Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện quốc oai

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương 1 : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai. 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ quan. 16 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18 2.1 Hoạt động quản lý. 18 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 24 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 40 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 40 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan. 40 3.3 Một số khuyến nghị. 49 C. KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 4 Chương 1 : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 61.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

bộ phận văn thư cơ quan 16

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA

CƠ QUAN 18

2.1 Hoạt động quản lý 182.2 Hoạt động nghiệp vụ 24

CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 40

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kếtquả đạt được 403.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan.403.3 Một số khuyến nghị 49

C KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước,các tổ chức Đoàn thể, kinh tế xã hội, lực lượng vũ trang Hàng ngày đều phảiban hành các văn bản để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình Văn bản làphương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội Nó giữ một vai trò quan trọngtrong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể Nhưng để đảm bảo các vănbản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớnvào công tác văn thư Mặc dù đây chỉ là công việc đơn giản song trên thực tế nólại quyết định quá trình kết nối thông tin được thông suốt giữa các cơ quan.Ngoài ra công tác văn thư còn đảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu đượcchặt chẽ và có hiệu quả hơn Trong đó con dấu đóng trên chữ ký của người cóthẩm quyền là một đảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổchức làm ra văn bản Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận không thểthiếu với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan và các tổ chứctrong xã hội

Được sự giới thiệu của trường Địa học Nội vụ Hà Nội, sự giúp đỡ củathầy cô trong Khoa Văn thư – lưu trữ và sự đồng ý tiếp nhận của Uỷ ban nhândân Huyện Quốc oai em đã về thực tập tại Văn phòng hội đồng nhân dân và Uỷban nhân dân Huyện quốc oai Trong thời gian từ ngày 02/3 đến ngày 24/4 năm

2015 Trong hơn một tháng thực tập em đã rút ra được nhiều kinh nghiệm trongtrình độ chuyên môn, kỹ năng giao tiếp được tốt hơn Qua đợt thực tập em biếtđược những điểm mạnh, những điểm hạn chế từ đó tìm được phương hướngphấn đấu tốt công việc của mình

Dưới đây là bài thu hoạc thực tập tốt nghiệp của em tại Uỷ ban nhân dânhuyện quốc oai Bài báo cáo là toàn bộ nội dung tổng kết quá trình thực tập của

em tại cơ quan Để có kết quả này em xin trân thành cảm ơn các thầy, cô giáoTrường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, cũng như các thầy cô trong KhoaVăn thư – lưu trữ nói riêng đã bị cho chúng em những kiến thức về kĩ năngnghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữ Em xin trân thành cảm ơn các cô,

chú tại Uỷ ban nhân dân Huyện quốc oai đã tạo điều kiện để em có thể hoànthiện tốt bài báo cáo này hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

1 Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp

- Mục đích: Qua đợt thực tập giúp em tìm hiểu được hoạt động của cơquan và hoạt động nghiệp vụ của một cá nhân cụ thể trọng một tổ chức Từ đósinh viên chúng em có thể bổ sung được kiến thức và chuyên nghành sau này vàcũng như ý thức được công việc trong tương lai

- Ý nghĩa :

Đối với sinh viên chúng em, hoạt động thực tập tốt nghiệp có vai trò quantrọng không chỉ với quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh vien saunày Kỳ thực tập giúp sinh viên cọ sát hơn với nghề nghiệp đã lựa chọn khi bướcchân vào giảng trương Đại học

Qúa trình vận dụng các kiến thức đã học được trong nhà trường vào thực

tế công việc giúp sinh viên nhận biết những điểm mạnh, điểm yếu của mình vàcần trang bị thê kiến thức Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào côngtác thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ trongphong cách cán bộ văn thư tương lai

+ Khó khăn : Trong thời gian thực tập ban đầu mới vào cơ quan thực tập

+ Thuận lợi: Do khi ngồi trên ghế nhà trường em cũng đã năm được cackhâu nghiệp vụ và các kĩ năng nên em cũng có thể thực hiện được các nhiệm vụ

mà cơ quan giao

Em xin trân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Vănthư – Lưu trữ và toàn thế cán bộ đang công tác tại Văn phòng Hội đồng nhândân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai đã tiếp nhân và tạo điều kiện giúp đỡ

em hoàn thành tốt đợt thực tập này Tuy nhiên do khoảng thời gian thực tập cóhạn khả năng còn hạn hẹp nên em không trách khỏi những thiếu sót

Vì vậy em kính mong quý thầy, cô giáo cùng các cô chú, anh chị đangcông tác trong Văn phòng đóng góp ý kiến bổ khuyết thêm giúp em cho chuyênnghành sau này, đồng thời giúp cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Quốc Oai, ngày 24 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Phạm Thị Hải Nhi

B NỘI DUNG

huyện Quốc oai.

Quốc Oai là một huyện nằm ở phía Tây của Thành phố Hà Nội, cáchtrung tâm thành phố khoảng 20km

Vị trí địa lý:

- Phía Đông giáp huyện Hoài Đức, Đan Phượng;

- Phía Tây giáp tỉnh Hòa Bình;

- Phía Nam giáp huyện Chương Mỹ;

- Phía Bắc giáp huyện Thạch Thất, Phúc Thọ

Huyện Quốc Oai chạy dọc theo quốc lộ 40, nối với Đại lộ Thăng long vàquốc lộ 32, bao quanh huyện là các con sông: sông Tích, sông Đáy, sông nhánhcủa sông Hồng

Diện tích đất tự nhiên là 147,01 km2, có 20 xã và 01 Thị trấn, hơn 175.011vạn dân với 2 dân tộc chủ yếu là Kinh, Mường Huyện Quốc Oai là địa bàn mởrộng của của Thủ đô Hà Nội về phía Tây, Tây Nam; Với chuỗi đô thị MiếuMôn-Xuân Mai-Hòa Lạc-Sơn Tây được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt sẽ làvành đai phát triển thủ đô Hà Nội vào năm 2020 Quốc Oai cũng là địa bàn xâydựng mới di chuyển các xí nghiệp công nghiệp của Hà Nội Nằm trong vùngphát triển kinh tế công nghiệp của thành phố, Quốc Oai sẽ có cơ hội động lựcthúc đẩy các mặt hoạt động kinh tế đặc biệt là ngành công nghiệp và phát triển

đô thị

Quốc Oai là một vùng đất cổ, hình thành và phát triển sớm trong lịch sửnước ta; huyện có 20 di tích lịch sử được xếp hạng, chủ yếu là công trình đình,chùa có giá trị cao về kiến trúc, nghệ thuật gắn với lịch sử phát triển của dân tộc.Đặc biệt là khu danh lam thắng cảnh Chùa Thầy, động Hoàng Xá cùng hệ thốngnúi đá vôi ở các xã cùng phía Đông Bắc huyện là những địa chỉ tham quan dulịch hấp dẫn

Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự chỉ đạo điềuhành của UBND Thành phố, cán bộ, Đảng viên và nhân dân của UBND huyệnQuốc Oai đã nỗ lực phấn đấu, khắc phục những khó khăn và thu được nhữngthành tựu quan trong trên các lĩnh vực Nền kinh tế ổn định, có bước phát triểntăng trưởng khá, nhiều chỉ tiêu đặt ra đều đạt và vượt mức, cơ cấu kinh tếchuyển dịch theo hướng tiến bộ công - nông nghiệp, cơ sở hạ tầng phục vụ chođời sống và sản xuất ngày càng được tăng cường Tốc độ tăng trưởng bình quânhàng năm (GDP) là 13%, giá trị sản xuất Nông nghiệp chiếm 33,5%, Côngnghiệp - Tiểu thủ công nghiệp chiếm 39,3%, Dịch vụ - Thương mại - Du lịchchiếm 27,2% đã góp phần mang lại cho Quốc Oai thế và lực mới, thúc đẩy mạnh

mẽ quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa nông nghiệp, nông thôn Bộ mặtnông thôn và trung tâm huyện thị nhiều đổi mới, sự nghiệp văn hóa xã hội cóbước phát triển tích cực Đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân ngày càngđược cải thiện và nâng lên, ổn định chính trị, giữ vững quốc phòng, an ninh đảmbảo Lòng tin của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng, quản lý điều hành củachính quyền được nâng cao, góp phần tích cực vào sự nghiệp công nghiệp hóa,hiện đại hóa ở địa phương, tạo khả năng phát triển cho quê hương đất nước,xứng đáng là một huyện có nền kinh tế phát triển của thành phố Hà Nội

Trong bối cảnh ấy, các cấp chính quyền và toàn thể nhân dân UBNDhuyện Quốc Oai đang nỗ lực thực hiện tốt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội,thiết thực chào mừng các ngày lễ lớn bằng hiệu quả cao trong lao động sản xuất

và công tác Từ dấu mốc đặc biệt này, việc ôn lại truyền thống văn hiến của quêhương càng có ý nghĩa sâu sắc không chỉ với các thế hệ hiện tại mà càng có ýnghĩa hướng tới tương lai

Chương 1 : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai.

+ Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai.

Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai là cơ quan chấp hành của Hội đồngnhân dân huyện là cơ quan hành chính của địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân thực hiên chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhànước từ Trung ương đến địa phương Vì vậy Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oaigiữ vai trò rất quan trọng trong việc hoàn thiện mục tiêu kinh tế - xã hội cũngnhư việc đảm bảo ổn định an ninh chính trị, trật tự xã hội ở địa phương

+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.

* Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức vàkiểm tra thực hiện kế hoạch đó

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội cuả xã, thị trấn

- Tổ chúc thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm traUỷ bannhân dân cấp xã, thị trấn: xây dựng và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhândân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo qui định của pháp luật

* Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cung cấp thoogn qua các chươngtrình, kế hoạch khuyết khích phát triển Nông – Công – Lâm nghiệp ở địaphương và tổ chức thực hiện chương trình đó

- Xét duyệt quy hoạch, sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn

- Xây dựng quy hoạch mương, tưới tiêu, hồ chưa nước phục vụ cho sảnxuất

- Quản lý việc khai thác sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo sựphân cấp của Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể dục thểthao:

- Kiểm trá việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của cơ sở hanhg nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành, xuất sản phẩm

- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về việc thựchiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các Trường Tiểuhọc, Trung học cơ sở, Trường Mầm non, chủ chương hóa giáo dục trên địa bàn ,chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quychế thi cử

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, và trật tự an toàn xã hội:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và phong trào quốc phòng toàn dân Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vựcphòng thủ, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượngdân quân tự vệ

* Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân địa phương

- Thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậuquả thiên tai lụt bão

* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, du lịch trên địa bàn

xã, thị trấn

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắt về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, du lịch trên địa bàn huyện

* Trong việc thực hiên chính sách dân tộc tôn giáo:

- Tuyên truyền, giáo dục phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôngiáo

- Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo theo hoặc không theo một tôn giáo nào côngdân ở địa phương

* Trong thi hành pháp luật:

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án theo quy định củapháp luật

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nàh nước, tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn công tác haog giải ở xã,thị trấn

* Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hộiđồng nhân dân theo quy định của phsp luật

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thệ của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo sự hướng dẫn của Uỷ ban nhâ dân

- Quản lý hồ sơ, mốc chỉ giới, bản đò địa giới hành chính của huyện

+ Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân và chức năng , nhiệm vụ của từng phòng, ban thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.

Lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai gồm có:

- 01 đồng chí Chủ tịch; 03 đồng chí Phó Chủ tịch; các cơ quan tham mưugiúp việc theo chế độ thủ trưởng

- Cơ cấu và số lượng các phòng ban chuyên môn trực thuộc cảu Uỷ bannhân dân huyện được sắp xếp phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng phòngbao gồm có 18 phong ban cụ thể như sau:

+ Văn phòng HĐND&UBND huyện

+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.

+ Trung tâm thể dục - thể thao

+ Trung tâm phát triển quỹ đất

+ Trung tâm phát triển các cụm công nghiệp

+ Đài truyền thanh

- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội

vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo các quy định của Uỷ bannhân dân tỉnh, Sở nội vụ và Bộ Nội vụ;

- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị,kế hoạch 5năm và hàng năm về công tác nghiệp vụ trên địa bàn, hướng dẫn và kiểm traviệc thục hiện sai khi được phê duyệt;

- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiềnlương theo phân cap của Uỷ ban nhân đâm Tỉnh và quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch về cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn chuyên môn nghiệp

vụ thuộc lĩnh vực tài chính – kế hoạch;

- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý về thu, chi thanh quyết toán ngânsách nhà nước trên địa bàn huyện

* Phòng giáo dục đào tạo

Chức năng:

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước vềlĩnh vực Gíao dục và đào tạo: Mục tiêu, chương trình Nội dung Giao dục vàĐào tạo… cơ sở vật chất quy chế thi cử và cấp văn bằng chứng chỉ và chịu sựchỉ đạo chuyên môn của Sở giáo dục và đào tạo Tỉnh

Nhiệm vụ:

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục chung hành nămđào tạo, bồi dưỡng nhà giáo cán bộ quản lý giáo dục nghành học, cấp học trongphạm vi huyện;

- Chỉ đạo thực hiện công tác chuyên môn dạy và học, các công tác lienquan cải cách giáo dục;

- Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đuakhen thưởng đối với cơ sở Giao dục và Đào tạo trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện phong trào văn hóa, văn nghệ, phong trào luyện tập

- Quản lý , bảo vệ các di tích lịch sử và danh lam thắng cảnh

* Phòng y tế

Chức năng:

Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhànước về y tế trên địa bàn huyện về chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân; y tế dựphòng ,phòng khám chữa bệnh… an toàn vệ sinh thực phẩm vaftrang thiết bị y

Có chức năng tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân huyện quản lý Nhà nước

về đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoán sản, môi trường

Nhiệm vụ:

- Thức hiện các quy hoạch, kế hoạch chính sách pháp luật của Nhà nước

về quản lý tài nguyên môi trường;

- Thực hiện công tác điều tra, quy hoạch phân hạng đất đai theo luật địnhphù hợp với quy hoạch ở địa phương;

- Theo dõi biến động đất đai; cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ vềđất đai Thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ thống thôngtin đất đai trên địa bàn huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện gioa và theoquy định của pháp luật

Nhiệm vụ:

- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác tưpháp và tổ chức triển khái thực hiện trên địa bàn theo quy định;

- Tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp lệnh theo sự chỉ đạo của

Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Sở Tư pháp;

- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch vềphổ biến giáo dục pháp luật ở địa phương trình Uỷ ban nhân dân huyện vàhướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó;

- Chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cho Ban tư pháp cấp xã, thị trấn và cáchoạt động hòa giải ở cơ sở;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

* Phòng Lao động thương binh và xã hội

Chức năng:

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhànước về lĩnh vực lao động, người có công với xã hội, thực hiện một số quyềnhạn theo sự ủy quyền của Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp

Nhiệm vụ:

- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước đối với tổchức kinh tế, tập thể, tư nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động trên địa bànthuộc lĩnh vực lao động, người có công với xã hội theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức ứng dụng tiến độ khoa học, thông tin, báo cáo định kỳ và độtxuất về đánh giá tình hình, kết quả triển khai công tác Lao động Thương binh và

xã hội với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và Sở Lao động Thương binh và xã hộitrên địa bàn;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện và theo quyđịnh của pháp luật

* Thanh tra huyện

- Thanh tra vụ việc khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện giao;

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện giải quyết khiếu nại, quyếtđịnh xử lý tố cáo;

- Phối hợp các cơ quan điều tra, Viện kiểm sát phòng chống tham nhũng,

xứ lý hành vi tham nhũng theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

* Đài truyền thanh

Chức năng:

Là đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện chức năng quản lý nhà nước về

sự nghiệp chuyên nghành trên địa bàn huyện trong lĩnh vực truyền thanh; tham

mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển chuyên nghành.

Nhiệm vụ:

- Thu tiếp song, tiếp âm Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói ViệtNam, Đài truyền hình Tỉnh theo đúng quy định;

- Xây dựng nội dung chương trình, bản in truyền thanh của huyện;

- Tổ chức, triển khai thực hiện tốt chỉ tiêu kế hoạch được giao đồng thờiphản ánh kịp thời kết quả thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch đó

* Phòng Dân tộc

Chức năng:

- Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyệntham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

về công tác Dân tộc trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;

- Phòng Dân tộc chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công táccủa Uỷ ban nhân dân huyện Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra giám sát vềchuyên môn nghiệp vụ của Ban Dân tộc

Nhiệm vụ:

- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Dântộc trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Ban Dân tộctỉnh;

- Phối hợp với các cơ quan lien quan đến tổ chức triển khai thực hiện cácChương trình, chính sách Dân tộc trên địa bàn huyện;

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, lưu trữ phục vụ quản lý Nhànước về công tác Dân tộc trên địa bàn;

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện giao hoặc theo quyđịnh của Nhà nước

* Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.Chức năng:

Văn phòng Hội đông nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quanhành chính Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và đảm bảophục vụ cho các hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.

- Tổ chức thẩm tra xem xét các phương án, đề án, các văn bản khác do cơquan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện đảmbảo tính pháp lý, nội dung và thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước;

- Tổ chức phục vụ hoạt động cảu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hộiđồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu của Hội đồng nhândân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và tham mưumột số công việc do Chủ tịch Hội đòng nhân dân huyện;

- Tổ chức thực hiện và quản lý Công tác Văn thư – Lưu trữ theo các quyđịnh của pháp lệnh Văn thư – Lưu trữ;

- Phối hợp các cơ quan chuyên môn tổ chức tham gia việc tiếp dân, thammưu cho Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân;

- Chăm lo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức Vănphòng

* Phòng kinh tế;

* Phòng quản lý đô thị;

* Phòng giải phóng mặt bằng;

* Trung tâm thể dục thể thao;

* Trung tâm phát triển quỹ đất;

* Trung tâm phát triển cụm công nghiệp;

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ quan.

+ Nhiệm vụ và quyền hạn.

- Văn phòng do Chánh Văn phòng phụ trách chung, Chánh Văn phònglàm việc theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm ccas nhân trước Uỷ bannhân dân và Chủ Tịch Uỷ ban nhân dân huyện về công việc được giao;

- Phó Văn phòng giúp chánh Văn phòng điều hành công tác chung củaVăn phòng Thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết toàn bộ công việc của Vănphòng ( khi Chánh Văn phòng đi vắng) và chịu trách nhiệm trước Chánh Vănphòng và Thường trực Hội đồng nhân dân, Thường trực Uỷ ban nhân dân vềnhững công việc được giao

- Chuyên viên chịu sự phân công chỉ đạo văn phòng đề làm công tác tổnghợp soạn thảo các văn bản, quản lý văn bản tác nghiệp theo yêu cầu của Thườngtrực Uỷ ban nhân dân huyện, các báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quỹ, 6 tháng

và báo cáo tổng kết năm đảm bảo thời gian quy định;

- Bộ phận kế toán – tài vụ : Lập dự toán tiền mặt quỹ và hàng tháng bảođảm phục vụ cho mọi hoạt động của hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện

và của các đơn vị dự toán Bảo đảm quyết toán đầy đủ, kịp thời, đúng chế độquy định;

- Bộ phận Văn thư – lưu trữ: Quản lý và tiếp nhận toàn bộ công văn đi,đến đảm bảo theo đúng trình tự quy định của pháp lệnh Văn thư – lưu trữ.Chuyển công văn giấy tờ bảo đảm kịp thời, chính xác Quản lý con dấu theođúng quy định Quản lý và cấp giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệukhi có ý kiến của thủ trưởng cơ quan;

- Bảo đảm tốt công tác bảo mật “ Tuyệt đối “ không được để người không

co nhiệm vụ vào phòng làm việc của văn thư

- Thực hiện tốt công tác giao dịch hành chính trong cơ quan Nhà nước;

- Tiếp nhận cac văn bản chuyển lưu trữ từ văn thư chuyển lên;

- Bảo quản tốt tài liệu lưu trữ Sắp xếp phân loại các hồ sơ văn bản quản

lý đưa vào phông lưu trữ theo đúng quy định của pháp lệnh Văn thư – lưu trữ;

* Công tác đánh máy, quản trị mạng thông tin nội bộ và photo văn bản:

- Đánh máy, in sao các loại văn bản kịp thời, chính xác đảm bảo đúng nộidung và hình thức văn bản;

- Thực hiện tốt chế độ bảo mật theo quy định Không được để ngườikhông có nhiệm vụ vào phòng máy;

- Quản lý chặt chẽ máy photo không được để người khác tự sử dụng máy

để photo văn bản Các cơ quan khác cần photo văn bản phải được sự đồng ý củalãnh đạo cơ quan văn phòng;

- Quản trị mạng thông tin nội bộ: Theo dõi và xử lý các loại văn bản quahộp thư điện tử Phụ trách máy chủ mạng nội bộ cơ quan; quản lý và xử lý kỹthuật máy thiết bị văn phòng phục vụ cho nhiệm vụ công tác của cơ quan; phốihợp với các bộ phận khác trong cơ quan thực hiện một số nhiệm vụ công tác khiđược thủ trưởng cơ quan giao…

+ Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ

CỦA CƠ QUAN 2.1 Hoạt động quản lý.

+ Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

- Tổ chức văn thư:

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụHướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Công văn425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến thì mỗi huyện tổ chức một bộphận văn thư lưu trữ chuyên trách giúp Chánh Văn phòng HĐND& UBNDhuyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư lưu trữ đối với cơ quanchuyên môn và các tổ chức đơn vị trực thuộc UBND huyện và đối với UBNDcấp xã Thực hiện sự hướng dẫn và chỉ đạo đó, UBND huyện đã thành lập phòngVăn thư thường trực để thực hiện công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oaicán bộ phòng Văn thư thường trực có nhiệm vụ cụ thể sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng;đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật

Lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hiện hành

Hiện nay, theo Điều 7 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì phòng Nội vụ quản lý cảcông tác Văn thư Lưu trữ Nhưng trên thực tế công tác Văn thư-Lưu trữ củaUBND huyện Quốc Oai do Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai quản

lý Điều này được thể hiện trong Quyết định số 959 /QĐ-UBND ngày 01 tháng

7 năm 2006 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng HĐND và UBND Tuy nhiên, công tác Văn thư - Lưu trữ củaUBND huyện cũng đang từng bước thực hiện cải cách hành chính

* Cán bộ làm công tác Văn thư:

- Công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai được tổ chức theo hìnhthức tập trung.Toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản đượcthực hiện tại một nơi chung, đó là Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai,tạo điều kiện thuận lợi nhất trong việc chỉ đạo về thao tác nghiệp vụ

- Hiện nay tại bộ phận văn thư lưu trữ của huyện đã được UBND huyệnquan tâm bố trí 04 cán bộ, công chức làm công tác văn thư, trong đó 01 cán bộlàm công tác lưu trữ, 100% cán bộ đạt trình độ đại học và được bố trí theo đúngchuyên ngành đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định hiện hành, 03 cán bộ tiếp nhậnvăn bản đến và phát hành văn bản đi được ứng dụng trên máy tính với phầnmềm tác nghiệp

Ngoài ra, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đều bố trí mộtcán bộ chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư để phụ trách mảng văn thư của

cơ quan mình

Tại Văn phòng HĐND&UBND, phòng Nội vụ huyện công tác văn thưlưu trữ thực hiện khá tốt 6 tháng đầu năm 2014 văn phòng HĐND &UBNDhuyện đã tiếp nhận 2.686 văn bản đến và tham mưu giúp lãnh đạo UBND huyệnphát hành 743 công văn thường, 73 tờ trình, 139 thông báo, 109 báo cáo, 2046quyết định, 07 chỉ thị, 90 kế hoạch; trong đó đã phát hành 04 văn bản quy phạmPháp luật

Đối với văn bản đến hàng ngày được tiếp nhận, kiểm tra, bóc bì, đăng kýtrình văn bản đến nhanh chóng kịp thời đúng quy trình, chuyển đến đúng đốitượng Đối với văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác,đúng thể thức, đúng quy định Văn phòng thực hiện tốt chế độ bảo mật.

Phát hành văn bản đi được ban hành theo đúng quy định và xử lý chuyểnphát kịp thời Đến cuối tháng 6 năm 2014, tổng số văn bản đi: 3211 văn bản cácloại, trong đó phát hành 743 công văn thường, 73 tờ trình, 139 thông báo, 109báo cáo, 2046 quyết định, 07 chỉ thị, 90 kế hoạch, 04 văn bản quy phạm Phápluật.Thực hiện tốt việc gửi và tiếp nhận văn bản bằng hòm thư điện tử

* Nhận xét:

Vì vậy việc tổ chức văn thư cũng như việc bố trí cán bộ làm công tác vănthư của UBND huyện Quốc Oai đã được chú trọng và được sự quan tâm củalãnh đạo Văn phòng HĐND& UBND huyện Quốc Oai Tuy nhiên, để đáp ứngyêu cầu của cải cách hành chính nước ta hiện nay kính đề nghị UBND huyệncũng cần phải có sự quan tâm nhiều hơn nữa về công tác Văn thư-Lưu trữ củahuyện nhà Đặc biệt là việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư để công tác vănthư thực sự là một trong những hoạt động quản lý Nhà nước đạt hiệu quả vàđúng chuyên ngành đào tạo

+ Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai

Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai luôn quan tâm chỉ đạo đểcông tác văn thư hoàn thiện phù hợp với yêu cầu công việc của Lãnh đạo cũngnhư các phòng ban, ban trực thuộc huyện

Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ công tác văn thư củađơn vị là người trực tiếp chỉ đạo, theo dõi đôn đốc việc soạn thảo văn bản củaphòng ban theo đúng chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

* Trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu trữ:

Cán bộ Văn thư là người trực tiếp giúp Chánh Văn phòng thực hiện côngtác tổ chức và kiểm tra văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư như :

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định

+ Về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ.

Nhà nước ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản dướiLuật để quản lý mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đảm bảo cho các hoạt động đóđược thực hiện một cách thống nhất, liên tục và duy trì trật tự an toàn xã hội

Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư UBND huyện Quốc Oaiđược thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tácvăn thư và việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ

về công tác văn thư của UBND huyện Việc ban hành các văn bản này phảikhông trái với các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng vàNhà nước

Hiện nay nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và cácvăn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo hành lang cơ sở về pháp lýcho việc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức…như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Vănthư & Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư

Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư củahuyện đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, văn bản hướngdẫn của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước UBND huyện đã nhận thức rõ được vaitrò quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư nên UBND huyện đã và đangban hành các văn bản nhằm tổ chức và hoàn thiện công tác văn thư, coi việccông tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước

* Nhận xét:

- Ưu điểm:

Những văn bản trên là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm chỉđạo của các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước cũng như sự lãnh đạo, chỉ đạo củaUBND huyện Quốc Oai về công tác Văn thư của UBND huyện Hệ thống vănbản này đã tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chứccông tác Văn thư của các cơ quan, tổ chức trong đó có UBND huyện Quốc Oai,thể hiện nhận thức khá toàn diện và đầy đủ của các cấp lãnh đạo đối với côngtác Văn thư của UBND huyện, hiện nay công tác Văn thư của UBND huyệnQuốc Oai đã đi vào nề nếp và đạt hiệu quả đúng chuyên môn nghiệp vụ

- Tồn tại:

Tuy nhiên hệ thống văn bản trên đến nay đã bộc lộ một số tìm được

+ Đối với các văn bản của Nhà nước thì hiện nay đã có quy định về tổchức cũng như công tác Văn thư ở cấp Quận, huyện được cụ thể, rõ ràng.

+ Đối với hệ thống văn bản của UBND huyện,chưa ban hành quy chếcông tác Văn thư - Lưu trữ và chưa hướng dẫn nghiệp vụ riêng cho công tác Vănthư - Lưu trữ, nên điều này cũng phần nào khó khăn cho việc tổ chức và thựchiện công tác Văn thư - Lưu trữ ở UBND huyện

+ Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết về công tác văn thư.

Hàng năm, UBND huyện Quốc Oai có kế hoạch phối hợp với Phòng Nội

vụ huyện tổ chức các đợt kiểm tra về tình hình công tác Văn thư ở các cơ quanđơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện.Việc kiểm tra này đã tạo điều kiệnđánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về kết quả công tác Văn thư củaUBND huyện để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác Văn thư được tốthơn

Để đánh giá hoạt động của công tác Văn thư hàng năm UBND huyệnthường tổ chức các hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc đánh giá côngtác Văn thư đã đạt được và phân tích những tồn tại yếu kém trong việc tổ chứcVăn thư ở các phòng,ban và UBND các xã, thị trấn nhằm ngày càng hoàn thiệnhơn nữa việc tổ chức công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăngcường vai trò công tác Văn thư trong hoạt động của UBND huyện

* Đánh giá chung

Nhìn chung công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai đã được sựquan tâm chú trọng của các cấp lãnh đạo và ngày càng đi vào hoạt động có hiệuquả để phục vụ cho hoạt động của HĐND & UBND huyện.Và tiếp tục xây dựngnhững văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm bảo cho công tác Văn thư đi vào nềnếp và khoa học, hoạt động có hiệu quả

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

> Cơ sở khoa học.

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Nó bao gồm toàn bộ công việcliên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,lập hồ sơ hiện hành và quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư bao gồm những công việc như sau:

* Công tác xây dựng và ban hành văn bản:

* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:

+ Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản

+ Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Trình và sao văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

* Công tác quản lý văn bản đi:

* Công tác quản lý và sử dụng con dấu:

+ Các loại dấu

+ Quản lý con dấu

+ Sử dụng con dấu

+ Bảo quản con dấu

* Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

+ Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

về công tác văn thư và thực hiện được công việc của công tác văn thư cần phải

có sự hiểu biết về lý thuyết, nắm vững lý luận nghiệp vụ có như vậy công việcmới có thể đạt kết quả tốt được

>Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai.

* Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản

là một nhiệm vụ quan trọng Để đưa ra các quyết định, ý kiến chỉ đạo UBNDhuyện Quốc Oai đã tiến hành xây dựng và ban hành văn bản

Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND huyện được thực hiện nhưsau:

Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản:

- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản Quy phạm pháp luật:

+ Đúng thẩm quyền hình thức và thẩm quyền nội dung theo quy định củapháp luật

+ Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp tính thống nhất với hệ thống văn bảnQuy phạm pháp luật hiện hành Văn bản Quy phạm pháp luật của UBND huyệnphải phù hợp với văn bản Quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên

và Nghị quyết của HĐND cùng cấp

+ Đảm bảo tính công khai, minh bạch, khả thi và hiệu quả

+ Tuân thủ trình tự, thủ tục do pháp luật quy định

- Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường:

Văn bản hành chính thông thường do cơ quan, phòng ban chuyên mônsoạn thảo cũng phải tuân theo đầy đủ các quy định của cơ quan như đối với vănbản quy phạm để đảm bảo tính hợp pháp và giải quyết được nhu cầu của ngườidân

Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan

- Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Căn cứ Luật 31/2004/QH11 ban hành văn bản quy phạm pháp luật HĐND

& UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004 Văn bản quy phạm pháp luật của UBNDcấp huyện (thành phố, thị xã) ban hành là: Quyết định, Chỉ thị

- Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính

Những văn bản của UBND huyện ban hành bằng hình thức Quyết định,Chỉ thị nhưng không phải văn bản quy phạm pháp luật

Ngoài ra UBND huyện còn ban hành những văn bản hành chính khác theothẩm quyền của mình như: Công văn thường, báo cáo, thông báo, giấy mời, tờtrình, kế hoạch, hướng dẫn

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

- Thảo văn bản:

Chuyên viên căn cứ vào yêu cầu công việc, xác định công việc đó có nhấtthiết phải ban hành ra một loại văn bản hay không Nếu xét thấy cần thiết thì dựkiến văn bản ban hành và trình lãnh đạo

Trong quá trình xây dựng văn bản chuyên viên phải thu thập thông tin có

thảo cần phải có đầy đủ hồ sơ, căn cứ sử dụng cho mục đích soạn thảo, đủnhững dẫn chứng cho tính thuyết phục tránh sự sai sót.

UBND huyện Quốc Oai hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo,cá nhânphụ trách Trong huyện tổ chức các phòng ban chuyên môn giúp việc cụ thể cholãnh đạo Vì vậy, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ đã được quy định mà cácphòng ban hoặc cá nhân soạn thảo văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của mình,giúp lãnh đạo cơ quan trong lĩnh vực mình quản lý

- Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo:

Trưởng các phòng, ban là người trực tiếp duyệt về nội dung văn bản Mỗivăn bản do phòng ban ban hành đều có chữ ký nháy (tức là ký ruồi)vào phầncuối của nội dung văn bản

- Đánh máy

Sau khi đã được trưởng phòng duyệt bản thảo chuyên viên sẽ là ngườitrực tiếp đánh máy văn bản

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

Hầu như các văn bản của UBND huyện ban hành đều đầy đủ các yếu tốthể thức bắt buộc theo hướng dẫn của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Việc kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày cũng do trưởng cácđơn vị phòng ban trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó kiểm tra

- Ký văn bản

UBND huyện hoạt động theo chế độ tập thể vì vậy việc ký văn bản đượcquy định như sau:

Tuỳ vào nội dung văn bản mà người đứng đầu cơ quan là chủ tịch ký thay

mặt hoặc phó chủ tịch ký thay Trong một số trường hợp đặc biệt chủ tịch có thể

uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ)một số văn bản mình phải ký, hoặc người đứng đầu cơ quan có thể giao choChánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL)

* Nhận xét:

Công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND huyện Quốc Oai nhìnchung là tương đối tốt Quá trình xây dựng và ban hành văn bản đều được thựchiện đúng quy trình, đã có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo và banhành văn bản Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo văn bản các phòng bankhông thông qua văn phòng kiểm tra về thể thức cho nên một số văn bản banhành ra trình bày không đúng theo thể thức quy định.

* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng

và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bảnđến

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến gồm những công việc cụ thểsau:

+ Thứ nhất: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản

- Tiếp nhận văn bản:

Bất kỳ văn bản đến từ nguồn nào đều phải tập trung tại Văn thư cơ quan,

tổ chức Đối với UBND huyện Quốc Oai thì văn bản đến được tập trung, thốngnhất tại phòng Văn thư của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Cán bộ Văn thư cơ quan có nhiệm vụ làm thủ tục tiếp nhận văn bản Côngchức văn thư phải xác định nguồn văn bản đến để tổ chức tiếp nhận không đểxót hoặc thất lạc

- Phân loại bì văn bản đến:

Văn thư cơ quan tiến hành phân loại văn bản đến theo các bước:

- Bước 1: phân loại văn bản đến thành 2 nhóm:

Sau khi phân loại xong văn thư tiến hành bóc bì văn bản và làm thủ tụcđăng ký văn bản.

+ Thứ hai: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến

Tất cả các văn bản gửi đến UBND huyện đều được đóng dấu đến và ghi sốđến ngày đến , ngoài ra hiện nay đang triển khai ứng dụng trên máy tính với phần

mềm tác nghiệp dùng phiếu xử lý công văn để tiện cho việc theo dõi quản lý số

lượng và số thứ tự văn bản đến UBND huyện

Mẫu dấu đến của UBND huyện:

CÔNG VĂN ĐẾN

Số:

Ngày:

Kính chuyển:

+ Thứ ba: Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến để quản lý, theo dõi phục vụ tra tìm văn bản đếntheo yêu cầu của lãnh đạo

Hiện nay, UBND huyện Quốc Oai đang triển khai dùng phương phápđăng ký bằng ứng dụng máy tính với phần mềm tác nghiệp

Do số lượng văn bản đến trong một năm là tương đối lớn vì vậy cán bộvăn thư cơ quan đã lập các loại sổ đăng ký văn bản đến sau:

+ Thứ tư: Trình và sao văn bản đến