Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Huyện uỷ yên thủy

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 4 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY YÊN THỦY 4 I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN. 4 1. Chức năng: 4 2. Nhiệm vụ: 4 3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Huyện uỷ Yên Thủy. 5 3.1. Cơ cấu tổ chức : 5 3.2. Chế độ làm việc của Huyện uỷ . 5 II. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ 8 1.Vị trí của Văn phòng Huyện uỷ: 8 2. Chức năng Văn phòng Huyện uỷ: 8 3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Huyện uỷ: 9 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY. 19 1.Xây dựng và ban hành văn bản về công tác lưu trữ 19 2. Quản lí phông lưu trữ cơ quan 20 3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ . 21 4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ , quản lí công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 22 5. Thanh tra kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác lưu trữ cơ quan 23 6. Công tác xác định giá trị tài liệu. 25 7. Công tác chỉnh lý tài liệu. 28 8. Công tác thống kê,xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu tra cứu. 32 9. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 34 CHƯƠNG III. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ Ý KIẾN KHUYẾN NGHỊ 36 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 4

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY YÊN THỦY 4

I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN 4

1 Chức năng: 4

2 Nhiệm vụ: 4

3 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Huyện uỷ Yên Thủy 5

3.1 Cơ cấu tổ chức : 5

3.2 Chế độ làm việc của Huyện uỷ 5

II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ 8

1.Vị trí của Văn phòng Huyện uỷ: 8

2 Chức năng Văn phòng Huyện uỷ: 8

3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Huyện uỷ: 9

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY 19

1.Xây dựng và ban hành văn bản về công tác lưu trữ 19

2 Quản lí phông lưu trữ cơ quan 20

3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ 21

4 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ , quản lí công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 22

5 Thanh tra kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác lưu trữ cơ quan 23

6 Công tác xác định giá trị tài liệu 25

7 Công tác chỉnh lý tài liệu 28

8 Công tác thống kê,xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu tra cứu 32

9 Bảo quản tài liệu lưu trữ 34

CHƯƠNG III KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ Ý KIẾN KHUYẾN NGHỊ 36

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủtịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã kýThông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiếnthiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớntrong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kếhoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công táchết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưutrữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm

2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyềnthống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "NgàyLưu trữ Việt Nam"

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có mộtđặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan

và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khicần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy

ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng,việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọnghơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưu trữ sẽ tấtyếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời choviệc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng vàhiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Những năm gần đây, lí luận và thực tiễn của công tác lưu trữ ở nước ta đã cónhững bước phát triển mới, nhằm gắn lý luận với thực tiễn nghề nghiệp và thống

nhất quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo được những cán bộ văn thư lưu trữ có đủ kiếnthức, năng lực, trình độ trong công tác văn thư - lưu trữ và kết hợp giữa lý thuyết

và thực hành nhằm chỉ đạo thống nhất công tác văn thư - lưu trữ trong cả nước,ngày 18/12/ 1971 bộ trưởng Phủ Thủ tướng ký quyết định số 109/ BT thành lậpTrường TH Văn thư Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, nay là Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội trực thuộc Bộ Nội vụ Từ khi thành lập tới nay trường đã đàotạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán bộ cung cấp cho ngành nội vụ và cho xã hội, các thế

hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp ra trường không ngừng trưởng thành và phát triển

Được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu trữhọc, qua liên hệ của bản thân và được sự nhất trí tiếp nhận của Huyện ủy YênThủy em đã đến thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Yên Thủy từ ngày 02 tháng 03năm 2015 đến ngày 24 tháng 04 năm 2015 Trong thời gian thực tập tại Văn phòngHuyện ủy Yên thủy, em đã được tiếp cận với thực tế, đã được tham gia vào cácnghiệp vụ của công tác lưu trữ như: Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưutrữ; và chỉnh lý tài liệu …

Để tổng hợp quá trình thực tập tốt nghiệp tại Huyên ủy Yên thủy, em xintrình bày bài báo cáo “ Thực tập tốt nghiệp ” Cấu trúc của bài báo cáo gồm 4 phầnchính như sau:

A PHẦN MỞ ĐẦU

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 Giới thiệu vài nét về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụquyền hạn, cơ cấu tổ chức của Huyện ủy và cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ cơquan

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Huyện ủy Yên Thủy

Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại HUvà đề xuất khuyến nghị

C PHẦN KẾT LUẬN

Khái quát, hệ thống, đánh giá lại các nội dung đã thực tập

D PHỤ LỤC

Trong quá trình thực tập tốt nghiệp do một số tài liệu của Phông lưu trữhuyện ủy không được phép tiếp cận và công bố cùng với sự hạn chế về khả năng

và trình độ của bản thân nên chắc chắn bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của emkhông tránh khỏi những khiếm khuyết Vì vậy, em rất mong nhận được những ýkiến đóng góp của các anh (chị) trong cơ quan cũng như thầy cô khoa Văn thư -lưu trữ để bài báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn

Nhân đây em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô Khoa văn thư

- Lưu trữ - những người thầy, cô luôn giành nhiều tâm huyết để truyền dạy cho emnhững kiến thức lí luận và niềm say mê nghề nghiệp trong suốt 3 năm qua, nhờcông ơn dạy dỗ của thầy, cô giờ đây những thế hệ sinh viên như em có thêm nhiềuhiểu biết về nghiệp vụ cũng như những kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành tốtđợt thực tập tốt nghiệp ngoài cơ quan cũng như trong kỳ thi tốt nghiệp sắp tới

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, ngoài sự cố gắng của bản thân, emcòn nhận được sự giúp đỡ quý báu của nhiều cán bộ, công chức, viên chức trongVăn phòng Huyện ủy nơi em thực tập, đã tạo điều kiện cho em khai thác, sưu tầmtài liệu

Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với chị Bùi Thị Hình - cán bộ hướngdẫn lưu trữ, chị đã luôn tận tình hướng dẫn cho em về nghiệp vụ công tác lưu trữ

để em có thể hoàn thành bài báo thực tập tốt nghiệp này

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

HUYỆN ỦY YÊN THỦY

Yên Thuỷ là một huyện miền núi nằm, ở phía nam tỉnh Hoà Bình, có vị trírất quan trọng đối với đồng bằng Bắc bộ và miền núi Hoà Bình - Tây Bắc

Hơn 40 năm đấu trạnh Cách mạng (1929-1975) dưới sự lãnh đạo của Bác

Hồ kính yêu, cán bộ, đảng viên và nhân dân các dân tộc huyện Yên thủy đã đoànkết, đứng lên thà hi sinh tất cả chứ nhất định không chịu mất nước, nhất địnhkhông chịu làm nô lệ, đóng góp sức người, sức của cho hai cuộc kháng chiếnchống Pháp và chống Mỹ, góp phần cùng cả nước giành độc lập dân tộc, giảiphóng quê hương

Huyện Yên Thuỷ thành lập ngày 11.11.1964 Trước Cách mạng tháng Támnăm 1945, toàn huyện có 11 xã, nhưng sau đó các xã Ngọc Lương,Yên Trị, PhúLai, Yên Lạc, Lạc Thịnh và một phần xã Lạc Lương, Lạc Sỹ thuộc tổng Lạc vàtổng Lạc Phong phủ Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Phần xã Lạc Lương còn lại và xãLạc Hưng thuộc về huyện Lạc Sơn tỉnh Hà Nam Thực hiện nghị quyết Trungương 5, khóa III) về phát triển kinh tế văn hóa miền núi, xuất phát từ yêu cầu đẩymạnh phát triển kinh tế văn hóa miền núi Theo quyết định 126CP của Hội đồngChính Phủ quyết định chia huyện Lạc Thủy thành hai huyện Lạc Thủy và YênThủy

I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN.

đạo của Đảng ở địa phương.

- Đánh giá tình hình, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xãhội, an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng hàng năm, từ đó đề xuất vớiTỉnh uỷ và cấp trên những vấn đề cần nghiên cứu, bổ sung, điều chỉnh và sửa đổi

bổ sung trong chủ trương đường lối chính sách

- Quyết định, chỉ định hoặc đình chỉ đối với cán bộ, Đảng viên theo quyđịnh của Đảng

- Xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra của ban chấp hành vàQuyết định kiểm tra các mặt công tác của cơ quan đơn vị, tổ chức trực thuộc Đảng

Cơ cấu tổ chức gồm có: Ban Thưòng vụ và các Ban giúp việc : Văn phòng,

Uỷ Ban Kiểm tra, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận có nhiệm vụ phụtrách các đoàn thể và 11 Đảng bộ xã, thị trấn Toàn cơ quan có 45 cán bộ côngnhân viên, 2 công chức dự bị, hơn 150 Đảng viên

3.2 Chế độ làm việc của Huyện uỷ

Căn cứ vào Quy chế làm việc của Ban chấp hành Đảng bộ Huyện theo thìchế độ làm việc của Huyện uỷ Yên thủy như sau : làm việc theo chế độ thủ trưởngtrong đó trách nhiệm, quyền hạn và phạm vi giải quyết công việc như sau:

a, Chế độ làm việc của thường trực huyện uỷ.

Bí thư và phó bí thư huyện uỷ có chế độ hội ý thường xuyên để giải quyếtcông việc hàng ngày và giao ban hàng tháng được ban thường vụ Huyện uỷ uỷ

quyền khi cần ra Quyết định chỉ thị sau đó báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ.

Bí thư Huyện uỷ là người chủ trì của Ban chấp hành và Ban Thường vụ làngười chịu trách nhiệm trước Đảng bộ tỉnh về toàn bộ hoạt động của Huyện uỷ vàthực hiện quyền điều hành , chỉ đạo các hoạt động của Huyện uỷ thông qua đầumối Văn phòng huyện uỷ và các ban xây dựng Đảng

Các Phó Bí thư Huyện uỷ có 2 Phó Bí thư trong đó có:1 Phó Bí thư thườngtrực là người cùng Bí thư giải quyết công việc hàng ngày của Thường trực và 1Phó bí thư - Chủ tịch UBND là người đứng đầu của bộ máy hành chính ở địaphương, chịu trách nhiệm chính về toàn bộ hoạt động của cơ quan quản lý Hànhchính Nhà nước theo quy định của Pháp luật

Các Ban, ngành đoàn thể trong bộ máy của Huyện uỷ căn cứ vào chức năng,nhiệm vụ vủa cơ quan mình; nắm vững đường lối, quan điểm các Nghị quyết, cácChỉ thị của tổ chức Đảng cấp trên của Huyện uỷ và hướng dẫn của ngành dọc cấptrên.Bên cạnh đó dựa vào đặc điểm địa phương có nhiệm vụ tham mưu, tổ chứcthực hiện các công việc phục vụ trực tiếp sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ, đồngthời đề xuất với Huyện uỷ chủ trương, biện pháp kế hoạch thực hiện công việc đểBan Thường vụ kết luận quyết định

b, Chế độ thông tin báo cáo.

Ban Thường vụ Huyện uỷ chịu trách nhiệm thông tin cho uỷ viên Ban Chấphành về tình hình chung của Đảng bộ, của Tỉnh, tình hình trong nước và quốc tế.Được thông tin các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước mới ban hành.Những loại tài liệu cần thiết để nghiên cứu, hướng dẫn cơ sở tổ chức thực hiện theo

sù chỉ đạo của Huỵện uỷ

Hàng tháng Văn phòng Huyện uỷ tổng hợp và báo cáo tình hình chungnhững việc Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ đã giải quyết công việc làm trongtháng sau với Tỉnh uỷ, đồng thời gửi các đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Huyệnuỷ

c, Chế độ sinh hoạt.

Hội nghị Ban Chấp hành Huyện uỷ họp 3 tháng một lần Hội nghị BanThường vụ một tháng họp một lần.Khi cần, Ban Chấp hành, Ban Thường vụ sẽ

họp bất thường thời gian mỗi kỳ họp vào nội dung, chương trình cụ thể.

d, Chế độ tổ chức thực hiện kiểm tra

Sau khi có Nghị quyết của Huyện uỷ, các cấp, các ngành phải thực hiệnnghiêm chỉnh theo sự chỉ đạo của Huyện uỷ

Hàng năm hoặc từng đợt công tác, Ban Thường vụ,Thường trực Huyện uỷ

có chương trình kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, Nghị quyết và phân công các uỷviên Ban Thường vụ được trực tiếp kiểm tra toàn diện hoặc một số nội dung ở cácđịa phương, ngành và các đơn vị cụ thể thực hiện có kết quả chương trình kiểm tracủa cấp uỷ

e, Chế độ quản lý và quyết định đối với cán bộ.

Đảng thống nhất quản lý trong bộ máy của Đảng, Nhà nước, lực lượng vũtrang và các đoàn thể nhân dân Trên nguyên tắc đó, Huyện uỷ trực tiếp quản lýdiện cán bộ chủ chốt có trách nhiệm quản lý cán bộ theo quy định thống nhất củaHuyện uỷ

Ban tổ chức Huyện uỷ chịu trách nhiệm tổng hợp về tình hình công tác tổchức cán bộ báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ để xem xét quyết định Đồngthời được quyết định một số vấn đề tổ chức cán bộ do Ban Thường vụ uỷ nhiệm vàchịu trách nhiệm về quyết định đó

f, Chế độ chỉ đạo làm việc với các cấp uỷ Đảng cơ sở.

Mỗi xã, thị trấn, các chi Đảng bộ cơ sở có một đồng chí Huyện uỷ viên phụtrách hoặc trực tiếp làm Bí thư Những vấn đề quan trọng báo cáo Ban thường vụnghe và cho ý kiến chỉ đạo

Các cuộc họp của Ban Thưòng vụ, Đảng uỷ cơ sở bàn những vấn đề lớn phảimời đồng chí Thường vụ phụ trách cụm và trực tiếp là đồng chí Huyện uỷ viên phụtrách cụm và trực tiếp là đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách cơ sở dự họp

g, Chế độ tự phê bình và phê bình

Hàng năm, Ban Thường vụ Huỵên uỷ báo cáo kiểm điểm công tác và tự phêbình sự lãnh đạo, chỉ đạo trong hội nghị Huyện uỷ Cuối năm UBND và Thườngtrực Huyện uỷ báo cáo kiểm điểm công tác và hoạt động của tổ chức Nhà nước vớiBan thường vụ Huyện uỷ.Từng uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện uỷ tự phê

bình trước chi bộ mình sinh hoạt.

h, Chế độ đi cơ sở

Mỗi đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách cơ sở dành thời gian để đi kiểm tra

cơ sở, nắm tình hình, đôn đốc, hướng dẫn giúp đỡ hoặc giải quyết những công việccần thiết có phương thích hợp tiếp xúc với quần chúng tìm hiểu sâu sắc tâm tưnguyện vọng của quần chúng, trả lời những thắc mắc đồng thời tuyên truyền giảithích chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

i, Chế độ khen thưởng kỷ luật.

Hàng năm Huyện uỷ Yên Thủy thực hiện chế độ tự phê bình và tự phê bình,kết quả phân loại chất luợng cấp uỷ, Đảng viên Ban chấp hành biểu dương khenthưởng các đồng chí uỷ viên của Ban chấp hành thực hiện tốt quy chế làm việchiệu quả công tác cao Đồng thời nghiêm túc phê bình và cần có hình thức kỷ luậtđối với các trường hợp vi phạm

II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ

1.Vị trí của Văn phòng Huyện uỷ:

Văn phòng Huyện uỷ là cơ quan chuyên môn, thuộc hệ thống các Ban xâydựng Đảng, có chức năng tham mưu giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban Thường vụ vàThường trực Huyện uỷ tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng bộ huyện

Văn phòng Huyện uỷ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Huyện uỷ Yên Thuỷ; đồng thờichịu sự chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòngTỉnh uỷ tỉnh uỷ Hoà Bình

2 Chức năng Văn phòng Huyện uỷ:

Văn phòng Huyện uỷ có hai chức năng chính là tham mưu và phục vụ

Chức năng tham mưu, giúp cấp uỷ, trực tiếp là Ban Thường vụ, Thường trực

cấp uỷ tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ; phối hợp, điềuhoà hoạt động của các Ban xây dựng đảng phục vụ cho hoạt động chung của cấpuỷ; kiến nghị, đề xuất những vấn đề thấy cần thiết trong tổ chức thực hiện đườnglối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước tại địa phương; tổng hợp thông

tin phục vụ cấp uỷ.

Chức năng phục vụ, phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của cấp uỷ,

quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động củacấp uỷ và các cơ quan tham mưu của cấp ủy

3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Huyện uỷ:

Giúp cấp uỷ xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác toàn khoácủa cấp uỷ; chương trình công tác năm, quý, tháng của Ban Thường vụ và lịchcông tác tuần của Thường trực cấp uỷ Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan chứcnăng giúp cấp ủy xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cấp uỷ; sơkết, tổng kết việc thực hiện và sửa đổi, bổ sung quy chế khi thấy cần thiết

Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Bí thư,các Phó Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ đểthực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác của cấp uỷ; giúp Thường trựccấp uỷ phối hợp, điều hoà hoạt động của các Ban xây dựng Đảng, các cơ quan củacấp uỷ để phục vụ cho hoạt động chung của cấp ủy

Giúp Thường trực cấp uỷ xử lý, điều hành công việc hàng ngày của cấp ủy.Chủ trì hoặc phối hợp với các Ban xây dựng Đảng, các ngành chức năng củaUBND huyện, các đoàn thể xây dựng một số nghị quyết, chỉ thị, chương trình hànhđộng và đề án do cấp uỷ giao; theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị đề án, nghịquyết, chỉ thị để trình cấp uỷ về yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị vàthể thức văn bản Trực tiếp soạn thảo các văn bản do cấp uỷ giao

Phối hợp với các cơ quan có liên quan giúp cấp uỷ theo dõi, tổng hợp tìnhhình thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, chương trình hành động, đề án, các quyếtđịnh của cấp uỷ và của cấp uỷ cấp trên; phối hợp, tham mưu cho cấp uỷ chỉ đạocông tác kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thịcủa Đảng tại địa phương

Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy; thực hiện chế độcung cấp thông tin cho các đồng chí Huyện ủy viên và cấp uỷ, tổ chức Đảng vàĐảng ủy trực thuộc, các ban, ngành, đoàn thể theo quy chế hoạt động của cấp uỷ.Giúp Thường trực cấp uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất

lên Tỉnh uỷ; theo dõi, đôn đốc các Ban Đảng, các cấp uỷ, Đảng uỷ trực thuộc thựchiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.

Tiếp nhận, nghiên cứu các đơn, thư gửi đến cấp uỷ, đề xuất ý kiến xử lý;chuẩn bị nội dung và tham dự các buổi tiếp dân của Thường trực cấp uỷ; theo dõi,đôn đốc việc giải quyết các đơn, thư khiếu nại, tố cáo được Thường trực cấp uỷgiao

Đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ đúng với quy định hiện hành; tiếp nhận,phát hành và quản lý tài liệu, văn bản bảo đảm chặt chẽ, kịp thời, an toàn, bí mật

Bảo vệ, bảo quản an toàn, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu kho lưu trữcủa cấp uỷ; tổ chức thu thập, sưu tầm đầy đủ nguồn, thành phần tài liệu thuộc diệnnộp lưu vào kho lưu trữ Huyện uỷ Phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, hướng dẫnnghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của các cấp ủy cơ sở, cơ quan trựcthuộc cấp uỷ và các tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương

Phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, quản lý, vận hành, bảo vệ mạng thông tincủa cấp uỷ Đảm bảo kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng cấp

uỷ và các cơ quan Đảng Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin cho Đảng ủycác xã, thị trấn

Xây dựng và phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, thực hiện kế hoạch bồidưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng cấp ủy và công nghệ thông tin chocấp uỷ viên, cán bộ văn phòng cấp uỷ, cán bộ chủ chốt các cấp uỷ cơ sở và cơ quantrực thuộc cấp uỷ cấp huyện

Thực hiện quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ theo đúng quy định hiệnhành; bảo đảm tài chính và các điều kiện vật chất cho hoạt động của cấp ủy và các

cơ quan trực thuộc cấp ủy cấp huyện

Bảo đảm thông tin liên lạc thông suốt, tổ chức bảo vệ an toàn nơi làm việccủa cấp uỷ

Thực hiện việc đánh giá phân loại cán bộ hàng năm theo quy định

- Xây dựng Quy chế làm việc của cơ quan theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực cấp ủy giao

TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ

Bộ máy biên chế và nhiệm vụ cụ thể:

+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ

+ Bộ phận Công nghệ thông tin

Chức trách và nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và cán bộ Văn phòng:

2.1- Chánh Văn phòng:

Về chức trách: Chánh văn phòng là người có trách nhiệm cao nhất trước BanChấp hành, Ban Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ về mọi mặt hoạt động củaHuyện uỷ

Về nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh văn phòng:

+ Lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc mọi hoạt độngcủa Văn phòng

+ Phân công nhiệm vụ đối với Phó chánh Văn phòng; Triệu tập, chủ trì, kếtluận các cuộc họp của văn phòng

+ Chỉ đạo việc xây dựng chương trình, xây dựng hoặc tham gia xây dựngquy chế làm việc của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và

tổ chức thực hiện chương trình, quy chế làm việc; chỉ đạo triển khai thực hiệnnhiệm vụ đột xuất do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao

+ Ký các văn bản thừa lệnh Ban thường vụ, các thông báo ý kiến chỉ đạo củaThường trực Huyện uỷ, các văn bản của văn phòng trình Ban thường vụ, thườngtrực Huyện uỷ, hoặc gửi rộng đến các cấp uỷ, tổ chức đảng (trừ một số văn bản đã

uỷ nhiệm cho Phó chánh văn phòng)

Được uỷ quyền của Thường trực Huyện uỷ làm chủ tài khoản, có tráchnhiệm quản lý, điều hành tài chính của cơ quan Huyện uỷ Bố trí, sắp xếp, hướng

dẫn và tiếp đón ban đầu khách đến liên hệ làm việc với Thường trực, Ban Thường

vụ Huyện uỷ

2.2- Phó Chánh Văn phòng:

Chỉ đạo một số công việc được phân công; thay mặt, giải quyết công việckhi Chánh Văn phòng đi vắng và ký thay các văn bản được quy định Chịu tráchnhiệm tổng hợp, nắm thông tin, số liệu, kết quả các mặt công tác đảm bảo tínhkhách quan, chính xác, kịp thời, phục vụ yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Cấp uỷ.Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định Được dự các cuộc họp của Ban Thường

vụ, Thường trực Huyện uỷ và các Hội nghị Ban chấp hành Đảng bộ huyện

2.3- Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp:

Được phân công theo dõi, nghiên cứu tổng hợp theo từng lĩnh vực (khối)như sau:

- Khối xây dựng Đảng, đoàn thể

- Khối nội chính

- Khối kinh tế

- Khối văn hoá - xã hội

Theo nhiệm vụ được phân công cụ thể, từng cán bộ chuyên viên có tráchnhiệm tập trung nghiên cứu, nắm bắt và xử lý thông tin kịp thời phục vụ Chánh vàPhó Văn phòng tổng hợp, tham mưu phục vụ sự lãnh đạo của cấp uỷ Cán bộ,chuyên viên nghiên cứu tổng hợp được dự các cuộc họp, Hội nghị mở rộng củaHuyện uỷ

2.4 Bộ phận Tài chính - Hành chính quản trị:

a- Tài chính:

Nắm vững nguyên tắc, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước về tàichính - kế toán, thống kê dự toán thu, chi ngân sách của Đảng; hướng dẫn, kiểmtra, đôn đốc, quản lý thu, chi đảng phí các cơ sở trực thuộc Thanh quyết toán kịpthời, sổ sách chứng từ hợp lệ đúng nguyên tắc, báo cáo tài chính đúng kỳ hạn

Giữ quỹ tiền mặt của cơ quan, quản lý chặt chẽ, rõ ràng quỹ tiền mặt; cấpphát đúng chế độ

Tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản của cơ quan, tổng hợp báo cáo lên cấp

trên theo quy định hàng năm.

b- Quản trị, hành chính:

Kết hợp với Công đoàn cơ quan chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cán bộ,công chức, người lao động trong cơ quan Đảm bảo các chế độ hội nghị, tiếp kháchcủa cấp uỷ Mua sắm, tu bổ trụ sở làm việc, điều kiện phương tiện làm việc củaBan Thường vụ, Thường trực, các Ban xây dựng Đảng và quản lý tài sản của cơquan

Quản lý phòng khách của cơ quan, bố trí nơi ăn, nghỉ của khách đến làmviệc tại cơ quan Phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách của cơ quan đảmbảo đúng tiêu chuẩn, chế độ Quản lý và mua sắm các phương tiện dụng cụ nhà ănđầy đủ; khu vực bếp, nhà ăn phải sạch sẽ, ngăn nắp, vệ sinh

c- Nhân viên công vụ, lái xe và bảo vệ cơ quan:

Đối với bảo vệ: Thường trực và bảo vệ an toàn cơ quan; phục vụ điện, nướcsạch của cơ quan và tăng âm, loa đài các hội nghị của Huyện uỷ; tu sửa, trồng vàchăm sóc vườn hoa, cây cảnh của cơ quan đảm bảo xanh, sạch, đẹp

Đối với lái xe: Kiểm tra xe trước khi đi công tác để đảm bảo an toàn tuyệtđối, giữ gìn và bảo quản xe được giao, ngoài giờ phải để xe ô tô ở ga ra Trườnghợp xe hỏng lái xe có trách nhiệm đề xuất kịp thời việc sửa chữa, bảo dưỡng xe ô

tô theo đúng định kỳ, đúng quy trình kỹ thuật, sử dụng tiết kiệm xăng dầu, chấphành nghiêm túc quy định về quản lý xăng xe của cơ quan

Chỉ dùng xe ô tô vào việc phục vụ công tác của cơ quan, sau khi đã có ýkiến của Thủ trưởng cơ quan

Chấp hành nghiêm chỉnh Luật Giao thông đường bộ, lái xe an toàn, có tráchnhiệm bảo đảm an toàn tính mạng, tài sản, phương tiện do mình phục vụ và quảnlý Trong thời gian không đi công tác (giờ hành chính) lái xe phải thường trực tại

cơ quan Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao

- Đối với công vụ:

+ Chuẩn bị nước uống các hội nghị do cấp uỷ triệu tập, nước uống cho cơquan và tiếp tân khi khách đến làm việc với Thường trực Huyện uỷ

+ Quản lý, bảo quản, vệ sinh hội trường, phòng họp của cơ quan, xung

quanh cơ quan Phục vụ chè nước, vệ sinh phòng của Thường trực và các phònghọp, phòng khách cơ quan Bảo quản, sử dụng đồ dùng và vệ sinh bếp ăn đảm bảosạch sẽ, an toàn.

2.5- Bộ phận văn thư - lưu trữ:

Đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ đúng với quy định hiện hành

Tiếp nhận, phát hành và quản lý tài liệu, văn bản bảo đảm chặt chẽ, kịp thời,

Sắp xếp, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngăn nắp, khoa học, đúng các yêu cầu theoquy định Trung ương, đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu lâu dài và sưu tầm khi cầnthiết

Hướng dẫn các Chi, Đảng bộ trực thuộc, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh huyện

và các tổ chức chính trị xã hội lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định

2.6- Bộ phận Công nghệ thông tin:

Khai thác, quản lý mạng chặt chẽ, cập nhật thông tin trên mạng diện rộngđảm bảo thông tin hai chiều phục vụ tốt sự lãnh đạo của cấp uỷ Thường xuyênkiểm tra, hướng dẫn việc sử dụng máy vi tính trong cán bộ, công chức cơ quan.Duy tu, bảo dưỡng máy móc, thiết bị kỹ thuật theo đúng yêu cầu Thực hiệnnghiêm túc quy định của Trung ương và của tỉnh về chế độ bảo mật thông tin vàquy định trong việc sử dụng mạng thông tin diện rộng

Ngoài những nhiệm vụ được quy định cụ thể trên đây, khi cần thiết ChánhVăn Phòng điều hành và phân công các bộ phận tham gia vào các nhiệm vụ chung.

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC,

HỘI HỌP, ĐI CÔNG TÁC, QUẢN LÝ TÀI SẢN,

1 Quan hệ công tác:

Văn phòng Huyện uỷ chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của BanThường vụ Huyện uỷ; Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụHuyện uỷ về công tác của Văn phòng Huyện uỷ Phó Văn phòng chịu trách nhiệmtrước Chánh Văn phòng về những công tác được phân công

Văn phòng Huyện uỷ chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về nghiệp vụ công tácVăn phòng của Văn phòng Tỉnh uỷ và giữ mối liên hệ thường xuyên trong công tácthông tin báo cáo của BCH và Ban Thường vụ Huyện uỷ với Tỉnh uỷ và BanThường vụ Tỉnh uỷ

Văn phòng Huyện ủy phối hợp với các ban xây dựng đảng, Mặt trận tổ quốc,

các ngành đoàn thể, các tổ chức chính trị xã hội, văn phòng HĐND-UBND huyện,thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Vănphòng và các nhiệm vụ khác do Huyện ủy, Ban Thường vụ, Thường trực huyện ủygiao.

4- Lãnh đạo văn phòng phối hợp chặt chẽ với Đảng bộ cơ quan, BCH Côngđoàn, Đoàn thanh niên, Phụ nữ, Cựu chiến binh cơ quan trong việc lãnh đạo, quảnlý, xây dựng cơ quan về các mặt công tác tư tưởng, tổ chức cán bộ, sửa đổi lề lốilàm việc, cải tiến phương pháp công tác, nâng cao trách nhiệm và hiệu quả côngtác, thực hành tiết kiệm, phòng, chống tham nhũng, lãng phí và tổ chức chăm lođời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, công chức, người lao động trong cơquan; thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan

Một tuần hội ý lãnh đạo văn phòng một lần để thống nhất các công việc, khi

có nhiệm vụ đột xuất thì hội ý bất thường do Chánh văn phòng chủ trì Định kỳhàng tháng, quý tổ chức họp cơ quan để kiểm điểm đánh giá tình hình hoạt động và

đề ra chương trình công tác trọng tâm của tháng, quý tiếp theo Tổ chức hội nghị

tổng kết năm để kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác năm,thông qua chương trình công tác năm sau

- Chế độ học tập:

Tất cả cán bộ, công chức đều phải tự giác học tập nâng cao trình độ về lý

luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức thực tiễn để đáp ứng nhiệm vụđược giao.

Cơ quan khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên tham gia họctập, bồi dưỡng lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao nhận thức về mọimặt để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ được giao

4 Chế độ, tổng hợp, thông tin, báo cáo

- Yêu cầu: Tổng hợp, thông tin, báo cáo phải trung thực, đầy đủ, chính xác

và kịp thời

- Cán bộ, chuyên viên chịu trách nhiệm tổng hợp và chấp hành chế độ báocáo các lĩnh vực thuộc phạm vi mình được phân công phụ trách theo đúng quyđịnh, yêu cầu của cấp có thẩm quyền

V Chế độ bảo mật

Mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng phải chấphành nghiêm túc các chế độ, quy định của Đảng, nhà nước và của cơ quan về bảomật thông tin tài liệu, văn kiện và các bí mật của đảng và nhà nước

6 Quy định về việc đi công tác

Căn cứ nhiệm vụ được giao mỗi cán bộ chủ động xây dựng chương trình,

kế hoạch đi công tác thực thi nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ, đạt hiệu quả cao nhất

7.Quy định việc quản lý tài sản

Lãnh đạo, cán bộ trong cơ quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng điện thoại,điện sáng, văn phòng phẩm và các tài sản khác của cơ quan tiết kiệm, có hiệu quả,không tự ý di chuyển, dịch chuyển tài sản của cơ quan từ phòng này sang phòngkhác hoặc ra ngoài cơ quan; không tự tiện cho mượn tài sản, trang thiết bị của cơquan khi chưa có sự đồng ý của người quản lý; không được sử dụng tài sản, trangthiết bị của cơ quan vào mục đích cá nhân

Khi tài sản được giao cho cá nhân quản lý, sử dụng nếu bị hỏng hoặc mấtphải làm giấy báo hỏng, báo mất và phải báo cáo lãnh đạo cơ quan xin ý kiến giảiquyết

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Xử lý kỷ luật

Cán bộ, công chức không chấp hành phục tùng sự lãnh đạo, chỉ đạo, sự phâncông của cấp trên, của cơ quan, không hoàn thành nhiệm vụ được giao và vi phạmpháp luật, Quy chế, Nội quy, làm hư hỏng, mất mát tài sản… của cơ quan thì tuỳtheo tính chất, mức độ vi phạm mà kiểm điểm hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xửlý kỷ luật, truy cứu trách nhiệm hình sự, đền bù vật chất theo quy định của Phápluật

CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở

VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tàiliệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quảnlý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏikhách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xãhội.Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộmáy quản lý Nhà nước

Tài liệu lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội

là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh ngoại giao,văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội.Tài liệu

về thân thế sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các nhân vật lịch

sử tiêu biểu của Đảng của các tổ chức chức chính trị xã hội

Trong quá trình học tập tại trường Đại Học Nội vụ Hà Nội được sự giảngdạy nhiệt tình của các thầy,cô giáo đã giúp em có những kiến thức nền về chuyênngành lưu trữ học và những kỹ năng cần thiết để em vận dụng trong quá trình thựctập ở Huyện ủy Yên Thủy Qua đó em thấy rằng tình hình tổ chức công tác lưu trữ

ở Huyện ủy Yên Thủy được tiến hành như sau:

1.Xây dựng và ban hành văn bản về công tác lưu trữ

Văn phòng Huyện ủy đã tổ chức Công tác kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ lưutrữ đối với các Chi đảng bộ ,tuy đã cố gắng, song kết quả còn hạn chế , do cán bộvăn phòng các Đảng ủy là ban chuyên trách, thường xuyên có sự thay đổi, ảnhhưởng đến việc nắm bắt các quy định và quy trình nghiệp vụ lưu trữ

Quy định số 210 - QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của Ban bí thư Trung ươngĐảng khóa X về phông lưu trữ Đảng cộng sản việt nam; Hướng dẫn số 35-HD/VPCP của văn phòng trung ương đảng ngày 18/10/2010 về thực hiện bảng thờihạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức đảng ở cấp tỉnh và bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hìnhthành trong hoạt động cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện Thực hiện công văn số1522- CV/VPTU ngày 23 tháng 9 năm 2013 của Văn phòng Tỉnh ủy về việc kiểmtra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các huyện, thành ủy năm 2013.Trong những năm qua, Văn phòng huyện ủy Yên thủy đã làm tốt công tác lưu trữ,góp phần vào thành công của công tác lãnh đạo, chỉ đạo cấp ủy ,đảm bảo thực hiệnđúng quy trình, xử lý các tài liệu,văn bản chính xác, đảm bảo bí mật,an toàn tàiliệu, lập đầy đủ hồ sơ hội nghi đã hoàn thành việc chuyển đổi văn bản điện tử sang

dữ liệu văn kiện đảng với 866 văn bản Tiếp nhận văn bản giấy của các năm 2011,chỉnh lý được 23 hồ sơ Trong tháng 12/ 2013 được sự quan tâm của lãnh đạo Vănphòng Tỉnh ủy, Văn phòng Huyện ủy đã được các lãnh đạo, chuyên viên Phònglưu trữ – văn phòng Tỉnh ủy về trực tiếp hướng dẫn chỉnh lý tai liệu khóa XVIIItrong kho lưu trữ huyện Đến nay, tài liệu đã được đánh số trang và mục lục lục hồ

sơ theo quy định

2 Quản lí phông lưu trữ cơ quan

Được sự quan tâm, tạo điều kiện của Thường trực Huyện ủy, lãnh đạo Vănphòng Huyện Yên thủy, công tác lưu trữ trong những năm vừa qua đã có nhiều sựthay đổi, biến chuyển tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quan và tra tìm tài liệu.Công tác lưu trữ ở Huyện ủy Yên Thủy đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Vănphòng Hành chính - Quản trị Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Huyên ủy YênThủy thì hình thức tổ chức công tác Lưu trữ ở Huyên ủy Yên Thủy là hình thức tậptrung Tất cả các nghiệp vụ công tác lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu, xác địnhgiá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổchức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ đến sắp xếp tài liệu lên giá đều do cán bộlưu trữ đảm nhận Tuy còn gặp nhiều khó khăn về chỗ làm việc, cũng như trangthiết bị trong kho lưu trữ, song cơ quan đã bước đầu tạo được kho lưu trữ Để đápứng được yêu cầu và nhiệm vụ của công tác lưu trữ, Huyện ủy đã mạnh dạn cử cán

bộ theo học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, nhất là việc áp dụng công nghệthông tin vào công tác lưu trữ ở cơ quan Huyện ủy đã xây dựng được kho lưu trữđảm bảo thông thoáng, an toàn, có diện tích 30m2 dành cho kho, có nơi làm việc

cho cán bộ, có nơi dành cho cán bộ đến và khai thác tại chỗ Mặc dù, xây dựngchưa đúng quy định của TW, bước đầu đã được trang bị đầy đủ bàn, ghế để làmviệc và giá đựng tài liệu, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu cũng như phục vụ chocông tác nghiên cứu và khai thác tài liệu trong kho một cách thuận lợi hơn.

3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thôngtin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng caohiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Thực hiện Hướngdẫn số 01-HD/CNTT ngày 27/7/2006 của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin của cơquan Đảng về việc xây dựng, thẩm định, phê duyệt các dự án thuộc đề án tin họchóa hoạt động của các cơ quan Đảng

Thực hiện Quy chế về quản lý, khai thác và bảo vệ mạng thông tin diên rộngcủa Đảng Cộng sản Việt Nam, huyện ủy đã tham gia mạng thông tin diện rộng củaĐảng và sử dụng dịch vụ gửi, nhận công văn để gửi một số công văn, tài liệu côngtác có nội dung không mật tới đúng địa chỉ cơ quan nơi nhân đã đăng ký trên mạngdiện rộng Những công văn có nội dung mật sẽ được mã hóa trước khi gửi đi vàtrước khi lãnh đạo nhân được thì cần phải chuyển văn bản để cho bộ phận cơ yếugiải mã

Hiện nay, huyện ủy đang sử dụng hệ điều hành tác nghiệp trên nền LotusNotes 8, hệ điều hành này cho phép khắc phục lỗi nhanh, dễ bổ sung thêm các tínhnăng mới theo yêu cầu nghiệp vụ, dễ quản trị hệ thống và đã được cán bộ cơ quan

sử dụng gần 10 năm trở lại đây Nhờ đó mà việc quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệulưu trữ hiện hành trên mạng nội bộ Phần mềm này xây dựng trên một cơ sở dữ liệ

u khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản.Chương trình có sẵn nhiều chức năng trợ giúp mạnh Người sử dụng có đầy đủ khảnăng truy cập, tìm kiếm, lưu trữ và tổ chức thông tin Với một cơ sở dữ liệu càitrên máy chủ thì người dùng trong hệ thống có thể truy cập, tác nghiệp được từ cácmáy trạm tại các phòng làm việc trong cơ quan Đồng thời, người dùng cũng có thể

dễ dàng truy cập vào một cơ sở dữ liệu dùng chung thông qua phần mềm và phân

quyền cho máy trạm.

Tài liệu lưu trữ hỗ trợ sẵn các mẫu nhập liệu quản lý văn bản, hồ sơ, choviệc nhập số liệu…, các khung nhìn cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin, cácchương trình cho hiển thị và tự động hóa các tiến trình công việc có liên quan Vớinhững tính năng trên có thể đáp ứng được việc quản lý, tra tìm và khai thác tài liệulưu trữ tại Văn phòng huyện ủy được nhanh chóng, chính xác, kịp thời

Tuy nhiên, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ cũng còn có một số nhượcđiểm cần được khắc phục trong thời gian tới là vấn đề nhập dữ liệu: Để nhập được

dữ liệu vào chương trình phải thực hiện quá nhiều thao tác Như vậy sẽ gây nhiềutrở ngại, tốn thời gian không ít cho khâu nhập dữ liệu đầu vào của hồ sơ lưu trữ

4 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ , quản lí công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ

Văn phòng huyện ủy Yên Thủy đã bố trí 01 cán bộ lưu trữ chuyên trách giúpChánh văn phòng thực hiện chức năng tham mưu cho cấp ủy về công tác lưu trữ.Qua thực tiễn công tác, cán bộ lưu trữ của văn phòng luôn nhiệt tình, ham học hỏitrong công tác, đã phát huy được năng lực của mình trong công việc.Thực hiệnnghiêm túc Quy định số 210 -QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của Ban bí thư Trung ươngĐảng khóa X về Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Hướng dẫn số 35-HD/VPCP của Văn phòng Trung ương Đảng ngày 18/10/2010 về Thực hiện Bảngthời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cơquan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh và bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủyếu hình thành trong hoạt động cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện” Năm 2014,cán bộ lưu trữ cơ quan đã hoàn thành việc gắn tệp văn kiện đảng năm 2013 với

1262 văn bản, cùng đoàn lưu trữ tỉnh ủy sắp xếp chỉnh lý, đánh mục lục hồ sơ,hoàn thiện bộ văn kiện Đảng khóa XVIII với tổng 37 cặp và 195 hồ sơ Kho lưutrữ được sắp xếp gọn gàng, khoa học đáp ứng kịp thời việc bảo quản và tra cứu tàiliệu của các đồng chí lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan cũngnhư nhu cầu tra cứu tài liệu của các cơ quan, đơn vị khác Cán bộ văn thư, lưu trữ

sử dụng thành thạo phần mềm lý, xử lý văn bản đi, đến, thư điện tử, quản lý, khaithác, trao đổi, xử lý trên mạng thông tin diện rộng của Đảng Có tinh thần phối hợp

với các đồng nghiệp để thực hiện công việc.

Hằng năm, huyện ủy thường xuyên cử cán bộ lưu trữ đi tập huấn nghiệp vụ

và kỹ năng ứng dụng các hệ thống thông tin điện tử của Đảng

Định kỳ hàng năm Văn phòng Huyện uỷ tổ chức phát động phong trào thiđua, đăng ký thi đua trong cơ quan theo quy định

Kết thúc năm công tác hoặc theo đợt thi đua tiến hành bình xét, đánh giá,phân loại cán bộ theo quy định, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền

Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các tập thể, cá nhân trong cơquan theo phương pháp cho điểm từng mặt công tác và chỉ xét đề nghị cấp có thẩmquyền khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân có đăng ký giao ước thi đua bằngvăn bản đúng thời gian quy định; sau khi chấm điểm xếp hạng thi đua cho các tậpthể, cá nhân báo cáo Huyện uỷ, Hội đồng thi đua khen thưởng của huyện đề nghịcấp có thẩm quyền khen thưởng

5 Thanh tra kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác lưu trữ cơ quan

Văn phòng Huyện ủy đã tổ chức Công tác kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ lưutrữ đối với các Chi đảng bộ ,tuy đã cố gắng, song kết quả còn hạn chế , do cán bộvăn phòng các Đảng ủy là ban chuyên trách, thường xuyên có sự thay đổi, ảnhhưởng đến việc nắm bắt các quy định và quy trình nghiệp vụ lưu trữ

Cán bộ, công chức không chấp hành phục tùng sự lãnh đạo, chỉ đạo, sự phâncông của cấp trên, của cơ quan, không hoàn thành nhiệm vụ được giao và vi phạmpháp luật, Quy chế, Nội quy, làm hư hỏng, mất mát tài liệu… của cơ quan thì tuỳtheo tính chất, mức độ vi phạm mà kiểm điểm hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xửlý kỷ luật, truy cứu trách nhiệm hình sự, đền bù vật chất theo quy định của Phápluật

HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ

5 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quantới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan vàphông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu.Công tác