MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 2 NỘI DUNG 4 I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 4 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Mông Dương. 4 1.1.1 Khái quát vài nét về lịch sử và sự ra đời của UBND phường Mông Dương. 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Mông Dương. 4 1.1.2.1 Chức năng. 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn. 5 1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mông Dương 6 1.2 Khái quát về văn phòng UBND phường Mông Dương 6 1.2.1 Chức năng của văn phòng. 6 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 8 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 9 2.1 Công tác văn thư của UBND phường Mông Dương. 9 2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương 9 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 10 2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương 12 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi của UBND phường Mông Dương 14 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 17 2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 21 III. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG. 22 3.1 Nhận xét chung về hoạt động của công tác văn thư. 22 3.2 Các nội dung đề xuất những biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 25 3.2.1 Giải pháp về công tác lãnh đạo 25 3.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất 25 3.2.3 Giải pháp về con người 26 3.2.4 Giải pháp về kinh tế kĩ thuật 26 3.2.5 Giải pháp về công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 2
NỘI DUNG 4
I KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 4
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Mông Dương 4
1.1.1 Khái quát vài nét về lịch sử và sự ra đời của UBND phường Mông Dương 4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Mông Dương 4
1.1.2.1 Chức năng 4
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5
1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mông Dương 6
1.2 Khái quát về văn phòng UBND phường Mông Dương 6
1.2.1 Chức năng của văn phòng 6
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 8
II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 9
2.1 Công tác văn thư của UBND phường Mông Dương 9
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương 9
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 10
2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương 12
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12
2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi của UBND phường Mông Dương 14
2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 17
2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 21
Trang 2III MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 22
3.1 Nhận xét chung về hoạt động của công tác văn thư 22
3.2 Các nội dung đề xuất những biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 25
3.2.1 Giải pháp về công tác lãnh đạo 25
3.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất 25
3.2.3 Giải pháp về con người 26
3.2.4 Giải pháp về kinh tế kĩ thuật 26
3.2.5 Giải pháp về công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 27
KẾT LUẬN 28
TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư, lưu trữ đã được khẳng định là hai công tác không thể thiếu đốivới việc quản lý Nhà nước “Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơquan, một tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu docông văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩnthận hay không” (Nghị định 142/CP ngày 28/09/1963)
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thường xuyên của mọi cơ quantrong hệ thống bộ máy Nhà nước Để làm tốt công tác này Nhà nước ta đã khôngngừng ban hành ra những văn bản hướng dẫn, những qui định cụ thể về công tácvăn thư để giúp cho công tác này ngày càng được củng cố và hoàn thiện thốngnhất, giúp cho cán bộ văn thư dễ dàng thực hiện được nghiệp vụ của mình Dovậy, qui định đầu tiên về công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập trong Điều lệ
về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP
đó là Nghị định 110/2004/NĐ-CP được ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004
Tại Đại học Nội Vụ, sinh viên luôn luôn được tạo mọi điều kiện tốt nhất
để giảng viên cũng như học sinh tiếp cận rõ hơn với thực tế Với mục đích đókết thúc một hóa học nhà trường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên trong trường,
“Học đi đôi với hành” luôn là phương châm của nhà trường
Qua thời gian học tập tại trường, được sự quan tâm giúp đỡ của nhàtrường và sự đồng ý tiếp nhận của Văn phòng HĐND và UBND phường MôngDương, em đã được tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế công tác văn thư củaVăn phòng HĐND và UBND phường Mông Dương, tỉnh Quảng Ninh
Sau hai tháng thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND phường MôngDương và được sự hướng dẫn tận tình của lãnh đạo Văn phòng HĐND vàUBND phường em đã được tìm hiểu rõ hơn về tình hình thực tế của công tácvăn thư trong hoạt động của cơ quan Tuy nhiên trong thời gian thực tập emcũng gặp phải một số khó khăn như môi trường làm việc mới, kiến thức thực tếcòn hạn chế nhưng được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo và các anh chị côngtác tại văn phòng đã giúp em khắc phục được những khó khăn, hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao
Trang 4Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cấp lãnh đạo, cùng các anh chịcông tác tại Văn phòng HĐND và UBND phường Mông Dương đã tạo điều kiệngiúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Mặc dù vậy, do hạn chế về thời gian, khả năng kiến thức còn hạn hẹp nênbáo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Kính mong các thầy
cô đóng góp thêm ý kiến để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Trang 5sở giải thể Thị trấn Mông Dương để thành lập phường Mông Dương Sau hơn
30 năm hoạt động, các mặt kinh tế - xã hội của phường Mông Dương có bướctăng trưởng nhanh, tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn đượcgiữ vững và ổn định Đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân của các dântộc trong phường không ngững được cải thiện, tạo tiền đề cho sự phát triển kinh
tế - xã hội của địa phương trong những năm tiếp theo
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Mông Dương.
Khi nói tới bất kì một tổ chức hay đơn vị nào, điều đầu tiên cần quan tâmtới là đơn vị hay tổ chức đó có chức năng, nhiệm vụ gì và hoạt động như thếnào UBND phường Mông Dương là một tổ chức và việc xác định chức năng,nhiệm vụ là một điều hết sức cần thiết để thực hiện cho đúng để phát triển tổchức cũng như là phát triển khu vực Chức năng và nhiệm vụ của UBNDphường Mông Dương đã được xác định trong quyết định thành lập số 63/HĐBTngày 10 tháng 9 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập phườngMông Dương Để thực hiện quyết định của cấp trên UBND phường do HĐNDbầu ra và có chức năng nhiệm vụ của thể như sau:
1.1.2.1 Chức năng.
UBND phường do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính Nhà nước của địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hiếnpháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND
Trang 6cùng cấp UBND phường chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND cùng cấp vàUBND cấp trên.
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong lĩnh vực nông nghiệp, ngưnghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại dịch vụ, văn hóa giáo dục, y tế, khoahọc công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí phát thanh truyền hình
và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai và tài nguyên thiênnhiên khác, quản lý thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hànghóa
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết HĐND cùngcấp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trangnhân dân và công an địa phương
- Bảo đảm an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa
vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậuphương quân đội và chính sách đối ngoại với các lực lượng vũ trang nhân dân ởđịa phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý cư trú đi lại củangười nước ngoài ở địa phương
- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, bảo
vệ tính mạng, tự do danh dự nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi và lợi ích hợppháp khác của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu làm hàng giả và tệ nạn xãhội khác
- Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định củapháp luật
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật, phối hợp với cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thukịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương
Trang 71.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mông Dương
1.2 Khái quát về văn phòng UBND phường Mông Dương
Văn phòng HĐND và UBND do công chức văn phòng – thống kê phụtrách, làm việc theo chế độ chịu trách nhiệm cá nhân, chịu sự quản lý của Chủtịch, sự chỉ đạo của UBND phường và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mìnhtheo quy định của pháp luật, quy chế làm việc của UBND Công chức vănphòng thống kê có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: tổng hợp, theo dõi,đôn đốc, phối hợp với các đơn vị thực hiện nhiệm vụ
1.2.1 Chức năng của văn phòng.
Văn phòng HĐND và UBND phường là cơ quan chuyên môn, bộ máygiúp việc thuộc HĐND và UBND phường Mông Dương, có chức năng tham
Văn phòng (3 nhân viên)
Quân
sự (3 nhân viên)
Tư pháp (2 nhân viên)
Văn hóa – TBXH (2 nhân viên)
Khu
phố 1
Khu phố 2
Khu phố 3
… Khu
phố 11
Khu phố 12
Khu phố 13
Trang 8mưu, tổng hợp giúp UBND phường về hoạt động của UBND phường; cung cấpthông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND và UBND phường Vănphòng HĐND và UBND phường chịu sự quản lý về biên chế của UBND Thànhphố, sự chỉ đạo của HĐND, UBND phường, kiểm tra, hướng dẫn về chuyênmôn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức thực hiện các văn bản QPPL, quy hoạch, kế hoạch, đề án,chương trình và các văn bản có liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ thuộclĩnh vực quản lý nhà nước; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo giục pháp luật
về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao
- Tham mưu giúp HĐND phường tổ chức các hoạt động của HĐND,thường trực HĐND, đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịchHĐND giao
- Tham mưu giúp UBND phường tổ chức các hoạt động của UBND vàChủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hànhchính nhà nước; giúp Chủ tịch UBND phường tổ chức việc điều hòa, phối hợphoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND và UBND các xã, thịtrấn để thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch Ủy bannhân dân phường; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động củaHĐND và UBND phường; tham mưu giúp UBND phường về công tác ngoại vụ
- Tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin, đảm bảo phương án đượcthường xuyên kịp thời chính xác các mặt công tác trong phường phục vụ côngtác lãnh đạo và chỉ đạo của HĐND và UBND
- Xây dựng chương trình làm việc và lịch công tác của HĐND và UBNDphường; giúp Thường trực HĐND và UBND phường chỉ đạo việc thực hiệnchương trình và lịch công tác, chuẩn bị nội dung phục vụ các kì họp của HĐND
và UBND phường theo định kỳ
- Tham mưu giúp UBND phường trong việc chỉ đạo các ngành, chuẩn bịcác đề án, chương trình để UBND phường xem xét, quyết định kịp thời, chínhxác về nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương
Trang 9- Tổ chức thông báo các Nghị quyết, Quyết định của HĐND và UBNDtheo chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND cho các ngành, các cấp và theodõi đôn đốc các ngành, các cấp trong việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định
đó Thực hiện báo cáo đột xuất, báo cáo công tác tháng, quý, năm và các báo cáophục vụ kỳ họp của HĐND và UBND
- Giúp Ủy ban nhân dân phường giữ mối quan hệ giữ Ủy ban nhân dân vàcác đoàn thể trong phường; đảm bảo các phương tiện cho HĐND và UBND ởđịa phương hoạt động; tiếp nhận đơn thư, tố cáo, khiếu nại thuộc thẩm quyền,chuyển đơn tố cáo đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết, hướng dẫn côngdân nộp đơn khiếu nại đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết
- Giúp HĐND và UBND phường quản lý công tác thông tin và công táchành chính văn thư, lưu trữ hồ sơ của HĐND và UBND phường
- Thẩm định các văn bản tường trình Thường trực HĐND và UBNDphường ký
- Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho Thường trực HĐND và UBND hoạtđộng, tổ chức Hội nghị do HĐND và UBND triệu tập; tổ chức đón tiếp khách vàcông dân vào làm việc, làm tốt công tác bảo vệ cơ quan
- 01 bảo vệ cơ quan
Văn phòng do Chánh văn phòng phụ trách chung và là lãnh đạo vănphòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND phường, Chủ tịch Ủyban nhân dân phường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
Trang 10quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ lập dự toán tiền mặt quỹ hàng tháng,bảo đảm quyết toán thu chi đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định Cán bộ chuyênviên chịu sự phân công chỉ đạo của lãnh đạo, làm công tác tổng hợp soạn thảocác văn bản do lãnh đạo văn phòng yêu cầu
Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý tiếp nhận toàn bộ công văn đi,đến đảm bảo theo đúng quy trình quy định, chuyển công văn giấy tờ nhanhchóng, chính xác, kịp thời Quản lý con dấu, giấy giới thiệu, thực hiện tốt côngtác chuyên môn của mình
Sắp xếp phân loại lập hồ sơ phục vụ tốt cho công tác văn thư và tra cứutài liệu khi cần thiết
Đánh máy, in sao các loại văn bản kịp thời, chính xác, đảm bảo đúng nộidung và hình thức văn bản Thực hiện tốt chế độ bảo mật theo quy định
Ủy ban nhân dân phường Mông Dương tổ chức công tác văn thư theohình thức tập trung, tất cả các văn bản đi, đến đều phải qua bộ phận văn thư đảmbảo nguyên tắc tập trung một đầu mối Ngoài ra ở tất cả các phòng ban đều thựchiện công tác văn thư nhưng do cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm
Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư, lãnh đạo cơ quan đặtcông tác văn thư lên vị trí hàng đầu và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quátrình giải quyết công việc của cơ quan
II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG
2.1 Công tác văn thư của UBND phường Mông Dương.
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương
Công tác văn thư là hoạt động rất quan trọng, do đó việc tổ chức chỉ đạocông tác văn thư ở tất cả các cơ quan, đơn vị nói chung và ở Uỷ ban nhân dânphường Mông Dương nói riêng phải chịu sự chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn cụthể của Nhà nước về công tác văn thư Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
Trang 1108 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định trong phạm vi từng cơ quan, thủtrưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định của nhà nước.
Do đó, công tác văn thư ở UBND phường chịu sự quản lý, chỉ đạo, điềuhành của lãnh đạo cơ quan đồng thời của cơ quan cấp trên có thẩm quyền tronglĩnh vực công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của Văn phòng HĐND và UBNDphường, được bố trí 01 cán bộ văn thư chuyên làm nhiệm vụ tiếp nhận, giảiquyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lưu văn bản đi; chuyển giao văn bnar đi
và một số khâu nghiệp vụ khác Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp thủ trường
cơ quan về công tác này Do đó, văn phòng là đầu mối của công tác văn thư, cónhiệm vụ bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, trong đó chủ yếu là thôngtin văn bản Văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản các nguồnthông tin văn bản được chuyển tới cơ quan; tổ chức xử lý và truyền đạt, chuyểngiao thông tin văn bản đến mọi đơn vị và cá nhân có liên quan; tổ chức việcchuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngoài; theo dõi đôn đốc và kiểm traviệc giải quyết văn bản
UBND phường Mông Dương tổ chức văn thư theo hình thức tập trung, tất
cả các văn bản đi, đến phải qua bộ phận văn thư Hình thức chỉ đạo hoạt độngvăn thư này đã và đang đạt được những hiệu quả hết sức tích cực góp phần làmcho các văn bản, giấy tờ được giải quyết kịp thời
Ngoài ra tất cả các phòng ban đều thực hiện công tác văn thư nhưng cócán bộ chuyên môn kiêm nhiệm, chỉ riêng phòng Nội vụ từ khi thực hiện nghịđịnh 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 04 năm 2008 của văn phòng quy định các
cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, phường, thị xã thuộc tỉnh.Công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn phường đượcchuyển sang phòng Nội vụ, vì vậy phòng Nội vụ được bố trí 01 biên chế để đảmnhiệm chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn phường
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm boả thường xuyên bằng văn bản, phục
Trang 12vụ cho hoạt động, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Nókhông thuần tuý thuộc nhiệm vụ của một đơn vị tổ chức nào, mà là một côngviệc liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân trong toàn cơ quan, đơnvị.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng côngtác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rấtlớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạtđộng quản lý của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lýnhà nước
Do đó, công tác văn thư ở UBND phường Mông Dương có vai trò và ýnghĩa rất lớn trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, các phòngban chuyên môn thuộc phường
Cán bộ văn thư được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, luônhoàn thành tốt mọi công việc được giao bao gồm các công việc về xây dựng vănbản; quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ; bảoquản và sử dụng con dấu
Là một cán bộ văn phòng, luôn tiếp xúc với nhiều người, nhiều cơ quan,đơn vị, tổ chức trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan mình đến liên hệ côngviệc Cán bộ văn thư luôn nhiệt tình và có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ tậntình, chu đáo Trong quá trình tiếp nhận công văn đến; kiểm tra, đóng dấu quản
lý văn bản đi; chuyển phát văn bản đi luôn kịp thời, chính xác, chuyển phát đúngđối tượng, đảm bảo đúng tiến độ giải quyết công việc Công việc nào quantrọng, cần thiết thì giải quyết trước đảm bảo đúng thời gian
Cán bộ văn thư luôn tận tình với công việc của mình, yêu ngành, yêunghề, cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết từ những việc nhỏ nhất Sắp xếp văn bản thấy tờkhoa học, hợp lý, đúng nguyên tắc, xử lý linh hoạt công việc, luôn tận tình giúp
đỡ cán bộ, viên chức trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan trong việc tra tìm tàiliệu
Hiện nay, cán bộ văn thư tách rời công tác thủ quỹ tạo điều kiện cho công
Trang 13tác văn thư được tiến hành thuận lợi
Nhìn chung, cán bộ làm công tác văn thư trong Văn phòng HĐND vàUBND phường Mông Dương được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng,
có kinh nghiệm công tác và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, luônhoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao
2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện dung để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng kíhiệu ngôn ngữ nhất định
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, Uỷ ban nhân dân phường MôngDương luôn sản sinh ra nhiều loại văn bản, giấy tờ để thực hiện chức năng, quản
lý chỉ đạo chung Do vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương thường ban hành các loại văn bản như:Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Mời họp…
Việc tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản của Uỷ ban nhân dânphường Mông Dương được thực hiện theo quy định của Nhà nước
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp
có khoa học, có căn cứ pháp lý nhằm đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chấtlượng của văn bản
Do vậy, quy trình soạn thảo phải được tuân thủ nghiêm ngặt theo quy địnhcủa nhà nước để đảm bảo văn bản được chính xác về nội dung lần hình thức
- Bước 1: Xác định tính chất nội dung của vấn đề cần soạn ra văn bản.Sau đó thu thập thông tin , lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đến nội dungcủa văn bản cần soạn thảo
- Bước 2: Dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theoquy định của Nhà nước
- Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt (do lãnhđạo phụ trách trực tiếp duyệt sau đó trình lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòngduyệt bản thảo)
- Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo, đánh máy soát lại nội dung văn bản trước
Trang 14khi trình ký văn bnar.
- Bước 5: Sao in văn bản, làm thủ tục phát hành
Sau khi văn bản đã có chữ kí trực tiếp của lãnh đạo thì cán bộ văn thư cónhiệm vụ phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản, kiểm tra lại thể thức, hình thức trìnhbày văn bản và ghi số, ngày tháng văn bản
Do vậy, một văn bản trước khi ban hành về mặt thể thức phải đầy đủ cácthành phần Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản baogồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thànhphần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bảnnhất định Công tác xây dựng và ban hành văn bản phải tuân theo quy định tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức văn bản
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, kí hiệu của văn bản;
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
* Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn phòng UBND phường giúp Chủ tịch thực hiện chức năng quản lý nhànước nên việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quyđịnh của các văn bản hướng dẫn thi hành
Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chánh vănphòng, phó văn phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm báo cáovới Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách xem xét cho ý kiến Trên cơ
sở ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách, đơn vị hoànchỉnh dự thảo và trình lãnh đạo ký ban hành
Trang 15Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến lĩnh vực chuyên mônnghiệp vụ của đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm phối hợp traođổi ý kiến với các đơn vị đó Đơn vị có liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiếntheo nội dung và thời gian theo yêu cầu của đơn vị chủ trì.
Văn phòng UBND phường được phép ban hành các loại văn bản sau: cácloại văn bản trả lời; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; giải quyết khiếu nại tốcáo theo thẩm quyền; các công văn hành chính phục vụ hoạt động quản lý, điềuhành của đơn vị
Văn bản do UBND phường ban hành gồm có 02 loại:
- Văn bản cá biệt: Quyết định
- Văn bản quản lý nhà nước thông thường: Công văn, Báo cáo, Thôngbáo, Tờ trình…
Đối với văn bản dự thảo phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liênquan thì người được giao nhiệm vụ chính phải lấy ý kiến và có trách nhiệm tổnghợp ý kiến đóng góp, đề xuất với lãnh đạo phòng để báo cáo lãnh đạo cho ý kiến
để chỉnh lý dự thảo
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền lãnh đạo UBND phường ký Trưởngphòng hoặc phó phòng chuyên môn được phân công phụ trách kiểm tra dự thảo,
ký tắt vào văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó
2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi của UBND phường Mông Dương
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọichung là văn bản đi
Hàng năm, UBND phường ban hành văn bản với số lượng rất nhiều, năm
2010 UBND phường đã ban hành trên 2600 văn bản đi, với nhiều loại văn bảnkhác nhau như: Quyết định, Công văn, Kế hoạch…
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của Uỷ ban nhân dânphường Mông Dương được thực hiện như sau:
Trang 16* Kiếm tra thể thức, ghi số hiệu và ngày, tháng của văn bản.
Đây là việc bắt buộc và quan trọng trước khi chuyển giao văn bản đến cácđối tượng có liên quan Công việc này được giao cho bộ phận văn thư thực hiện.Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo chongười được giao trách nhiệm xem xét và giải quyết kịp thời theo đúng quy địnhcủa nhà nước
* Trình ký, sao chụp và đóng dấu văn bản
Dấu của Uỷ ban nhân dân chỉ được phép đóng dấu vào văn bản khi đã cóchữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký nháy của đơn vị, cá nhân soạn thảovăn bản chịu trách nhiệm về nội dung văn bản và ký nháy của Chánh văn phònghoặc Phó chánh văn phòng về thể thức của văn bản
Dấu đóng văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mựcdấu quy định Dấu đóng chum lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không được đóngdấu khống chỉ
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục
* Đăng ký văn bản đi
Tại Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương việc đăng ký văn bản đi đượctiến hành theo phương pháp thr công Tất cả các văn bản đi của Uỷ ban nhândân phường đều được đăng ký vào sổ in sẵn, đăng ký đúng, đầy đủ, rõ ràng cáccột mục theo đúng quy định của nhà nước Chữ viết dễ đọc không tẩy xoá hoặcviết tắt những từ không thông dụng
Việc đăng ký văn bản được thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đếncác đối tượng có liên quan
Các loại sổ đăng ký văn bnar đi của Uỷ ban nhân dân phường MôngDương:
- Sổ đăng ký văn bản đi Quyết định gồm sổ Quyết định của Uỷ ban nhândân và Quyết định của Chủ tịch
- Sổ đăng ký Công văn, Đề án, Biên bản, Giấy xác nhận
Trang 17- Sổ đăng ký Thông báo, Báo cáo, Kết luận, Quy định
- Sổ đăng ký Tờ trình, phương án, Kế hoạch, Chương trình
- Sổ đăng ký Giấy mời, Chỉ thị, hợp đồng
- Sổ đăng ký Báo cáo Hội đồng thi đua khen thưởng
- Sổ đăng ký Quyết định xử phạt hành chính, Giấy uỷ quyền
Mẫu sổ mà Uỷ ban nhân dân phường dung để đăng ký văn bản đi theođúng mẫu sổ quy định của nhà nước Tuy nhiên việc đăng kí vào sổ còn nhiềuthể thức không đúng với quy định như cột sổ và ký hiệu văn bản thì không ghi
ký hiệu của văn bản mà chỉ đăng ký sổ văn bản, cột “Đơn vị hoặc người nhận”thì không ghi gì
Đây là hình thức đăng ký văn bản thủ công, khó khăn trong việc tra tìmvăn bản tài liệu, mất nhiều thời gian, đòi hỏi cán bộ văn thư phải cẩn thận, tỉ mỉ,thận trọng nhưng đăng ký văn bản theo hình thức này thì thông dụng, đơn giản,tính ổn định, hạn chế mất mát, thất lạc
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi của UBND phường Mông Dương: (kèm theo ởtài liệu tham khảo)
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi
Văn bản tài liệu sau khi đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi thì phải chuyểnphát văn bản đi ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Văn thư
có trách nhiệm phải lưu lại làm bản gốc để àm căn cứ cho việc tra tìm, quản lývăn bản đi đồng thời lập tập lưu phục vụ nghiêm cứu tra tìm
Những văn bản chỉ mức độ “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” phải đượcchuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến người nhận, nơinhận ghi trên phong bì
Đối với văn bản gửi ra ngoài cơ quan thì phải viết bì, bì văn bản được insẵn loại 158mm x 115mm dung cho văn bản trình bày trên khổ thấy A4 vào bì ởdạng gấp làm 4 phần bằng nhau
Đối với văn bản gửi nội bộ thì văn thư chuyển trực tiếp đến các phòng,ban, các cá nhân có liên quan giải quyết Ở UBND phường có sổ giao nhận vănbản tài liệu đến các phòng ban, phòng nào đến nhận văn bản tài liệu thì phải ký