MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 4 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY YÊN THỦY 4 I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN. 4 1. Chức năng: 4 2. Nhiệm vụ: 4 3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Huyện uỷ Yên Thủy. 5 3.1. Cơ cấu tổ chức : 5 3.2. Chế độ làm việc của Huyện uỷ . 5 II. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ 8 1.Vị trí của Văn phòng Huyện uỷ: 8 2. Chức năng Văn phòng Huyện uỷ: 8 3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Huyện uỷ: 9 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY. 19 1.Xây dựng và ban hành văn bản về công tác lưu trữ 19 2. Quản lí phông lưu trữ cơ quan 20 3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ . 21 4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ , quản lí công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 22 5. Thanh tra kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác lưu trữ cơ quan 23 6. Công tác xác định giá trị tài liệu. 25 7. Công tác chỉnh lý tài liệu. 28 8. Công tác thống kê,xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu tra cứu. 32 9. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 34 CHƯƠNG III. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ Ý KIẾN KHUYẾN NGHỊ 36 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .3 PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH .4 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY YÊN THỦY I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN Chức năng: Nhiệm vụ: Cơ cấu tổ chức chế độ làm việc Huyện uỷ Yên Thủy .5 3.1 Cơ cấu tổ chức : 3.2 Chế độ làm việc Huyện uỷ II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ .8 1.Vị trí Văn phịng Huyện uỷ: Chức Văn phòng Huyện uỷ: Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Huyện uỷ: CHƯƠNG II 19 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở 19 VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY 19 1.Xây dựng ban hành văn công tác lưu trữ 19 Quản lí phơng lưu trữ quan 20 3.Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHKT hoạt động lưu trữ 21 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ , quản lí cơng tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ 22 Thanh tra kiểm tra, giải xử lí vi phạm quy chế cơng tác lưu trữ quan .23 Công tác xác định giá trị tài liệu 25 Công tác chỉnh lý tài liệu 28 Công tác thống kê,xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu tra cứu 32 Bảo quản tài liệu lưu trữ 34 CHƯƠNG III .36 KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ Ý KIẾN KHUYẾN NGHỊ 36 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 46 PHỤ LỤC Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nội dung HU Huyện ủy ĐCSVN Đảng cộng sản Việt Nam KHCN Khoa học Công nghệ MTTQ Mặt trận Tổ quốc UBNĐ Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TW Sinh viên: Bùi Thị Thực Trung ương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Đối với quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Những năm gần đây, lí luận thực tiễn cơng tác lưu trữ nước ta có bước phát triển mới, nhằm gắn lý luận với thực tiễn nghề nghiệp thống Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo cán văn thư lưu trữ có đủ kiến thức, lực, trình độ công tác văn thư - lưu trữ kết hợp lý thuyết thực hành nhằm đạo thống công tác văn thư - lưu trữ nước, ngày 18/12/ 1971 trưởng Phủ Thủ tướng ký định số 109/ BT thành lập Trường TH Văn thư Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trực thuộc Bộ Nội vụ Từ thành lập tới trường đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán cung cấp cho ngành nội vụ cho xã hội, hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp trường không ngừng trưởng thành phát triển Được đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu trữ học, qua liên hệ thân trí tiếp nhận Huyện ủy Yên Thủy em đến thực tập Văn phòng Huyện ủy Yên Thủy từ ngày 02 tháng 03 năm 2015 đến ngày 24 tháng 04 năm 2015 Trong thời gian thực tập Văn phòng Huyện ủy Yên thủy, em tiếp cận với thực tế, tham gia vào nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ; chỉnh lý tài liệu … Để tổng hợp trình thực tập tốt nghiệp Huyên ủy Yên thủy, em xin trình bày báo cáo “ Thực tập tốt nghiệp ” Cấu trúc báo cáo gồm phần sau: A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Huyện ủy cấu tổ chức phận lưu trữ quan Chương Thực trạng công tác lưu trữ Huyện ủy Yên Thủy Chương Báo cáo kết thực tập HUvà đề xuất khuyến nghị C PHẦN KẾT LUẬN Khái quát, hệ thống, đánh giá lại nội dung thực tập D PHỤ LỤC Trong trình thực tập tốt nghiệp số tài liệu Phông lưu trữ huyện ủy không phép tiếp cận công bố với hạn chế khả trình độ thân nên chắn báo cáo thực tập tốt nghiệp em Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khơng tránh khỏi khiếm khuyết Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp anh (chị) quan thầy cô khoa Văn thư lưu trữ để báo cáo thực tập hoàn thiện Nhân em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô Khoa văn thư - Lưu trữ - người thầy, cô giành nhiều tâm huyết để truyền dạy cho em kiến thức lí luận niềm say mê nghề nghiệp suốt năm qua, nhờ công ơn dạy dỗ thầy, cô hệ sinh viên em có thêm nhiều hiểu biết nghiệp vụ kỹ cần thiết để hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp quan kỳ thi tốt nghiệp tới Để hoàn thành báo cáo thực tập này, cố gắng thân, em nhận giúp đỡ quý báu nhiều cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Huyện ủy nơi em thực tập, tạo điều kiện cho em khai thác, sưu tầm tài liệu Em xin bày tỏ lòng biết ơn chị Bùi Thị Hình - cán hướng dẫn lưu trữ, chị ln tận tình hướng dẫn cho em nghiệp vụ công tác lưu trữ để em hồn thành báo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY YÊN THỦY Yên Thuỷ huyện miền núi nằm, phía nam tỉnh Hồ Bình, có vị trí quan trọng đồng Bắc miền núi Hồ Bình - Tây Bắc Hơn 40 năm đấu trạnh Cách mạng (1929-1975) lãnh đạo Bác Hồ kính yêu, cán bộ, đảng viên nhân dân dân tộc huyện Yên thủy đoàn kết, đứng lên hi sinh tất định không chịu nước, định không chịu làm nơ lệ, đóng góp sức người, sức cho hai kháng chiến chống Pháp chống Mỹ, góp phần nước giành độc lập dân tộc, giải phóng quê hương Huyện Yên Thuỷ thành lập ngày 11.11.1964 Trước Cách mạng tháng Tám năm 1945, tồn huyện có 11 xã, sau xã Ngọc Lương,Yên Trị, Phú Lai, Yên Lạc, Lạc Thịnh phần xã Lạc Lương, Lạc Sỹ thuộc tổng Lạc tổng Lạc Phong phủ Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Phần xã Lạc Lương lại xã Lạc Hưng thuộc huyện Lạc Sơn tỉnh Hà Nam Thực nghị Trung ương 5, khóa III) phát triển kinh tế văn hóa miền núi, xuất phát từ yêu cầu đẩy mạnh phát triển kinh tế văn hóa miền núi Theo định 126CP Hội đồng Chính Phủ định chia huyện Lạc Thủy thành hai huyện Lạc Thủy Yên Thủy I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN Chức năng: - Huyện uỷ Yên Thủy quan lãnh đạo Đảng địa phương chịu quản lý thực đường lối, sách, Nghị Đảng Tỉnh uỷ Hòa Bình, đồng thời có trách nhiện phối hợp với Ban ngành, Đoàn thể tổ chức xây dựng phát triển Đảng Huyện mặt Nhiệm vụ: - Huyện uỷ Yên Thủy phải thực Nghị quyết, Chỉ thị tổ chức cấp điều quy định chương IV Điều lệ ĐCSVN quan lãnh Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo Đảng địa phương - Đánh giá tình hình, kế hoạch thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phịng, cơng tác xây dựng Đảng hàng năm, từ đề xuất với Tỉnh uỷ cấp vấn đề cần nghiên cứu, bổ sung, điều chỉnh sửa đổi bổ sung chủ trương đường lối sách - Quyết định, định đình cán bộ, Đảng viên theo quy định Đảng - Xây dựng thực chương trình kiểm tra ban chấp hành Quyết định kiểm tra mặt công tác quan đơn vị, tổ chức trực thuộc Đảng Huyện - Lãnh đạo công tác cán - Chỉ đạo đại hội Đảng sở, chuẩn bị mặt cho Đại hội Đảng Huyện - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kết nạp quần chúng ưu tú vào hàng ngũ Đảng - Ngoài Huyện uỷ thực nhiện vụ khác quan cấp giao cho Cơ cấu tổ chức chế độ làm việc Huyện uỷ Yên Thủy 3.1 Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức gồm có: Ban Thưịng vụ Ban giúp việc : Văn phòng, Uỷ Ban Kiểm tra, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận có nhiệm vụ phụ trách đoàn thể 11 Đảng xã, thị trấn Tồn quan có 45 cán công nhân viên, công chức dự bị, 150 Đảng viên 3.2 Chế độ làm việc Huyện uỷ Căn vào Quy chế làm việc Ban chấp hành Đảng Huyện theo chế độ làm việc Huyện uỷ Yên thủy sau : làm việc theo chế độ thủ trưởng trách nhiệm, quyền hạn phạm vi giải công việc sau: a, Chế độ làm việc thường trực huyện uỷ Bí thư phó bí thư huyện uỷ có chế độ hội ý thường xuyên để giải công việc hàng ngày giao ban hàng tháng ban thường vụ Huyện uỷ uỷ Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quyền cần Quyết định thị sau báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ Bí thư Huyện uỷ người chủ trì Ban chấp hành Ban Thường vụ người chịu trách nhiệm trước Đảng tỉnh toàn hoạt động Huyện uỷ thực quyền điều hành , đạo hoạt động Huyện uỷ thông qua đầu mối Văn phòng huyện uỷ ban xây dựng Đảng Các Phó Bí thư Huyện uỷ có Phó Bí thư có:1 Phó Bí thư thường trực người Bí thư giải cơng việc hàng ngày Thường trực Phó bí thư - Chủ tịch UBND người đứng đầu máy hành địa phương, chịu trách nhiệm tồn hoạt động quan quản lý Hành Nhà nước theo quy định Pháp luật Các Ban, ngành đoàn thể máy Huyện uỷ vào chức năng, nhiệm vụ vủa quan mình; nắm vững đường lối, quan điểm Nghị quyết, Chỉ thị tổ chức Đảng cấp Huyện uỷ hướng dẫn ngành dọc cấp trên.Bên cạnh dựa vào đặc điểm địa phương có nhiệm vụ tham mưu, tổ chức thực công việc phục vụ trực tiếp lãnh đạo, đạo Huyện uỷ, đồng thời đề xuất với Huyện uỷ chủ trương, biện pháp kế hoạch thực công việc để Ban Thường vụ kết luận định b, Chế độ thông tin báo cáo Ban Thường vụ Huyện uỷ chịu trách nhiệm thông tin cho uỷ viên Ban Chấp hành tình hình chung Đảng bộ, Tỉnh, tình hình nước quốc tế Được thông tin Chỉ thị, Nghị Đảng Nhà nước ban hành Những loại tài liệu cần thiết để nghiên cứu, hướng dẫn sở tổ chức thực theo sù đạo Huỵện uỷ Hàng tháng Văn phòng Huyện uỷ tổng hợp báo cáo tình hình chung việc Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ giải công việc làm tháng sau với Tỉnh uỷ, đồng thời gửi đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Huyện uỷ c, Chế độ sinh hoạt Hội nghị Ban Chấp hành Huyện uỷ họp tháng lần Hội nghị Ban Thường vụ tháng họp lần.Khi cần, Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội họp bất thường thời gian kỳ họp vào nội dung, chương trình cụ thể d, Chế độ tổ chức thực kiểm tra Sau có Nghị Huyện uỷ, cấp, ngành phải thực nghiêm chỉnh theo đạo Huyện uỷ Hàng năm đợt công tác, Ban Thường vụ,Thường trực Huyện uỷ có chương trình kiểm tra việc thực Chỉ thị, Nghị phân công uỷ viên Ban Thường vụ trực tiếp kiểm tra toàn diện số nội dung địa phương, ngành đơn vị cụ thể thực có kết chương trình kiểm tra cấp uỷ e, Chế độ quản lý định cán Đảng thống quản lý máy Đảng, Nhà nước, lực lượng vũ trang đồn thể nhân dân Trên ngun tắc đó, Huyện uỷ trực tiếp quản lý diện cán chủ chốt có trách nhiệm quản lý cán theo quy định thống Huyện uỷ Ban tổ chức Huyện uỷ chịu trách nhiệm tổng hợp tình hình cơng tác tổ chức cán báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ để xem xét định Đồng thời định số vấn đề tổ chức cán Ban Thường vụ uỷ nhiệm chịu trách nhiệm định f, Chế độ đạo làm việc với cấp uỷ Đảng sở Mỗi xã, thị trấn, chi Đảng sở có đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách trực tiếp làm Bí thư Những vấn đề quan trọng báo cáo Ban thường vụ nghe cho ý kiến đạo Các họp Ban Thưòng vụ, Đảng uỷ sở bàn vấn đề lớn phải mời đồng chí Thường vụ phụ trách cụm trực tiếp đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách cụm trực tiếp đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách sở dự họp g, Chế độ tự phê bình phê bình Hàng năm, Ban Thường vụ Huỵên uỷ báo cáo kiểm điểm cơng tác tự phê bình lãnh đạo, đạo hội nghị Huyện uỷ Cuối năm UBND Thường trực Huyện uỷ báo cáo kiểm điểm công tác hoạt động tổ chức Nhà nước với Ban thường vụ Huyện uỷ.Từng uỷ viên Ban Chấp hành Đảng Huyện uỷ tự phê Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ Ý KIẾN KHUYẾN NGHỊ Trong thời gian thực tập tốt nghiệp quan, em phân công chỉnh lý tài liệu Văn phòng năm 2014, nhiệm kỳ (2010- 2015) Theo phương án phân loại chọn: Bước 1.Tài liệu phân theo nhiệm kỳ Bước Tài liệu nhiệm kỳ phân loại mặt hoạt động sau: I Tài liệu Văn phòng Chỉ đạo, hướng dẫn chung cơng tác văn phịng 1.1.Tài liệu hội nghị 1.1.1.Tài liệu hội nghị tổng kết cơng tác văn phịng tồn huyện 1.1.2.Tài liệu hội nghị sơ kết, tổng kết tháng, năm văn phòng huyện uỷ 1.1.3 Tài liệu hội nghị giao ban, văn phòng huyện uỷ đảng uỷ trực thuộc huyện uỷ 1.2.Tài liệu văn phòng huyện uỷ ban hành vấn đề chung 1.2.1 Dự thảo văn trình Tỉnh uỷ ban hành cơng tác văn phịng 1.2.2 Biên bản, thơng báo, chương trình, báo cáo định kỳ, công văn… 1.3.Tài liệu đồng chí lãnh đạo Văn phịng huyện uỷ vấn đề chung 1.3.1 Bài nói, viết 1.3.2 Sổ tay cơng tác 1.4.Tài liệu quan gửi đến vấn đề chung 1.4.1.Tài liệu quan trung ương gửi đên 1.4.2.Tài liệu Tỉnh uỷ, Ban Tỉnh uỷ đảng uỷ, đảng đoàn, BCS 1.4.3.đảng trực thuộc Tỉnh uỷ gửi đến 1.4.4.Tài liệu Hội đồng nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân huyện phịng,ban, ngành đồn thể cấp huyện gửi đến 1.4.5.Tài liệu Đảng uỷ xã gửi văn phòng huyện uỷ Sinh viên: Bùi Thị Thực 36 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.5.Hồ sơ vấn đề 1.5.1 Tài liệu thực nghị quyết, thị Trung ương, huyện uỷ công tác văn phịng 1.5.2.Hồ sơ lớp tập huấn nghiệp vụ cơng tác văn phịng cấp uỷ 2.Cơng tác giúp cấp uỷ tổ chức, điều hành máy thông tin tổng hợp 2.1.Tài liệu giúp cấp uỷ tổ chức, điều hành máy 2.1.1.Tài liệu truyền đạt ý kiến đạo Ban Thường vụ huyện uỷ Thường trực huyện uỷ, Bí thư phó Bí thư huyện uỷ giải công việc ngày Đảng huyện tổ chức máy, cán 2.1.2.Tài liệu xây dựng chương trình cơng tác cải tiến chế độ, lề lối làm việc cấp uỷ 2.2.Tài liệu công tác thông tin tổng hợp 2.2.1 Tài liệu thẩm định đề án thuộc lĩnh vực kinh tế- xã hội trình Hội nghị huyện uỷ, Ban Thường vụ huyện uỷ 2.2.2 Tài liệu tổng hợp tình hình kinh tế, xã hội huyện tình hình quan thuộc phạm vi theo dõi văn phịng huyện uỷ 3.Cơng tác tài Đảng 3.1.Tài liệu đạo, hướng dẫn chung công tác tài đảng 3.1.1.Tài liệu hội nghị tổng kết, chun đề cơng tác tài đảng 3.1.2.Tài liệu văn phịng Tỉnh uỷ hướng dẫn chung cơng tác Đảng 3.1.3.Tài liệu quan gửi đến đạo, hướng dẫn chung cơng tác đảng 3.1.4 Hồ sơ lớp tập huấn nghiệp vụ cơng tác tài chính, ngân sách đảng 3.2.Tài liệu quản lí tài chính, ngân sách đảng 3.2.1.Tài liệu việc thu, chi ngân sách đảng 3.2.2.Tài liệu tình hình thu chi đảng phí 3.2.3.Tài liệu theo dõi hoạt động sản suất, kinh doanh doanh Sinh viên: Bùi Thị Thực 37 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp trực thuộc huyên uỷ 3.2.4.Tài liệu kiểm tra, kiểm tốn tài chính, ngân sách đảng 3.3.Tài liệu công tác quản lý tài sản 3.3.1.Tài liệu đạo, hướng dẫn chung công tác quản lý tài sản tổ chức Đảng 3.3.2 Hồ sơ cơng trình cải tạo, xây dựng nhà tổ chức Đảng 4.Cơng tác nội đơn thư tiếp dân 4.1 Tài liệu đạo, hướng dẫn chung cơng tác nội đơn thư tiếp dân 4.1.1.Tài liệu hội nghị tổng kết chuyên đề lĩnh vực nội đơn thư tiếp dân 4.1.2.Tài liệu văn phòng Tỉnh uỷ đạo, hướng dẫn chung cơng tác nội chính, tiếp dân 4.1.3.Tài liệu thực thị, nghị Trung ương cơng tác nội đơn thư tiếp dân 4.2 Tài liệu cơng tác nội 4.2.1.Tài liệu thẩm định đề án thuộc lĩnh vực nội trình Hội nghị huyện uỷ, Ban Thường vụ huyện uỷ 4.2.2.Tài liệu theo dõi việc thực thi hành pháp luật quan Nhà nước nhân dân 4.2.3.Tài liệu theo dõi, đạo xử lí vụ việc, vụ án nghiêm trọng địa phương 4.3 Tài liệu tình hình đơn thư tiếp dân 4.3.1.Tài liệu văn phòng huyện uỷ đơn thư tiếp dân 4.3.2.Tài liệu quan gửi đến tình hình đơn thư tiếp dân 4.3.3 Đơn thư khiếu nại , quan cá nhân gửi đến Cơng tác hành chính, quản trị văn thư- lưu trữ 5.1 Tài liệu công tác tổ chức máy, cán văn phòng tỉnh uỷ 5.1.1 Tài liệu đạo, hướng dẫn chung tổ chức máy cán 5.1.2.Tài liệu công tác tổ chức máy Sinh viên: Bùi Thị Thực 38 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.1.3.Tài liệu công tác cán 5.1.4 Hồ sơ cán 5.1.5.Tài liệu thực thị, nghị Trung ương Tỉnh uỷ công tác tổ chức cán 5.2 Tài liệu công tác thi đua khen thưởng 5.2.1.Tài liệu đạo, hướng dẫn chung công tác thi đua khen thưởng 5.2.2.Tài liệu thực thị , nghị Trung ương , tỉnh uỷ công tác thi đua khen thưởng 5.2.3 Hồ sơ đợt thi đua khen thưởng 5.3 Tài liệu công tác văn thư- lưu trữ 5.3.1 Tài liệu hôi nghị tổng kết , chuyên đề công tác văn thư – lưu trư 5.3.2.Tài liệu công tác văn thư 5.3.3.Tài liệu công tác lưu trữ 5.3.4.Tài liệu thực thị, nghị Trung ương, tỉnh uỷ công tác văn thư, lưu trữ 5.3.5.Tài liệu lớp tập huấn công tác văn thư- lưu trữ 5.4 Tài liệu công tác quản trị, lễ tân 5.5 Tài liệu công tác đối ngoại 5.5.1.Tài liệu đạo, hướng dẫn chung cơng tác đối ngoại 5.5.2.Hồ sơ đồn ra, đồn vào Cơng tác tin học yếu 6.1.Tài liệu hội nghị sơ kết , tổng kết công tác tin học 6.1.1 Tài liệu văn phòng tỉnh uỷ công tác tin học 6.1.2 Hồ sơ lớp tập huấn nghiệp vụ công tác tin học 6.2 Tài liệu công tác yếu 7.Hoạt động đồn thể trị - xã hội văn phòng huyện uỷ 7.1 Tài liệu hoạt động đảng chi 7.2.Tài liệu hoạt động cơng đồn, nữ cơng 7.3 Tài liệu hoạt động niên 7.4.Tài liệu hoạt động Hội cựu chiến binh Sinh viên: Bùi Thị Thực 39 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội V - Tài liệu Ban Huyện uỷ,Tài liệu Ban Huyện uỷ VII- Tài liệu Đảng bộ, Chi trực thuộc Huyện uỷ Kết đợt thực tập tốt nghiệp Sau tháng chỉnh lí tài liệu phịng Huyện uỷ kết chỉnh lí đạt : - Hồ sơ vĩnh viễn : 168 hồ sơ (36 cặp ) - Hồ sơ đánh giá : 142 hồ sơ - Hồ sơ đánh giá hết thời hạn bảo quản 26 hồ sơ Trùng thừa : Đã thồng kê tài liệu trùng thừa nhiệm kì riêng - Tài liệu đánh giá (Đã hết giá trị ) kê hồ sơ - Các trang thiết bị bảo quản : - Hộp đựng hồ sơ, tài liệu theo quy định Cục Lưu trữ Nhà nước, cặp đựng tài liệu - Tiến hành việc kê lại, xếp lại giá tài liệu, quét dọn kho lưu trữ việc sử dụng thiết bị bảo quản giúp cho việc bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, thuận tiện Ngồi ra, em cịn phân cơng tham gia cơng việc khác như: - Tham gia phục vụ hội nghị - Đánh máy - Đi niên tình nguyện + Nhận xét: Mặc dù công tác văn lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Như biết, công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc Sinh viên: Bùi Thị Thực 40 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Cũng với suy nghĩ, công tác lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, không quan trọng nên khơng người đánh giá khơng người làm công tác lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp khơng nhỏ người làm lưu trữ Để tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… người làm cơng tác ln nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng Hơn nữa, khơng cán chun mơn , công việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu Hiện nay, khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Nếu khơng có cần cù, khơng có đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thơng tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? * Ý kiến khuyến nghị quan Để tài liệu lưu trữ Huyện ủy Yên Thủy phục vụ cách có hiệu cho nhu cầu nghiên cứu cán quan, phải trọng tới công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đặc biệt phông tài liệu quan trọng Để đạt mục đích đó, em xin có số ý kiến để xuất sau: *Về văn hướng dẫn nghiệp vụ Tài liệu lưu trữ quan quản lý đa dạng phong phú, điều gây khó khăn khơng tới việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu.Vì quan cần nghiên cứu xây dựng hệ thống tiêu chuẩn xác định Sinh viên: Bùi Thị Thực 41 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giá trị tài liệu cho loại tài liệu có nội dung vật mang tin khác * Về công tác cán Hiện kho lưu trữ Huyện ủy có 01 cán lưu trữ chuyên trách, có trình độ Cao đẳng khối lượng tài liệu tồn đọng kho nhiều, nên quan cần tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm cơng tác lưu tru quan Trong điều kiện thực tế nhân lực tình trạng tài liệu lưu trữ, quan cần tập trung thực số khâu nghiệp vụ cần thiết như: Biên tập phiếu tin, đánh số kí hiệu thơng tin, thay bìa, hộp cũ, bìa hồ sơ thiếu tiêu đề để thuận lợi cho việc quản lý, tra tìm tài liệu cán quan * Về kho tàng trang thiết bị bảo quản Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ cần tiến hành mặt trang thiết bị kỹ thuật lưu trữ, người làm lưu trữ với chế vận hành máy vào cácnhận thức tồn lâu nay, quan niệm cho đại hóa cơng tác lưu trữ liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị đại xây dựng kho lưu trữ to lớn đắt tiền Về phòng kho: Nên sửa lại sổ, cửa vào cho thích hợp với việc sử dụng kho, bố trí lại hệ thống điện để đảm bảo an toàn, cần trang bị máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thơng gió để đảm bảo u cầy cơng tác bảo quản tài liệu Về bìa, cặp, hộp đựng tài liệu: Cơ quan cần chọn loại cặp cứng, dây buộc chắn cần khử trùng trước sử dụng cặp hộp * Về áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Thực tế cho thấy rằng, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chưa thật quan tâm, đạo sát sao, trì lề lối làm việc cũ Cơ quan chưa đầu tư thời gian công sức cho việc tổ chức triển khai việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin, chưa có cán tin học đủ khả quản trị mạng tốt , triển khai phần mền ứng dụng tham mưu cho lãnh đạo ứng dụng CNTT cho chuyên viên lưu trữ quan Vì thời gian tới cần đẩy mạnh nhiệm vụ thực Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17-10-2000 Bộ Chính trị Trung ương Đảng đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Sinh viên: Bùi Thị Thực 42 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quan tâm nhiều tới việc đào tạo trang bị kiến thức chuyên môn vững cho sinh viên Ngồi cịn phải trang bị cho sinh viên kỹ sống như: kỹ giao tiếp, ứng xử sinh viên không trường, quan làm việc mà nơi xã hội tin cơng việc khơng ngại khó khăn sẵn sàng đối mặt vượt qua thách thức xã hội Thêm vào Khoa nên quan tâm nhiều tới việc giảng dạy tăng thêm thời lượng môn Công tác lưu trữ quan Đảng tổ chức trị -xã hội, để trang bị cho sinh viên nắm vững kiến thức chuyên môn để áp dụng vào thực tiễn đời sống Sinh viên: Bùi Thị Thực 43 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trị, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Qua để thấy rằng, cơng tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể khơng riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn cơng tác lưu trữ./ Sinh viên: Bùi Thị Thực 44 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 205-QĐ/HU, ngày 20/12/2010 việc ban hành quy chế làm việc quan huyện ủy .Quyết định số 120-QĐ/HU ngày 14/10/2010 việc ban hành quy chế làm việc Ban chấp hành Đảng huyện khóa XIX( nhiệm kỳ 2010-2015) Quyết định số 01- QĐ/VPHU ngày 01/11/2011 việc Ban hành quy chế làm việc quan huyện ủy Quy định số 210- QĐ/TW ngày 06 /3/2009 phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 Về phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam Hướng dẫn số 01-HD/VPHU ngày 08/01/2014 Về việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Đại hội đại biểu Đảng trực thuộc huyện ủy Hướng dẫn số 02-HD/VPHU ngày 08/01/2015 Về thể thức văn Đại hội tiểu ban giúp việc đại hội đảng Hướng đẫn số 07- HD/TU ngày 07/11/2014 thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức đảng tổ chức trị - xã hội tỉnh Hướng dẫn số 22- HD/VPTW ngày 06 tháng 11 năm 2009 lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng 10.Công văn số 734- CV/VPTU, ngày 09/5/2012 việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 11.Công văn số 42-CV/VPHU ngày 11/01/2013 xin ý kiến việc xét hủy tài liệu 12.Công văn số 158- CV/LT ngày 19/10/2004 Về việc triển khai thực mẫu khung phân loại tài liệu quan lãnh đạo Đẩng tỉnh, huyện, xã 13.Công văn số 2004- CV/VPTU ngày 12 tháng năm 2014 việc hướng dẫn quy trình xét hủy tài liệu 14.Cơng văn số 734- CV/VPTU, ngày 09/5/2012 việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 15 Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam 16 Cuốn sách Lịch sử Đảng Huyện Yên Thủy (Tập 1, 2,3) Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục số Sổ theo dõi cho mượn tài liệu ( Khóa XIX 2010 - 2015) Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Mục lục hồ sơ Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sinh viên: Bùi Thị Thực Lớp: CĐ Lưu trữ học K6