Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. LỜI MỞ ĐẦU 2 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 4 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ỨNG HÒA, TP. HÀ NỘI 7 1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Ứng Hòa, TP. Hà Nội 7 1.1 Lịch sử và tên gọi 7 1.2 Đặc điểm về tự nhiên 8 1.3 Tình hình kinh tế xã hội 8 1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ 9 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ của Văn phòng HĐND – UBND h HUYỆN ỦY, HĐND – UBND 15 2.1 HUYỆN ỦY 15 2.2 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN 17 2.3 ỦY BAN NHÂN DÂN 21 3. TỔ CHỨC BỘ MÁY 26 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26 3.2 Thông tin lãnh đạo đơn vị 27 4. CÁC ĐƠN VỊ PHÒNG BAN 27 4.1 Phòng GD ĐT 27 1.2 PHÒNG LĐTB XH 30 1.3. PHÒNG NỘI VỤ 32 1.4 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH 36 1.5. PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG 39 1.6. PHÒNG THANH TRA 42 1.7. PHÒNG TƯ PHÁP 46 1.8. PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN 49 1.9. PHÒNG Y TẾ 53 2. PHÒNG KINH TẾ 54 2.1. PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ 59 2.2. VĂN PHÒNG HĐND –UBND 63 CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 69 1. Tổng quan về Văn phòng 69 1.1 Khái niệm Văn phòng 69 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng 69 1.3 Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức 70 2. Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng 71 CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP. HÀ NỘI 73 1. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP. Hà Nội 73 CHƯƠNG IV. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP. HÀ NỘI 84 1. Các giải pháp 84 1.1 Giải pháp về nhân sự trong hoạt động Văn phòng 84 1.1.1 Tăng cường trách nhiệm của thủ trưởng 84 1.1.2 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Văn phòng 84 1.1.3 Tăng cường công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức Văn phòng 85 1.2 Nâng cao và hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ 85 1.3 Từng bước cải cách công tác hành chính một cửa 86 1.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của cán bộ, công chức Văn phòng 86 1.5 Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng 87 1.6 Giải pháp về hậu cần 87 1.6.1 Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị 87 1.6.2 Đảm bảo việc cung ứng Văn phòng phẩm luôn đầy đủ, kịp thời 87 1.7 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng 88 1.8 Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra 88 1.9 Một số giải pháp khác 88 2. Kiến nghị của bản thân 89 KẾT LUẬN 90
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP .4 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI 1.Giới thiệu khái quát UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội 1.1Lịch sử tên gọi 1.2 Đặc điểm tự nhiên .6 1.3Tình hình kinh tế - xã hội .7 1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1 HUYỆN ỦY 2.2 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN 10 2.3 ỦY BAN NHÂN DÂN 12 TỔ CHỨC BỘ MÁY .16 Sơ đồ cấu tổ chức 16 CÁC ĐƠN VỊ PHÒNG BAN 17 1.1 Phòng GD & ĐT 17 1.2 PHÒNG LĐTB & XH 18 1.3 PHÒNG NỘI VỤ .20 1.4 PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH 22 1.5 PHỊNG TÀI NGUN MƠI TRƯỜNG 25 1.6 PHÒNG THANH TRA 27 1.7 PHÒNG TƯ PHÁP .28 1.8 PHỊNG VĂN HĨA THƠNG TIN 30 1.9 PHÒNG Y TẾ .33 PHÒNG KINH TẾ .34 2.1 PHỊNG QUẢN LÝ ĐƠ THỊ .37 VĂN PHÒNG HĐND –UBND 41 CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 44 1.Tổng quan Văn phòng .44 1.1Khái niệm Văn phòng 44 1.2Chức năng, nhiệm vụ Văn Phòng 45 1.3Vai trò Văn phòng quan, tổ chức .46 2.Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng 46 CHƯƠNG III THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI 47 1.Nội dung hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội 47 Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội a Tăng cường trách nhiệm thủ trưởng 56 b Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ, cơng chức Văn phịng 56 Một số giải pháp khác .57 Kiến nghị thân .57 KẾT LUẬN 58 Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế việt nam từ đổi đến có bước phát triển thành công, đưa Việt Nam từ nước nông nghiệp lạc hậu dần bước trở thành nước công nghiệp đại Trong hoàn cảnh hàng loạt ngành thuộc lĩnh vực khác đời : Kinh tế, văn hóa, quân sự, thể thao, du lịch… Do đặt thuận lợi khó khăn cho ban ngành nói chung đặc biệt ngành giáo dục nói riêng Làm để có đội ngũ cán nhân viên động, nhiệt tình cống hiến cho nghiệp nước nhà Làm để có đội ngũ cán chủ trì tri thức thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, để theo đuổi kịp với xu phát triển giới Nhà nước ta đào tạo chuyên môn lĩnh vực đặc biệt giáo dục đề cập đề cấp thiết để sinh viên trường học tâp làm việc tốt Để giúp việc cho ban lãnh đạo cơng việc người thư ký văn phịng Vì hoạt động văn phịng hoạt động khơng thể thiếu quan hay tổ chức doanh nghiệp nào, đóng vai trị quan trọng cấp thiết nhất, góp phần lớn vào phát triển chung kinh tế Hòa vào xu chung để phục vụ cho nươc nhà Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tập trung vào lĩnh vực văn phòng, để sinh viên phụng cho nghiệp đất nước, để sinh viên tiếp xúc với công việc cách thực tế, sau trường làm việc quan doanh nghiệp nhà nước Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan doanh nghiệp, nhà nước để sinh viên tiếp xúc làm việc với kiến thức học lớp Thư ký ngành chuyên sâu đào tạo tất lĩnh vực đòi hỏi người thư ký phải có kiến thức chun mơn sâu tất lĩnh vực kiến thức xã hội, kiến thức tâm lý, ngôn ngữ, trang phục, trang điểm.Người thư ký phải rèn luyện cho phong cách giao tiếp tốt, thiện chí thiết lập mối quan hệ ngoại giao, thước đo tiêu chuẩn để đánh giá nhận xét người thư ký Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta xuất vị trí người Thư ký văn phịng lãnh đạo điều tất yếu khơng thể thiếu Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Theo hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế : Thư ký người trợ giúp cấp quản trị , người nắm vững nghiệp vụ Hành văn phịng, có khả chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp , có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Lao động người lãnh đạo loại lao động phức tạp có liên quan trực tiếp đến suất hiệu công việc quan Do để lãnh đạo có nhiều thời gian dành cho suy nghĩ sáng tạo, tuỳ theo hệ thống quản lý mức độ công việc người lãnh đạo cần có nhiều thư ký Điều chứng tỏ vai trò người thư ký quan trọng rong điều kiện khơng có người thư ký , cống hiến sáng tạo người lãnh đạo bị giảm Bất quan tổ chức doanh nghiệp muốn trì hoạt động phải có văn phịng phận để thực chức văn phòng Trên thực tế người làm việc văn phòng thực công việc thư ký, họ phải đảm nhiệm nhiều công việc : thực công tác văn thư, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm viêc cho máy lãnh đạo quản lý đặc biệt thời kỳ đại kinh tế phát triển vũ bão Người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức văn phịng Theo cơng văn số 72 hiệu trưởng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội việc cử sinh viên thực tập cuối khóa Em tiếp nhận vào thực tập Ủy Ban Nhân Dân huyện Ứng Hòa – TP Hà Nội từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015 Với kiến thức đào tạo kinh nghiệm thực tế thân giúp đỡ nhiệt tình cán văn phịng em hồn thành tốt nhiệm vụ giao Trong thời gian thực tập em cố gắng vận dụng triệt để kiến thức học kinh nghiệm riêng cá nhân vào cơng việc thực tiễn quan ngồi em cịn học hỏi nhiều mơi trường lĩnh vực chuyên môn kiến thức xã hội nhằm đạt mục đích đánh giá tổng hợp kết trình thực tập quan em cố gắng vận dụng hết khả để hồn thành nhiệm vụ Em xin trình bày báo cáo thực tập em sau: Báo cáo thực tập gồm 04 chương: Chương I: Khái quát chung UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội Chương II: Cơ sở lý luận Văn phòng hoạt động Văn phòng Chương III: Thực trạng hoạt động - UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong trình thực tập làm báo cáo, chưa có kinh nghiệm thực tế, dựa vào lý thuyết học với hai tháng thực tập ngắn ngủi nên báo cáo chắn không tránh khỏi sai sót Kính mong nhận góp ý từ q thầy, cơ, chú, anh (chị) khối văn phòng Ủy ban nhân dân huyện để kiến thức em hoàn thiện rút kinh nghiệm bổ ích áp dụng vào thực tiễn cách hiệu vào nghiệp sau Kính chúc người ln vui vẻ, hạnh phúc, dồi sức khỏe thành công công việc Em xin trân thành cảm ơn! SINH VIÊN Lê Thị Thùy Linh Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Thời gian thực tập Thời gian thực tập tháng (từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015) Địa điểm thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội Địa chỉ: Thị Trấn Vân Đình, Huyện Ứng Hịa, Hà Nội Số điện thoại: 0433882266 Kế hoạch thực tập Thời gian Tuần (16/3 – 20/3) Công việc - Đến quan làm quen với anh chị phòng - Bước đầu tiếp xúc với cơng việc phịng - Tìm hiểu học Quy chế Văn phòng HĐND – UBND Tuần - Xây dựng kế hoạch thực tập -Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu (23/3 – tổ chức Văn phịng HĐND – UBND 27/3) - Tìm hiểu nghiên cứu Nội quy, Quy chế quan - Nhận phân công công việc nhiệm vụ cụ thể nơi thực tập Tuần - Nghiên cứu, chọn đề tài thực tập -Hoàn thiện đề cương báo cáo thực tập (30/3 – - Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho việc viết báo cáo thực tập 03/3) Tuần -Tìm hiểu vấn đề xác nhận đề cương (06/4 – - Thực cơng việc giao Văn phịng HĐND – 10/4) Tuần UBND -Thực công việc giao Văn phòng HĐND – (13/4 – UBND 17/4) Tuần -Thực công việc giao Văn phòng HĐND – (20/4 – UBND 24/4) Tuần - Viết báo cáo thực tập - Nghỉ lễ Giỗ tổ Hùng Vương 10/3 (âm lịch) 30/4-01/5 (27/4 – 01/5) Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tuần -Hoàn thiện báo cáo thực tập (04/5 – - Xin ý kiến đánh giá Lãnh đạo quan trình thực 05/5) tập Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI Giới thiệu khái quát UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội 1.1 Lịch sử tên gọi Huyện Ứng Hòa nguyên phủ Ứng Thiên đời nhà Lê thuộc trấn Sơn Nam Năm Gia Long thứ 13 (năm 1814) phủ Ứng Thiên đổi tên phủ Ứng Hòa Năm Minh Mạng thứ 12 (năm 1831), tỉnh Hà Nội thành lập, Ứng Hòa bốn phủ tỉnh Hà Nội Phủ Ứng Hòa gồm huyện Sơn Minh sau đổi thànhSơn Lãng, Chương Đức (sau đổi thành Chương Mỹ), Thanh Oai Hoài An Năm 1888, tỉnh Hà Đơng thành lập, phủ Ứng Hịa thuộc tỉnh Hà Đông Năm 1891, thành lập phủ Mỹ Đức thuộc tỉnh Hà Đông, bao gồm huyện Yên Đức, Chương Mỹ Sơn Lãng Sau Cách mạng tháng Tám thành công, huyện Sơn Lãng đổi tên huyện Ứng Hòa, huyện Yên Đức đổi tên huyện Mỹ Đức Ngày 21 tháng năm 1965, tỉnh Hà Tây thành lập theo Nghị ủy ban Thường vụ Quốc hội, sở hợp hai tỉnh Sơn Tây Hà Đông Từ ngày tháng năm 2008, toàn tỉnh Hà Tây sáp nhập vào Hà Nội theo Nghị kỳ họp thứ ba Quốc hội khóa 12 ngày 29 tháng năm 2008 Theo đó, huyện Ứng Hịa thuộc Hà Nội 1.2 Đặc điểm tự nhiên Là huyện phía Nam Hà Nội, phía Bắc giáp huyện Chương Mỹ Thanh Oai, phía Nam giáp huyện Duy Tiên (Hà Nam) Kim Bảng (Hà Nam), phía Tây giáp huyện Mỹ Đức, phía Đơng giáp huyện Phú Xun Ứng Hồ huyện đồng nằm Đông Nam tỉnh Hà Tây cũ (nay thuộc thành phố Hà Nội), có diện tích tự nhiên 183.72km2 Dân số: khoảng 179.900 người (năm 2009) Địa giới hành huyện Ứng Hồ gồm 29 đơn vị hành chính: thị trấn 28 xã Ứng Hồ huyện đồng nằm vùng thuộc văn minh lúa nước sơng Hồng, có điều kiện khí hậu đất đai đa dạng, phù hợp với khả Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội phát triển nông nghiệp sinh thái tồn diện, mang đặc trưng sản xuất nơng nghiệp truyền thống 1.3 Tình hình kinh tế - xã hội Về kinh tế: Là huyện nông, điểm xuất phát thấp, thời gian gần đây, huyện Ứng Hòa tập trung chuyển đổi cấu kinh tế, nâng cao hiệu sản xuất nông nghiệp kết hợp với khôi phục ngành nghề truyền thống phát triển nghề mới, nên năm 2014 tổng giá trị sản xuất huyện đạt 905,6 tỷ đồng, vượt 2,7% so với kế hoạch Tốc độ tăng trưởng đạt 11,2% Số hộ đói nghèo giảm 1.152 hộ (giảm 2,63% so với năm 2013) Về nơng nghiệp: Ứng Hịa tập trung đạo nhân rộng mơ hình nơng nghiệp giá trị kinh tế cao nhằm phát huy tối đa hiệu giá trị sử dụng đất địa phương Đẩy mạnh chương trình chuyển đổi cấu vật ni, trồng, theo mơ hình chun canh, đa canh, ni thủy sản (lúa + cá + vịt) Hiện tại, tổng đàn gia súc, gia cầm huyện trì khoảng gần 900.000 Cùng với chăn nuôi gia súc, gia cầm, mũi nhọn khác Ứng Hịa ni trồng thủy sản Năng suất thủy sản trung bình đạt từ 6,2-6,5 cá/ha/năm; cho thu nhập từ 75-85 triệu đồng/ha/năm; cao gấp 2,5 đến lần so với cấy lúa Nhiều hộ đầu tư vốn lớn cho thu nhập lên tới 100-120 triệu đồng/ha/năm Về công nghiệp: Năm 2014, giá trị sản xuất công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp tăng 12,9% so với kỳ năm 2013 Về làng nghề: Ứng Hịa có số làng nghề truyền thống làng may Trạch Xá thuộc xã Hòa Lâm, làng bún Bặt thuộc xã Liên Bạt, làng đàn Đào Xá thuộc xã Đông Lỗ, làng nghề khảm trai Cao Xá thuộc xã Trung Tú Về giáo dục: Tồn huyện có 15/29 trường đạt chuẩn quốc gia Về y tế: Toàn huyện có 13/29 trạm y tế xã đạt chuẩn có bác sĩ phục vụ, chăm sóc sức khỏe cho nhân dân 1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chức - Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp - Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp huyện Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, tốn ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Xây dựng, trình HĐND cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ, hải sản - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật - Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nhiệm vụ, quyền hạn văn phịng Xây dựng trình lãnh đạo chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, quý, tháng năm quan Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo quan Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan hành 1.3 Vai trị Văn phòng quan, tổ chức Trước hết, hoạt động Văn phòng khâu quan trọng dây chuyền hoạt động quan, tổ chức, trung tâm thực trình quản lý điều hành quan, tổ chức.Nếu văn phịng khơng làm việc hệ thống ngừng hoạt động.Văn phịng làm trung gian Lãnh đạo với phận, phòng ban quan tổ chức nơi chuyển giao tất công việc cá nhân quan, tổ chức mang đến cho Lãnh đạo Văn phịng ví cửa ngõ quan tổ chức, tổ chức ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, đến văn nội Mặt khác, vấn đề hậu cần có Văn phịng thực từ sửa chữa bàn ghế đến mua sắm máy móc, trang thiết bị… văn phòng làm Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng a Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Văn phòng Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Văn phòng bao gồm yếu tố sau: -Môi trường tự nhiên Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí hậu, sở vật chất, khung cảnh làm việc cán bộ, cơng chức Mơi trường tự nhiên có ảnh hưởng tốt, vị trí khung cảnh nơi làm việc cán bộ, công chức bao gồm yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực suất lao động cán bộ, cơng chức Nếu bố trí nơi làm việc cán bộ, cơng chức khơng hợp lý suất lao động tổ chức bị hạn chế -Môi trường xã hội Môi trường xã hội yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiêu làm việc cán bộ, công chức Văn phịng Mơi trường xã hội gồm yếu tố xã hội, văn hóa, người Trong yếu tố người đóng Lê Thị Thùy Linh 46 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội vai trò định, người nguồn lực vô quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu mục tiêu chung tổ chức, cán bộ, công chức nắm bắt tốt cơng việc cơng việc tổ chức thực thuận lợi nhanh chóng CHƯƠNG III THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI Nội dung hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội a Nghiệp vụ thu thập xử lý thơng tin Văn phịng HĐND – UBND huyện Ứng Hịa nơi tiếp nhận thơng tin chủ yếu Thường trực HĐND – UBND huyện, nơi tiếp xúc nhân dân với UBND huyện Bởi hoạt động thu thập xử lý thơng tin Văn phịng HĐND – UBND huyện quan trọng -Thu thập thông tin Khi thu thập thông tin, Văn phịng huyện xác định nhu cầu thơng tin UBND huyện Bởi số lượng loại thơng tin phong phú đa dạng tất thơng tin có giá trị nhâu, vấn đề cốt lõi quản lý thơng tin Văn phịng Đây sở việc hình thành thơng tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thơng tin thơng tin khơng thích hợp cho việc định Thường trực HĐND – UBND huyện -Phân tích xử lý thơng tin Trước phân tích xử lý thơng tin nhân viên Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin thu nhận để đưa thông tin đầu cung cấp cho Lãnh đạo Yêu cầu công việc phải tổng hợp tình hình, phản ánh chất việc, phải kiểm tra tính xác, hợp lý tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có thơng tin đảm bảo yêu cầu đặt b Nghiệp vụ soạn thảo văn , tiếp nhận quản lý văn -Nghiệp vụ soạn thảo văn Công việc đầu tiên: Khi Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa soạn thảo văn trước tiên nhân viên Văn phòng xác định mục đích văn Lê Thị Thùy Linh 47 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội bản, xác định nội dung tên loại văn cần soạn thảo, xác định độ mật, độ khẩn văn bản, xác định đối tượng nhận văn bản, thu thập xử lý thông tin Soạn thảo văn bản: Dựa thông tin thu thập xử lý trên, nhân viên văn thư tiến hành trình bày, xếp thông tin theo thể thức kỹ thuật theo quy định Văn bước gọi thảo Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung: Nhân viên văn thư hoàn thành việc soạn thảo văn trình văn lên Chánh Văn phịng duyệt thảo Bản thảo văn duyệt nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Nếu có cần sửa chữa, bổ sung nhân viên soạn thảo tiến hành sửa chữa theo yêu cầu Sau trình Chánh Văn phịng xem xét lại Đánh máy, nhân bản: Bản thảo sau duyệt chuyển đến nhân viên đánh máy Việc đánh máy, nhân phải thực quan , tuyệt đối khơng đánh máy, nhân ngồi quan Kiểm tra, ký văn ban hành văn bản: Chánh Văn phòng nhân viên soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác văn Thẩm quyền ký văn bản: Chánh Văn phịng có quyền ký tất văn Văn phòng HĐND – UBND huyện Sau ký đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, sau chuyển văn đến cá nhân, phịng ban có liên quan -Nghiệp vụ tiếp nhận văn đến Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản: Tất văn gửi đến Văn phịng HĐND – UBND huyện Ứng Hồ tập hợp Văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ Nhận văn bản, văn gửi đến Văn phịng, nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn nhận, không thuộc UBND huyện phải gửi trả lại nơi gửi Nhân viên văn thư cần phải phân loại văn rõ ràng, văn thuộc loại vào sổ đăng ký, loại khơng phải vào sổ đăng ký, loại bóc bì, loại khơng bóc bì,… Đóng dấu đến: Dấu có mục đích xác nhận văn qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn đến Dấu đóng đóng rõ ràng thống vào số, ký hiệu, trích yếu cơng văn Số đến ghi vào đầu đến phải khớp với số thứ tự sổ ghi văn đến, ngày đến ngày văn thư nhận văn Văn đến phải làm thủ tục tiếp nhận, vào sổ văn đến ngày Vào sổ đăng ký văn đến: Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, Lê Thị Thùy Linh 48 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xác, khơng viết bút chì, xóa viết tắt, tránh trùng số bỏ sót số Trình, chuyển giao văn bản: Văn thư sau vào sổ văn đến, sau trình cho Chánh Văn phịng xem xét, giải Sau có ý kiến đạo Chánh Văn phịng, cán văn thư có trách nhiệm chuyển văn cho quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định -Nghiệp vụ quản lý văn Kiểm tra văn bản: Cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót phải trình báo Chánh Văn phịng người soạn thảo biết để sửa chữa sai sót trước ban hành Đóng dấu quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có): Đóng dấu quan phải ngắn chiều, mực dấu theo quy định, đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu khẩn, mật tùy theo mức độ chuyển phát nhanh Đăng ký văn bản: Trước chuyển văn đi, cán văn thư có trách nhiệm đăng ký văn vào sổ đăng ký văn xác, đầy đủ Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn bản: Văn sau hoàn thành thủ tục, cán văn thư phải chuyển phát nhanh ngày; văn khẩn phải chuyển sau ký ban hành Việc chuyển phát văn thực qua đường bưu điện, fax internet Lưu văn xếp bảo quản văn lưu: Mỗi văn phát hành phải lưu hai chính, lưu văn thư Văn phòng lưu hồ sơ soạn thảo văn Bản lưu văn phận văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện phải xếp theo thứ tự đăng ký c Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản dấu HĐND – UBND huyện dấu quan Các dấu phải để trụ sở Văn phòng HĐND – UBND huyện Chánh Văn phòng giao cho cán văn thư lưu trữ đóng dấu, việc bảo quản sử dụng dấu phải chặt chẽ tuân theo quy định Khi phát dấu, phải trình báo quan Cơng an, cấp có thẩm quyền biết nơi xảy dấu, thời gian dấu, đồng thời báo cáo văn cho cấp có thẩm quyền làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại dấu - Trách nhiệm cán văn thư quản lý sử dụng dấu: Lê Thị Thùy Linh 49 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bảo quản dấu chặt chẽ, không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, tài liệu quan, đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn tài liệu sau có chữ ký người có thẩm quyền ký văn Việc sử dụng quản lý dấu nhân viên văn thư thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư d Nghiệp vụ lưu trữ Công tác lưu trữ Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện chỉnh lý tài liệu quan thuộc UBND huyện; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động UBND huyện quan thuộc UBND huyện Cán lưu trữ Văn phịng HĐND – UBND huyện có nhiệm vụ: Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra báo cáo thống kê cơng tác lưu trữ Văn phịng theo quy định Nhà nước Đôn đốc việc lập hồ sơ hành UBND huyện quan thuộc UBND huyện, nguồn tài liệu nhằm bổ sung vào kho lưu trữ huyện f Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa quan chun mơn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, năm hàng năm trình HĐND – UBND huyện Văn phịng HĐND – UBND huyện xây dựng chương trình công tác năm vào: Nghị đại hội Đảng huyện mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch UBND thành phố giao, kết thực năm trước, chức nhiệm vụ UBND huyện vào xu vận động chung thời đại Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực việc xây dựng chương trình cơng tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến đạo thông qua vào phiên họp thường kỳ tháng 12 UBND huyện g Nghiệp vụ tổ chức hội họp Căn vào chương trình làm việc cơng tác hàng năm, hàng tháng Văn phịng u cầu giải cơng việc Chánh Văn phòng đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng Lê Thị Thùy Linh 50 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hịa thực thành cơng họp Thường trực HĐND – UBND huyện nhờ thực tốt khâu chuẩn bị cách đầy đủ chu đáo từ nội dung đến điều kiện tiến hành họp h Những kết đạt Trong năm vừa qua hoạt động cơng tác Văn phịng Văn phịng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đạt kết cao toàn diện mặt.(Nguồn Báo cáo tổng kết cơng tác Văn phịng HĐND – UBND huyện Ứng hịa, năm 2014) j Cơng tác tham mưu, tổng hợp chế độ thơng tin báo cáo Văn phịng HĐND – UBND huyện bám sát nhiệm vụ trọng tâm, giải pháp điều hành UBND Thành phố, bám sát Nghị kỳ họp thứ 03 khóa XVII nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội năm 2014, tham mưu cho UBND huyện thực tốt công tác quản lý điều hành toàn diện lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng cụ là: Văn phòng chủ động giúp UBND huyện đạo phịng, ban, quan chun mơn thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm 2014 Tham mưu cho UBND huyện xây dựng, ban hành chương trình cơng tác trọng tâm năm 2014 UBND huyện, xây dựng chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý Xây dựng báo cáo tuần, tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng báo cáo năm thực kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2014, phương hướng năm 2015 Xây dựng báo cáo chuyên đề; ban hành thông báo kết luận Thường trực Huyện ủy – Lãnh đạo UBND huyện thực nhiệm vụ trọng tâm như: giải phóng mặt bằng, thủ tục hành chính, quản lý đất đai, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo Các văn tham mưu soạn thảo đảm bảo chất lượng, hiệu Xây dựng chương trình, tham mưu tổ chức họp UBND huyện thường kỳ hàng tháng Thơng qua nâng cao vai trị quản lý, điều hành UBND huyện lĩnh vực cụ thể, đặc biệt chủ động tích cực phối hợp với ngành thuộc UBND huyện chuẩn bị tốt hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề UBND huyện Chất lượng họp từ công tác chuẩn bị tài liệu đến công tác phục vụ, tổ chức điều hành hội nghị cách xác, nghiêm túc đạt hiệu cao Lê Thị Thùy Linh 51 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Công tác Văn Thư Lưu trữ a Công tác Văn thư – Lưu trữ quản lý văn hành Cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa năm qua hoạt động đạt kết cao - Tiếp nhận văn đến: Trong thời gian qua việc tiếp nhận quản lý văn đến Văn phòng HĐND – UBND huyện thực nghiêm túc theo quy trình, 100% văn đến Văn phòng HĐND – UBND huyện tiếp nhận đầy đủ gửi đối tượng, đảm bảo 100% công việc giải thời hạn Trong năm 2014, Văn phòng tiếp nhận 3255 văn đến - Quản lý văn đi: Trong thời gian qua, Văn phòng quản lý thống thực tốt việc ban hành văn Văn phòng HĐND – UBND huyện Cụ thể, năm 2014 Văn phịng tham mưu, trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành 2758 văn , tham mưu trình Lãnh đạo HĐND huyện ký ban hành 287 văn bản, Văn phòng HĐND – UBND huyện ban hành 94 văn chuyển - Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu: Văn phòng thực quản lý dấu theo quyền hạn trách nhiệm - Nghiệp vụ lưu trữ: Văn phòng HĐND – UBND huyện áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ ứng dụng mang lại hiệu cao trình hoạt động, giúp cho áp lực công việc lên thủ trưởng giảm Không để xảy trường hợp mát, hư hỏng tài liệu trình bảo quản.Bố trí đủ diện tích lưu trữ tài liệu gồm 13 tủ tài liệu sắt cho 12 lĩnh vực chun mơn phịng ban b Cơng tác hậu cần Văn phòng HĐND – UBND huyện thực tốt chế độ cơng khai tài chính, phân bổ kinh phí tốn theo quy định, đảm bảo cho hoạt động thường xuyên quan nói chung hoạt Văn phịng nói riêng Nhằm đáp ứng hoạt động Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng thực việc mua sắm trang thiết bị, vật dụng văn phòng phẩm Văn phòng thực việc mua sắm sở xem xét phê duyệt báo cáo, tờ trình phận có liên quan, vào trạng thực tế nguồn kinh phí quan Việc mua sắm trang thiết bị vật dụng, văn phòng phẩm phải thực theo ngun tắc tài kế tốn c Hoạt động phận cửa Lê Thị Thùy Linh 52 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tại phận cửa tổ chức thực quy định, quy trình tiếp nhận giải quyết, trả kết theo thủ tục hành cho tổ chức, công dân niêm yết công khai Đến lĩnh vực đưa vào hoạt động vào lề nếp.Thủ tục, hồ sơ loại công việc công khai để tổ chức cá nhân đến giao dịch Trong năm 2014, tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh lầ 73 hồ sơ; lĩnh vực Tư pháp 48 hồ sơ; lĩnh vực đầu tư xây dựng 147 hồ sơ; lĩnh vực Lao động – Thương binh Xã hội 91 hồ sơ; lĩnh vực Nội vụ 52 hồ sơ; lĩnh vực Văn hóa – Thơng tin 39 hồ sơ; chứng thực 3206 hồ sơ Tổng lệ phí thu 6.478.000đ, nộp Ngân sách Nhà nước 3.113.200đ, trích lại Văn phịng 4.000.000đ Các hồ sơ hành giải đảm bảo quy định, thời gian theo quy định; hồ sơ tồn đọng q hạn, khơng có hồ sơ vướng mắc, tạo điều kiện cho tổ chức cá nhân đến liên hệ giải thủ tục hành đảm bảo nhanh, gọn, thuận tiện d Công tác tổ chức hội nghị, tiếp khách Trong năm qua Văn phịng thực tốt cơng tác tổ chức hội nghị, hội nghị đạt hiệu thiết thực tiết kiệm Các công việc tiến hành họp xếp, phân công cụ thể cho cán nhân viên, người hiểu rõ trách nhiệm cơng việc mình, khơng có tượng chồng chéo cơng việc người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên họp, hội nghị tiến hành thuận lợi e Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực tốt cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác cho UBND huyện Chương trình cơng tác đưa thời gian, đảm bảo tiến độ thực nhiệm vụ phịng, ban Chương trình kế hoạch công tác xây dựng sát với mục tiêu đề đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ UBND Thành phố giao Các nhiệm vụ đưa cho ban, ngành, đoàn thể đảm bảo quyền hạn trách nhiệm, phát huy tối đa việc phối hợp làm việc ban, ngành, đoàn thể, nâng cao hiệu cơng việc k Đánh giá chung Mặt tích cực Lê Thị Thùy Linh 53 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Về công tác thu thập xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, đạo Thường trực HĐND, UBND Văn phòng chọn lọc, xử lý, biên tập xác, khách quan, công tác soạn thảo, thẩm định, biên tập văn thực đảm bảo chất lượng, quy trình, thể thức thẩm quyền ban hành - Về công tác soạn thảo văn bản: Đảm bảo tương đối thể thức kỹ thuật trình bày theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ, thực tốt việc rà soát văn trước ban hành - Về công tác Văn thư – Lưu trữ: Nghiệp vụ quản lý văn đến, 100% văn đến Văn phòng tiếp nhận đầy đủ gửi đối tượng Nghiệp vụ quản lý văn đi, quản lý thống thực tốt công việc ban hành văn Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu, Văn phòng thực quản lý sử dụng dấu theo trách nhiệm quyền hạn Nghiệp vụ lưu trữ, thực tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ UBND huyện, không để xảy mát - Về cơng tác tổ chức hội họp: Được Văn phịng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp - Tăng cường ứng dụng CNTT vào cơng tác Văn phịng: hệ thống mạng LAN; mạng internet quan UBND huyện trì thường xun, góp phần nâng cao hiệu quả, điều hành hoạt động UBND huyện Nguyên nhân tích cực: Thứ nhất, nghiệp Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hịa có văn hướng dẫn cụ thể nên thực xác, quy định đảm bảo theo yêu cầu nghiệp vụ, nguyên nhân Thứ hai, có kết nỗ lực Lãnh đạo nhân viên Văn phịng ln cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ Mặt hạn chế Bên cạnh kết đạt bản, Văn phòng HĐND – UBND huyện hạn chế, yếu cần khắc phục là: - Cơng tác nắm bắt, tổng hợp, xử lý thông tin chưa có phân tích đánh giá tồn diện, chưa trọng tập trung phân tích nguyên nhân, kết việc Bên cạnh cán làm cơng tác tổng hợp chưa nhanh nhạy, kịp thời, chưa sáng tạo cách tiếp nhận xử lý thông tin - Việc xây dựng chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm thời gian qua có nhiều chuyển biến, nhiên chủ yếu tổng hợp thông tin quan, đơn vị cách học, chưa có phân tích tư khoa học việc xếp công việc tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, đạo, điều Lê Thị Thùy Linh 54 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hành Thường trực HĐND, UBND huyện - Công tác thẩm định văn hành quan tâm trú trọng, song chưa tồn diện nhiều phịng ban, ngành tham mưu cho UBND huyện soạn thảo văn trình UBND huyện khơng qua văn phịng thẩm định nên văn cịn nhiều sai xót làm giảm hiệu lực pháp lý - Nghiệp vụ soạn thảo văn bản, nghiệp vụ quản lý văn cơng tác kiểm sốt văn nhiều hạn chế, như: Thụ động, bảo thủ soạn thảo… - Công tác tham mưu, tổng hợp thông tin, số liệu, báo cáo phục vụ đạo điều hành UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện có lúc chưa xác, kịp thời, chất lượng thơng tin cung cấp cho Lãnh đạo cịn nhiều hạn chế, mang tính chất chung chung khơng sát với tình hình điều kiện - Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, dự toán cung cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ chưa quan tâm mức - Công tác vệ sinh môi trường, công tác phục vụ tăng cường đôi lúc chưa thực đảm bảo, chưa đáp ứng yêu cầu - Chế độ hội họp chưa trì thường xuyên, hội họp nhiều tổ chức chưa thực hợp lý nên dẫn đến tình trạng nhiều thời gian tốn Nguyên nhân hạn chế - Trình độ chun mơn nghiệp vụ số nhân viên chưa cao, thụ động công việc Phần lớn nhân viên đạt trình độ cao đẳng đại học chức - Lãnh đạo Văn phòng chưa thường xuyên theo dõi, đôn đốc công việc phận chuyên môn, chưa quan tâm nhiều đến nhân viên, mối quan hệ nhân viên với Lãnh đạo Văn phịng chưa thực khăng khít - Một hạn chế lớn Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hịa thiếu biên chế Khối lượng cơng việc Văn phòng tương đối lớn, số lượng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng nhân viên kiêm hai ba cơng việc Chính mà Văn phịng chưa có chun mơn hóa cơng việc.Lãnh đạo nhân viên Văn phịng ln phải cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ - Phong tục tập quán địa phương văn hóa hành nguyên nhân tạo nên hiệu hoạt động phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hịa Nhìn chung thời gian qua, Văn phịng thực tốt công tác tham Lê Thị Thùy Linh 55 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội mưu, tổng hợp, giúp việc cho UBND huyện, Lãnh đạo UBND huyện Có kết nhờ cố gắng Ban Lãnh đạo nhân viên Văn phịng, khắc phục khó khăn, tận dụng thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ Giải pháp khắc phục hạn chế a Tăng cường trách nhiệm thủ trưởng Việc điều hành quản lý UBND huyện thành viên xiết chặt xử lý nghiêm túc trường hợp khơng hồn thành nhiệm vụ thời gian quy định Chủ động giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định pháp luật nhiệm vụ UBND huyện giao, khơng hồn thành nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trước UBND huyện Trách nhiệm thủ trưởng phải xiết chặt nữa.Thủ trưởng người đứng đầu quan.Ở phận Văn phòng Chánh Văn phòng – người phải gương mẫu, đầu công tác, Thủ trưởng có nghiêm nói nhân viên Đồng thời thủ trưởng phải huy động nhân viên phối hợp với đơn vị phịng ban, đơn vị liên quan giải công việc theo thẩm quyền Tuyệt đối không đùn đẩy công việc cấp giao phó Chánh văn phịng phải thường xun rà soát chức năng, nhiệm vụ phận đơn vị văn phịng để khắc phục tình trạng trùng lặp, chồng chéo đề xuất cấp thẩm quyền, xem xét, điều chỉnh, giải quyết; rà soát, bổ sung nghiêm túc thực quy chế hoạt động; phân công nhiệm vụ cụ thể; làm rõ trách nhiệm tập thể cá nhân; đề cao trách nhiệm người đứng đầu Đồng thời ngăn ngừa xử lý nghiêm biểu quan liêu, hách dịch, tham nhũng lãng phí cán bộ, cơng chức; có dấu hiệu vi phạm pháp luật phải kịp thời phối hợp kiểm tra, xác minh rõ b Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Văn phịng Với cơng đổi tồn diện kinh tế - xã hội nay, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức làm việc quan hành Nhà nước cần phải nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức Đối với Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, đặc biệt quan tâm cán giữ vị trí quan trọng Văn phịng Lê Thị Thùy Linh 56 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chánh Văn phịng, Phó Chánh văn phịng Đồng thời cử cán bộ, công chức đào tạo bồi dưỡng Một số giải pháp khác Ngoài giải pháp nêu trọng tâm giải pháp đổi hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành Văn phịng đơn giản hóa thủ tục làm việc có vai trị quan trọng.Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện cần tạo mối quan hệ tốt Văn phòng, động viên giúp nhân viên Mặt khác, Lãnh đạo Văn phòng cần trang bị cho kỹ sau: Thành thạo nghiệp vụ Văn phòng, kỹ quản lý, kỹ điều hành cơng việc Cần phải đơn giản hóa thủ tục làm việc Văn phòng để Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa nâng cao hiệu hoạt động Kiến nghị thân Sau tháng thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, với nghiệp vụ quan sát từ phía cá nhân em, em nhận thấy Văn phòng HĐND – UBND huyện bộc lộ số hạn chế, em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị thân với mong muốn nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Văn phòng nên giao nhiệm vụ, quyền hạn quy định trách nhiệm cụ cho cán bộ, công chức để họ giải cơng việc cách linh hoạt, nhanh chóng, xác Cần quan tâm đến đời sống vật chất cho cán bộ, công chức, thường xuyên tổ chức buổi tham quan du lịch vào dịp nghỉ lễ cho cán bộ, nhân viên Văn phịng Tăng cường cơng tác quản lý cán bộ, cơng chức đề cao trách nhiệm người Lãnh đạo Văn phòng Thường xuyên tổ chức gặp gỡ tiếp xúc với nhân dân để lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân vào q trình hoạt động Văn phòng, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng nhân dân thái độ làm việc đội ngũ cán bộ, công chức Đặc biệt q trình thực tập Văn phịng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, em nhận thấy vấn đề đáng quan tâm vấn đề sử dụng tài sản cơng cách khơng hiệu cịn nhiều lãng phí, ý thức tiết kiệm cơng số cán bộ, cơng chức cịn chưa cao Vì vậy, Văn phịng cần có biện pháp tun truyền phổ biến giáo dục việc sử dụng công cách tiết kiệm hiệu đến toàn đội ngũ cán bộ, cơng chức Văn phịng Trên giải pháp kiến nghị em xin đóng góp ý kiến Lê Thị Thùy Linh 57 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hịa, TP Hà Nội.Hy vọng đóng góp phần đóng góp vào việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng KẾT LUẬN Văn phịng UBND huyện Ứng Hịa có vai trị quan trọng.Nó có ảnh hưởng khơng nhỏ tới phát triển ổn định, bền vững quan Trong năm qua, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa phát huy vai trò to lớn mình, thực tơt chức tham mưu, tổng hợp hậu cần phục vụ đạo, điều hành Lãnh đạo UBND huyện Bên cạnh kết đạt hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện tồn yếu sai phạm cần khắc phục Nguyên nhân vấn đề thiếu nhiều song thấy bật lên nguyên nhân sau, sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ hoạt động thiếu thốn, cũ kỹ lạc hậu, với yếu chuyên môn nghiệp vụ, thiếu tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán bộ, cơng chức Văn phịng Để giải tồn yếu cần phải có phương hướng biện pháp cụ thể nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ cán bộ, công chức Để nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng theo hướng đại, có hiệu cần nhiều nỗ lực cán bộ, công chức Nhà nước, ủng hộ nhân dân để công thực cải cách hành nói chung nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng nói riêng đạt hiệu tốt nhất, góp phần vào việc xây dựng Nhà nước ngày hoàn thiện, đại vững mạnh hơn, phục vụ nhân dân ngày tốt Sau tháng thực tập, tìm kiếm thực trạng hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội em mạnh dạn đóng góp số giải pháp, kiến nghị mang tính chất chủ quan thân nhằm hồn thiện cơng tác Văn phịng HĐND – UBND huyện Ứng Hịa nói riêng Văn phịng quan hành Nhà nước nói chung Do hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm nên báo cáo tránh khỏi khuyết điểm thiếu sót Kính mong nhận bảo đóng góp tận tình Thầy (cô) Một lần em xin chân thành cảm ơn Thầy (cơ) tồn thể cán bộ, cơng chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa tận tình giúp em hồn thiện báo cáo Lê Thị Thùy Linh 58 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hà Nội 03 tháng 05 năm 2015 SINH VIÊN Lê Thị Thùy Linh Lê Thị Thùy Linh 59 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A