II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN
1. Công tác thu thập và xử lý thông tin cho lãnh đạo cơ quan
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự tuyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.
Vì vậy, thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng được ví như là mạch máu hoạt động có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó.
1.1. Yêu cầu tổ chức thu thập và xử lý thông tin của cơ quan.
Thông tin phải phù hợp với yêu cầu của cơ quan đặt ra: Từ các nguồn dữ liệu và các hình thức khác nhau thông tin truyền vào cơ quan rất phong phú, và phức tạp. Do đó, người tiếp nhận thông tin cần phải xử lý ngay từ khi thu thập rồi phân loại thông tin theo các kênh tổng hợp, xác định được những thông tin nào phù hợp với yêu cầu đặt ra của cơ quan, phục vụ cho công tác quản lý cơ quan nói chung, của các phòng, ban chức năng nói riêng.
Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất: Tùy theo mục đích sử dụng mà văn phòng khi tiếp nhận thông tin phải sắp xếp thông tin thành từng khối, từng tệp dữ liệu. Việc sắp xếp này nhằm mục đích tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm thông tin và phục vụ kịp thời cho nhu cầu cung cấp thông tin cho lãnh đạo. đồng thời có tác dụng kiểm tra, kiểm soát được thông tin nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch.
Thông tin phải đảm bảo chất lượng:
- Tính chính xác: Thông tin là cơ sở để ban lãnh đạo cơ quan phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan sao cho nó hiệu quả nhất, do đó phải đảm bảo tính chính xác của thông tin. Nếu người thư ký cung cấp thông tin bị sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác dẫn đến việc ra quyết định có sai lệch, kéo theo đó là hậu quả xấu xảy ra.
- Tính đầy đủ: Thông tin có đầy đủ thì mới mô tả được trọn vẹn về sự vật, hiện tượng quá trình. Người thư ký cũng cấp thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý, cấp trên nhận biết sai lệch về hiện tượng, sự vật, kết quả phân tích không chính xác.
- Tính kịp thời: Nếu thông tin không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định của ban lãnh đạo.
- Tính hệ thống và tổng hợp: Khi thông tin truyền vào không chỉ đòi hỏi đầy đủ về lượng mà còn phải xây dựng, sắp xếp thông tin theo hệ thống có logic. Qua đó, khi cũng cấp thông tin cho ban lãnh đạo có hệ thống, mang tính tổng hợp sẽ giúp cho các chuyên viên, tổ chức tiết kiệm được thời gian chi phí.
- Tính đơn giản, dễ hiểu: Để tránh hiểu sai, hiểu lầm dẫn đến kết luận sai, làm sai thỡ người thư ký cũng cấp thụng tin càng đơn giản dễ hiểu, càng rừ ràng, mạch lạc bao nhiêu thì người tiếp nhận thông tin đó càng dễ nhớ, dễ thực hiện bấy nhiêu.
Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật của cơ quan: Những tài liệu thuộc nội bộ cơ quan, những tài liệu theo quy định của nhà nước, thì thư ký phải đảm bảo bí mật, tránh trường hợp những thông tin đó thất thoát ra ngoài sẽ gây những hậu quả xấu.
- Thông tin phải đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm: Bởi vì thông tin được triển khai từ những nguồn dữ liệu khác nhau, với các trữ lượng khác nhau nên khi khai thác cần biết được khai thác đến mức như thế nào là đảm bảo về số lượng, chất lượng cũng như thời hạn của thông tin. Việc khai thác đủ, đúng thông tin vừa tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí lại vừa đảm bảo tính kịp thời, khoa học, đồng thời tránh được tình trạng rối loạn, gây nhiễu thồng tin cho cơ quan.
1.2. Quy trình tổ chức thực hiện công tác thông tin tại cơ quan.
Bước 1: Thu thập thông tin
Đây là giai đoạn đầu tiên quá trình tổ chức thông tin của người thư ký, thư ký là nhân vật trung gian của quá trình thu thập thông tin. Sau khi đã chọn lọc được thông tin thư ký phải phân tích xử lý đánh giá sắp xếp thông tin theo trật tự tính thuận tiện trong việc khai thác và sử dụng thông tin.
Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin
Đây là gai đoạn, kiểm tra, đánh giá, phân loại và xác định giá trị của thông tin sau khi thu thập. Đây chính là giai đoạn tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý.
Thực tế cho thấy mỗi cá nhân đều có xu hướng muốn lựa chọn những thông tin phù hợp với nhận thức, niềm tin và có lợi cho bản thân. Do đó trong quá trình xử lý thông tin vấn đề đặt ra là pahir xây dựng được hệ thống các tiêu chuẩn xác định gái trị của khách quan của thông tin thay vì để cho cảm xúc cá nhân chi phối.
Cùng với việc đảm bảo xác định giá trị chân thực của thông tin Thư ký cũng phải
đặt những thông tin đã được xử lý trong mối quan hệ với mục đích và nhu cầu cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Như vậy có thể thấy thư ký là nhân vật trung tâm của quá trình thu thập và xử lý thông tin, quá trình này luôn gắn với một chủ thể cụ thể là thư ký. Để thực hiện quá trình này thư ký cần phải đáp ứng được một số yêu cầu nhất định về trình độ chuyên môn, khả năng tư duy khoa học, khả năng khái quát, khả năng lập luận.
Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin
Các thông tin sau khi được phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu ra cần truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng, ban, đối tượng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt như: Văn bản, cuộc họp, hội nghị, phổ biến qua điện thoại hoặc trực tiếp.
Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các phòng, ban, đơn vị. Do đó, giảm bớt được thời gian và chi phí trong quá trình chuyển phát thông tin.
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin
Vì thông tin không phải được sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải được lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy, thông tin phải được bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản thông tin. Có các phương pháp bảo quản như:
- Qua hệ thống máy tính điện tử của cơ quan.
- Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng.
1.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác thông tin của cơ quan.
1.3.1. Ưu điểm:
Văn phòng UBND thực hiện một cách chuyên nghiệp công tác thu thập và xử lý thông tin theo quy trình trên đã giúp cho thông tin của văn phòng, UBND Thị xã Hồng Lĩnh luôn được cập nhật thường xuyên, cung cấp và xử lý thông tin, kịp thời, để từ đó có những định hướng phát triển hoạt động đúng, giúp ban lãnh đạo cơ quan nhanh chóng ra quyết định chính xác.
Quy trình thực hiện trên được thư ký văn phòng và cán bộ văn thư tuân thủ nghiêm chỉnh theo yêu cầu về cũng cấp, sử dụng thông tin đối với từng phòng, ban chuyên môn và cá nhân có trách nhiệm.
Các thông tin được thu thập từ các kênh, dưới mọi hình thức đã được chọn lọc theo yêu cầu, mục tiêu của cơ quan tránh tình trạng thừa hay thiếu thông tin, thông tin không phù hợp.
Thường xuyên có thông tin phản hồi, những kiến nghị đề xuất từ nội bộ cơ quan, từ cấp trên đều được xem xét cụ thể, chi tiết, chính xác để trình lên Chủ tịch UBND thị xã xem xét, có hướng giải quyết kịp thời.
1.3.2. Hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đạt được song công tác thông tin của văn phòng vẫn còn có hạn chế trong quá trình thực hiện. Chủ yếu là do hệ thống mạng Internet nội bộ, điện thoại nội bộ do trục trặc phải lỗi kỹ thuật nên nhiều khi thông tin từ phía cấp trên, đối tác, các phòng ban không thực hiện được. Có khi có những tình huống xảy ra ngoài dự định cần phải xin ý kiến lãnh đạo giải quyết mà gặp phải những lúc như vậy làm ảnh hưởng tới hiệu quả công tác thông tin và phải mất thêm thời gian để thực hiện.