IV. Tình hình hoạt động của Thư ký văn phòng tại Phòng Nội vụ Huyện Trấn Yên
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến .1 Văn bản đi
Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản) và phát hành phải đảm bảo đầy đủ các thành phần về thể thức và có chữ ký duyệt của người ký văn bản.
Đồng chí phụ trách soạn thảo văn bản trước khi trình ký cần phải ký nháy vào cuối văn bản để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản.
- Trình ký văn bản và đóng dấu văn bản đi
Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho đồng chí Chánh Văn phòng kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản.Sau đó cán bộ soạn thảo văn bản trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, cơ quan có quy định riêng về việc ký văn bản.
Văn bản sau khi được ký chính thức của người có thẩm quyền sẽ được văn thư lấy số và ghi ngày tháng , nhân bản, đóng dấu và làm thủ tục phát hành ngay.
- Đăng ký văn bản đi
Các văn bản do Phòng Nội Vụ ban hành đều được quản lý tập trung và thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký.
Số văn bản đi được đánh bằng chữ số Ả rập, theo từng thể loại văn bản.
Hình thức đăng ký văn bản đi
• Đăng ký bằng sổ giấy: Văn bản ban hành được đăng ký chung vào một sổ, nhưng sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản riêng.
Văn bản mật được đăng ký vào sổ riêng, các loại giấy đi đường, giấy giới thiệu đăng ký vào sổ riêng.
• Đăng ký bằng máy tính: Văn bản được scan và phát hành trên hệ thống phần mềm Mạng điện tử Văn phòng liên thông theo mẫu sau đó được phân phối tới phòng ban, cán bộ liên quan.
- Phát hành văn bản đi
Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã lưu trong văn bản. Văn bản đi phải gửi ngay trong ngày sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan hoặc chậm nhất là ngày tiếp theo. Các văn bản khẩn phải được ưu tiên gửi trước. Trước khi chuyển cho nơi nhận, văn bản đi phải được đóng bì, trên phong bỡ ghi rừ tờn cơ quan, đơn vị nhận hoặc người nhận. Đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật cần ghi rừ tờn người nhận trờn trang đầu văn bản, đúng dấu chỉ mức độ mật phía góc trái văn bản.
- Lưu văn bản, theo dừi, kiểm tra văn bản đi.
Văn bản đi đều phải lưu bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền tại văn thư.Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản theo tên
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu.
Văn thư văn phũng cú nhiệm vụ giỳp văn phũng theo dừi và kiểm tra kết quả việc giao nhận văn bản đi, kịp thời phát hiện trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc. Đối với những văn bản có tính chất quan trọng hoặc khẩn có thể kiểm tra trực tiếp bằng điện thoại.
2.3.2 Văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến
Tất cả văn bản, tài liệu, bưu phẩm, báo chí hoặc đơn thư khiếu nại tố cáo của cá nhân gửi cơ quan tổ chức từ bất kỳ nguồn nào ( bưu điện, trực tiếp, mạng...) đều phải tập trung tại văn thư văn phòng để cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên mạng văn phòng liên thông.
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư văn phòng phải kiểm tra số lượng bì, các thành phần ghi trên bì rồi mới ký nhận. Đối với văn bản gửi kèm phiếu gửi, văn thư văn phòng sau khi nhận đủ số lượng phải ký xác nhận và đóng dấu cơ quan lên phiếu gửi và gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
Khi mở bì văn bản phải cẩn thận, tránh để xót hoặc rách văn bản. Những bì văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển đến phòng, ban, đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư không mở những bỡ thư ghi rừ tờn phũng ban hoặc gửi cho cỏ nhõn.
Văn thư cần giữ lại bì chuyển kèm văn bản trong trường hợp: số ký hiệu, dấu chỉ mức độ mật, khẩn trên bì thư và trong văn bản không thống nhất, văn bản có ngày gửi và ngày nhận cách nhau quá xa, văn bản hỏa tốc có hẹn giờ, thư từ nước ngoài gửi đến, đơn thư của cán bộ, nhân dân gửi đến.
Văn thư được trả lại nơi gửi những văn bản đến không đúng thể thức như thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, quá mờ, nhàu nát...
- Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
Mỗi văn bản gửi đến cơ quan đều phải đóng dấu đến. Dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. Trường hợp văn thư không được bóc bì thì đóng dấu đến vào góc trái trên cùng của bì. Sau khi đóng dấu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến, văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung trên dấu đến như số đến, ngày đến,chuyển cho ai, lưu hồ sơ số.
- Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay, Phòng Nội Vụ Huyện Trấn yên chỉ sử dụng một hình thức đăng ký văn bản đến duy nhất là số hóa văn bản và đăng ký trên mạng Điện tử Văn phòng liên thông tỉnh Yên Bái. Văn bản được chuyển qua mạng sẽ được văn thư ấn tiếp nhận và đồng ý sau đó được tự động lấy số và văn bản sẽ được chuyển cho Chánh Văn phòng để phân phối tới các cá nhân, phòng ban liên quan.
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến
Tất cả các văn bản sau khi đăng ký, văn thư cơ quan thường chuyển cho Chú Hoàng Hữu Thắng – Phó trưởng phòng Nội Vụ phụ trách bộ phận tổng hợp để Chú tập hợp và trình Trưởng Phòng Nội Vụ xem xét, chỉ đạo phân phối. Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối của lãnh đạo cơ quan sẽ được chuyển ngay đến cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II
NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG TẠI PHềNG NỘI VỤ HUYỆN TRẤN YÊN