MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN 1 PHẦN NÓI ĐẦU 2 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 I. Quá trình hình thành và phát triển: 4 1. Vài nét về trung tâm: 4 2. Những sự kiện tiêu biểu phản ánh sự phát triển của đơn vị 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập: 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 7 2. Cơ cấu tổ chức: 8 3. Địa chỉ trụ sở: 8 III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 9 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổng hợp Dịch vụ: 9 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng hợp Dịch vụ: 11 3. Mô tả công việc: 12 IV. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 22 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 22 2. Khảo sát về công tác văn thư 23 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 26 I. Công tác tiếp khách và đãi khách trong hoạt động của cơ quan 26 1. Công tác tiếp khách: 26 2. Công tác đãi khách: 27 II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 28 III. Công tác tổ chức hội họp 31 IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 34 1. Quan hệ công tác 34 2. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng: 35 V. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 38 VI. Bài trí công sở 40 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. NHẬN XÉT 46 1. Nhận xét chung 46 2. Ưu điểm 47 3. Nhược điểm 48 II. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 PHẦN IV: KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC .1 PHỤ LỤC .2 LỜI CÁM ƠN PHẦN NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .4 I Quá trình hình thành phát triển: Vài nét trung tâm: Những kiện tiêu biểu phản ánh phát triển đơn vị II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập: .7 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: .7 Cơ cấu tổ chức: Địa trụ sở: III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Tổng hợp - Dịch vụ: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Tổng hợp - Dịch vụ: 11 Mô tả công việc: 12 IV Khảo sát tình hình hoạt động công tác người Thư ký văn phòng quan thực tập 22 Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng 22 Khảo sát công tác văn thư 23 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 26 I Công tác tiếp khách đãi khách hoạt động quan .26 Công tác tiếp khách: .26 Công tác đãi khách: 27 II Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan .28 III Công tác tổ chức hội họp 31 IV Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .34 Quan hệ công tác 34 Tổ chức chuyến công tác cho Thủ trưởng: 35 V Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng 38 VI Bài trí công sở .40 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .46 I NHẬN XÉT .46 Nhận xét chung 46 Ưu điểm 47 Nhược điểm .48 II ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 PHẦN IV: KẾT LUẬN 50 Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 52 PHỤ LỤC Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CÁM ƠN Qua thời gian thực tập Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình tập thể cán nhân viên Trung tâm giúp đỡ em trình tìm hiểu, thu thập thông tin Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội dạy cho em kiến thức, kinh nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt thực tập Đặc biệt giúp đỡ em nhiều để em hoàn thành báo cáo Tuy nhiên, lần tiếp xúc với công việc thực tế hạn chế nhận thức nên tránh thiếu sót tìm hiểu, đánh giá trình bày Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình, vậy, em mong Trung tâm bỏ qua mong nhận đóng góp giúp đỡ quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NÓI ĐẦU Nghề Thư ký đội ngũ gồm người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước nghề Thư ký chưa thực coi trọng phát triển, chí người ta có quan niệm nhìn sai lệch nghề Thư ký, điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động quan, tổ chức công ty Với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa - tư nhân hóa ngày nay, doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng thúc đẩy nghề Thư ký phát triển trở nên coi trọng, ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phát triển xã hội Sự cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững xã hội trở nên khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với ngành nghề cạnh tranh khác để hòa nhịp phát triển kinh Thế giới Việt Nam Trong thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa nay, nhu cầu công việc người ngày trở nên phong phú thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng chương trình đào tạo ngành thư ký văn phòng trường Đây đợt thực tập khóa sau sinh viên học xong chương trình lý thuyết môn học thuộc nghành thư ký văn phòng Thực tập giai đoạn quan trọng trình đào tạo, đặc biệt trình đào tạo “cán thực hành có lý luận” cho sở cán quan Nhà nước, doanh nghiệp Trong giai đoạn sinh viên vận dụng kiến thức học lớp để áp dụng vào công việc quan mà thực tập Qua công việc thực tế, sinh viên củng cố thêm kiến thức tự học hỏi kinh nghiệm làm việc cán quan, bước đầu rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng cho phong cách làm việc người cán văn phòng Ngoài ra, sinh viên phải tự tìm hiểu hoạt động quan để hiểu tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập tùy theo kế hoạch thực tập phân công lãnh đạo quan Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong trình thực tập thực tế quan, sinh viên thường gặp phải khó khăn khác lý thuyết thực tiễn, có hướng dẫn giáo viên cán hướng dẫn thực tập quan giúp đỡ Trong trình này, sinh viên phải biết tự tìm hiểu tư liệu, tài liệu quan để viết hoàn thiện báo cáo kết thực tập mà đạt "Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp" kết mà sinh viên làm bao gồm tất công việc từ trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Văn thư Lưu trữ, nhận thức kiến nghị giải pháp cá nhân vào công tác văn phòng quan đến thực tập nhận xét quan trình thực tập, tinh thần trách nhiệm hiệu thực tập sinh, sở nhà trường nắm khả học sinh sau đào tạo bổ sung kiến thức, đúc rút kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện cho quy trình đào tạo khoá học sau Quá trình thực tập sinh viên diễn thời gian ngắn từ ngày 16/3 đến ngày 05/5/2015, với kiến thức học Nhà trường thực tế hoạt động quan, em hi vọng báo cáo em không tránh khỏi sai sót đóng góp phần nhỏ vào suất, chất lượng công tác văn phòng quan Nhà nước nói chung quan khác nói riêng Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Quá trình hình thành phát triển: Vài nét trung tâm: Tên đơn vị: Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – Đài Truyền hình Việt Nam Tên giao dịch tiếng Anh: Vietnam Television Training Centre – VTVTC Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình đơn vị có dấu tài khoản riêng Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – Đài Truyền hình Việt Nam ( THVN) tiền thân Trung tâm đào tạo Cán Phát – Truyền hình trực thuộc Cục Truyền – Phát – Truyền hình thành lập theo Quyết định số 256/TC-QĐ ngày 06/02/1991 Bộ Văn hoá – Thông tin, Thể thao Du lịch Ngày 24/9/1991, Bộ Văn hoá – Thông tin Thể thao có Quyết định số 1526/TC-QĐ chuyển Trung tâm trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin Thể thao Trung tâm đào tạo cán Phát – Truyền hình chuyển trực thuộc Đài Truyền hình ViệtNam theo Quyết định tiếp nhận số 13/QĐ-THVN ngày 10/01/1994 Theo Nghị định 96/2003/NĐ-CP ngày 20/8/2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đài THVN, Trung tâm đào tạo cán Phát – Truyền hình đổi tên thành Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình Những kiện tiêu biểu phản ánh phát triển đơn vị – Năm 2005: Trung tâm tặng Huân chương Lao động Hạng ba (Quyết định số 122/2006/QĐ-CTN Chủ tịch nước ngày 19/01/2006 việc tặng thưởng Huân chương Lao động) – Năm 2006: “Tập thể Lao động xuất sắc”; (Quyết định số 256/QĐ-THVN Tổng Giám đốc Đài THVN ngày Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 08/2/2007 việc công nhận danh hiệu “Tập thể Lao động xuất sắc năm 2006”) – Năm 2008: “Bằng khen Tổng Giám đốc Đài THVN”; (Quyết định số 55/QĐ-THVN Tổng Giám đốc Đài THVN ngày 13/01/2009 việc tặng Bằng khen cho tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ năm 2008) – Năm 2009: “Bằng khen Tổng Giám đốc Đài THVN” (Quyết định số 108/QĐ-THVN Tổng Giám đốc Đài THVN ngày 29/01/2010 việc tặng Bằng khen cho tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ năm 2009) Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình giao nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức Đài Truyền hình Việt Nam Đài PT-TH địa phương Trung bình năm đơn vị tổ chức từ 40 đến 50 khoá đào tạo cho 1.000 lượt học viên Các khoá học tập trung vào lĩnh vực quan trọng ngành truyền đạo diễn, dẫn chương trình, quay phim, âm thanh, ánh sáng, dựng phim, đồ họa, truyền dẫn phát sóng, khóa học kỹ lãnh đạo quản lý, chuyên sâu lĩnh vực tài chính, tổ chức, quản lý Nhà nước… - Từ năm 1991 đến 2001: Trung bình năm tổ chức 20 khóa đào tạo cho toàn ngành truyền hình kể đài truyền hình địa phương Trung tâm có kết hợp với số tổ chức Quốc tế ABU, AIBD, DW, JAICA để tổ chức khoá đào tạo truyền hình cho Phát Đào tạo cho khoảng 400 học viên năm - Từ năm 2002 đến 2007: Trung bình năm tổ chức 40 khoá đào tạo cho VTV với tổng số khoảng 800 học viên Giảng viên người có kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực truyền hình (cả giảng viên nước số tổ chức quốc tế JAICA Nhật Bản, AIBD, DW, ABU, THOMSON REUTER…) - Từ năm 2008 đến 2011: Trung bình năm tổ chức 45 khóa tạo tạo cho VTV với tổng số khoảng gần 1000 học viên qua khoá đào tạo Giảng viên người có kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực truyền hình (cả giảng viên Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nước số tổ chức quốc tế AIBD, DW, ABU, THOMSON REUTER, CFI…) Phát huy thành tích đạt nhiều năm, Trung tâm hoàn thành tốt kế hoạch Tổng Giám đốc Đài THVN giao Ngoài việc bám sát kế hoạch giao năm, Trung tâm thường xuyên trao đổi thông tin với đơn vị có liên quan để phối hợp tổ chức khoá học mang tính cấp bách đột xuất phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn phát triển Đài THVN Trung tâm tổ chức nhiều khóa đào tạo trị, công tác tư tưởng thể loại báo chí truyền hình cho học viên đội ngũ cán tuyển dụng vào làm việc đơn vị Đài THVN Phục vụ cho EURO 2008, Trung tâm tổ chức khóa học luyện phát âm chuẩn tiếng Ý, Tây Ban Nha, Trung Quốc cho bình luận viên, dẫn chương trình thể thao Trung tâm làm đầu mối phối hợp triển khai hoạt động tổ chức khóa đào tạo “Đại học chức chuyên ngành đạo diễn, biên kịch, quay phim năm học 2008-2009” Đây hoạt động liên kết đào tạo chức Trường Đại học Văn hóa – Nghệ thuật Quân đội Đài Truyền hình ViệtNam Ngoài ra, Trung tâm đă hoàn thành khóa đào tạo tổ chức sản xuất, quay phim, đạo diễn hình tổ chức sản xuất chương trình thể thao phục vụ Seagames 25 cho 147 lượt học viên Đài THQG Lào Kết khóa học kinh nghiệm thời gian kiến tập Việt Nam Lãnh đạo Đài Truyền hình Quốc gia Lào học viên đánh giá cao Trung tâm phối hợp chặt chẽ với đơn vị thuộc Đài Ban Hợp tác quốc tế, Ban Thể thao Giải trí Thông tin Kinh tế, Ban Kế hoạch – Tài chính… thực hoạt động dự án “Đào tạo nhân lực phục vụ AI Games III” Theo đánh giá học viên lãnh đạo đơn vị, dự án “Đào tạo nhân lực phục vụ AI Games III” thực hiệu quả, góp phần vào thành công chung Đài THVN với tư cách truyền hình chủ nhà thành công Đại hội Bên cạnh đó, lớp tập huấn công tác tổ chức, công tác Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Trung tâm tổ chức góp phần nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trị cho cán viên chức Đài Truyền hình Chất Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lượng khoá học tiếp cận yêu cầu học viên, Ban biên tập, đơn vị giai đoạn phát triển Đài truyền hình Việt Nam II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Theo Nghị định 18/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đài Truyền hình ViệtNam Ngày 03/9/2008, Tổng Giám đốc Đài THVN ban hành định số 1118/QĐ-THVN việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – Chức năng: Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình có chức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức người lao động thuộc Đài THVN hệ thống Truyền hình nước theo đạo Tổng Giám đốc Đài THVN – Nhiệm vụ: Xây dựng tổ chức thực kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm có kế hoạch bồi dưỡng đào tạo lại cho cán bộ, viên chức người lao động công tác lĩnh vực truyền hình nước + Phối hợp với đơn vị có liên quan mở rộng quan hệ quốc tế lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, sản xuất chương trình với tổ chức, cá nhân khu vực giới theo quy định hành Nhà nước Đài THVN + Tổ chức đội ngũ giảng viên, cộng tác viên phục vụ công tác biên soạn giáo trình, chương trình giảng dạy theo nội dung Tổng Giám đốc phê duyệt + Biên soạn, in ấn tài liệu, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu đào tạo Trung tâm + Trực tiếp quản lý công trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ công tác giảng dạy Trung tâm + Tổ chức hợp tác, liên kết lĩnh vực đào tạo dịch vụ khác lãnh đạo Đài giao, bước thực chế tự chủ tài trình Tổng Giám đốc khoán thu chi Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác Trung tâm với đơn vị thuộc Đài THVN trình Tổng Giám đốc phê duyệt + Phối hợp với Ban Tổ chức – Cán xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo lại bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức, người lao động xây dựng quy hoạch Trung tâm đáp ứng nhu cầu công tác + Quản lý theo phân cấp tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản Trung tâm theo quy định chung Đài THVN Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình bao gồm: Ban giám đốc Phòng Tổng hợp – Dịch vụ Phòng Giáo vụ Phòng Kỹ thuật Phòng Quản lý đào tạo Phòng Kế hoạch- Tài Ngoài 05 Phòng chức Trung tâm có 02 sở đào tạo: – Cơ sở đào tạo cán truyền hình khu vực miền Trung Thị Xã Cửa Lò Nghệ An, địa chỉ: Số đường SàoNam, thị xã Cửa Lò, Nghệ An – Trung tâm đào tạo Đài Truyền hình Việt Nam TP Vũng Tàu (cơ sở xây dựng dự kiến cuối năm 2013 đưa vào hoạt động) – Văn phòng đại diện TP Hồ Chí Minh Tổng số CBCNV: 42 người, có 39 cán viên chức người lao động (hợp đồng từ 12 tháng trở lên) 03 lao động vụ việc Địa trụ sở: * Trụ sở chính: Số 59 phố Thợ Nhuộm, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 04.3.8255181 Fax: 04.3.8267230 * Cơ sở đào tạo cán truyền hình khu vực miền Trung Thị xã Cửa Lò Nghệ An Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI Bài trí công sở Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp Nó kết hợp nhiều yếu tố thuộc vấn đề lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ mục đích định, tùy theo nội dung, tính chất công việc hoàn cảnh cụ thể quan để đảm bảo cho công việc Giám đốc đạt hiệu cao Việc xếp, bố trí phòng làm việc trang thiết bị văn phòng phải đảm bảo nguyên tắc: Thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, chiếu sáng tiền đề bảo đảm cho việc tiếp khách có kết phải xuất phát từ mục đích chủ yếu đây: - Tạo môi trường thích hợp cho công việc lãnh đạo nhân viên Từ môi trường làm việc thích hợp đó, lãnh đạo cán nhân viên phát huy khả lao động, hoàn thiện công việc cách có suất, chất lượng - Tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách quan có hiệu - Tạo yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích để nâng cao suất lao động yêu thích với nơi làm việc - Bảo đảm nguyên tắc định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ tài liệu, phương tiện khác Phòng làm việc Thủ trưởng phải xếp bố trí khoa học, hợp lý: Phía gần cửa vào bố trí bàn ghế tiếp khách, bàn làm việc tủ tài liệu phía cách xa bàn tiếp khách để Thủ trưởng nhìn thấy người vào phòng họ vừa bước chân qua cửa Các văn bản, tài liệu, sách báo phải xếp gọn gàng, trật tự, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra tìm, đọc viết Tránh để vật thừa bàn làm việc làm phân tán ý, không tập trung tư tưởng làm việc Những thứ hay dùng để bàn, thứ hay dùng tay để phía tay Khu vực bàn dùng để viết phải để trống Phía gầm bàn nên để sọt rác Ngoài việc xếp, bố trí máy móc trang thiết bị phòng làm việc, người thư ký trang trí vài Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 40 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tranh bố trí vài chậu cảnh Hàng ngày cần dành phút đầu cuối làm việc để quét dọn, lau chùi bàn ghế, rửa ấm chén, xếp lại đồ dùng cần thiết Ngoài ra, thư ký phải mua hoa, cắm trí phòng làm việc để phòng trông sáng sủa Việc pha trà thiếu công tác người thư ký Một ấm trà ngon với nhiệt độ đủ ấm giúp người có tinh thần thoải mái bắt đầu ngày làm việc Việc xếp bố trí phòng làm việc vấn đề có tính nghệ thuật, đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết nhiều mặt Tùy theo yêu cầu công việc, trình độ phát triển kinh tế điều kiện cụ thể nước mà văn phòng tổ chức trang bị máy móc đồ dùng với mức độ kỹ thuật đại khác Tuy nhiên muốn cho công việc đạt kết quả, văn phòng phải trang bị máy móc, đồ dùng tối thiểu, biết cách tổ chức khoa học điều kiện định Người thư ký Giám đốc nghiệp vụ chuyên môn mà phải biết cách trang trí tổ chức phòng làm việc, trì ngăn nắp, sẽ, có thẩm mỹ để bảo đảm suất, gây cảm tình với khách tạo hấp dẫn cho thân Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 41 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ SẮP XẾP VÀ BỐ TRÍ TRONG PHÒNG TỔNG HỢP - DỊCH VỤ Đây sơ đồ xếp bố trí phòng làm việc phòng Tổng hợp - Dịch vụ: 11 12 A B 3 4 Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 42 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chú thích: A: Phòng Trưởng phòng 1: Tủ đựng tài liệu 2: Tử đựng tài liệu quan trọng 3: Bàn làm việc Trưởng Phòng 4: Tủ đựng ấm chén 5: Cửa sổ phòng làm việc B: Phòng Tổng hợp - Dịch vụ 2: Bàn làm việc Phó Trưởng phòng 3: Bàn làm việc văn thư 4: Bàn làm việc nhân viên 5: Tủ đựng hồ sơ tài liệu Văn thư - Lưu trữ 6: Tủ đựng tài liệu làm việc phòng 7: Máy Fax 8: Máy in 9: Máy photocopy 10: Bảng thông báo 11 12: Cửa sổ phòng làm việc Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình quan nhỏ nên nhìn chung cách bố trí phòng làm việc lãnh đạo chưa hợp lý Phòng làm việc hẹp mặt diện tích, hệ thống đèn chiếu sáng chưa hợp lý Trang thiết bị phòng chưa đầy đủ thiếu tủ con, tủ lạnh, bàn ghế để tiếp khách Cách xếp chỗ để điện thoại chưa hợp lý, điện thoại để bên phải, giá bút để bên trái không thuận tiện cho việc ghi chép lại thông tin nghe điện thoại Bên cạnh đó, theo em nên bố trí đèn chụp bàn làm việc Thủ trưởng giúp Thủ trưởng tập trung làm việc tốt Sau thời gian thực tập, quan sát phòng làm việc Thủ trưởng, em xin có ý kiến nhận xét đưa sơ đồ tối ưu hóa sau: Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 43 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây sơ đồ tối ưu hóa phòng làm việc phòng Tổng hợp - Dịch vụ: 11 12 A B Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 44 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chú thích: A: Phòng Trưởng phòng 1: Tủ đựng tài liệu 2: Tử đựng tài liệu quan trọng 3: Bàn làm việc Trưởng Phòng 4: Bàn tiếp khách lãnh đạo 5: Cửa sổ 6: Tủ đựng ấm chén B: Phòng Tổng hợp - Dịch vụ 2: Bàn làm việc Phó Trưởng phòng 3: Bàn làm việc nhân viên 4: Bàn làm việc văn thư 5: Tủ đựng hồ sơ tài liệu Văn thư - Lưu trữ 6: Tủ đựng tài liệu làm việc phòng 7: Máy Fax 8: Máy in 9: Máy photocopy 10: Bảng thông báo 11 12: Cửa sổ phòng làm việc Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 45 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT Qua đợt thực tập Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình, em có điều kiện để củng cố, trau dồi kiến thức học vận dụng kiến thức vào thực tiễn Đồng thời, em tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế Với mong muốn đưa công tác Thư ký văn phòng ngày phát triển quan nước, em xin trình bày số kết luận, nhận xét kiến nghị sau: Nhận xét chung Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta nay, xuất vị trí người thư ký văn phòng lãnh đạo điều tất yếu thiếu Thực tế có nhiều quan điểm nghề thư ký Do chức nhiệm vụ vị trí công tác khác mà nội hàm khái niệm thay đổi Song, Chúng ta không đồng hoạt động người thư ký với công việc bàn giấy vụ đơn lẻ, không đồng hình ảnh người cán thư ký dơn giản yếu tố trang trí cho hoạt động công sở Với cách tiếp cận vậy, thư ký văn phòng mang đầy đủ đặc điểm nghề nghiệp người thư ký, song, hoạt động họ xác định môi trường định - Môi trường Văn phòng đặt mối quan hệ xác định - người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo Thư ký người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp bao gồm người làm việc văn phòng có liên quan đến hoạt động thư từ, đánh máy, lưu chứng từ, tổ chức buổi hẹn để trợ giúp lãnh đạo Trong điều kiện kinh tế hướng tới mục tiêu công nghiệp hóa đại hóa, lĩnh vực truyền thông, truyền hình khoa học công nghệ có bước phát triển vượt bậc Theo đó, thúc đẩy lĩnh vực khác phát triển theo Và để đáp ứng nhu cầu phát triển đó, người thư ký với công tác thư ký văn phòng có vai trò quan trọng, thiếu quan, tổ chức Cùng với tác động chế thị trường, doanh nghiệp lớn nhỏ Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 46 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đời nhiều ngành thư ký văn phòng ngày chiếm vị hệ thống văn phòng Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình đơn vị đà phát triển Do chức đặc thù riêng lĩnh vực truyền thông, công tác thư ký văn phòng trung tâm cần phải quan tâm mức kịp thời Ưu điểm Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình tiền thân Trung tâm đào tạo Cán Phát - Truyền hình, thành lập theo Quyết định số 256/TC-QĐ ngày 06/02/1991 Bộ Văn hóa - Thông tin, Thể thao Du lịch Trải qua nhiều thời kỳ phát triển, theo Nghị định 96/2003/NĐ - CP Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đài truyền hình Việt Nam, Trung tâm đào tạo Cán Phát - Truyền hình đổi tên thành Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình Dù vậy, công tác thư ký văn phòng tương đối ổn định hoàn thiện Với trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, với tinh thần trách nhiệm cao công việc, ban lãnh đạo chuyên viên trung tâm có sách riêng công tác thư ký văn phòng Từ đó, thay đổi hoàn toàn cách nhìn xã hội nghề thư ký Công tác thư ký văn phòng vận dụng linh hoạt định Nhà nước chế đơn vị thực tế công việc Với cách nhìn nhận ban lãnh đạo, công tác thư ký văn phòng mang lại hiểu lớn Hàng ngày, cán làm công tác văn phòng giải lượng công việc công văn, giấy tờ cách khoa học, xác, kịp thời, đáp ứng tốc độ phát triển đơn vị Ngoài ra, đơn vị trang bị đầy đủ trang thiết bị đại, đáp ứng nhu cầu trao đổi thể thức nhanh như: máy tính, máy Fax, máy photocopy, máy in, gửi thư qua Email để phục vụ cho hoạt động công tác tổ chức văn phòng Hơn nữa, nhờ có đội ngũ nhân viên, cán văn phòng có nhiều kinh nghiệm nên việc giải công việc thuận lợi nhanh chóng Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 47 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cùng với công tác Thư ký văn phòng, công tác Văn thư - Lưu trữ cải thiện Mặc dù công tác Lưu trữ đơn vị bước đầu hình thành, có văn đạo kịp thời lãnh đạo nên văn tài liệu lưu trữ đầy đủ để quản lý, bảo quản phục vụ việc tra cứu Mặc dù bước đầu củng cố, việc tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ cán đơn vị có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu giải công việc nhanh chóng, xác Nhờ ưu điểm mà công tác văn phòng đơn vị luôn dược quan tâm đầy đủ kịp thời vật chất tinh thần Nhược điểm Bên cạnh mặt mạnh, ưu điểm công tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư - Lưu trữ Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình có mặt yếu, khó khăn tồn sau: - Do xây dựng từ lâu nên việc bố trí văn phòng có phần chưa hợp lý Không gian phòng ban nhỏ chật, lối lại hẹp khiến việc lại văn phòng khó khăn thiếu thuận tiện cho việc giải văn quan trọng - Vì trình hoạt động giải công việc có nhiều đối tượng vào, tính đảm bảo bí mật bị hạn chế - Công tác thư ký văn phòng có vấn đề thực tế chưa giải nên nhiều lúc mang lại hậu không mong muốn - Các loại sổ, sách việc đăng ký văn đi, đến dùng chung - Tài liệu rời lẻ nhiều, chưa cán trực tiếp làm công tác công văn giấy tờ, xếp, lập hồ sơ hoàn chỉnh nên gây khó khăn cho việc chỉnh lý - Trung tâm phận Văn thư Lưu trữ riêng, tài liệu trung tâm lưu giữ bảo quản phận chịu trách nhiệm nên thường tốn nhiều thời gian để tra tìm tài liệu phục vụ nghiên cứu soạn thảo văn - Việc sử dụng, lưu trữ bảo quản dấu Trung tâm chưa quan tâm Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 48 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mọi dấu Trung tâm lưu giữ bảo quản Phòng Tổng hợp Dịch vụ Do trình hoạt động có nhiều người vào nên việc bảo quản dấu gặp khó khăn hạn chế - Việc phân loại tài liệu sau tiếp nhận chuyển giao cho phận gặp nhiều sai sót cán chuyên trách văn thư thực - Người thư ký phải đảm đương thêm nhiều công việc khác khiến hoạt động quản lý không phát huy hiệu cao II ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Từ ưu nhược điểm đó, em xin đưa số biện pháp sau: - Trước tiên phát huy mạnh, ưu điểm mà Trung tâm có sau - Đầu tư, bổ sung trang thiết bị thiếu văn phòng, thay đổi cách xếp bố trí văn phòng để phục vụ tốt cho công việc - Cần tiến hành tổ chức họp tổng kết phòng ban để từ giúp cho cán bộ, nhân viên Trung tâm thấy vai trò tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ công tác Thư ký văn phòng trình hoạt động quản lý Trung tâm Từ đó, đưa văn đạo đắn công tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư Lưu trữ - Hoàn thiện mẫu văn bản, giấy tờ, tài liệu nghiệp vụ khác tác động đến hiệu làm việc Trung tâm - Thay đổi cách nhìn nhận công tác Thư ký văn phòng công tác Văn thư - Lưu trữ Hiện nay, Trung tâm chưa có phận Văn thư - Lưu trữ riêng Với tốc độ phát triển khối lượng làm việc tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Trung tâm nên có phận Văn thư - Lưu trữ chuyên trách riêng Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 49 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV: KẾT LUẬN Kết công việc làm thành công hay thất bại đều chứng tỏ qua trình làm việc thực tế thân Trải qua thời gian thực tập Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình giúp em có nhìn khách quan, có tìm tòi, tìm hiểu nắm rõ kiến thức học nhà trường Từ đó, giúp em vận dụng kiến thức vào thực tiễn tốt hơn, đúc kết kinh nghiệm thực tế để có hành trang chuẩn bị cho công việc sau Khoảng thời gian kiến tập Trung tâm, vừa quan sát tìm hiểu, vừa hướng dẫn bảo nhiệt tình người Trung tâm, em hoàn thành đợt kiến tập hiểu sâu tầm quan trọng công tác Thư ký văn phòng thời đại Lao động người lãnh đạo lao động phức tạp có liên quan trực tiếp đến suất, hiệu công việc quan Bất người lãnh đạo khoảng thời gian lớn vào công việc vụ Chức người thư ký giải phóng lãnh đảo khỏi công việc vụ tạo điều kiện cho khả lao động sáng tạo lãnh đạo Nếu công tác Thư ký văn phòng cống hiến sáng tạo thực tế người lãnh đạo bị giảm Công tác Thư ký văn phòng giúp cho lãnh đạo hoàn thành nghĩa vụ cách toàn diện, tránh cho lãnh đạo thời gian vào công việc không quan trọng, sàng lọc khách đến thăm lãnh đạo, làm giảm bớt khối lượng lớn công việc cho lãnh đạo mang lại hiệu lao động cao cho hoạt động nhà quản lý Người thư ký mắt xích quan trọng nối liền người lãnh dạo với quần chúng, với nhân viên, cán đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin hàng ngày cho người lãnh đạo, soạn thảo văn Ngoài ra, công tác Văn thư - Lưu trữ đóng góp vài trò không nhỏ cho hoạt động quan Công tác Văn thư - Lưu trữ tốt góp phần quản lý văn bản, hệ thống giấy tờ, tài liệu cửa quan tốt Nhìn chung, để quan, đơn vị hoạt động ổn định phát triển Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 50 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác động mạnh mẽ kinh tế tri thức cần phải kết hợp nhiều yếu tố yếu tố thiếu công tác Thư ký văn phòng Nhưng để trở thành người thư ký văn phòng có lực thực điều đơn giản Trước tiên cần có lòng yêu nghề, say mê với công việc nỗ lực, cố gắng vươn lên không ngừng thân Thực tế chứng minh, công tác Thư ký văn phòng hoạt động thiếu quan Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình bước đưa công tác Thư ký văn phòng vào quy trình quản lý có hệ thống Trung tâm Qua thời gian thực tập Trung tâm, trình độ hạn chế chưa có kinh nghiệm công tác Thư ký văn phòng nên việc kiến tập Trung tâm em gặp nhiều sai sót hạn chế Tuy cố gắng nhiều báo cáo em không tránh khỏi hạn chế khuyết điểm Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô người Trung tâm bạn để báo cáo em hoàn thiện Cuối cùng, em xin cảm ơn Nhà trường Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình tạo điều kiện cho em tiếp xúc, làm quen với công việc vận dụng kiến thức giảng trường vào môi trường thực tế Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp 51 Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC DANH SÁCH CÁN BỘ, NHÂN VIÊN TRUNG TÂM ĐÀO TẠO Địa chỉ: 59 Thợ Nhuộm, Hà Nội Fax: 04.3.8.267.230 TT 3 10 11 12 3 HỌ VÀ TÊN Ban Giám đốc Nguyễn Việt Phương Vũ Văn Quang Đinh Quốc Tuấn Phòng Tổng hợp - Dịch vụ Phí Quang Tý Phan Thu Phương Nguyễn Anh Tú Nguyễn Đình Tấn Vũ Trường Sơn Khổng Văn Phương Nguyễn Bá Sơn Triệu Quỳnh Ngân Phạm Thị Chúc Phí Quang Hưng Đặng Trung Đức Nguyễn Thị Nga Phòng Kế hoạch - Tài Đỗ Thị Hiền Thúy Đỗ Minh Hiền Nguyễn Hải Yến Phòng Quản lý đào tạo Nguyễn Phương Anh Nguyễn Thị Mai Hương Đào Nhật Quang Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp NGÀY SINH BỘ PHẬN ĐT CƠ QUAN 07/11/1967 2/9/1958 17/02/1960 Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc 8.5.857.399 3.9.346.282 8.5.820.319 3.8.255.181 06/6/1962 22/11/1978 06/12/1972 23/01/1963 19/4/1969 13/01/1972 10/11/1961 20/11/1982 14/11/1982 08/9/1983 17/12/1991 23/7/1960 Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Lái xe Lái xe Bảo vệ Bảo vệ Nhân viên phục vụ Văn thư Lái xe Chuyên viên Nhà ăn 3.9.341.255 3.8.259.558 02/9/1974 15/10/1983 19/9/1990 Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên 25/02/1972 22/02/1976 25/9/1973 Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Chuyên viên Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 3.9.369.206 3.9.393.452 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thái Hà Nguyễn Thế Hưng Hoàng Phương Thủy Phùng Quyết Tiến Nguyễn Nguyệt Minh Phòng Kỹ thuật Nguyễn Huy Hoàng Đỗ Hoàng Hiền Nguyễn Quang Phòng Dương Đức Thắng Trần Thị Lệ Hằng Phạm Văn Quyết Phòng Giáo vụ Nguyễn Quốc Huy Nguyễn Thị Mai Hương Ngô Đức Tùng Nguyễn Minh Đức Phòng Nghiên cứu Phát triển Nguyễn Đăng Thành Phan Thùy Linh Cơ sở Cửa Lò Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Nguyễn Đình Thảo Nguyễn Hữu Long Hoàng Mai Phương Trần Thị Thu Hiền Nguyễn Thị Hiền Nguyễn Thị Hoa Mai Nguyễn Quốc Hưng Hoàng Xuân Du Cơ sở Vũng Tàu Đặng Thanh Tùng Lê Ngọc Quý 05/02/1979 28/8/1973 15/3/1982 26/6/1990 02/4/1983 Chuyên viên Quay phim viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên 3.9.346.283 15/02/1975 18/02/1976 05/5/1962 08/9/1977 15/9/1978 11/02/1980 Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Chuyên viên Kỹ sư Kỹ sư Bảo vệ 26/6/1963 16/5/1960 25/4/1971 06/11/1980 Trưởng phòng BTV Chuyên viên Quay phim viên 3.9.388.452 3.9.364.024 17/12/1972 16/3/1974 Trưởng phòng Phó Trưởng phòng 25/4/1977 Phó Trưởng phòng 21/12/1964 15/01/1964 19/3/1980 16/10/1970 02/8/1979 30/6/1966 28/4/1979 Nhân viên kỹ thuật Bảo vệ Nhân viên phục vụ Nhân viên phục vụ Nhân viên phục vụ Nhân viên phục vụ Nhân viên phục vụ 18/10/1974 15/7/1957 Phụ trách sở Bảo vệ Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 0383.951.659 Fax:0383.824.951 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7