Mẫu phiếu xin hẹn
VII. NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG ĐỢT THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG
Với khoảng thời gian 2 tháng thực tập tại Công ty, một khoảng thời gian không phải là dài. Những việc muốn làm và cần phải làm em chưa làm được hết song đây quả là một thời gian cực kỳ có ích cho em trước khi bước vào công việc thực thụ của một người cán bộ văn phòng, là giao điểm giữa học và làm. Mặc dù là một học viên của chuyên ngành Thư ký văn phòng và được sự giúp đỡ hết sức nhiệt tình của các anh chị trong văn phòng Công ty tạo mọi điều kiện để em có thể làm đúng chuyên ngành mình được đào tạo ở trường. Nhưng do môi trường làm việc của mỗi cơ quan khác nhau nên việc thực hành các nghiệp vụ cũng khác nhau.
Sự nhiệt tình và tin cậy của các anh chị trong Công ty đã tạo cho em một không khí làm việc rất thoải mái, vì thế em được tiếp xúc với công việc của một các bộ văn phòng và các công việc khác tuy không thuộc chuyên ngành nhưng cũng giúp ích cho em rất nhiều trong công việc và sau đây là những công việc em đã làm trong đợt thực tập tại Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công.
1. Về công tác Thư ký văn phòng.
Trong quá trình thực tập tại đây, được tiếp xúc và làm việc cùng với chị Nguyễn Thị Ngân và các anh chị trong văn phòng Công ty em đã được học hỏi rất nhiều về công việc của một người Thư ký.
- Soạn thảo và đánh máy các văn bản.
- Lập lịch công tác tuần cho Thủ trưởng và cán bộ nhân viên trong Công ty:
Sáng thứ hai hàng tuần công việc của Thư ký là lập lịch công tác tuần và báo cáo với Giám đốc.
- Tham gia một số cuộc tiếp khách, tiệc chiêu đãi.
- Sắp xếp phòng làm việc và các văn bản, giấy tờ, tài liệu cho Thủ trưởng.
- Nghe, nói điện thoại.
- Ghi biên bản cuộc họp của Công ty:
Thư ký là người ghi lại diễn biến của cuộc họp, nội dung biên bản gồm:
+Thành phần cuộc họp:
+Thời gian diễn ra cuộc họp:
+Địa điểm cuộc họp +Nội dung cuộc họp 2. Công tác Văn thư.
a. Đăng ký văn bản đi
Nghiệp vụ công tác Văn thư ở Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công là cả một quy trình bao gồm các khâu: đóng dấu, đăng ký, bao gúi, và chuyển giao. Dưới sự hướng dẫn và theo dừi của chị Nguyễn Thị Ngõn em đã biết cách đăng ký văn bản
Như em đã khảo sát, do thể thức văn bản Công ty có nhiều cái khác so với lý thuyết em đã được học ở trường nên việc đăng ký văn bản có nhiều bỡ ngỡ đối với em. Vị trí của số ký hiệu, đơn vị soạn thảo văn bản, nội dung trích yếu, nơi nhận của văn bản của Công ty trình bày khác.
Các cột mục trong sổ đăng ký cũng khác, ví dụ như: không có đơn vị lưu văn bản…
b. Đăng ký văn bản đến.
Cùng với quy trình giải quyết văn bản đi, hàng ngày cán bộ Văn thư còn phải tiếp nhận, giải quyết một khối lượng văn bản đến từ các đối tượng khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy việc giải quyết văn bản đến còn phức tạp hơn và có phần đòi hỏi sự tỉ mỉ thận trọng hơn.
Với trình độ chuyên môn và vốn kinh nghiệm lâu năm cán bộ Văn thư ở Công ty TNHH in Hoàng Minh đã thực hiện đúng quy trình của việc tiếp nhận giải quyết, quản lý văn bản đến. Quy trình đó bao gồm các khâu: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, trình văn bản đến, đăng ký và chuyển giao. Để thực
hiện cả một quy trình đó ngoài trình độ, kinh nghiệm thì cán bộ Văn thư ở đây còn có lòng say mê công việc.
Mặc dù quy trình giải quyết văn bản đến rất phức tạp, nhưng em đã được chị Nguyễn Thị Ngân trực tiếp hướng dẫn cho phương pháp đăng ký văn bản đến của Công ty.
c. Đóng dấu văn bản:
Như vậy có thể thấy rằng trong thời gian thực tập số lượng công việc em làm được không phải là nhiều, phần lớn thời gian em được quan sát và học hỏi từ các anh chị trong văn phòng Công ty, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Ngân người trực tiếp hướng dẫn em trong đợt thực tập này.
d. Ngoài ra em còn được tham gia dẫn tour du lịch cho học sinh trường tiểu học Việt Long đi tham quan Bảo tàng Dân tộc học vào ngày 26/3. Đó là một hoạt động rất thú vị và đã cho em nhiều kinh nghiệm.