1.1.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 1.1.1 Sự ra đời Thành phố Thái Nguyên là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, y tế, du lịch, dịch vụ cuả tỉnhThái Nguyên và vùng trung du miền núi Bắc bộ. Là một trong ba trung tâm đào tạo giáo dục lớn của cả nước, là đầu mối giao thông quan trọng nối các tỉnh phía Bắc với các tỉnh Đồng bằng Bắc bộ.Thành phố đến nay đã trải qua gần 50 năm xây dựng và trưởng thành. Năm 2010 thành phố đã được Thủ tướng Chính phủ quyết định đô thị loai 1. Với vị trí và đặc điểm trên, cùng với sự quan tâm của TW, của Tỉnh và các ngành cũng là điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý, lãnh đạo và thực hiện nhiệm vụ phát triển thành phố Thái Nguyên. Trong những năm qua quá trình đô thị hóa thành phố phát triển, công trình hạ tầng kỹ thuật ngày càng được xây dựng hoàn thiện đồng bộ, yêu cầu dịch vụ công ích ngày càng cao . Chính vì vậy công tác dịch vụ công ích đô thị thành phố đã được cấp ủy Đảng, chính quyền thành phố quan tâm và chính thức xây đựng đề án thành lập Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên. Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên được thành lập theo Quyết định số 3378QĐ UBND ngày 30122011 của UNBN tỉnh Thái Nguyên trên cơ sở Đề án số 17ĐA UBND ngày 24112011 của UBND thành phố Thái Nguyên về việc thành lập Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên. Trụ sở của Ban được đặt tại Khối cơ quan sự nghiệp của thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên. 1.1.2.Chức năng của Ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên là đơn vị sự nghiệp đô thị, có chức năng thực hiện nhiệm vụ công ích bằng nguồn ngân sách nhà nước ( nguồn vốn sự nghiệp đô thị ) chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về quản lý chất lượng, diện tích, khối lượng, tiến độ thực hiện các dịch vụ công ích đô thị, quyét thu gom giác đường phố, duy trì vệ sinh đường phố, duy trì hệ thống chăm sóc cây xanh thành phố, hệ thống điện chiếu sãng công cộng, nạo vét khơi thông cống rãnh, duy tu bảo dưỡng hệ thống đường giao thông, các công trình như Nghĩa trang, Đài tưởng niệm, công viên, các công trình công cộng khác, vệ sinh môt trường….do UBND thành phố giao.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC D PHỤ LỤC .2 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QLDVCƠNG ÍCH ĐƠ THỊ TP THÁI NGUYÊN 1.1.Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên .3 1.1.1 Sự đời 1.1.2.Chức Ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn cuả ban Quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun 1.2 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BAN QUẢN LÝ DỊCH VỤ CÔNG ÍCH ĐÔ THỊ TP THÁI NGUYÊN 2.1 Thực tiễn công tác văn thư 2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư 2.1.2 Tình hình quản lý đạo cơng tác văn thư 2.1.3 Nội dung công tác văn thư .8 2.2.Thực tiễn công tác Lưu trữ .16 2.2.1 Tình hình tổ chức cán làm lưu trữ 16 2.2.2 Tình hình quản lý đạo công tác lưu trữ 16 2.2.3 Nội dung công tác lưu trữ .17 C.PHẦN KẾT LUẬN 19 CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 19 SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.1.Điểm giống lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 19 3.1.1 Về công tác xây dựng ban hành văn 19 3.1.2 Về công tác quản lý văn .19 3.1.3 Về công tác quản lý giải văn đến .20 3.1.4 Về công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 20 3.2.Điểm khác lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên 20 3.2.1 Về công tác xây dựng ban hành văn 20 3.2.2 Về công tác quản lý văn .21 3.2.3.Về công tác quản lý giải văn đến 21 3.2.4.Về công tác lập hồ sơ .21 3.2.5 Về công tác tổ chức cán 22 3.3 Các kiến nghị 22 3.3.1 Đối với Chính phủ 22 3.3.2 Ban quản lý dịch vụ cơng ích đô thị Tp Thái Nguyên 23 3.3.3 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .23 LỜI CẢM ƠN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 D PHỤ LỤC D PHỤ LỤC SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT NGHĨA DVCI Dịch vụ công ích BQL Ban quản lý VTLT Văn thư lưu trữ CBCC Cán công chức XĐGT Xác định giá trị TLLT Tài liệu lưu trữ ĐVBQ Đơn vị bảo quản TP Thành phố SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp A PHẦN MỞ ĐẦU Trong trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin diễn nhu cầu tất yếu Trong việc trao đổi thông tin, người có nhiều phương tiện cách thể khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quản lý Nhà nước Nó sở pháp lý, để điều hành quản lý xã hội, để truy cứu trách nhiệm, để giải cơng việc… Chính khẳng định: Cơng tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động quan trọng máy quản lý Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng Làm tốt cơng tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đơi với thực tế”, sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức kiến tập kéo dài 04 tuần cho sinh viên từ ngày 20/4/2015 đến ngày 22/5/2015 Đợt kiến tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Ban quản lý dịch cơng ích thị thành phố Thái Ngun , em có đợt kiến tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương kiến tập đề Thời gian thực tập Ban quản lý dịch cơng ích đô thị Tp Thái Nguyên em nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn thư – Lưu trữ trực tiếp làm số công việc nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ quan Tồn cơng việc em khái quát Báo cáo Là cán Văn thư tương lai, đợt kiến tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ phát triển đất nước; thấy bất cập công tác Ban quản lý dịch vụ công ích thị thành phố Thái Ngun nói riêng quan nhà nước nói chung Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Trong thời gian làm báo cáo kiến tập cố gắng khơng tránh thiếu sót hạn chế Vì em mong nhận giúp đỡ, nhận xét từ quý thầy, cô Nhà trường, đặc biệt thầy, cô khoa Văn thư –Lưu trữ đóng góp ý kiến cơ, chú, anh, chị quan để em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Ban Quản lý dịch vụ cơng ích Tp Thái Ngun; cơ, chú, anh, chị quan giúp đỡ tạo điều kiện để em hoàn thành đợt kiến tập Em xin chân thành cảm ơn ! SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QLDVCƠNG ÍCH ĐƠ THỊ TP THÁI NGUYÊN ( Trụ sở làm việc Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun ) 1.1.Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun 1.1.1 Sự đời Thành phố Thái Nguyên trung tâm trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, y tế, du lịch, dịch vụ cuả tỉnhThái Nguyên vùng trung du miền núi Bắc Là ba trung tâm đào tạo giáo dục lớn nước, đầu mối giao thông quan trọng nối tỉnh phía Bắc với tỉnh Đồng Bắc bộ.Thành phố đến trải qua gần 50 năm xây dựng trưởng thành Năm 2010 thành phố Thủ tướng Chính phủ định thị loai Với vị trí đặc điểm trên, với quan tâm TW, Tỉnh ngành điều kiện thuận lợi trình quản lý, lãnh đạo thực nhiệm vụ phát triển thành phố Thái Nguyên SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trong năm qua q trình thị hóa thành phố phát triển, cơng trình hạ tầng kỹ thuật ngày xây dựng hoàn thiện đồng bộ, u cầu dịch vụ cơng ích ngày cao Chính cơng tác dịch vụ cơng ích thị thành phố cấp ủy Đảng, quyền thành phố quan tâm thức xây đựng đề án thành lập Ban quản lý dịch vụ cơng ích đô thị thành phố Thái Nguyên Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun thành lập theo Quyết định số 3378/QĐ- UBND ngày 30/12/2011 UNBN tỉnh Thái Nguyên sở Đề án số 17ĐA- UBND ngày 24/11/2011 UBND thành phố Thái Nguyên việc thành lập Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun Trụ sở Ban đặt Khối quan nghiệp thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên 1.1.2.Chức Ban Quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Nguyên đơn vị nghiệp thị, có chức thực nhiệm vụ cơng ích nguồn ngân sách nhà nước ( nguồn vốn nghiệp đô thị ) chịu trách nhiệm trước UBND thành phố quản lý chất lượng, diện tích, khối lượng, tiến độ thực dịch vụ cơng ích thị, qut thu gom giác đường phố, trì vệ sinh đường phố, trì hệ thống chăm sóc xanh thành phố, hệ thống điện chiếu sãng công cộng, nạo vét khơi thông cống rãnh, tu bảo dưỡng hệ thống đường giao thơng, cơng trình Nghĩa trang, Đài tưởng niệm, cơng viên, cơng trình công cộng khác, vệ sinh môt trường….do UBND thành phố giao 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn cuả ban Quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun Quản lý khối lượng, chất lượng việc thực dịch vụ cơng ích thị địa bàn UBND thành phố giao Lập hồ sơ mời thầu định thầu cơng tác dịch vụ cơng ích đô thị địa bàn theo quy định Ký hợp đồng với đơn vị ,tổ chức, doanh nghiệp thực dịch vụ SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp cơng ích, thực hiện, kiểm tra, giám sát trình thực nhiệm vụ đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp ký hợp đồng Tổ chức nghiệm thu trường lập hồ sơ giá trị khối lượng dịch vụ hoàn thành, thực toán theo quy định Lập dự toán chi phí dịch vụ cơng ích thị hàng năm khối lượng bổ xung, phát sinh đột xuất theo yêu cầu UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Thực chế độ báo cáo tình hình thực nhiệm vụ thành phốgiao Quản lý viên chức, người lao động tài chính, tài sản thuộc Ban theo quy định cuả pháp luật Thực số nhiệm vụ khác UBND thành phố giao 1.2 Cơ cấu tổ chức Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên đơn vị nghiệp trực thuộc UBND thành phố, ngân sách nhà nước đảm bảo tồn chi phí hoạt động, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc nhà nước tổ chức tín dụng đẻ hoạt động theo quy định pháp luật * Lãnh đạo ban gồm 02 người Trưởng ban Phó ban Trưởng ban: Phụ trách điều hành chung chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố hoạt đông thực nhiệm vụ giao Phó ban : Có trách nhiệm giúp Trưởng ban chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ phân công thay mặt cho Trưởng ban giải công việc phạm vi giao trưởng ban vắng ủy quyền Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng ban Phó ban UBND Thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định *Các phận chuyên môn: Gồm 06 cán thực nhiệm vụ - 02 cán làm công tác giám sát, nghiệm thu khối lượng sản phẩm dịch vụ vệ sinh môi trường - 01 cán giám sát nghiệm thu khối lượng tu, bảo dưỡng cải tạo nâng cấp thống đường nội thị SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp - 01 cán giám sát, nghiệm thu trì, hệ thống nước thị - 01 cán làm công tác giám sát nghiệm thu hệ thống đèn điên chiếu sáng - 01 cán làm công tác giám sát nghiệm thu hệ thống cơng viên xanh bảo vệ cơng trình cơng cộng * Bộ phận Hành chính- tổng hợp: Gồm 02 cán - 01 cán làm công tác xây dựng kế hoạch; toán hợp đồng kiêm kế tốn đơn vị - 01 cán làm cơng tác công tác văn thư, kiêm thủ quỹ SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BAN QUẢN LÝ DỊCH VỤ CƠNG ÍCH ĐƠ THỊ TP THÁI NGUN ( Cán văn thư Hà Hạnh Hường kiểm tra thể thức văn ) 2.1 Thực tiễn công tác văn thư * Khái niệm công tác văn thư Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/04/2004 qui định : Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo,ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan ,tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư a Về tổ chức công tác văn thư Ban Quản lý dịch vụ cơng ích áp dụng hình thức tổ chức cơng tác văn thư tổng hợp Tồn cơng đoạn thao thác nghiệp vụ xử lý văn thực phận văn thư Trong năm qua Ban quản lý dịch vụ cơng ích ln quan tâm, trọng việc thực tốt đầy đủ nội dung công tác văn thư Đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực nội dung công tác hiệu góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính, máy SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Dấu chức danh họ tên người có thẩm quyền ký văn bản; + Dấu công văn đến; + Dấu mức độ “mật”, “khẩn” - Quản lý bảo quản dấu Con dấu Ban quản lý dịch vụ cơng ích đô thị Tp Thái Nguyên giao cho cán văn thư có trách nhiệm có trình độ chun môn công tác văn thư, lưu trữ giữ đóng dấu quan Cán văn thư người tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Ban Cán văn thư đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu ngâm vào xăng dùng chổi lông mềm để rửa * Sử dụng dấu Việc sử dụng dấu cán văn thư thực theo quy định quan nhà nước như: + Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu mầu đỏ, với quy định Nhà nước + Khi đóng dấu lên chữ ký, đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai văn thực theo quy định Nhận xét : Cán văn thư thường để dấu bàn làm việc hình ảnh thực tế, có nhiều văn sai thể thức cán văn thư đóng dấu e Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ hành khâu cuối công tác văn thư mắt xích nối liền cơng tác văn thư với lưu trữ Trong q trình giải cơng việc có nhiều loại văn quan trọng SVTH: Nguyễn Thị Sim 15 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp sản sinh có giá trị giải công việc trước mắt sau Các loại văn có giá trị lưu trữ quan để nghiên cứu, tra tìm, giữ gìn bí mật quan nhà nước Nhận xét: Qua khảo sát thực tế em thấy việc lập hồ sơ Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên thực cách đầy đủ xác Tài liệu gốc có giá trị pháp lý cao 2.2.Thực tiễn công tác Lưu trữ * Khái niệm công tác lưu trữ Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam PGSTS Dương Văn Khảm, cơng tác lưu trữ “tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ” 2.2.1 Tình hình tổ chức cán làm lưu trữ a Về tổ chức công tác lưu trữ Công tác lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Nguyên cán văn thư kiêm lưu trữ thực Tuy không thành lập phận lưu trữ riêng công tác lưu trữ quan tâm thực tốt Công tác lưu trữ Ban quản lý bố trí cán chuyên trách làm công tác văn thư kiêm lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun dần trang bị sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ quan như: sở vật chất, tủ, giá, cặp, hộp…đựng tài liệu giấy tờ, nhằm tạo điều kiện cho cán lưu trữ hồn thành tốt cơng việc b Về cán làm lưu trữ Công tác Văn thư Ban Quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun bố trí 01 cán làm cơng tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ chun môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, tốt nghiệp bậc trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ (nay trường Đại học Nội vụ Hà Nội), phù hợp với công tác trách nhiệm giao nên công việc tiến hành nhanh đạt hiệu 2.2.2 Tình hình quản lý đạo cơng tác lưu trữ SVTH: Nguyễn Thị Sim 16 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Về ban hành đạo công tác lưu trữ Đối với công tác lưu trữ, Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun tổ chức quản lý thực theo văn bản: - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu; - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; 2.2.3 Nội dung công tác lưu trữ a Xác định giá trị tài liệu thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan * Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu bước nghiệp vụ lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bước quan trọng định đến số phận tài liệu Để lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài vĩnh viễn Đây công việc quan trọng phức tạp, xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành thận trọng tỉ mỉ Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cấu sau: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn tính số lượng năm Xác định tài liệu hết giá trị để loại hủy * Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan Tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun khơng có kho lưu trữ tài liệu riêng mà tài liệu chủ yếu loại hình tài liệu hành đựng cặp, hộp đưa vào bảo quản tủ lưu trữ SVTH: Nguyễn Thị Sim 17 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp b Các công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích khơng có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ để gọn gàng, ngăn nắp, khoa học tủ Công cụ tra cứu giúp cho việc tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng Cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun thực theo phương pháp truyền thống sử dụng mục lục hồ sơ làm cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu sử dụng Mục lục hồ sơ thống kê đến đơn vị bảo quản c Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ * Công tác bảo quản tài liệu Là biện pháp để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ, để phục vụ cho trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ khâu quan trọng cơng tác lưu trữ, góp phần vào giảm nguy gây hư hỏng tài liệu, tài liệu đảm bảo trọn vẹn cho phông lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý khai thác tài liệu lưu trữ Nhận xét: Ban quản lý dịch vụ cơng ích thành lập nên số lượng tài liệu lưu trữ ít, Ban có tủ đựng tài liệu lưu trữ, việc xếp tài liệu lên tủ gọn gàng, khoa học Cán văn thư kiêm công tác lưu trữ nên việc bảo quản khối tài liệu chưa tốt * Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Qua khảo sát thực tế em thấy tổ chức tài liệu lưu trữ thường thực theo hình thức cho mượn chủ yếu mượn để phôtô cách dễ dàng Đối tượng nghiên cứu tài liệu thường cá nhân, phòng ban quan SVTH: Nguyễn Thị Sim 18 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp C.PHẦN KẾT LUẬN CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1.Điểm giống lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên 3.1.1 Về công tác xây dựng ban hành văn Công tác xây dựng ban hành văn Ban QLDVCI TP Thái Nguyên giao cho cán chuyên môn thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc Việc ban hành văn Ban vào nề nếp; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ban thống mặt thể thức Chính mà chất lượng văn ngày nâng cao 3.1.2 Về công tác quản lý văn Việc phân công trách nhiệm soạn thảo văn cho cán chuyên môn theo chức nhiệm vụ nên văn đảm bảo tính xác nội dung pháp lý Văn Ban quản lý dịch vụ cơng ích ban hành đa số văn đảm bảo thành phần thể thức, từ nâng cao vai trị thơng tin hiệu lực pháp lý văn bản, giúp hoạt động quản lý có hiệu Việc quản lý văn Ban quản lý dịch vụ công ích cán văn thư thực qua loại sổ đăng ký theo tên loại Từ dễ cho việc quản lý tra tìm văn - Việc đăng ký văn vào loại sổ đăng ký văn ghi đầy đủ cột mục, tạo thuận lợi cho việc tra tìm văn cần - Việc chuyển giao văn bưu điện thực nhịp nhàng, nhanh chóng, kịp thời, cá nhân, đơn vị nhận - Mỗi văn lưu lại văn thư quan gốc Việc xếp, SVTH: Nguyễn Thị Sim 19 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp bảo quản sử dụng lưu văn khoa học, hợp lý, công tác bảo quản lưu văn thực tốt, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, tra tìm văn lãnh đạo cán quan có nhu cầu 3.1.3 Về cơng tác quản lý giải văn đến Tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn thư, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến cán văn thư quản lý việc đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến thơng tin đăng ký xác, rõ ràng vào sổ theo cột mục sổ đăng ký đảm bảo cho việc tra tìm sau Văn đến cán văn thư nhận chuyển giao tới đơn vị, cá nhân giải kịp thời, đối tượng 3.1.4 Về công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Công tác lập hồ sơ hồ sơ công việc cán văn thư trì - Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan cán văn thư kiêm lưu trữ thực theo quy định Nhà nước 3.2.Điểm khác lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên Bên cạnh điểm giống lý luận thực tiễn làm công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích Thành phố cịn có số điểm khác lý luận thực tiễn chưa làm sau: 3.2.1 Về công tác xây dựng ban hành văn - Một số cán chuyên môn chưa quan tâm thực quy định việc soạn thảo văn bản, số thành phần thể thức chưa - Ở Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun dù văn kiểm tra nội dung thể thức chưa có chữ ký “nháy” Trưởng ban, khơng kiểm tra lại phần nội dung thể thức Vì vậy, có nhiều trường hợp văn sai thể thức thiếu xót phần nội dung người có thẩm SVTH: Nguyễn Thị Sim 20 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp quyền ký Việc khiến nhiều thời gian chỉnh sửa, xin lại chữ ký người có thẩm quyền 3.2.2 Về cơng tác quản lý văn Ban quản lý dịch vụ cơng ích đô thị Tp Thái Nguyên không lập “Sổ chuyển giao văn đi” để theo dõi văn nội quan khiến cho việc quản lý văn chưa chặt chẽ Bởi văn dù chuyển tới phịng ban khơng ký nhận khơng có xác minh văn thư gửi cán nhân viên nhận, gây khó khăn việc chuyển giao văn - Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên chưa lập “Sổ chuyển giao văn ban bưu điện” Công tác chuyển giao văn qua bưu điện thực việc gửi thư cá nhân Vì dễ xảy trường hợp thất lạc văn khơng nắm rõ tình hình gửi nhận văn qua bưu điện - Công tác bảo quản lưu chưa tốt cán chuyên môn sau xin số, in xong khơng trả lại gốc cho văn thư mà giữ lại thời gian trả cho văn thư Vì việc bảo quản lưu cịn gặp nhiều khó khăn 3.2.3.Về công tác quản lý giải văn đến - Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên chưa lập Sổ theo dõi giải văn đến mà dùng Sổ đăng ký văn đến kiêm Sổ theo dõi giải văn đến Việc làm cho công tác theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến gặp khó khăn chưa sát - Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun sổ đăng ký văn đến Mật sổ đăng ký đơn thư có nội dung giống với sổ đăng ký văn đến thông thường Điều khiến cho việc theo dõi quản lý văn gặp nhiều khó khăn Do văn có mức độ mật là: Mật, Tối mật, Tuyệt mật Nếu thêm cột “Mức độ mật” khó cho việc quản lý văn Mật đến 3.2.4.Về công tác lập hồ sơ SVTH: Nguyễn Thị Sim 21 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tại Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên công tác lập hồ sơ dừng lại mức lập hồ sơ sơ Và hồ sơ chủ yếu lập hồ sơ công việc,hồ sơ nhân sự… Cán chuyên môn chưa lập hồ sơ cho công việc đảm nhiệm Điều khiến cho cơng tác tổng kết, cơng tác theo dõi q trình giải cơng việc gặp nhiều khó khăn Hơn nữa, việc không lập hồ sơ công việc khiến cho công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn 3.2.5 Về cơng tác tổ chức cán Tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái ngun cán văn thư làm kiêm lưu trữ kiêm thủ quỹ quan Do phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ công tác nên khối lượng công việc tương đối nhiều, làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chuyên môn 3.3 Các kiến nghị 3.3.1 Đối với Chính phủ + Hệ thống văn quy phạm pháp luật: Hiện nay, tình trạng ban hành, sửa đổi, bổ sung văn QPPL cịn nhiều bất cập, thiếu tính đồng thống chí cịn mâu thuẫn với gây khó khăn cơng tác văn thư lưu trữ nước nói chung thực tế diễn Ban quản lý dịch vụ công ích thị Tp Thái Ngun Vì vậy, đề nghị Chính phủ sớm khắc phục tình trạng cách đẩy mạnh công tác đạo , hướng dẫn việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan + Chính sách tiền lương: Chính phủ nên thay đổi sách tiền lương, chế độ phụ cấp phù hợp để khuyến khích, động viên tinh thần cán văn thư lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đồng thời, động lực để cán cơng chức đảm bảo sống nghĩa tiền lương mà không cần hối lộ, không muốn nhận hối lộ để góp sức vào cơng phát triển kinh tế đất nước; biến tiền lương thành lực hút để thu hút nhân tài vào làm việc quan hành nhà nước tránh tình trạng “chảy máu chất xám” “chân trong, chân ngoài” diễn + Đề nghị Chính phủ có sách hỗ trợ kinh phí: Điều chỉnh tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc cho cán công chức nhằm nâng cao lực hoạt động công tác văn thư lưu trữ SVTH: Nguyễn Thị Sim 22 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.3.2 Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên Thứ nhất, xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan phù hợp với thực trạng quan để tạo thống nhất, đồng bộ, thực quy định Nhà nước quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp Thứ hai, cử cán làm công tác văn thư thường xuyên tập huấn bồi dưỡng cao trình độ chun mơn, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ để thấy vị trí, vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý quan Thứ ba, quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ; trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ Thứ tư, áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ Thứ năm, áp dụng công nghệ đại đặc biệt công nghệ thông tin trình quản lý văn đi, đến phục vụ công tác lưu trữ quan 3.3.3 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một là,trong trình giảng dạy đào tạo Nhà trường cần đổi phương pháp giảng dạy chuyên nghành văn thư lưu trữ để phù hợp với yêu cầu thực tế Hai là, nhà trường cần tăng cường tiết học thực hành cho sinh viên, giúp sinh viên làm quen với công việc sau trường nhằm đưa công tác đào tạo đạt kết tốt Ba là, nhà trường cần trang bị thêm trang thiết bị đại, có chất lượng để phục vụ công tác giảng dạy học tập Trên ý kiến đề xuất em qua đợt thực tập tốt nghiệp này, với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu công việc công tác văn thư, lưu trữ Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên nâng cao hiệu đào tạo, uy tín Nhà trường Mỗi người có cách nhìn nhận xem xét việc khác nên có lẽ nhận thức em nhiều hạn chế chưa xác Em hy vọng nhận cảm thông từ cô, chú, anh, chị Ban; thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Nguyễn Thị Sim 23 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Thời gian kiến tập Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Nguyên kết thúc, qua đợt kiến tập em nắm cấu tổ chức Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Ngun kiến tập chuyên ngành mà em học Đây sở giúp em nắm bắt kiến thức thực tiễn để áp dụng vào thực tế công việc đặc biệt hội tốt để em rèn luyện thân trở thành cán văn thư lưu trữ tốt trường: Hôm tự hào trường Ngày mai trường tự hào Qua em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo khoa với tập thể cán bộ, viên chức Ban quản lý dịch vụ cơng ích Tp Thái Ngun quan tâm, bảo tận tình tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành xuất sắc đợt kiến tập Do em chưa có kinh nghiệm thực tế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận bảo đánh giá thầy cô để báo cáo em hoàn chỉnh Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Sim SVTH: Nguyễn Thị Sim 24 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO I Các văn quy phạm pháp luật: Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 21/2005/TT-BNVngày 01 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ việc quy định hướng dẫn thống chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan, đơn vị làm công tác lưu trữ nước 4.Công văn 283/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 cuả Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCNV ISO 9001:2000 Nghị định 111/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Công văn số: 260 / VTLTNN- NVĐP, ngày 06/5/2005 Cục VTLTNN v/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Cục LTNN có Cơng văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 v/v hướng dẫn BQTLLT II Sách tài liệu tham khảo: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên đại học lưu trữ), HN, 1990 2.Cổng thông tin điện tử Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên Các văn bản, tài liệu liên Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị thành phố Thái Nguyên SVTH: Nguyễn Thị Sim 25 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp D PHỤ LỤC SVTH: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 01 Mẫu sổ đăng ký văn Phần bìa: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ THÁI NGUN BAN QUẢN LÝ DỊCH VỤ CƠNG ÍCH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 20… Từ số .đến số Từ ngày .đến ngày Quyển số: Phần nội dung bên trong: Ngày Số Tên loại Người Nơi Đơn vị Số Ghi tháng ký trích ký nhận lượng hiệu yếu nội người dung nhận lưu văn Quyển số: Năm 20 SVTH: Nguyễn Thị Sim 10 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 02 Mẫu sổ đăng ký văn đến ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ THÁI NGUN BAN QUẢN LÝ DỊCH VỤ CƠNG ÍCH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM 20… Từ số .đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: Phần nội dung bên trong: Ngày Số Tác Số, Ngày, Tên loại Đơn vị Ký đến đến giả ký tháng trích nhận hiệu yếu nội người dung nhận SVTH: Nguyễn Thị Sim 10 Ghi 11 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục Các loại văn Ban quản lý dịch vụ cơng ích thị Tp Thái Ngun SVTH: Nguyễn Thị Sim