i công tác là m t ho t ng c n thi t th c hi n ch c n ng nhi m v
Đ ộ ạ độ ầ ế để ự ệ ứ ă ệ ụ
c a c quan. Các chuy n i công tác c a lãnh ủ ơ ế đ ủ đạ ơo c quan nói chung là a d ng,đ ạ nh i d h i ngh , h i th o, ki m tra, hư đ ự ộ ị ộ ả ể ướng d n c s , i công tác nẫ ơ ở đ ước ngoài...Có th nói, t trung ể ừ ươ đế ơ ởng n c s , không có c quan nào mà các nhàơ lãnh đạ ạo l i không i công tác ngoài c quan. M i chuy n i công tác c a lãnhđ ơ ỗ ế đ ủ o có tác d ng trên nhi u ph ng di n. Vì v y các chuy n i ó c n c t
đạ ụ ề ươ ệ ậ ế đ đ ầ đượ ổ
ch c chu áo.ứ đ
Hoạt động của thư ký trong tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc chính duới đây:
1. Vai trò của người thư ký trước chuyến đi công tác
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Đây là cơ sở để đánh giá kết quả của chuyến đi công tác. Vì vậy bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào khi lãnh đạo cơ quan đi công tác ở trong nước hay ngoài nước đều phải lập kế hoạch và công việc đó được giao cho thư ký văn phòng. Tuy nhiên, như em đã trình bày ở trên,Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên không có chức vụ thư ký thay vào đó là các chuyên viên văn phòng gíup việc cho 3 lãnh đạo. Các chuyến đi công tác đều được đưa vào kế hoạch công tác năm của Uỷ ban nhân dân huyện với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã được xác định trước.
Còn những chuyến đi công tác đơn giản mang tính thường xuyên như đi đi công tác khảo sát về các xã thì các chuyên viên không lập kế hoạch công tác.
Ở Phòng Nội Vụ huyện, khi lập kế hoạch công tác, các chuyên viên luôn đảm bảo đủ các nội dung thông tin sau:
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi của việc thực hiện - Các nội dung thông tin cơ bản :
• Mục đích
• Nội dung
• Thành phần
• Địa điểm
• Thời gian
• Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng…
• Kinh phí
• Phương tiện
• Các giấy tờ cần thiết
1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác
Sau khi chuyên viên xây dựng xong bản kế hoạch thì trình lên Phó Trưởng phòng và nếu được chấp nhận thì văn bản đó được trình lên Trưởng phòng Nội Vụ duyệt và sau đó chuyển kế hoạch đến các đại biểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ trong việc cụ thể tổ chức thực hiện chuyến đi công tác.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Liên hệ với cơ quan mà lãnh đạo đến công tác.
Thông thường thì các chuyên viên phụ trách sẽ gửi công văn đến nơi công tác, trong trường hợp đặc biệt hoặc đột xuất thì các chuyên viên sẽ gọi điện trực tiếp. Nếu chuyến đi công tác của lãnh đạo mang tính chất kiểm tra đột xuất thì chuyên viên phụ trách sẽ không thông báo với nơi tiếp nhận công tác. Trong trường hợp chuyến đi công tác của lãnh đạo bị hủy thì chuyên viên phụ trách sẽ thông báo trực tiếp với nơi tiếp nhận công tác. Chuyên viên phụ trách liên hệ với nơi tiếp nhận công tác để đảm bảo. chuyến công tác được đảm bảo tốt nhất và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo.
1.4 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác
Xỏc định rừ mục đớch của chuyến đi, ngoài lónh đạo ra thỡ cỏc chuyờn viên phải lựa chọn các đại biểu hoặc các cán bộ tham gia chuyến đi cùng lãnh đạo. Sau khi tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các chuyên viên phải dựa vào trình độ của các cán bộ cũng như chuyên môn của họ.Việc xác định đúng cán bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh nằm ngài dự kiến, giúp lãnh đạo hoàn thành tốt chuyến công tác. Ngoài ra, các chuyên viên còn phải thông báo cho các cán bộ đi cùng chương trình công tác để họ có thời gian chuẩn bị cho chuyến đi.
1.5 Chuẩn bị phương tiện giao thông
Các chuyên viên sẽ phải liên hệ với địa điểm đến, thông báo với tài xế lái xe của cơ quan để phục vụ kịp thời nếu là công tác trong tỉnh. Nếu công tác xa thì các chuyên viên phải liên hệ mua vé máy bay,visa nếu đi công tác nước ngoài. Bên cạnh đó, các chuyên viên phải ước tính chính xác thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiện chuyến công tác
1.6 Chuẩn bị giấy tờ: Công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân, danh thiếp…
Các chuyên viên phải trực tiếp chuẩn bị các giấy tờ cũng như công văn liên hệ cho thủ trưởng. Từ các công văn liên quan đến chuyến công tác, đảm bảo các công văn đầy đủ để phục vụ chuyến đi công tác được thành công và tốt đẹp
1.7 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác
Tại Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên, tiền chi trả cho phương tiện nếu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không phải là phương tiện của cơ quan thì các chuyên viên sẽ mang hóa đơn đến kế toán của văn phòng để nhận tiền chi trả, còn tiền sinh hoạt phí của đại biểu thì sẽ được kế toán của văn phòng giao cho nhân viên phục vụ bên nhà khách của Ủy ban trực tiếp thực hiện.
Trước chuyến đi công tác, Chuyên viên phụ trách sẽ ứng trước tiền để phục vụ cho chuyến đi công tác của lãnh đạo.
2. Vai trò của người thư ký trong chuyến công tác.
2.1 Nếu thư ký không đi cùng trong chuyến công tác.
- Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết.
- Xin ý kiến lãnh đạo về việc ủy quyền giải quyết công việc ở nhà.
- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và kịp thời thông báo cho lãnh đạo để xin ý kiến.
- Sắp xếp cẩn thận các tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công tác.
2.2 Nếu thư ký đi cùng lãnh đạo trong chuyến công tác.
Thực hiện chuyến đi công tác theo kế hoạch, giữ vai trò là thư ký của đoàn công tác. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyến đi tùy tình hình thực tế , ví dụ đơn vị vắng hoặc vị trí khoảng cách xa, có thể điều chỉnh thực hiện nhiệm vụ cho phù hợp đảm bảo thời gian yêu cầu. Trên cơ sở các số liệu tư liệu thu thập, đánh giá, phân tích, lựa chọn nội dung phục vụ mục đích, yêu cầu của cấp trên giao.
3. Vai trò của thư ký sau chuyến công tác.
- Sau chuyến đi công tác thư ký phụ trách báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà (công việc đã hoặc chưa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu.
Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo, lập hồ sơ, kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng. Xây dựng báo cáo cụ thể về chuyến công tác và kèm theo tài liệu thu thập.
- Thông báo kết quả chuyến đi
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, thư ký tổ chức bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan.
- Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn nơi đoàn đến công tác
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lập hồ sơ về chuyến đi
V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm về cách tổ chức phòng làm việc của