Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Bộ y tế

A. LỜI NÓI ĐẦU B. NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ Y TẾ 1.1 .Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế 1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế 1.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ 1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế 1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế 1.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoat động lưu trữ của Bộ Y Tế 1.2.5 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ ở Bộ Y Tế 1.2.6 Thanh tra kiểm tra, Giải quyết và Xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ ở Bộ Y Tế CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT NỘI DUNG THỰC TẬP 2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế 2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 2.1.2Về thực hiện các văn bản chỉ đao ,hướng dẫn về lưu trữ 2.2 Hoạt động quản lý nghiệp vụ : 2.2.1Về công tác thu thập, Bổ sung tài liệu vào lưu trữ 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện hành 2.2.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 3.2 Nhận xét 3.2.1 Ưu điểm 3.2.2Tồn tại 3.3 Các nội dung đề xuất 3.3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý 3.3.2.Tăng cường cơ sở vật chất cho lưu trữ cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ C. KẾT LUẬN D. PHẦN PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Theo Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì “ Tài liệu lưutrữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trịđược lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình tành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức, cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thácphục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội ”.Như vậy, tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của xãhội loài người, có ý nghĩa về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và

là di sản văn hóa dân tộc.Cho nên, sau khi Đảng và Nhà nước ta giành đượcchính quyền đã quan tâm tới việc bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ

Nhận thức được điều quan trọng đó một số trường đã đào tạo về chuyênngành Lưu trữ trong đó có Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Bộ Nội vụ,nhằm đào tạo và trang bị cho học sinh, sinh viên, những kiến thức lý thuyết cănbản về nghiệp vụ Lưu trữ Từ đó, bằng thực tiễn lý thuyết của mình đã họcnhững học sinh, sinh viên sau khi ra trường trở thành cán bộ có chuyên môn vềlưu trữ sẽ giúp cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lýnhất

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp xúc với công việc thực tế, gắn

lý thuyết với thực hành, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các

cơ quan nhà nước và doanh nghiệp theo sự liên hệ của sinh viên hoặc sự phâncông của nhà trường Đây là thời gian vô cùng quan trọng trong quá trình thựctập, giúp sinh viên khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế công tác lưu trữ củamột cơ quan cụ thể

Nhận thức rõ tầm quan trọng của đợt thực tập và được sự đồng ý của nhà trường, tôi đã liên hệ thực tập tại Bộ Ytế với thời gian từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015

Dưới sự quan tâm hướng dẫn của nhà trường, em đã có cơ hội đượcthực tập tại Bộ Y tế Tuy mới đầu có nhiều bỡ ngỡ trong công việc nhưng vớisức trẻ, lòng nhiệt tình và lòng say mê với nghề nghiệp , được sự giúp đỡ tậntình của các trong cơ quan ,các cán bộ Lưu trữ đã giúp đỡ chúng em hoàn thành

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường, cácthầy cô giáo bộ môn, cán bộ trong Bộ Y tế đã giúp đỡ chúng em có thể hoànthành tốt công việc được giao, tạo được niềm tin và hiệu quả cho trường và cơquan chúng em thực tập Hoàn thành tốt công việc đó là một quá trình lao độnghết mình của chúng em, tạo điều kiện cho chúng em sau khi ra trường vào làmtrong các công ty, xí nghiệp có thể tiếp cận nhanh hơn với công việc của mình.

Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Y tế, đó là sự cố gắng hết mìnhtrong thời gian thực tập Song khoảng thời gian không nhiều , năng lực còn hạnchế nên bản báo cáo này chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót sai lầm trong việctiếp thu kiên thức và công việc đã được thực tập

Vì vậy sự động viên, đóng góp ý kiến của các thầy cô , các bạn sinh viên trong trường sẽ là những ý kiến quý báu giúp cho em hoàn thiện tốt hơn bản báo cáo cũng như trong công việc sau này

Hà Nội, Ngày 30 tháng 04 năm 2015

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên

Nguyễn Văn Hoan

B NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC

I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y tế I.1 Lịch sử hình thành

Cách mạng tháng 8 thành công đã mở ra một kỉ nguyên mới trong lịch sửdân tộc, kết thúc 80 năm đô hộ của Chủ nghĩa thực dân và hàng nghìn năm ápbức của chế độ phong kiến Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa được khai sinh,mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh của mình

Chính quyền nhân dân vừa mới thành lập đã phải đương đầu với muônvàn khó khăn, thử thách Di sản mà thực dân Pháp và quân Nhật để lại chochúng ta là một cảnh khốn cùng về mọi mặt kinh tế, văn hóa, xã hội Hơn 90%dân số bị mù chữ, nạn đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâmhoành hành khắp nơi, các tệ nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt.Nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc giải phóng Việt Nam hết sức nặng nề

Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh và Ủy ban Dân tộc giải phóng

đã quyết định tự cải tổ, mời thêm một số nhân sĩ tham gia chính phủ cùng nhaugánh vác nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó

Để củng cố chính quyền cách mạng, ngay sau khi cách mạng tháng thànhcông, vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã

ra Tuyên cáo thành lập một số Bộ trong đó có Bộ Y Tế Bác sỹ Phạm NgọcThạch được giữ chức Bộ trưởng Bộ Y tế đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủCộng hòa Ngày 13/9/1946, Chính phủ Lâm thời đã ra sắc lệnh số 33 cử Bác sỹHoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng Bộ Y tế để chỉ đạo công tác

Cơ quan Bộ Y tế được thành lập trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng ThanhTra vẹ sinh và Y tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ

Từ đó đến nay cùng với sự phát triển của lịch sử

Quá trình hình thành và phát triển Bộ Y tế qua các giai đoạn:

I.1.1 Giai đoạn 1945 – 1960

Đây là giai đoạn cách mạng dân tộc dân chủ, toàn quốc kháng chiếnchống thực dân Pháp giành đọc lập, tự do Trong thời kỳ này Chính phủ đã giaocho Bộ Y tế một số nhiệm vụ sau:

 Diệt chấy rận

 Tổng vệ sinh

 Tuyên truyền giáo dục nhân dân

 Chuẩn bị thuốc men, phương tiện và tài chính

 Chống đói, chống lụt

 Chống dịch sốt rét định kỳ

 Đào tạo nhân viên y tế cứu thương

 Sơ tán tài sản, trang thiết bị dụng cụ y tế ra khỏi thành phố

Theo thông tư số 11 -ZYO-TT3 ngày 31/7/1952 của Bộ trưởng Bộ Y tế vềviệc chấn chỉnh tổ chức ngành Y tế bao gồm các cơ quan trung ương và các cơquan địa phương

I.1.2 Giai đoạn 1961 – 1971

Đây là giai đoạn xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh giải phóngmiền Nam, thống nhất đất nước

Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ trong giai đoạn này là:

1 Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ ban hành các chính sách thể

lệ về y tế, tổ chức và thực hiện các chính sách thể lệ ấy

2 Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ phê chuẩn kế hoạch phát triển

sự nghiệp y tế tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch ấy

3 Tổ chức và chỉ đạo công tác vệ sinh, phòng bệnh, phòng dịch, chữabệnh, bảo vệ bà mẹ và trẻ em

4 Quản lý công tác sản xuất, phân phối thuốc và dụng cụ y tế

5 Nghiên cứu Khoa học kỹ thuật về Y và Dược

6 Thi hành các hiệp định mà nước ta đã kí kết với nước ngoài về mặt y tế

7 Xét duyệt các thiết kế, thiết bị, vệ sinh phòng bệnh của các công trìnhxây dựng ở thành thị và nông thôn, các công trình xây dựng công nghiệp và dân

dụng để đảm bảo sức khỏe cho công nhân, cán bộ, nhân viên và nhân dân.

8 Quyết định các biện pháp cần thiết để đảm bảo thực hiện luật lệ vệ sinhvới thành phố, nông thôn, xí nghiệp, công trường, nông trường, lâm trường,trường học, nhà ăn công cộng, đường giao thông để phòng dịch, chống dịch,ngăn ngừa dịch ở nước ngoài vào qua cac biên giới, cửa bể và sân bay

9 Quản lý các cơ sở sự nghiệp, doanh nghiệp và xí nghiệp trực thuộc Bộ,chỉ đạo về mặt nghiệp vụ các cơ sở sự nghiệp, doanh nghiệp và xí nghiệp Y tế ởcác địa phương và các ngành khác

10 Theo dõi và hướng Hội Y học về mặt nghiên cứu và phổ biến khoahọc kỹ thuật về Y và Dược

11 Quản lý tổ chức, cán bộ, biên chế, lao động tiền lương, tài sản, tài

vụ, vật tư,… trong ngành theo chế độ chung của Nhà nước Đào tạo, bổ túc cán

bộ chuyên môn kỹ thuật của ngành

Tổ chức bộ máy của Bộ Y tế gồm các Vụ, Cục, Ban sau:

1 Văn phòng 8 Viện Vệ sinh, dịch tễ học

2 Vụ Tổ chức cán bộ 9 Viện Chống Lao

3 Vụ Huấn luyện 10 Viện Mắt

4 Vụ Kế hoạch và Tài vụ 11 Viện Sốt rét, ký sinh trùng và côn trùng

5 Vụ Vệ sinh và phòng dịch 12 Viện Đông Y

6 Vụ Phòng bệnh và chữa bệnh13 Cục phân phối dược phẩm

7 Các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, xí nghiệp do Bộ quản lý

I.1.3 Giai đoạn 1972 – 1992

Đây là giai đoạn thống nhất đất nước và thời kỳ đổi mới từ nền kinh tế kếhoạch tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, là giai đoạn

có nhiều văn bản về tổ chức vì sau khi giải phóng miền Nam, tình hình đòi hỏiphải ổn định tổ chức, bố trí lại cán bộ để phù hợp với tình hình, nhiệm vụ mới

Năm 1976 Bộ Y tế đã ban hành Quyết định số 828/BYT-QĐ ngày 27tháng 7 năm 1976 quy định tổ chức bộ máy của các Vụ, Cục, Ban, Văn phòng

Bộ như sau:

1 Văn phòng 9 Vụ Khoa học kỹ thuật

3 Vụ Tổ chức cán bộ 11 Ban Thanh tra

để phù hợp yêu cầu của công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân

I.1.4 Giai đoạn 1993 – 2001

Về tổng thể, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế tương đối ổn định Nhữngchức năng nhiệm vụ đó được quy định cụ thể từ năm 1961, được bổ sung vàonăm 1988 và cho tới năm 1993 về cơ bản thì tương đối ổn định Để phù hợp vớiyêu cầu mới của đất nước, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 68/CPngày 11 tháng 10 năm 1993 để bổ sung thêm một số quy định về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Y tế như sau: “Bộ Y tế là cơ quancủa Chính phủ thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước về lĩnh vực chăm sóc vàbảo vệ sức khỏe của nhân dân bao gồm các mặt: Vệ sinh phòng chống dịch,khám chữa bệnh, phcuj hồi chức năng, sản xuất và lưu thông phân phối thuốc vàtrang thiết bị trong phạm vi cả nước”

Năm 2001, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 108/QĐ-BYTngày 12/01/2001 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Vụ,Cục, Văn phòng và Thanh tra Bộ Y tế Từ đây, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế đãtương đối ổn định nhằm thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà Chính phủ đãgiao phó Theo quyết định này, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế gồm 15 Vụ, Cục,Văn phòng, Thanh tra như sau:

1 Văn phòng 10 Vụ Điều trị

2 Vụ Kế hoạch 11 Vụ Y học cổ truyền

3 Vụ Tổ chức cán bộ 12 Thanh tra Bộ Y tế

4 Vụ Khoa học đào tạo 13 Vụ Y tế dự phòng

5 Vụ Hợp tác quốc tế 14 Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế

6 Vụ Tài chính – Kế toán 15 Cục Quản lý Dược Việt Nam

7 Vụ Pháp chế

8 Vụ Bảo vệ sức khỏe bà mẹ trẻ em - kế hoạch hóa gia đình

9 Cục quản lý chất lượng VSATTP (Cục quản lý Thực phẩm)

Qua quá trình hình thành và phát triển từ năm 1945 đến nay về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế có sự thay đổi nhưng không lớn, chỉ có sự thay đổi cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đưuọc giao Một số thay đổi đó là: Đổi tên, thành lập, tách, sát nhập và giải thể một số đơn vị trong cơ quan Bộ Cụ thể, là Văn phòng thành lập thêm phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ Tách phòng Pháp chế thi đua ra khỏi Văn phòng để thành lập Vụ Pháp chế Tách phòng Tổ chức và cán bộ thuộc Văn phòng để sát nhập vào Vụ Tổ chức cán bộ Tách phòng liên lạc y tế với nước ngoài ra khỏi Văn phòng, tách bộ phận tuyên truyền ra khỏi Văn phòng và thành lập phòng Tuyên truyền trực thuộc Bộ Y tế Tách Vụ Kế hoạch.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan bộ y tế

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ được quy định cụ thể theo quyđịnh của Bộ như sau:

Phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Bộ; thu thập tổng hợp các thôngtin về đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nươc; nghiên cứu đề xuất với lãnhđạo Bộ để vận dụng đường lối, chính sách đó vào công tác của ngành; đề xuất,xin ý kiến quyết định của Bộ trưởng về công việc có liên quan đến nhiệm vụ củaBộ; quy định nhiệm vụ của các đơn vị trong văn phòng

 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

Lãnh đạo Văn phòng: gồm Chánh văn phòng, 4 Phó Chánh văn phòng (3

ở văn phòng Bộ, 1 ở phía Nam) Văn phòng được chia thành 7 phòng:

7 Cơ quan đại diện của Bộ Y tế

Các phòng được giao nhiệm vụ cụ thể về các chuyên môn nghiệp vụ khácnhau như:

- Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính: Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin;

- Phòng lưu trữ: quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Phòng Kế toán-quản trị, đội xe: phục vụ hoạt động chung của cơ quan vềtài chính, cơ sở vật chất;

- Phòng Y tế: phục vụ chăm sóc sức khỏe cho Cán bộ

Nhận xét:

Mô hình bố trí cơ cấu tổ chức Bộ máy của Văn phòng Bộ Y tế như trên làrất hợp lý Các phòng được giao nhiệm vụ cụ thể về các chuyên môn nghiệp vụkhác nhau Lãnh đạo văn phòng, đứng đầu là Chánh văn phòng và các PhóChánh văn phòng thông qua đội ngũ các trưởng, phó phòng lãnh đạo các cán bộnhân viên tỏng phòng thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của từngphòng để phục vụ chung cho công tác điều hành chung của lãnh đạo Bộ, thựchiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được Bộ giao cho theo đúng quyđịnh của Bộ

II.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng lưu trữII.1Cơ cấu tổ chức

Người chịu trách nhiệm chính của Văn phòng là đồng chí Chánh Vănphòng – lãnh đạo, phụ trách chung Các đồng chí Phó Chánh Văn phòng đượcgiao nhiệm vụ giúp đồng chí Chánh văn phòng phụ trách các chuyên môn,nghiệp vụ khác nhau quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng

Lãnh đạo phòng lưu trữ có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt độngcủa Phòng; Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệmtrước Trưởng phòng về các công việc được phân công.

Phòng lưu trữ được bố trí ở khu nhà D tầng 2 Bộ Y Tế Hiện nay phònglưu trưc đang quản lý 06 kho lưu trữ, tập chung ở tầng 2 và tầng 3 nhà D và thưviện của Bộ tại phòng 607 tầng 6 nhà B

Phòng lưu trữ hiện nay có cơ cấu tổ chức gồm 2 bộ phận đó là bộ phậnlưu trữ và bộ phận thư viện Với số lượng cán bộ là 04 người 02 người đã biênchế và 02 người là hợp đồng Phòng lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng,lãnh đạo phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ nhân viên Trưởng phòngchịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động của Phòng, cácnhân viên giíp việc cho trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng

về các công việc được phân công

Nhân viên lưu trữ.

1 Nguyễn Hoa Lý - Trưởng phòng

2 Nguyễn Thị Kim Lương – Nhân viên

3 Nguyễn Thị Thủy – Nhân viên

4 Nguyễn Thị Hằng – Nhân viên

II.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Theo điều số 7 quyết định 199/QĐ-VPB5 ngày 28 tháng 12 năm 2012 củaVăn phòng Bộ Y tế quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức củacác phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ - Bộ y tế

Điều 7: Phòng lưu trữ

Phòng lưu trữ là một phòng trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ cóchức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưutrữ và thư viện trong cơ quan Bộ y tế; hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ củacác đơn vị trực thuộc Bộ

Phòng lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ banhành hướng dẫn, triển khai các văn bản về công tác lưu trữ, thư viện;

2 Xây dựng kế hoạch ngắn gọn và dài hạn về công tác lưu trữ, thư viện;

3 Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ, bảo quản an toàn hồ sơ, tàiiệu lưu trữ của cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ;

4 Tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ của các Vụ,Cục, Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quyđịnh của Nhà nước và của Bộ Y tế về công tác lưu trữ’

5 Xây dựng kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác lưu trữ;

6 Xây dựng Đề án cải tạo kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị dùng tronglưu trữ của cơ quan Bộ Y tế;

7 Thực hiện công tác thống kê về văn thư và lưu trữ của các đơn vị trựcthuộc Bộ Y tế;

8 Thực hiện công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý và lựa chọn xác định giá trịtài liệu của các Vụ và các phòng thuộc Văn phòng BoojY tế đưa vào bảoquản trong phông lưu trữ của Bộ Y tế;

9 Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu quý, hiếm của Ngành Y tế; Bỏa quảnvốn tài liệu, quản lý kho thư viện;

10.Thực hiện công tác lựa chọn, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử (Trungtâm Lưu trữ quốc gia II) theo quy định của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư –lưu trữ Nhà nước và tiến hành lựa chọn những tài liệu hết giá trị để tiêuhủy;

11.Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thưviện;

12.Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Bộ phân công;13.Phòng Lưu trữ có 2 bộ phận: bộ phận Lưu trữ và bộ phận Thư viện Lãnhđạo phòng lưu trữ: có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng Trưởngphòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động củaPhòng; Phó Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu tráchnhiệm trước Trưởng phòng về các công việc được phân công Biên chếcán bộ, nhân viên của Phòng theo quy định;

14.Cơ chế hoạt động: Phòng Lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng, lãnhđạo phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cán bộ, nhân viên củaphòng

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

2.1 Hoạt đông quản lý

Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật

để quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ

II.2.1Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học

công nghệ trong hoạt động lưu trữ của Bộ Y Tế:

Hiện nay tại phòng lưu trữ của Bộ Y Tế cũng đang cho xxây dựng đề án

“Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ”, đề án này được phối hợp vớiTrung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản, tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Muốn cho công tác lưutrữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư Để công táclưu trữ hoạt động có hiệu quả thì chúng ta không thể phủ nhận sự xuất hiện củacông tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hànhcông việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổchức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũngchính vì những điều đó mà công tác văn thư của Bộ Y Tế rất được quan tâm.Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ làm nền móng cho công tác lưu trữ phát triển

-Tổ chức các cuộc họp định kỳ và chuyên đề: để công tác chỉ đạo được thực

hiện một cách có hiệu quả, hàng năm Bộ Y Tế đều tổ chức các cuộc họp định kỳ

như hội nghị tổng kết tháng, quý, năm Thông qua các cuộc họp này lãnh đạo vàcán bộ, công chức Bộ có điều kiện nhìn lại những thành tựu đã đạt được trongthời gian qua và những tồn tại, yếu kém cần khắc phục Từ đó cùng thảo luận,bàn bạc để đề ra những phương hướng, nhiệm vụ công tác trong thời gian tới.Đồng thời, phân tích, làm sáng tỏ các phương hướng, nhiệm vụ mới đó, nhằmtạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn trong quá trình triển khai thựchiện.

Ngoài ra, Bộ thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, công bố, giớithiệu về tài liệu lưu trữ Đây là một công việc vô cùng khó khăn và phức tạp Do

đó, để tổ chức thành công những sự kiện này Bộ đã tổ chức các hội nghị có tínhchất chuyên đề để thảo luận và có kế hoạch triển khai cụ thể Vì vậy, các cuộctriển lãm, trưng bày do Bộ tổ chức đều đạt được kết quả cao

- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân: Đây

cũng là một hình thức tổ chức chỉ đạo quan trọng của Bộ Việc kiểm tra đượcthực hiện thông qua các văn bản báo cáo của các đơn vị, cá nhân cấp dưới, hoặckiểm tra trực tiếp Công tác này đã giúp lãnh đạo Bộ nắm được tình hình thực tế,đánh giá được chính xác những ưu điểm, yếu kém của các đơn vị trong quá trìnhthực hiện nhiệm vụ Từ đó, có kế hoạch giúp đỡ họ hoàn thành tốt hơn nhiệm vụđược giao

2.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác lưu trữ của Bộ Y Tế:

Lãnh đạo Bộ thường xuyên cử cán bộ tham dự các lớp học về quản lý

hành chính ngắn hạn Chẳng hạn: Cô Trần Thị Nhung – Trưởng phòng Bảoquản và chị Trần Thị Thanh Lan - Trưởng phòng Tổ chức khai thác sử dụng vừahoàn thành khóa học này vào tháng 12 năm 2010

Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Bộ còn cử cán

bộ đi thăm quan, học tập trao đổi kinh nghiệm ở một số nước như: tham quan

về lưu trữ tại Singapore, Thái Lan,…

Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, Bộ cũng thường xuyên cập nhậtnhững chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ, của Đảng, Nhà nước vàphổ biến kịp thời, rộng rãi tới các đơn vị trực thuộc và cán bộ chuyên môn trong

cơ quan

Công tác lưu trữ ra đời là sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coicông tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý củamình

Chức năng của công tác này bao gồm:

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Chức năng thứ nhất là tiền đề cho chức năng thứ hai Chức năng thứ hai làmục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Chỉ có thực hiện tốt chức năng thứ hainày thì công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ mới thực sự có ý nghĩa

2.1.3 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết, và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của Bộ Y Tế:

Hàng năm phòng lưu trữ có tổ chức đi thanh tra, kiểm tra song song với

hướng dẫn nghiệp vụ tại các Vụ, Cục, Ban và các dơn vị trực thuộc của Bộ

2.1.4 Hợp tác Quốc Tế về lưu trữ

Hiện nay Bộ Tế chưa hợp tác Quốc Tế về công tác lưu trữ

II.3 Hoạt động nghiệp vụ

II.3.1Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chứcthường xuyên, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ các Vụ, Cục,Phòng, Ban, Nhìn chung, tài liệu được thu về đã được lập hồ sơ theo sự việc,vấn đề

Nhân viên lưu trữ chuyên trách thường xuyên thực hiện nhắc nhở các đơn

vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tổ chức thu thập tài liệu lưutrữ

Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị, cán bộ lưu trữ lậpbiên bản giao nhận tài liệu có sự ký giao nhận giữa nhân viên phòng lưu trữ vớicác đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập ra

Năm 2014 phòng lưu trữ thu thấp được 160 mét giá tài liệu, phần nào giảiquyết được tình trạng tồn đọng tài liệu

II.3.2Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

Tài liệu trong kho lưu trữ Bộ Y tế đã được phân loại, lập hồ sơ, xác địnhgiá trị tài liệu, bổ sung thống kê theo đúng nghiệp vụ của công tác lưu trữ

Sau khi thu thập tài liệu ở văn thư cơ quan và đơn vị về Phòng Lưu trữ thìcán bộ phòng lưu trữ đã tiến hành phân loại tài liệu trên cơ sở nghiên cứu lựachọn phương án phân loại phù hợp với Phông lưu trữ của cơ quan

Sau khi đã lựa chọn phương án phân loại theo phương án “cơ cấu tổ chức– thời gian” thì tiến hành xây dựng phương án phân loại cụ thể để làm cơ sở choviệc tổ chức tiến hành phân loại tài liệu của phông

Tài liệu được chia ra theo cơ cấu tổ chức trong đó lại chia ra các năm,trong các năm lại chia ra các vấn đề khác nhau

Ví dụ: Tài liệu của Văn phòng năm 1998:Vấn đề chung, vệ sinh môitrường; pháp chế; tài liệu khen thưởng;…

Việc phân loại thực hiện theo đúng nguyên tắc trên phù hợp với phònglưu trữ của Bộ tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ tiếp theo

II.3.3Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

Xác định giá trị tài liệu bên trong lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc,những tiêu chuẩn, những phương pháp của lý luận và thực tiễn của công tác lưutrữ để lựa chọn ra những tài liệu có giá trị để Nhà nước bảo quản và loại hủynhững tài liệu hết giá trị

Khi bộ phận tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ thì lưutrữ của Bộ đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ lấy tiêu chuẩn

là thước đo giá trị để xác định giá trị tài liệu Đó là các tiêu chuẩn về nội dung,tác giả của cơ quan, đơn vị hình thành phồng, hiệu lực pháp lý của tài liệu,…

Tùy theo đặc điểm, nội dung, tính chất của tài liệu, căn cứ chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ, dựa theo các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đểphân loại và lựa chọn tài liệu Sau khi đã phân loại thì tài liệu của Bộ Y tế đượcchia thành 2 loại sau:

 Loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn

1 Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

Bộ và các đơn vị Vụ, Cục, Phòng ban của Bộ

2 Báo cáo tổng kết năm và các năm của Bộ

3 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ đối với các đơn vị Vụ, Cục, Phòng vềcác lĩnh vực chuyên môn y tế

4 Các kế hoạch dài hạn và việc thực hiện các kế hoạch dài hạn của Bộ Y tế

 Loại tài liệu bảo quản có tạm thời

Gồm khối tài liệu tổng kết của các đơn vị trong cơ quan chỉ có giá trị tạmthời (ngoài những tài liệu bảo quản vĩnh viễn và lâu dài).

2 2.4 Về công tác bảo quản tài liệu:

- Kho lưu trữ của Bộ được bố trí tại tầng 2 và tầng 3 nhà D do đó tài liệu

có thể tránh khỏi tình trạng ẩm ướt hay mưa ngập, trong kho được trang bị quạttrần, quạt thông gió, có rèm tre nắng ở cửa tránh ánh nắng mặt trời chiếu vào tàiliệu, có hệ thống bình chữa cháy, máy hút ẩm, có hộp nhử mội riêng với kho lưutrữ tại tầng 3 có diện tích 50m2, kho này có 2 phòng Tài liệu ở các kho được bốtrí ở các giá trong hộp tài liệu

Hiện có hơn 196 mét giá chưa đựng tài liệu thẳng hàng, vuông góc vớicửa sổ để tránh ánh nắng trực tiếp vào tài liệu

Có khoảng 457 thùng tài liệu hồ sơ dự án của các dự án đã kết thúc phải

để ngoài hành lang tầng 2 nhà D

2.2.5 Về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc là một trong những hình thức phổ biến vàquan trọng của công tác tổ chức sử dụng tài liệu

Hệ thống công cụ tra cứu truyền thống là các mục lục hồ sơ và bộ thẻ

Hệ thống công cụ tra cứu hiện đại tra tìm tự động tài liệu lưu trữ qua phầnmềm quản lý tài liệu lưu trữ

Từ đầu năm 2014 đến nay phòng lưu trữ Bộ Y Tế đã phục vụ khai thác hồ

sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư viện cho 156 lượt người với 757 văn bản

- Nội dung chủ yếu của tài liệu:

Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng

cơ bản;

Tài liệu về dự toán, quyết toán, thu chi của Bộ;

Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiệnchế độ chính sách

Bộ đã tổ chức chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu phông Bộ Y Tếgiai đoạn 1995- 2005, có các văn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, mục lục

hồ sơ phục vụ khai thác sử dụng Qua khảo sát, khối tài liệu của Bộ đã đượcchỉnh lý giai đoạn 1995- 2005 với số lượng tài liệu: 30 (mét) (riêng khối tài liệuxây dựng cơ bản do đang kiểm tra chờ quyết toán nên chưa nộp xuống phòngVăn thư khoảng 70 hộp = 10 mét)

Trong đó:

Khối tài liệu lâu dài – vĩnh viễn: 206 hồ sơ;

Tài liệu loại: 17 bó (3 m)

Khối tài liệu này cũng cần sớm có kế hoạch thu về

Qua đợt chỉnh lý này toàn bộ tài liệu đã được định thời hạn bảo quản đưavào cặp, hộp và được hệ thống thống hóa thống nhất theo một phương án phânloại khoa học nhằm tổ chức khoa học tài liệu phục cho công tác tra cứu lâu dàiTrung tâm, đưa tổng số tài liệu được chỉnh lý lên tới 206 hồ sơ (đvbq) tạo điềukiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng của cán bộ trong cơ quan

đề xuất, khuyến nghị.

3.1 Tóm tắt các công việc đã làm

 Tìm hiểu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Bộ

 Vận chuyển tài liệu

 Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu

 Phân loại tài liệu của các đơn vị theo phương án phân loại

 Lập hồ sơ

 Biên mục bên ngoài hồ sơ

 Đánh số hồ sơ chính thức cho vào bìa cặp hộp

 Sắp xếp tài liệu lên giá

 Bó gói tài liệu loại

3.1.2 Kết quả đạt được

Trong quá trình hoạt động của cơ quan tài liệu ngày càng được sản sinh ra

nhiều Quá trình điều hành quản lý của cơ quan bằng việc ban hành ra văn bản

để quản lý được những tài liệu có giá trị thì việc chỉnh lý, đưa tài liệu về các hồ