Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ SEN

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen 2 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 4 1.Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 4 2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo 6 III. Tình hình hoạt động công tác của Người Thư ký văn phòng tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen 10 1. Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 10 1.1. Đối với công việc tiếp khách, đãi khách 10 1.2. Đối với hoạt động Đãi khách 10 1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học 11 1.4 Tổ chức hội họp 11 1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 12 2. Khảo sát vềcông tác văn thư 12 2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 12 2.2 Tổng số văn bản đi đến trong một năm 12 2.3 Cách thức quản lý văn bản đi đến 12 2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 13 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 14 CHƯƠNG I: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 14 I. Quy trình tiếp khách 14 1, Đón khách 14 2. Giải quyết công việc cho khách 15 3. Kết thúc quá trình giao tiếp. 16 II. Đãi khách 16 1. Lựa chọn các hình thức đãi khách. 16 2. Chuẩn bị đãi khách 16 CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 19 I. Khái niệm 19 1. Vai trò 19 2. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ 19 CHƯƠNG III. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 22 I. Nhiệm vụ của Thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức hội nghị 22 1. Lập kế hoạch hội nghị 22 II. Chuẩn bị Hội nghị 23 1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị 23 2. Lập danh sách đại biểu và Soạn thảo giấy mời 24 3. Chuẩn bị địa điểm hội họp 25 4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 25 III. Tiến hành hội nghị 26 1. Đón đại biểu 26 2. Điểm danh đại biểu 26 3. Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 26 4. Ghi biên bản hội nghị 26 IV. Những công việc Thư ký phải làm sau hội nghị 27 CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 28 I. Mục đích, ý nghĩa 28 II. Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo (trước chuyến đi) 28 1. Lập kế hoạch 28 2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 29 2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác 29 2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 29 2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 30 2.4 Chuẩn bị về phương tiện giao thông. 30 2.5 Chuẩn bị giấy tờ 30 2.6 Chuẩn bị kinh phí và các yếu tố khác 30 III. Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác 31 1. Tổ chức họp bàn giao công việc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên quan từ đó xác định: 31 2. Trên cơ sở kết quả của cuộc họp bàn giao trong thời gian lãnh đạo đi công tác thư ký có các nhiệm vụ sau: 31 IV. Vai trò của Thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo 31 CHƯƠNG V: MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 33 I. Mục đích, ý nghĩa 33 II. Tổ chức phòng làm việc của Giám đốc và phòng Hành chính 33 1. Sơ đồ phòng làm việc của Giám đốc 33 2. Phòng làm việc của Phòng Hành chính – Nhân sự 36 CHƯƠNG VI: TÌM HIỂU VỂ KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 38 1. Kỹ năng lắng nghe 38 2. Kỹ năng nói 39 3. Kỹ năng đọc 40 4. Kỹ năng viết 41 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 I. Ưu điểm, hạn chế và giải pháp trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen 43 1. Quy trình tiếp khách, đãi khách 43 2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ 45 3. Công tác tổ chức hội họp 46 4. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 48 5.Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 51 LỜI CÁM ƠN 54

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 2

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen 2

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 4

1.Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 4

2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo 6

III Tình hình hoạt động công tác của Người Thư ký văn phòng tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen 10

1 Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 10

1.1 Đối với công việc tiếp khách, đãi khách 10

1.2 Đối với hoạt động Đãi khách 10

1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 11

1.4 Tổ chức hội họp 11

1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 12

2 Khảo sát vềcông tác văn thư 12

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 12

2.2 Tổng số văn bản đi đến trong một năm 12

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi đến 12

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 13

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 14

CHƯƠNG I: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 14

I Quy trình tiếp khách 14

1, Đón khách 14

2 Giải quyết công việc cho khách 15

3 Kết thúc quá trình giao tiếp 16

II Đãi khách 16

1 Lựa chọn các hình thức đãi khách 16

2 Chuẩn bị đãi khách 16

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 19

I Khái niệm 19

1 Vai trò 19

2 Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ 19

CHƯƠNG III TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 22

I Nhiệm vụ của Thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức hội nghị 22

1 Lập kế hoạch hội nghị 22

II Chuẩn bị Hội nghị 23

1 Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị 23

2 Lập danh sách đại biểu và Soạn thảo giấy mời 24

3 Chuẩn bị địa điểm hội họp 25

4 Chuẩn bị thời gian hội nghị 25

III Tiến hành hội nghị 26

1 Đón đại biểu 26

2 Điểm danh đại biểu 26

3 Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 26

4 Ghi biên bản hội nghị 26

IV Những công việc Thư ký phải làm sau hội nghị 27

CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 28

I Mục đích, ý nghĩa 28

II Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo (trước

chuyến đi) 28

1 Lập kế hoạch 28

2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 29

2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác 29

2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 29

2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 30

2.4 Chuẩn bị về phương tiện giao thông 30

2.5 Chuẩn bị giấy tờ 30

2.6 Chuẩn bị kinh phí và các yếu tố khác 30

III Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác31 1 Tổ chức họp bàn giao công việc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên quan từ đó xác định: 31

2 Trên cơ sở kết quả của cuộc họp bàn giao trong thời gian lãnh đạo đi công tác thư ký có các nhiệm vụ sau: 31

IV Vai trò của Thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo 31

CHƯƠNG V: MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN 33

I Mục đích, ý nghĩa 33

II Tổ chức phòng làm việc của Giám đốc và phòng Hành chính 33

1 Sơ đồ phòng làm việc của Giám đốc 33

2 Phòng làm việc của Phòng Hành chính – Nhân sự 36

CHƯƠNG VI: TÌM HIỂU VỂ KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 38

1 Kỹ năng lắng nghe 38

2 Kỹ năng nói 39

3 Kỹ năng đọc 40

4 Kỹ năng viết 41

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43

I Ưu điểm, hạn chế và giải pháp trong công tác văn phòng tại Công ty

TNHH thương mại và dịch vụ Sen 43

1 Quy trình tiếp khách, đãi khách 43

2 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ 45

3 Công tác tổ chức hội họp 46

4 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 48

5.Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 51

LỜI CÁM ƠN 54

em để chúng em được thực hành công tác văn phòng tốt nhất bằng cách tổ chức các buổi kiến tập, thực tập cho sinh viên được trao dồi thêm kiến thức, kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cũng như sự cọ sát ngoài thực tế, nâng cao khả năng, kinh nghiệm của bản thân, việc này rất có ích cho sinh viên khi ra trường.

Trong thời gian thực tập tạiCông ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen,

em đã được các anh, chị ở đây chỉ bảo và học hỏi được rất nhiều điều Em nhận thấy rằng các công tác văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hình thành, hoạt động, tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan,tổ chức hoạt động trong bất cứ lĩnh vực ngành nghề nào, giúp cho lãnh đạo cũng như cơ quan tiến hành các hoạt động quản lý một cách hiệu quả nhất Vì vậy,em đã viết đề tài “

Nghiệp vụ Thư ký văn phòng tại Công tyTNHH thương mại và dịch vụ Sen”

để làm chuyên đề tốt nghiệp Qua đó khẳng định tầm quan trọng cũng như tiềm năng của nghề mang lại, là niềm tin giúp em chọn đề tài này.Và đó cũng là những kiến thức em được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ cũng như học hỏi được qua đợt thực tập tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen hay còn gọi là Nhà hàng Sen Tây hồ.

Chuyên đề thực tập của em bao gồm 03 phần cụ thể như sau:

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen

 Sự hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen khởi nghiệp tại thủ đô Hà Nội

từ năm 1995 với 2 nhà hàng gần trung tâm thành phố là Nam Thành (86 NguyễnDu) và Minh Anh (65 Tô Hiến Thành) Qua thời gian, những người đầu tiênkhởi nghiệp nhà hàng luôn muốn phát triển chuỗi nhà hàng mang phong cách

Ẩm thực truyền thống Việt Nam tại Hà Nội và đem đến những trải nghiệm độcđáo, tinh tế trong văn hóa Ẩm thực Việt Nam nói chung và văn hóa Ẩm thực HàNội nói riêng.Tiếp nối thành công đó, Công ty TNHH thương mại và dịch vụSen hay còn gọi là Nhà hàng Sen - Tây hồ đã được mở cửa phục vụ khách hàng

từ năm 2003 Nhà hàng Sen - Tây hồ là một trong những nhà hàng thuộc hệthống Nhà hàng Sen Nhà hàng là một địa điểm mới, có không gian rộng, đadạng, được tiết kế rất tinh tế và sang trọng trên địa thế đắc đạo, thơ mộng củathắng cảnh Tây hồ và đến nay, nhà hàng Sen – Tây hồ đã trở thành trung tâm

văn hóa ẩm thực đặc trưng của khu vực Hồ Tây Đúng là tiếng thơm bay xa,Nhà hàng Sen – Tây hồ ngày càng thu hút sự chú ý của không chỉ người dân Hàthành mà còn cả du khách thập phương.

 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen hay còn gọi là Nhà hàng Sen - Tây hồ chủ yếu kinh doanh về lĩnh vực Ẩm thực

 Cơ cấu tổ chức quản lý

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Bộ máy quản lý Công ty gồm:

Bộ phận:

Hành chính

- Nhân sự

Bộ phận: Kế toán

Nhân viên

Hội đồng quản trị

b Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Bộ phận Kế toán: có trách nhiệm giải quyết các chứng từ, hóa đơn rồi

báo cáo lại với cấp trên về tình hình kinh doanh của nhà hàng

- Bộ phận Marketing: Tổng hợp tiệc, chăm sóc, tư vấn, lên ý tưởng và

trang trí buổi tiệc cho khách hàng

- Bộ phận Hành chính – Nhân sự:làm công tác tham mưu cho Giám

đốc Công ty về tổ chức lao động, quy hoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động, thoả ước Lao động tập thể, và các quy chế khác trong nội bộ Công ty

- Bộ phận Tài chính: Giải quyết các công việc, công tác tài chính, kế

toán tài vụ, kiểm toán nội bộ, quản lý tài sản, kiểm tra các chi phí hoát động của công ty

- Bộ phận kinh doanh: là phòng trực tiếp chịu trách nhiệm giao tiếp và

chăm sóc khách hàng, tiếp điện thoại và giới thiệu về nhà hàng

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự

1.Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng

a Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

 Chức năng:

Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác: Tổ chức lao động, quyhoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động, thoả ước Lao động tập thể, và các quychế khác trong nội bộ Công ty

 Nhiệm vụ:

Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh của Công ty, đề xuất trình Giám đốcxét duyệt về công tác sắp xếp, bố trí tổ chức lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệmcán bộ, sử dụng cán bộ (theo phân cấp), lập kế hoạch bảo hộ lao động đảm bảokịp thời, có chất lượng

Trực tiếp tham mưu cho Giám đốc công ty về thực hiện giải quyết các chế

độ chính sách có liên quan đến người lao động, chế độ Bảo hiểm Xã hội (ốmđau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức, tử tuất), chế

độ bảo hộ lao động, chế độ nâng lương, nâng bậc hằng năm, khen thưởng, kỷluật đảm bảo kịp thời, đúng chế độ chính sách Nhà nước quy định

Trực tiếp quản lý hồ sơ lí lịch Cán bộ Công nhân viên (theo phân cấp), sổBảo hiểm Xã hội của Cán bộ Công nhân viên – Lao động thuộc danh sách công

ty quản lý đảm bảo đúng nguyên tắc quy định

Hướng dẫn, kiểm tra công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòngchống cháy nổ, tại các đơn vị, công trình và đề nghị xử lý các trường hợp viphạm

Thực hiện tốt công tác ytế, vệ sinh môi trường, phòng chống bệnh dịch,chăm sóc sức khoè và quản lý, theo dõi hố sơ sức khoẻ của từng Cán bộ côngnhân viên – lao động trong Công ty

 Quyền hạn:

Trực tiếp quản lý các con dấu, photo tài liệu phục vụ sản xuất, lưu trữ,tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ, gửi đến các phòng ban và chuyển kịp thờiđến nơi đảm bảo bí mật và đúng nguyên tắc

Theo dõi, quản lý quỹ nhà đất, quản lý các khu dân cư, quản lý nhân khẩu,quản lý và sử dụng điện năng trong phạm vi Công ty

Theo dõi, quản lý việc sử dụng tài sản của công ty : Ôtô con, đồ dùng,dụng cụ, thiết bị văn phòng

Thực hiện công tác thi đua tuyên truyền, phục vụ các hội nghị, Đại hội của Công

ty, những ngày nghỉ lễ, kỷ niệm của đất nước

Công tác bảo vệ, quân sự, thanh tra pháp chế, phòng chống cháy nổ trong phạm vi toànCông ty.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao phó

b Cơ cấu tổ chức

 Trưởng phòng : 01 người

 Thư ký : 01 người

 Chuyên viên, cán sự : 03 người.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng.

2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

Bộ phận: Phòng Hành chính – Nhân sự

Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

Mã công việc: COS

 Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật

tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

 Tham mưu đề xuất cho Ban lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vựcHành chính

 Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác tổ chức hành chính – nhân sựcủa công ty

 Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác tổ chức hành chính – nhân sự

2 Quyền hạn

 Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính – Nhân sự

Trưởng phòng

Chuyên viên cán sự ( 03người)

Thư ký

 Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong phòng.

 Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

 Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trongphòng

 Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộphận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành

 Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty

 Thừa uỷ nhiệm của Ban lãnh đạo truyền đạt những chủ trương, chỉ thịcủa Ban lãnh đạo, nhà nước để công nhân viên am hiểu và thực hiện

 Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữliệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban lãnh đạo giao

 Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc

có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc củangười lao động

 Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban lãnh đạo uỷ quyền

 Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hành chính.– Nhân sự

 Thừa ủy nhiệm của Ban lãnh đạo truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các

bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dungchỉ đạo, chỉ thị Ban lãnh đạo

3 Báo cáo và uỷ quyền:

 Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính – nhân sự theonhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo cáctrường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao

 Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thựchiện

4 Tiêu chuẩn:

4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn:

 Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên

 Vi tính văn phòng tương đương B trở lên

4.2 Kỹ năng:

 Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

 Kỹ năng lập kế hoạch

 Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

 Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

 Kỹ năng giao tiếp tốt

4.3 Kinh nghiệm:

 Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính

4.4 Phẩm chất cá nhân:

 Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

 Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

 Sáng tạo trong công việc

* Đối với các Chuyên viên, cán bộ

Vị trí : Chuyên viên, cán bộ văn phòng

Kí hiệu : AO

 Nhân viên hành chính (AO) là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạtđộng của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự

án được thực hiện hiệu quả;

 AO báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công việc;

 AO có các nhiệm vụ chính gồm (i) công tác văn thư; (ii) công tác lễtân; (iii) công tác hỗ trợ dự án;(iv) các công việc hành chính khác

1 Trách nhiệm công việc

1.1 Công tác văn thư

 Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyềngiải quyết;

 Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

 Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệuliên quan;

 Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, vềsớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);

 Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;

 Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;

 Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;

1.2 Công tác lễ tân

 Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;

 Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;

 Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;

 Tổ chức thực hiện các hội nghị,hội họp của Công ty;

1.3Các công việc hành chính khác

 Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vémáy bay…);

 Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;

 Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;

 Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;

2 Các tiêu chuẩn cần thiết

 Có trình độ từ cao đẳng trở lên;

 Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người;

 Phong cách làm việc trung thưc, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từngcông việc;

 Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức

ép cao;

 Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh (trình độ B);

Nghiên cứu,dự thảo văn bản đi

 Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản

 Đóng dấu

 Duyệt, ký

 Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi

 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

III Tình hình hoạt động công tác của Người Thư ký văn phòng tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen

1 Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng

1.1 Đối với công việc tiếp khách, đãi khách

 Cung cấp thông tin về vị khách: Họ là ai? Đến từ đâu? Mục đích mà họtới

 Thông tin về cách thức tiếp

 Thông tin về lịch hẹn

 Thông tin về việc giải quyết vấn đề

 Giảm bớt các khâu không cần thiết và thời gian cho lãnh đạo tập trungvào các công việc chính

 Phân tích, chắt lọc các thông tin chính, cần thiết về đối tượng giao tiếp

Ví dụ:

Vị khách A đến Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen đểxem xét vàđặt tiệc “kỷ niệm ngày thành lập công ty” Họ đến để chắc chắn về những thôngtin họ đã được nhận Nhiệm vụ của gười thư ký là cung cấp những thông tin cầnthiết cho lãnh đạo: Thông tin về vị khách A, thông tin về mục đích, yêu cầu từphía bên A đối với công ty Sau khi chuẩn bị các thông tin cần thiết thư ký cầnghi lại biên bản công việc (nếu cần thiết) và xây dựng lịch hẹn cho lãnh đạo

1.2 Đối với hoạt động Đãi khách

 Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách

 Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức

 Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi

 Cung cấp thông tin xã hội có khả năgn chi phối hoặc góp phần thành

công đến hoạt động đãi khách

Ví dụ:

Ngày 28/04 tới, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen có tổ chứctiệc chiêu đãi toàn thể các lãnh đạo, công viên chức tại công ty nhằm Tổng kết,đánh giá việc thực hiện các hoạt động trong công ty trong quý II Người thư ký

sẽ phải chuẩn bị các thông tin cho người lãnh đạo: Thông tin về mục đích tổchức tiệc chiêu đãi, thông tin về cách thức tổ chức tiệc, thông tin về những thànhviên tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức tiệc và thông tin về kế hoạch tổ chứcbữa tiệc

1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học

 Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức phòng làm việc khoahọc

 Cung cấp thông tin về các vật dụng, máy móc có trong phòng

 Cung cấp thông tin về cách bố trí, tổ chức, sắp xếp các vật dụng, máymóc thiết bị trong phòng khoa học và hợp lý

 Cung cấp những thông tin vế các vật dụng, đồ dùng, máy móc, thiết bị(nếu thiếu hoặc cần thay mới)

Ví dụ:

Trong phòng làm việc của người lãnh đạo không thể thiếu được máy tính,máy fax, điện thoại, để phục vụ cho hoạt động tiến hành công việc được hiệuquả và năng suất Thư ký cần thu thập và cung cấp những thông tin hữu ích vềcách sắp xếp chúng: máy tính để sang phía tay phải của lãnh đạo, tai trái để điệnthoại, khoảng trống giữa bàn dùng để các tài liệu, máy photo (fax) nên để gầnnơi lãnh đạo làm việc để tiện cho hoạt động công việc

1.4 Tổ chức hội họp

 Cung cấp thông tin về mục đích cuộc họp

 Cung cấp thông tin về nội dung cuộc họp: các công việc diễn ra khi họp

 Cung cấp thông tin liên quan: thời gian họp, địa điểm họp, cách thức tổchức cuộc họp

 Cung cấp thông tin về các thành phần tham gia cuộc họp

Ví dụ:

Để chuẩn bị cho cuộc Tổng kết công tác thường kỳ năm 2015 trong tuầntới Thư ký cần chuẩn bị những thông tin liên quan cho lãnh đạo: Mục đíchhọp, thời gian, địa điểm họp, nội dung các chương trình họp, cách thức họp,thành phần tham gia họp nhằm nâng cao hiệu quả cuộc họp cũng như giúp ngườilãnh đạo có thế nắm được các vấn đề thông tin liên quan góp phần thành côngcho cuộc họp

1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

 Cung cấp thông tin về mục đích, nội dung của chuyến đi

 Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác

 Cung cấp thông tin về thành phần tham gia chuyến đi công tác

 Cung cấp thông tin liên quan: Thời gian, địa điểm, phương tiện đi lại,chỗ ăn ngủ nghỉ, kinh phí và các giấy tờ có liên quan tới chuyến đi

Ví dụ:

Lãnh đạo công ty đi công tác Sài Gòn vào tuần tới, thư ký cần phải chuẩn

bị, thu thập các thông tin đến chuyến đi: Xác định mục đích, thời gian, địa điểm,thành phần đi, phương tiện, kinh phí, giấy tờ liên quan đến chuyến đi để đảmbảo cho chuyến đi diễn ra thành công và hiệu quả

2 Khảo sát vềcông tác văn thư

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng

- Có 2 năm kinh nghiệm trở lên

- Trình độ văn hoá từ hệ cao đẳng trở lên

2.2 Tổng số văn bản đi đến trong một năm

 Số văn bản đến của Công ty khoảng >= 500 văn bản/năm

 Số văn bản đi của Công ty khoảng < =650 văn bản/năm

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi đến

A Đối với văn bản đến

 Bước 1 : Tiếp nhận, kiểm tra văn bản

 Bước 2 : Phân loại, bóc bì văn bản.

 Bước 3 : Đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến

 Bước 4 : Đăng ký văn bản đến và sao

 Bước 5 : Trình và sao văn bản đến

 Bước 6 : Chuyển giao văn bản đến

 Bước 7 : Giải quyết văn bản đến và theo dõi việc giải quyết văn bản

- Sau khi tiến hành các thủ tục như trên ta sẽ quản lý văn bản đến bằngcách lập hồ sơ, những văn bản nào có cùng một vấn đề ta đưa vào lập hồ sơ côngviệc đến, và những văn bản khác ta đưa vào lập hồ sơ “ Sổ quản lý văn bản đến”.Rồi sau đó bảo quản bằng cách đưa các văn bản vào các cặp, hộp, sếp ngay ngắnvào tủ hoặc giá đựng hồ sơ

B Đối với văn bản đi

 Bước 1 : Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày

 Bước 2 : Ghi số ngày tháng văn bản và nhân bản

 Bước 3 : Đóng dấu văn bản

 Bước 4 : Đăng ký văn bản

 Bước 5 : Làm thủ tục chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phátvăn bản

 Bước 6 : Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu

 Sau khi ban hành văn bản đi, cán bộ văn thư họ sẽ lập danh sách cácvăn bản đi theo thứ tự nhất định, sau đó các đưa các danh sách đó vào cặp, hộpđựng và ghi rõ tên “ Sổ quản lý văn bản đi” đưa lên giá để bảo quản và phục vụcho mục đích khai thác, sử dụng thông tin

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành

 Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữđược đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việcgiải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cầnnhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhânviên trong cơ quan công ty đối với việc lập hồ sơ

 Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị

và công việc của từng cán bộ nhân viên

 Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan

PHẦN II:

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SENCHƯƠNG I: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH

TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Tiếp khách – Đãi khách là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan nói chung và tại Công ty nói riêng, không chỉ mang lại hình ảnh tốt đẹp cho công ty mà còn hơn thế nữa, đó là những mối quan hệ, hợp tác lâu dài đối với các bên và một phần thể hiện qua hình ảnh người thư ký - bộ mặt của cơquan, tổ chức

I Quy trình tiếp khách

Tiếp khách là một nội dung quan trọng trong hoạt động công tác vănphòng nhằm xây dựng những thiện cảm đầu tiên của khách đối với công ty, thểhiện sự đón tiếp nộng nhiệt, thoả mãn nhu cầu giao tiếp và mang lại những tiềmnăng quan hệ lâu dài giữa các bên Và đối với hoạt động Tiếp khách trong vănphòng, tất cả đều theo một quy trình để đảm bảo hoạt động diễn ra được thuậnlợi và hiệu quả Điều đó giúp ta khẳng định rằng tiếp khách là một hoạt độngkhông thể thiếu trong bất kì cơ quan nào

thường có những câu mời: Xin mời vào, mời vào, vào đi ạ

 Trong trường hợp người thư ký đang bận ( nói chuyện điện thoại ) thì

có thể dùng các cử chỉ phi ngôn ngữ: đứng dậy và chỉ tay mời khách ngồi và đợitrong giây lát

 Niềm nở tự động chào hỏi, mời khách ngồi sau đó tự giới thiệu vềmình, để cuộc giao tiếp diễn ra được hiệu quả hơn nhân viên thể hiện sự quantâm của mình bằng cách mời khách dùng nước để họ thấy thoải mái hơn

 Tìm hiểu mục đích đến công ty của khách xem họ đến gặp ai? Côngviệc gì? Và trong trường hợp khách không chủ động cho biết lí do hoặc cố tìnhkhông nhắc đến mục đích viếng thăm, người lễ tân cần hết sức tế nhị, khôn ngoan,kiên nhẫn tìm hiểu điều đó Nếu cần thiết, phải làm cho khách hiểu đây là nguyêntắc làm việc nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hiện với sự kiên quyết và

nụ cười trên môi

 Đối với khách không có lịch hẹn, hoặc Trưởng phòng chưa có mặt ởphòng để có thể giải quyết công việc cho khách thì trước tiên, thư ký nên mờikhách ngồi đợi bằng cách đưa báo hay tài liệu có liên quan mà khách muốn quantâm trong thời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến giải quyết của cấp trên, cá nhân cóchức năng giải quyết

2 Giải quyết công việc cho khách

 Sau khi đón khách và tìm hiểu qua mục đích, lí do đến thư ký nhanhchóng chủ động hướng dẫn thông qua các quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng

để giải quyết công việc cho khách nhưng vẫn phải đảm bảo tạo ra môi trườnggiao tiếp thoải mái cho khách không nên quá căng thẳng, gò bó, hay tỏ ra bấthợp tác khi khách nhờ hướng dẫn công việc Điều này gây mất thiện cảm màkhách dành cho mình cũng như công ty mình vậy

 Thể hiện sự quan tâm, nhiệt tình hướng dẫn, chỉ dẫn một cách chi tiết

về các quy trình, thủ tục giải quyết công việc và yêu cầu, đề nghị khách thựchiện đúng theo quy trình để công việc diễn ra một cách trình tự và khoa học

 Luôn cố gắng thực hiện quy trình làm việc: tập trung làm việc dựa trên

khả năng của mình và không phân tán tư tưởng trong khi giải quyết công việccho khách.

 Trao đổi và luôn luôn kiểm tra lại thông tin với khách để từ đó tìm rađược khó khăn cũng như thuận lợi khi giải quyết công việc để có thể cùng khách

hỗ trợ tìm ra giải pháp một cách hiệu quả nhất

 Xây dựng lịch hẹn gặp

3 Kết thúc quá trình giao tiếp.

 Phải để cho khách cảm thấy được thoả mãn khi giao tiếp, sự nhiệt tìnhtrong khi giải quyết công việc cho khách

 Để thể hiện sự quan tâm cũng như sự chắc chắc trong khi giải quyếtcông việc cho khách, ta tiến hành kiểm tra lại các thông tin thông qua các câuhỏi một cách chuẩn xác nhất và ghi lại biên bản công việc

 Trước khi khách ra về thư ký nhắc khách về trách nhiệm trước khi ra về

và hỏi lại xem khách có còn công việc gì không? Hay còn điều gì thắc mắc nữakhông?

 Khi khách ra về, thư ký đón tiếp phải tỏ ra lịch sự, chu đáo, vui vẻ Nếucông việc vẫ chưa hoàn tất thì thư ký phải có trách nhiệm hứa, thông báo vớikhách về thời hạn giải quyết công việc

II Đãi khách

 Đãi khách là hình thức ngoại giao phổ biến trong hoạt động của các cơquan, nhằm thiết lập mối quan hệ, thể hiện tình cảm của cơ quan đối vớikhách,thoả mãn nhu cầu của khách một cách tinh tế và lịch sự Để hoạt động đãikhách được thành công đòi hỏi người Thư ký lên kế hoạch tổ chức tuân theo mộtquy trình nhất định từ khâu lựa chọn các hình thức đãi khách, chuẩn bị đãikhách làm sao cho phù hợp với mục đích tổ chức tiệc của lãnh đạo và quantrọng hơn nó còn là sự đánh giá của mọi người về công ty mình

1 Lựa chọn các hình thức đãi khách.

Có rất nhiều hình thức đãi khách tuỳ vào mục đích, nội dung của buổi tiệc

để có thể lựa chọn: Giải khát, tiệc và chiêu đãi

Có thể nói đây là những bước quan trọng nhất và cũng gây nhiều khókhăn nhất trong khi xác định danh sách mời: mời ai? mời những người như thếnào mới đúng để đảm bảo tinh lịch sự cũng như không gây sự rạn nứt trong cácmối quan hệ.

Đầu tiên, thư ký nên căn cứ vào những thông tin cụ thể như: Mục đích, ýnghĩa của việc tổ chức, các nghi thức buộc phải thực hiện, vị trí của khách trongmối quan hệ với cơ quan và các điều kiện vật chất cho phép thực hiện

Cần xác định tổng số khách và lập danh sách khách mời, điều này đòi hỏithư ký phải dựa trên nguyên tắc khách quan để hoạt động đãi khách được diễn rathành công

Khi lập danh sách khách mời cần chú ý: lập danh sách theo đơn vị, trong

đó ghi rõ các thông tin về khách mời và cấn sắp xếp theo bảng chữ cái:

Đơn vị: Công ty

1 Nguyễn Quốc Hưng GĐ Cty thực

b Chuẩn bị giấy mời

Tuỳ vào từng vị trí, chức vụ của khách được mời mà thư ký nên chuẩn bịcác loại giấy mời: Giấy mời đặc biệt, Thư mời, hoặc công văn mời

Giấy mời đặc biệt: Dùng để mời những vị khách quan trọng đối với công

ty, giấy được in trên chất lượng giấy đặc biệt và không theo một mẫu nào nhấtđịnh

Công văn mời: Dùng để mời những vị khách có quan hệ, và có tầm quantrọng nhất định (khách cấp trên, mời từng vị khách)

Yêu cầu đối với giấy mời:

 Đúng thể thức và đảm bảo được những yếu tố sau:

 Tên cơ quan, đơn vị, hoặc người đứng ra mời.

 Họ tên, chức vụ của người được mời

 Lí do được mời

 Thời gian và địa điểm

 Một số chú ý

c Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm diễn ra tiệc đãi khách: thể hiện quyền lực, vị thế của cơ quan và

để chọn được địa điểm phù hợp ta cần chú ý:

 Căn cứ vào số lượng khách mời

 Căn cứ vào nội dung, mục đích tổ chức tiệc

 Căn cứ vào hình thức dự tiệc ( tiệc đứng, tiệc mặn, tiệc ngọt)

 Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan

 Căn cứ vào chức vụ đại biểu

 Các nghi thức buộc phải thực hiện

Lưu ý: Vì công ty kinh doanh về nhà hàng nên có thể tận dụng tổ chứctiệc đãi khách luôn cũng rất thuận tiện Đây cũng là cách để quảng bá hình ảnhcủa nhà hàng với khách hàng

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN

I Khái niệm

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất địnhnhư sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng

1 Vai trò

Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làmviệc khoa học nói chung, và của các công ty nói riêng Tính khoa học thể hiện ởchỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6tháng, quý, tháng

Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tácgiúp cho việc triển khai được thuận lợi, là yếu tố quyết định đến hiệu quả côngviệc của thủ trưởng nói riêng và của cơ quan nói chung

 Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo công ty có thểđiều hành hoạt động được thống nhất Tránh chồng chéo, giảm bớt những thiếusót và sơ suất trong hoạt động quản lý, và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo

Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác củacông ty chủ động công việc Biết làm việc gì trước, việc gì sau Trong đó ưu tiêncho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian

Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ củaCông ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen

2 Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ

Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ một số yêu cầu:

+ Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng

+ Thống nhất về ngôn ngữ;

+ Thống nhất về mục tiêu;

 Các nội dung phải bám sát và thể hiện đúng đinh hướng của Công tytrong thời điểm xây dựng chương trình công tác.

 Các công việc khi đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếplogíc và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăncho Thủ trưởng Đối với những công việc lớn Thư ký phải xác định được quy

mô và tính chất của công việc

 Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, cho Thủ trưởng phải phù hợp với khảnăng chuẩn bị và thời gian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không thựchiện được

 Đối với chương trình công tác ngày, tuần, Thư ký chỉ cần vạch ra kế hoạchthực hiện công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên các đề án, đơn vị và thời gianhoàn thành

Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần:

- Phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính cần phải thựchiện

- Vạch ra kế hoạch để thực hiện nhưng đòi hỏi phải chi tiết và cụ thểhơn

 Khi đưa ra kế hoạch Thư ký chỉ đưa ra những nhiệm vụ lớn

 Thư ký giúp Thủ trưởng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung côngviệc của phòng mình phải làm Thư ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện chươngtrình công tác năm và dừa vào đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiến Thủtrưởng

 Thư ký phải là người nhanh ý, vì do yêu cầu công việc nhất là tronglĩnh vực kinh doanh, có nhiều công việc bất thường xảy ra và có những việc đề

ra nhưng không giải quyết được dẫn đến phải thay đổi và bổ sung chương trìnhcông tác

Đối với lịch công tác hàng tuần:

 Trong trường hợp lịch đã ban hành mà không phù hợp thực tiễn hoặc trong

trường hợp các công việc ghi trong lịch người chủ trì đi vắng thì có thể bỏ lịch cũthay lịch mới.

 Thư ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không ượcthay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ được bổ sung

 Thư ký giúp thủ trưởng gửi lịch công tác tuần, tháng đến các phòng vàđôn đốc thực hiện chương trình, đồng thời giúp Thủ trưởng phối hợp các phòngcùng tổ chức thực hiện Khi tổ chức thực hiện những việc nảy sinh có khốilượng ít thì văn phòng đưa ra lịch công tác tuần, còn những việc lớn thì bổ sungvào chương trình công tác tháng

 Sau khi thực hiện chương trình Thư ký có trách nhiệm tổng hợp tìnhhình, viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng Tổ chức cuộc họp và phảinêu lên việc đã làm xong và việc chưa làm xong

 Lịch được kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ quanban hành

CHƯƠNG III TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN

Công tác tổ chức hội họp đó là hoạt động không thể thiều trong mỗi tổchức, công ty, đoàn thể nhằm đánh giá, tổng kết các công việc và triển khainhững nhiệm vụ cần thực hiện, họp và rút kinh nhiệm làm tiền đề cho các hoạtđộng của công ty sau này Hội họp không chỉ những thể hiện sự quan tâm, tráchnhiệm của mọi thành viên đối với công việc chung mà còn thể hiện tinh thầnđoàn kết của cơ quan, tổ chức.Phát huy sức mạnh tổng hợp của tập thể

ra trước, trong và sau hội họp

Tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen, công tác tổ chức hội họprất được chú trọng và được tuân theo quy trình nhất định như sau:

I Nhiệm vụ của Thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức hội nghị

1 Lập kế hoạch hội nghị

Để chuẩn bị cho công tác hội họp thư ký họ phải lên kế hoạch, đó là một vănbản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan tới việc tổ chứchội họp

 Khi lập kế hoạch thư ký cần phải đảm bảo các yêu cầu :

- Thể thức văn bản,

- Tính khả thi khi triển khai,

- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện

 Phải đảm bảo được các thông tin cơ bản:

- Tên hội nghị,

- Thời gian Hội nghị

- Địa điểm hội nghị

- Thành phần hội nghị

- Nội dung hội nghị

II Chuẩn bị Hội nghị

1 Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị

Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình các công việc sẽ được tiến hành tại Hội họp Do đó chương trình nghị sự phải đảm bảo được những yêu cầu sau:

 Các vấn đề phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý như vậy

sẽ tránh bị chồng chéo, trùng lặp công việc gây kém hiệu quả khi tổ chức

 Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của hội họp

 Các nội dung thông tin trong chương trình nghị sự cần phải được nêu rõ, chi tiết

Stt Thời gian Nội dung công việc Người thực hiện Ghi chú

1

2

 Chương trình nghị sự phải xác định một số phương án dự phòng để giảiquyết các vấn đề có khả năng phát sinh trong hội họp

Chuẩn bị về nội dung cuộc họp:

 Xem xét tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc họp: Các điều kiện kháchquan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bản

 liên quan tới cuộc họp…vv

 Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết một vấn đề,

 phân tích rõ ưu điểm và nhược điểm của từng phương án

 Trao đổi, xin ý kiến, hội ý với các cá nhân có trách nhiệm

 hoặc liên quan trực tiếp mang tính quyết định tới kết quả

 cuộc họp

 Dự kiến chương trình, diễn biến cuộc họp, cách lấy ý kiến

 phù hợp với điều kiện của cuộc họp và đặc điểm thành phần

 cá nhân từng thành phần tham dự ( Nếu có thể )

 Dự đoán và đưa ra các biện pháp khắc phục những tình

 huống ngoài ý muốn.

2 Lập danh sách đại biểu và Soạn thảo giấy mời

a Lập danh sách đại biểu

 Thành phần tham gia cuộc họp là những cá nhân có thẩm quyền, có khảnăng giải quyết vấn đề của cuộc họp

 Tổng số khách (chính thức, khách mời) và cơ cấu đại biểu đã được xácđịnh tại Kế hoạch hội họp, vì vậy trong giai đoạn này thư ký lập danh sách chitiết đại biểu và trên cơ sở từng nhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mời

 Khi lập danh sách khách mời ta chia theo nhóm cơ cấu và ở từng nhóm

ta sắp xếp theo vị trí, chức vụ

 Khi lập danh sách ta sẽ ghi một cách chi tiết:

1 Nguyễn Thị Anh Trưởng phòng

Hành chính –Nhân sự

0912.xxx.xxx

2 Nguyễn Bá Cường Chuyên viên 0166.xxx.xxxx

3 Trần Minh Đức Chuyên viên 0913.xxx.xxx

4

b Soạn thảo giấy mời

Tuỳ vào từng vị trí mà ta viết giấy mời nếu họ có vị trí quan trọng và cótầm ảnh hưởng lớn tới buổi hội họp ta nên viết giấy mời riêng, điều này thể hiện

sự trang trọng, lịch sự của công ty đối với khách mời

Đối với những Hội nghị mà thành phần là cố định thì không cần thiết phải gửi giấymời

Khi gửi giấy mời phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

1 Thể thức văn bản

2 Sự trang trọng

3 Các thông tin cơ bản:

+ Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời