MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG: 3 PHẦN I. GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ 3 VIỆT TRÌ 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Thành phố Việt Trì 4 1. Chức năng 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.1. Trong lĩnh vực kinh tế: 4 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai: 4 2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: 5 2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 5 2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: 5 2.6. Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao: 5 2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường: 6 2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội: 6 2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: 6 2.10. Trong việc thi hành pháp luật: 6 2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: 7 3. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dânThành phố Việt trì: 7 4. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dânThành phố Việt trì: 7 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Uỷ ban nhân dân Thành phố Việt trì : 7 1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 7 1.1. Về tổ chức công tác văn thư 7 1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 8 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị phụ trách công tác văn thư: 9 PHẦN II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ: 10 I. Hoạt động quản lý: 10 1. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 10 II. Hoạt động nghiệp vụ: 23 1. Khảo sát về công tác văn thư: 23 1.1. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư: 23 1.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản: 23 1.1.2. Quản lý văn bản đến: 23 1.1.3. Quản lý văn bản đi: 24 1.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu: 25 1.1.5. Lập và quản lý hồ sơ: 26 PHẦN III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ VÀ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: 28 1. Báo cáo, tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập: 28 2. Nhận xét, đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của UBND Thành phố: 28 2.1.Nhận xét: 28 2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư: 29 2.3. Một số khuyến nghị: 30 C. PHẦN KẾT LUẬN: 31 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG: PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ .3 VIỆT TRÌ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Thành phố Việt Trì Chức Nhiệm vụ, quyền hạn .4 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai: .4 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: 2.6 Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: .5 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: 2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: 2.10 Trong việc thi hành pháp luật: 2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: Nguyên tắc làm việc Ủy ban nhân dânThành phố Việt trì: .7 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dânThành phố Việt trì: II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Uỷ ban nhân dân Thành phố Việt trì : Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Về tổ chức công tác văn thư 1.2 Về cán làm công tác văn thư 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị phụ trách công tác văn thư:9 PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ: .10 I Hoạt động quản lý: 10 Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 10 II Hoạt động nghiệp vụ: 23 Khảo sát công tác văn thư: 23 1.1 Tình hình thực nội dung công tác văn thư: 23 1.1.1.Công tác xây dựng ban hành văn bản: 23 1.1.2 Quản lý văn đến: .23 1.1.3 Quản lý văn đi: 24 1.1.4 Quản lý sử dụng dấu: 25 1.1.5 Lập quản lý hồ sơ: 26 PHẦN III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ VÀ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: 28 1.Báo cáo, tóm tắt công việc làm thời gian thực tập: .28 2.Nhận xét, đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND Thành phố: 28 2.1.Nhận xét: .28 2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư: 29 2.3 Một số khuyến nghị: 30 C PHẦN KẾT LUẬN: 31 PHỤ LỤC 32 PHỤ LỤC Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Hòa chung nhịp đập với cách mạng khoa học công nghệ thông tin phát triển kinh tế - trị, văn hóa- xã hội thời kì hội nhập đất nước quan niệm cách nhìn nhận xã hội “Văn thư lưu trữ” có thay đổi Giờ “Văn thư lưu trữ" ví sợi dây gắn kết thiếu quan, tổ chức, doanh nghiêp Hiện bất kỳ quan, tổ chức, doanh nghiêp cũng muốn sơ hữu “Cán văn thư” tài năng, nhiệt tình, động, sáng tạo Mặc du đòi hỏi chuyên môn đặc thu ngành y khoa, luật, điện tử để thành công trơ thành cán văn thư tài ba bạn phải kết hợp kỹ như: kỹ kỹ thuật, kỹ tư duy, kỹ truyền thông Từ nhu cầu thực tế ngành “Văn thư lưu trữ” vươn lên tự khẳng định ngành đầy triển vọng chú ý đào tạo nhiều trường Đại học, Cao đẳng nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp đào tạo trình độ Đại hoc, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp chuyên ngành: Văn thư - lưu trữ, Quản trị nhân lực, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng…nhằm cung cấp nguồn nhân lực cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Em cảm thấy may mắn tự hào sinh viên học tập mái trường truyền thống Để đáp ứng yêu cầu chất lượng sinh viên, việc dạy học nhà trường tổ chức cho sinh viên tham gia thực tập Đây coi bước đánh dấu cho phát triển nhận thức, bước tập rượt rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho cán văn thư lưu trữ tương lai Là sinh viên năm cuối chuyên ngành Văn thư lưu trữ(khóa 2012- 2015) giới thiệu nhà trường, hướng dẫn chuyên môn thầy cô giáo khoa cung đồng ý Ủy ban Nhân dân Thành phố Việt Trì em hoàn thành thời gian thực tập theo kế hoạch nhà trường (Từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015) Trong thời gian thực tập em cố gắng học hỏi kinh nghiệm cũng rèn Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luyện kỹ nghiệp vụ Văn thư, xây dựng cho phong cách cán văn thư tương lai Em xin chân thành cảm ơn Ủy ban nhân dân Thành phố Việt Trì tiếp nhận, tạo điều kiện bảo cho em suốt trình để em hoàn thành đợt thực tập cách tốt Và chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình, chu đáo thầy, cô giáo giúp em hoàn thành xuất sắc báo cáo Mặc du có nỗ lực, cố gắng song báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận cảm thông, đóng góp ý kiến thầy cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Việt Trì, ngày 16 tháng năm 2015 Sinh viên Đào Thị Thương Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG: PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ UBND Thành phố Việt Trì Chính phủ xác định Trung tâm hành - trị quốc gia, nơi tập trung quan lãnh đạo cao Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ Qua gần 50 năm đổi mới, Đảng Thành phố Việt Trì dành quân tâm đến việc củng cố nâng cao chất lượng hoạt động quyền từ Thành phố đến sơ Từ chỗ cấu kinh tế yếu kém, sản xuất gặp nhiều khó khăn, đời sống người dân bấp bênh, Thành phố tập trung đạo tìm hướng thích hợp với tinh thần: “Đổi nhanh chóng, ổn định tình hình, hiệu kinh tế - xã hội cao hơn” Trong lĩnh vực kinh tế: Bằng giải pháp cụ thể thúc đẩy kinh tế phát triển,cơ cấu hợp lý, thu hút nhiều lao động, nộp ngân sách Nhà nước tăng bình quân hàng năm 12,95%, tăng trương năm từ 2000 - 2004 20%/năm; tổng giá trị năm đạt 7.283.350 triệu đồng Trong lĩnh vực văn hóa, xã hội: nhiều hoạt động đạt chất lượng cao,Việt Trì Thành phố đầu tiên nước đạt phổ cập giáo dục Tiểu học Trung học sơ, xóa xong lớp học ca 3, phòng học cấp Đến 53 sơ GDĐT thuộc Thành phố, 15 đơn vị thuộc sơ, ngành với 100% đội ngũ cán giáo viên đạt vượt chuẩn Trong hoạt động Văn hóa-Thể dục Thể thao: sôi động hiệu làm tốt chức tuyên truyền cổ động, phục vụ ngày lễ lớn Nhân dân thực tốt vận động toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa Song song với việc phát triển kinh tế xã hội, Thành phố tập trung phát triển đô thị quản lý xây dựng nếp sống văn hóa, kỷ cương, giữ gìn đô thị sáng - xanh - - đẹp, xứng đáng với vị trí trung tâm hành - trị Quốc gia Từ tiếp tục phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ giai đoạn nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Thành phố Việt Trì Chức Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi, bổ sung năm 2002, Uỷ ban Nhân dân ( viết tắt UBND) Thành phố Việt Trì quan chấp hành Hội đồng nhân dân viết tắt ( HĐND) Thành phố đồng thời quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cung cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cung cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sơ Theo quy định Luật tổ chức Hội đông nhân dân Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003, Ủy ban nhân dân quận có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: Nhiệm vụ, quyền hạn 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng Nhân dân Thành phố thông qua để trình Uỷ ban Nhân dân Tỉnh phê duyệt; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; Tổ chức thực ngân sách địa phương; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội phường, 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai: Xây dựng chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa bàn quận; Chỉ đạo Uỷ ban Nhân dân phường, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân phường; Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Tham gia với Uỷ ban nhân dân Tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn Thành phố; Xây dựng phát triển sơ công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ phường; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dung xuất khẩu; phát triển sơ chế biến nông, lâm sơ công nghiệp khác 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng phường, điểm dân cư địa bàn Thành phố; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sơ theo phân cấp; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân Tỉnh 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 2.6 Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế địa bàn Thành phố tổ chức thực hiện: Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sơ, trường dạy nghề; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn quận; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; 2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật 2.10 Trong việc thi hành pháp luật: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật; Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân phường thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước; Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; 2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; Nguyên tắc làm việc Ủy ban nhân dânThành phố Việt trì: Ủy ban nhân dân Thành phố Việt Trì làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, vừa bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo Ủy ban nhân dân, vừa đề cao trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên Ủy ban nhân dân Thành phố Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dânThành phố Việt trì: (Xem phụ lục số 01) II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Uỷ ban nhân dân Thành phố Việt trì : Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư 1.1 Về tổ chức công tác văn thư Phòng văn thư bố trí tầng 1, gần lối vào thuận tiện cho việc giao tiếp, nhận tài liệu, giấy tờ từ bên chuyển đến đồng thời cũng thuận lợi cho cá nhân, đơn vị Uỷ ban đến làm thủ tục đăng ký văn đóng dấu, kiếm tìm tài liệu Phòng văn thư bố trí độc lập với phòng lưu trữ phòng ban chuyên môn khác nhằn đảm bảo giải công việc thống nhất, không thông qua phận trung gian, không ồn ào, tài liệu bảo vệ an toàn tuyệt đối, nâng cao hiệu làm việc cán văn thư Phòng văn thư Uỷ ban trực thuộc khối văn phòng, chịu đạo trực tiếp Chánh văn phòng phó Chánh văn phòng Là quan thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh Phú Thọ hàng ngày nhận Uỷ ban nhiều văn , giấy tờ từ bên gửi tới văn Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo Uỷ ban nhân dân Tỉnh Phú Thọ đồng thời cũng phát hành số văn Căn vào khối lượng công việc Uỷ ban tổ chức văn thư theo hình thức tập trung Tất văn đến, văn đi, đóng dấu, lập hồ sơ lưu tài liệu tập trung phận văn thư Tổ chức văn thư tập trung hình thức sử dụng phổ biến Hình thức tổ chức văn thư tập trung góp phần làm giảm bớt chi phí cho việc thực công tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo thống đạo tổ chức nghiệp vụ Tổ chức văn thư theo hình thức tập trung góp phần giúp nghiệp vụ văn thư quy định rõ ràng dễ áp dụng Công tác văn thư thực chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quam tổ chức Nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ phận, đơn vị, cá nhân quan Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật trị cần chú trọng tập trung vào nội dung: + Quản lý văn đến + Quản lý văn + Quản lý sử dụng dấu + Lập quản lý hồ sơ 1.2 Về cán làm công tác văn thư Cán văn thư Uỷ ban nhân dân Thành phố Việt trì gồm có người Là văn thư văn phòng Uỷ ban, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư Tốt nghiệp trường Đại học nội vụ Khoa văn thư lưu trữ, đúng với trình độ chuyên môn nên nắm rõ công việc cũng bước, quy trình Nhà nước quy định nghiệp vụ công tác văn thư Chính lý cán văn thư nắm bắt tất thuật ngữ chuyên ngành danh mục hồ sơ, hồ sơ nguyên tắc,… văn quy phạm pháp luật hay văn liên quan đến công tác văn thư Điều cho thấy cán văn thư Văn Sinh viên: Đào Thị Thương Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trách nhiệm có nhiệm vụ: a) Tham mưu cho người đứng đầu việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành b) Tổ chức việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Thủ trương quan, đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo phân công lãnh đạo quan Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý sử dụng dấu Người phân công giúp người đứng đầu quản lý sử dụng dấu quan theo đúng quy định Cán văn thư giao nhiệm vụ giữ sử dụng dấu quan; Đảng ủy; Công đoàn quan loại dấu khác (nếu có) theo đúng quy định Cán văn thư phân công đóng dấu, không mang dấu khỏi khu vực hoặc khỏi quan đồng ý lãnh đạo quan Không tự ý giao dấu cho người khác đạo lãnh đạo bằng văn Điều 26 Đóng dấu Quy định việc đóng dấu a) Nhân viên văn thư giữ đóng dấu b) Giao dấu cho người khác phải có văn c) Tự tay đóng dấu d) Chỉ đóng dấu vào văn có chữ ký hợp lệ đ) Không đóng dấu khống e) Đóng dấu đúng theo tên quan, đơn vị Cách đóng dấu văn a) Dấu đóng rõ ràng, ngắn, dung đúng mực dấu b) Đóng trum lên 1/3 chữ ký phía bên trái Sinh viên: Đào Thị Thương 22 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c) Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trum lên tên quan hoặc tên phụ lục d) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trương, thủ trương quan quản lý ngành đ) Đối với tài liệu bí mật Nhà nước, theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật II Hoạt động nghiệp vụ: Khảo sát công tác văn thư: 1.1 Tình hình thực nội dung công tác văn thư: 1.1.1 Công tác xây dựng ban hành văn bản: -Soạn hảo văn bản: Các văn Uỷ ban giao cho cán văn thư chuẩn bị soạn thảỏ.Những văn Văn phòng ban hành Chánh văn phóng hoặc Phó Chánh văn phòng soạn thảo văn quan trọng cán chuyên môn cao soạn thảo -Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện văn bản: Sau thảo song văn người chịu trách nhiệm soạn thảo kiểm tra lại hình thức kỹ thuật trình bày văn trình cho người có thẩm quyền duyệt văn Nếu có sai sót yêu cầu sửa lại hoặc bổ sung nội dung thiếu để cán soạn thảo hoàn thiện -Chẩn bị trình ký: Tất văn trước trình ký thức phải trình Chánh văn phòng kiểm tra toàn nội dung, thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày, lỗi tả Nếu đảm bảo yêu cầu Chánh Văn phòng ký nháy vào cuối nội dung văn 1.1.2 Quản lý văn đến: Bộ phận Văn thư UBND có trách nhiệm tiếp nhận văn từ nhiều nguồn khác như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi tiếp nhận văn bản, cán văn thư giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến Sinh viên: Đào Thị Thương 23 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải tiến hành kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,…; văn mật đến phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với văn đến chuyển giao qua máy fax hoặc qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang… trường hợp phát sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, giải Sau tiếp nhận, bóc bì văn đến phân loại sơ xử lý Đối với loại cán văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu ghi văn đóng dấu “đến” Văn đến đăng ký vào sơ liệu văn máy tính bằng phần mềm quản lý văn Khi hoàn tất thủ tục đăng ký văn máy, văn đến gắn phiếu xử lý chuyển cho Chánh Văn phòng để phân loại, trình lãnh đạo UBND Thành phố có thẩm quyền giải Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo, giải lãnh đạo UBND Thành phố, văn chuyển trơ lại phận văn thư để đăng ký bổ sung Văn đến chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền * Ưu điểm: Cán văn thư có trình độ, kinh nghiệm lâu năm giải công việc UBND Thành phố Việt trì áp dụng chế cửa hoạt động công tác văn thư Thực chế ủy nhiệm, phân công rõ quyền hạn trách nhiệm giải công việc cho cá nhân, phòng ban số lượng công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ giải đáng kể * Nhược điểm: Trang thiết bị máy móc văn phòng như: máy scan, máy tính, máy photo thường xuyên bị hỏng ảnh hương tới việc nhân lưu giữ văn 1.1.3 Quản lý văn đi: Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót phải báo cáo kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Sinh viên: Đào Thị Thương 24 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tất văn UBND Thành phố đánh số theo hệ thống số chung văn thư thống quản lý Sau lấy số ngày, tháng, năm ban hành văn nhân theo đúng số lượng thời gian quy định Nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục văn kèm theo văn thực theo NĐ số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư Việc đăng ký văn UBND Thành phố tiến hành theo cách truyền thống (vào sổ đăng ký văn đi) theo cách đại (đăng ký máy tính thông qua phần mềm quản lý văn đi) Sau hoàn thành quy trình trên, cán văn thư làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn lưu văn * Ưu điểm: Văn ban hành đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, đúng với qui định nhà nước Văn trước ban hành đăng ký số đầy đủ sổ đăng ký văn Việc quản lý văn nhận kiểm tra, giám sát chặt chẽ Chánh văn phòng nên xảy sai sót * Nhược điểm: Việc lấy số văn nhầm lẫn, sai sót Vẫn tượng bỏ số, nhầm số, trung số văn bản.Sổ đăng ký văn bải tẩy xóa.Việc chuyển văn đến phường chậm 1.1.4 Quản lý sử dụng dấu: Cũng quan, đơn vị khác dấu UBND có vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, thể vị trí pháp lý, tính chân thực UBND Thành phố hiệu lực thi hành văn cá nhân, đơn vị UBND Thành phố ban hành Phòng Văn thư giao nhiệm vụ quản lý sử dụng dấu Dấu UBND Thành phố Việt trì gồm: dấu chung UBND Thành phố; dấu chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố; dấu tên; dấu Văn phòng; dấu mức độ “Mật”, “Khẩn”, “Hỏa tốc”; dấu “Đến” Sinh viên: Đào Thị Thương 25 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Ưu điểm: Các loại dấu UBND phòng Văn thư bảo quản theo đúng quy định Nhà nước quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định số: 58/2002/NĐ-CP Việc đóng dấu thực theo đúng kỹ thuật, không xảy tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu khống chưa có chữ ký văn gốc * Nhược điểm:Do số lượng văn cần đóng dấu ngày nhiều nên việc đóng dấu chậm 1.1.5 Lập quản lý hồ sơ: Mọi văn hình thành hoạt động UBND Thành phố Việt trì sau giải xong phải lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động UBND Công tác lập hồ sơ phòng Văn thư thuộc UBND Thành phố có tác dụng nâng cao chất lượng, hiệu công tác cán bộ, công chức giúp UBND quản lý văn chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, giúp lãnh đạo nhân viên tra cứu văn nhanh chóng * Ưu điểm: thực tế cho thấy việc lập hồ sơ phòng Văn thư thuộc UBND coi trọng quản lý chặt chẽ Các hồ sơ biên mục đầy đủ, xác có nơi bảo quản riêng theo từng năm ban hành hay tên loại văn theo mục đích sử dụng Sau hết năm công tác, toàn hồ sơ văn tài liệu có liên quan lưu trữ tủ, có khóa Sau thời gian 05 năm số hồ sơ chuyển lên kho lưu trữ riêng Tầng với điều kiện bảo quản nghiêm ngặt Nhược điểm: Việc thu thập lưu văn bản, tài liệu vào hồ sơ lưu trữ nhiều thiếu sót chưa thật quan tâm gây ảnh hương đến nghiệp vụ lưu trữ Như tổ chức văn thư theo hình thức tập trung mang lại nhiều lợi ích, hiệu cho công tác văn thư nói riêng công tác quản lý UBND Thành phố Việt trì nói chung Sinh viên: Đào Thị Thương 26 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh ưu điểm đạt mô hình tổ chức văn thư tập trung UBND Thành phố vẫn nhược điểm, thiếu sót: khâu nghiệp vụ công tác văn thư tập trung nhiều dẫn đến tình trạng cán văn thư làm việc với công suất cao, làm ảnh hương đến hiệu công tác văn thư Sinh viên: Đào Thị Thương 27 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ VÀ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: Báo cáo, tóm tắt công việc làm thời gian thực tập: - Trong thời gian thực tập UBND Thành phố Việt trì thân em giao công việc như: + Soạn thảo văn bản; + Đóng dấu văn đi, văn đến; + Sắp xếp tài liệu hồ sơ lưu trữ; + Đục lỗ văn bản,hồ sơ, tài liệu; + Vào sổ đăng ký văn đi, đến… Nhận xét, đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND Thành phố: Qua tìm hiểu thực tế công tác văn thư Ủy ban nhân dân Thành phố Việt trì thời gian thực tập em có số nhận xét,đề xuất, kiến nghị công tác văn thư quan sau: 2.1.Nhận xét: * Ưu điểm: Cán văn thư chủ yếu người trẻ tuổi, có lòng nhiệt huyết, sáng tạo, động, tích cực học hỏi nâng cao trình độ thân Công tác văn thư chú trọng nên chất lượng văn ban hành tương đối tốt, trình tự soạn thảo ban hành văn đảm bảo yêu cầu theo quy định Nhà nước văn quy phạm pháp luật Công tác văn thư quan giải nhanh chóng kịp thời đảm bảo văn đi, đến quan lưu thông UBND Thành phố Việt trì cũng áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư đạt hiệu định Nhờ có phần mềm quản lý văn mà hoạt động văn thư trơ nên chuyên nghiệp nhiều, văn đến, văn làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, việc tra cứu tìm kiếm văn dễ dàng Sinh viên: Đào Thị Thương 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Nhược điểm: Văn ban hành bỏ sót số trang, việc cho số bị sai, tình trạng cho nợ số văn vẫn diễn Công tác lập hồ sơ hành chưa quan tâm đúng mức Việc chuyển giao văn nhiều khó khăn phải chuyển văn đến từng phường quận nên trình giải công việc tương đối chậm 2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư: Công tác văn thư lưu trữ ví hệ tuần hoàn, mạch máu lưu thông liên lạc khắp thể, ảnh hương nhiều đến hiệu công việc quan nói chung UBND Thành phố Việt trì nói riêng Vì cần phải có biện pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Cụ thể: 1.Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác văn thư: Để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi đội ngũ cán văn thư lưu trữ nói chung người lãnh đạo nói riêng phải có tâm, có lòng nhiệt huyết với công việc Trước hết người lãnh đạo phải người có lực trình độ quản lý thật sự, người có tinh thần trách nhiệm người có tâm, có tài đối nội, đối ngoại, có lĩnh, linh hoạt hoàn cảnh Định hướng bước phát triển quan mình, xác định rõ mục tiêu cần phải hoạt động từng giai đoạn khác nhau, biết chủ động bình tĩnh, đối phó với thay đổi trình thực kế hoạch Phải theo dõi , đôn đốc, kiểm tra, đánh giá kết hoàn thành đơn vị cấp cánh khách quan nhằn khuyến khích tinh thần làm việc hăng say cán văn thư lưu tữ Bên cạnh cán văn thư cũng phải trau dồi kiến thức trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư lưu trữ để đáp ứng nhu cầu việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công việc Để nghiệp vụ trình độ cán văn thư lưu trữ nâng cao cần: tổ chức khóa học ngắn hạn công tác văn thư lưu trữ, mơ lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Sinh viên: Đào Thị Thương 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mối quan hệ chân thành cơi mơ lãnh đạo với nhân viên văn thư lưu trữ Tạo môi trường hài hòa, vui vẻ để người hăng say làm việc, hăng hái đóng góp ý kiến để từ lãnh đạo lấy làm sơ định quan sát thực tế 2.Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin: Với trang thiết bị đại làm cho công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Để giúp cho công tác văn thư lưu trữ Uỷ ban từng bước đại hóa, biện pháp quan trọng đưa công nghệ thông tin ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hóa công tác văn thư tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà thay đổi tác phog làm việc, mối quan hệ thành viên công tác văn thư lưu trữ Cần phải bổ sung thêm phần mềm ứng dụng công tác văn thư như: phần mềm quản lý hồ sơ, phần mềm truyển nhận văn 2.3 Một số khuyến nghị: *Đối với sinh viên: Không ngừng học hỏi tiếp thu cho kiến thức học Vận dụng kiến thức học cách linh hoạt vào thực tế, vào công việc, nghiệp vụ *Đối với trường, khoa: Để nâng cao hiệu đợt thực tập cho sinh viên nhà trường cần trang thiết bị đầy đủ cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ Kéo dài thêm thời gian thực tập để sinh viên tiếp xúc nhiều với công việc thực tế Trong học tập cần đưa thực hành đan xen tiết học lý thuyết có việc học đôi với hành mang lại hiệu cao Sinh viên: Đào Thị Thương 30 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN: Cuối cung em xin chân thành cảm ơn đến thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa văn thư lưu trữ trang thiết bị cho em kiến thức vững để em hoàn thành thời gian thực tập cách tốt hoàn thành xuất sắc báo cáo Em xin chân thành cảm ơn tới anh chị, cô chú Uỷ ban nhân dân Thành phố Việt trì tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt thời gian thực tập quan Trong thời gian thực tập em tiếp thu nhiều kinh nghiệm quý báu việc thực nghiệp vụ văn thư, ứng dụng kiến thức học trường vào thực tế Có thể nói viên gạch làm móng hành trang giúp em bước vào môi trường làm việc sau Mặc du có cố gắng nỗ lực không ngừng thân giúp đỡ nhiệt tình thầy cô giáo, anh chị, cô chú UBND Thành Phố Việt trì song báo cáo em không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Em kính mong nhận đóng góp thầy cô giáo anh chị, cô chú UBND Thành phố Việt trì để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đào Thị Thương Sinh viên: Đào Thị Thương 31 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Đào Thị Thương 32 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH Sinh viên: Đào Thị Thương 33 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đào Thị Thương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đào Thị Thương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đào Thị Thương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 36 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6