Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại PHÒNG nội vụ HUYỆN TRẤN yên

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 Phần I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN, PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Trấn Yên 3 1. Chức năng: 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 3 II. Văn phòng HĐNDUBND huyện Trấn Yên 9 1. Chức năng 9 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ở văn phòng HĐNDUBND 11 III. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và các cơ cấu tổ chức của phòng nội vụ huyện Trấn Yên 12 1. Vị trí, chức năng 12 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 12 3. Tổ chức và biên chế 16 4. Tổ chức Thực hiện 17 5. Chế độ làm việc 17 6. Chế độ sinh hoạt, hội họp 18 7. Chế độ báo cáo 18 8. Mối quan hệ công tác 18 9. Về hồ sơ sổ sách 20 10. các quy định khác. 20 11. Điều khoản thi hành. 21 IV. Tình hình hoạt động của Thư ký văn phòng tại Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên 21 1. khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của Người Thư ký văn phòng 21 2. Khảo sát về công tác văn thư 25 2.1 Biên chế, trình độ cán bộ văn thư trong văn phòng 25 2.2 Tổng số văn bản đến và đi trong một năm 26 2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến 27 2.3.1 Văn bản đi 27 2.3.2 Văn bản đến 29 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN 31 I. Tìm hiểu về hoạt động tiếp khách, đãi khách. 31 1. Tiếp khách 31 1.1 Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách. 31 1.2 Quy trình tổ chức tiếp khách. 31 2. Đãi khách 33 2.1 Nguyên tắc trong hoạt động đãi khách. 33 2.2 Quy trình tổ chức tiệc chiêu đãi 34 II. Tìm hiểu về công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình , kế hoạch công tác của cơ quan. 35 1. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 35 2. Thư ký trong việc quản lý chương trình, kế hoạch cho lãnh đạo. 36 3. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác năm, tháng, tuần của Văn phòng Phòng Nội Vụ huyện 36 3.1 Xây dựng chương trình công tác năm của Văn phòng 36 3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng của Văn phòng 37 3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần của Văn phòng 37 4. Đánh giá 38 III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của cơ quan 38 1. Trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp, hội nghị. 38 1.1 Xác định được đơn vị chủ trì và nội dung của cuộc họp, hội nghị. 38 1.2 Lập kế hoạch hội nghị 39 1.3 Thư ký trong công tác chuẩn bị hội nghị 40 1.3.1 Thành lập ban tổ chức,xây dựng chương trình hội nghị, sắp xếp lịch, ra giấy mời 40 1.3.2 Chuẩn bị địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị 40 1.3.3 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 41 1.3.4 Chuẩn bị kinh phí để tổ chức hội nghị 41 1.4. Thư ký trong quá trình tiến hành hội nghị 42 1.4.1 Đón đại biểu, khách mời 42 1.4.2 Điểm danh đại biểu. 42 1.4.3 Giữ đúng giờ giải lao và đọc tham luận của đại biểu, ghi biên bản hôi nghị 43 1.5 Thư ký và các nhiệm vụ sau hội nghị 44 1.5.1 Tiễn đại biểu và khách mời. 44 1.5.2 Dọn dẹp, vệ sinh phòng họp 44 1.5.3 Thông báo kết quả hội nghị 44 1.5.4 Quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị. 44 1.5.5 Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn 44 1.5.6 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 45 1.5.7 Lập hồ sơ hội nghị 45 2. Đánh giá 45 IV. Tìm hiểu vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 46 1. Vai trò của người thư ký trước chuyến đi công tác 47 1.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 47 1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 48 1.3 Liên hệ với cơ quan mà lãnh đạo đến công tác. 48 1.4 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 48 1.5 Chuẩn bị phương tiện giao thông 48 1.6 Chuẩn bị giấy tờ: Công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân, danh thiếp… 49 1.7 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 49 2. Vai trò của người thư ký trong chuyến công tác. 49 2.1 Nếu thư ký không đi cùng trong chuyến công tác. 49 2.2 Nếu thư ký đi cùng lãnh đạo trong chuyến công tác. 49 3. Vai trò của thư ký sau chuyến công tác. 49 V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm về cách tổ chức phòng làm việc của lãnh đạo, thư ký văn phòng 50 1.Phòng làm việc của lãnh đạo 50 2. Nhận xét ưu nhược điểm của cách sắp xếp phòng làm việc của thư ký 51 VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký tại công sở. 52 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng, vai trò và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại cơ quan. 54 II. Đề xuất và kiến nghị. 55 KẾT LUẬN 58

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN Phần I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN, PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN .3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Trấn Yên Chức năng: Nhiệm vụ, quyền hạn: .3 II Văn phòng HĐND-UBND huyện Trấn Yên Chức Nhiệm vụ, quyền hạn .10 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng HĐND-UBND 11 III Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phòng nội vụ huyện Trấn Yên 12 Vị trí, chức .12 Nhiệm vụ quyền hạn: 12 Tổ chức biên chế 16 Tổ chức Thực 17 Chế độ làm việc 17 Chế độ sinh hoạt, hội họp 18 Chế độ báo cáo .18 Mối quan hệ công tác .18 Về hồ sơ sổ sách 20 10 quy định khác 20 Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 Điều khoản thi hành 21 IV Tình hình hoạt động Thư ký văn phòng Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên .21 khảo sát chức nhiệm vụ Người Thư ký văn phòng 21 Khảo sát công tác văn thư 25 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư văn phòng 25 2.2 Tổng số văn đến năm 26 2.3 Phương pháp quản lý văn đến 27 2.3.1 Văn 27 2.3.2 Văn đến .29 Phần II 31 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN .31 I Tìm hiểu hoạt động tiếp khách, đãi khách .31 Tiếp khách 31 1.1 Vai trò thư ký việc tiếp khách 31 1.2 Quy trình tổ chức tiếp khách 31 Đãi khách 33 2.1 Nguyên tắc hoạt động đãi khách 33 2.2 Quy trình tổ chức tiệc chiêu đãi 34 II Tìm hiểu công tác thu thập, xử lý thông tin xây dựng chương trình , kế hoạch công tác quan 35 Yêu cầu đặt với thư ký việc thu thập cung cấp thông tin cho lãnh đạo 35 Thư ký việc quản lý chương trình, kế hoạch cho lãnh đạo 36 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác năm, tháng, tuần Văn phòng Phòng Nội Vụ huyện 36 Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Xây dựng chương trình công tác năm Văn phòng .36 3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng Văn phòng 37 3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần Văn phòng .37 Đánh giá 38 III Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp quan 38 Trình tự, thủ tục tổ chức họp, hội nghị .38 1.1 Xác định đơn vị chủ trì nội dung họp, hội nghị 38 1.2 Lập kế hoạch hội nghị 39 1.3 Thư ký công tác chuẩn bị hội nghị 40 1.3.1 Thành lập ban tổ chức,xây dựng chương trình hội nghị, xếp lịch, giấy mời 40 1.3.2 Chuẩn bị địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị 40 1.3.3 Chuẩn bị ghi biên hội nghị 41 1.3.4 Chuẩn bị kinh phí để tổ chức hội nghị 41 1.4 Thư ký trình tiến hành hội nghị 42 1.4.1 Đón đại biểu, khách mời .42 1.4.2 Điểm danh đại biểu .42 1.4.3 Giữ giải lao đọc tham luận đại biểu, ghi biên hôi nghị .43 1.5 Thư ký nhiệm vụ sau hội nghị .43 1.5.1 Tiễn đại biểu khách mời 44 1.5.2 Dọn dẹp, vệ sinh phòng họp 44 1.5.3 Thông báo kết hội nghị 44 1.5.4 Quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị 44 1.5.5 Soạn thảo công văn thư cảm ơn 44 Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.5.6 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 45 1.5.7 Lập hồ sơ hội nghị 45 Đánh giá 45 IV Tìm hiểu vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 46 Vai trò người thư ký trước chuyến công tác 46 1.1 Lập kế hoạch chuyến công tác 47 1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác 47 1.3 Liên hệ với quan mà lãnh đạo đến công tác 48 1.4 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác 48 1.5 Chuẩn bị phương tiện giao thông 48 1.6 Chuẩn bị giấy tờ: Công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân, danh thiếp… 48 1.7 Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác 48 Vai trò người thư ký chuyến công tác .49 2.1 Nếu thư ký không chuyến công tác 49 2.2 Nếu thư ký lãnh đạo chuyến công tác 49 Vai trò thư ký sau chuyến công tác 49 V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc lãnh đạo, thư ký văn phòng 50 1.Phòng làm việc lãnh đạo 50 Nhận xét ưu nhược điểm cách xếp phòng làm việc thư ký 51 VI Kỹ giao tiếp người thư ký công sở 51 Phần III .54 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I Nhận xét, đánh giá chung công tác văn phòng, vai trò nhiệm vụ người thư ký văn phòng quan .54 Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất kiến nghị .55 KẾT LUẬN 58 Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Với phương châm “ học thật, thi thật để đời làm thật” để lý thuyết không xa rời thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm chúng em thực tập tốt nghiệp quan, tổ chức, giúp chúng em có hội vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc Được giới thiệu nhà trường, khoa, với đồng ý Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Trấn Yên, em đến thực tập,tìm hiểu thực tế thực hành khâu nghiệp vụThư ký văn phòng mà em học Phòng Nội Vụ huyện Trấn Yên Đợt thực tập vừa qua thử thách lớn với em Tuy nhiên giúp em có hội để nâng cao kiến thức hoạt động ngành Thư ký văn phòng, tìm hiểu vị trí công việc tương lai, hiểu biết thêm kỹ chuyên môn kỹ mềm để hoàn thành tốt công việc ,rèn luyện khả đối diện với rắc rối công việc, tích lũy kinh nghiệm, tiếp cận thực tế Do thời gian, hiểu biết , kinh nghiệm hạn chế điều kiện Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên hạn chế nhiều mặt,nên báo cáo em trình bày vấn đề chung hoạt động thực tế Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên Vì báo cáo em tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em kính mong nhận ý kiến đóng góp, phê duyệt, giúp đỡ tạo điều kiện toàn thầy giáo, cô giáo cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan với toàn thể bạn sinh viên trường để Báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn chỉnh đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 04 tháng năm 2015 Sinh viên Lê Thị Thu Huyền Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập phòng Nội Vụ huyện Trấn Yên, giúp đỡ bảo tận tình quý thầy cô trường, chú, anh, chị văn phòng Do em hoàn thành đợt thực tập cách tốt đẹp Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng, cô Nuyễn Thị Thu Hường – giáo viên hướng dẫn dẫn hỗ trợ chúng em gặp khó khăn Em xin gửi lời cảm ơn tới Trần Đông – Trưởng Phòng Nội vụ, Hoàng Hữu Thắng – Phó Trưởng Phòng Nội Vụ, Nguyễn Trung Sơn – Phó Trưởng Phòng , Cô Nguyễn Thu Hương, chị Hoàng thị Hoa, Trịnh Xuân Nghĩa… toàn thể chú, anh, chị Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên tạo điều kiện giúp đỡ , bảo chia sẻ kinh nghiệm cho em thời gian thực tập nghiệp vụ văn phòng Do thời gian, hiểu biết kinh nghiệm hạn chế, nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê duyệt thầy cô trường, lãnh đạo quan để giúp em nâng cao kiến thức, vững vàng chuyên môn Một lần cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới quý thầy cô trường, chú, anh, chị Phòng Nội Vụ tạo điều kiện giúp đỡ, dẫn, hỗ trợ em hoàn thành đợt thực tập báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 04 tháng năm 2015 Sinh viên Lê Thị Thu Huyền Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN, PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Trấn Yên Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khách mời Việc gửi công văn hay thư cảm ơn đến đại biểu, khách mời tạo nên thành công cho hội nghị đồng thời thể mối quan hệ tốt đẹp vị lãnh đạo quan với đơn vị đại biểu, khách mời với thông điệp hân hạnh đón tiếp quý vị lần sau 1.5.6 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm Kết thúc hội nghị, ban tổ chức thống mở họp để đánh giá mặt đạt hạn chế tồn đọng, đồng thời họp rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau 1.5.7 Lập hồ sơ hội nghị Thư ký thu thập văn cần thiết liên quan đến hội nghị để lập hồ sơ như: - Kế hoạch hội nghị; Quyết định tổ chức hội nghị; Chương trình nghị sự; Giấy mời; Bản tham luận đại biểu, khách mời tham dự hội nghị; Biên ghi chép hội nghị; Thông báo kết hội nghị tới phòng ban; Các văn triển khai kết hội nghị; Hóa đơn, chứng từ toán Đánh giá * Ưu điểm Hội nghị diễn thời gian theo chương trình nghị Hầu hết hội nghị diễn thành công tốt đẹp, khâu chuẩn bị đón tiếp, hậu cần diễn chặt chẽ đảm bảo, gửi giấy mời đại biểu gửi sớm nhằm tránh trường hợp chậm trễ thất lạc, chuyên viên thực quy trình, đảm bảo cho hội nghị diễn thành công, biên bản, nghị hội nghị lưu giữ cẩn thận đưa vào kho lưu trữ quan thuận tiện cho việc kiểm tra sau Quá trình diễn hội nghị giám sát gắt gao, nắm bắt tình hình tham gia đại biểu Xác định rõ số lượng đại biểu Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 45 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chọn cách đón tiếp phù hợp Các chuyên viên phân công nhiệm vụ cho cá nhân dựa lực chuyên môn lĩnh vực phụ trách, góp phần xứ lý nhanh trường hợp dự kiến… * Hạn chế: Các chuyên viên không thống danh sách đại biểu, gửi nhầm giấy mời, lên danh sách thiếu Đó hạn chế tổ chức hội nghị Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên Ngoài ra, công tác hậu cần chưa thực tốt, chưa đảm bảo yêu cầu cho hội nghị, việc xếp chỗ ngồi đại biểu lộn xộn, sở phòng họp chưa cao Một số hội nghị bố trí quạt, điều hòa, loa thiếu khoa học Các tài liệu chuẩn bị cho hội nghị chưa thực quan tâm Hội nghị diễn phòng ban nộp báo cáo cho phòng văn thư để phô tô phát cho đại biểu Nhiều báo cáo tham luận cần phải kiểm tra vào đọc trước với cách làm thiếu khoa học dẫn đến tài liệu họp, chương trình nghị không thông báo công khai IV Tìm hiểu vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Đi công tác hoạt động cần thiết để thực chức nhiệm vụ quan Các chuyến công tác lãnh đạo quan nói chung đa dạng, dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn sở, công tác nước Có thể nói, từ trung ương đến sở, quan mà nhà lãnh đạo lại không công tác quan Mỗi chuyến công tác lãnh đạo có tác dụng nhiều phương diện Vì chuyến cần tổ chức chu đáo Hoạt động thư ký tổ chức chuyến công tác lãnh đạo quan bao gồm công việc duới đây: Vai trò người thư ký trước chuyến công tác 46 Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Lập kế hoạch chuyến công tác Đây sở để đánh giá kết chuyến công tác Vì quan, tổ chức lãnh đạo quan công tác nước hay nước phải lập kế hoạch công việc giao cho thư ký văn phòng Tuy nhiên, em trình bày trên,Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên chức vụ thư ký thay vào chuyên viên văn phòng gíup việc cho lãnh đạo Các chuyến công tác đưa vào kế hoạch công tác năm Uỷ ban nhân dân huyện với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể xác định trước Còn chuyến công tác đơn giản mang tính thường xuyên đi công tác khảo sát xã chuyên viên không lập kế hoạch công tác Ở Phòng Nội Vụ huyện, lập kế hoạch công tác, chuyên viên đảm bảo đủ nội dung thông tin sau: - Thể thức văn - Tính khả thi việc thực - Các nội dung thông tin : • • • • • • • • • Mục đích Nội dung Thành phần Địa điểm Thời gian Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng… Kinh phí Phương tiện Các giấy tờ cần thiết 1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác Sau chuyên viên xây dựng xong kế hoạch trình lên Phó Trưởng phòng chấp nhận văn trình lên Trưởng phòng Nội Vụ duyệt sau chuyển kế hoạch đến đại biểu tham gia chuyến phòng ban có liên quan để hỗ trợ việc cụ thể tổ chức thực chuyến công tác Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 47 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Liên hệ với quan mà lãnh đạo đến công tác Thông thường chuyên viên phụ trách gửi công văn đến nơi công tác, trường hợp đặc biệt đột xuất chuyên viên gọi điện trực tiếp Nếu chuyến công tác lãnh đạo mang tính chất kiểm tra đột xuất chuyên viên phụ trách không thông báo với nơi tiếp nhận công tác Trong trường hợp chuyến công tác lãnh đạo bị hủy chuyên viên phụ trách thông báo trực tiếp với nơi tiếp nhận công tác Chuyên viên phụ trách liên hệ với nơi tiếp nhận công tác để đảm bảo chuyến công tác đảm bảo tốt tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo 1.4 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác Xác định rõ mục đích chuyến đi, lãnh đạo chuyên viên phải lựa chọn đại biểu cán tham gia chuyến lãnh đạo Sau tham khảo ý kiến lãnh đạo, chuyên viên phải dựa vào trình độ cán chuyên môn họ.Việc xác định cán giúp giải vấn đề phát sinh nằm ngài dự kiến, giúp lãnh đạo hoàn thành tốt chuyến công tác Ngoài ra, chuyên viên phải thông báo cho cán chương trình công tác để họ có thời gian chuẩn bị cho chuyến 1.5 Chuẩn bị phương tiện giao thông Các chuyên viên phải liên hệ với địa điểm đến, thông báo với tài xế lái xe quan để phục vụ kịp thời công tác tỉnh Nếu công tác xa chuyên viên phải liên hệ mua vé máy bay,visa công tác nước Bên cạnh đó, chuyên viên phải ước tính xác thời gian tối thiểu tối đa cho phép thực chuyến công tác 1.6 Chuẩn bị giấy tờ: Công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân, danh thiếp… Các chuyên viên phải trực tiếp chuẩn bị giấy tờ công văn liên hệ cho thủ trưởng Từ công văn liên quan đến chuyến công tác, đảm bảo công văn đầy đủ để phục vụ chuyến công tác thành công tốt đẹp 1.7 Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác Tại Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên, tiền chi trả cho phương tiện Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 48 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phương tiện quan chuyên viên mang hóa đơn đến kế toán văn phòng để nhận tiền chi trả, tiền sinh hoạt phí đại biểu kế toán văn phòng giao cho nhân viên phục vụ bên nhà khách Ủy ban trực tiếp thực Trước chuyến công tác, Chuyên viên phụ trách ứng trước tiền để phục vụ cho chuyến công tác lãnh đạo Vai trò người thư ký chuyến công tác 2.1 Nếu thư ký không chuyến công tác - Chuyển cho lãnh đạo trưởng đoàn tất tài liệu cần thiết - Xin ý kiến lãnh đạo việc ủy quyền giải công việc nhà - Ghi sổ điện thoại, người cần gặp lãnh đạo kịp thời thông báo cho lãnh đạo để xin ý kiến - Sắp xếp cẩn thận tài liệu nhận lãnh đạo công tác 2.2 Nếu thư ký lãnh đạo chuyến công tác Thực chuyến công tác theo kế hoạch, giữ vai trò thư ký đoàn công tác Trong trình thực nhiệm vụ chuyến tùy tình hình thực tế , ví dụ đơn vị vắng vị trí khoảng cách xa, điều chỉnh thực nhiệm vụ cho phù hợp đảm bảo thời gian yêu cầu Trên sở số liệu tư liệu thu thập, đánh giá, phân tích, lựa chọn nội dung phục vụ mục đích, yêu cầu cấp giao Vai trò thư ký sau chuyến công tác - Sau chuyến công tác thư ký phụ trách báo cáo với lãnh đạo công việc nhà (công việc chưa giải quyết) bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc tiếp khách lãnh đạo, lập hồ sơ, kiểm tra, hệ thống hoá đơn, chứng từ để toán kinh phí tạm ứng Xây dựng báo cáo cụ thể chuyến công tác kèm theo tài liệu thu thập - Thông báo kết chuyến - Trên sở kết chuyến công tác, thư ký tổ chức bổ sung kịp thời việc nảy sinh vào chương trình công tác quan - Soạn thảo công văn thư cảm ơn nơi đoàn đến công tác Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 49 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lập hồ sơ chuyến V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc lãnh đạo, thư ký văn phòng 1.Phòng làm việc lãnh đạo Trong việc tổ chức phòng làm việc phòng làm việc lãnh đạo quan tâm hàng đầu thể mặt quan, đơn vị Sự gọn gàng ngăn nắp , cách trang trí hài hòa, bố trí phương tiện hợp lý, sẽ, làm cho khách có tình cảm tốt đẹp quan, xí nghiệp thân người lãnh đạo thư ký Cách xếp phòng làm việc khoa học có ý nghĩa đảm bảo cho công việc lãnh đạo đạt hiệu cao Văn phòng Phòng Nội Vụ gồm Trưởng Phòng Phó Trưởng Phòng Các bố trí phòng lãnh đạo tương đối giống Bao gồm bàn làm việc, máy tính, máy fax, điện thoại bàn, bàn ghế tiếp khách đặt gần vào, bên cạnh bàn làm việc tủ sách để đựng giấy tờ tài liệu quan trọng, có tiện nghi đầy đủ máy điều hòa,khu vực vệ sinh khép kín, đảm bảo vệ sinh đươc nhận viên vệ sinh dọn dẹp lau chùi hàng ngày Cách bố trí xếp phòng làm việc lãnh đạo khoa học đảm bảo phục vụ tốt Các phòng làm việc có cửa sổ cửa kính thoáng mát, ánh sáng đủ cách âm với môi trường * Ưu điểm: Phòng làm việc lãnh đạo tổ chức khoa học, ánh sáng đủ cách âm với bên ngoài, đảm bảo cho lãnh đạo tập trung giải công việc cách hiệu Ở cửa sổ có rèm che bóng với màu sáng làm tôn thêm không gian rộng thoáng mát cho phòng lãnh đạo, làm cho tinh thần lãnh đạo thư thái, giải công việc xác tốt Khách đến làm việc phòng lãnh đạo Phòng Nội Vụ có nhìn thiện chí, tình cảm tốt đẹp với lãnh đạo Ủy ban Đảm bảo độc lập lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu bí mật thông tin Ngoài qua, phòng làm việc Trưởng Phòng bố trí gian phòng nghỉ, để phục vụ cho lãnh đạo lãnh đạo nghỉ qua trưa Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 50 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Nhược điểm: + Tốn diện tích sử dụng mặt bằng; +Thiếu động; + Chi phí lắp đặt lớn; + Tốn thời gian di chuyển; + Khó kiểm soát hoạt động nhân viên + Không tận dụng hết tiện nghi văn phòng, gây lãng phí nhiều Nhận xét ưu nhược điểm cách xếp phòng làm việc thư ký Tại Văn phòng UBND huyện Thái Thụy có chuyên viên tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo Phòng làm việc chuyên viên bố trí tầng gần cầu thang tầng với phòng làm việc Trưởng Phòng Phó Trưởng phòng phụ trách tổng hợp Trong phòng làm việc bố trí máy tính xách tay, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc,1 điện thoại cố định, máy điều hòa, quạt cây… cửa sổ kính, ánh sáng đủ, không gian thoáng mát… * Ưu điểm: Với cách xếp trên, chuyên viên đảm bảo việc phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, tiết kiệm không gian làm việc, tiết kiệm diện tích mặt bằng, tạo không gian làm việc thoát mái, động tăng suất làm việc cao Các chuyên viên tập trung thực tốt công việc cách có năg suất, chất lượng Thuận lợi cho việc giao tiếp, trao đổi chuyên viên, chi phí bảo dưỡng tốn kém, tiết kiệm khoảng không gian, mặt dễ dàng thay đổi cách nhanh chóng * Nhược điểm: Vì cách âm nên tiếng ồn dễ thoát ngoài, an ninh không cao, môi trường làm việc mang tính cá nhân, khó đáp ứng tất yêu cầu người môi trường làm việc VI Kỹ giao tiếp người thư ký công sở Đối với người, kỹ giao tiếp phàn quan trọng Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 51 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiếu sống quan trọng cần thiết bạn người thư ký Kỹ giao tiếp góp phần lớn việc đánh giá lực phẩm chất người Thư ký Tại Văn phòng Phòng Nội Vụ Huyện Trấn yên, chức danh thư ký mà có chuyên viên văn phòng vừa thực công việc chuyên môn vừa đảm nhiệm vai trò người thư ký văn phòng vậy, kỹ giao tiếp người thư ký việc ứng xử, giao tiếp chuyên viên văn phòng việc tiếp dân, cấp đồng nghiệp a, Giao tiếp công việc tiếp dân:niềm nở giúp đỡ, giải khúc mắt dân Không quát mắng nói to tiếp dân Nguyên tắc ứng xử giao tiếp hiệu đòi hỏi bên tham gia phải tôn trọng nhau, tránh thể quyền lực, tránh xúc phạm thể diện khách thể quản lý cho dù họ ai, đến quan công quyền mục đích Phong cách giao tiếp, ứng xử với nhân dân trước hết phải kính trọng, lễ phép, không hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ, nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ rang, cụ thể quy định có liên quan đến công việc, tận tụy phục vụ nhân dân Bảo đảm trình tự, thủ tục thời gian giải công việc dân, không từ chối thực công việc thuộc phạm vi trách nhiệm Tôn trọng giữ lịch hẹn tiếp dân, giải kịp thời vướng mắc, đơn thư khiếu nại, tố cáo dân Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 52 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b, Đối với cấp trên: - Cần có thái độ tôn trọng, kính trọng, lắng nghe tiếp thu ý kiến đạo cấp - Nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có thắc mắc cần trình bày thẳng thắn trung thực thuyết phục để cấp hiểu - Cần có thái độ trung thành, trung thực, thẳng thắn quan hệ với cấp trên, không a dua, xu nịnh, luồn cúi… - Thực tốt chế độ báo cáo công việc với cấp cách trung thực, khách quan, không gây nhiễu thông tin, thông tin truyền lên cấp phải đắn để cấp có biện pháp xử lý hiệu c,Giao tiếp nhân viên với nhau: - Thể bình đẳng - Cần khiêm tốn, nhã nhặn trao đổi, bàn bạc ý kiến vấn đề cần phối hợp công việc - Chú ý lắng nghe ý kiến nhau, không chủ quan vội vàng cho ý kiến tuyệt đối Cùng thảo luận để tìm ý kiến chung, thuyết phục đồng nghiệp hiểu vấn đề nói - Biết phối hợp, đoàn kết, thương yêu nhau, có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác d, Ưu điểm, hạn chế *Ưu điểm: - Có nhiệt tình cởi mở giao tiếp - Có quan tâm tới đối tượng giao tiếp - Tạo ấn tượng để hoàn thành công việc tốt * Nhược điểm: - Trình độ ngoại ngữ cán thấp - Tác phong số cán chưa chuyên nghiệp Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 53 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung công tác văn phòng, vai trò nhiệm vụ người thư ký văn phòng quan Công tác hành văn phòng nói chung công tác thư ký, văn thư lưu trữ nói riêng gắn liền với hoạt động quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý lãnh đạo Nội dung công tác văn phòng công tác thư ký, văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều khâu công việc, liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều phận… việc phối hợp nhịp nhàng khâu công việc, phận, cá nhân liên quan yếu tố đảm bảo cho hoạt động quan đạt hiệu cao Nhìn chung, công tác hành văn phòng quan thực vào nề nếp có phân công trách nhiệm cụ thể, phận chức thực tốt nhiệm vụ giao Cán thư ký, văn thư lưu trữ bước chuyên môn hóa nghiệp vụ ngày ổn định Công tác hành văn phòng quan tổ chức theo hình thức tập trung, tức toàn công đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn thực nơi chung cho quan – Văn phòng Phòng Nội Vụ huyện Đây hình thức tổ chức hợp lý giảm bớt chi phí việc thực công việc ban hành, giải quyết, xử lý văn cho toàn quan, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa đảm bảo thống đạo nghiệp vụ Ngoài Phòng Nội vụ thường xuyên mở lớp tập huấn, huấn luyện nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác Văn phòng quan Đầu tư trang thiết bị máy móc phục vụ cho công tác văn thư máy photocopy, máy fax, máy vi tính, máy in, máy scan, điện thoại đảm bảo cho cán văn phòng thực tốt khâu nghiệp vụ thúc đẩy hiệu công việc cao Việc bố trí phòng làm việc cho cán văn phòng việc lựa chọn hình Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 54 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức văn phù hợp đưa văn phòng trở thành cổng thông tin cho hoạt động xử lý thông tin văn bản, văn trước chuyển giao tập trung phòng văn thư Hệ thống văn hình thành trình hoạt động quan sau giải xong cán văn phòng lập hồ sơ công việc phù hợp cho qúa trình theo dõi, nghiên cứu cần thiết Cán văn phòng quan thực chức năng, nhiệm vụ giao đạt hiệu công việc cao Các khâu nghiệp vụ trình ký, kiểm tra thể thức, đóng dấu, đăng ký, chuyển giao văn tiến hành nhanh chóng, kịp thời, xác khoa học - Tuy nhiên, công tác văn phòng thư ký Văn phòng Phòng Nội vụ – UBND huyện Trấn Yên số nhược điểm cần khắc phục Các văn soạn thảo đưa đến phòng văn thư kiểm tra bị sai thể thức, phải phòng hoàn thiện lại Có cán chuyên môn đem văn đến phòng văn thư xin số,ngày tháng văn thiếu trích yếu nội dung, ghi sai ký hiệu văn đánh nhầm ngày tháng năm văn Có văn phòng ban tự chuyển gây ảnh hưởng đến công tác văn phòng Cán làm công tác tiêu hủy tài liệu phương pháp thủ công chưa có máy tiêu hủy tài liệu Có quên không gửi văn để lưu văn gây khó khăn cho cán làm công tác văn thư II Đề xuất kiến nghị Về phía sinh viên: Trước thực tập nhà trường tổ chức buổi tập huấn trường để nghe giảng viên hướng dẫn việc phải làm thực tập kỹ để làm báo cáo thực tập Nhưng nhà trường không quan tâm nhiều đối Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 55 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với trình thực tập sinh viên, sinh viên đưa thực tập làm có chuyên ngành không? Vì vậy, em xin kiến nghị với nhà trường số ý kiến để việc thực tập khóa sau đạt kết cao hơn: - Trước hết nhà trường cần phối hợp với quan nơi có sinh viên thực tập đề nghị họ giúp đỡ để sinh viên làm việc theo chuyên môn Có sịnh viên thuận lợi công việc sau - Thứ hai, giáo viên hướng dẫn sinh viên thường xuyên liên lạc email để giảng viên nắm trình thực tập sinh viên giúp đỡ họ việc viết báo cáo thực tập Về phía quan thực tập: - Các chú, anh chị giúp đỡ em nhiều trình thực tập như: Cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết phục vụ cho việc viết báo cáo, hướng dẫn để làm báo cáo, hỗ trợ sử dụng trang thiết bị văn phòng,… - Tuy nhiên, quan chưa mạnh dạn giao công việc thuộc chuyên môn để em làm quen tốt với chuyên môn Do đó, em kiến nghị với quan thời gian tới, tiếp nhận sinh viên thực tập, quan cần giao công việc thuộc chuyên môn phù hợp với trình độ đào tạo Qua khảo sát thực tế Văn phòng Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên, để làm tốt công tác Hành văn phòng theo em cần làm tốt số công việc sau: Lãnh đạo Phòng Nội Vụ huyện cần quan tâm sát đến công việc hành văn phòng quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sau sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán văn phòng, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán hành văn phòng kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 56 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Quản trị văn phòng vào hoạt động có nề nếp, hiệu Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, mua thêm số máy photocopy, phục vụ công tác văn phòng Kho lưu trữ huyện cần trang thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, bình ôxi, quạt thông gió, biên pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xảy với tài liệu Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 57 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong công tác văn phòng, vai trò người thư ký đánh giá cao Thư ký mắt xích nối liền người lãnh đạo với quần chúng, đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin ngày cho lãnh đạo, phục vụ văn cho lãnh đạo… Vì để trở thành người thư ký giỏi cần phải đảm bảo yêu cầu, kỹ vận dụng kiến thức xã hội mặt vào công việc Để nhận điều chúng em thầy cô giáo hướng dẫn tìm hiểu nghiệp vụ thư ký môn liên quan, sau lại nhà trường giới thiệu thực tập địa phương Đợt thực tập vừa qua thử thách lớn với em Tuy nhiên giúp em có hội để nâng cao kiến thức hoạt động ngành Thư ký văn phòng, tìm hiểu vị trí công việc tương lai, hiểu biết thêm kỹ chuyên môn kỹ mềm để hoàn thành tốt công việc ,rèn luyện khả đối diện với rắc rối công việc, tích lũy kinh nghiệm, Trên nội dung báo cáo thời gian thực tập Phòng Nội vụ Huyện Trấn yên Dựa sở từ lý thuyết nhà trường, vốn kiến thức bản, chắt lọc, gốc bản, sở cho việc thực hành Tại Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên,hoạt động văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ, đa dạng, phong phú so với kiến thức em học trường Vì hướng dẫn,tiếp cận thực tế, bảo, thực chuyên môn mà trực tiếp đảm nhận khâu công tác văn thư, lưu trữ, hoạt động văn phòng, giúp em củng cố kiến thức bản, học hỏi nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ hoàn thành báo cáo tốt thời gian thực tập Hai tháng thực tập khoảng thời gian tương đối giúp em vững vàng, nắm kiến thức từ lý thuyết đến thực tế, học hỏi thêm nhiều nghiệp vụ Đó có lẽ hành trang giúp học sinh thực tập em chuẩn bị bước vào môi trường - Môi trường quan khó khăn nhiều thử thách 58 Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian Thực tập Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên, thân em sinh viên thực tập Phòng Nội vụ Huyện chắn không tránh khỏi thiếu sót mong lượng thứ lãnh đạo, toàn thể quan Phòng Nội vụ Đồng thời em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ, để em có tập tốt nghiệp tăng thêm nghiệp vụ để chuẩn bị cho việc làm sau Khoảng thời gian kiến tập, Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên không dài, thực tế nhiều nội dung cần học hỏi, tham khảo Trong khuôn khổ báo cáo này, em trình bày vấn đề chung thực tế văn phòng Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên Vì em kính mong góp ý kiến thầy, cô giáo bạn trường Một lần em xin chân thành cảm ơn nhà trường, thầy cô chú, anh, chị Văn phòng Phòng Nội Vụ huyện Trấn Yên tạo điều kiện cho chúng em hoàn thành đợt thực tập cách tốt đẹp để chúng em có kiến thức thực tế thêm kinh nghiệm học tập vào công việc sau này./ Trấn Yên , ngày 05 tháng năm 2015 Sinh viên Lê Thị Thu Huyền Sinh viên: Lê Thị Thu Huyền 59 Lớp: Thư ký Văn phòng K7