Hội họp được coi là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Nó phản ánh và đáp ứng nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: Nhu cầu tập hợp, giao tiếp quản lý.
Mục tiêu hội họp: Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như:
- Là một kênh giao tiếp chính thức trong đơn vị, cơ quan;
- để trao đổi thông tin quan điểm nhằm đạt được về sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp;
- Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ;
- Để phát huy trí tuệ tập thể;
Việc thực hiện tổ chức hội họp của UBND thị xã Hồng Lĩnh sử dụng phương pháp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời các đại biểu họp tại phòng trực tuyến hoặc Hội trường lớn của UBND thị xã Hồng Lĩnh. Các cuộc họp ở đây thường là các cuộc họp giao ban hàng tháng, họp vào ngày đầu tiên của tháng, họp tổng kết 6 tháng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu các cuộc họp là: tổng kết hoạt động của cơ quan trong tháng trước, 6 tháng đầu năm, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm.
Văn phòng có trách nhiệm dự kiến chương trình và thành phần phiên họp trình Chủ tịch UBND Thị xã quyết định. Đôn đốc các cơ quan chủ trì đề án gửi hồ sơ trình các tài liệu có liên quan; gửi giấy mời; tài liệu kỳ họp đến các thành viên
UBND Thị xã và đại biểu trước phiên họp mấy ngày chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho phiên họp. Họp xử lý công việc thường xuyên của Chủ tịch, phó Chủ tịch, UBND Thị xã Hồng Lĩnh, họp giao ban hàng tuần, họp xử lý các công việc phức tạp đột xuất, cấp bách.
1. Quy trình tổ chức hội họp của UBND thị xã Hồng Lĩnh 1.1. Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp
Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ chức hội họp việc lập kế hoạch hội họp có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng. tất nhiên thư ký không cần choặc không thể lập kế hoạch đối với những hội họp được triệu tập đột xuất, bất thường hay những hội họp mà thành phần hoặc quy trình tổ chức đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay quy chế làm việc nội của cơ quan.
Kế hoạch hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội họp. do đó khi lập kế hoạch tổ chức hội họp, thư ký phải đảm bảo một số nội dung cơ bản sau:
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kê hoạch - Các thông tin cơ bản trong kế hoạch
Để cho hội họp trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập kế hoạch hội họp. Tất cả cỏc hội họp diễn ra phải cú mục đớch rừ ràng được chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả. Trong bàn kế hoạch hội họp cần có những yếu tố cơ bản sau: Tên hội họp, thời gian hội họp, địa điểm hội họp, thành phần hội họp, nội dung hội họp.
1.2. Chuẩn bị Hội họp
Thư ký cần nắm được nội dung của các bản hội họp để báo cáo với lãnh đạo và nắm được những thông tin cần thiết công việc sau này. Khi chuẩn bị hội họp, quy định
thành phần hội họp thư ký phải lập danh sách cá nhân hoặc cơ quan mời dự hội họp theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết mà thư ký cần nắm được.
Xác định thời gian hội họp trong từng cuộc hội họp trước hết cần phải ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì thời gian hội họp. Quy định thời gian hội họp cần căn cứ vào tính chất phạm vi thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
Lựa chọn và trang trí nơi tổ chức hội họp cần phải đặt trước khi gửi giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội họp bằng văn bản, chuẩn bị đầy đủ bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu phải được bố trí khoa học hợp lý. Chuẩn bị sẵn sàng các phương tiện, chuẩn bị ghi biên bản tùy theo tính chất của từng hội họp mà quyết định sử dụng loại văn bản nào, hình thức ra sao.
1.3. Tiến hành hội họp
đón đại biểu, điểm danh theo danh sách hoặc đại biểu giữu đúng giờ giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay báo cáo, tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay khi kết thúc hội họp hoặc chậm nhất là vài ngày hôm sau.
1.4. Công việc sau khi hội họp
Sau khi hội họp triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức là các văn bản hoặc dưới hình thức là thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của lãnh đạo, theo chỉ thị của lãnh đạo có thể gửi thư trao đổi công văn chính hoặc các giấy tờ thông báo cần thiết sắp xếp công văn giấy tờ hội họp, lập hồ sơ hội họp.
Hội họp là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế mà càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội họp là một yêu cầu của nghệ thuật quản lý.
Thư ký phải có trách nhiệm giúp lãnh đạo hoàn thành một cách xuất sắc công việc này.
2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 2.1. Ưu điêm:
Văn phũng phối hợp với cỏc phũng ban, liờn quan chuẩn bị rừ ràng và chi tiết cho các cuộc họp, nên khi tổ chức các cuộc họp đã diễn ra suôn sẽ và đạt hiệu quả cao.
Việc thư ký hay thủ quỹ thường xuyên xem xét, kiểm tra số quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp.
Cơ sở vật chất hay phương tiện hỗ trợ cho việc tổ chức họp được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, đầy đủ và hiện đại.
2.2. Hạn chế:
Một số cuôc họp diễn ra không thành công và gặp không ít khó khăn về cơ sở vật chất (loa, micro máy, chiếu bị trục trặc; mất điện giữa chừng).
Khi tổ chức hội họp lớn (hội nghi, hội thảo) thì Hội trường UBND thị xã Hồng Lĩnh còn thiếu bàn ghế cho đại biểu tham dự.
Công việc tổ chức hội họp diễn ra khá là phức tạp giữa cấp trên với chuyên viên trong cơ quan.
IV. VAI TRề CỦA NGƯỜI THƯ Kí TRONG VIỆC TỔ CHỨC