Mẫu phiếu xin hẹn
III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN
Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Mỗi Hội nghị khi tổ chức đều việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Mỗi Hội nghị khi tổ chức đều có nhiều mục đích khác nhau.
có nhiều mục đích khác nhau.
Bên cạnh công tác tiếp khách, đãi khách thu thập, cung cấp thông tin thì Bên cạnh công tác tiếp khách, đãi khách thu thập, cung cấp thông tin thì công tác tổ chức hội nghị là công tác rất quan trọng của người Thư ký.
công tác tổ chức hội nghị là công tác rất quan trọng của người Thư ký.
3.1. Lập kế hoạch
Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ chức Hội nghị việc lập kế hoạch có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải chức Hội nghị việc lập kế hoạch có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng. Mỗi kế hoạch tổ chức Hội nghị có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng. Mỗi kế hoạch tổ chức Hội nghị đều đảm bảo các nội dung cơ bản đó là:
đều đảm bảo các nội dung cơ bản đó là:
-- Thể thức văn bảnThể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai - Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị - Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị - Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị - Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị + Thời gian Hội nghị + Thời gian Hội nghị + Địa điểm Hội nghị + Địa điểm Hội nghị + Thành phần Hội nghị + Thành phần Hội nghị + Nội dung Hội nghị + Nội dung Hội nghị + Phân công nhiệm vụ + Phân công nhiệm vụ + Kinh phí.
+ Kinh phí.
3.2. Chuẩn bị hội nghị
Trong giai đoạn này Thư ký cần thực hiện các công tác công việc cụ thể như Trong giai đoạn này Thư ký cần thực hiện các công tác công việc cụ thể như sau:sau:
3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội Nghị
Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình các công Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình các công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Do đó chương trình nghị sự phải đảm bảo một việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Do đó chương trình nghị sự phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
số yêu cầu sau:
•• Các vấn đề phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.Các vấn đề phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
•• Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến Hội nghị.Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến Hội nghị.
Về cơ bản chương trình nghị sự công khai. Dù có sự khác biệt về kỹ thuật xây Về cơ bản chương trình nghị sự công khai. Dù có sự khác biệt về kỹ thuật xây dựng song trong 2 mẫu chương trình nghị sự, về cơ bản đều phải trình bày các nội dựng song trong 2 mẫu chương trình nghị sự, về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin như: trình tự các vấn đề trình bày; nội dung vấn đề; thời gian để dung thông tin như: trình tự các vấn đề trình bày; nội dung vấn đề; thời gian để thực hiện từng vấn đề. Chương trình nghị sự Hội nghị thường có các nội dung như:
thực hiện từng vấn đề. Chương trình nghị sự Hội nghị thường có các nội dung như:
-- Các hoạt động sẽ diễn ra trong cuộc họp và sắp xếp theo trình tự thời gian.Các hoạt động sẽ diễn ra trong cuộc họp và sắp xếp theo trình tự thời gian.
-- Người được giao nhiệm vụ thực hiện hoặc phụ trách điều hành các hoạt độngNgười được giao nhiệm vụ thực hiện hoặc phụ trách điều hành các hoạt động trong Hội nghị hoặc trong cuộc họp.
trong Hội nghị hoặc trong cuộc họp.
-- Thời gian bắt đầu và kết thúc dành cho từng hoạt động.Thời gian bắt đầu và kết thúc dành cho từng hoạt động.
-
- Thời gian nghỉ giữa các hoạt động.Thời gian nghỉ giữa các hoạt động.
Sau khi lập chương trình cán bộ văn phòng cần phát trước cho khách mời, Đại Sau khi lập chương trình cán bộ văn phòng cần phát trước cho khách mời, Đại biểu để người dự chủ động trong việc tham gia góp ý, đọc tham luận, báo cáo.
biểu để người dự chủ động trong việc tham gia góp ý, đọc tham luận, báo cáo.
Tại công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công, Hội nghị Tại công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công, Hội nghị liên quan đến vấn đề gì thì sẽ mời các phòng, hoặc cá nhân có liên quan đến liên quan đến vấn đề gì thì sẽ mời các phòng, hoặc cá nhân có liên quan đến tham dự. Từ đó các phòng ban đơn vị, cá nhân sẽ chịu trách nhiệm thực hiện vì tham dự. Từ đó các phòng ban đơn vị, cá nhân sẽ chịu trách nhiệm thực hiện vì mục tiêu chung của Công ty.
mục tiêu chung của Công ty.
3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời
Tổng số cơ cấu của đại biểu đã được xác định tại kế hoạch hội nghị. Vì vậy Tổng số cơ cấu của đại biểu đã được xác định tại kế hoạch hội nghị. Vì vậy trong giai đoạn này Thư ký lập danh sách chi tiết đại biểu và trên cơ sở từng trong giai đoạn này Thư ký lập danh sách chi tiết đại biểu và trên cơ sở từng nhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mới.
nhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mới.
Khi lập danh sỏch Thư ký nờn ghi rừ họ tờn, chức danh, đơn vị và địa chỉ liờn Khi lập danh sỏch Thư ký nờn ghi rừ họ tờn, chức danh, đơn vị và địa chỉ liờn hệ của đại biểu. Không mời những người không có trong thành phần được dự hệ của đại biểu. Không mời những người không có trong thành phần được dự hôi nghị.
hôi nghị.
Sau đó tiến hành soạn thảo giấy mời. Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, Sau đó tiến hành soạn thảo giấy mời. Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ, Thư ký sử dụng nhiều tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ, Thư ký sử dụng nhiều loại giấy mời khác nhau. Khi gửi giấy mời cho đại biểu các Thư ký Văn phòng loại giấy mời khác nhau. Khi gửi giấy mời cho đại biểu các Thư ký Văn phòng Công ty TNHH Xây dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công luôn luôn cố Công ty TNHH Xây dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công luôn luôn cố gắng đảm bảo các yêu cầu cơ bản như: Thể thức văn bản; sự trang trọng; các gắng đảm bảo các yêu cầu cơ bản như: Thể thức văn bản; sự trang trọng; các thông tin cơ bản về cơ quan, đơn vị cá nhân mời, tên hội nghị, họ tên chức vụ thông tin cơ bản về cơ quan, đơn vị cá nhân mời, tên hội nghị, họ tên chức vụ người được mời, thời gian, địa điểm, các yêu cầu với đại biểu khi tham gia Hội người được mời, thời gian, địa điểm, các yêu cầu với đại biểu khi tham gia Hội nghị, hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn. Tuy nhiên với những Hội nghị nghị, hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn. Tuy nhiên với những Hội nghị thường xuyên trong công ty mà thành phần đã cố định thì không cần thiết gửi thường xuyên trong công ty mà thành phần đã cố định thì không cần thiết gửi giấy mời.
giấy mời.
3.2.3. Chuẩn bị địa điểm
Việc bố trí địa điểm Hội nghị phải căn cứ vào tính chất, mục đích của cuộc họp, Việc bố trí địa điểm Hội nghị phải căn cứ vào tính chất, mục đích của cuộc họp, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của những người tham dự căn cứ vào căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của những người tham dự căn cứ vào điều kiện hiện có của cơ quan. Thư ký cần tiến hành các công việc sau: Lựa điều kiện hiện có của cơ quan. Thư ký cần tiến hành các công việc sau: Lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế sao cho phù hợp với mục đích của việc tổ chức;
chọn cách sắp xếp bàn ghế sao cho phù hợp với mục đích của việc tổ chức;
kiểm tra lại các trang thiết bị cần sử dụng tại hội nghị như: ánh sáng, băng rôn, kiểm tra lại các trang thiết bị cần sử dụng tại hội nghị như: ánh sáng, băng rôn, cờ hoa hội nghị…;
cờ hoa hội nghị…;
3.2.4. Chuẩn bị thời gian
Thời gian chi tiết của hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự, tuy Thời gian chi tiết của hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự, tuy nhiên để đảm bảo thành công của hội nghị Thư ký cần chú ý:
nhiên để đảm bảo thành công của hội nghị Thư ký cần chú ý:
-
- Không tổ chức Hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ không tham dựKhông tổ chức Hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ không tham dự được.
được.
-- Xác định thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị.Xác định thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị.
-- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các phầnThời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các phần trong chương trình nghị sự.
trong chương trình nghị sự.
3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị
Việc ghi biên bản hội nghị sẽ do Thư ký Hội nghị đảm nhiệm, tuy nhiên việc Việc ghi biên bản hội nghị sẽ do Thư ký Hội nghị đảm nhiệm, tuy nhiên việc chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký Hội nghị thực hiện nhiệm vụ lại là chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký Hội nghị thực hiện nhiệm vụ lại là trách nhiệm của Thư ký văn phòng. Trong giai đoạn này, Thư ký tiến hành các trách nhiệm của Thư ký văn phòng. Trong giai đoạn này, Thư ký tiến hành các công việc sau:
công việc sau:
-- Kiểm tra lại chỗ ngồi của Thư ký hội nghị.Kiểm tra lại chỗ ngồi của Thư ký hội nghị.
-- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản.Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản.
-- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản.Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản.
-
- Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản.Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản.
3.3. Tiến hành Hội nghị 3.3.1. Đón đại biểu
Tùy theo tính chất tầm vóc, quy mô và vị trí của từng đại biểu, Thư ký có thể áp Tùy theo tính chất tầm vóc, quy mô và vị trí của từng đại biểu, Thư ký có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu. Đối với hội nghị dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu. Đối với hội nghị nhỏ, việc chào đón được tiến hành với từng đại biểu. Đối với những Hội nghị nhỏ, việc chào đón được tiến hành với từng đại biểu. Đối với những Hội nghị có quy mô lớn thì sử dụng: băng rôn, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông có quy mô lớn thì sử dụng: băng rôn, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông quan diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình.
quan diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình.
3.3.2.
3.3.2. Điểm danh đại biểuĐiểm danh đại biểu
Việc điểm danh đại biểu giúp cho Thư ký xác định chính xác số lượng đại biểu Việc điểm danh đại biểu giúp cho Thư ký xác định chính xác số lượng đại biểu chính thức tham dự Hội nghị. Điều này có liên quan đến giá trị của Hội nghị.
chính thức tham dự Hội nghị. Điều này có liên quan đến giá trị của Hội nghị.
Thư ký có thể áp dụng các hình thức khác nhau để điểm danh đại biểu như:
Thư ký có thể áp dụng các hình thức khác nhau để điểm danh đại biểu như:
-- Sơ đồ vị trí chỗ ngồiSơ đồ vị trí chỗ ngồi -
- Thẻ đại biểuThẻ đại biểu
-- Đăng ký của trường đoàn đại biểu tại ban lễ tânĐăng ký của trường đoàn đại biểu tại ban lễ tân -- Phiếu đăng kýPhiếu đăng ký
3.3.3.
3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tânDuy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân
Cần đảm bảo cho hội họp diễn ra đúng giờ, đúng chương trình, dự định và bảo Cần đảm bảo cho hội họp diễn ra đúng giờ, đúng chương trình, dự định và bảo đảm thời gian giải lao khoảng 15 phút. Thông báo cho các đại biểu có liên quan đảm thời gian giải lao khoảng 15 phút. Thông báo cho các đại biểu có liên quan về chương trình nghị sự. Bên cạnh đó Thư ký còn phải làm công tác lễ tân: tiếp về chương trình nghị sự. Bên cạnh đó Thư ký còn phải làm công tác lễ tân: tiếp nước, phát tài liệu…cho đại biểu tham gia Hội nghị.
nước, phát tài liệu…cho đại biểu tham gia Hội nghị.
3.3.4.
3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghịChuẩn bị ghi biên bản Hội nghị
Tùy theo yêu cầu của thủ trưởng, Thư ký có thể sử dụng nhiều hình thức khác Tùy theo yêu cầu của thủ trưởng, Thư ký có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau khi ghi biên bản với nhiều phương tiện kỹ thuật song biên bản phải đảm nhau khi ghi biên bản với nhiều phương tiện kỹ thuật song biên bản phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
bảo các yêu cầu cơ bản sau:
-- Đúng kỹ thuậtĐúng kỹ thuật -
- Đúng thể thứcĐúng thể thức
-- Thông tin chính xác, khách quanThông tin chính xác, khách quan
3.4.3.4. Những công việc phải làm của Người thư ký sau hội nghịNhững công việc phải làm của Người thư ký sau hội nghị
Sau khi các Hội nghị kết thúc người Thư ký Văn phòng còn phải thực hiện một Sau khi các Hội nghị kết thúc người Thư ký Văn phòng còn phải thực hiện một số công việc sau:
số công việc sau:
-- Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ Hội nghị. Những tài liệu cấn thu thậpThu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ Hội nghị. Những tài liệu cấn thu thập là chương trình, báo cáo tổng kết, các bản tham luận, biên bản…
là chương trình, báo cáo tổng kết, các bản tham luận, biên bản…
-- Giúp Thủ trưởng thông báo và triển khai kết luận của Hội nghịGiúp Thủ trưởng thông báo và triển khai kết luận của Hội nghị -- Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau hội nghịTổ chức họp rút kinh nghiệm sau hội nghị
-- Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn các đại biểu quan trọng đến tham dự HộiSoạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn các đại biểu quan trọng đến tham dự Hội nghị.
nghị.
Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công thường Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban đầu tuần, tuy nhiên quy mô của cuộc họp xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban đầu tuần, tuy nhiên quy mô của cuộc họp thường không lớn vì thế công tác tổ chức thực hiện cũng khá đơn giản.
thường không lớn vì thế công tác tổ chức thực hiện cũng khá đơn giản.
Ưu điểm:
Ưu điểm:
-
- Đội ngũ cán bộ công nhân viên chức có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị HộiĐội ngũ cán bộ công nhân viên chức có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị Hội nghị. Mọi người đều năng động, sáng tạo trong công việc. Có trách nhiệm về nghị. Mọi người đều năng động, sáng tạo trong công việc. Có trách nhiệm về nhiệm vụ được giao.
nhiệm vụ được giao.
-- Phòng họp thoáng mát, đầy đủ tiện nghi, sắp xếp khoa học, hợp lý.Phòng họp thoáng mát, đầy đủ tiện nghi, sắp xếp khoa học, hợp lý.
-- Ban lễ tân đón khách chuyên nghiệpBan lễ tân đón khách chuyên nghiệp
-- Hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho việc tổ chức hội nghị hiện đại.Hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho việc tổ chức hội nghị hiện đại.
-- Khi diễn ra Hội nghị các phòng ban có liên quan đều chuẩn bị đầy đủ, chi tiết.Khi diễn ra Hội nghị các phòng ban có liên quan đều chuẩn bị đầy đủ, chi tiết.
-
- Việc ghi biên bản hội nghị được làm rất tốt.Việc ghi biên bản hội nghị được làm rất tốt.
Nhược điểm:
Nhược điểm:
Sau khi cuộc họp kết thúc các văn bản giấy tờ như: báo cáo, tham luận, ý kiến Sau khi cuộc họp kết thúc các văn bản giấy tờ như: báo cáo, tham luận, ý kiến đóng góp… không được lưu giữ lại. Do đó khi muốn tìm kiếm thông tin về đóng góp… không được lưu giữ lại. Do đó khi muốn tìm kiếm thông tin về cuộc họp là rất khó.
cuộc họp là rất khó.
VI. VAI TRề CỦA NGƯỜI THƯ Kí TRONG CễNG VIỆC TỔ CHỨC