III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của cơ quan
1. Trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp, hội nghị
1.1 Xác định được đơn vị chủ trì và nội dung của cuộc họp, hội nghị
Tại Phòng Nội vụ huyện Trấn Yên, bước này thường do Văn phòng HĐND-UBND huyện ra văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, nội dung và các điều kiện để chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị. Sau đó yêu cầu các đơn vị chủ trì chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, nội dung để Thường trực huyện duyệt trước, khi được thông qua sẽ cho triển khai hội nghị ngay.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Lập kế hoạch hội nghị
Khi lập kế hoạch hội nghị , đầu tiờn phải xỏc định rừ mục đớch của hội nghị. Việc xác định được mục đích sẽ giúp cho việc tổ chức hội nghị dễ dàng hơn , đồng thời việc xây dựng chương trình nghị sự sẽ tốt hơn.
- Tên hội nghị: Tên hội nghị cần ngắn gọn, đúng văn phong hành chính nhưng phải nói lên được tính chất hội nghị, tương xứng với thành phần khách mời, tên chương trình để in làm phông chương trình, băng rôn, khẩu hiệu...
- Thời gian hội nghị: là thời điểm diễn ra hội nghị, thời gian trong bản kế hoạch cũng cần phải hợp lý để thành phần tham dự có thể có thời gian đến dự hội nghị được đầy đủ hơn. Có thời gian dự phòng trước và sau thời gian của lãnh đạo, như vậy hội nghị mới có tính khả thi.
- Địa điểm hội nghị: Tùy theo tính chất và quy mô của hội nghị, thư ký có thể lựa chọn địa điểm hội nghị như: Hội trường, nhà khách hay phòng họp... Khi lập kế hoạch hội nghị, thư ký cần ghi rừ địa điểm tổ chức để thành phần tham dự biết được chính xác. Thư ký có thể thêm phần bản đồ đường đi ở phần giấy mời để khách có thể dễ dàng hơn trong việc tới tham dự hội nghị.
- Thành phần tham dự: Do các phòng ban chủ trì tổ chức hội nghị quy định nhưng phải dựa trên tính chất, mục đích, quy mô tổ chức hội nghị và phù hợp với tình hình thực tế, khả năng, điều kiện tổ chức của UBND huyện. Thư ký phải nhạy bén trong việc nêu ra thành phần tham dự, nêu đích danh các thành phần chủ chốt để thấy được tầm quan trọng của hội nghị.
- Nội dung hội nghị: Đây là phần quan trọng nhất của kế hoạch. Tùy theo quy mô, mục đích mà hội nghị có những nội dung khác nhau, thư ký cần soạn thảo phần này thật cẩn thận để khi tổ chức sẽ đồng nhất và không bị vấp lỗi.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Thư ký trong công tác chuẩn bị hội nghị
1.3.1 Thành lập ban tổ chức,xây dựng chương trình hội nghị, sắp xếp lịch, ra giấy mời
Đơn vị chủ trì chủ động xây dựng chương trình hội nghị. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của Thường trực UBND huyện , Văn phòng HĐND-UBND sắp xếp, bố trí lịch, ra giấy mời (thường là bộ phận tổng hợp của Văn phòng)
- Để xây dựng chương trình nghị sự hội nghị được thành công, đơn vị chủ trỡ phải xõy dựng thờm một số phương ỏn dự phũng để giải quyết, xỏc định rừ khả năng của những cá nhân tham gia điều hành hội nghị. Thư ký cần xác định thời gian tối thiểu và tối đa để thực hiện những phần hội nghị, sau đó lên chương trình chi tiết , sắp xếp, bố trí cho phù hợp.
- Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời.
Tổng số đại biểu, khách mời đã được xác định tại kế hoạch hội nghị, vì vậy thư ký lập danh sách đại biểu và lựa chọn hình thức mời. Khi lập danh sách mời, thư ký nên chia theo nhóm cơ cấu và ở từng nhóm nên sắp xếp đại biểu theo vị trí và nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp thư ký dễ dàng trong việc viết, gửi giấy mời và hoạt động lễ tân khi đón tiếp và điểm danh đại biểu, khách mời.
- Soạn thảo giấy mời
Thư ký phải sử dụng nhiều mẫu giấy mời khác nhau cho từng nhóm khách mời. Khi soạn thảo giấy mời thư ký phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: thể thức văn bản; sự sang trọng; các thông tin cơ bản như tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời, tên hội nghị, họ tên và chức vụ của người được mời, thời gian, địa điểm; các yêu cầu, đề xuất với đại biểu nếu cần thiết như mang theo tài liệu, tư liệu, tham luận...; hình thức liên hệ như số điện thoại, email, website.
Có thể nói, soạn thảo giấy mời là một khâu quan trọng trong công tác tổ chức hội nghị, giấy mời còn thể hiện bộ mặt, thái độ và sự tôn trọng của cơ quan, tổ chức đối với đại biểu, khách mời.
1.3.2 Chuẩn bị địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị
Thư ký phải tổ chức hội nghị ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức của mình, chẳng hạn như một hội nghị lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một hội nghị nhỏ có thể tổ chức tại phòng họp của cơ quan, không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham gia vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.Thư ký cũng cần phải kiểm tra những tiện ích mà chủ địa địa điểm cung cấp cho xem phần nào họ sẽ miễn phí, phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Ngoài ra cũng nên để ý xem đặc điểm của nơi tổ chức có phù hợp để mình tổ chức không, hoặc địa điểm và âm thanh, tiếng vang có tốt không, nếu không tốt sẽ dẫn tới việc thuyết trình của diễn giả hầu như khụng nghe rừ được.
Thời gian hội nghị phải hợp lý để thành phần tham dự có thể tham dự hội nghị được đầy đủ hơn, có thời gian dự phòng trước và sau thời gian của lãnh đạo, như vậy hội nghị mới có tính khả thi.
1.3.3 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị
- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký hội nghị, chỗ ngồi của thư ký luụn là chỗ cú thể quan sỏt được toàn thể hội trường nơi nghe rừ cỏc vị lónh đạo và đại biểu phát biểu. Nơi có ánh sáng phù hợp và các điều kiện thuận lợi có thể ghi chép nội dung hội nghị diễn ra.
- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản như: đánh máy, viết tay, ghi âm... để bàn giao cho thư ký hội nghị.
- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ việc ghi biên bản như máy tính, máy ghi âm, sổ ghi, bút mực...
1.3.4 Chuẩn bị kinh phí để tổ chức hội nghị
Kinh phí để tổ chức hội nghị luôn là một vấn đề quan trọng hàng đầu, kinh phí quyết định hội nghị sẽ tổ chức như thế nào, quy mô rộng hay hẹp. Kinh phí để tổ chức hội nghị trong cơ quan là nguồn kinh phí dự phòng của cơ quan, nguồn kinh phí của cấp trên phê duyệt để tổ chức hội nghị.
Trên cơ sở quy mô, tính chất, mục đích tổ chức hội nghị và tình hình thực tế của cơ quan mà các phòng ban tổ chức xây dựng dự toán kinh phí tổ chức hội nghị và trình cấp trên phê duyệt gồm các loại kinh phí sau:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Kinh phí ăn, ở, đi lại của các đại biểu trước và sau hội nghị.
• Kinh phí hoa, nước uống.
• Kinh phí bồi dưỡng
• Kinh phí in ấn tài liệu
• Kinh phí cho cán bộ, công chức, viên chức phục vụ hội nghị
• Kinh phí tiệc chiêu đãi ( nếu có)
• Và một số chi phí khác
1.4. Thư ký trong quá trình tiến hành hội nghị