Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Phòng nội vụ UBND thị xã hồng lĩnh

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 4 I. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 4 1. Khái quát chung về Thị xã Hồng Lĩnh 4 2. Chức năng của UBND Thị xã Hồng Lĩnh 5 3. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3.1. Trong lĩnh vực kinh tế 5 3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai 6 3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 6 3.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 6 3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 7 3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao 7 3.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 7 3.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội 8 3.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 8 3.10. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 8 3.11. Trong công tác giải quyết thư khiếu nại tố cáo của công dân, tiếp dân 9 3.12. Trong công tác cải cách hành chính 9 4. Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Hồng Lĩnh: 9 II. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ HỒNG LĨNH 10 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã 10 1.1. Chức năng của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 10 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 10 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 14 2. Bản Mô Tả Công Việc. 14 2.1. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng phòng Nội Vụ. 14 2.2. Bản mô tả công việc phó Trưởng phòng nội vụ phụ trách công tác tôn giáo, thi đua khen thưởng 15 2.3. Bản môt tả công việc của chuyên viên, cán bộ Phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh 16 III: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 18 1. Khảo sát chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 18 2. Khảo sát về công tác văn thư 20 2.1. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 20 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (lấy số liệu trong 3 năm gần đây) 20 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 21 2.3.1. Cách thức quản lý văn bản đi 21 2.3.2. Cách thức quản lý văn bản đến 21 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 22 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 27 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH. 27 1. Quy trình tiếp khách tại Phòng Nội vụ UBND Thị xã Hồng Lĩnh 27 1.1. Tổ chức tiếp khách tại phòng 27 1.2. Tổ chức các buổi hẹn 29 2. Quy trình đãi khách tại Phòng Nội vụ UBND Thị xã Hồng Lĩnh: 30 II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN. 31 1. Công tác thu thập và xử lý thông tin cho lãnh đạo cơ quan. 31 1.1. Yêu cầu tổ chức thu thập và xử lý thông tin của cơ quan. 31 1.2. Quy trình tổ chức thực hiện công tác thông tin tại cơ quan. 33 1.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác thông tin của cơ quan. 34 1.3.1. Ưu điểm: 34 1.3.2. Hạn chế: 35 2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo cơ quan 35 III: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 39 1. Quy trình tổ chức hội họp của UBND thị xã Hồng Lĩnh 40 2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 41 IV. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN. 42 1. Thư ký đi cùng lãnh đạo 42 2. Thư ký không đi cùng lãnh đạo 43 V. NHẬN XÉT ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG. 44 VI. TÌM HIỂU KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 45 1. Kỹ năng giao tiếp với cấp trên 45 2. Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới 46 3. Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp 47 4. Kỹ năng giao tiếp với công dân 47 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG UBND THĨ XÃ HỒNG LĨNH 49 II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 51 III. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 52 KẾT LUẬN 55 PHẦN IV: PHỤ LỤC 57

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện: Đào Xuân Vũ

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Kim Chi

Nguyễn Thị Thu Hường

Cơ quan, đơn vị thực tập: Phòng Nội vụ-UBND Thị xã Hồng Lĩnh

Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2015

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH4 I TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 4

1 Khái quát chung về Thị xã Hồng Lĩnh 4

2 Chức năng của UBND Thị xã Hồng Lĩnh 5

3 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

3.1 Trong lĩnh vực kinh tế 5

3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai 6

3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 6

3.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 6

3.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 7

3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao 7

3.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 7

3.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội 8

3.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 8

3.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 8

3.11 Trong công tác giải quyết thư khiếu nại tố cáo của công dân, tiếp dân 9

3.12 Trong công tác cải cách hành chính 9

4 Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Hồng Lĩnh: 9

II TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ HỒNG LĨNH 10

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã 10

1.1 Chức năng của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 10

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 10

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh 14

2 Bản Mô Tả Công Việc 14

2.1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng phòng Nội Vụ 14

2.2 Bản mô tả công việc phó Trưởng phòng nội vụ phụ trách công tác tôn giáo, thi đua - khen thưởng 15

2.3 Bản môt tả công việc của chuyên viên, cán bộ Phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh 16

III: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 18

1 Khảo sát chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 18

2 Khảo sát về công tác văn thư 20

2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 20

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (lấy số liệu trong 3 năm gần đây) 20

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến 21

2.3.1 Cách thức quản lý văn bản đi 21

2.3.2 Cách thức quản lý văn bản đến 21

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 22

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 27

I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 27

1 Quy trình tiếp khách tại Phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh 27

1.1 Tổ chức tiếp khách tại phòng 27

1.2 Tổ chức các buổi hẹn 29

2 Quy trình đãi khách tại Phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh: 30

II TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 31

1 Công tác thu thập và xử lý thông tin cho lãnh đạo cơ quan 31

1.1 Yêu cầu tổ chức thu thập và xử lý thông tin của cơ quan 31

1.2 Quy trình tổ chức thực hiện công tác thông tin tại cơ quan 33

1.3 Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác thông tin của cơ quan 34

1.3.1 Ưu điểm: 34

1.3.2 Hạn chế: 35

2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo cơ quan 35

III: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 39

1 Quy trình tổ chức hội họp của UBND thị xã Hồng Lĩnh 40

2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế 41

IV VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 42

1 Thư ký đi cùng lãnh đạo 42

2 Thư ký không đi cùng lãnh đạo 43

V NHẬN XÉT ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG 44

VI TÌM HIỂU KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 45

1 Kỹ năng giao tiếp với cấp trên 45

2 Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới 46

3 Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp 47

4 Kỹ năng giao tiếp với công dân 47

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49

I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG UBND THĨ XÃ HỒNG LĨNH 49

II NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH 51

III ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 52

KẾT LUẬN 55

PHẦN IV: PHỤ LỤC 57

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay sự xuất hiện vịtrí của người thư ký trong văn phòng lãnh đạo là điều tất yếu không thể thiếu được.Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyênmôn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

Theo hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế: Thư ký là người trợ giúp củacấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năngchịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến vàđưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình Lao động của người lãnhđạo là lao động phức tạp và có liên quan trực tiếp đến năng suất hiệu quả công việccủa cơ quan Do đó để lãnh đạo có nhiều thời gian suy nghĩ sáng tạo, tùy theo hệthống quản lý và mức độ công việc của người lãnh đạo cần có một hoặc nhiều thư

ký Điều đó chứng tỏ vai trò của người thư ký rất quan trọng trong điều kiện không

có người thư ký, sự cống hiến sáng tạo của lãnh đạo sẽ bị giảm đi Bât cứ cơ quan

tổ chức hoặc doanh nghiệp muốn duy trì hoạt động của mình đều phải có một vănphòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng Trên thực tếnhững người làm trong văn phòng đã thực hiện công việc của một thư ký họ phảiđảm nhiệm nhiều công việc như: Thực hiện công tác văn thư, đảm bảo cơ sở vậtchất phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý đặc biệt trong thời kỳhiện đại nền kinh tế phát triển như vũ bão Người trợ lý giúp việc cho lãnh đạotrong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng của văn phòng.Thực tập là một khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu, vì đây là bước khởi đầugiúp sinh viên có cơ hội trải nghiệm thực tế để có thể có những kiến thức khi ra

trường Chính vì vậy với phương châm giáo dục của đảng “Học đi đôi với hành, lý luận gắn thực tiễn’’, trường đã dành một khoảng thời gian để tổ chức cho sinh

viên đi thực tập tốt nghiệp nhằm giúp cho sinh viên vận dụng một cách tốt nhất,

hiệu quả nhất những kiến thức lý thuyết đã học vào công việc thực tiễn tại các xínghiệp, cơ quan hành chính nhà nước.

Và đó cũng chính là dịp sinh viên tập dượt và rèn luyện đạo đức nghiệp củamột người thư ký văn phòng

Theo công văn số 132 của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội vềviệc cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp Em đã được tiếp nhận vào thực tập tạiPhòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh - tỉnh Hà Tĩnh ngày 16 tháng 3 năm 2015

và đến ngày 05 tháng 5 năm 2015 Với kiến thức được đào tạo và kinh nghiệm thực

tế của bản thân cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ Phòng Nội vụ em đã hoànthành tốt các nhiệm vụ được giao

Trong thời gian thực tập em đã cố gắng vận dụng triệt để các kiến thức đã học

và kinh nghiệm riêng của cá nhân vào công việc thực tiễn tại cơ quan ngoài ra em cònhọc hỏi được rất nhiều ở môi trường mới về lĩnh vực chuyên môn cũng như kiến thức

xã hội Kết quả của quá trình thực tập mà em có được những kết quả thực tế trongcông việc và bài báo cáo thực tập Nội dung bài báo cáo gồm ba phần chính như sau:

Phần I: Khảo sát công tác phòng Nội vụ của UBND Thị xã Hồng Lĩnh

I: Tìm hiểu chức nằng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBNDThị xã Hồng Lĩnh

II: Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh

III: Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tạiphòng Nội vụ - UBND thị xã Hồng Lĩnh

Phần II: Nghiệp vụ thư ký văn phòng tại Phòng Nội vụ - UBND thị xã Hông Lĩnh

I: Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của Phòng Nội vụ UBND thị xã Hồng Lĩnh

-II: Tìm hiểu về công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác của cơ quan

III: Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND thị xã Hồng Lĩnh.

IV: Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.V: Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc của lãnhđạo, thư ký văn phòng

VI: Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động của UBND thị xã

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị.

I: Nhận xét, đánh giá về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòngcủa người thư ký trong UBND thị xã Hồng Lĩnh

II: Nhận xét, đánh giá vai trò nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tạiUBND thị xã Hông Lĩnh

III: Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.Tuy thời gian thưc tập không lâu nhưng đây là kết quả đầu tiên và là côngtrình đánh dấu bước trưởng thành của em sau 3 năm học và rèn luyện tại trường.Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng trong công tác nghiệp vụ của mình và nỗlực hết sức với khả năng vốn có là kiến thức về nghiệp vụ thư ký văn phòng, vănthư, lưu trữ và thực tập tại Phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh, nhưng emkhông thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế trong công việc cũng như trongquá trình hoàn thành bài báo cáo Vì vậy em mong có được sự đóng góp ý kiến củathầy cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn,

để em có thêm những kinh nghiệm trong công việc và là hành trang thuận lợi cho

em trong quá trình làm việc sau này Mọi chi tiết xin liên hệ qua địa chỉ trực tiếphoặc theo địa chỉ email sau: Đào Xuân Vũ - sinh viên lớp Thư ký văn phòng K7A

- Khoa Quản trị Văn phòng -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Địa chỉ email: daoxuanvutkvpk7@gmail.com - Điện thoại: 0978208112

Em xin chân thành cảm ơn!

Hồng Lĩnh, ngày 05 tháng 5 năm 2015

SINH VIÊN

Đào Xuân Vũ

PHẦN I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH

Phòng Nội vụ, UBND Thị xã là cơ quan tham mưu, giúp UBND Thị xã thựchiện một số nhiệm vụ, quyền hạn chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực tổchức biên chế, cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chínhquyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên, chức nhà nước;cán bộ, công chức phường, xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhànước; tôn giáo; thi đua khen thưởng Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức và côngtác của UBND Thị xã, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh

I TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU

TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH

1 Khái quát chung về Thị xã Hồng Lĩnh

Thị xã Hồng Lĩnh là một địa danh nằm dưới chân núi Hồng Lĩnh và là mộttrung tâm phía bắc của tỉnh Hà Tĩnh, nơi có dòng sông Lam và dãy núi Hồng với

99 ngọn núi Hồng nổi tiếng Thị xã Hồng Lĩnh nằm ở tọa độ 105,45 kinh đông 18,32 vĩ độ bắc, là nơi giao nhau giữa Quốc lộ 1A và 8A Với diện tích tự nhiên5,855,23 ha, dân số 40.805 người phía bắc giáp huyện Hưng Nguyên (Nghệ An),phía đông giáp huyện Nghi Xuân, phía tây giáp huyện Đức Thọ, phía nam giáphuyện Can Lộc

-Trên địa bàn thị xã có làng rèn truyền thống như: Làng rèn Vân Chàng(thuộc phường Đức Thuận), làng rèn Minh Lang, Minh Lương Vân Chàng (thuộcphường Trung Lương) Ngoài ra còn có một số di tích và danh thắng như: Đền thờSong Trạng ở phường Đức Thuận, đền thờ Bùi Cầm Hổ ở phường Đậu Liêu, khu ditích Suối Tiên núi Hồng Lĩnh, danh thắng chùa Thiên Tượng và hồ Thiên Tượng ở

phường Trung Lương Đã tạo cho Thị xã một thế mạnh để phát triển kinh tế, vănhóa và du lịch

Hồng Lĩnh có vị trí giao thông hết sức thuận lợi, có đường quốc lộ 1A và 8Achạy qua tạo ra mối giao lưu quan trọng bắc – nam và quốc tế có điều kiện để pháttriển kinh tế toàn diện, đặc biệt là công nghiệp, thương mại, dịch vụ và du lịch

Ngay từ khi thành lập (tháng 3/1992), UBND Thị xã Hồng Lĩnh đã có đầy đủquyền hạn chức năng và nghiệp vụ của một cơ quan quản lý hành chính cấp thị xã(theo Hiến pháp năm 1992, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânnăm 2003, Nghị định của Chính phủ về thực hiện chức năng quản lý hành chínhcủa UBND các cấp)

2 Chức năng của UBND Thị xã Hồng Lĩnh

Ủy ban nhân dân (UBND) Thị xã Hồng Lĩnh do Hội đồng nhân dân Thị xãHồng Lĩnh bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân (HĐND), cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên

UBND Thị xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thựchiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng - an ninh

và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương đến cơ sở

3 Nhiệm vụ và quyền hạn

3.1 Trong lĩnh vực kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hằng năm;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn Thị xã; dự toán, thu chingân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán ngân sách điều chỉnh địa phương;

- Tổ chúc thực hiện ngân sách địa phương;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã

3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân Thị xã thông qua các chương trình

khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương tổ chứcthực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo UBND các xã, phường thực hiện thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản phát triển ngành;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các xã;

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủylợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tham gia với UBND tỉnh Hà Tĩnh trong việc xây dựng quy hoạch kếhoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm

và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh Hà Tĩnh

3.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị xã, điểm dân

cư nông thôn trên địa bàn thị xã; quản lý việc quy hoạch xây dựng đã được duyêt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

3.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịchtrên địa bàn Thị xã;

- Kiểm tra thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước vê hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin…

và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mần non; thực hiện chủ trương xã hội giáo dục trên địa bàn; chỉ đạoviệc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục thể thao;bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh dođịa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch và phát triển y tế;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện xóa đói giảm nghèo

3.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Thực hiện các biên pháp ứng dụng tiến độ khoa học, công nghệ phục vụ sảnxuất và đời sống ở địa phương

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm; kiểm ra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn Thị xã; ngănchặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

3.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữu gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân thị xã vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;

Tuyên truyền giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

3.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của côngdân ở địa phương

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật

3.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dântheo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Ủy ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của Thị xã;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình HĐND Thị xã thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định;

- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã trình HĐND Thị xã thôngqua để trình cấp trên phê duyệt;

- Việc xây dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoátnước, giao thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

- Quản lý các cơ sở văn hóa thông tin thể dục thể thao của thị xã, huyệnthuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa và danh lamthắng cảnh do thị xã quản lý

3.11 Trong công tác giải quyết thư khiếu nại tố cáo của công dân, tiếp dân

HĐND – UBND tiếp công dân, tiếp nhận xử lý kiến nghị đơn thư khiếu nại tố cáocủa công dân theo dõi đôn đốc việc giải quyết khiếu nại tố cáo kiến nghị của công dân

3.12 Trong công tác cải cách hành chính

- Xây dựng cơ chế “một cửa, một cửa liên thông’’

- Xây dựng các quy trình trình tự giải quyết thủ tục hành chính

4 Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Hồng Lĩnh:

Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Hồng Lĩnh gồm có:

- Chủ tịch;

- Các phó chủ tịch;

- 12 cơ quan quản lý nhà nước: Văn phòng HĐND - UBND Thị xã, Phòng Nội

vụ, phòng Y tế, phòng Văn hóa thông tin, phòng Lao động - Thương binh - Xã hội,

phòng Kinh tế, phòng Thanh tra Thị xã, phòng Tư pháp, phòng Quản lý đô thị, phòngTài chính - Kế hoạch, phòng Giáo dục & Đào tạo, phòng Tài nguyên và Môi trường

- Có 9 cơ quan đơn vị: Trung tâm văn hóa thông tin truyền thông, Trung tâmứng dụng khao học kỹ thuật và bảo vệ cây trông vật nuôi, trung tâm dân số kếhoạch hóa gia đình, ban xây dựng quản lý chợ hồng lĩnh, đài phát thanh truyền hìnhthị xã, trung tâm y tế dự phòng, đội quản lý trật tự đô thị, văn phòng đăng ký quyền

sử dụng đất, trung tâm hướng nghiệp dạy nghề và giáo dục thường xuyên Thị xã

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Thị xã Hồng Lĩnh

(Xem phụ lục số I)

II TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ HỒNG LĨNH

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã

1.1 Chức năng của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã, là cơ quan thammưu giúp Ủy ban nhân dân Thị xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cáclĩnh vực: Tổ chức biên chế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cáchhành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viênchức nhà nước; cán bộ, công chức phường, xã; hội; tổ chức phi chính phủ; văn thư,lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức và công tác của Ủy ban nhân dân thị xã, đồng thời chịu sựchỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ của sở Nội vụ Hà Tĩnh

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh

- Trình Ủy ban nhân dân Thị xã các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụtrên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

- Trình Ủy ban nhân dân Thị xã thi hành Quyết định, Chỉ thị; Quy hoạch, Kếhoạch dài hạn 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy:

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thị xã quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức cơ quan các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thị

xã theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Tỉnh

+ Trình Ủy ban nhân dân Thị xã quyết định hoặc tham mưu Ủy ban nhân dânthị xã trình cấp có thẩm quyền quyêt định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thị xã

+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trìnhcấp có thẩm quyền quyết định

+ Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thị xã quyết định thành lập, giảithể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành của Thị xã theo quy định của pháp luật

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp:

+ Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thị xã phân bổ chỉ tiêu biênchế hành chính, sự nghiệp hằng năm

+ Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính sự nghiệp

+ Giup Ủy ban nhân dân Thị xã tổng hợp việc thực hiện các quy định về chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệpthuộc Ủy ban nhân dân Thị xã và Ủy ban nhân dân các phường, xã trên địa bàn

- Về công tác xây dựng chính quyền:

+ Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thựchiện việc bầu cử đại biểu quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của

Ủy ban nhân dân Thị xã và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Tỉnh

+ Thực hiện các thủ tục để Ủy ban nhân dân Thị xã phê chuẩn các chức danhlãnh đạo của Ủy ban nhân dân các phường, xã; giúp Ủy ban nhân dân Thị xã trình

Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thị xã xây dựng đề án thành lập mới,nhập, chia, điều chỉnh địa giới trên địa bàn để Ủy ban nhân dân Thị xã trình Hộiđồng nhân dân Thị xã thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét,quyết định chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hànhchính của thị xã

+ Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sápnhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa bànthị xã theo quy định; bồi dưỡng công tác cho trưởng, phó thôn, tổ dân phố

- Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báocáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp, phường, xã trên địa bàn Thị xã

-Về cán bộ, công chức, viên chức:

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thị xã trong việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ,công chức, viên chức

+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường, xã và thực chính sáchđối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường, xã theo phân cấp

- Về cải cách hành chính:

+ Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã triển khai đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân các phường, xã thực hiện công tác cảicách hành chính ở địa phương

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thị xã về chủ trương, biện pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn Thị xã.

+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhândân Thị xã và Ủy ban nhân dân Tỉnh

- Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức vàhoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thị xã chấp hành chế

độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thị xã

và lưu trữ Thị xã

- Về công tác tôn giáo:

+ Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức thựchiện các chủ trương của đảng, chính sách, pháp luật nhà nước về tôn giáo trên địabàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân Tỉnh và theo quy định của pháp luật

- Về công tác thi đua khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân Thị xã tổ chức phong trào thi đua

và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của đảng và nhà nước trên địa bànThị xã; làm nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua - khen thưởng Thị xã

+ Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn Thị xã; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khenthưởng cho quy định của pháp luật

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiêu nại, tố cáo và xử lý vi phạm vềcông tác Nội vụ theo thẩm quyền

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND Thị xã vàgiám đốc sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác Nội vụ trên địa bàn

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác Nội vụ trên địa bàn.

- Quản lý tổ chức, biên chế thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ theo quy định củapháp luật và theo cấp của Ủy ban nhân dân Thị xã

- Quản lý tài chính, tài sản phòng Nôi vụ theo quy định của pháp luật và theophân cấp của Ủy ban nhân dân Thị xã

- Giúp Ủy ban nhân dân Thị xã quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Ủy ban nhân dân phường, xã về công tác Nội vụ và các lĩnh vực công táckhác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của sở Nội vụ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân Thị

xã và cơ quan chuyên môn cấp trên

(Xem phụ lục số II)

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh

Phòng Nội vụ là cơ quan hành chính có thẩm quyền trực thuộc Uỷ bân nhândân thị xã Hồng Lĩnh nên được tổ chức theo cơ cấu gồm:

- Cấp lãnh đạo:

Trưởng phòng phòng Nội vụ: Đ/c – Đinh Văn Hồng (phụ trách chung)

Phó trưởng phòng Nội vụ: Đ/c: Phan Công Chính (phụ trách công tác tôn

giáo, thi đua - khen thưởng)

- Cấp chuyên viên, cán bộ:

Chuyên viên phòng Nội vụ: Đ/c: Nguyễn Thu Thủy

Cán bộ phòng Nội vụ: Đ/c: Bùi Bá Quyền

(Xem phụ lục số III):

2 Bản Mô Tả Công Việc.

2.1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng phòng Nội Vụ.

Chức vụ: Ủy viên ban chấp hành Thị Ủy - Trưởng phòng Nội Vụ

► Vị trí chức trách: Là lãnh đạo phòng nội vụ, thủ trưởng trực tiếp của

phòng nội vụ, giúp chánh thanh tra điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ

► Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND thị xã

và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và

toàn bộ hoạt động của Phòng

► Nhiệm vụ:

- Phụ trách chung: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch;

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy, cán bộ biên chế, tuyểndụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức viên chức; xây dựng chính quyền,quy chế dân chủ cơ sở, dân vận chính quyền, công tác cải cách hành chính thiđua - khen thưởng

- Làm chủ tài khoản của phòng Nội vụ và Hội đồng thi đua - Khen thưởng của Thị xã

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND Thị xã phân công

► Quyền hạn:

Xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối với cáccông việc mang tính đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất định, duyệt chi tạmứng, duyệt cấp phát kinh phí hoạt động, cho phòng Nội vụ thị xã Hồng Lĩnh và cácphòng nghiệp vụ chuyên môn

Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡngnghiệp vụ theo quy định của cơ quan Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng mộtbuổi làm việc cho chuyên viên, cán bộ trong phòng

► Quan hệ công tác:

- Báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND Thị xã

- Chịu sự giám sát trực tiếp của Chủ tịch UBND Thị xã

2.2 Bản mô tả công việc phó Trưởng phòng nội vụ phụ trách công tác tôn giáo, thi đua - khen thưởng

Chức vu: phó Trưởng phòng Nội vụ

► Vị trí chức trách: Phó Trưởng phòng Nội vụ là lãnh đạo phòng nội vụ, giúp

Trưởng phòng Nội vụ một số mặt công tác theo phân công của Trưởng phòng Nội vụ

► Trách nhiệm: Giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công

tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ đượcphân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một phó Trưởng phòng được Trưởngphòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng

► Nhiệm vụ:

- Phụ trách công tác tôn giáo, thi đua - khen thưởng

- Trực tiếp quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phichính phủ, thanh niên

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

- Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nội vụ

- Chịu sự giám sát trực tiếp của Trưởng phòng Nội vụ

- Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND tỉnh và cơ quan khác

2.3 Bản môt tả công việc của chuyên viên, cán bộ Phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh

* Chuyên viên:

Chức vụ: Chuyên viên (phụ trách tổng hợp)

► Vị trí chức trách: chuyên viên phòng Nội vụ thực hiện các công tác của phòng

Nội vụ và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của trưởng phòng và phó trưởng phòng

► Trách nhiệm:

Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu trách nhiệm trướctrưởng phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, kết quả, chất lượng,hiệu quả thực hiện công việc được phân công

► Nhiệm vụ:

- Tham mưu, quản lý nhà nước về cải cách hành chính văn thư, lưu trữ, thiđua - khen thưởng, thống kê, thông tin, báo cáo; ứng dụng tiến bộ khoa học - côngnghệ, xây dựng hệ thống thông tin,lưu trữ

- Xây dựng báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm, các văn bản chỉ đạo củaUBND Thị xã theo lĩnh vực phụ trách, chương trình công tác tháng, năm, toàn khóacủa UBND Thị xã thuộc lĩnh vực phụ trách

- Dự các cuộc họp, hội nghị liên quan đến lĩnh vực phụ trách

- Trường hợp hồ sơ của các tổ chức, công dân đề nghị giải quyết vụ việcchưa hoàn chỉnh thỳ hướng dẫn để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh xem xétnếu hồ sơ đầy đủ theo quy định thì tiếp nhận, viết phiếu nhận hồ sơ, vào sổ theo dõi

- Làm thủ quỹ tài khoản của phòng Nội vụ và của Hội đồng thi đua - khen thưởng Thị xã

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Trưởng phòng, phó Trưởng phòng phân công

► Quan hệ công tác:

- Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng Khi có yêu cầu của phó trưởng phòngphụ trách thì báo trực tiếp cho Trưởng phòng Nội vụ.

- Chịu sự giám sát trực tiếp của trưởng phòng và phó trưởng phòng phụ trách

* Cán bộ: (Phụ trách về nhân sự và tiền lương)

Chức vụ: Cán bộ

► Vị trí chức trách: là cán bộ phòng Nội vụ thực hiện công tác của phòng

và các nhiệm vụ khác theo phân công của trưởng phòng hoạc phó trưởng phòng

► Trách nhiệm:

Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, cán bộ chịu trách nhiệm trước Trưởngphòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, kết quả, chất lượng, hiệu quảthực hiện công việc được phân công

► Nhiệm vụ:

Giúp trưởng phòng công tác tổ chức, biên chế; tuyển dụng, sử dụng, đánh giáthực hiện các chế độ chính sách tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức thuộc thẩm quyền và cán bộ, công chức cấp xã Phối hợp với Phòng Giáodục và Đào tạo thực hiện chế độ tiền lương cho công chức, viên chức, người laođộng ngành giáo dục

► Quan hệ công tác:

- Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng Khi có yêu cầu của phó trưởng phòngphụ trách thì báo trực tiếp cho Trưởng phòng Nội vụ

- Chịu sự giám sát trực tiếp của trưởng phòng và phó trưởng phòng phụ trách

III: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH

1 Khảo sát chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng

Thư ký là Người trợ lý của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chính vănphòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sựkiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết địnhtrong phạm vi và quyền hạn của mình

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn

bộ các công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của công tác văn phòngnhư: quản lý văn bản hồ sơ tài liệu đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giaotiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động

Vì vậy, ngày nay vai trò của thư ký trong việc thực hiện chức năng cung cấpthông tin cho lãnh đạo công tác tổ chức hành chính vô cùng quan trọng

Thực tế cho thấy, tại Phòng Nội vụ - UBNDThị xã Hồng Lĩnh, chức năng củangười thư ký giúp cho người lãnh đạo giải quyết công việc có tính chất sự vụ để làmtăng thời gian lao động sáng tạo trong quỹ thời gian hàng ngày của người lãnh đạo Với chứcnăng đó thì người thư ký luôn có trách nhiệm với một số khối lượng công việc khá lớn như:

+ Tổ chức tiếp khách, đãi khách

+ Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo, thammưu và đưa ra nhiều giải pháp để thủ trưởng ra quyết định tối ưu

+ Quản lý chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo

+ Trường hợp khi có quyết định thủ Trưởng, thư ký hỗ trợ việc truyền đạt, tổchức thực hiện, lập hồ sơ theo dõi

Ví dụ: Ngày 09/3/2015, Chủ tịch UBND Thị xã Hồng Lĩnh quyết định tổchức cuộc họp vào sáng ngày 10/4/2015 về việc đánh giá hiệu quả công việc trongtháng 3/2015, người thư ký thông báo đến các cá nhân trong phòng chuẩn bị cuộchọp và tổ chức phòng họp cho phòng

Ngoài ra, với công tác tổ chức hành chính tại phòng Nội vụ Thị xã HồngLĩnh, người thư ký còn thiết kế công việc nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho hoạtđộng của cơ quan, đơn vị:

+ Thiết kế công việc theo nhóm: một tập thể trong văn phòng cùng tham giathực hiện công việc, nhưng mỗi người chỉ thực hiện một phần công việc mà thôi

+ Thiết kế công việc theo từng cá nhân: giao cho cá nhân phụ trách công việc

có tính độc lập

Ở UBND Thị xã Hồng Lĩnh, phòng Nội vụ không có bộ phận thư ký riêng

mà được chia đều cho các bộ phận chức năng trực thuộc ủy ban Thị xã

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng

Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tốsau: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượngvăn bản tài liệu cơ quan Trong đó, bao gồm văn bản đi văn bản đến, văn bản nội bộ

Trong các công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ câu tổ chức hợp lý, việc

bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượnghoạt động của cơ quan Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí nhữngcông việc khó, phức tạp có tính chuyên môn như: Dự thảo văn bản, đọc soát vănbản, lập hồ sơ… Các cán bộ, nhân viên có trình độ thấp hơn thì đảm nhận nhữngcông việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì, nhận văn bản…

Hình thức công tác văn thư của phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh là hình thứctập trung “ một đầu mối” Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan đều tập trung ởvăn phòng phòng Nội vụ để vào sổ, nhân bản, đóng dấu và ban hành ( hoặc làchuyển đi các phòng, ban trong cơ quan )

Tại phòng Nội vụ Thị xã bố trí cán bộ văn thư kiêm lưu trữ;

- Cán bộ Văn thư – Lưu trữ: Đ/c Nguyễn Thu Thủy

- Trình độ nghiệp vụ: Đại học

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (lấy số liệu trong 3 năm gần đây)

UBND đã chỉ đạo các phòng ban, đơn vị, sự nghiệp thực hiện đúng quy trình

soạn thảo và ban hành văn bản kỹ thuật trình bày văn bản, do đó 95% các văn bản

ban hành đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; việc xây dựng và ban hành vănbản Quy phạm pháp luật được chú trọng

- Tổng số văn bản đi: Năm 2013, phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh 558 vănbản Đến năm 2014, đã ban hành 620 văn bản

- Tổng số văn bản đến: Năm 2013, phòng Nội vụ Thị xã Hồng Lĩnh nhậnđược 520 công văn đến Đến năm 2014, nhận được 610 công văn đến từ các đơn vị,các ngành, các cấp, cơ sở.

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến

2.3.1 Cách thức quản lý văn bản đi

Tất cả các văn bản đi bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản do cơ quan tổchức phát hành được gọi chung là văn bản đi Trong việc tổ chức quản lý văn bản điphải đảm bảo được nguyên tắc chung, chính xác bí mật và theo quy trình mà nhà nước

đã quy định Người đứng đầu cơ quan tổ chức thay măt tập thể lãnh đạo ký các vănbản của cơ quan tổ chức Trước khi chuyền giao cần phải kiểm tra thể thức kỹ thuậttrình bày văn bản Ghi số và ngày tháng văn bản, đóng dấu văn bản đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của phòng Nội vụ Thĩ xã Hồng Lĩnh:

Ngườiký

Nơi nhậnvăn bản

Nơi nhậnvăn bảnlưu

Số lượngvăn bản

Ghichú

dấu “khẩn” phải làm thủ tục phân phối ngay sau khi nhận được Khi có văn bản đến thìphải tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến, phân loại, bóc bì đóng dấu.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của phòng Nội vụ Thĩ xã Hồng Lĩnh

Ngày tháng công văn

Nơi người nhận

Tên loại

và trích yếu nội dung văn bản

Ký nhận

ghi chú

( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 )

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giảiquyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định

Lập hồ sơ hiện hành: Do người thực hiện, giải quyết công việc lập; được tiến hànhđồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản,tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành khicông việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ Hồ

sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn

Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện hànhđảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội dung, quátrình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với giá trị tài liệu,tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệthống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ

Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăntrong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ… Có tìnhtrạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất lượng do tài

liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa được dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí.

* Các bước lập hồ sơ hiện hành:

hồ sơ có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó chuyển bìa hồ

sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ

+ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khikết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực

+ Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viênchức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc vào hồ sơ:

+ Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cậpnhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiếntham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo, văn bản

đi của cơ quan, tổ chức và những tài liệu tham khảo cần thiết

+ Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tài liệu

dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội

nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa vănbản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp,không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.

- Kết thúc và biên mục hồ sơ:

Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc Để hoàn chỉnh hồ sơ

về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm:+ Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ Đối vớinhững hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các tập – đơn

vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng

+ Xác định giá trị tài liệu

● Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã

có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo vănbản về những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiếntham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết

● Soát xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có trong

hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp

+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ

● Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các vănbản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp choviệc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khicần thiết sau này được thuận tiện

● Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảođảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc trong thực tế

Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nên đưa phim, ảnh vào bì;băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ hoặc nếu để riêng thì phải có chỉ dẫn.+ Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưaphù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục.

đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùngvới số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị

bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b

Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sungvào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó

tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảoquản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên)

Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thờigian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ

sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ

Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắtnhững từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu

Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc

và biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giảiquyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau

1 Quy trình tiếp khách tại Phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh 1.1 Tổ chức tiếp khách tại phòng

Khi khách đến cơ quan, người thư ký luôn chào đón khách với thái độ vui vẻ,niềm nở, lịch sự Trường hợp khách đến lần đầu, thư ký phải giới thiệu tên mìnhtrước, rồi đưa họ vào phòng đợi và tiếp nước Sau đó khéo léo hỏi thăm thông tin

về người đó và báo cáo lại cho lãnh đạo Phòng luôn được bố trí một cách hợp lýkhoa học những trang thiết bị, máy móc, bàn ghế, có bàn tiếp nước riêng để kháchngồi đợi trước khi làm việc với lãnh đạo Trường hợp khách cấp trên hoặc kháchquan trọng, thư ký đứng lên chào vui vẻ khi khách đến và ra về Trường hợp kháchđến khi thư ký bận việc khác không thể dừng lại (ví dụ: Đang nghe điện thoại)nhưng thư ký vẫn gật đầu vui vẻ chào hỏi khách và ra hiệu mời khách ngồi để thểhiện thái độ tôn trọng và tiếp họ ngay sau khi xong việc

Việc tiếp khách tại phòng Nội vụ - UBND Thị xã Hồng Lĩnh được tiến hànhchu đáo Khi tiếp khách đến cơ quan thì bộ phận được phân công nhiệm vụ tiếp kháchtrực tiếp đón khách vào phòng, tiếp nước và hoa quả, cùng lúc đó báo cho Trưởng

phòng và phó Trưởng phòng biết đang có khách và yêu cầu của khách để có thể địnhhướng và kịp thời chuẩn bị những điều kiện cần thiết liên quan đến công việc.

Đối với khách đến than phiền về cung cách làm việc, giải quyết tiến trìnhcông việc của họ… thì người thư ký lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độbình tĩnh, tránh tranh luận với khách và giải thích chi tiết cho khách hiểu Còn đốivới khách nội bộ (chuyên viên các phòng, ban đến liên hệ…) thì người thư ký cóthể sắp xếp cho họ gặp trực tiếp lãnh đạo để giải quyết công việc

Trong việc tiếp khách: “Thư ký văn phòng là người trợ giúp cho lãnh đạotrong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của vănphòng” Tiếp khách là một hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm đáp ứng nhucầu giao tiếp thông tin của khách Chất của hoạt động tiếp khách là việc thư kýthiết lập một giao tiếp có tính mục đích với khách hiệu quả của quá trình này phụthuộc vào khả năng trình độ của người thư ký tham gia giao tiếp Các quy trìnhtrong hoạt động tiếp khách cụ thể sẽ thay đổi tùy theo hình thức giao tiếp, vị trí đốitượng giao tiếp tính chất của mối quan hệ và vùng văn hóa giao tiếp

Đón khách là giai đoạn mà ngay những hành vi đầu tiên đã có khả năng giúpthư ký bày tỏ tình cảm, sự thiện chí và bước đầu kiểm soát được giao tiếp Khi đónkhách dù ngôn ngữ được biểu đạt thông qua lời nói hay các thao tác hành vi, ngườithư ký phải có khả năng cung cấp cho đối tượng giao tiếp những thông tin đượcgiải mã sự chào đón khách, thực hiện các nghi thức giao tiếp đơn giản, thể hiện sựchú ý và quan tâm đến khách, mời khách cốc nước hay đưa khách quyển tạp chí.Nếu khách ở xa thì mời khách nghỉ lại tại nhà khách của cơ quan Trong phòng cầntreo nội dung tiếp khách ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết

số lượng và yêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư kýchuẩn bị kịp thời chu đáo trong việc tiếp khách cũng như trong công việc có liênquan Thư ký cần nắm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho cácđơn vị thực hiên và duy trì, ngày giờ tiếp khách của cơ quan, việc tiếp khách của

trưởng phòng, phó trưởng phòng, trường hợp khách đến từ xa ăn nghỉ tại cơ quan,trường hợp tiếp nhiều khách của lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo; việc bố trí ăn, ở,phục vụ khách khi đến có quan, nhiệm vụ của thư ký trong tiếp khách Thư ký làngười đâu tiên tiếp xúc với khách nên cần tạo được ấn tượng tốt với khách, thôngqua đó khách cũng phần nào đánh giá được người thư ký nói riêng và cơ quan tổchức nói chung Trong quá trình tiếp xúc với khách thư ký không chỉ làm mộtnhiệm vụ mà còn nhiều nhiệm vụ cùng lúc Thư ký còn là người giải quyết nhữngyêu cầu của một số lượng khá lớn xin gặp lãnh đạo.

Tổ chức thỏa thuận đón nhận sắp xếp khách với người công tác, ghi chép quátrình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc; chuẩn bị những yêu cầu cần thiếtcho yêu cầu của khách, chuẩn bị tài liệu, sắp xếp bàn trà mua sắm các thứ cần thiết.trong những trường hợp cần thiết thư ký vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừa làmnhiệm vụ phiên dịch

Vai trò của người thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký làngười đầu tiên tiếp xúc với khách rất quan trọng vì người thư ký là người đầu tiêncủa cơ quan tiếp xúc với khách, ấn tượng đầu tiên của khách đối với của cơ quan là

do người thư ký tạo nên Vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên những thuận lợicho những công việc tiếp theo Thư ký không chỉ đơn thuần là làm nhiệm vụ đónkhách mà là người trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách khálớn xin gặp lãnh đạo

1.2 Tổ chức các buổi hẹn

- Đặt chương trình cho các buổi hẹn

Thư ký thừng xuyên rà soát lại thời gian của lãnh đạo để thu xếp những giờtiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp khác thìmới đến những phòng chức năng để giải quyết

- Thu xếp các buổi xin hẹn