CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan
* Ưu điểm:
Công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai đã đạt được kết quả sau:
- Việc tổ chức Văn thư tập trung đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo được an toàn, bí mật cơ quan.
- Công tác Văn thư đã nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo cơ quan. Cơ quan đã ban hành được các văn bản chỉ đạo công tác Văn thư cụ thể là quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND huyện và hàng năm đều tiến hành sơ kết, tổng kết công tác Văn thư để đánh giá tình hình công tác Văn thư và triển khai công tác Văn thư trong thời gian tiếp theo.
- Một số khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư đã được thực hiện tốt như việc Xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những kết quả đạt được cũng còn tồn tại một số nhược điểm sau:
- Văn thư cơ quan vẫn do Văn phòng HĐND&UBND huyện quản lý chưa chuyển giao cho phòng Nội vụ theo quy định của Chính phủ.
- UBND huyện Quốc Oai đã có cán bộ biên chế làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND&UBND huyện.
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư của UBND huyện đã thực hiện.
Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai
- Dựa trên cơ sở thực tiễn và cơ sở lý luận của nghiệp vụ công tác Văn thư, sau khi phân tích thực trạng về công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Văn thư của UBND huyện trong thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn của công tác Văn thư phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của UBND huyện góp phần ổn định chính trị, phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng trên địa bàn huyện ngày một tốt hơn.
- Giải pháp mà em đưa ra gồm có những giải pháp về lâu dài như việc hoàn thiện về hệ thống tổ chức Văn thư của UBND huyện. Các giải pháp còn lại là những giải pháp trước mắt nhằm tổ chức tốt công tác Văn thư của UBND huyện khi hệ thống tổ chức Văn thư đã được xây dựng và tổ chức hoàn chỉnh.
Trong những giải pháp này em chủ yếu đi sâu vào việc hoàn thiện các văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư và xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư chứ không đi sâu vào các khâu nghiệp vụ khác bởi xét cho cùng chỉ khi nào vấn đề con người và sự lãnh đạo, chỉ đạo được quan tâm tốt nhất thì các khâu nghiệp vụ Văn thư mới có khả năng được thực hiện đúng và khoa học, đảm bảo cho công tác Văn thư được tổ chức tốt hơn.
Hoàn thiện hệ thống tổ chức văn thư trong UBND huyện.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, cũng như trong bất cứ lĩnh vực nào việc hoàn thiện hệ thống tổ chức là một yếu tố có ý nghĩa quyết định đến mục tiêu và hiệu quả hoạt động đó. Công tác Văn thư cũng là một hoạt động quản lý Nhà nước. Như đã phân tích ở trên thì việc hoàn thiện hệ thống tổ chức Văn thư của UBND huyện Quốc Oai có một ý nghĩa và vai trò quan trọng. Đây là biện pháp mang tính chất lâu dài cần có thời gian và sự đầu tư thích đáng cũng như sự quan tâm của các cấp lãnh đạo của UBND huyện cũng như của Nhà nước.
Qua việc nghiên cứu tình hình thực tiễn và các văn bản của nhà nước cũng như việc tham khảo một số tài liệu, em xin đưa ra một mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện như sau:
- Thứ nhất: Bố trí vị trí của Văn thư
Việc bố trí vị trí của Văn thư như hiện nay là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với thực tiễn. Nhưng trong thời gian tới khi có thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ về việc thực hiện Nghị định số 13, 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ về việc chuyển giao công tác Văn thư - Lưu trữ sang phòng Nội vụ quản lý (đối với cấp huyện) thì theo em huyện cũng cần phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước để đảm bảo cho hoạt động quản lý ngành dọc trong tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc bộ máy nhà nước. Mặc dù xung quanh vấn đề này hiện đang có rất nhiều quan điểm trái ngược nhau trong giới chuyên môn cũng như của xã hội. Nhưng thiết nghĩ nhà nước ta là nhà nước pháp quyền hoạt động theo hiến pháp và pháp luật của nhà nước thì việc chấp hành theo đúng quy định của nhà nước là một việc làm cần thiết để đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật và nâng cao vai trò vị thế của cơ quan quản lý Nhà nước, cụ thể là Chính phủ và Bộ Nội vụ.
- Thứ hai: Mỗi phòng, ban nên tổ chức bộ phận Văn thư chuyên trách để làm các công tác nghiệp vụ Văn thư theo quy định của nhà nước.
Hiện nay, mỗi phòng ban trực thuộc UBND huyện quản lý không chỉ làm việc dưới sự chỉ đạo của UBND huyện mà còn thực hiện nhiệm vụ của mình
theo ngành dọc nên số lượng văn bản ban hành trong một năm của các phòng ban cũng tương đối nhiều. Vì vậy, nên bố trí bộ phận Văn thư chuyên trách ở cả các phòng ban. Có như vậy, công tác Văn thư của UBND huyện mới thực sự đi vào nề nếp.
Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm văn thư
Trong bất kỳ một lĩnh vực nào, yếu tố con người luôn là bộ phận rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất, hiệu quả, sự phát triển bền vững của lĩnh vực đó. Trong công tác Văn thư cũng vậy, việc hoàn thiện đội ngũ con người là một yếu tố rất quan trọng mang tính chất quyết định. Mọi khâu nghiệp vụ Văn thư có được thực hiện tốt hay không phần lớn đều nhờ vào cách thức tổ chức, thực hiện của cán bộ Văn thư.
Thứ nhất: Để công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai được thực hiện tốt thì yêu cầu về việc hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư là yếu tố quan trọng hàng đầu.
- Trong công tác Văn thư hiện tại của UBND huyện Quốc Oai năm 2014 UBND huyện đã chỉ đạo tăng cường thêm 1 cán bộ giúp việc cho cán bộ Văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn và có bề dày kinh nghiệm về công tác Văn thư lý do khối lượng công việc quá nhiều như vậy là một yêu cầu cấp bách và là ưu tiên số một, theo khảo sát thì hiện nay cán bộ làm công tác Văn thư của UBND huyện mới chỉ có 01 cán bộ biên chế 1 cán bộ làm hợp đồng giúp việc mới đáp ứng được nhu cầu đặt ra và đảm bảo cho các khâu nghiệp vụ Văn thư được thực hiện tốt hơn. Yêu cầu đặt ra trong thời gian tới là UBND huyện cần phải có chỉ tiêu biên chế cán bộ làm công tác Văn thư, ở mỗi phòng ban nên có một cán bộ làm công tác Văn thư thì mới đảm bảo đúng chuyên môn, hiện nay các phòng, ban cán bộ hầu hết là kiêm nhiệm không đúng với chuyên môn.
- Cú chế độ chớnh sỏch và khen thưởng kỉ luật rừ ràng đối với cỏn bộ làm Văn thư của cơ quan để họ thấy được quyền lợi và trách nhiệm trong hoạt động xây dựng và hoàn thiện công tác Văn thư của cơ quan.
Thứ hai: Để các khâu nghiệp vụ Văn thư được thực hiện tốt thì việc nâng cao năng lực chuyên môn và nhận thức cho các cán bộ Văn thư là việc làm cần thiết:
- Hàng năm cán bộ Văn thư phải được cử đi tập huấn và đào tạo nghiệp vụ theo chương trình đào tạo của Nhà nước.
- Tự mỗi cán bộ Văn thư phải không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình.
- Làm tốt phần việc của mình và có ý thức phấn đấu để nâng cao vị trí hoạt động của mình và trong cơ quan, chứng tỏ vai trò của công tác Văn thư, giúp cán bộ lãnh đạo nhận thức đúng đắn vị trí, vai trò của công tác này.
Đây là những yếu tố vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư trong thời gian tới của UBND huyện cần được các cấp lãnh đạo quan tâm thực hiện nhiều hơn nữa. Khi yếu tố con người được đầu tư thích đáng thì công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai nói riêng và của toàn xã hội nói chung mới phát huy được hết giá trị và hiệu quả hoạt động.
Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư của UBND huyện
- Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo về công tác Văn thư:
Sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp tới cách thức tổ chức và hoạt động của công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai. Để nâng cao nhận thức của cấp lãnh đạo về vai trò vị trí của công tác Văn thư là một việc làm rất khó và đòi hòi phải có yếu tố khách quan tác động trực tiếp tới nhận thức của cán bộ lãnh đạo. Yếu tố khách quan quan trọng ở đây phải được kể đến đó là sự tác động của các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực này như: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thông qua các văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư của Nhà nước đối với việc tổ chức công tác Văn thư nói chung và cấp huyện nói riêng. Hiện nay nhà nước ta ban hành rất nhiều văn bản về công tác Văn thư đã phần nào tác
động không nhỏ tới nhận thức của cán bộ lãnh đạo tuy nhiên việc ban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác Văn thư cấp huyện là chưa nhiều và chưa cụ thể. Vì thế trong thời gian tới chúng ta cần phải ban hành thêm những văn bản hướng dẫn chi tiết về việc tổ chức Văn thư của cấp huyện để tạo cơ sở thống nhất cho việc thực hiện.
Trong khung chương trình bồi dưỡng và đào tạo cán bộ quản lý của Nhà nước có thể đưa công tác Văn thư vào giảng dạy và coi đây là một tiêu chuẩn để xét vào vị trí lãnh đạo và đánh giá khả năng lãnh đạo của cán bộ quản lý.
- Hoàn thiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện trong thời gian tới:
Hàng năm, UBND huyện phải tiến hành xây dựng các kế hoạch công tác Văn thư để cho công tác Văn thư ngày càng được thực hiện tốt hơn. Trong kế hoạch cần đề ra được mục tiêu cụ thể và các bước thực hiện.
Trên đây là những văn bản quan trọng mà khi được ban hành em tin rằng công tác Văn thư của huyện nhà sẽ được thực hiện tốt.
Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND huyện nên thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuyên viên căn cứ vào yêu cầu công việc, xác định công việc đó có nhất thiết phải ban hành ra một loại văn bản hay không. Nếu xét thấy cần thiết thì dự kiến văn bản ban hành và trình lãnh đạo.
Bước 2: Thu thập thông tin có liên quan đến đối tượng và phạm vi điều chỉnh cho văn bản, trong quá trình soạn thảo cần phải có đầy đủ hồ sơ, căn cứ sử dụng cho mục đích soạn thảo, đủ những dẫn chứng cho tính thuyết phục cao tránh sự sai sót.
Bước 3: Xây dựng đề cương nếu thấy cần tham khảo sẽ trình lãnh đạo cho ý kiến bổ sung
Bước 4: Tiến hành soạn thảo theo đề cương và theo ý kiến chính của lãnh đạo
Bước 5: Duyệt bản thảo có ý nghĩa là kiểm tra lại nội dung văn bản đã soạn thảo nếu thấy không còn vướng mắc gì thì chuyên viên hoặc thủ trưởng đơn vị nháy vào phần cuối cùng của nội dung văn bản, Chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào phần nơi nhận duyệt về mặt thể thức của văn bản.
Bước 6: Trình ký văn bản. Sau khi có chữ ký chuyên viên có nhiệm vụ đưa văn bản xuống văn thư cơ quan lấy số, nhân bản văn bản, đóng dấu và gửi đi những nơi được nêu trong văn bản.
Làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác đạt hiệu quả cao. Vì văn bản là căn cứ để thực hiện, ban hành văn bản không chính xác, cụ thể sẽ gây khó khăn rất lớn trong việc thực hiện. Các văn bản được ban hành đúng quy trình sẽ kiểm tra được nội dung và thể thức văn bản làm cho văn bản ban hành được chính xác.
- Yếu tố thể thức cũng là một trong những yếu tố đánh giá giá trị của văn bản. Mặc dù các văn bản của UBND huyện ban hành đều đủ các yếu tố thể thức bắt buộc nhưng do chưa nắm rừ được thể thức trỡnh bày hay lý do khỏch quan mà các yếu tố này đôi lúc được thực hiện chưa tốt. Các phòng ban, cán bộ chuyên môn cần phải nghiên cứu thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP để làm tốt yêu cầu này.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Nhìn chung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Quốc Oai là tương đối tốt. Cán bộ lãnh đạo và cán bộ Văn thư có kinh nghiệm trực tiếp làm công tác này đã ý thức được tầm quan trọng của các văn bản cũng như việc quản lý và giải quyết văn bản. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cán bộ văn thư vẫn mắc phải một số sai sót trong khi tiến hành đăng ký văn bản vào sổ đăng ký là không đăng ký đầy đủ nội dung theo yêu cầu.
Vì vậy, khi thực hiện đăng ký vào sổ cán bộ Văn thư cần đăng ký đầy đủ các thông tin cần thiết vào sổ đăng ký văn bản đến. Việc đăng ký đầy đủ các
thông tin vào sổ đăng ký văn bản là rất cần thiết vì sổ đăng kí cũng được coi là một cụng cụ để quản lý và theo dừi việc giải quyết văn bản đến.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi
Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan nên thực hiện theo quy trình sau:
Việc thực hiện theo đúng quy trình này đảm bảo cho việc quản lý văn bản đi được tập trung, thống nhất, nhanh chóng, chính xác và bí mật văn bản. Thể hiện được trách nhiệm của các phòng ban, chức năng trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.
- Thực hiện sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu:
Sắp xếp bản lưu: là sắp xếp bản chính của văn bản đi tại văn thư cơ quan để tiện cho việc quản lý và tra tìm văn bản.
UBND đánh số theo tên loại văn bản vì vậy khi sắp xếp ta tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Sắp xếp văn bản theo tên loại ra từng tập riêng
Bước 2: Trong từng tập văn bản, văn bản có số nhỏ, ngày tháng ban hành sớm xếp trước, văn bản nào có số lớn, ngày tháng ban hành muộn xếp sau.
Bảo quản bản lưu:
Cuối tháng, quý, năm: đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tơ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu
- Đánh số tờ: Mỗi tờ văn bản được đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng số Ả Rập, bút chì đen, mềm, đánh liên tục từ 01 đến hết.
- Viết bìa văn tập lưu:
Tập lưu + tên loại văn bản + tác giả + thời gian (tháng, quý, năm) Ví dụ: Tập lưu Quyết định của UBND huyện Quốc Oai quý 1 năm 2011 Phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu:
- Văn thư cơ quan phải phục vụ nghiên cứu của lãnh đạo và cán bộ công chức trong cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.
- Trong quỏ trỡnh phục vụ sử dụng bản lưu, phải lập sổ theo dừi sử dụng bản lưu. Việc lập sổ sẽ giỳp cỏn bộ văn thư theo dừi được cỏc loại tài liệu hay được sử dụng để nghiên cứu để có kế hoạch phục vụ được nhanh chóng đồng