Thư ký đi cùng Thủ trưởng

Mẫu phiếu xin hẹn

VI. VAI TRề CỦA NGƯỜI THƯ Kí TRONG CễNG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN

4.1. Thư ký đi cùng Thủ trưởng

Với vai trò là người trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký phải xác Với vai trò là người trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký phải xác định được:

định được:

- Hiểu rừ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trớ của Thủ trưởng.

- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn liền - Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn liền với một mục đích riêng.

với một mục đích riêng.

- Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với các - Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với các chuyến đi công tác của cơ quan.

chuyến đi công tác của cơ quan.

- Đồng thời phải hiểu rừ vai trũ và trỏch nhiệm của bản thõn trong cụng việc - Đồng thời phải hiểu rừ vai trũ và trỏch nhiệm của bản thõn trong cụng việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.

tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.

4.1.1 Thư ký phải lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo - Mục đích chuyến đi công tác

- Mục đích chuyến đi công tác - Nội dung chuyến đi công tác - Nội dung chuyến đi công tác - Thành phần chuyến đi công tác - Thành phần chuyến đi công tác - Địa điểm chuyến đi công tác - Địa điểm chuyến đi công tác - Thời gian chuyến đi công tác - Thời gian chuyến đi công tác

- Tài liệu, tư liệu liên quan đến chuyến đi công tác - Tài liệu, tư liệu liên quan đến chuyến đi công tác - Kinh phí chuyến đi công tác

- Kinh phí chuyến đi công tác - Phương tiện chuyến đi công tác - Phương tiện chuyến đi công tác

4.1.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác

Sau khi lập kế hoạch được thủ trưởng duyệt, Thư ký chuyển kế hoạch tới các Sau khi lập kế hoạch được thủ trưởng duyệt, Thư ký chuyển kế hoạch tới các đại biểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ trong việc cụ đại biểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ trong việc cụ thể tổ chức chuyến đi công tác.

thể tổ chức chuyến đi công tác.

4.1.3. Liên hệ và tiếp nhận chuyến đi.

Thư ký là người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện Thư ký là người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi.

thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi.

Ngoài những thông tin được cung cấp thì Thư ký cũng có thể yêu cầu hỗ trợ.

Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, dù sử dụng hình thức nào thư ký Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, dù sử dụng hình thức nào thư ký cũng phải đảm bảo một số yêu cầu về thông tin chính xác, đầy đủ các thông tin có cũng phải đảm bảo một số yêu cầu về thông tin chính xác, đầy đủ các thông tin có liên quan để tạo điều kiện cho cơ quan tiếp nhận chuyến đi có sự chuẩn bị phối hợp liên quan để tạo điều kiện cho cơ quan tiếp nhận chuyến đi có sự chuẩn bị phối hợp về nội dung và chuẩn bị các nghi thức đón tiếp. Thông thường thông tin được cung về nội dung và chuẩn bị các nghi thức đón tiếp. Thông thường thông tin được cung cấp sẽ liên quan đến các vấn đề:

cấp sẽ liên quan đến các vấn đề:

-- Mục đíchMục đích

-- Nội dung công việcNội dung công việc

-- Thành phần tham gia (số lượng, chức vụ, giới tính, chức danh khoa học…) Thành phần tham gia (số lượng, chức vụ, giới tính, chức danh khoa học…) -- Thời gian làm việc các đối tượng cần gặp Thời gian làm việc các đối tượng cần gặp

-- Các yêu cầu hỗ trợ (như ăn, ở, đi lại, phiên dịch…).Các yêu cầu hỗ trợ (như ăn, ở, đi lại, phiên dịch…).

4.1.3. Chuẩn bị nội dung chuyến đi.

Trên cơ sở mục đích của chuyến đi, Thư ký phối hợp với các phòng ban chức năng Trên cơ sở mục đích của chuyến đi, Thư ký phối hợp với các phòng ban chức năng để chuẩn bị nội dung của chuyến đi công tác.

để chuẩn bị nội dung của chuyến đi công tác.

Việc thực hiện nội dung của chuyến đi công tác không phải chỉ đặt ra các yêu cầu Việc thực hiện nội dung của chuyến đi công tác không phải chỉ đặt ra các yêu cầu với Thư ký trong việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu mà còn phụ thuộc vào trình độ của với Thư ký trong việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu mà còn phụ thuộc vào trình độ của đại biểu tham gia chuyến đi công tác . Các đại biểu nếu được lựa chọn chính xác sẽ đại biểu tham gia chuyến đi công tác . Các đại biểu nếu được lựa chọn chính xác sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề phát sinh và đem lại thắng lợi bất ngờ. Do đó có khả năng giải quyết những vấn đề phát sinh và đem lại thắng lợi bất ngờ. Do đó

Thư ký cần đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn thành phần trên cơ sở mục đích Thư ký cần đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn thành phần trên cơ sở mục đích chuyến đi.

chuyến đi.

Các Thư ký Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công đã Các Thư ký Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công đã thực hiện rất tốt bước này. Ví dụ như trong chuyến đi công tác vào Đà Nẵng ngày thực hiện rất tốt bước này. Ví dụ như trong chuyến đi công tác vào Đà Nẵng ngày 22/4/2014 của Giám đốc để ký hợp đồng cho tuor du lịch tại Bà Nà. Trên cơ sở 22/4/2014 của Giám đốc để ký hợp đồng cho tuor du lịch tại Bà Nà. Trên cơ sở mục đích chuyến đi thì Thư ký xác định thành phần bao gồm: Giám đốc, Thư ký mục đích chuyến đi thì Thư ký xác định thành phần bao gồm: Giám đốc, Thư ký và một chuyên viên kỹ thuật.

và một chuyên viên kỹ thuật.

4.1.4. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu, giấy tờ.

Khi chuẩn bị tư liệu tài liệu cho chuyến đi công tác Thư ký phải dựa vào các thông Khi chuẩn bị tư liệu tài liệu cho chuyến đi công tác Thư ký phải dựa vào các thông tin sau:

tin sau:

- Mục đích của chuyến đi;Mục đích của chuyến đi;

-- Khả năng của thành phần chuyến đi;Khả năng của thành phần chuyến đi;

-- Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bịHồ sơ pháp lý phải chuẩn bị -- Thời gian chuyến điThời gian chuyến đi

-- Mức độ phức tạp của công việc cần giải quyết.Mức độ phức tạp của công việc cần giải quyết.

Thường các tài liệu, tư liệu, giấy giới thiệu cho chuyến đi công tác bao gồm:

-- Công văn liên hệCông văn liên hệ

-- Giấy tờ tùy thân (chứng minh thư, thẻ nhà báo…)Giấy tờ tùy thân (chứng minh thư, thẻ nhà báo…) -- Danh thiếpDanh thiếp

-- Giấy giới thiệu, giấy đi đườngGiấy giới thiệu, giấy đi đường -- Hồ sơ công việcHồ sơ công việc

- Văn bản quy phạm pháp luật có liên quanVăn bản quy phạm pháp luật có liên quan -- Các mẫu văn bảnCác mẫu văn bản

-- Thông tin dưới dạng dữ liệu máy tính…Thông tin dưới dạng dữ liệu máy tính…

4.1.5. Chuẩn bị về phương tiện giao thông

Căn cứ vào tính chất công việc, số lượng, thành phần, cũng như mức độ xa gần Căn cứ vào tính chất công việc, số lượng, thành phần, cũng như mức độ xa gần thì Thư ký cần chuẩn bị phương tiện đi lại cho chuyến đi công tác. Vì đặc thù thì Thư ký cần chuẩn bị phương tiện đi lại cho chuyến đi công tác. Vì đặc thù công việc của Công ty đa số đi công tác đến những nơi gần nên phương tiện đi công việc của Công ty đa số đi công tác đến những nơi gần nên phương tiện đi lại chủ yếu là ôtô.

lại chủ yếu là ôtô.

4.1.6. Chuẩn bị về kinh phí và một số yếu tố khác

Như chúng ta đều biết rằng kinh phí được xem là một vấn đề quan trọng có liên Như chúng ta đều biết rằng kinh phí được xem là một vấn đề quan trọng có liên quan tới toàn bộ hoạt động cũng như sinh hoạt của đoàn công tác, nếu như được quan tới toàn bộ hoạt động cũng như sinh hoạt của đoàn công tác, nếu như được phân công thì Thư ký văn phòng phải căn cứ vào kế hoạch của đoàn công tác để phân công thì Thư ký văn phòng phải căn cứ vào kế hoạch của đoàn công tác để dự trù kinh phí. Khi dự trù, thư ký phải chú ý đến các chi phí thực tế như vé dự trù kinh phí. Khi dự trù, thư ký phải chú ý đến các chi phí thực tế như vé máy bay, tàu hỏa, tiền ăn nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi, tiền sinh hoạt máy bay, tàu hỏa, tiền ăn nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi, tiền sinh hoạt phí của các thành viên, tiền photo tài liệu… và một số khoản dự phòng cho phí của các thành viên, tiền photo tài liệu… và một số khoản dự phòng cho những chi phí phát sinh.

những chi phí phát sinh.

Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hoá, tư nhân hoá các công ty cổ Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hoá, tư nhân hoá các công ty cổ phần, tư nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi công tác lãnh đạo phần, tư nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi công tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà nước. Ngoài những công việc chuẩn có những nét khác biệt so với các công ty Nhà nước. Ngoài những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ trợ giúp lãnh đạo, Thư ký bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ trợ giúp lãnh đạo, Thư ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:

có thể phải tiến hành một số công việc sau:

- Chuẩn bị quà tặng - Chuẩn bị quà tặng

- Xây dựng nhật ký hành trình - Xây dựng nhật ký hành trình - Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá - Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá - Danh thiếp

- Danh thiếp

Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Thư ký là người đảm bảo chổ ăn ở, Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Thư ký là người đảm bảo chổ ăn ở, sinh hoạt... cho Thủ trưởng và cho đoàn. Thư ký phải thể hiện sự kính trọng với sinh hoạt... cho Thủ trưởng và cho đoàn. Thư ký phải thể hiện sự kính trọng với Thủ trưởng của mình trước cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ chuyên môn Thủ trưởng của mình trước cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ chuyên môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.

thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.

Khi Thư ký được đi công tác cùng Thủ trưởng thì đó vừa là cơ may vừa là thách Khi Thư ký được đi công tác cùng Thủ trưởng thì đó vừa là cơ may vừa là thách thức. Là cơ may nếu Thư ký thể hiện được mặt mạnh của mình, là thách thức bởi thức. Là cơ may nếu Thư ký thể hiện được mặt mạnh của mình, là thách thức bởi

vì Thư ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ trưởng thì coi như tự vì Thư ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ trưởng thì coi như tự đánh trượt mình trong kỳ thi thăng tiến.

đánh trượt mình trong kỳ thi thăng tiến.

4.1.7. Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến đi công tác.

Sau chuyến đi công tác Thư ký giúp Thủ trưởng giải quyết các công việc, vấn đề Sau chuyến đi công tác Thư ký giúp Thủ trưởng giải quyết các công việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác:

liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác:

- Thu thập giấy tờ, tài liệu, - Thu thập giấy tờ, tài liệu,

- Tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công - Tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công tác,tác,

- Trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ trưởng, - Trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ trưởng, - Soạn thảo Thư cảm ơn. Thu thập hóa đơn

- Soạn thảo Thư cảm ơn. Thu thập hóa đơn

- Chứng từ cần thiết về các khoản chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ.

Ở đây Thư ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo mà là Ở đây Thư ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng hoặc các người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việc một cách tốt chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

nhất.

Phòng làm việc của lãnh đạo