MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 2 2.Đối tượng nghiên cứu 2 3.Phạm vi nghiên cứu 2 4.Mục tiêu nghiên cứu 2 5.Phương pháp nghiên cứu 2 CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3 1.1 lý luận công tác văn thư 3 1.1.1.khái niệm công tác văn thư 3 1.1.2 Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư. 4 1.2. Vài nét về sự hình thành và phát triển của trường THCS Yên Dưỡng. 4 CHƯƠNG 2.CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG.......................................................................................................................8 2.1.Tổ chức công tác văn thư trong nhà trường. 8 2.2.Nhiệm vụ công tác văn thư trong trường 8 2.2.1Công tác nhận và phát hành văn bản được tiến hành đồng bộ, liên tục và kịp thời cụ thể: 9 2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Yên Dưỡng 11 2.3. Tình hình quản lí văn bản của trường THCS Yên dưỡng 15 2.3.1.Quản lí văn bản đi 15 2.3.2.Quản lí văn bản đến 17 2.4.Thực trạng quản lí và sử dụng con dấu ở trường THCS Yên Dưỡng 20 2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở trường THCS Yên Dưỡng 20 2.6.Nhận xét,đánh giá 20 2.6.1.Ưu điểm 20 2.6.2.Nhược điểm 21 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 22 KẾT LUẬN 23
Trang 1Bảng chữ cái viết tắt
THCS _ Trung học cơ sở
CV _ Công văn
KH _ Kí hiệuBNV-VPCP _ Bộ nội vụ -văn phòng chính phủGD-DT _ Giáo dụ đào tạo
UBND _ Uỷ ban nhân dânNĐ-CP _ Nghị định chính phủ
Trang 2
LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi cam đoan bài tiểu luận về công tác văn thư tại trường THCS YênDưỡng là chúng tôi tìm hiểu và viết lại,chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm vềlời cam đoan của mình
Trang 3
LỜI CẢM ƠN
Trước hết chúng tôi xin cảm ơn giảng viên Bùi Thị Ánh Vân đã tận tìnhchỉ bảo,giúp đỡ,trang bị cho chúng tôi những kiến thức cơ bản về một bài nghiêncứu khoa học để chúng tôi hoàn thành xong một bài tiểu luận
Chúng tôi cảm ơn các thầy cô tại trường THCS Yên Dưỡng đã tạo điều kiệncho chúng tôi tìm hiểu rõ về công tác văn thư tại trường.Giúp Chúng tôi thu thậpthông tin một cách chính xác nhất để đảm bảo bài tiểu luận của Chúng tôi hoànthành với một lượng kiến thức đầy đủ
Đây là lần đầu tiên Chúng tôi làm bài tiểu luận vì vậy còn nhiều thiếu xótkính mong được sự phê bình của cô để Chúng tôi có thể thực hiện tốt hơn ở nhữngbài sau Chúng tôi xin trân thành cảm ơn cô
Trang 4
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài 2
2.Đối tượng nghiên cứu 2
3.Phạm vi nghiên cứu 2
4.Mục tiêu nghiên cứu 2
5.Phương pháp nghiên cứu 2
CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3
1.1 lý luận công tác văn thư 3
1.1.1.khái niệm công tác văn thư 3
1.1.2 Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư 4
1.2 Vài nét về sự hình thành và phát triển của trường THCS Yên Dưỡng 4
CHƯƠNG 2.CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS YÊN DƯỠNG 8
2.1.Tổ chức công tác văn thư trong nhà trường 8
2.2.Nhiệm vụ công tác văn thư trong trường 8
2.2.1Công tác nhận và phát hành văn bản được tiến hành đồng bộ, liên tục và kịp thời cụ thể: 9
2.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Yên Dưỡng 11
2.3 Tình hình quản lí văn bản của trường THCS Yên dưỡng 15
2.3.1.Quản lí văn bản đi 15
2.3.2.Quản lí văn bản đến 17
2.4.Thực trạng quản lí và sử dụng con dấu ở trường THCS Yên Dưỡng 20
2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở trường THCS Yên Dưỡng 20
2.6.Nhận xét,đánh giá 20
2.6.1.Ưu điểm 20
2.6.2.Nhược điểm 21
CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 22
KẾT LUẬN 23
Trang 5LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bướcphát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơquan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũtrang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác
Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máyquản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnhhưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọngtrong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý điều hành
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vàomột phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tác vừamang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, côngchức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng vàNhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước
để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triểnkinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầm quan trọng đó,Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốcgia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận
và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản
Trang 6Ở mỗi cơ quan công tác văn thư đều khác nhau,mỗi cơ quan đoàn thể đều cómột cơ cấu hoạt động cũng như tổ chức riêng,chính vì vậy cần nghiên cứu để tìm rađiểm mạnh yếu cũng như đưa ra các giải pháp để cơ quan đoàn thể phát triển hơn.
Xuất phát từ ý tưởng về bản thân em đã chọn trường THCS Yên Dưỡng để
là bài nghiên cứu về công tác văn thư tại trường
1.Lý do chọn đề tài
Văn thư là một trong những đề tài liên quan trực tiếp đến ngành học lưu trữhọc của tôi,và sau này khi ra trường tôi sẽ trực tiếp làm về công tác văn thư lưu trữnên tôi đã quyết định chọn đề tài về văn thư để nghiên cứu tạo điều kiện cho quátrình làm việc sau này
2.Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại trường THCS Yên Dưỡng
3.Phạm vi nghiên cứu
-Quá trình hình thành trường THCS Yên Dưỡng
-Cơ cấu tổ chức trường THCS Yên Dưỡng
-Thực trạng công tác văn thư tại trường
4.Mục tiêu nghiên cứu
-Nắm được thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Yên Dưỡng
5.Phương pháp nghiên cứu
Dựa vào phương pháp đọc,nghiên cứu tài liệu,liệt kê phân tích tìm hiểuthực tế từ đó đưa ra phương pháp phân tích một cách tổng hợp
Tìm hiểu tài liệu từ văn phòng văn thư của trường để thu thập thông tin từ
đó rút ra những thông tin cần thiết cho bài tiểu luận
Trang 7CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Lý luận công tác văn thư
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các
cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt haykhông tốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức côngtác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cáchhành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trungđổi mới
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do
cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản docác cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý,điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới cáctriều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt,dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu
xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận vănbản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tácvăn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơquan, tổ chức Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đếnsoạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
Trang 8hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức.
1.1.2 Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư.
* Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung
và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong văn phòng, côngtác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của vănphòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem nhưmột bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượngquản lý Nhà nước
2.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của trường THCS Yên Dưỡng.
Trường nằm tại trung tâm xã yên dưỡng huyện cẩm khê tỉnh phú thọ.trườngđược thành lập vào ngày 20 tháng 8 năm 2001 Được xây rựng trên một khu đất rộng3585,5m2
Những năm đầu do nằm ở vùng có nền king tế đặc biệt khó khan nên môhình trường học còn thiếu thốn về nhiều mặt,từ phòng học giáo viên cũng như trangthiết bị hỗ trợ giảng dạy.cho tới năm 2003 có chương trình 135 của nhà nước về xãtrường học đã được đầu tư và nâng cấp toàn diện.khuân viên trường được mởrộng,trang thiết bị được đầu tư và nâng cấp.đến năm 2004 nhà trường đã có 2 nhà 2tầng phục vụ cho công tác học và giảng dạy.số lượng thầy cô giáo đủ dể giảng dạycũng như quản lí học sinh trong trường
Mỗi năm nhà trường có khoảng 60 học sinh đăng kí vào trường.một nămtrong trường có 240 học sinh chia đều cho các khối,lượng học sinh chênh lệch giữacác khối không đáng kể.mỗi năm có 97,8% học sinh đỗ tốt nghiệp.trong đó 12
Trang 9%loại giỏi, 40% khá, 52% trung bình.Tính đến nay trường đã có 14 khóa học đã tốtnghiệp.
Cũng từ năm 2003 khi nền giáo dục được đổi mới nhiều thầy cô giáo trongtrường đã được đi tập huấn cũng như học tập để trở thành giáo viên giỏi cấp tỉnh
Trường THCS yên dưỡng là một trong những đơn vị luôn đi đầu trong cáccuộc vận động của bộ giáo dục huyện cẩm khê về nói không với tiêu cực trong thicử.đẩy mạnh đầu tư trang thiết bị giảng dạy.nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viênthong qua các cuộc thi giáo viên giỏi trong toàn huyện.đầu tư nâng cấp các phònghọc,dáp ứng nhu cầu của con em học sinh trong toàn xã
Về chức năng,nhiệm vụ của trường THCS Yên Dưỡng
Với chức năng là một trường học tốp trong huyện nhà trường luôn chú trọngcông tác giảng dạy,thực hiện phương châm dạy tốt học tốt
Nhiệm vụ trong trường:
Giảng dạy theo đúng chương trình của bộ giáo dục đề ra
Thực hiện tốt công tác chuyên môn của từng giáo viên trong trường
Giảng dạy tận tâm,đúng với tư chất của một nhà giáo
Lien tục đào tạo,bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong trường để có đượctrình độ cũng như năng lực làm việc ngày càng cao
Từng tổ từng bộ môn cần phân rõ rang để có được hiệu quả tốt nhấttrong công tác giản dạy
Trang 10Có tổ khoa học tự nhiên gồm 10 giáo viên.Tổ khoa học xã hội gồm 10giáo viên Tổ văn phòng gồm 3 nhân viên trong đó:1 cán bộ văn thư.1 cán bộ kế toán
và một các bộ y tế kiêm tạp vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Yên Dưỡng
CHI BỘ ĐẢNG
BÍ THƯ: Nguyễn Ánh Dương
BAN GIÁM HIỆUHIỆU TRƯỞNG: Nguyễn Ánh DươngP.HIỆU TRƯỞNG: Nguyễn Tiến
Trang 12CHƯƠNG 2.CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS YÊN
DƯỠNG
2.1.Tổ chức công tác văn thư trong nhà trường.
Công tác văn thư của nhà trường THCS Yên Dưỡng là công tácnhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan.Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lývăn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ
sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, nhằm lựachọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khaithác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc vềthu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo,ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử
2.2.Nhiệm vụ công tác văn thư trong trường
Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư của nhà trường là rất đa dạng, tuynhiên tâp chung ở một số công tác quan trọng nhất để thực hiện gồm những phầnviệc sau:
o Quản lý công văn đi
o Quản lý công văn đến
o Đánh máy các loại văn bản
o Quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên
Trang 132.2.1Công tác nhận và phát hành văn bản được tiến hành đồng bộ, liên tục và kịp thời cụ thể:
+Về phát hành văn bản ( Công văn đi)
Khi văn bản chính thức ký ban hành, văn thư đăng ký vào sổ công văn đi,ghi số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi
+ Sổ công văn đi
STT Ngày tháng gửi Nơi nhận Trích yếu nội dung Lưu hồ
- Một vấn đề hết sức quan trọng trong việc ban hành văn bản gửi đi
là việc đánh máy và in công văn văn thư phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, trìnhbày rõ, đẹp, đúng thể thức qui định đối với từng loại văn bản Những văn bản có nộidung quan trọng cần giữ bí mật, văn thư đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định
- Khi đóng dấu, văn thư đã đảm bảo theo qui định: chỉ đóng dấu khi
có chữ ký của thủ trưởng
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nàovăn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải kýnhận vào sổ
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường,giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào
sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lýchặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
Trang 14SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày, tháng Số và ký hiệu
CV đi
Cơ quan nhậnCV
Tên ngườinhận
+Về tiếp nhận văn bản ( công văn đến)
Trong tiếp nhân công văn đến, cán bộ văn thư đã phân loại, vào sổ công vănđến và trình ngay cho lãnh đạo trường xử lý Khi hiệu trưởng xử lý xong, thì sao ingởi cho các tổ và cá nhân thực hiện, bản chính lưu vào sổ công văn đến, sắp xếp theotừng loại, từng cấp và theo thời gian để thuận tiện trong việc tìm kiếm giúp cho Hiệutrưởng, phó hiệu trưởng xử lý công việc được dễ dàng
Mẫu sổ công văn đến:
Số KHcông văn
Ngàycông văn
Tríchyếu về…
Loại Người nhận
Ký nhận
Ghichú
Trong quá trình xử lý công văn đến cán bộ đã thực hiện theo đúng quytrình: bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, kẹp phiếu trình côngvăn, chuyển lãnh đạo phòng Khi tiếp nhận công văn xử lý của lãnh đạo, chỉnh sửa,nhập vào máy hoặc ghi sổ theo ý kiến xử lý của lãnh đạo và chuyển cho các bộ phậnthực hiện phải ký nhận Việc quản lý công văn đi phải tuân thủ thể thức văn bản theođúng quy định tại Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 7/4/2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ Rất lưu ý thể thức văn bản theo đúng nội dung, biểu mẫu hướngdẫn phòng GD&ĐT mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi ra bên ngoài, đốivới công văn chuyển nội bộ phải có ký xác nhận rõ ràng Việc sao văn bản phải đảm
Trang 152.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Yên Dưỡng
Soạn thảo văn bản là một khâu rất qan trọng đối với công tác văn thư lienquan đến nhiều vấn đề trong nhà trường đặc biệt là uy tín của trường
- Thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Cập nhật thường xuyên các văn bản mới có liên quan đến công tác
- Việc soạn thảo các văn bản phải đúng thể thức, phát hành các văn bảnhạn chế tối đa những thiếu sót
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã
xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưutrữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thờinhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thểrút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầucủa công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việccủa một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do côngvăn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thậnhay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiệntốt công tác văn thư Một số qui trình trong quá trình thực hiện:
- Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường
giao cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trườngthực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và cán