Công tác soạn thảo ban hành văn bản luôn được quan tâm trú trọng, tất cả các văn bản của UBND huyện ban hành đều được thực hiện theo một quy trình soạn thảo chặt chẽ; các phòng, ban ngành huyện tham mưu văn bản cho UBND huyện đều phải chuyển qua Văn phòng để kiểm tra, rà soát về nội dung và chỉnh sửa về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; trước khi trình lãnh đạo UBND huyện ký ban hành văn bản phải được duyệt về nội dung do đồng chí thủ trưởng cơ qua tham mưu trực tiếp ký "nháy" vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản và phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản trước lãnh đạo UBND huyện, trước pháp luật; về thể thức kỹ thuật trình bày do lãnh đạo Văn phòng ký nháy vào chữ cuối cùng của phần nơi nhận văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản. Nên các văn bản của UBND huyện ban hành có chất lượng, hiệu
quả, ít sai sót. Đến nay UBND huyện Chương Mỹ đã ban hành 10.002 văn bản để chỉ đạo, điều hành. Trong đó Quyết định 6578 văn bản, Tờ trình 173 văn bản, Công văn 684 văn bản, Báo cáo 305 văn bản, Kế hoạch 144 văn bản Thông báo 1202 văn bản và các loại khác 916 văn bản. Các văn bản của Ủy ban nhân dân huyện ban hành đều thực hiện đúng theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, ký thuật trình bày văn bản hành chính.
Về quản lý và giải quyết văn bản đi, tất cả văn bản, tài liệu của HĐND, UBND huyện ban hành đều được tập trung tại Bộ phận văn thư để tiến hành kiểm tra, rà soát và đăng ký vào sổ, ghi số, ngày, tháng, đóng dấu và làm thủ tục chuyển giao, đồng thời gửi qua Hòm thư điện tử đến các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết, nên rất nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng; phục vụ tốt sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện. Công việc của ngày nào được giải quyết dứt điểm trong ngày đó, không để lưu lại sang ngày hôm sau.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến, tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức gửi đến UBND huyện đều được tập trung tại Bộ phận văn thư để làm thủ tục đăng ký và làm thủ tục chuyển giao đến các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Đến nay UBND huyện đã tiếp nhận và xử lý 4529 văn bản đến của Trung ương, thành phố, các sở ngành, các xã, thị trấn và các tổ chức, cá nhân khác.
b. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện thường xuyên tại Bộ phận văn thư, lưu trữ, hàng tháng cán bộ văn thư, lưu trữ đều tổ chức sắp xếp văn bản lưu theo tên loại, số ký hiệu, ngày tháng ban hành thành từng hồ sơ. Nên rất thuận tiện trong việc tra cứu tài liệu, phục vụ tốt công việc chuyên môn và tạo thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra một số
phòng ban của huyện cũng thực hiện rất tốt công tác lập hồ sơ hiện hành như Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội, Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp...
Công tác giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, hàng năm UBND huyện đều có công văn hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban thuộc huyện tiến hành sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lập danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để giao nộp tài liệu về lưu trữ UBND huyện quản lý. Đến nay đã thu được toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường; Phòng Lao động thương binh và Xã hội;
Phòng Tư pháp; Ban Quản lý dự án, Phòng Quản lý đô thị huyện.
c. Về công tác Lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Luôn được sự quan tâm của lãnh đạo UBND huyện đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, kho tàng để phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Trong 8 tháng đầu năm 2014 UBND huyện Chương Mỹ đã tổ chức chỉnh lý và đưa vào khai thác sử dụng được 44 m khối tài liệu Tài nguyên và môi trường, 8m tài liệu của Văn phòng. Tất cả các khối tài liệu của các phòng ban đã nộp lưu về kho lưu trữ của UBND huyện từ năm 2013 trở về trước đều được chỉnh lý 100% .
Tổng số mét giá tài liệu: 298m
Tổng số hồ sơ chỉnh lý hoàn chỉnh 29.493 hồ sơ
Trong đó: Khối tài liệu Văn phòng có: 4401 hồ sơ có giá trị lâu dài; 1069 hồ sơ có giá trị tạm thời.
Khối tài liệu Ban Quản lý dự án: 385 hồ sơ có thời hạn Khối tài liệu Quản lý đô thị: 354 hồ sơ có thời hạn
Khối tài liệu Lao động Thương binh – Xã hội: 2713 hồ sơ có thời hạn, 108 hồ sơ vĩnh viễn
Khối tài liệu Tài nguyên Môi trường: 10463 hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Hiện nay Kho lưu trữ của huyện đang bảo quản các tài liệu lưu trữ được hinh thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND huyện từ năm 1957 đến nay.
Về tài liệu điện tử, UBND huyện đã thực hiện scan các văn bản đi, đến để gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan và thực hiện lưu dưới dạng file điện tử với dung lượng 4,08 GB nên rất thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác tài liệu phục vụ tốt công tác chuyên môn.
Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu, các tài liệu của UBND huyện được bảo quản cẩn thận, không bị mối mọt, ẩm mốc phục vụ tốt cho việc khai thác và sử dụng.
Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã được thực hiện rất tốt, có công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, sổ đăng ký văn bản đi, đến, có bàn tra cứu tài liệu, mục lục hồ sơ được cập nhật trên máy vi tính nên đáp ứng kịp thời cho cán bộ, công chức các phòng ban đến tra cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác chuyên môn.
Về kho tàng, cơ sở vật chất: Để đảm bảo tốt cho việc lưu trữ tài liệu được lâu dài, UBND huyện Chương Mỹ đã trang bị 01 kho lưu trữ với diện tích khoảng 50 m2 bảo quản các tài liệu có giá trị lâu dài được hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND huyện và 07 kho, mỗi kho diện tích khoảng 20 m2 để lưu trữ các tài liệu của các phòng, ban huyện nộp lưu.
Ở các xã, thị trấn trên địa bàn huyện đã có 21/32 xã, thị trấn đã bố trí được kho lưu trữ tạm để bảo quản các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của xã, thị trấn.
Về trang thiết bị, đã trang bị đầy đủ các giá để hồ sơ, tủ để tài liệu,cặp, hộp, bìa hồ sơ, bình chữa cháy, bóng đèn, quạt điện, quạt thông gió, điều hòa nhiệt độ.
Nhìn chung kho lưu trữ của huyện đều đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật về bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước; thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ để đảm bảo tài liệu trong kho không bị mối, mọt, bụi bẩn làm hư hại tài liệu.