CHƯƠNG II. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ VĂN PHềNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG
2. Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
a. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng bao gồm các yếu tố sau:
-Môi trường tự nhiên
Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí hậu, cơ sở vật chất, khung cảnh làm việc của cán bộ, công chức. Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất tốt, vị trí khung cảnh nơi làm việc của cán bộ, công chức bao gồm các yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực và năng suất lao động của cán bộ, công chức. Nếu bố trí nơi làm việc của cán bộ, công chức không hợp lý thì năng suất lao động của tổ chức sẽ bị hạn chế.
-Môi trường xã hội
Môi trường xã hội cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiêu quả làm việc của cán bộ, công chức trong Văn phòng. Môi trường xã hội gồm các yếu tố xã hội, văn hóa, con người. Trong đó yếu tố con người đóng
vai trò quyết định, con người là nguồn lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ, công chức nắm bắt tốt công việc thì công việc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợi nhanh chóng.
CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HềA, TP. HÀ NỘI
1. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP. Hà Nội
a. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin
Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa là nơi tiếp nhận thông tin chủ yếu của Thường trực HĐND – UBND huyện, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân với UBND huyện. Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng HĐND – UBND huyện là rất quan trọng.
-Thu thập thông tin
Khi thu thập thông tin, đầu tiên Văn phòng huyện xác định nhu cầu về thông tin của UBND huyện. Bởi vì số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhâu, đây là vấn đề cốt lừi trong quản lý thụng tin của Văn phũng. Đõy là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định của Thường trực HĐND – UBND huyện.
-Phân tích và xử lý thông tin
Trước khi phân tích và xử lý thông tin nhân viên của Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa luôn đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để đưa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho Lãnh đạo. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra.
b. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản , tiếp nhận và quản lý văn bản -Nghiệp vụ soạn thảo văn bản
Công việc đầu tiên: Khi Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa soạn thảo văn bản trước tiên nhân viên Văn phòng xác định mục đích của văn
bản, xác định nội dung và tên loại văn bản cần soạn thảo, xác định độ mật, độ khẩn của văn bản, xác định đối tượng nhận văn bản, thu thập và xử lý thông tin.
Soạn thảo văn bản: Dựa trên thông tin đã thu thập và xử lý ở trên, nhân viên văn thư tiến hành trình bày, sắp xếp các thông tin trên theo đúng thể thức và kỹ thuật theo quy định. Văn bản ở bước này gọi là bản thảo.
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung: Nhân viên văn thư khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản trình văn bản lên Chánh Văn phòng duyệt bản thảo. Bản thảo văn bản được duyệt về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Nếu có gì cần sửa chữa, bổ sung thì nhân viên soạn thảo tiến hành sửa chữa theo yêu cầu. Sau đó trình Chánh Văn phòng xem xét lại.
Đánh máy, nhân bản: Bản thảo sau khi duyệt được chuyển đến nhân viên đánh máy. Việc đánh máy, nhân bản phải được thực hiện ngay tại cơ quan , tuyệt đối không được đánh máy, nhân bản ngoài cơ quan.
Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản: Chánh Văn phòng hoặc nhân viên soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản. Thẩm quyền ký văn bản: Chánh Văn phòng có quyền được ký tất cả những văn bản của Văn phòng HĐND – UBND huyện. Sau khi ký đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, sau đó chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan.
-Nghiệp vụ tiếp nhận văn bản đến
Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản: Tất cả văn bản gửi đến Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hoà đều được tập hợp tại Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ. Nhận văn bản, khi văn bản được gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND huyện thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nhõn viờn văn thư cần phải phõn loại văn bản rừ ràng, văn bản nào thuộc loại vào sổ đăng ký, loại không phải vào sổ đăng ký, loại bóc bì, loại không được bóc bì,…
Đóng dấu đến: Dấu có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, thỏng, số văn bản đến. Dấu đúng được đúng rừ ràng và thống nhất vào đuôi số, ký hiệu, trích yếu của công văn. Số đến ghi vào đầu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận, vào sổ văn bản đến ngay trong ngày.
Vào sổ đăng ký văn bản đến: Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rừ ràng, chớnh
xác, không được viết bút chì, xóa hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số.
Trình, chuyển giao văn bản: Văn thư sau khi vào sổ văn bản đến, sau đó trình cho Chánh Văn phòng xem xét, giải quyết. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định.
-Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Kiểm tra văn bản: Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải trình báo Chánh Văn phòng hoặc người soạn thảo biết để sửa chữa sai sót trước khi ban hành.
Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có): Đóng dấu cơ quan phải ngay ngắn đúng chiều, đúng mực dấu theo quy định, khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu khẩn, mật tùy theo mức độ được chuyển phát nhanh.
Đăng ký văn bản: Trước khi chuyển văn bản đi, cán bộ văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản chính xác, đầy đủ.
Chuyển phỏt văn bản và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản: Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thư phải chuyển phát nhanh ngay trong ngày;
những văn bản khẩn phải được chuyển ngay sau khi ký ban hành. Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đường bưu điện, fax hoặc internet.
Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu: Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư của Văn phòng và một bản lưu trong hồ sơ soạn thảo văn bản. Bản lưu văn bản đi tại bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
c. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND – UBND huyện và con dấu của cơ quan.
Các con dấu phải được để tại trụ sở của Văn phòng HĐND – UBND huyện và Chánh Văn phòng giao cho cán bộ văn thư lưu trữ và đóng dấu, việc bảo quản và sử dụng con dấu phải chặt chẽ và tuân theo quy định.
Khi phát hiện mất con dấu, phải trình báo ngay cơ quan Công an, cấp có thẩm quyền biết về nơi xảy ra mất dấu, thời gian mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại dấu.
- Trách nhiệm của cán bộ văn thư về quản lý và sử dụng con dấu:
Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị.
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản tài liệu sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
Việc sử dụng và quản lý con dấu được nhân viên văn thư thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
d. Nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa gồm:
Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của UBND huyện và chỉnh lý tài liệu tại cơ quan thuộc UBND huyện; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện.
Cán bộ lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện có nhiệm vụ: Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra và báo cáo thống kê công tác lưu trữ Văn phòng theo quy định của Nhà nước. Đôn đốc việc lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện, đây là nguồn tài liệu nhằm bổ sung vào kho lưu trữ huyện.
f. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và Lãnh đạo
Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm trình HĐND – UBND huyện.
Văn phòng HĐND – UBND huyện xây dựng chương trình công tác năm căn cứ vào: Nghị quyết đại hội Đảng bộ huyện về mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, căn cứ kế hoạch UBND thành phố giao, kết quả thực hiện năm trước, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện và căn cứ vào xu thế vận động chung của thời đại. Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực hiện việc xây dựng chương trình công tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo và thông qua vào phiên họp thường kỳ tháng 12 của UBND huyện.
g. Nghiệp vụ tổ chức hội họp
Căn cứ vào chương trình làm việc công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc. Chánh Văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng
tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đã thực hiện thành công các cuộc họp của Thường trực HĐND – UBND huyện nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp.
h. Những kết quả đạt được
Trong năm vừa qua hoạt động công tác Văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đạt được kết quả cao và toàn diện về mọi mặt.(Nguồn Báo cáo tổng kết công tác Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng hòa, năm 2014).
j. Công tác tham mưu, tổng hợp và chế độ thông tin báo cáo
Văn phòng HĐND – UBND huyện đã bám sát những nhiệm vụ trọng tâm, giải pháp điều hành của UBND Thành phố, bám sát Nghị quyết kỳ họp thứ 03 khóa XVII về nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội năm 2014, tham mưu cho UBND huyện thực hiện tốt công tác quản lý điều hành toàn diện các lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng cụ thế là:
Văn phòng đã chủ động giúp UBND huyện chỉ đạo các phòng, ban, cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm 2014. Tham mưu cho UBND huyện xây dựng, ban hành chương trình công tác trọng tâm năm 2014 của UBND huyện, xây dựng các chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý.
Xây dựng các báo cáo tuần, tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng và báo cáo năm về thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2014, phương hướng năm 2015. Xây dựng báo cáo chuyên đề; ban hành các thông báo kết luận của Thường trực Huyện ủy – Lãnh đạo UBND huyện về thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm như: giải phóng mặt bằng, thủ tục hành chính, quản lý đất đai, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo. Các văn bản tham mưu soạn thảo cơ bản đảm bảo chất lượng, hiệu quả.
Xây dựng chương trình, tham mưu tổ chức họp UBND huyện thường kỳ hàng tháng. Thông qua đó đã nâng cao được vai trò quản lý, điều hành của UBND huyện ở từng lĩnh vực cụ thể, đặc biệt đã chủ động tích cực phối hợp với các ngành thuộc UBND huyện chuẩn bị tốt các hội nghị sơ kết, tổng kết, các hội nghị chuyên đề của UBND huyện. Chất lượng các cuộc họp từ công tác chuẩn bị tài liệu đến công tác phục vụ, tổ chức điều hành hội nghị một cách chính xác, nghiêm túc đạt hiệu quả cao.
Công tác Văn Thư Lưu trữ
a. Công tác Văn thư – Lưu trữ và quản lý văn bản hành chính
Công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa trong những năm qua luôn hoạt động đạt kết quả cao.
- Tiếp nhận văn bản đến: Trong thời gian qua việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến được Văn phòng HĐND – UBND huyện thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình, 100% văn bản đến được Văn phòng HĐND – UBND huyện tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tượng, đảm bảo 100% công việc giải quyết đúng thời hạn. Trong năm 2014, Văn phòng đã tiếp nhận 3255 văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi: Trong thời gian qua, Văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành văn bản của Văn phòng HĐND – UBND huyện. Cụ thể, năm 2014 Văn phòng đã tham mưu, trình Lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành 2758 văn bản , tham mưu trình Lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 287 văn bản, Văn phòng HĐND – UBND huyện đã ban hành 94 văn bản chuyển đi.
- Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình.
- Nghiệp vụ lưu trữ: Văn phòng HĐND – UBND huyện đã áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, các phần mềm về lưu trữ đã được ứng dụng và mang lại hiệu quả cao trong quá trình hoạt động, giúp cho áp lực công việc lên các thủ trưởng giảm đi. Không để xảy ra trường hợp mất mát, hư hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản.Bố trí đủ diện tích lưu trữ tài liệu gồm 13 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban.
b. Công tác hậu cần
Văn phòng HĐND – UBND huyện đã thực hiện tốt chế độ công khai tài chính, phân bổ kinh phí và thanh quyết toán theo đúng quy định, đảm bảo cho hoạt động thường xuyên của cơ quan nói chung cũng như hoạt của Văn phòng nói riêng.
Nhằm đáp ứng hoạt động của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng thực hiện việc mua sắm trang thiết bị, vật dụng văn phòng phẩm.
Văn phòng sẽ thực hiện việc mua sắm trên cơ sở xem xét và phê duyệt các báo cáo, tờ trình của các bộ phận có liên quan, căn cứ vào hiện trạng thực tế và nguồn kinh phí của cơ quan. Việc mua sắm trang thiết bị vật dụng, văn phòng phẩm phải thực hiện đúng theo nguyên tắc tài chính kế toán.
c. Hoạt động bộ phận một cửa
Tại bộ phận một cửa đã tổ chức thực hiện đúng quy định, quy trình và tiếp nhận giải quyết, trả kết quả theo đúng thủ tục hành chính cho các tổ chức, công dân được niêm yết công khai.
Đến nay các lĩnh vực đưa vào hoạt động đã đi vào lề nếp.Thủ tục, hồ sơ các loại công việc được công khai để các tổ chức và cá nhân đến giao dịch.
Trong năm 2014, đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh lầ 73 hồ sơ; lĩnh vực Tư pháp 48 hồ sơ; lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản 147 hồ sơ; lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội 91 hồ sơ; lĩnh vực Nội vụ 52 hồ sơ; lĩnh vực Văn hóa – Thông tin 39 hồ sơ; chứng thực 3206 hồ sơ. Tổng lệ phí thu được 6.478.000đ, nộp Ngân sách Nhà nước 3.113.200đ, trích lại Văn phòng 4.000.000đ.
Các hồ sơ hành chính được giải quyết đảm bảo đúng quy định, đúng thời gian theo quy định; không có hồ sơ tồn đọng quá hạn, không có hồ sơ vướng mắc, tạo điều kiện cho tổ chức cá nhân đến liên hệ giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo nhanh, gọn, thuận tiện.
d. Công tác tổ chức hội nghị, tiếp khách
Trong những năm qua Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tổ chức hội nghị, các cuộc hội nghị đã đạt hiệu quả thiết thực nhưng vẫn hết sức tiết kiệm.
Các công việc khi tiến hành họp được sắp xếp, phân công cụ thể cho các cỏn bộ nhõn viờn, mỗi người đều hiểu rừ được trỏch nhiệm cụng việc của mỡnh, không có hiện tượng chồng chéo công việc hoặc một người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên các cuộc họp, hội nghị được tiến hành thuận lợi.
e. Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và Lãnh đạo
Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho UBND huyện. Chương trình công tác đưa ra đúng thời gian, đảm bảo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của các phòng, ban.
Chương trình kế hoạch công tác được xây dựng sát với mục tiêu đề ra và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ UBND Thành phố giao. Các nhiệm vụ đưa ra cho các ban, ngành, đoàn thể đảm bảo đúng quyền hạn và trách nhiệm, phát huy tối đa việc phối hợp làm việc giữa các ban, ngành, đoàn thể, nâng cao hiệu quả công việc.
k. Đánh giá chung Mặt tích cực