Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 3 I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN 3 1. Điều kiện tự nhiên của tỉnh Lạng Sơn 3 2. Điều kiện kinh tế xã hội của tỉnh Lạng Sơn 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 5 1. Vị trí và chức năng 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức 11 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (Phụ lục 1) 13 III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ 14 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng sở 14 2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 16 2.1 Đặc điểm tình hình 16 2.2. Vị trí, chức năng 16 2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 16 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 2) 17 4. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo 18 IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN. 21 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 21 2. Khảo sát về công tác văn thư 22 2.1. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 22 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (2014) 22 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 28 1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 28 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 30 3. Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan. 30 4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 32 5. Ưu nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc. 33 6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. 33 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan. 36 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 38 III. Kết luận 39 PHẦN PHỤ LỤC 40
Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN .5 I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN .5 Điều kiện tự nhiên tỉnh Lạng Sơn .5 Điều kiện kinh tế xã hội tỉnh Lạng Sơn II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN Vị trí chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức .14 Sơ đồ tổ chức máy quan (Phụ lục 1) .17 III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ 18 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng sở 18 Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận tiếp nhận trả kết .20 2.1 Đặc điểm tình hình 20 2.2 Vị trí, chức 20 2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ phận tiếp nhận trả kết .20 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng (Phụ lục 2) 22 Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo 22 IV KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 25 Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng .25 Khảo sát công tác văn thư 26 2.1 Biên chế, trình độ, cán văn thư phòng 26 2.2 Tổng số văn đến năm (2014) 26 2.3 Cách thức quản lý văn đến 26 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 32 Quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 32 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 34 Công tác tổ chức hội nghị quan 34 Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .36 Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Ưu nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc 37 Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng 37 PHẦN III 40 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan 40 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 42 III.Kết luận 43 PHẦN PHỤ LỤC .40 Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà LỜI NÓI ĐẦU Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta nay, xuất vị trí người thư ký văn phòng lãnh đạo điều tất yếu thiếu Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Với vai trò quan trọng ngành thư ký tiêu điểm lựa chọn ngành nghề Nó chiếm vị trí quan trọng xã hội đồng thời gánh vai trọng trách lớn nghiệp phát triển kinh tế - xã hội đất nước Là công việc “hot”, nhiên thư ký nghề nước ta Xã hội ngày phát triển đòi hỏi người thư ký phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Nhận thấy rõ tầm quan trọng ngành Thư ký văn phòng công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không ngừng đổi nâng cao trình độ đào tạo Đến Trường tham gia đào tạo ngành nghề: Quản trị văn phòng, Quản trịu nhân lực, Thư ký văn phòng, Văn thư, Lưu trữ góp phần đáp ứng nhu cầu xã hội Để cho sinh viên có hội học hỏi kinh nghiệm, bước đầu làm quen với chuyên môn nghiệp vụ mình, nhà trường đưa “chiến lược đào tạo” giành hai tháng cho sinhviên thực tập để vận dụng kiến thức học, tạo cho riêng tác phong chuyên môn nghiệp vụ hội tốt cho rèn luyện tư cách đạo đức phong cách người Thư ký văn phòng Mục tiêu trình thực tập hướng đến là: - Giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn hoạt động quan, tổ chức để kiểm nghiệm kiến thức học - Nắm bắt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức - Trang bị kiến thức thực tế số nghiệp vụ ngành thư ký văn phòng như: văn bản, văn thư, giao tiếp, tiếp khách - Rèn luyện kĩ năng: quan sát, phân tích, đánh giá, kĩ giao tiếp quan, kĩ đánh máy, viết báo cáo tổng hợp Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Nhận thức đắn nghề thư ký văn phòng, có thái độ tích cực việc rèn luyện học tập; có ý thức chấp hành tốt nội qui, qui chế làm việc, có tinh thần trách nhiệm cao công việc giao trình thực tập * Tuy thời gian thực tậpkhông lâu kết công trình đánh dấu bước trưởng thành em sau năm học rèn luyện trường Trong thời gian thực tập, quan tạo điều kiện giúp đỡ em học hỏi, làm quen với công việc văn phòng, anh (chị), cô (chú) làm việc Văn phòng Sở người trực tiếp hướng dẫn dạy cho em Với kiến thức học, em áp dụng vào công việc thực tế nhằm đúc kết rút nhiều học kinh nghiệm quý báu cho thân chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực: Văn phòng, Văn thư-lưu trữ… Việc trang bị kiến thức điều quan trọng cần thiết để hoàn thành công việc giao quan thực tập Báo cáo thực tập kết cuối cùng, tất kinh nghiệm, học mà em có trình thực tập quan Do báo cáo nhiều thiếu xót, em mong có đóng góp ý kiến thầy cô giáo để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, để em có thêm kinh nghiệm công việc hành trang thuận lợi cho em trình làm việc sau Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Em xin chân thành cảm ơn! Trường Đại học Nội vụ Hà Lạng Sơn, ngày 27 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Diệu Quyên Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN Điều kiện tự nhiên tỉnh Lạng Sơn "Đồng Đăng có phố Kỳ Lừa, Có nàng Tô Thị, có Chùa Tam Thanh Ai lên xứ Lạng anh Bõ công bác mẹ sinh thành em” Câu ca dao lời mời gọi tha thiết mặn nồng chưa lần đặt chân đến xứ Lạng Và đến lại mong có nhiều lần trở lại Mảnh đất Xứ Lạng tỉnh Lạng Sơn ngày Là ba cửa ngõ lớn phía Bắc Tổ quốc, Lạng Sơn có 223 km đường biên giới với Trung Quốc, cách thủ đô Hà Nội 150 km, vừa có đường vừa có đường sắt lại dễ dàng, thuận lợi nhanh chóng Lạng Sơn có cửa quốc tế, cửa quốc gia cặp chợ đường biên, trung tâm mua bán, trao đổi hàng hóa sầm uất Với điều kiện có đó, Lạng Sơn tiềm để phát triển thương mại du lịch Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Lạng Sơn miền văn hóa đậm đà sắc dân tộc, mang sắc thái riêng, bảo tồn giữ gìn lâu đời Với diện tích tự nhiên 8.000km2, Lạng Sơn có 23 dân tộc anh em chung sống, đông người Kinh, Tày, Nùng Thuộc vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa Có rừng nguyên sinh thảm thực vật phong phú nên khí hậu quanh năm lành, mát mẻ Mùa đông lạnh nên nhiệt độ xuống thấp, đỉnh núi Mẫu Sơn- Lạng Sơn xuất tuyết rơi Đó điều đặc biệt mà thiên nhiên ban tặng cho mảnh đất Lạng Sơn tiềm du lịch Với địa hình chủ yếu đồi núi, quên dãy núi đá Kai Kinh sừng sững trận phòng thủ năm xưa với ải Chi Lăng ghi đậm chiến công bao hệ trình dựng nước giữ nước Đến thành phố Lạng Sơn, ta ghé thăm thành nhà Mạc, dấu ấn thời phong kiến Mạc- Lê- Trịnh cách gần 400 năm Đến chùa Tam Thanh ngước nhìn lên núi đá, nhìn thấy tượng mẹ bồng mang tên nàng Tô Thị, biểu tượng cho lòng thuỷ chung son sắt người phụ nữ Việt Nam ôm đứng đợi chồng đánh giặc giữ nước Vì vậy, nhận thấy trải qua nhiều thời kỳ thăng trầm lịch sử hàng nghìn năm, mảnh đất người Lạng Sơn miền biên cương phía Bắc Tổ quốc, tồn gắn bó với máu thịt , với gắn bó dân tộc đất nước Điều kiện kinh tế xã hội tỉnh Lạng Sơn Lạng Sơn bao gồm có 11 huyện, thị Trong trình phát triển năm gần tỉnh Lạng Sơn có bước phát triển nhanh an ninh, trị; trật tự an toàn xã hội giữ vững; vật chất, tinh thần nhân dân cải thiện Điều đó, tạo tiền đề quan trọng cho phát triển kinh tế xã hội địa phương năm Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Kinh tế thành phố Lạng Sơn chủ yếu dựa vào du lịch dịch vụ mà chủ yếu buôn bán GDP bình quân đầu năm 2010 đạt 2.600 USD/ người Năm 2010 kim ngạch xuất nhập qua cửa Lạng Sơn đạt gần 1430 triệu USD Với vai trò điểm đầu Việt Nam tuyến hành lang kinh tế Nam Ninh (Trung Quốc)- Lạng Sơn- Hà Nội- Hải Phòng cửa ngõ nối Trung Quốc với nước ASEAN, Lạng Sơn tập trung khai thác tiềm năng, mạnh tỉnh, xây dựng phát triển khu kinh tế cửa Đồng Đăng- Lạng Sơn thành vùng kinh tế động lực, phát triển đô thị, công nghiệp, thương mại dịch vụ Góp phần nâng cao vị không riêng Lạng Sơn mà Việt Nam tiến trình hội nhập phát triển Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN Vị trí chức - Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật - Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ Trụ sở làm việc Sở Nội vụ số 04 đường Quang Trung, phường Chi Lăng, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn - Tên giao dịch quốc tế: Home Affairs Department of Lang Son province Nhiệm vụ quyền hạn 2.1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở địa bàn tỉnh 2.2 Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao 2.3 Về tổ chức máy: Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo * Lập kế hoạch - Mục đích chuyến đi: Mỗi chuyến công tác gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan nhằm mục đích cụ thể - Nội dung chuyến đi: Tư liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến mục đích chuyến - Thành phần công tác: +số lượng +chức vụ + giới tính + - Thời gian: + ngày + ngày - Địa điểm: + điểm khởi hành + điểm dừng - Phương tiện, tài liệu, kinh phí: + phương tiện: phương tiện giao thông ưa thích, điều kiện lại trình chuyến + tài liệu: nhật kí hành trình, chương trình hẹn gặp, tài liệu cho làm việc lãnh đạo + kinh phí: dự toán kinh phí cho chuyến * Trước thủ trưởng công tác - Thư ký làm công việc hoạch định xếp chuyến - Dự buổi họp bàn giao thủ trưởng cho người ủy nhiệm (thường cấp phó) Nắm vững nội dung công việc thủ trưởng giao lại cho cấp phó - Ghi lại công việc thủ trưởng ủy quyền giao lại cho thư ký giải mức độ thẩm quyền giải Nguyễn Diệu Quyên 36 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà * Trong thủ trưởng công tác Làm việc với người ủy thác - Đối với công tác thư tín, phân loại: Hồ sơ khẩn hồ sơ việc cần làm để chung vào hồ sơ - Chuyển văn thư cho cá nhân ủy quyền xử lý - Công cụ để theo dõi công việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật kí hoạt động cần lưu ý Nhật kí hoạt động nên bao gồm tóm tắt hoạt động hành tổng quát, nhằm giúp cho lãnh đạo cập nhập thông tin lúc trở * Khi thủ trưởng trở - Báo cáo - Trình bày công văn, sách báo, thư từ, sổ nhật kí hoạt động hành - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục toán - Soạn thảo thư cảm ơn người tiếp giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi chuyến - Lưu trữ tài liệu, hồ sơ chuyến Ưu nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc * Ưu điểm: - Hầu hết phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị đại, tạo điều kiện tốt cho cán làm việc; Vị trí trang thiết bị, phương tiện xếp cách hợp lí khoa học thuận tiện cho việc sử dụng nhân viên phòng - Các phòng có không gian sẽ, thoáng đãng tạo cảm giác thoải mái, thư thái làm việc Ngoài trang thiết bị cần thiết có thiết bị hữu dụng khác giúp cho phòng làm việc tiện nghi Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng Nguyễn Diệu Quyên 37 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Khả nhận biết xâu chuỗi trình: Thư ký người giúp cho lãnh đạo nhận biết trình trình hỗ trợ tổ chức Kết nối trình tạo thành hệ thống nhằm đạt mục tiêu đặt Xác định điểm kiểm soát trình - Khả tổng hợp: Thư ký (cùng với phòng chức năng) người giúp cho Lãnh đạo xác định phân bổ nguồn lực cần thiết nhằm vận hành hệ thống quản lý chất lượng cách hiệu - Năng lực diễn đạt: Thư ký người thay mặt lãnh đạo giao tiếp với đơn vị trực thuộc, với đơn vị bên vài trường hợp Hỗ trợ đợt đào tạo, tái đào tạo kiến thức * Để hoàn thành vai trò thư ký, cán cần trang bị số kỹ năng: - Kỹ soạn thảo văn bản: kỹ phải đào tạo trang bị cho thư ký kiến thức chung thuật ngữ tiêu chuẩn chất lượng, văn phong, cách thức soạn thảo tài liệu - Nhạy bén: Thư ký cánh tay trái sếp việc cho, nhận xử lý thông tin nên tuyển nhân sự, nhà tuyển dụng cần thư ký nhạy bén, khéo léo xử lý tất kiện liên quan - Trí nhớ tốt: Những số điện thoại cần thiết, ngày họp, ngày sếp có hẹn với khách hàng, để giúp việc ghi nhớ tốt thư ký nên lập cho bảng biểu thời gian lịch ghi nhớ Như có hình ảnh tốt nhiều mắt vị sếp - Kiểm soát tài liệu hồ sơ: Đặc trưng hành công liên tục cập nhật văn quy phạm pháp luật Cùng với phát triển khoa học, nay, số tổ chức, đơn vị tiến hành cập nhật, lưu trữ, kiểm soát sử dụng hồ sơ, tài liệu môi trường mạng, tạo thuận tiện cho người sử dụng, tiết kiệm chi phí hành phù hợp với chủ trương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lí điều hành quan Nguyễn Diệu Quyên 38 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Kỹ tổ chức đánh giá nội họp xem xét lãnh đạo: Thư ký giúp cho lãnh đạo lập kế hoạch chương trình đánh giá nội bộ, tham mưu nguồn nhân lực cho đánh giá, hỗ trợ đơn vị trực thuộc trrong trình đánh giá nội - Thực hành động đánh giá phòng ngừa: Sau trình đánh giá nội bộ, thư ký người hỗ trợ đơn vị trực thuộc xử lý không phù hợp, điểm khuyến nghị phát sinh trình đánh giá => Có thể thấy thư ký vị trí có vai trò quan trọng quan, tổ chức Một thư ký trang bị kỹ đầy đủ tham mưu, hỗ trợ lãnh đạo việc triển khai thực hiện, trì cải tiến công vụ Nguyễn Diệu Quyên 39 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan * Ưu điểm: Nhìn chung văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn khoa học, hiệu công việc cao, cán tận tình, có trách nhiệm với công việc phân công cụ thể - Các phòng, ban đơn vị thuộc quan xây dựng chế, sách theo định hướng Chính phủ tỉnh: Xây dựng hoạt động theo “cơ chế cửa” “một cửa liên thông” góp phần hiệu vào nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội địa phương - Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán bộ, công chức, viên chức công tác thực quy định đặc biệt công tác văn thư - Đội ngũ cán thực công tác hành văn phòng có chuyên môn cao Đồng thời nhận thức trách nhiệm thực công việc mà họ đảm nhận nâng cao nên hiệu công việc cao - Đối với cá nhân, tổ chức, quan đến liên hệ làm việc; nhân viên văn phòng đón tiếp với thái độ nồng hậu, nhiệt tình bảo, hướng dẫn… - Công tác bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tập trung đào tạo, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán lãnh đạo, quản lý trọng việc cử cán học, tập huấn triển khai thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, phù hợp với kế hoạch cải cách hành quan Nguyễn Diệu Quyên 40 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Các trang thiết bị kỹ thuật đại phục vụ cho công tác hành văn phòng đầu tư: máy in, máy photo, máy fax… đặc biệt có ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn (phần mềm eoffice) - Công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch, với yêu cầu công việc Do vậy, việc phân công nhiệm vụ đảm bảo tính khả thi, số cán thực kiêm nhiệm giảm bớt - Công tác tham mưu, tổng hợp xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo… chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc văn phòng biết cách xử lý tình - Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp (tháng, quý, tháng năm) loại báo cáo chuyên đề, đột xuất thực dầy đủ, kịp thời, có chất lượng - Đã tiếp nhận hồ sơ, giải trả hồ sơ thời hạn hẹn - Cán văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đạo Văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa hay tiến độ thực văn Với cách làm văn xử lý xác hơn, tìm kiếm văn dễ dàng thuận tiện hơn, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tồn đọng văn chưa đóng dấu - Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán bộ, chuyên viên, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Nguyễn Diệu Quyên 41 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà * Nhược điểm: Bên cạnh điểm đạt hoạt động công tác hành quan tồn đọng vài yếu điểm cần điều chỉnh khắc phục: - Việc phân bổ, bố trí phòng, ban riêng lẻ, khép kín trình giải hành cho tổ chức, cá nhân lệ thuộc nhiều vào liên kết phòng, ban với nhau, hay nói cách khác, phòng, ban chưa có liên kết, phối hợp công việc cách hiệu - Khối lượng công việc phải giải lớn dồn dập theo thời điểm nên hoàn tành tiến độ - Các trang thiết bị văn phòng máy scan, máy in, máy photocopy… chưa đổi thường xuyên hỏng gây ảnh hưởng đến hiệu công việc II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Qua báo cáo thu hoạch kết thúc thực tập qua thời gian học hỏi, quan sát em xin đóng góp số ý kiến giải pháp nhằm khắc phục tình trạng tồn đọng công tác văn phòng - Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc cán nhân viên - Tích cực đổi phương pháp quản lý, điều hành, theo dõi sát để kịp thời nắm bắt tình hình, đề phương hướng giải quyết, tổ chức thực thi nhiệm vụ giao, đặc biệt nhiệm vụ đột xuất - Các cán bộ, nhân viên làm việc văn phòng phải nâng cao tinh thần làm việc, phát huy ưu điểm đạt được, tiếp thu ý kiến đóng góp để khắc phục hạn chế - Thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán văn phòng việc cho cán bộ, công chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Nguyễn Diệu Quyên 42 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Xây dựng kế hoạch tiến hành xếp, chuyển đổi vị trí công tác cán bộ, công chức theo vị trí việc làm, phù hợp với lực công tác, trình độ chuyên môn - Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, rà soát công bố thủ tục hành - Cần mua sắm thêm trang thiết bị chất lượng tiên tiến để đảm bảo hiệu công việc nâng cao - Thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan không khí làm việc III Kết luận Trong thời đại ngày công cách mạng khoa học kỹ thuật tạo nhiều điều kiện thuận lợi để nhà nước ta phát triển kinh tế xã hội, sánh vai hội nhập với kinh tế giới nói chung Vì việc tiếp thu hệ trẻ ngày công đổi vô quan trọng đóng vai trò to lớn Tuy nhiên kiến thức học ghế nhà trường môi trường giáo dục qua sách chưa đủ, muốn làm việc đó, muốn thành công sống, công việc cần phải đc trang bị kinh nghiệm thực tế, cách thức giao tiếp xã hội Quá trình thực tập trường tổ chức giúp sinh viên em có kiến thức bổ ích, tham gia thực tập em hiểu thêm ngành nghề mà chọn giúp em nhận thấy tầm quan trọng sống thêm phần cảm thấy yêu nghề mà theo đuổi suốt năm qua Tuy thời gian thực tập không nhiều, có tháng giúp em có thêm nhiều học quý báu Đây cầu nối giúp em đến gần với trải nghiệm tạo cho riêng thân phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn công việc, không tự ti giao tiếp thân sinh viên trường Để hoàn thành báo cáo không tránh khỏi sai sót câu từ, kính mong quý thầy cô toàn thể anh (chị), cô (chú) Sở Nội vụ góp ý để báo cáo hoàn thiện./ Nguyễn Diệu Quyên 43 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHẦN PHỤ LỤC Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 01: * Sơ đồ tổ chức máy quan Giám đốc Phó Giám đốc Văn phòng sở Công chức viên chức Công tác niên Tổ chức biên chế Cải cách hành Thanh tra sở Xây dựng quyền Pháp chế Tôn giáo Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 2: * Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Kế toán trưởng Nguyễn Diệu Quyên Chuyên viên Cán Lái xe Nhân viên đánh máy Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 3: * Tổng số văn đi, văn đến năm 2014: Loại Văn Văn đến Nguyễn Diệu Quyên Tên loại văn Số lượng Công văn 1185 Báo cáo 241 Quyết định 381 Tờ trình 436 Giấy mời 455 Kế hoạch 281 Tổng cộng: 2979 Cấp Trung Ương 450 Cấp tỉnh 5937 Cấp huyện 2407 Đơn thư 86 Sao y, lục 294 Tổng cộng: 9174 Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 4: MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA CƠ QUAN Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Văn phòng Bộ phận cửa Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 5: TÀI LIỆU KÈM THEO Nguyễn Diệu Quyên Lớp: Thư ký văn phòng K7A