Về phía sinh viên:
Trước khi đi thực tập nhà trường đã tổ chức những buổi tập huấn ở trường để nghe giảng viên hướng dẫn những việc phải làm khi đi thực tập và những kỹ năng để làm báo cáo thực tập. Nhưng nhà trường không quan tâm nhiều lắm đối
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với quá trình thực tập của sinh viên, không biết được những sinh viên đưa đi thực tập được làm những gì có đúng chuyên ngành không? Vì vậy, em xin kiến nghị với nhà trường một số ý kiến để việc thực tập các khóa sau đạt kết quả cao hơn:
- Trước hết nhà trường cần phối hợp với cơ quan nơi có sinh viên thực tập và đề nghị họ giúp đỡ để sinh viên có thể làm việc theo chuyên môn của mình.
Có như vậy sịnh viên sẽ thuận lợi hơn trong công việc sau này.
- Thứ hai, các giáo viên hướng dẫn và sinh viên thường xuyên liên lạc bằng email để giảng viên có thể nắm quá trình thực tập của sinh viên và giúp đỡ họ trong việc viết báo cáo thực tập.
Về phía cơ quan thực tập:
- Các chú, anh chị đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập như:
Cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết phục vụ cho việc viết báo cáo, hướng dẫn để làm báo cáo, hỗ trợ và sử dụng các trang thiết bị văn phòng,…
- Tuy nhiên, cơ quan chưa mạnh dạn giao những công việc thuộc chuyên môn để em có thể làm quen tốt hơn nữa với chuyên môn của mình. Do đó, em kiến nghị với cơ quan trong thời gian tới, khi tiếp nhận sinh viên thực tập, cơ quan cần giao những công việc thuộc về chuyên môn và phù hợp với trình độ đào tạo
Qua khảo sát thực tế tại Văn phòng Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên, để làm tốt công tác Hành chính văn phòng theo em cần làm tốt một số công việc sau:
Lãnh đạo Phòng Nội Vụ huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công việc hành chính văn phòng của cơ quan. Ban hành các chủ trương, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác này một cách cụ thể, sau sát hơn. Tổ chức đưa Cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ văn phòng, cần thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này.
Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ hành chính văn phòng và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Quản trị văn phòng đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả..
Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ được quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng.
Cần trang bị thêm các thiết bị văn phòng hiện đại như máy fax, mua thêm một số máy photocopy,.. phục vụ công tác văn phòng. Kho lưu trữ huyện cần được trang các thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, bình ôxi, quạt thông gió, và các biên pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi tình huống xảy ra với tài liệu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN
Trong công tác văn phòng, vai trò của người thư ký được đánh giá rất cao.
Thư ký là mắt xích nối liền người lãnh đạo với quần chúng, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hằng ngày cho lãnh đạo, phục vụ văn bản cho lãnh đạo… Vì vậy để trở thành người thư ký giỏi thì cần phải đảm bảo những yêu cầu, kỹ năng và vận dụng kiến thức xã hội về mọi mặt vào công việc.
Để nhận ra điều đó chúng em đã được thầy cô giáo hướng dẫn tìm hiểu về nghiệp vụ thư ký và những môn liên quan, sau đó lại được nhà trường giới thiệu về thực tập tại địa phương. Đợt thực tập vừa qua là thử thách khá lớn với em. Tuy nhiên nó cũng đã giúp em có cơ hội để nâng cao kiến thức về hoạt động của ngành Thư ký văn phòng, tìm hiểu về vị trí công việc trong tương lai, hiểu biết thêm về các kỹ năng chuyên môn cũng như kỹ năng mềm để hoàn thành tốt công việc ,rèn luyện khả năng đối diện với những rắc rối trong công việc, tích lũy kinh nghiệm,
Trên đây là nội dung báo cáo trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Huyện Trấn yên.
Dựa trên cơ sở từ lý thuyết ở nhà trường, đó là những vốn kiến thức cơ bản, chắt lọc, là cái gốc cơ bản, là cơ sở cho việc thực hành. Tại Phòng Nội Vụ Huyện Trấn Yên,hoạt động văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ, đa dạng, phong phú so với kiến thức em đã học tại trường. Vì được hướng dẫn,tiếp cận thực tế, chỉ bảo, thực hiện đúng chuyên môn mà còn được trực tiếp đảm nhận các khâu trong công tác văn thư, lưu trữ, hoạt động văn phòng, đã giúp em củng cố được kiến thức cơ bản, và học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ của mình và hoàn thành được bài báo cáo tốt trong thời gian thực tập.
Hai tháng thực tập là một khoảng thời gian tương đối đã giúp em vững vàng, nắm chắc được kiến thức từ lý thuyết đến thực tế, học hỏi thêm nhiều trong nghiệp vụ. Đó có lẽ đây sẽ là một hành trang giúp những học sinh thực tập như em chuẩn bị bước vào môi trường mới - Môi trường cơ quan khó khăn và nhiều thử thách.