MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 3 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của viện công nghệ thông tin và truyền thông 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của viện công nghệ thông tin. 3 1.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ CỦA VỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 7 CHUƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 11 2.1.Hoạt động quản lý 11 2.2.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 12 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 22 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 22 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT. 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 27
Trang 1M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 31.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 31.1.1 Lịch sử hình thành của viện công nghệ thông tin và truyền thông 31.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của viện công nghệ thông tin 31.2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ CỦA VỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 7CHUƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 112.1.Hoạt động quản lý 112.2.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 12CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 223.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 223.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT 25
C PHẦN KẾT LUẬN 27
Trang 2A PHẦN MỞ ĐẦU
Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dướihình thức văn bản.Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thôngtin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phương tiện nàytrong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình Công tác Văn thư-Lưutrữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ làphương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiềucán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan đơn vị Để hoạt động có hiệuquả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi
nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản
lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo chocác cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việccung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn Để nâng cao năng suất, chất lượng vàhiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác côngvăn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trởcho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Làm tốt công tác văn thư - lưutrữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý.Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động củađơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vịthực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ đượcgiao Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư-Lưu trữ là không thểthiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào
Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư- Lưutrữ, qua quá trình học tập và dạy bảo tận tình của các thầy cô giáo, em đã phầnnào hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư, đó là bộ phận gắn liền vớihoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, các tổ chức Hay nói mộtcách khác, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quannhà nước Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chứcngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt là những năm Khoa học và Công
Trang 3Được sự giới thiệu, quan tâm của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và KhoaVăn thư – Lưu trữ, được sự tiếp nhận của Viện công nghệ thông tin và truyềnthông CDIT em đã được đến thực tập tạiViện công nghệ thông tin và truyềnthông CDIT và được phân công thực tập tại phòng Hành chính Tổng hợp từngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015, ở đây em đã có cơ hội vận dụng nhữngkiến thức tiếp thu được từ sự truyền đạt kiến thức của các thầy cô giáo trongtrường vào thực tế công việc tại cơ quan, gắn kết giữa lý thuyết và thực hành,rèn luyện ý thức đạo đức và tác phong nghề nghiệp của người công chức, viênchức sau khi tốt nghiệp.Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin vàtruyền thông CDIT em đã học được rất nhiều kinh nghiệm quý báu và bổ íchtrong công tác văn thư - lưu trữ cũng như trong lối sống và tác phong nghềnghiệp đề giúp ích rất nhiều cho việc tạo dựng nghề nghiệp sau này của em Đạtđược kết quả đó là nhờ sự giúp đỡ rất lớn của các thầy cô giáo trong trường, cáccán bộ văn thư – lưu trữ và các cô chú, anh chị trong phòng Hành chính Tổnghợp đã tạo điều kiện, hướng dẫn, tận tình giúp đỡ để em hoàn thành tốt kỳ thựctập tại Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT.
Qua nghiên cứu, khảo sát và được trực tiếp tham gia vào công tác văn thư –lưu trữ tạiViện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT em đã thu đươc một
số kết quả và báo cáo thực tập tốt nghiệp là một trong những kết quả mà em đạtđược trong thời gian thực tập Mặc dù đã cố gắng nhưng do kinh nghiệm cònhạn chế nên bài báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót, khiếm khuyết vìvậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa Vănthư – lưu trữ và các cô chú, anh chị tại Viện công nghệ thông tin và truyền thôngCDITđể bài báo cáo được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – lưu trữ đãtrang bị những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ trong công tác văn thư –lưu trữ Em cũng xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và các cán bộ, nhân viên làmviệc tại Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDITđã tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt thực tập này
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN Phan Thị Kim Ngân
Trang 4B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1.1 Lịch sử hình thành của viện công nghệ thông tin và truyền thông
Trung tâm Công nghệ Thông tin CDIT được Tổng giám đốc Tổng Công tyBưu chính Viễn thông Việt Nam ký quyết định thành lập số 636/QĐ.TCCB-LĐngày 22 tháng 3 năm 1999
Cùng với sự phát triển của ngành Công nghệ thông tin trong xu hướng hộinhập với Truyền thông, theo định hướng phát triển của Học viện trong giai đoạnmới, ngày 07 tháng 12 năm 2011 Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã
có quyết định số 1973/QĐ-VNPT-TCCB, đổi tên Trung tâm Công nghệ thôngtin thành Viện công nghệ Thông tin và Truyền thông CDIT từ 01/01/2012 Việncông nghệ Thông tin và Truyền thông CDIT là tổ chức đào tạo, nghiên cứu trựcthuộc Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, có nhiệm vụ: đào tạo, nghiêncứu khoa học và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin vàTruyền thông
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của viện công nghệ thông tin.
- Chức năng
Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT là đơn vị sự nghiệp cóthu, trực thuộc Học viên công nghệ Bưu chính Viễn thông; có chức năng đàotạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ thuộclĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông, cụ thể như sau:
- Quản lý và thực hiện công tác đào tạo nhân lực thuộc các lĩnh vực khoahọc kỹ thuật về công nghệ thông tin và truyền thông;
- Đào tạo đại học, sau đại học ( thạc sỹ, tiến sỹ), đào tạo chuyên gia côngnghệ thông tin và truyền thông theo tất cả các hình thức đào tạo;
Trang 5- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ và huấn luyện nhân lựcthuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông theo nhu cầu xã hội;
- Thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, nghiên cứu phát triển, ứngdụng, sản xuất thử nghiệm các sản phẩm ( quy trình/ phần cứng/ phần mềm/giảipháp) trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông;
- Tư vấn chuyển giao công nghệ và các dịch vụ khoa học kỹ thuật khác;
- Thực hiện hợp tác trong đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giaocông nghệ với các đối tác trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật
và của Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện công nghệ Bưuchính Viễn thông giao và phù hợp với quy định của pháp luật
- Nhiệm vụ
Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT có các nhiệm vụ chínhsau:
1.1 Về nghiên cứu khoa học
- Nghiên cứu khoa học, nghiên cứu phát triển, nghiên cứu ứng dụng, sảnxuất thử nghiệm, sản xuất các sản phẩm ( quy trình/phần cứng/phần mềm/giảipháp) trong lĩnh vực Công nghệ thông tin cà truyền thông;
- Tư vấn, tiếp nhận chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực Công nghệthông tin và truyền thông;
- Thực hiện các hoạt động tư vấn và dịch vụ khoa học công nghệ kháctheo các quy định của pháp luật
1.2 Về đào tạo
- Tham gia xây dựng mới hoặc bổ sung, cải tiến, hoàn thiện mục tiêu,chương trình, nội dung, giáo trình, bài giảng, tài liệu giảng dạy, phương phápgiảng dạy các môn học ở các bậc học và các loại hình đào tạo bồi dưỡng đượcHọc viện giao;
- Quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo được giao theo đúng thờigian, mục tiêu, chương trình, nội dung, phương pháp đã được Giám đốc Học
Trang 6viện phê duyệt;
- Thực hiện việc quản lý sinh viên theo phân công và quy định của Học viện.1.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan hoặc khi được Giám đốcHọc viện giao
- Quyền hạn
Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT có các quyền hạn sau đây:
- Quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn, đất đai và các nguồn lực khácđược Học viện giao theo quy định của pháp luật để thực hiện các nhiệm vụ củaViện được quy định tại điều 4 của Quy chế này;
- Tổ chức việc huy động, thu hút lực lượng cán bộ nghiên cứu, cán bộgiảng dạy, chuyên gia giỏi, có kinh nghiệm trong và ngoài ngành tham gianghiên cứu khoa học, giảng dạy tại Viện;
- Trong khuôn khổ quy hoạch, kế hoạch nguồn nhân lực đã được Giámđốc Học viện phê duyệt, được tuyển chọn, bố trí sử dụng, cho thôi việc theo quyđịnh của Nhà nước, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ( sau đây gọi tắt
là Tập đoàn) và phân cấp của Học viện;
- Lựa chọn các hình thức trả lương, thưởng; Quyết định bậc lương choCBCNV của Viện phù hợp với quy định của Nhà nước, Tập đoàn và của Họcviện;
- Xây dựng mối quan hệ hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nướctrong khuôn khổ được Giám đốc Học viện cho phép nhằm tăng cường tiềm lựccủa Viện;
- Được mời và tiếp khách nước ngoài đến làm việc với Viện về nhữngvấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với chủ trươnghợp tác quốc tế của Tập đoàn, quy định quản lý của Nhà nước và phương án đãđược Giám đốc Học viện phê duyệt;
- Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư phát triển theo quy định của Nhànước, Tập đoàn và phân cấp của Học viện;
- Xây dựng các phương án kinh doanh sản phẩm, dịch vụ có liên quan
Trang 7đến chức năng, nhiệm vụ và tổ chức triển khai thực hiện khi được Giám đốc Họcviện phê duyệt;
- Nghiên cứu, để xuất với Giám đốc Học viện về chủ trương, phươnghướng, biện pháp triển khai đào tạo, mã ngành đào tạo mới đáp ứng yêu cầuphát triển của ngành Công nghệ thông tin và truyền thông; Đề xuất những chủtrương, chính sách khác nhằm phát triển sự nghiệp giáo dục, đào tạo, khoa họccông nghệ, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của cán bộ công nhân viên, sinhviên;
- Được phân cấp và thu thập các số liệu, tài liệu liên quan ở các đơn vịthuộc Tập đoàn sau khi đã được phê duyệt của cấp có thẩm quyền để phục vụcho các nhiệm vụ được giao;
- Viện có quyền từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không đượcpháp luật quy định cho bất kỳ cá nhân, cơ quan hay tổ chức nào trừ các khoản tựnguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích
- Cơ cấu tổ chức
Ô HÌNH TỔ CHỨC
- Ban Lãnh đạo Viện và Khoa Đa phương tiện
- Phòng Tổng hợp
Trang 8- Phòng Nghiên cứu phát triển & Đào tạo Ứng dụng Đa phương tiện
- Phòng Nghiên cứu phát triển & Đào tạo An toàn thông tin
- Phòng Nghiên cứu phát triển Ứng dụng ICT (Phòng Viễn thông)
- Phòng Nghiên cứu phát triển Hạ tầng ICT (Phòng Mạng & Hệ thống)
- Phòng Dịch vụ & Chuyển giao công nghệ
1.2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ CỦA VỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ thông tin và truyền thông:
- Phòng Tổng hợp Học viện trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữtại Cơ quan Học viện (sau đây gọi tắt là Văn thư Học viện hoặc Lưu trữ Họcviện) đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có sử dụng con dấu của Học viện và các
hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo yêu cầu của Giám đốc Học viện
- Các đơn vị trực thuộc Học viện bố trí bộ phận văn thư, lưu trữ (sau đâygọi tắt là Văn thư đơn vị hoặc Lưu trữ đơn vị) và thực hiện các quy định củaQuy chế này nhưng trong phạm vi thẩm quyền, chức năng và cơ cấu, tổ chức bộmáy của đơn vị:
+ Các đơn vị trực thuộc Học viện có tư cách pháp nhân, con dấu riêng bốtrí bộ phận hoặc cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách phù hợp với cơ cấu tổchức, bộ máy và biên chế của đơn vị đã được Giám đốc Học viện phê duyệt; lập
hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ về Lưu trữ đơn vị
+ Các đơn vị không có con dấu riêng bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm côngtác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ theoquy định về Lưu trữ Học viện
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trong Viện công nghệ thông tin và truyền thông:
1 Phòng tổng hợp là đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Viện trưởng ViệnCông nghệ thông tin và truyền thông CDIT ( gọi tắt là viện); chịu sự chỉ đạo,
Trang 9quản lý và điều hành trực tiếp của Viện trưởng.
2 Phòng Tổng hợp có chức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởngtrong việc quản lý, tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp và tài chính,
ra thông báo theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện;
- Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác, các quyêt định của Lãnh đạo viện Soạn thảo các báo cáocông tác định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện Tổ chức các hộinghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của Viện;
- Tổ chức thực hiện các thủ tục thanh toán tiền lương cho cán bộ, côngnhân viên trong toàn Viện;
- Tiếp nhận và trình Viện trưởng xử lý, phân hướng văn bản đến Rà soátphát hiện sai sót, đảm bảo về thủ tục hành chính, pháp lý của các văn bản trướckhi trình ký và gửi đi theo quy định Tư vấn pháp lý cho Lãnh đạo Viện trongcông tác ban hành văn bản Tiếp khách đến liên hệ công tác với Viện;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính theo quy địnhcủa Nhà nước, Học viện và của Viện;
- Đề xuất, tổ chức thực hiện các dự án, hệ thống ứng dụng công nghệthông tin trong Viện Trực tiếp quản lý trang Web của Viện;
- Đầu mối quản lý tài sản, đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc chotoàn bộ các hoạt động của Viện;
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thanh tra thủ trưởng, thi đua khenthưởng, công tác thông tin và tuyên truyền và quan hệ công chúng, công tác lịch
sử truyền thống, trang trí trong các ngày lễ, ngày kỷ niệm;
Trang 10- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác giám sát, đánh giá chất lượng cácsản phẩm dịch vụ của Viện;
- Đầu mối tiếp nhận, chuyển tiếp, đôn đốc thực hiện các công việc trongcông tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương và chế độ chính sách đối vớingười lao động theo quy định;
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn cơ quan, phòng chống cháy
nổ, an toàn vệ sinh lao động trong phạm vi đơn vị theo quy định Đại diện chocác đơn vị trong Viện đảm bảo mối quan hệ với các đơn vị ngoài Viện và với địaphương trong những hoạt động có liên quan theo quy định của pháp luật
3.2 Công tác tài chính, kế toán:
- Trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của Viện, xây dựng kế hoạch
và hoạt động nghiên cứu, đào tạo dịch vụ khác của Viện;
- Trên nghiên cứu chính sách tài chính, thuế, các quy định về công tác kếtoán, thống kê, tài chính của Nhà nước, của Tập đoàn và Học viện để xây dựngcác quy chế chi tiêu nội bộ của Viện và hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác
kế toán, thống kê, tài chính trong Viện;
- Tổ chức kiểm tra, thẩm định, trình Viện trưởng phê duyệt kế hoạch tàichính và dự toán của các đơn vị trực thuộc Viện;
- Tổ chức quản lý, theo dõi các nguồn kinh phí, doanh thu thực hiện; tríchlập và quản lý các quỹ của Viện, phân bố kế hoạch chi tiết để Viện trưởng giaocho các đơn vị;
- Quản lý chi phí, theo dõi sử dụng vốn, kiểm tra tình hình thực hiện kếhoạch thu chi tài chính trong toàn Viện Thanh quyết toán kịp thời, theo đúngchế độ quy định đối với các loại kinh phí được cấp và các nguồn kinh phí kháccủa Viện;
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phíđịnh kỳ và đột xuất;
- Lập báo cáo tài chính quý, sáu tháng và báo cáo quyết toán năm Cungcấp các số liệu, tài liệu kế toán tài chính cho các đơn vị có liên quan theo quy
Trang 11định của Nhà nước;
- Tham gia đàm phán các Hợp đồng kinh tế và các văn bản thỏa thuận cóliên quan đến công tác tài chính trong Viện; Thẩm định các hợp đồng kinh tế vàcác văn bản thỏa thuận có liên quan đến tài chính với các đối tác của Viện trìnhViện trưởng trước khi ký kết theo phân cấp của Giám đốc Học viện và theo quyđịnh, quy chế hiện hành;
3.3 Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức, quản lý các đề tài, chươngtrình nghiên cứu, phát triển sản phẩm dịch vụ của Viện;
3.4 Tổ chức tìm kiếm, thực hiện các hợp dồng dịch vụ, các dự án, theophân cấp của Học viện và quy định hiện hành;
3.5 Nghiên cứu xây dựng các cơ chế liên quan và xây dựng nội quy, quyđịnh quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao Tổ chức thực hiện, giám sát,kiểm tra, tổng kết đánh giá, xử lý vi phạm những nội quy, quy định đã được cấptrên ban hành;
3.6 Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan hoặc khi được viện trưởng giao
4 Phòng tổng hợp có quyền hạn sau:
4.1 Yêu cầu các đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Viện trưởng, các đơn
vị trực thuộc Viện có liên quan phối hợp trong việc thực hiện chức năng, nhiệm
Trang 12CHUƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
Tại Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDITcông tác văn thưđược xem là nội dung quan trọng trong tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan
Để công tác văn thư được đi vào nề nếp lãnh đạo cơ quan đã có sự quan tâm sátsao đến tình hình công tác văn thư của cơ quan
2.1 Hoạt động quản lý
Qua quá trình làm việc thực tế tại cơ quan em được biết Văn thư Việncông nghệ thông tin và truyền thông CDIT được tổ chức theo mô hình tập trung.Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan làm ra và gửi đi (văn bản đi) cũng nhưcác văn bản mà các cơ quan khác gửi đến (văn bản gửi đến) để chỉ đạo cũng nhưthực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư
cơ quan để làm thủ tục đăng ký, đóng dấu rồi mới gửi đi theo thành phần nhậnvăn bản, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu chặt chẽ, không gây mất mát và dễtra cứu khi cần thiết Với tính chất quan trọng trong công việc, văn thư của Việnluôn được Học viện, Ban lãnh đạo Viện quan tâm hàng đầu, được trang bị đầy
đủ các máy móc, trang thiết bị hiện đại để cán bộ văn thư hoàn thành tốt nhiệm
vụ của mình, cũng là hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đáp ứngđược nhu cầu của công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.Cán bộ văn thư luôn thực hiện đúng theo các văn bản của Nhà nuớc quy định vềcông tác văn thư như: Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 04 năm 2004của Chính Phủ về công tác văn thư
Cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ như được trang bị tương đốiđầy đủ các thiết bị cơ bản phục vụ cho công việc như: bàn ghế làm việc, tủ đựngtài liệu,máy điện thoại,máy vi tính, máy fax, máy photocoppy, máy scan; khotàng, trang thiết bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác văn thư là một đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận, quản lý
và phát hành văn bản Viện công nghệ thông tin và truyền thông bố trí 01 cán bộlàm công tác văn thư đã tốt nghiệp Cao đẳng văn thư – lưu trữ
Trang 13Cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn như:Cài đặt sử dụng phần mềm “ quản lý văn bản trên máy tính” vào việc quản lýcác văn bản đi, đến của cơ quan Việc quản lý văn bản bằng máy tính giúp choviệc tra cứu văn bản, tài liệu được nhanh chóng kịp thời chính xác.Ngoài ra còn
để phục vụ cho hoạt động quản lý và công tác chuyên môn
Hàng năm cơ quan có 1 báo cáo tổng kết về văn thư lưu trữ đánh giá mặttiến bộ và hạn chế trong năm
2.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư
- Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Học viện phải thực hiệntheo đúng quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và Họcviện
- Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng văn bản có độ mật:tuyệt mật, tối mật, mật theo đúng quy định Cán bộ, công chức làm công tác vănthư, lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo đúng quyđịnh
Soạn thảo văn bản
1- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc Họcviện giao cho một đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản (sau đây gọi tắt
là đơn vị chủ trì soạn thảo)
Các văn bản gửi đi các nước, các tổ chức, cá nhân người nước ngoài (vănbản đối ngoại), kể cả tài liệu Fax phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Học viện
2- Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính pháp lý, nộidung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật, đối tượng nhậnvăn bản; chủ động tham vấn ý kiến các đơn vị có liên quan trong Học viện hoặcbáo cáo đề xuất Giám đốc Học viện cho phép tham vấn ý kiến của các đơn vị, cánhân liên quan ở ngoài Học viện; nghiên cứu tiếp thu các ý kiến nếu có, tổnghợp hoàn chỉnh bản thảo
Khi hoàn thành bản thảo, cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vịchủ trì soạn thảo ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản sau dấu / Đối
Trang 14với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Trình duyệt bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1- Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị chủ trì soạn thảo phải có Tờ trình xử lýcông việc kèm theo hồ sơ các văn bản, tài liệu liên quan Hồ sơ trình duyệt gồmcó:
- Tờ trình xử lý công việc do Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình đíchdanh Giám đốc Học viện hoặc Người có thẩm quyền cao nhất giải quyết côngviệc
Tờ trình có các nội dung: căn cứ để trình và tóm tắt nội dung trình, ý kiếncủa các đơn vị liên quan nếu có (gồm cả ý kiến khác nhau về vấn đề trình), ýkiến đề xuất của đơn vị chủ trì soạn thảo kèm theo Dự thảo văn bản trình duyệt(nếu có)
- Văn bản hành chính hoặc quy phạm pháp luật được sử dụng làm căn cứtrình
- Ý kiến của các đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có)
- Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có)
- Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan
2- Hồ sơ trình duyệt được chuyển cho Phòng Tổng hợp Học viện để kiểmtra về thể thức văn bản, thẩm quyền ký, tham mưu về nội dung nếu cần và kýnháy ở cuối dòng “Nơi nhận” trước khi trình Người có thẩm quyền ký duyệt,ban hành văn bản Khi giao nhận phải vào sổ để theo dõi
Trường hợp cần thiết, Giám đốc Học viện yêu cầu Trưởng đơn vị chủ trìsoạn thảo trình trực tiếp để duyệt Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức,thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành văn bản
3- Bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhânchủ trì soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyếtđịnh
Trang 15- Khi đánh máy, nhân bản phải giữ bí mật nội dung văn bản theo quy địnhpháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và của Học viện, đảm bảo không được để lộthông tin trong bất cứ trường hợp nào cho những người không có trách nhiệmbiết.
2- Văn thư nhân bản đúng số lượng tại “Nơi nhận” hoặc nếu gửi đếnnhiều nơi nhận mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị chủ trìsoạn thảo bổ sung phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư
Việc nhân bản văn bản mật do Lãnh đạo Phòng Tổng hợp hoặc Trưởngđơn vị quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhànước
3- Thời gian phát hành không quá 02 giờ làm việc nếu văn bản đủ điềukiện phát hành Trường hợp văn bản có độ khẩn hoặc có ý kiến chỉ đạo pháthành gấp của Lãnh đạo Học viện, Lãnh đạo Phòng Tổng hợp thì Văn thư phảiphát hành ngay
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1- Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo kiểm tra và chịu trách nhiệm về tínhpháp lý, nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật,đối tượng nhận văn bản và ký nháy trước khi trình Người có thẩm quyền kýduyệt, ban hành
2- Phòng Tổng hợp Học viện có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy địnhtại Điểm 2 Điều 9 của Quy chế