MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 B. PHẦN NỘI DUNG 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 1 SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ 1 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1 1. Đặc điểm tình hình chung. 1 2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì 1 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND huyện Thanh Trì. 2 2.1 Chức năng 2 2.2 Nhiệm vụ 2 2.3 Quyền hạn. 3 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì 5 III. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì. 5 3.1. Chức năng. 5 3.2. Nhiệm vụ. 5 33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7 IV. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 7 4.1.Về tổ chức công tác văn thư. 7 4.2.Về cán bộ làm công tác văn thư 7 V. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư 8 5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư. 8 5. 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ. 10 1.Hoạt động quản lý của Viện kiểm sát Thanh Trì. 10 2. Quy trình soạn thảo văn bản. 12 3.Công tác quản lý văn bản đi. 15 3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 18 4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 20 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ THỰC TẬP TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 23 1.Nhận xét đánh giá chung. 23 2. Ưu điểm. 24 3. Nhược điểm. 24 4. Đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư và chuyên môn nghiệp vụ. 25 KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC 30
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
LỜI CẢM ƠN 3
B PHẦN NỘI DUNG 1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 1
SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ 1
I./ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1
1 Đặc điểm tình hình chung 1
2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì 1
II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND huyện Thanh Trì 2
2.1 Chức năng 2
2.2 Nhiệm vụ 2
2.3 Quyền hạn 3
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì 5
III Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì 5
3.1 Chức năng 5
3.2 Nhiệm vụ 5
33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7
IV Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 7
4.1.Về tổ chức công tác văn thư 7
4.2.Về cán bộ làm công tác văn thư 7
V Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư 8
5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư 8
5 2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư 8
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10
Trang 21.Hoạt động quản lý của Viện kiểm sát Thanh Trì 10
2 Quy trình soạn thảo văn bản 12
3.Công tác quản lý văn bản đi 15
3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 18
4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20
5 Công tác lập hồ sơ hiện hành 20
CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ THỰC TẬP TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 23
1.Nhận xét đánh giá chung 23
2 Ưu điểm 24
3 Nhược điểm 24
4 Đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư và chuyên môn nghiệp vụ 25
KẾT LUẬN 29
PHỤ LỤC 30
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc ngày càng toàn diện của đất nước, đặc biệt là trongnhững năm gần đây với yêu cầu nền cải cách nền hành chính Quốc gia và sựphát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, công tác Văn phòng đang cónhững bước phát triển và thay đổi đáng kể Đã dần khẳng định được vị trí khôngthể thể thiếu được trong tất cả các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế-chính trị -xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, công tác văn thư là một trong nhữngkhâu nghiệp vụ quan trọng trong các công việc về quản lý văn bản , giấy tờ ởmỗi cơ quan Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quanĐảng, Nhà nước và các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trangnhân dân
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý Nhànước nói chung và của các cơ quan nói riêng
Trong một cơ quan văn phòng là đầu mối tiếp nhận thông tin, chuyển giaothông tin, vì vậy Công tác văn thư là không thể thiếu và là nội dung quan trọngtrong văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đượcxem là một hoạt động chính, phục vụ công tác quản lý, điều hành của cơ quan,
tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước
Thực tế trong những năm qua, công tác văn thư đã góp phần tích cực đápứng yêu cầu quản lý nhà nước Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ đã ban hànhcác văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư ngày càng chặtchẽ và đi vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm so với trước đây Tuynhiên, vẫn còn nhiều những hạn chế trong việc quản lý văn bản và những khuyếtđiểm về nội dung và thể thức các văn bản hành chính
Là một sinh viên, vinh dự được học tập dưới mái trường Đại học Nội vụ
Hà Nội với chuyên nghành văn thư lưu trữ em càng hiểu rõ được vai trò của
Trang 4công tác văn thư là công tác chuyên môn không thể thiếu được trong bọ máy các
cơ quan Đó là nơi tiếp nhận và xử lý thông tin chỉ đạo, là bộ máy giúp việc choThủ trưởng cơ quan trong việc điều hành, lãnh đạo
Để đáp ứng được yêu cầu thực tế về chuyên môn thì người cán bộ văn thưphải luôn không ngừng học hỏi cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế.Chính vì vậy trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tậptốt nghiệp ở các cơ quan, xí nghiệp… nhằm nâng cao nghiệp vụ sau này khi ratrường công tác và đó cũng chính là dịp để sinh viên tập dượt, rèn luyện đạođức, tác phong nghề nghiệp của cán bộ Văn thư - lưu trữ trong tương lai
Được sự đồng ý tiếp nhận của Viện Kiểm sát Nhân dân huyện Thanh Trì,
em đã đến thực tập tại Văn phòng của Viện Kiểm sát Nhân dân huyện Thanh Trì
từ ngày 2/3 đến ngày 28/8 năm 2015, để tìm hiểu về Công tác văn thư củanghành kiểm sát, cũng như giúp em học hỏi được kinh nghiệm từ Viện vềnghành em đang theo học.Trong quá trình thực tế và đối chiếu với lý luận đãđược học em đã thu nhận được những kiến thức thực tế và rút ra bài học kinhngiệm bổ ích phục vụ cho công tác sau này Những kiến thức thu nhận được quađợt thực tập vừa rồi em xin được trình bày trong bản báo cáo thực tập này
Trang 5LỜI CẢM ƠN
Qua nghành học Công tác văn thư tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội em
đã nhận thức được tầm quan trọng của nghành mình đang được học Tuy thờigian kiến tập bộ môn công tác văn thư không phải là dài nhưng với sự tận tìnhtruyền đạt kiến thức, kinh nghiệm nghành nghề lâu năm của các anh chị,các cán
bộ tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì em luôn cố gắng trau dồi, họchỏi những kiến thức cơ bản để phục vụ cho công việc sau này
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới các thầy cô Khoa văn thư lưu trữ củatrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện tổ chức khóa thực tập cho chúng
em được đi cọ sát với thực tế về nghành mà chúng em đang theo học, để chúng
em có thể trang bị kiến thức cho chính mình
Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn tới các đồng chí lãnh đạo Viện, các đồngchí cán bộ cùng các anh, chị trong bộ phận Văn phòng cơ quan, nơi em thực tập,
đã giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này Xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ vănthư của Viện, người đã theo sát em và hướng dẫn em về các khâu nghiệp vụ củacông tác văn thư tại Viện, giúp em hiểu rõ được các khâu nghiệp vụ quan trọngtrong công tác Văn thư lưu trữ, giúp em làm quen với công việc và bổ sung thêmkiến thức đã được học ở trường Học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong thực tế
để phục vụ cho công việc chuyên môn sau này
Báo cáo thực tập cuối khóa là kết quả của việc áp dụng lý thuyết vào thực
tế, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng em không tránh khỏi những hạn chế vàthiếu sót Vậy em kính mong Qúy cơ quan và các thầy cô chỉ bảo, góp ý, nhậnxét để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 06 tháng 06 năm 2014
Người thực hiện
Nguyễn Thị Vân Anh
Trang 6B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
HUYỆN THANH TRÌ
SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ
I./ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
1 Đặc điểm tình hình chung.
Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì được lập trụ sở tại Ngõ 405,Ngọc Hồi, Thị trấn Văn Điển, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội Với tổngdiện tích 1.540m2, được thiết kế 4 tầng, có 16 phòng làm việc Tổng số cán bộ,kiểm sát viên là 35 đồng chí, trong đó có 3 đồng chí trong Ban lãnh đạo, kiểmsát viên: 16 đồng chí, cán bộ : 6 đồng chí và 5 đồng chí thuộc bộ phận Vănphòng
Là một trong những Viện được Viện kiểm sát nhân dân tối cao đánh giá làhuyện có chính trị ổn định, tình hình tội phạm ít nghiêm trọng Tập thể lãnh đạo,kiểm sát viên, cán bộ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Hằng năm đơn vịđược cấp trên bình chọn là đơn vị dẫn đầu khối, và đạt được nhiều thành tíchtrong công tác nghiệp vụ Cán bộ, kiểm sát viên luôn đạt danh hiệu chiến sĩ thiđua cấp cơ sở, 100% cán bộ, kiểm sát viên đạt danh hiệu lao động tiên tiến
2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì
Ngày 26/7/1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Lệnh công bố Luật tổ chứcViện kiểm sát nhân dân, đánh dấu sự ra đời của hệ thống Viện kiểm sát nhândân, hệ thống bộ máy Nhà nước xã hội chủ nghĩa ở nước ta Nhờ sự lãnh đạosáng suốt của Đảng, sự giám sát thường xuyên của Quốc hội, sự phối hợp chặtchẽ của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức Trung ương và địa phương, sự đồngtình ủng hộ của nhân dân 53 năm qua, Viện kiểm sát đã không nghừng phấnđấu và trưởng thành trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, góp phần giữvững an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, phục vụ và phát triển kinh tế - xãhội và đảm bảo các quyền dân chủ của nhân dân, góp phần tích cực vào sự
Trang 7nghiệp bảo vệ và xây dựng chủ nghĩa xã hội, vào thắng lợi của cuộc kháng chiếnchống Mỹ cứu nước, giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước và vào thắnglợi của sự ngiệp đổi mới của Đảng, Nhà nước và nhân dân ta
II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND huyện Thanh Trì.
2.1 Chức năng
Viện kiển sát nhân dân huyện Thanh Trì thực hiện chức năng thực hànhquyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp theo quy định của hiến pháp vàpháp luật, đảm bảo cho pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất
2.2 Nhiệm vụ
Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ góp phần bảo vệ pháp chế xã hội chủnghĩa, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa và quyền làm chủ của nhân dân, bảo vệ tàisản của Nhà nước, của tập thể, bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản, tự do, danh
dự và nhân phẩm của công dân, bảo đảm để mọi hành vi xâm phạm lợi ích củaNhà nước, của tập thể, quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân đều phải được sử
Điêu tra một số loại xâm phạm hoạt động tư pháp mà người phạm tội làcán bộ thuộc các cơ quan tư pháp;
Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việcxét xử các vụ án hình sự;
Kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, hànhchính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật;
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc thi hành bản án, quyết địnhcủa toàn án nhân dân;
Trang 8Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc tạm giữ, tạm giam, quản lí vàgiáo dục người chấp hành án phạt tù
2.3 Quyền hạn.
Trong giai đoạn kiển sát điều tra Viện kiểm sát có những quyền hạn sau:
Khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can, yêu cầu cơ quan điều tra khởi tốhoặc thay đổi quyết định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can
Đề ra yêu cầu điều tra và cơ quan điều tra tiến hành điều tra, trực tiếp tiếnhành một số hoạt động điều tra theo quy định của pháp luật, nếu hành vi củaĐiều tra viên có dấu hiệu tội phạm thì khởi tố về hình sự
Quyết định áp dụng thay đổi, hủy bỏ biện pháp bắt, tạm giữ, tạm giam vàcác biện pháp ngăn chặn khác, phê chuẩn, không phê chuẩn các quyết định của
cơ quan điều tra theo quy định của pháp luật
Hủy bỏ các quyết định trái pháp luật của cơ quan điều tra
Quyết định việc truy tố bị can, quyết định đình chỉ hoặc tạm đình chỉ,đình chỉ hoặc tạm đình chỉ vụ án
Khi thực hiện công tác kiểm sát điều tra, viện kiểm sát nhân dân có nhiện
vụ và quyền hạn sau đây:
Kiểm sát việc khởi tố, kiểm sát các hoạt động điều tra và việc lập hồ sơ vụ
án của cơ quan điều tra
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật của những người tham gia tố tụng
Giải quyết các tranh chấp về thẩm quyền điều tra theo quy định của phápluật
Yêu cầu cơ quan điều tra khắc phục các vi phạm pháp luật trong hoạtđộng điều tra, yêu cầu Thủ trưởng cơ quan điều tra sử lí nghiêm minh điều traviên đã vi phạm pháp luật trong khi tiến hành điều tra
Kiến nghị với cơ quan, tổ chức và đơn vị hữu quan áp dụng các biện phápphòng ngừa tội phạm và vi phạm pháp luật
Viện trưởng, Phó viện trưởng, Kiểm sát viên phải nghiêm chỉnh thực hiệnnhững quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về những hành vi, quyết định
Trang 9của mình trong việc khởi tố, bắt, giam, giữ, truy tố và các quyết định khác theoquy định của pháp luật.
Cơ quan điều tra, các cơ quan, tổ chức, đơn vị vũ trang nhân dân và cánhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định và yêucầu của Viện KSND theo quy định của pháp luật
Trong giai đoạn xét xử các vụ án Vện kiểm sát có những quyền sau:
Viện kiểm sát nhân dân có trách nhiệm thực hành quyền công tố bảo đảmviệc truy tố đúng người, đúng tội, đúng pháp luật, không để lọt tội phạm vàngười phạm tội, kiểm sát việc xét xử các vụ án hình sự, nhằm đảm bảo việc xét
xử đúng pháp luật, nghiêm minh, kịp thời
Khi thực hành quyền công tố trong giai đoạn xét xử các vụa án hình sự, viện kiểm sát nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây :
Đọc cáo trạng, quyết định của Viện kiểm sát nhân dân liên quan đến việcgiải quyết vụ án tại phiên tòa
Thực hiện việc luân tội đối với bị cáo tại phiên tòa sơ thẩm, tranh luận vớingười bào chữa và những người tham gia tố tụng khác tại phiên tòa sơ thẩm,phúc thẩm
Phát biểu quan điểm của Viện kiểnm sát nhân dân tại phiên tòa giám đốcthẩm, tái thẩm
Khi thực hiện công tác kiểm sát xét xử các vụ án hình sự, Viện kiểm sát nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây :
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong hoạt động xét xử của toà án nhândân
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật của những người tham gia tố tụng
Kiểm sát các bản án và quyết định của Tòa án nhân dân theo quy định củapháp luật
Yêu cầu Toà án nhân dân cùng cấp chuyển hồ sơ những vụ án hình sự đểxem xét, quyết định việc kháng nghị
Khi thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử các vụ án hình sự, Viện
Trang 10kiểm sát nhân dân có quyền kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm, gián đốc thẩm,tái thẩm các bản án, quyết định của Tòa án nhân dân theo quy định của phápluật, kiến nghị với tòa án nhân dân cùng cấp và cấp dưới khắc phục vi phạm trngviệc xét xử, kiến nghị với cơ quan, tổ chức, đơn vị hữu quan áp dụng các biệnpháp phòng ngừa tội phạm và vi phạm pháp luật, nếu có dấu hiệu tội phạm thìkhởi tố về hình sự.
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì
III Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì.
3.1 Chức năng.
Tham mưu cho lãnh đạo Viện về công việc có liên quan đến văn phòng,thu thập xử lý thông tin, tiếp nhận, tổ chức, quản lý văn bản đi, văn bản đến, lưutrữ, bảo quản hồ sơ nghiệp vụ theo hướng dẫn của cấp trên Quản lý tài sản của
cơ quan, mua bán văn phòng phẩm, tổ chức các sự kiện của nghành, tổ chứcquản lý con dấu, đảm bảo tránh bị thất lạc
Trang 11hành, quản lý cho Viện.
- Tư vấn văn bản cho Thủ trưởng cơ quan và chịu trách nhiệm về tínhpháp lý cũng như kỹ thuật ban hành đối với văn bản của cơ quan mình
- Giúp lãnh đạo Viện quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ Tổ chứctiếp nhận văn bản đến, trình, chuyển giao, theo dõi, đôn đốc việc chuyển giaovăn bản đến, quản lý và xử lý văn bản đi của Viện kiểm sát Đảm bảo hoạt độngcủa công tác văn thư theo quy định bảo mật của Nhà nước và của Viện kiểm sátNhân dân tối cao
- Giúp lãnh đạo Viện quản lý, chỉ đạo, điều hành về công tác quản trị hậucần
- Tổ chức quản lý việc đánh máy, in sao văn bản, tài liệu của Viện kiểmsát, sao lục các văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện gửi các đơn vị có liênquan
- Quản lý tài sản và đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phươngtiện làm việc Quản lý và sử dịnh con dấu của cơ quan theo đúng quy trìnhnghiệp vụ và những quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát
- Lập kế hoạch tài chính dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, hàng thángphân bổ kinh phí, cân đối thu chi, làm báo cáo tài chính Thống nhất quản lýviệc xây dựng và sử dụng các biểu mẫu, sổ sách, giấy tờ về quản lý hành chínhcủa Viện Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc lập dự toán kinh phí để in
ấn và cấp phát biểu mẫu, sổ sách, giấy tờ về quản lý hành chính
- Theo dõi việc cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường và công lệnh cho cán
bộ, công chức của cơ quan đi công tác, đóng dấu xác nhận thời gian lưu trú chocán bộ trong nghành và các nghành khác đến quan hệ công tác với Viện
- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo hành bảo trì, lắp đặt các trangthiết bị cho cơ quan
- Phối hợp với các đơn vị liên quan phục vụ tổ chức và thực hiện các hộinghị do lãnh đạo Viện tổ chức, chịu trách nhiệm về việc trang trí, lễ nghi các hộnghị ; lễ nghi, khánh tiết trong các ngày lễ lớn, dự kiến thành phần đoàn cán bộ
Trang 12của Viện dự lễ viếng, lễ tang thuộc các đối tượng theo quy định, công tác bảo vệtrật tự, an toàn của cơ quan phục vụ sự kiện hội họp, lễ tân, lễ nghi.
- Giup Viện trưởng quản lý nội vụ, trật tự, đôn đốc các đơn vị trực thuộc
và cán bộ công chức trong cơ quan thực hiện các nội quy, quy định về việc quản
lý, sử dụng trụ sở làm việc của Viện
33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bao gồm : - Phó Viện trưởng phụ trách văn phòng
- Bộ phận kế toán- tài vụ
- Bộ phận văn thư
- Bộ phận lưu trữ
- Bộ phận bảo vệ, lao công
IV Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
4.1.Về tổ chức công tác văn thư.
-Tại Viện kiểm sát huyện Thanh Trì hình tổ chức công tác văn thư được
tổ chức theo nguyên tắc tập chung, các văn bản đi, đến hay nội bộ đều được tậpchung sử lý tại phòng văn thư, do cán bộ văn thư đảm nhiệm
Văn phòng Văn thư của Viện có chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau
- Tiếp nhận và quản lý văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngàytháng
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Quản lý, bảo quản sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản,làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức của cơquan, đơn vị;
- Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, kýban hành văn bản;
Trang 13- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ văn thư.
4.2.Về cán bộ làm công tác văn thư
- Cán bộ văn thư chuyên trách có nghiệp vụ công tác văn thư tốt
- Có phẩm chất đạo đức, tác phong nghề nghiệp cao
- Cán bộ văn thư Viện có trình độ hiểu biết pháp luật
- Cán bộ văn thư được xếp nghạch văn thư và hưởng phụ cấp theo nghànhkiểm sát quy định
V Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư.
- Viện kiểm sát Thanh Trì có các quyết định phân công công tác tại đơn vịquy định Cán bộ làm công tác văn thư
- Do đồng chí Viện trưởng ký duyệt và ban hành Cán bộ làm văn thư phảithực hiện công việc theo quyết định ban hành về các khâu nghiệp vụ như : quản
lý con dấu, tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, chuyển văn bản đi, vào sổ đóngdấu…
+ Những văn bản đã tham mưu cho Lãnh đạo về công tác văn thư là:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTNN-NVTW ngày 06 tháng 05 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày;
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của CụcVăn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến
5 2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
- Cán bộ văn thư của Viện đã thực hiện tốt các công việc của mình theocác văn bản chỉ đạo từ trên
- Khi tiếp nhận văn bản đến: cán bộvăn thư xử lý ngay cho Lãnh đạo,chuyển cho các bộ phận chuyên môn có liên quan để biết và thực hiện
- Văn bản đi: đều được làm theo trình tự đã chỉ đạo Các văn bản trước
Trang 14khi ban hành đều được trình Lãnh đạo ký sau đó kiểm tra thể thức trình bày,đăng kí vào sổ và lấy số vào văn bản.
- Lãnh đạo viện phụ trách văn phòng có những quy định cụ thể đối vớicán bộ văn thư khi soạn thảo và ban hành văn bản.Văn bản phải rõ rang, đúngnội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ trướckhi trình lãnh đạo ký
- Việc ban hành văn bản : Văn bản trước khi được ban hành phải có chữ
ký tươi, đóng dấu đỏ của đơn vị, sau đó chuyển bộ phận văn thư kiểm tra lại thểthức, kĩ thuật trình bày, nếu cán bộ soạn thảo văn bản trình bày chưa đúng theohướng dẫn thì cán bộ văn thư chuyển yêu cầu trình bày theo đúng hướng dẫn.Văn bản bản ban hành phải gửi đến đúng nơi người nhận, 01 bản giữ lại tại vănthư của cơ quan
Trang 15CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.Hoạt động quản lý của Viện kiểm sát Thanh Trì.
- Quy trình chung cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhànước gồm các bước :
a Xác định mục đích ban hành văn bản
- Đây là bước quan trọng nhất của toàn bộ quá trình xây dựng và ban hànhvăn bản Việc xác định chính xác mục đích ban hành văn bản là chỗ dựa cho cácbước tiếp theo của quá trình soạn thảo văn bản như : xác định tên loại, thu thập
+ Văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Giơí hạn của văn bản đến đâu?
b Xác định tên loại (thể loại văn bản )
- Xác định tên, thể loại văn bản là việc căn cứ vào mục đích, tính chất,mức độ giải quyết công việc và chức năng của từng thể loại văn bản trong hệthống văn bản quản lý nhà nước để lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mụcđích và nội dung ban hành
- Việc xác định không chính xác thể loại văn bản có thể dẫn tới hạn chếtrong quá trình giải quyết công việc
- Mỗi thể loại văn bản có đặc điểm, chức năng khác nhau Vì vậy, chúng
có vai trò giải quyết công việc khác nhau
c Thu thập và xử lý thông tin.
- Thu thập thông tin là việc sưu tầm những thông tin có liên quan đến mụcđích của việc ban hành văn bản phục vụ việc soạn thảo chính xác nội dung củavăn bản
- Xử lý thông tin là việc phân loại thông tin phục vụ cho việc soạn thảo
Trang 16văn bản Thông tin có thể phân thành 2 loại :
- Thông tin chính thức
- Thông tin phụ
d Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản.
- Đề cương văn bản được xây dựng thành các phần, mục, trên cơ sở mụcđích ban hành văn bản
- Trong thực tế các văn bản không nhất thiết đều phải xây dụng đề cươngthành các phần, các mục
- Sau khi xây dựng xong đề cương văn bản cầ kiểm tra tổng thể đề cương
đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản hay chưa
- Viết dự thảo văn bản được xây dựng trên cơ sở đề cương Sauk hi xâydựng dự thảo cần kiểm tra lại các mặt xem đã phù hợp với mục đích ban hànhhay chưa Kiểm tra tính cân đối cua dự thảo, kiểm tra chính ta, văn phong
e Kiểm tra và phát hành văn bản
- Sửa bản thảo nhân bản
Nhân bản, đăng ký trước rồi mới đóng dấu
+ Quy định về công tác soạn thảo văn bản của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì.
- Văn bản được soạn thảo của văn phòng đã tuân thủ theo các bước của
quy trình xây dựng và ban hành văn bản Bên cạnh đó, do yêu cầu của côngviệc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước khôngđược tiến hành hoàn chỉnh Điều này cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng củavăn bản được soạn thảo Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo, dự thảo vănbản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng
Trang 17chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đong góp để chỉnh sửa lại
dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo vàban hành văn bản Công tác tự kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của các
bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửađổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệquả là đã làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện tổ chức văn bản
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản : lỗi sai chủ yếu là về thể thứccủa văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận, kỹ thuật trình bàyvăn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kểu chữ và định lề văn bản…Có nhiềuvăn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của văn phòng chủ yếu là vìchưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiệntheo quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Thông tư55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 Đồng thời, văn phòng cần tiếntới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lí của mình
2 Quy trình soạn thảo văn bản.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác, Văn phòng Viện đã thammưu cho Lãnh đạo Viện ban hành nhiều Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Côngvăn… Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của luậtpháp hiện hành
- Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của văn phòng Viện
đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/04/2004của Chính phủ về công tác văn thư Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy địnhvào trong hoạt
động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòngViện bao gồm các bước sau:
- Bước1: Chuẩn bị soạn thảo.
Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phảixác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin
Trang 18quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
- Bước 2: Soạn thảo văn bản.
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liêntịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có đềxuất với người lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn phòng – thống kê việc tham khảo ýkiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu đểhoàn chỉnh bản thảo
- Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền ( người ký văn bản ) duyệt Trường hợp
có sửa chữa , bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệtxem xét, quyết định
- Bước 4: Đánh máy, nhân bản.
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đùng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “nơi nhận” văn bản, người đánhmáy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúngthời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan Trong trường hợp phát hiện cólỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt vănbản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh
- Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mìnhsoạn thảo
Cán bộ văn phòng là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra côngtác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủtục ban hành văn bản
- Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người đứng đầu cơ quan ( người đãduyệt bản thảo )