra vẻ bí mật để bắt người khác phải chờ đợi. Nói chuyện gọn gàng, đủ ý, chỉ kể những chi tiết liên quan, không thao thao bất tuyệt bất chấp người nghe có muốn nghe hay không. Để làm được điều này, người Thư ký cần phải có tài quan sát. Vừa kể một câu chuyện vừa xem thái độ người nghe. Nếu họ có biểu hiện không hứng thú như ngáp dài, lấy tay chống cằm, mắt trĩu xuống, nhìn ngó nghiêng chỗ khác…hãy chủ động chuyển đề tài hoặc kết thúc nhanh câu chuyện. Khi nói chuyện, cũng nên giữ một khoảng cách vừa phải. Khi đang nói chuyện với nhóm đông người, tuyệt đối không có cử chỉ thì thầm vào tai người bên cạnh hay ghi giấy chuyển cho người khác, rồi làm ra vẻ bí mật. Đây là hành vi bị cho là thiếu lịch sự, kém tế nhị không chỉ môi trường văn phòng mà ngay cả trong xã hội.
Cũng như trong cỏch núi chuyện cần phải rừ ràng, dễ hiểu. Nội dung lời nới phải phù hợp với trình độ và độ tuổi của người nghe. Hay có thể hiểu một cách đơn giản: khi ta nói chuyện cùng một nội dung với một bác nông dân với một nhân viên văn phòng, ta sẽ thấy sự chênh nhau về trình độ, cũng như không gian giao tiếp sẽ khác nhau, nếu ta không biết lựa chọn phong cách giao tiếp phù hợp, sẽ rất khó mà truyền đạt thông tin chính xác, dễ hiểu, và sẽ bị cho là kiêu ngạo kém hòa đồng.
Người Thư ký cần hiểu rừ đặc điểm của hoạt động giao tiếp trong văn phòng cần phải đảm bảo tính mục đích, hiệu quả, tổ chức, minh bạch, nghiêm túc…. Từ đó lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp để đảm bảo lợi ích giữa hai bên, lựa chọn các giải pháp để hai bên hướng tới, coi trọng các quy luật khách quan.
Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày hay ngay trong môi trường văn phòng, người Thư ký luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật. Ngày nay hoạt động giao tiếp còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công việc.
Cũng như khi giao tiếp người Thư ký cần chủ động phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa, tìm chủ đề chung, tránh đề cập đến các quan điểm cá nhân, chú ý các cử chỉ, ánh mắt của đối tượng giao tiếp, và biết giới hạn của cuộc giao tiếp đến đâu là đủ, tránh gây phiền hà tới đối tượng giao tiếp.
Trong các tình huống giao tiếp cần đối đáp mềm mỏng, nhẹ nhàng, không nên đáp lại bằng thái độ khó chịu, cáu gắt khi có những ý kiến phê bình, phản đối của đối tượng giao tiếp.
Hoạt động giao tiếp trong văn phòng có những nét riêng trong cách ứng xử như cần phải đi thẳng vào vấn đề công việc, không quanh co, bóng gió mà phải bày tỏ một cách thẳng thắn để đảm bảo hiệu quả công việc
PHẦN III.
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn