1. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo
- Người thư ký phải hiểu rừ những nhiệm vụ chớnh trị và chuyờn mụn của mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động.
- Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của lãnh đạo.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin cần thiết.
- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác khoa học,hợp lý, đúng lúc...
2. Thư ký trong việc quản lý chương trình, kế hoạch cho lãnh đạo.
Thư ký phải biết phân loại hoạt động quản lý do người lãnh đạo của mình đảm nhiệm, nắm được khả năng, sở trường của lãnh đạo trong việc thực hiện nhiệm vụ. Điều này tạo nên mối tương quan chung với toàn bộ nhiệm vụ của cơ quan.
Thư ký có trách nhiệm tổ chức lao động khoa học đối với khối lượng công việc của lãnh đạo. Đối với lãnh đạo thì chương trình, kế hoạch không ở dạng chi tiết, cụ thể mà được khái quát hóa thành kế hoạch quản lý điều hành tác nghiệp đối với toàn bộ tổ chức và có tác động đến tổng thể.
Thư ký cần phải theo dừi cả 2 chương trỡnh kế hoạch: Chương trỡnh kế hoạch hoạt động của cơ quan và chương trình quản lý của lãnh đạo.
Nói tóm lại, chương trình kế hoạch là một phương tiện hoạt động của người lãnh đạo và của cả cơ quan. Nó đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan được thực hiện đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Để trở thành một người thư ký tốt cần phải hiểu biết và quan sát nhiều để nắm vững nghiệp vụ và nắm vững nghề của lãnh đạo.
3. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác năm, tháng, tuần của Văn phòng Phòng Nội Vụ huyện
3.1 Xây dựng chương trình công tác năm của Văn phòng
- Hằng năm, cứ đăng ký chương trình đề án công tác năm kế tiếp của của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị mình, các Đơn vị tổng hợp gửi đăng ký chương trình công tác năm sau cho phòng Hành chính – Tổ chức trước ngày 12 tháng 12 năm trước.
- Phòng Hành chính – Tổ chức căn cứ Nghị quyết của Huyện ủy, kế hoạch kinh tế - xã hội, chương tình công tác năm của Phòng Nội Vụ huyện và
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phiếu đăng ký chương trình công tác năm của các đơn vị trực thuộc xây dựng dự thảo Chương trình công tác năm của Văn phòng, gửi các Phó Trưởng phòng và trưởng các đơn vị tham gia góp ý trước 15 tháng 12; sau đó tổng hợp trình Chánh Văn phòng phê duyệt ban hành trước 22 tháng 12.
3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng của Văn phòng
- Từ tình hình thực hiện chương trình công tác tháng trước của đơn vị mình, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo huyện, lãnh đạo Văn phòng, Trưởng các đơn vị, Tổ trưởng các tổ chức tư vấn cho Chánh Văn phòng đăng ký chương trình công tác tháng tiếp theo gửi phòng Hành chính – Tổ chức trước ngày 20 hàng tháng.
- Từ tình hình triển khai Chương trình công tác tháng trước của Văn phòng, ý kiến chỉ đạo của Trưởng phòng, Nghị quyết của Đảng ủy và đăng ký chương trình công tác tháng của các đơn vị, phòng Hành chính – Tổ chức tổng hợp, dự thảo Chương trình công tác tháng tiếp theo gửi các đơn vị, các Phó Chánh Văn phòng, trình Hội nghị Đảng ủy mở rộng tham gia ý kiến, bổ sung chậm nhất vào ngày 22 hàng tháng.
- Chuyên viên Hành chính – Tổ chức tổng hợp, trình Trưởng Phòng phê duyệt ban hành chậm nhất ngày 25 hàng tháng.
3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần của Văn phòng
- Từ chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ huyện và yêu cầu công việc thực tế được giao, Lãnh đạo Văn phòng, Trưởng các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tiến hành đăng ký lịch công tác tuần của lãnh đạo Văn phòng tuần sau qua mạng hoặc đăng ký trực tiếp tại phòng Hành chính – Tổ chức. Việc đăng ký tuần của lãnh đạo Văn phòng được thực hiện thường xuyên hằng ngày và chậm nhất là 16 giờ 30 phút ngày thứ sáu.
- Phối hợp lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ huyện, chuyên viên Hành chính – Tổ chức tổng hợp, xây dựng lịch công tác tuần của Lãnh đạo văn phòng tuần sau, trình Trưởng phòng phê duyệt trước 10 giờ ngày thứ Bảy.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4. Đánh giá
- Ưu điểm:
+ Phương pháp làm việc có khoa học.
+ Hệ thống được công việc
+ Kiểm tra tiến độ công việc, rà soát được kết quả của công việc.
+ Có thể trao đổi với lãnh đạo, quản lý.
+ Đối với công chức thì thực hiện hiệu quả nắm bắt được kế hoạch công tác cụ thể, chủ động trong công việc của mình.
- Nhược điểm:
+ Làm việc theo khung làm việc đã định sẵn.
+ Hạn chế sự sáng tạo, linh hoạt trong quá trình triển khai.