2. Khảo sát về công tác văn thư
2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành
Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dừi cụng việc thành hồ sơ theo cỏc nguyờn tắc và phương phỏp nhất định.
Lập hồ sơ hiện hành: Do người thực hiện, giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.
Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ. Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn.
Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện hành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội dung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với giá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ.
Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất lượng do tài
liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa được dự kiến trước…
Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí.
* Các bước lập hồ sơ hiện hành:
- Mở hồ sơ:
+ Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ chức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
+ Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc được nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mình theo dừi, giải quyết. Đối với những cơ quan, tổ chức đó cú danh mục hồ sơ thỡ việc mở hồ sơ có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó chuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ.
+ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
+ Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào hồ sơ:
+ Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đỳng và đủ cỏc văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan, tổ chức và những tài liệu tham khảo cần thiết.
+ Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội
nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, khụng thuộc trỏch nhiệm mà mỡnh theo dừi, giải quyết vào hồ sơ.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc. Để hoàn chỉnh hồ sơ về cụng việc mà mỡnh đó theo dừi, giải quyết, người lập hồ sơ cú trỏch nhiệm:
+ Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các tập – đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
+ Xác định giá trị tài liệu
● Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo văn bản về những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
● Soát xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp.
+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
● Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ỏnh vấn đề, sự việc một cỏch rừ ràng; giỳp cho việc theo dừi, giải quyết cụng việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện.
● Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ỏnh được diễn biến của sự việc hay quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc trong thực tế.
Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nên đưa phim, ảnh vào bì;
băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ hoặc nếu để riêng thì phải có chỉ dẫn.
+ Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục.
+ Biên mục hồ sơ
Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
● Đánh số tờ:
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
● Viết mục lục văn bản:
Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ.
● Viết chứng từ kết thúc:
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ. Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
● Viết bìa hồ sơ:
Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
Chữ viết trờn bỡa phải rừ ràng, sạch, đẹp và đỳng chớnh tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc và biờn mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dừi, giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
PHẦN II:
NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG
TẠI PHềNG NỘI VỤ - UBND THỊ XÃ HỒNG LĨNH
I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG