Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Phòng nội vụ UBND thị xã hồng lĩnh

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 4 I. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 4 1. Khái quát chung về Thị xã Hồng Lĩnh 4 2. Chức năng của UBND Thị xã Hồng Lĩnh 5 3. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3.1. Trong lĩnh vực kinh tế 5 3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai 6 3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 6 3.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 6 3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 7 3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao 7 3.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 7 3.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội 8 3.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 8 3.10. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 8 3.11. Trong công tác giải quyết thư khiếu nại tố cáo của công dân, tiếp dân 9 3.12. Trong công tác cải cách hành chính 9 4. Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Hồng Lĩnh: 9 II. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ HỒNG LĨNH 10 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã 10 1.1. Chức năng của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 10 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 10 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 14 2. Bản Mô Tả Công Việc. 14 2.1. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng phòng Nội Vụ. 14 2.2. Bản mô tả công việc phó Trưởng phòng nội vụ phụ trách công tác tôn giáo, thi đua khen thưởng 15 2.3. Bản môt tả công việc của chuyên viên, cán bộ Phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh 16 III: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 18 1. Khảo sát chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 18 2. Khảo sát về công tác văn thư 20 2.1. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 20 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (lấy số liệu trong 3 năm gần đây) 20 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 21 2.3.1. Cách thức quản lý văn bản đi 21 2.3.2. Cách thức quản lý văn bản đến 21 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 22 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 27 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH. 27 1. Quy trình tiếp khách tại Phòng Nội vụ UBND Thị xã Hồng Lĩnh 27 1.1. Tổ chức tiếp khách tại phòng 27 1.2. Tổ chức các buổi hẹn 29 2. Quy trình đãi khách tại Phòng Nội vụ UBND Thị xã Hồng Lĩnh: 30 II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN. 31 1. Công tác thu thập và xử lý thông tin cho lãnh đạo cơ quan. 31 1.1. Yêu cầu tổ chức thu thập và xử lý thông tin của cơ quan. 31 1.2. Quy trình tổ chức thực hiện công tác thông tin tại cơ quan. 33 1.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác thông tin của cơ quan. 34 1.3.1. Ưu điểm: 34 1.3.2. Hạn chế: 35 2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo cơ quan 35 III: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 39 1. Quy trình tổ chức hội họp của UBND thị xã Hồng Lĩnh 40 2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 41 IV. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN. 42 1. Thư ký đi cùng lãnh đạo 42 2. Thư ký không đi cùng lãnh đạo 43 V. NHẬN XÉT ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG. 44 VI. TÌM HIỂU KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 45 1. Kỹ năng giao tiếp với cấp trên 45 2. Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới 46 3. Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp 47 4. Kỹ năng giao tiếp với công dân 47 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG UBND THĨ XÃ HỒNG LĨNH 49 II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 51 III. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 52 KẾT LUẬN 55 PHẦN IV: PHỤ LỤC 57

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG Sinh viên thực hiện: Đào Xuân Vũ Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Kim Chi Nguyễn Thị Thu Hường Cơ quan, đơn vị thực tập: Phòng Nội vụ-UBND Thị xã Hồng Lĩnh Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2015 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: .4 KHẢO SÁT CƠNG TÁC PHỊNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH .4 I TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH Khái quát chung Thị xã Hồng Lĩnh Chức UBND Thị xã Hồng Lĩnh Nhiệm vụ quyền hạn .5 3.1 Trong lĩnh vực kinh tế .5 3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi đất đai 3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 3.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 3.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch .8 3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao 3.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường .8 3.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội 3.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo .9 3.10 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 3.11 Trong công tác giải thư khiếu nại tố cáo công dân, tiếp dân 10 3.12 Trong cơng tác cải cách hành 10 Cơ cấu tổ chức UBND Thị xã Hồng Lĩnh: .10 II TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ HỒNG LĨNH 11 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Phòng Nội vụ thị xã 11 Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Chức Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 11 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh .11 1.3 Sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 15 Bản Mô Tả Công Việc .15 2.1 Bản mô tả công việc Trưởng phòng phòng Nội Vụ .15 2.2 Bản mơ tả cơng việc phó Trưởng phịng nội vụ phụ trách cơng tác tơn giáo, thi đua - khen thưởng 16 2.3 Bản môt tả công việc chuyên viên, cán Phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh 17 III: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 20 Khảo sát chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng 20 Khảo sát công tác văn thư .22 2.1 Biên chế, trình độ, cán văn thư phòng .22 2.2 Tổng số văn đến năm (lấy số liệu năm gần đây) 22 2.3 Cách thức quản lý văn đến 23 2.3.1 Cách thức quản lý văn 23 2.3.2 Cách thức quản lý văn đến 23 2.4 Công tác lập hồ sơ hành 24 PHẦN II: 29 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG .29 TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH .29 I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 29 Quy trình tiếp khách Phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh 29 1.1 Tổ chức tiếp khách phòng 29 1.2 Tổ chức buổi hẹn .31 Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy trình đãi khách Phịng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh: 32 II TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THƠNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 33 Công tác thu thập xử lý thông tin cho lãnh đạo quan .33 1.1 Yêu cầu tổ chức thu thập xử lý thông tin quan 33 1.2 Quy trình tổ chức thực công tác thông tin quan 35 1.3 Đánh giá ưu điểm, hạn chế việc thực công tác thông tin quan .37 1.3.1 Ưu điểm: .37 1.3.2 Hạn chế: 38 Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo quan 38 III: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 42 Quy trình tổ chức hội họp UBND thị xã Hồng Lĩnh 43 1.1 Lập kế hoạch nội dung họp 43 1.2 Chuẩn bị Hội họp 43 1.3 Tiến hành hội họp 44 1.4 Công việc sau hội họp 44 Đánh giá ưu điểm, hạn chế 44 2.1 Ưu điêm: 44 2.2 Hạn chế: 46 IV VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 46 Thư ký lãnh đạo .46 Thư ký không lãnh đạo 47 V NHẬN XÉT ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM MƠ HÌNH TỔ CHỨC PHỊNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG 48 Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ưu điểm: 49 Nhược điểm: .49 VI TÌM HIỂU KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 49 Kỹ giao tiếp với cấp .49 Kỹ giao tiếp với cấp 50 Kỹ giao tiếp với đồng nghiệp 51 Kỹ giao tiếp với công dân 52 PHẦN III: 53 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG UBND THĨ XÃ HỒNG LĨNH .53 Ưu điểm: 53 Nhược điểm: .54 II NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH .55 III ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 56 KẾT LUẬN 59 PHẦN IV: PHỤ LỤC 61 Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND UBND Đào Xuân Vũ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta xuất vị trí người thư ký văn phịng lãnh đạo điều tất yếu thiếu Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Theo hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế: Thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả chịu trách nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Lao động người lãnh đạo lao động phức tạp có liên quan trực tiếp đến suất hiệu công việc quan Do để lãnh đạo có nhiều thời gian suy nghĩ sáng tạo, tùy theo hệ thống quản lý mức độ cơng việc người lãnh đạo cần có nhiều thư ký Điều chứng tỏ vai trò người thư ký quan trọng điều kiện khơng có người thư ký, cống hiến sáng tạo lãnh đạo bị giảm Bât quan tổ chức doanh nghiệp muốn trì hoạt động phải có văn phịng phận để thực chức văn phòng Trên thực tế người làm văn phịng thực cơng việc thư ký họ phải đảm nhiệm nhiều công việc như: Thực công tác văn thư, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho máy lãnh đạo quản lý đặc biệt thời kỳ đại kinh tế phát triển vũ bão Người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức văn phòng Thực tập khâu vô quan trọng thiếu, bước khởi đầu giúp sinh viên có hội trải nghiệm thực tế để có kiến thức trường Chính với phương châm giáo dục đảng “Học đôi với hành, lý luận gắn thực tiễn’’, trường dành khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên thực tập tốt nghiệp nhằm giúp cho sinh viên vận dụng cách tốt nhất, Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu kiến thức lý thuyết học vào cơng việc thực tiễn xí nghiệp, quan hành nhà nước Và dịp sinh viên tập dượt rèn luyện đạo đức nghiệp người thư ký văn phịng Theo cơng văn số 132 Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc cử sinh viên thực tập tốt nghiệp Em tiếp nhận vào thực tập Phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh - tỉnh Hà Tĩnh ngày 16 tháng năm 2015 đến ngày 05 tháng năm 2015 Với kiến thức đào tạo kinh nghiệm thực tế thân giúp đỡ nhiệt tình cán Phịng Nội vụ em hồn thành tốt nhiệm vụ giao Trong thời gian thực tập em cố gắng vận dụng triệt để kiến thức học kinh nghiệm riêng cá nhân vào cơng việc thực tiễn quan ngồi em cịn học hỏi nhiều mơi trường lĩnh vực chuyên môn kiến thức xã hội Kết trình thực tập mà em có kết thực tế cơng việc báo cáo thực tập Nội dung báo cáo gồm ba phần sau: Phần I: Khảo sát cơng tác phịng Nội vụ UBND Thị xã Hồng Lĩnh I: Tìm hiểu chức nằng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thị xã Hồng Lĩnh II: Tổ chức hoạt động phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh III: Khảo sát tình hình hoạt động cơng tác người thư ký văn phòng phòng Nội vụ - UBND thị xã Hồng Lĩnh Phần II: Nghiệp vụ thư ký văn phòng Phịng Nội vụ - UBND thị xã Hơng Lĩnh I: Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động Phòng Nội vụ UBND thị xã Hồng Lĩnh II: Tìm hiểu cơng tác thu thập, xử lý thơng tin xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III: Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp UBND thị xã Hồng Lĩnh IV: Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan V: Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình tổ chức phịng làm việc lãnh đạo, thư ký văn phịng VI: Tìm hiểu kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động UBND thị xã Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị I: Nhận xét, đánh giá ưu điểm, nhược điểm cơng tác văn phịng người thư ký UBND thị xã Hồng Lĩnh II: Nhận xét, đánh giá vai trò nhiệm vụ người thư ký văn phịng UBND thị xã Hơng Lĩnh III: Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Tuy thời gian thưc tập không lâu kết cơng trình đánh dấu bước trưởng thành em sau năm học rèn luyện trường Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ nỗ lực với khả vốn có kiến thức nghiệp vụ thư ký văn phòng, văn thư, lưu trữ thực tập Phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh, em khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế công việc trình hồn thành báo cáo Vì em mong có đóng góp ý kiến thầy giáo cán quan để báo cáo em hồn chỉnh hơn, để em có thêm kinh nghiệm công việc hành trang thuận lợi cho em trình làm việc sau Mọi chi tiết xin liên hệ qua địa trực địa email sau: Đào Xuân Vũ - sinh viên lớp Thư ký văn phòng K7A - Khoa Quản trị Văn phòng -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Địa email: daoxuanvutkvpk7@gmail.com - Điện thoại: 0978208112 Em xin chân thành cảm ơn! Hồng Lĩnh, ngày 05 tháng năm 2015 SINH VIÊN Đào Xuân Vũ Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHỊNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH Phịng Nội vụ, UBND Thị xã quan tham mưu, giúp UBND Thị xã thực số nhiệm vụ, quyền hạn chức quản lý nhà nước lĩnh vực tổ chức biên chế, quan hành nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên, chức nhà nước; cán bộ, công chức phường, xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng Chịu đạo, quản lý tổ chức công tác UBND Thị xã, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh I TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH Khái quát chung Thị xã Hồng Lĩnh Thị xã Hồng Lĩnh địa danh nằm chân núi Hồng Lĩnh trung tâm phía bắc tỉnh Hà Tĩnh, nơi có dịng sơng Lam dãy núi Hồng với 99 núi Hồng tiếng Thị xã Hồng Lĩnh nằm tọa độ 105,45 kinh đông -18,32 vĩ độ bắc, nơi giao Quốc lộ 1A 8A Với diện tích tự nhiên 5,855,23 ha, dân số 40.805 người phía bắc giáp huyện Hưng Nguyên (Nghệ An), phía đơng giáp huyện Nghi Xn, phía tây giáp huyện Đức Thọ, phía nam giáp huyện Can Lộc Trên địa bàn thị xã có làng rèn truyền thống như: Làng rèn Vân Chàng (thuộc phường Đức Thuận), làng rèn Minh Lang, Minh Lương Vân Chàng (thuộc phường Trung Lương) Ngoài cịn có số di tích danh thắng như: Đền thờ Song Trạng phường Đức Thuận, đền thờ Bùi Cầm Hổ phường Đậu Liêu, khu di tích Suối Tiên núi Hồng Lĩnh, danh thắng chùa Thiên Tượng hồ Thiên Tượng Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG UBND THĨ XÃ HỒNG LĨNH Ưu điểm: Công tác văn phịng hoạt động quan trọng ln lãnh đạo trọng bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến haotj động cơng sở, công tác văn thư lưu trữ Và đề cao hiêu hoạt động Uỷ ban nhân dân thị xã Hồng Lĩnh dã cải cách bước tổ chức máy trang thiết bị sở vật chất, dần kiện toàn tổ chức máy hợp lý tránh lãng phí lao động, tạo điều kiện cho cán theo học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cơng tác văn phịng Các phòng ban đơn vị thuộc quan xây dựng chế, sách theo định hướng phủ Thị xã: Xây dựng hoạt động theo chế “ chế cửa” “ cửa liên thơng” góp phần hiệu vào nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội địa phương Hệ thống văn quản lý Phòng Nội vụ ban hành với chức nhiệm vụ quy định nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán bộ, công chức, viên chức công tác thực quy định đặc biệt công tác văn thư Đội ngũ cán thực cơng tác hành văn phịng có chun mơn cao Đồng thời nhận thức trách nhiệm thực công việc mà họ đảm nhận nâng cao hiệu cao Công tác bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tập trung đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán lãnh đạo quản lý trọng việc cử cán học, tập huấn triển khai thường xuyên đáp ứng nhu cầu công viêc phù hợp với kế hoạch cải cách hành quan Đào Xuân Vũ 53 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các trang thiết bị kỹ thuật đại phục vụ cho cơng tác hành văn phịng đầu tư: Máy in, máy phơ tơ, máy phách, máy tính, đặc biệt có ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác quản lý văn Công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch, với yêu cầu công việc Công tác tham mưu, tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc biết cách xử lý tình Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soan thảo có kỹ chuyên nghiệp Cán văn thư đươc đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đạo Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công viêc lôgic cán bộ, chuyên viên, nhân viên, ln hồn thành nhiệm vụ Nhược điểm: Bên cạnh điểm đạt hoạt đông cơng tác hành quan tồn đọng vài yếu điểm cần điều chỉnh khắc phục: - Tình trạng nguồn nhân lực quan cịn chưa đáp ứng với yêu cầu công việc đặt ra, thêm vào cán bộ, cơng chức, viên chức, hầu hết làm “trái ngành - trái nghề” trình độ chun mơn nghiệp vụ chưa cao gây khơng khó khăn cơng tác hành - Kinh phí phục vụ cho cơng tác hành văn phịng cịn hạn hẹp, phương tiện máy móc cịn thiếu, số trang thiết bị sử dụng lâu lại không bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên nên bị hạn nghỉ không sử dụng được, số phương tiện chưa đại thực yêu cầu công việc, gây khó khăn cho q trình giải cơng việc nắm bắt thông tin Đào Xuân Vũ 54 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc bố trí phịng, ban cịn riêng lẽ, q trình giải cơng việc cịn phải liên kết phịng, ban với nhau, hay nói cách khác phịng, ban chưa có liên kết, phối hợp công việc cách hiệu - Phòng lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Hồng Lĩnh chật hẹp, sở vật chất , sở hạ tầng, chưa đầu tư mức, trang thiết bị phục vị cho việc bảo quản tài liệu chưa hiên đại, ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Những tài liệu q có giá trị cịn chưa bảo quản tập trung mà phân tán phòng, ban, đơn vị Trong kho lưu trữ số tài liệu chưa để lên giá, hộp mà xếp kho theo trồng - Công tác quản lý, rà sốt, kiểm tra chưa chặt chẽ dẫn tới trình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc - Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ,trong công tác văn thư việc đăng ký văn chưa thực máy tính chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu công việc chưa cao II NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH Ưu điểm: Nhìn chung cơng tác thư ký văn phịng hoạt động UBND thị xã Hồng Lĩnh thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ lãnh đạo quan, phòng ban thiết lập tốt Cơng tác thư ký có xu hướng vào nề nếp, tinh thần trách nhiệm người thư ký cán quan đánh giá cao lịng nhiệt tình, công tác thực tổ chức công việc Thực chủ tương rà soát văn ban hành, xếp ghi chép cách có khao học, hợp lý dễ tra tìm tài liệu cần thiết, giúp loại bỏ văn hết hiệu lực sai quy định Quy chế làm việc UBND thị xã Hồng Lĩnh nhìn chung tương đối nghiêm chỉnh, chi tiết đến công việc chức danh Đào Xuân Vũ 55 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhược điểm: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản, người thư ký phải làm lại nhiều lần thiếu sót q trình ban hành Tình trang văn sai thể thức nội dung cịn nhiều Trình độ chun mơn nghiệp vụ thư ký bị hạn chế, thư ký chưa làm tốt nhiệm vụ vai trị số công việc mà lãnh đạo yêu cầu như: tổ chức hội nghị, soạn thảo văn Mặc dù đào tạo thư ký lại nhạy bén công việc kỹ giao tiếp chưa cao, chưa truyền đạt, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho người khác Nguyên nhân khách qaun điều kiện sở vật chất điều kiện học tập thư ký hạn chế Nguyên nhân chủ quan ban Lãnh đạo cán chưa thực quan tâm đến công tác thư ký hoạt động chung quan III ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM Phòng Nội vụ phần quan trọng, thiếu quan nói chung Ủy ban nhân dân Thị xã Hồng Lĩnh nói riêng Nhà nước, phủ quan có thẩm quyền có nhiều văn pháp luật quy định cơng tác văn phịng Để cơng tác Phịng Nội vụ, Ủy ban nhân dân Thị xã Hồng Lĩnh hoạt động ngày tốt hơn, phát triển ngày vững mạnh hơn, phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm cịn tồn tại, em có số ý kiến sau: - Để hoạt động Phòng Nội vụ diễn cách thống nhất, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu chung toàn Ủy ban nhân dân Thị xã nên việc kiện toàn lại hệ thống, đại hóa Phịng Nội vụ cần thiết trước tiên cụ thể Ủy ban nhân dân Thị xã cần lên kế hoạch bố trí lại phịng làm việc khoa học toàn Ủy ban nhân dân Thị xã Đào Xuân Vũ 56 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Có phân cơng việc rõ ràng, minh bạch với cán công chức viên chức tồn Ủy ban nhân dân Thị xã nói chung Phịng Nội vụ nói riêng + Duy trì tốt mối quan hệ lãnh đạo với nhân viên + Đầu tư việc trang bị loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Phòng Nội vụ + Thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán việc cho cán bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ * Trong công tác văn thư: - Tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư - Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng - Có phân cơng cơng việc rõ ràng, khoa học - Phát huy khả nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp - Thận trọng việc chuyển giao văn bản, khơng để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn khơng xác * Trong công tác lưu trữ: - Tiến hành tuyển dụng cán lưu trữ đào tạo chuyên ngành - Tiến hành xây dựng kho lưu trữu có khơng gian thống đảm bảo lưu trữ tài liệu thời gian dài mà không bị hư hỏng, đồng thời không ảnh hưởng tới sức khỏe cán làm cơng tác tài liệu cán tra tìm tài liệu - Trang bị sở vật chất thiết bị cho kho lưu tữ đầy đủ chất lượng tốt - Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ toàn Ủy ban nhân dân Thị xã Hồng Lĩnh nói chung đơn vị nói riêng * Trong hoạt động khác: - Phịng Nội vụ phải trước bước hàng năm phải cử cán học hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn Đào Xuân Vũ 57 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Để Ủy ban nhân dân Thị xã Hồng Lĩnh thực quan có mơ hình làm việc tất hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phịng phát triển đồng thời lúc cần thiết, ví dụ như: + Các hoạt động mang tính chất tập thể phải phát huy đồn kết làm việc ln mang tinh thần tập thể cơng đồn, đồn niên… + Các phong trào ủng hộ nhà nước phát động + Phối hợp với quan, tổ chức việc tổ chức đợt thực tập cho cán công chức quan đến học hỏi trao đổi kinh nghiệm hoạt động văn phịng, chí sinh viên chuyên ngành thư ký văn phòng đến liên hệ thực tập UBND Thị xã Hồng Lĩnh Có hoạt động văn phịng thực mang tính khách quan tạo điều kiện cho hoạt động vào nề nếp + Thường xuyên mở làm việc trực tiếp lãnh đạo UBND Thị xã với đơn vị, tổ chức với nhân dân để xứng đáng quan hành cấp thị xã ln bảo vệ quyền lợi lợi ích nhân dân + Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức UBND Thị xã cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu cán bộ, cơng chức + Cử cán cơng tác nước ngồi để tiếp thu kinh nghiệm cơng tác hành văn phịng để áp dụng làm thay đổi hành quan hành nhà nước Đào Xuân Vũ 58 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua hai tháng thực tập (từ ngày 16 tháng 03 năm 2015 đến ngày 05 tháng 05 năm 2015) Phòng Nội vụ, Uỷ ban nhân dân thị xã Hồng Lĩnh, tỉnh Hà Tĩnh, thân em học hỏi nhiều học quý báu, số khâu nghiệp vụ ngành thư ký văn phịng Ngồi kiến thức em học trường, em tiếp thu học kinh nghiệm thực tế mà trình thực tập em đúc rút học hỏi, lần em xếp công tác người thư ký văn phịng thực sự, thao tác với cơng việc, học hỏi tác phong làm việc đắn người thư ký văn phòng thời kỳ đổi Điều giúp ích cho em nhiều công việc sau này, cung cấp cho em số bệ phóng vững hơn, hành trang cho em tự tin bước vào đời, để em tiếp tục phấn đấu, tiếp tục cống hiến cho nghiệp xây dựng phát triển đất nước theo lời dặn Bác “ vua Hùng có cơng dựng nước - Bác cháu ta phải giữ lấy nước ” Trong trình em thực tập em không ngừng học hỏi, phấn đấu để nâng cao hiểu biết nhận nhiều giúp đỡ anh, chị quan Khoa lần tiếp xúc nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế công việc báo cáo Em mong nhận xét, đóng góp ý kiến các thầy, khoa để báo cáo em hoàn thiện Thời gian dành cho em thực tập Phòng Nội vụ - Uỷ ban nhân dân thị xã Hồng Lĩnh không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc Qua lời kết này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô, chú, anh, chị UBND Thị xã Hồng Lĩnh nói chung Phịng Nội vụ - UBND Thị xã nói riêng, Anh Đinh Văn Hồng - Trưởng Phòng Nội vụ, Phan Cơng Chính - Phó Trưởng Phịng Nội vụ, chị Nguyễn Thu Thủy - Chuyên Viên Phòng Nội vụ, anh Bùi Bá Quyền – Cán Bộ phòng Nội vụ hướng dẫn em hoàn thành tốt đợt thực tập Đào Xuân Vũ 59 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài ra, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Thu Hường, Nguyễn Thị Kim Chi thầy, cô giáo khoa quản trị văn phòng bảo, hướng dẫn tận tình để giúp em hồn thành báo cáo thực tập Cuối cùng, xin kính chúc tới tồn thể thầy, cô giáo trường Đại Học Nội vụ Hà Nội cô, chú, anh, chị UBND Thị xã Hồng Lĩnh có sức khỏe dồi dào, cơng tác tốt để dìu dắt chúng em đường tới tương lai Em xin chân thành cảm ơn ! Hồng Lĩnh, ngày 05 tháng 05 năm 2015 SINH VIÊN Đào Xuân Vũ Đào Xuân Vũ 60 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV: PHỤ LỤC Phụ lục số I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND - UBND Phòng Tư pháp Phòng Nội vụ Phòng TN MT Phòng Y tế Phòng Thanh tra Phịng Văn hóa thơng tin TT văn hóa thơng tin TT PHĨ CHỦ TỊCH Phịng quản lý thị Phịng LĐ – TB XH Phịng TC - KH Phòng kinh tế Phòng GD – ĐT TT ƯDK HKT BVC TVN TT dân số kế hoạch hóa gia đình Ban XD QL chơ hồn g lĩnh Đài phát TH thị xã Ghi chú: Đào Xuân Vũ TT y tế dự phòng Đội quản lý trật tự thị Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất TTH NDN GDT X thị xã Mối quan hệ đạo Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số II: NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH * Nhiệm vụ quyền hạn phòng Nội vụ: Trình chủ tịch văn hướng dẫn cơng tác Nội vụ, tổ chức triển khai theo quy định Trình Chủ tịch thi hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn năm hàng năm Chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật Tham mưu giúp chủ tịch quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thị xã theo hướng dân Ủy ban nhân dân Tỉnh Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định Tham mưu giúp Chủ tịch định thành lập, sáp nhập,giải thể tổ chức Tham mưu giúp Chủ tịch phân bổ tiêu biên chế, hành chính, nghiệp năm Giúp UBND hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế nghiệp Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu quốc hội, đại biểu Hôi đồng nhân dân 10 Thực thủ tục để Chủ tịch phê chuẩn chức danh lãnh đạo UBND, phường, xã 11 Tham mưu giúp Chủ tịch xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia điều, chỉnh địa giới địa bàn Thị xã 12 Giúp Chủ tịch kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực pháp luật dân chủ sở quan hành chính, đơn vị nghiệp, phường, xã 13 Thực nghiệp vụ thư ký công vụ cho lãnh đạo tổng hợp lịch tuần, chương trình cơng tác tháng quý lãnh đạo, phối hợp chuẩn bị ghi tài liệu 14 Giúp chủ tịch việc tuyển dụng sách đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ kiến thức quản lý với cán bộ, công chức, viên chức 15 Triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp ủy ban nhân dân phường, xã thực công tác cải cách hành địa phương 16 Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ thu thập bảo vệ bảo quản htổ chức sử dụng tài liệu lưu trữu quan, đơn vị 17 Chỉ đạo, kiểm tra tổ chức thực tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 Đề xuất với Chủ tịch tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng đảng nhà nước địa bàn Thị xã 19 Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại tố cáo xử lý vi phạm công tác Nội vụ theo thẩm quyền 20 Quản lý tài chính, tài sản Phịng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân cấp Ủy ban nhân dân Thị xã 21 Thực nhiệm vụ khác theo phân công UBND Thị xã quan chuyên môn cấp Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH Trưởng phòng Nội vụ Phó trưởng phịng Nội vụ Chun viên phịng Nội vụ Ghi chú: Đào Xuân Vũ Cán phòng Nội vụ Mối quan hệ đạo Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV: BỐ TRÍ SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC PHÙ HỢP CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 10 9 x x x x x x x 2 Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ghi : Cửa vào Bàn làm việc Giá đựng tài liệu Máy in Máy tính Điện thoại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bàn tiếp khách Quạt Tủ tài liệu 10 Điều hòa X: Ghế Phụ lục số V: Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƯU TẦM MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN Đào Xuân Vũ Lớp Thư ký Văn phòng K7