MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 2 2.Đối tượng nghiên cứu 2 3.Phạm vi nghiên cứu 2 4.Mục tiêu nghiên cứu 2 5.Phương pháp nghiên cứu 2 CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3 1.1 lý luận công tác văn thư 3 1.1.1.khái niệm công tác văn thư 3 1.1.2 Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư. 4 1.2. Vài nét về sự hình thành và phát triển của trường THCS Yên Dưỡng. 4 CHƯƠNG 2.CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG.......................................................................................................................8 2.1.Tổ chức công tác văn thư trong nhà trường. 8 2.2.Nhiệm vụ công tác văn thư trong trường 8 2.2.1Công tác nhận và phát hành văn bản được tiến hành đồng bộ, liên tục và kịp thời cụ thể: 9 2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Yên Dưỡng 11 2.3. Tình hình quản lí văn bản của trường THCS Yên dưỡng 15 2.3.1.Quản lí văn bản đi 15 2.3.2.Quản lí văn bản đến 17 2.4.Thực trạng quản lí và sử dụng con dấu ở trường THCS Yên Dưỡng 20 2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở trường THCS Yên Dưỡng 20 2.6.Nhận xét,đánh giá 20 2.6.1.Ưu điểm 20 2.6.2.Nhược điểm 21 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 22 KẾT LUẬN 23
Bảng chữ viết tắt THCS _ Trung học sở CV _ Công văn KH _ Kí hiệu BNV-VPCP _ Bộ nội vụ -văn phòng phủ GD-DT _ Giáo dụ đào tạo UBND _ Uỷ ban nhân dân NĐ-CP _ Nghị định phủ LỜI CAM ĐOAN Chúng cam đoan tiểu luận công tác văn thư trường THCS Yên Dưỡng tìm hiểu viết lại,chúng xin chịu hoàn toàn trách nhiệm lời cam đoan LỜI CẢM ƠN Trước hết xin cảm ơn giảng viên Bùi Thị Ánh Vân tận tình bảo,giúp đỡ,trang bị cho kiến thức nghiên cứu khoa học để hoàn thành xong tiểu luận Chúng cảm ơn thầy cô trường THCS Yên Dưỡng tạo điều kiện cho tìm hiểu rõ công tác văn thư trường.Giúp Chúng thu thập thông tin cách xác để đảm bảo tiểu luận Chúng hoàn thành với lượng kiến thức đầy đủ Đây lần Chúng làm tiểu luận nhiều thiếu xót kính mong phê bình cô để Chúng thực tốt sau Chúng xin trân thành cảm ơn cô MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài .2 2.Đối tượng nghiên cứu 3.Phạm vi nghiên cứu 4.Mục tiêu nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Lý luận công tác văn thư 1.1.1.Khái niệm công tác văn thư .3 1.1.2 Vai trò ý nghĩa công tác văn thư 2.1 Vài nét hình thành phát triển trường THCS Yên Dưỡng CHƯƠNG 2.CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG .8 2.1.Tổ chức công tác văn thư nhà trường 2.2.Nhiệm vụ công tác văn thư trường .8 2.2.1Công tác nhận phát hành văn tiến hành đồng bộ, liên tục kịp thời cụ thể: 2.2.2 Soạn thảo ban hành văn trường THCS Yên Dưỡng 11 2.3 Tình hình quản lí văn trường THCS Yên dưỡng 14 2.3.1.Quản lí văn 14 2.3.2.Quản lí văn đến 17 2.4.Thực trạng quản lí sử dụng dấu trường THCS Yên Dưỡng 20 2.5 Công tác lập hồ sơ hành trường THCS Yên Dưỡng .20 2.6.Nhận xét,đánh giá .20 2.6.1.Ưu điểm 20 2.6.2.Nhược điểm .21 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 22 KẾT LUẬN 23 LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ công tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay không Vì công tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có công tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Ở quan công tác văn thư khác nhau,mỗi quan đoàn thể có cấu hoạt động tổ chức riêng,chính cần nghiên cứu để tìm điểm mạnh yếu đưa giải pháp để quan đoàn thể phát triển Xuất phát từ ý tưởng thân em chọn trường THCS Yên Dưỡng để nghiên cứu công tác văn thư trường 1.Lý chọn đề tài Văn thư đề tài liên quan trực tiếp đến ngành học lưu trữ học tôi,và sau trường trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ nên định chọn đề tài văn thư để nghiên cứu tạo điều kiện cho trình làm việc sau 2.Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư trường THCS Yên Dưỡng 3.Phạm vi nghiên cứu -Quá trình hình thành trường THCS Yên Dưỡng -Cơ cấu tổ chức trường THCS Yên Dưỡng -Thực trạng công tác văn thư trường 4.Mục tiêu nghiên cứu -Nắm thực trạng công tác văn thư trường THCS Yên Dưỡng 5.Phương pháp nghiên cứu Dựa vào phương pháp đọc,nghiên cứu tài liệu,liệt kê phân tích tìm hiểu thực tế từ đưa phương pháp phân tích cách tổng hợp Tìm hiểu tài liệu từ văn phòng văn thư trường để thu thập thông tin từ rút thông tin cần thiết cho tiểu luận CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Lý luận công tác văn thư 1.1.1.Khái niệm công tác văn thư - Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà quan, tổ chức công tác văn thư ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi - Văn thư vốn từ Hán gốc dùng tên gọi chung loại văn cá nhân, gia đình, dòng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, triều Nguyễn sử dụng phổ biến quan nhà nước - Ngày văn quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế trị- xã hội…dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.1.2 Vai trò ý nghĩa công tác văn thư * Vai trò công tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Trong văn phòng, công tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 2.1 Vài nét hình thành phát triển trường THCS Yên Dưỡng Trường nằm trung tâm xã yên dưỡng huyện cẩm khê tỉnh phú thọ.trường thành lập vào ngày 20 tháng năm 2001 Được xây rựng khu đất rộng 3585,5m2 Những năm đầu nằm vùng có king tế đặc biệt khó khan nên mô hình trường học thiếu thốn nhiều mặt,từ phòng học giáo viên trang thiết bị hỗ trợ giảng dạy.cho tới năm 2003 có chương trình 135 nhà nước xã trường học đầu tư nâng cấp toàn diện.khuân viên trường mở rộng,trang thiết bị đầu tư nâng cấp.đến năm 2004 nhà trường có nhà tầng phục vụ cho công tác học giảng dạy.số lượng thầy cô giáo đủ dể giảng dạy quản lí học sinh trường Mỗi năm nhà trường có khoảng 60 học sinh đăng kí vào trường.một năm trường có 240 học sinh chia cho khối,lượng học sinh chênh lệch khối không đáng kể.mỗi năm có 97,8% học sinh đỗ tốt nghiệp.trong 12 %loại giỏi, 40% khá, 52% trung bình.Tính đến trường có 14 khóa học tốt nghiệp Cũng từ năm 2003 giáo dục đổi nhiều thầy cô giáo trường tập huấn học tập để trở thành giáo viên giỏi cấp tỉnh Trường THCS yên dưỡng đơn vị đầu vận động giáo dục huyện cẩm khê nói không với tiêu cực thi cử.đẩy mạnh đầu tư trang thiết bị giảng dạy.nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên thong qua thi giáo viên giỏi toàn huyện.đầu tư nâng cấp phòng học,dáp ứng nhu cầu em học sinh toàn xã • Về chức năng,nhiệm vụ trường THCS Yên Dưỡng Với chức trường học tốp huyện nhà trường trọng công tác giảng dạy,thực phương châm dạy tốt học tốt Nhiệm vụ trường: • Giảng dạy theo chương trình giáo dục đề • Thực tốt công tác chuyên môn giáo viên trường • Giảng dạy tận tâm,đúng với tư chất nhà giáo • Lien tục đào tạo,bồi dưỡng cán nhân viên trường để có trình độ lực làm việc ngày cao • Từng tổ môn cần phân rõ rang để có hiệu tốt công tác giản dạy • cấu tổ chức Hiện trường có hiệu trưởng thầy Nguyễn Ánh Dương làm công tác đạo chung trường Một phó hiệu trưởng thầy Nguyễn Tiến Thịnh làm nhiệm vụ phụ trách chuyên môn Có tổ khoa học tự nhiên gồm 10 giáo viên.Tổ khoa học xã hội gồm 10 giáo viên Tổ văn phòng gồm nhân viên đó:1 cán văn thư.1 cán kế toán y tế kiêm tạp vụ Sơ đồ cấu tổ chức trường THCS Yên Dưỡng CHI BỘ ĐẢNG BÍ THƯ: Nguyễn Ánh Dương BAN GIÁM HIỆU HIỆU TRƯỞNG: Nguyễn Ánh Dương P.HIỆU TRƯỞNG: Nguyễn Tiến Thịnh TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ TỔ CHUYÊN MÔN CÔNG TỔ XÃ HỘI ĐOÀN TỔ TỰ NHIÊN ĐÔI TỔ PHÒNG ĐOÀN TN TNTP VĂN CÁC TỔ CHỨC KHÁC HỘI CHỮ THẬP ĐỎ HÔI KHUYẾN HỌC HỘI PHỤ HUYNH SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI STT Ngày, tháng Số ký hiệu Cơ quan nhận Tên người Ghi CV CV nhận ………… ………… …………… ……… ………… ……… 1 ………… ………… ………… ……… +Về tiếp nhận văn ( công văn đến) Trong tiếp nhân công văn đến, cán văn thư phân loại, vào sổ công văn đến trình cho lãnh đạo trường xử lý Khi hiệu trưởng xử lý xong, in gởi cho tổ cá nhân thực hiện, lưu vào sổ công văn đến, xếp theo loại, cấp theo thời gian để thuận tiện việc tìm kiếm giúp cho Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng xử lý công việc dễ dàng Mẫu sổ công văn đến: Số Ngày đến đến Nơi gửi Số KH Ngày Trích công văn công văn công văn yếu về… Loại Người nhận Ký Ghi nhận Trong trình xử lý công văn đến cán thực theo quy trình: bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, kẹp phiếu trình công văn, chuyển lãnh đạo phòng Khi tiếp nhận công văn xử lý lãnh đạo, chỉnh sửa, nhập vào máy ghi sổ theo ý kiến xử lý lãnh đạo chuyển cho phận thực phải ký nhận Việc quản lý công văn phải tuân thủ thể thức văn theo quy định Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 7/4/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ Rất lưu ý thể thức văn theo nội dung, biểu mẫu hướng dẫn phòng GD&ĐT mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi bên ngoài, công văn chuyển nội phải có ký xác nhận rõ ràng Việc văn phải đảm 10 2.2.2 Soạn thảo ban hành văn trường THCS Yên Dưỡng Soạn thảo văn khâu qan trọng công tác văn thư lien quan đến nhiều vấn đề nhà trường đặc biệt uy tín trường - Thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn - Cập nhật thường xuyên văn có liên quan đến công tác - Việc soạn thảo văn phải thể thức, phát hành văn hạn chế tối đa thiếu sót Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Một số qui trình trình thực hiện: - Thực cách cập nhật loại văn mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo thời gian cần thiết để ban ngành nhà trường thực cách kịp thời, đáp ứng thông tin hai chiều lãnh đạo cán công chức - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức - Văn sau đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với gốc trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn Bảo số lượng quy định ngành Khi xử lý công văn phải sử dụng dấu quy định, tuyệt đối không đóng dấu vào văn ký người không 11 có thẩm quyền ký photo dấu đen (trừ lục, y chính) lấy chữ ký lãnh đạo đóng dấu đỏ đơn vị Công tác phát hành văn ( Công văn đi) Trước ban hành, Văn thư giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ thể thức văn bản, tả, ngữ pháp… Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CẨM KHÊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 12 /CK-HT V/v cam kết đảm bảo chất lượng Yên Dưỡng, ngày 18 tháng năm 2015 giáo dục năm học 2015-2016 Kính gửi: Phòng GD&ĐT huyện Cẩm Khê Thực nhiệm vụ năm học 2015-2016, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục đơn vị, trường THCS Yên Dưỡng xin cam kết đảm bảo chất lượng giáo dục năm học 2015-2016, cụ thể sau: Đoàn kết nội Ban giám hiệu cam kết xây dựng tập thể nhà trường đoàn kết, trí, không để xảy tình trạng đoàn kết nội năm học Nâng cao chất lượng giáo dục - Việc thực chương trình giáo dục, nhiệm vụ giáo dục Nhà trường thực nghiêm túc chương trình biên chế năm học Đẩy mạnh việc đổi phương pháp dạy học.Khai thác có hiệu thiết bị dạy học Tổ chức tốt buổi sinh hoạt chuyên môn tổ Tổ chức cho giáo viên đăng ký tiêu thi đua ký cam kết chất lượng môn giảng dạy với nhà trường Tổ chức buổi sinh hoạt chuyên đề để có biện pháp thiết thực việc nâng cao chất lượng giảng dạy Cải tiến tích cực buổi sinh hoạt 12 chuyên môn, Triển khai tốt việc xây dựng kế hoạch dạy học theo chủ đề môn văn hóa Triển khai tốt có hiệu việc sinh hoạt chuyên môn mạng thông tin trường học kết nối cho giáo viên em học sinh - Biện pháp quản lý nhà trường để nâng cao chất lượng Nhà trường thực theo kế hoạch năm học 2015-2016 Sở GD&ĐT Phòng GD&ĐT Tổ chức cụ thể hóa đợt thi đua theo tháng , tuần học kỳ Chuyên môn nhà trường phân công bố trí cho giáo viên giảng dạy hợp lý Thực tốt quy chế dân chủ quan, không để xảy khiếu nại tố cáo.Làm tốt công tác thi đua khen thưởng giáo viên em học sinh Sau đợt thi đua có tuyên dương khen thưởng kịp thời cho tập thể cá nhân có thành tích công tác giảng dạy học tập Nhà trường mua sắm thêm thiết bị dạy học , mua sách giảng dạy sách tham khảo cho giáo viên em học sinh - Phối hợp giáo dục nhà trường, gia đình, xã hội Nhà trường phối hợp với Đảng ủy quyền địạ phương việc xây dựng sở vật chất cho nhà trường Tổ chức họp phụ huynh đầu năm , kiện toàn ban đại diện phụ huynh nhà trường năm học Giáo viên chủ nhiệm thường xuyên thăm hỏi gia đình học sinh để nắm bắt hoàn cảnh tình hình học tập em Thường xuyên nhận xét em học sinh thông qua sổ liên lạc đẻ gia đinh học sinh nắm tình hình học tập em - Các hoạt động hỗ trợ học tập, sinh hoạt học sinh, đảm bảo chế độ sách… Nhà trường nghiêm túc thực hoạt động hỗ trợ học tập, sinh hoạt học sinh, đảm bảo chế độ sách hành - Các tiêu cần đạt: + Chất lượng mặt GD Hai mặt Giỏi Khá TB Yếu 13 Kém Từ TB Từ Khá GD Học lực Hạnh (Tốt) 11.8% 83.3% 42.9% 14% 40.1% 2.6% 5.2% trở lên 94.8% 100% 0 trở lên 54.7% 97.4% kiểm + Thi HSG, học sinh khiếu cấp (dự kiến số HS đạt giải) Tên trường Học sinh giỏi lớp Cấp huyện Cấp tỉnh Học sinh Học sinh THCS khiếu lớp Yên Dưỡng + Kết thi vào THPT năm học 2016-2017 trường Điểm TB môn Toán Ngữ văn THCS Yên Dưỡng 4.1 4.95 khiếu lớp 6, Tên Điểm TB Tiếng Anh 3.7 môn 4.25 Thực quy định thu, chi tài Nhà trường cam kết thực thu, chi khoản theo văn quy định nhà nước nghị Hội phụ huynh học sinh Trường THCS Yên Dưỡng cam kết thực nghiêm túc, đầy đủ nội dung đây, góp phần ngành Giáo dục Đào tạo nâng cao chất lượng giáo dục năm học 2015 - 2016./ PHÊ DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO PGD&ĐT HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Ánh Dương 2.3 Tình hình quản lí văn trường THCS Yên dưỡng 2.3.1.Quản lí văn - Văn trường THCS Yên Dưỡng soạn thảo ban hành,được gửi đến quan,,đơn vị thuộc chuyên môn.văn có vai trò quan trọng việc thông báo đạo,kiểm soát thực hoạt động trường - Văn trường tập chung vào: 14 - Lập loại hồ sơ sổ sách theo quy định - Thực đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn đi, cụ thể: Văn đi: + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành văn + Đăng ký văn + Làm thủ tục chuyển phát văn + Lưu văn - Công đoạn chuyển giao văn trường Văn chuyển phải vào bì, dán kín, ghi rõ địa nơi nhận chuyển ngày ban hành văn Hầu hết văn gởi cho quan phòng GD&ĐT quan liên quan, văn thư trực tiếp gửi để đảm bảo công văn không bị thất lạc Các văn gửi gửi cho nội trường, văn thư trực tiếp gửi ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực - Một mẫu văn trường: 15 PHÒNG GD&ĐT CẨM KHÊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG Số 04/TT-HT Độc lập – Tự – Hạnh phúc Yên Dưỡng., ngày 29 tháng 10 năm 2015 TỜ TRÌNH Về việc đề nghị phê duyệt quy hoạch cán lãnh đạo, quản lý giai đoạn 2015 - 2020 Kính gửi: UBND huyện Cẩm Khê – tỉnh Phú Thọ Căn Kế hoạch số 1170/KH-UBND, ngày 21 tháng 11 năm 2012 Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê triển khai, thực công tác Quy hoạch cán quản lý Ngành Giáo dục Đào tạo giai đoạn 2012 - 2015 2016 - 2020; Căn vào kết tín nhiệm giới thiệu quy hoạch cán Trường THCS Yên Dưỡng đề nghị UBND huyện Cẩm Khê xem xét, cho ý kiến quy hoạch cán lãnh đạo, quản lý giai đoạn 2015-2020 (quy hoạch lần đầu) chức danh sau: Chức danh Phó Hiệu trưởng 1.Đồng chí Đỗ Thị Thực , năm sinh 1986, Chức vụ Giáo viên; Trường THCS Yên Dưỡng đề nghị UBND huyện xem xét, cho ý kiến./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG 16 - UBND huyện; - Phòng GD&ĐT; - Lưu VT Nguyễn Ánh Dương - Sổ giao công văn hết năm chốt lưu hàng năm 2.3.2.Quản lí văn đến -Văn thư trường THCS Yên Dưỡng nơi tiếp nhận văn bản,công văn,giấy tờ gửi tới nhà trường từ Bưu điện + Lập loại hồ sơ sổ sách theo quy định +Thực đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn đến, cụ thể: Văn đến: +Tiếp nhận, đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Cập nhật thông tin, văn trang Website, Email Sở GD&ĐT Hà Nội, Phòng GD&ĐT quận Long Biên để tham mưu kịp thời cho Lãnh đạo giải công việc hàng ngày +Xây dựng hệ thống thư mục quản lý file liệu hành nhà trường máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm cần thiết -Một mẫu văn đến 17 UBND HUYỆN CẨM KHÊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG GD& ĐT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 286/PGD&§T Cẩm Khê, ngày 19 tháng 10 năm 2015 V/v tổ chức dạy thêm, học thêm nhà trường cấp THCS năm học 2015 - 2016 Kính gửi: Hiệu trưởng trường trung học sở Căn Quyết định số 34/2013/QĐ-UBND, ngày 27 tháng 11 năm 2013 Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ việc Ban hành Quy định số điều cụ thể dạy thêm, học thêm địa bàn tỉnh Phú Thọ Để trường tổ chức hoạt động dạy thêm, học thêm quy định Phòng Giáo dục Đào tạo yêu cầu trường tổ chức dạy thêm, học thêm năm học 2015 - 2016 cần nghiêm túc thực tốt số nội dung sau: Hồ sơ dạy thêm, học thêm + Đơn xin học thêm: Học sinh phải trực tiếp viết đơn xin học thêm (nhà trường không dùng đơn mẫu đánh sẵn máy vi tính); cha mẹ học sinh có xin học thêm phải trực tiếp ký, ghi cam kết với nhà trường dạy thêm, học thêm vào đơn xin học thêm chịu trách nhiệm thực cam kết + Đơn đăng ký dạy thêm giáo viên, đơn có cam kết với nhà trường việc hoàn thành tốt tất nhiệm vụ giáo viên theo quy định chung nhiệm vụ khác nhà trường phân công, đồng thời thực nghiêm túc quy định dạy thêm, học thêm nhà trường 18 + Kế hoạch tổ chức dạy thêm, học thêm phải nêu rõ nội dung: Đối tượng học thêm, nội dung dạy thêm, địa điểm, sở vật chất tổ chức dạy thêm; mức thu phương án chi tiền học thêm; phương án tổ chức dạy thêm, học thêm Hồ sơ xin cấp giấy phép dạy thêm học thêm + Tờ trình xin cấp giấy phép dạy thêm, học thêm + Kế hoạch tổ chức dạy thêm học thêm + Danh sách trích ngang người đăng ký dạy thêm học thêm Thời lượng dạy thêm, số lượng học sinh lớp (nhóm) học thêm - Mỗi tuần dạy không buổi - Mỗi buổi dạy không tiết, tiết dạy không 45 phút - Số lượng học sinh lớp (nhóm) không 45 học sinh Đối tượng học thêm: Không tổ chức theo lớp khoá; học sinh đăng ký học thêm phải phân loại theo trình độ Khi xếp học sinh vào lớp dạy thêm, học thêm phải vào học lực học sinh (có hồ sơ minh Ngoài quy định trường thực theo văn hành Bộ Giáo dục Đào tạo; Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú thọ Phòng Giáo dục Đào tạo yêu cầu Hiệu trưởng trường THCS tổ chức dạy thêm học thêm triển khai thực nghiêm túc./ Nơi nhận: Trưởng phòng - Như trên; - Lưu: HC (Đã ký) Ngô Hữu Trí 19 2.4.Thực trạng quản lí sử dụng dấu trường THCS Yên Dưỡng Nhà trường dành 01 phòng có tổng diện tích khoảng 40m cho công tác văn thư, lưu trữ Cán làm văn thư quản lý toàn dấu nhà trường dấu Chính quyền, Công đoàn, Thư viện - Thực quản lý sử dụng dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư -Trưởng phòng hành chịu trách nhiệm quản lý sử dụng giấu trước hiệu trưởng nhà trường -Cán văn thư giao giữ sử dụng giấu chịu trách nhiệm trước trưởng phòng hành -Các văn cần xin giấu lấy phòng văn thư -Tuy trường hiệu trưởng thường người giũ sử dụng giấu 2.5 Công tác lập hồ sơ hành trường THCS Yên Dưỡng - Lập kế hoạch tuần tình hình thực tế nhà trường - Hàng tháng, hoàn thành báo cáo tháng, biểu mẫu, báo cáo học sinh chuyển - đến - Quản lý hồ sơ học sinh: học bạ, sổ điểm, tốt nghiệp - Cập nhật sổ đăng bộ, số liệu phổ cập đầy đủ, xác - Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời - Lập báo cáo thống kê,chất lượng học sinh… xác, kịp thời 2.6.Nhận xét,đánh giá 2.6.1.Ưu điểm - Công tác văn thư trường THCS Yên Dưỡng có tổ chức cách khoa học 20 -Có phân công công việc rõ ràng,tránh nhầm lẫn trình làm việc -Có phân công rõ ràng công việc phận -Có điều hành người có chuyên môn cao 2.6.2.Nhược điểm -Quản lý giấu lỏng lẻo -Văn đến chưa rà soát kĩ lưỡng -Văn thường phiếu dẫn đến tình trạng thất lạc -Văn thường chưa kí duyệt ban hành 21 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ Ưu điểm - Công tác văn thư trường THCS Yên Dưỡng có tổ chức cách khoa học -Có phân công công việc rõ ràng,tránh nhầm lẫn trình làm việc -Có phân công rõ ràng công việc phận -Có điều hành người có chuyên môn cao 2.8.2.Nhược điểm -Quản lý giấu lỏng lẻo -Văn đến chưa rà soát kĩ lưỡng -Văn thường phiếu dẫn đến tình trạng thất lạc -Văn thường chưa kí duyệt ban hành -Trong quản lý cần có chặt chẽ hơn,chỉ người gia nhiệm vụ sử dụng dấu -Văn đến cần quản lý kiểm tra kỹ lưỡng theo quy trình khoa học thống -Cán có quyền hạn trọng trường thường xuyên phải kiểm tra đôn đốc cán việc quản lý văn tránh tình trạng hay thất lạc văn -Công tác soạn thảo văn cần nâng cao nữa,đòi hỏi phải thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ cán văn thư -Có phân công công việc rõ ràng,tránh nhầm lẫn trình làm việc -Có phân công rõ ràng công việc phận 22 KẾT LUẬN Qua trình thực đề tài công tác văn thư trường THCS Yên Dưỡng giúp em hiểu rõ chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức thực tiễn hoạt động văn phòng trường THCS Yên Dưỡng.Từ đó,em đúc kết cho thân nhiều kinh nghiệm thực tiễn quý báu từ việc nghiên cứu hoạt động văn phòng mà cụ thể công tác văn thư Qua việc tìm hiểu công tác văn thư trang bị cho em nhiều kiến thức chuyên ngành em văn thư lưu trữ,hiểu trình thực công tác văn thư quan cụ thể trường THCS Yên Dưỡng.Từ rút king nghiệm phục cụ cho trình học chuyên ngành năm lại trường Sau nghiên cứu giúp có lượng kiến thức không nhỏ,sẽ đảm bảo cho trình công việc sau sau trường,làm quen với môi trường làm việc có tính tổ chức,có đoàn kết liên hệ chặt chẽ với giải công việc để đạt mục tiêu chung quan.Quan trọng học cách ứng xử văn phòng,một quan Chúng nhận thức tầm quan trọng công việc tương lai mình,một công việc không lớn lao lại mang lại lợi ích thiết thực cho quan nói riêng xã hội nói chung.Từ củng cố niềm tin thêm yêu công việc công việc mà lựa chọn,có ý thức phấn đấu cao học tập 23 DANH SÁCH NHÓM STT 10 11 12 Họ tên Lương Thanh Tùng Đặng Kiều Linh Hà Thanh Trang Vương Ngọc Khánh Hà Nguyễn Tuấn Trung Bùi Phương Anh Nguyễn Bùi Thảo Nguyên Lại Hồng Ngọc Lưu Việt Thắng Bùi Ngân Giang Đỗ Xuân Long Lương Thị Quỳnh Nhung Xếp loại A B B B B B B B B B B B