1. Quy trình tổ chức hội nghị ở HĐND và UBND huyện Chương Mỹ:
Hội họp là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: hội nghị, hội thảo, đại hội…. được quản lý sử dụng làm công cụ phục vụ cho hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích tính chủ động sáng tạo trong công việc.
Mục đích của hội nghị là thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung, vấn đề trong chương trình công tác hoặc đang được quan tâm lưu ý. Những đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học.
Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Chương Mỹ em thấy hình thức hội họp được sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị, và để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị tốt rất nhiều công việc.
Quy trình tổ chức hội nghị gồm 3 bước cơ bản:
- Công tác chuẩn bị: cần chuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo.
+ Lập kế hoạch tổ chức và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo. Kế hoạch cần phải đảm bảo 3 yếu tố về thể thức; tính khả thi; các nội dung thông tin cần có như tên hội nghị, thời gian địa điểm diễn ra hội nghị, thành phần tham dự hội nghị, nội dung thực hiện. Kế hoạch cần nờu rừ đươc mục đớch, yờu cầu cần đạt, nội dung hội nghị, xác định thời gian hội nghị, trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì thời gian hội nghị quy định thời gian hội nghị cần căn cứ
vào tính chất, phạm vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa. địa điểm diễn ra hội nghị, lên dự trù kinh phí, dự kiến đơn vị phối hợp và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận.
+ Xây dựng chương trình hội nghị : cũng cần đảm bảo các yếu cầu như các vấn đề được sắp xếp theo một tiến trình hợp lý, có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến hội nghị. Về căn bản chương trình hội nghị cần trình bày một số nội dung như trình tự các vấn đề trình bày (cột số thứ tự); nội dung vấn đề; thời gian thực hiện từng vấn đề.
MẪU CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ
1 2 3 4 5
ST
T THỜI GIAN NỘI DUNG NGƯỜI THỰC HIỆN GHI CHÚ
Tùy thuộc vào mục đích tổ chức hội nghị mà việc sắp xếp trình tự hợp lý trên cơ sở nghiên cứu và giải quyết mối quan hệ giữa mục đích từng phần, khả năng của đối tượng thực hiện, thời gian tối đa thực hiện để lựa chọn và sắp xếp các vấn đề một cách tốt nhất.
+ Lập danh sách đại biểu : khi lập danh sách đại biểu chia theo 2 nhóm cơ cấu là nhóm khách trong cơ quan, ngoài cơ quan và sắp xếp đại biểu theo chức vụ, vị trớ. Danh sỏch cú ghi rừ họ tờn, chức vụ, địa chỉ liờn hệ của đại biểu.
+ Soạn thảo giấy mời: tùy thuộc vào mục đích, nội dung của hội nghị mà lựa chọn hình thức của giấy mời, nhưng vẫn luôn đảm bảo tính trang trọng, thể thức của văn bản và các thông tin cơ bản cần thiết để khách mời có thể nắm được một số nội dung thông tin của hội nghị.
+ Chuẩn bị tài liệu: tài liệu phục vụ hội nghị cần được chọn lọc và sắp xếp theo một trình tự nhất định.
Một số văn bản hồ sơ tài liệu điển hình trong hội nghị “xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2011 – 2015” ở HĐND & UBND huyện Chương Mỹ:
STT Tên loại văn bản, hồ sơ, tài liệu
1 Chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện 2 Tờ trình về xây dựng nông thôn mới ở 17 xã
3 Đề án quy hoạch xây dựng nông thôn mới trên 17 xã 4 Đồ án xây dựng nông thôn mới ở 17 xã
5 Quyết định phê duyệt chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện
6 Báo cáo về tình hình xây dựng nông thôn mới ơ 17 xã
7 Ý kiến của 17 xã trong chương trình xây dựng nông thôn mới
8 Tổng hợp ý kiến và ý kiến chỉ đạo của UBND huyện về chương trình xây dựng nông thôn mới ở 17 xã trên địa bàn huyện
- Tổ chức hội nghị:
+ Ghi danh sỏch đại biểu đến dự: ghi rừ họ tờn, chức vụ, nơi cụng tỏc của đại biểu đến dự hội nghị.
+ Phát tài liệu cho đại biểu
+ Ghi biên bản hội nghị : tùy theo yêu cầu, quy mô của hội nghị mà Thư ký hội nghị sử dụng những hình thức khác nhau để ghi biên bản. Song vẫn phải đảm bảo các yếu tố cơ bản sau: đúng kỹ thuật, đúng thể thức, thông tin cần phải chính xác, khách quan.
+ Thực hiện công tác lễ tân trong thời gian diễn ra hội nghị - Sau khi kết thúc hội nghị:
+ Thông báo kết luận hội nghị (với các hội nghị có quy mô nhỏ), họp rút kinh nghiệm sau hội nghị (với các hội nghị có quy mô lớn)
+ Quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị
+ Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn tới các đại biểu quan trọng đến tham dự hội nghị.
2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế:
- Ưu điểm:
+ Hội nghị luôn đạt được kết quả thiết thực và hiệu quả cao.
+ Địa điểm, thời gian diễn ra hội nghị không bị trùng lặp. Công tác lễ tân phục vụ hội nghị ngày càng được cải thiện.
+ Quá trình diễn ra hội nghị luôn đảm bảo, không bị trì hoãn do các yếu tố chủ quan.
- Hạn chế : bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác tổ chức hội nghị của UBND huyện Chương Mỹ vẫn còn tồn tại một số vấn đề :
+ Do số lượng hội nghị khá nhiều nên đôi khi công tác chuẩn bị còn chưa tốt, đôi khi còn thiếu xót.
IV. VAI TRề CỦA THƯ Kí TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI