Mẫu phiếu xin hẹn
VI. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG
Kỹ năng giao tiếp có vai trò rất quan trọng đối với người thư ký đặc biệt là ở ttrong hoạt động văn phòng, không chỉ là nghệ thuật mà còn là cách thức để người thư ký giao tiếp hiệu quả hơn bên cạnh trình độ chuyên môn của mình.
6.1. Giao tiếp với lãnh đạo
Tuy thời gian thực tập và làm việc tại công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công của em không dài nhưng trong quá trình thực tập em đã tìm hiểu được những kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động giao tiếp với lãnh đạo, qua những kỹ năng đó em đã học được những bài học quý báu cho bản thân. Dưới đây là kinh nghiệm thu nhận được của em về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký với lãnh đạo của mình.
Trước hết để tạo cho mình một tâm lý thoải mái, tự tin khi xuất hiện trước mặt lãnh đạo nói riêng cũng như nhân viên trong cơ quan nói chung thì người thư ký cần tạo cho mình một vẻ ngoài lịch sự, trang trọng với bộ trang phục phù hợp với vóc dáng của bản thân cũng như môi trường làm việc của cơ quan, cộng với việc trang điểm nhẹ nhàng sẽ mang lại cho người thư ký vẻ tự tin và tạo nên một ấn tượng đẹp ngay từ ban đầu với lãnh đạo.
Bên cạnh tạo ấn tượng lãnh cho lãnh đạo ngay từ ban đầu thì Thư ký cần phải chú ý đến các vấn đề sau :
6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo
Trong xưng hô giao tiếp với lãnh đạo, Thư ký phải thể hiện được vị trí cũng sự tự tin ở chính bản thân và tôn trọng nhà lãnh đạo. Giao tiếp trong cơ quan tránh xưng hô chú – cháu, bác – em mà thay vào đó có thể xưng hô với giám đốc : Tôi với sếp hoặc tôi vơi ngài.
Phải biết cách lắng nghe lãnh đạo. Việc lắng nghe thể hiện bạn là người tôn trọng người khác, ham học hỏi và lắng nghe mang lại nhiều thông tin có giá trị cao.
Người Thư ký cần lắng nghe và tiếp thu ý kiến chỉ đạo của cấp trên, đó là những quyết định phương án, những chia sẻ công việc, tôn trọng, tin tưởng và phục tùng các quyết định của lãnh đạo. Sự phục tùng này xuất phát từ quyền lực hợp pháp mà lãnh đạo được trao. Việc này sẽ giúp cho người thư ký thu thập được nhiều thông tin cần thiết để tiến hành những công việc trong hoạt động văn phòng. Sự tôn trọng và niềm tin của thư ký đối với lãnh đạo là cơ sở để xây dựng mối quan hệ bền vững. Điều này được thể hiện qua việc luôn luôn lắng nghe và tuân theo các quyết định quản lý của lãnh đạo.
6.1.2. Cách đi đứng
Thư ký luôn luôn phải thể hiện phong thái lịch thiệp của mình. Cụ thể là ở tư thế dáng đi luôn phải ngay ngắn, đường hoàng, trang nghiêm, hay không liếc ngang liếc dọc, đặc biệt không nhảy lò cò trong lúc vội không nên chạy. Một dáng đứng thanh lịch, đường hoàng luôn tạo ấn tượng tốt với lãnh đạo.
6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp
Trong gao tiếp thư ký ó thể sử dụng thêm cử chỉ hành động phi ngôn ngữ, nét mặt, điệu bộ để tăng khả năng thành công cho cuộc giao tiếp.
Khi nói chuyện cần đảm bảo nguyên tắc lịch sự, không nói những từ lóng, đa nghĩa, cách nói chuyện phải trong sáng về ngôn từ, thông tin khi nói phải khách quan, cỏch truyền đạt phải rừ ràng, chớnh xỏc khụng núi quỏ nhanh hay quỏ chậm để tránh gây sự nhàm chán.
6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo
Biết lắng nge không đồng nghĩa với việc ngồi im một chỗ người biết lắng nghe đồng thời là người biết nói. Thư ký cần phát biểu các ý kiến của mình về sự việc để cho lãnh đạo thấy được năng lực và tư duy của bạn.
Nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh của cấp trên, nếu có gì thắc mắc cần trình bày thẳng thắn trung thực, thuyết phục để cấp trên hiểu.
Cần có thái độ trung thành, trung thực, thẳng thắn, trong quan hệ với cấp trên, không a dua, xu nịnh, luồn cúi.
6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp
Thư ký là người trợ lý cho lãnh đạo những phạm vi hoạt động của thư ký không chỉ giới hạn trong mối quan hệ với lãnh đạo. Thư ký chỉ thực hiện được công việc nếu có khả năng giao tiếp, thiết lập quan hệ với đồng nghiệp.
Cũng như giao tiếp với lãnh đạo, trong giao tiếp với đông nghiệp thư ký cần chú ý :
-- Chủ động mở đầu, tranh thủ thời gian gặp gỡ.
-- Tránh nói quá lời, khi bị người khác đả kích nên tự kiềm chế mình, cần tránh thái độ nóng nảy, giọng chủ quan khi nói, nổi giận là bất nhã vầ xúc phạm đối với đối tượng giao tiếp.
-- Người thư ký cần tỏ thái độ tôn trọng, hợp tác, đoàn kết và sẵn sàng chia sẻ quyền lợi và trách nhiệm với các đồng nghiệp trong cơ quan.
-- Luôn lắng nghe ý kiến, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp về những vấn đề chung của cơ quan, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, đoàn kết hợp tác trong công việc.
-- Biết phối hợp, đoàn kết, thương yêu nhau, có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác với các đồng nghiệp trong công ty.
-- Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp : Giúp ích cho mọi người là cách gây được thiện cảm tốt nhất. Do đó, Thư ký luôn quan tâm đến đời sống của đông nghiệp, chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống. Chỉ có như thế thì đồng nghiệp mới dành cho người thư ký những tình cảm chân thành nhất.
6.3. Giao tiếp với khách
Thư ký là người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, những người đến công ty để làm việc, trao đổi, mua bán. Hình ảnh một người Thư ký duyên dáng cùng
với sự giao tiếp lịch sự, nhã nhặn sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về công ty với khách, từ đó tăng cơ hội hợp tác.
Khi giao tiếp với khỏch trong cụng việc : Thư ký cần núi rừ ràng để khỏch cú thể nắm được các thông tin, không tỏ các thái độ khó chịu, quát mắng khách, không nói những từ thô thiển, khiếm nhã trong khi nói chuyện.
Trong giao tiếp với khách hàng, sự nhiệt tình là không thể thiếu để đảm bảo cho cuộc giao tiếp được thành công. Dù là vị khách đó có đến vì mục đích hay không thì cũng đòi hỏi người Thư ký cần tỏ ra nhiệt tình, hiếu khách.
Khi giao tiếp với khách Thư ký phải tập trung cao độ vào cuộc đối thoại. Tuyệt đối không làm việc riêng như: cắt móng tay, móng chân, trang điểm... đây là biểu hiện của sự không tôn trọng khách.
6.4. Giao tiếp bằng các pương tiện truyền thông 6.4.1. Giao tiếp điện thoại
Giao tiếp bằng điện thoại đang ngày càng phổ biến vì tính tiện lợi và nhanh chóng của nó. Khi giao tiếp bằng điện thoại Thư ký cần chú ý đến các kỹ năng :
Kỹ năng nói điện thoại
Suy nghĩ trước khi nói là một nguyên tắc trong giao tiếp điện thoại, Thư ký phải điều chỉnh tốc độ nói cho phù hợp với tốc độ trên suy nghĩ xho phù hợp khả năng kiểm soát mục đích giao tiếp. Khi nói điện thoại Thư ký cần : đảm bảo nguyên tắc xưng danh, nói bằng giọng nhỏ nhẹ đủ nghe, nói từ từ, không sử dụng từ địa phương, tránh dài dòng không đi vào mục đích chính...
Khi nói cần thiết kết hợp với lắng nghe tránh trường hợp nói mất phần đối tượng giao tiếp
Kỹ năng nghe điện thoại
Khi nghe điện thoại thư ký cần chú ý :
-- Tập trung chú ý vào quá trình giao tiếp, kết hợp với đặt câu hỏi và suy nghĩ -- Nghe kết hợp với ghi những thông tin cần thiết.
-- Tránh ngắt lời đối tượng giao tiếp.
-- Thể hiện cho đối tượng giao tiếp biết sự quan tâm, chú ý của mình bằng các cụm từ như : vâng, dạ, tôi hiểu...
6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử
Đối với người Thư ký để sử dụng thư điện tử một cách có hiệu quả cần nắm vững một số nguyên tắc sau :
-- Mỗi email là một chủ đề, sẽ không hiệu quả nếu một email bao gồm quá nhiều nội dung trong đó.
-
- Sắp xếp nội dung thư theo thứ tự : nội dung quan trọng cần bàn luận hay thông báo trước sau đó mới bổ sung thêm những chi tiết cần thiết.
-
- Không cần văn phòng trang trọng khi viết bằng email.
-- Khi trình bày email phải dễ đọc, dễ hiểu, bạn hãy sử dụng văn nói khi viết bằng email.
-- Đọc và sửa lỗi chính tả trước khi gửi thư.
Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong giao tiếp của người thư ký tại Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công.
-- Ưu điểm :
+ Đã đảm bảo được nguyên tắc xưng danh trong giao tiếp điện thoại.
+ Đội ngũ cán bộ trẻ trung, năng động nên cách nói chuyện cởi mở, nhiệt tình với khách hàng .
+ Các phòng ban đều được trang bị máy vi tính, điện thoại thuận tiện trong việc giao tiếp.
-- Hạn chế : Bên cạnh những ưu điểm trên thì trong giao tiếp người Thư ký không tránh khỏi những hạn chế. Trong giao tiếp công sở, hay giao tiếp với khách người Thư ký vẫn thiếu kiên nhẫn khi lắng nghe, bởi áp lực công việc, cũng như nhiều yếu tố bên ngoài tác động vào, làm ảnh hưởng đến thái độ làm việc của họ và nhiều khi còn làm việc theo cảm tính.
VII.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG ĐỢT THỰC TẬP TẠI CÔNG