CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
> Cơ sở khoa học.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành và quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm những công việc như sau:
* Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
+ Thảo văn bản
+ Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo + Đánh máy
+ Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày + Ký văn bản
* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản + Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
+ Đăng ký văn bản đến + Trình và sao văn bản đến + Chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết, theo dừi tiến độ giải quyết văn bản đến
* Công tác quản lý văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức + Trình ký
+ Ghi số, ngày tháng văn bản + Đóng dấu văn bản
+ Đăng ký văn bản
+ Chuyển phỏt văn bản và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản
* Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
+ Các loại dấu + Quản lý con dấu + Sử dụng con dấu + Bảo quản con dấu
* Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
+ Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ + Lập hồ sơ
+ Giao nộp hồ sơ
> Cơ sở thực tiễn.
Ngoài các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư còn một yếu tố quan trọng nữa là sự hiểu biết về lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, để hiểu đầy đủ về công tác văn thư và thực hiện được công việc của công tác văn thư cần phải có sự hiểu biết về lý thuyết, nắm vững lý luận nghiệp vụ có như vậy công việc mới có thể đạt kết quả tốt được.
>Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai.
* Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng. Để đưa ra các quyết định, ý kiến chỉ đạo UBND huyện Quốc Oai đã tiến hành xây dựng và ban hành văn bản.
Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND huyện được thực hiện như sau:
Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản:
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản Quy phạm pháp luật:
+ Đúng thẩm quyền hình thức và thẩm quyền nội dung theo quy định của pháp luật.
+ Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp tính thống nhất với hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật hiện hành. Văn bản Quy phạm pháp luật của UBND huyện phải phù hợp với văn bản Quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
+ Đảm bảo tính công khai, minh bạch, khả thi và hiệu quả + Tuân thủ trình tự, thủ tục do pháp luật quy định
- Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường:
Văn bản hành chính thông thường do cơ quan, phòng ban chuyên môn soạn thảo cũng phải tuân theo đầy đủ các quy định của cơ quan như đối với văn bản quy phạm để đảm bảo tính hợp pháp và giải quyết được nhu cầu của người dân.
Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan
- Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Căn cứ Luật 31/2004/QH11 ban hành văn bản quy phạm pháp luật HĐND
& UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp huyện (thành phố, thị xã) ban hành là: Quyết định, Chỉ thị.
- Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Những văn bản của UBND huyện ban hành bằng hình thức Quyết định, Chỉ thị nhưng không phải văn bản quy phạm pháp luật.
Ngoài ra UBND huyện còn ban hành những văn bản hành chính khác theo thẩm quyền của mình như: Công văn thường, báo cáo, thông báo, giấy mời, tờ trình, kế hoạch, hướng dẫn...
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan - Thảo văn bản:
Chuyên viên căn cứ vào yêu cầu công việc, xác định công việc đó có nhất thiết phải ban hành ra một loại văn bản hay không. Nếu xét thấy cần thiết thì dự kiến văn bản ban hành và trình lãnh đạo.
Trong quá trình xây dựng văn bản chuyên viên phải thu thập thông tin có
thảo cần phải có đầy đủ hồ sơ, căn cứ sử dụng cho mục đích soạn thảo, đủ những dẫn chứng cho tính thuyết phục tránh sự sai sót.
UBND huyện Quốc Oai hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo,cá nhân phụ trách. Trong huyện tổ chức các phòng ban chuyên môn giúp việc cụ thể cho lãnh đạo. Vì vậy, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ đã được quy định mà các phòng ban hoặc cá nhân soạn thảo văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo cơ quan trong lĩnh vực mình quản lý.
- Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo:
Trưởng các phòng, ban là người trực tiếp duyệt về nội dung văn bản. Mỗi văn bản do phòng ban ban hành đều có chữ ký nháy (tức là ký ruồi)vào phần cuối của nội dung văn bản.
- Đánh máy
Sau khi đã được trưởng phòng duyệt bản thảo chuyên viên sẽ là người trực tiếp đánh máy văn bản.
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
Hầu như các văn bản của UBND huyện ban hành đều đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc theo hướng dẫn của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP.
Việc kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày cũng do trưởng các đơn vị phòng ban trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó kiểm tra.
- Ký văn bản
UBND huyện hoạt động theo chế độ tập thể vì vậy việc ký văn bản được quy định như sau:
Tuỳ vào nội dung văn bản mà người đứng đầu cơ quan là chủ tịch ký thay mặt hoặc phó chủ tịch ký thay .Trong một số trường hợp đặc biệt chủ tịch có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ) một số văn bản mình phải ký, hoặc người đứng đầu cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL)
* Nhận xét:
Công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND huyện Quốc Oai nhìn chung là tương đối tốt. Quá trình xây dựng và ban hành văn bản đều được thực hiện đúng quy trình, đã có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo văn bản các phòng ban không thông qua văn phòng kiểm tra về thể thức cho nên một số văn bản ban hành ra trình bày không đúng theo thể thức quy định.
* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến gồm những công việc cụ thể sau:
+ Thứ nhất: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản - Tiếp nhận văn bản:
Bất kỳ văn bản đến từ nguồn nào đều phải tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức. Đối với UBND huyện Quốc Oai thì văn bản đến được tập trung, thống nhất tại phòng Văn thư của Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Cán bộ Văn thư cơ quan có nhiệm vụ làm thủ tục tiếp nhận văn bản. Công chức văn thư phải xác định nguồn văn bản đến để tổ chức tiếp nhận không để xót hoặc thất lạc.
- Phân loại bì văn bản đến:
Văn thư cơ quan tiến hành phân loại văn bản đến theo các bước:
- Bước 1: phân loại văn bản đến thành 2 nhóm:
+ Nhóm 1 là văn bản đến
+ Nhóm 2 là thư, sách báo, tư liệu: chuyển thẳng tới cá nhân hoặc thành viên trong UBND huyện.
- Bước 2: Tiếp tục phân loại văn bản đến :
Sau khi phân loại xong văn thư tiến hành bóc bì văn bản và làm thủ tục đăng ký văn bản.
+ Thứ hai: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến
Tất cả các văn bản gửi đến UBND huyện đều được đóng dấu đến và ghi số đến ngày đến , ngoài ra hiện nay đang triển khai ứng dụng trên máy tính với phần mềm tỏc nghiệp dựng phiếu xử lý cụng văn để tiện cho việc theo dừi quản lý số lượng và số thứ tự văn bản đến UBND huyện.
Mẫu dấu đến của UBND huyện:
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:...
Ngày:...
Kính chuyển:...
+ Thứ ba: Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến để quản lý, theo dừi phục vụ tra tỡm văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo.
Hiện nay, UBND huyện Quốc Oai đang triển khai dùng phương pháp đăng ký bằng ứng dụng máy tính với phần mềm tác nghiệp.
Do số lượng văn bản đến trong một năm là tương đối lớn vì vậy cán bộ văn thư cơ quan đã lập các loại sổ đăng ký văn bản đến sau:
+ Sổ đăng ký văn bản Mật đến + Sổ đăng ký quyết định đến + Sổ đăng ký văn bản đến + Sổ đăng ký đơn thư………..
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được văn thư cơ quan trình bày đúng theo hướng dẫn trong công văn 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
+ Thứ tư: Trình và sao văn bản đến
Sau khi đăng ký vào sổ cán bộ văn thư chuyển lên cho Chánh Văn phòng để xin ý kiến giải quyết.
Sau khi nhận được ý kiến giải quyết nếu phải sao văn bản thì cán bộ văn thư xem có nhất thiết phải sao y bản chính hay chỉ là sao phô tô coppy để tiến hành sao một cách chính xác.
+ Thứ năm: Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền thì cán bộ văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Văn bản đến được cán bộ văn thư chuyển đến đúng đối tượng một cách nhanh chóng và chặt chẽ. Tất cả các văn bản đến khi tiến hành chuyển giao đều được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đến.
+ Thứ sỏu: Giải quyết, theo dừi tiến độ giải quyết văn bản đến - Giải quyết văn bản:
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan.
Những công việc có liên quan đến nhiều bộ phận cùng tham gia giải quyết thì các bộ phận cần khẩn trương họp phân công phối hợp để cùng giải quyết công việc. Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo.
Trong khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến.
- Theo dừi tiến độ giải quyết văn bản đến
Việc theo dừi, đụn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nõng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến của UBND huyện đều được ấn định thời hạn giải quyết nờn cơ quan phải theo dừi đụn đốc về thời hạn giải quyết.
+ Chủ tịch UBND huyện có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng với quy định, chế độ chính sách của cơ quan Đảng và Nhà nước hay không.
+ Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND huyện kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến của cơ quan.
+ Trưởng các đơn vị, tổ chức của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc chuyển, nhận văn bản kịp thời chính xác, đúng thủ tục hay chưa?
+ Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, lập sổ theo dừi giải quyết để cú cơ sở nhắc nhở cỏn bộ, cỏc bộ phận giải quyết đỳng thời hạn.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Quốc Oai: Được ứng dụng trên máy tính bằng phần mầm tác nghiệp.
Như vậy, công tác quản lý văn bản đến của UBND huyện Quốc Oai đã thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước về nội dung công tác này, các nội dung đều được thực hiện đúng theo quy trình.
* Công tác quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Công tác quản lý văn bản đi bao gồm những nội dung công việc sau:
+ Thứ nhất: Kiểm tra thể thức
Tất cả các văn bản đi của UBND huyện trước khi phát hành đều được kiểm tra thể thức trước khi phát hành. Việc kiểm tra thể thức văn bản do Chánh Văn phòng kiểm tra. Như ở nội dung công tác xây dựng và ban hành văn bản thì các phòng ban chức năng sẽ giúp UBND huyện soạn thảo các văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình phụ trách nên việc kiểm tra thể thức văn bản do trưởng các phòng ban kiểm tra và ký nháy.
Thể thức của văn bản được trình bày theo hướng dẫn của thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thủ trưởng các đơn vị dựa vào hướng dẫn đó để kiểm tra thể thức văn bản ban hành.
+Thứ hai: Trình ký
Chánh Văn phòng là người trình ký văn bản. Tuy nhiên, ở UBND huyện Quốc Oai Trưởng các đơn vị, phòng ban sẽ là người trực tiếp ký nháy văn bản.
+Thứ ba: Ghi số, ngày tháng văn bản
Tất cả các văn bản đi do UBND huyện phát hành đều được lấy số và ngày tháng năm tập trung tại Văn thư của Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Do số lượng văn bản đi phát hành trong một năm của cơ quan là rất lớn trong đó chủ yếu là Quyết định nên số của Quyết định được đăng ký riêng một sổ, còn các loại khác đăng ký sổ riêng của từng loại văn bản.
+ Thứ tư: Đóng dấu văn bản
Việc đóng dấu lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.
Dấu của UBND huyện chỉ được văn thư cơ quan đóng vào các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
Dấu được đóng đúng màu mực quy định (màu đỏ) và đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Ngoài ra văn thư cơ quan còn đóng các loại dấu chức danh, dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có).
+ Thứ năm: Đăng ký văn bản
Các văn bản do UBND huyện phát hành đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi được thực hiện theo mẫu quy định của Nhà nước.
Do số lượng ban hành văn bản lớn nên văn thư cơ quan lập các loại sổ đăng ký sau:
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi + Sổ đăng ký Quyết định đi + Sổ đăng ký Chỉ thị
+ Sổ đăng ký Tờ trình + Sổ đăng ký Kế hoạch + Sổ đăng ký Thông báo + Sổ đăng ký Báo cáo + Sổ đăng ký công văn đi
+ Thứ sỏu: Chuyển phỏt văn bản đi và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản - Chuyển phát văn bản:
Tất cả các văn bản đi của cơ quan được chuyển phát ngay trong ngày chậm nhất là ngày hôm sau. Văn bản được chuyển giao đúng đối tượng và kịp thời. Để chuyển đúng đối tượng một cách kịp thời và chính xác văn thư cơ quan phân loại văn bản:
+ Loại chuyển giao nội bộ: Đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi và chuyển tới các đơn vị nhận văn bản.
+ Loại chuyển đi bưu điện: Văn thư lựa chọn bì, đưa văn bản vào bì và dán bì.
Sau khi đưa văn bản vào bì văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện và tiến hành gửi văn bản đi.
- Theo dừi việc chuyển phỏt:
+ Đối với văn bản chuyển giao nội bộ văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi và khi thực hiện chuyển giao văn thư yêu cầu người nhận văn
bản ký vào sổ chuyển để nắm được văn bản đã chuyển đi hay chưa, có đúng đối tượng không.
+ Đối với văn bản gửi đi bưu điện nếu có nội dung quan trọng văn thư phải làm phiếu gửi kèm theo.
+ Thứ bảy: Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
Vào cuối mỗi năm cán bộ văn thư chỉ đưa các văn bản lưu vào hộp để chuyển vào kho lưu trữ của văn phòng. Chưa có sự sắp xếp bản lưu một cách khoa học để phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng bản lưu.
Như vậy, công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện tương đối tốt, các quy trình nghiệp vụ của công tác này được chú trọng và quan tâm. Đặc biệt việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu hiện nay là rất đạt hiệu quả cho việc giải quyết các công việc có liên quan cụ thể là công tác lưu trữ.
* Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản.
Để khẳng định tầm quan trọng của con dấu Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều văn bản quy định về quản lý và sử dụng con dấu:
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính