MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ 4 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú. 4 1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Cẩm Tú. 4 1.1.2. Chức năng của UNBD xã Cẩm Tú. 7 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú 7 1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú. 9 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú. 9 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú. 9 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 11 2.1 Công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú 11 2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú. 11 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú. 13 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú. 13 2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 13 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 20 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 2.2.7. Nhận xét chung về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú 23 CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 25 3.1. Nhận xét. 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Tồn tại 25 3.2. Các nội dung đề xuất. 26 3.2.1. Đề xuất nội dung về quy chế, nội quy quy định về cụ thể về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú. 26 KẾT LUẬN 31
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Cẩm Tú 1.1.1 Sự đời UBND xã Cẩm Tú 1.1.2 Chức UNBD xã Cẩm Tú 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Cẩm Tú 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú 1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND xã Cẩm Tú 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú .9 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 11 2.1 Công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú .11 2.1.1 Công tác đạo công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú .11 2.1.2 Tình hình cán làm công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú .13 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú .13 2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan 13 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .20 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ .21 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 2.2.7 Nhận xét chung công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú 23 CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 25 3.1 Nhận xét 25 3.1.1 Ưu điểm .25 3.1.2 Tồn 25 3.2 Các nội dung đề xuất 26 3.2.1 Đề xuất nội dung quy chế, nội quy quy định cụ thể công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú 26 KẾT LUẬN 31 Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong công xây dựng, phát triển hội nhập Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước nước ta việc ứng dụng lý luận vào thực tiễn điều tất yếu, để tạo nên bước đà phát triển cách vững Mặt khác lý luận thực tiễn yếu tố có tác động qua lại hỗ trợ lẫn nhau, lý luận đôi với thực tiễn Chính quy luật chương trình đào tạo phối kết hợp giữ lý thuyết thực hành Để trang bị củng cố kiên thức học, đồng thời nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong làm việc chi sinh viên trước rời ghế nhà trường phần quan trọng thiếu Việc thực tập tốt nghiệp quan giúp cho sinh viên vận dụng nghững kiến thức kỹ học vào thực tiễn nhằm củng cố kiến thức, đồng thời tạo lập dần tác phong làm việc va chạm vào công việc thực tế mà sau sinh viên trường đảm nhiệm Lưu trữ công tác nghiệp vụ thiếu trình hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động quan, tổ chức Đảng Nhà nước Là công tác quan trọng việc giữ gìn bảo quản thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, …… Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây đựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh qua liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phim ảnh, qua hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, sở để cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho hệ hôm mai sau Nhận thức tầm nhìn quan trọng công tác Lưu trữ Đảng Nhà nước yêu cầu nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với đợt thực tập, thực tế Mỗi năm Khoa Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan để hiểu rõ công tác Lưu trữ Vì đợt thực tập em xin vận dụng hết kiến thức mà học ghế nhà Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trường đối chiếu với thực tế UBND xã Cẩm Tú, nhằm củng cố thêm kiến thức học, kết hợp với thực tiễn công tác Lưu trữ mà hệ trước để lại nhằm đúc kết thêm nhằm nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp Được giới thiệu Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đồng ý tiếp nhận thực tập UBND xã Cẩm Tú, huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa từ ngày 02/03/2015 đến 24/4/2015 Lý chọn đề tài” Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú”, ý nghĩa hiệu công tác lưu trữ mang lại cho phát triển xã hội, tác dụng mà tạo cho công khối quan hành Nhà nước không nhỏ, mặt khác UBND xã Cẩm Tú quan hành cấp địa phương bước lên phát triển cách toàn diện, nên em muốn tìm hiểu phát triển toàn diện công tác lưu trữ đem lại đóng góp Ngoài em muốn tìm hiểu thực tế thuận lợi khó khăn ưu điểm, hạn chế, vướng mắc trình thực công tác Lưu trữ kể từ thành lập ngày nay, trình tồn công tác lưu trữ có thực nghĩa hay không? Nó tồn quan đánh nào? Hơn em muốn tìm hiểu sâu giá trị nguồn tài liệu vốn có, khâu nghiệp vụ Lưu trữ quan Trong trình thực chuyên đề, em gặp phải số khó khăn việc tiếp xúc sâu vào thực tế để tìm hiểu công tác lưu trữ quan chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế mà có nội dung lý thuyết trang bị trình học tập, quan chưa có phòng kho riêng nên việc tìm hiểu trình tồn nguồn tài liệu khó Song bên cạnh khó khăn đó, em nhận giúp đỡ bảo, hướng dẫn tận tình cô lãnh đạo UBND xã, từ em thực tìm hiểu chuyên đề cách nhanh chóng có hiệu quả, em hướng dẫn tác phong làm việc cán lưu trữ Từ thực tế công việc giúp em trau dồi thêm nhiều kiến thức quý báu học tập nhiều kinh nghiệm thực tế công việc Từ trình tìm hiểu chuyên đề, em thấy đợt thực tập giai đoạn quan trọng cần thiết Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội sinh viên chúng em trước rời ghế nhà trường Để có thuận lợi trình thực chuyên đề em xin chân thành cảm ơn bày tỏ biết ơn sâu sắc tới thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đồng chí lãnh đạo, cán hướng dẫn UBND xã Cẩm Tú, đặc biệt cô Nguyễn Thị Phượng công chức Văn phòng – Thống kê chị Cao Thị Thiện Cán Văn thư kiêm Lưu trữ giúp đỡ em chuyên môn nghiệp vụ tạo điều kiện cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp Cẩm Tú, Ngày 22 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Mai BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO GỒM : Chương I: Vài nét sơ lược UBND xã Cẩm Tú Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú Chương III: Nội dung công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú Chương IV: Phần phụ lục Các Hình ảnh minh họa cho nội dung nghiên cứu Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Cẩm Tú 1.1.1 Sự đời UBND xã Cẩm Tú Xã Cẩm Tú hình thành cách chừng khoảng 11.000 năm, hình thành Cẩm Tú thuộc huyện Đô Lung, sau đổi thành huyện Cát Lung, huyện Đa Cẩm, thuộc Phủ Thuật Thiên Đến đầu kỷ XIX dân cư ngày đông đúc, nhiều dân cư dân tộc mường đến từ Hòa Bình, thời kỳ Cẩm Tú thuộc Mường Voong, sách mông Sơn xã Trung Sơn thuộc Huyện Cẩm Thủy Tháng năm 1945 sở sát nhập thôn thành xã Vượng Sơn gồm : làng Vàn, làng Ăn, làng Dài, làng Bắc Sơn, làng Cùng, làng Ngốc, làng Cò Vỉ, làng Ao, làng Rổm San, làng Đàn, làng chiềng, làng đầm, làng bái, làng én, đầm trên, vin, quang, mực, trả, làng Chang, làng nè, sống, bọm, men, chạo, ráy,và làng khạ Cuối năm 1947 xã Vượng Sơn đổi thành xã Cẩm Tú, 14 thôn sáp nhập thành 14 xóm : xóm Đình, xóm Thịnh, xóm Sơn, xóm Vinh, Thanh long, Yên sơn, Quang trung, Lê lợi, THái học, Thái bình, Thái nguyên, Bắc Sơn, Ngọc liên xóm Đô lương Đầu năm 1960, phong trào xây dựng hợp tác xã nông nghiệp phát triển rộng khắp huyện miền núi Thanh Hóa, hưởng ứng phong trào xây dựng HTX nông nghiệp, vận động xây dựng HTX nông nghiệp xã Cẩm Tú hoàn thành, toàn xã có 14 HTX, HTX nhỏ thành lập theo xóm, đến tháng năm 1973 sáp nhập HTX nông nghiệp toàn xã thôn xã trở thành đội sản xuất đến năm 1985 HTX nông nghiệp toàn xã giải thể chuyển sang khoán 10 \, csc tổ sản xuất đổi tên thành thôn Năm 1964 thực QĐ số: 232 ngày 04 tháng năm 1964 Bộ Nội Vụ, Cẩm Tú chia thành xã Xã Cẩm Tú Xã Cẩm Quý cho tớ ngày Khhi chia tách xã CẨm Tú có thôn Thái Học, Thái Nguyên, Thái Bình, Ngọc Liên, Bắc Sơn Giai đoạn 1963 – 1965 xã tiếp nhận thêm bà Thuần Lộc, Phú Lộc, Hoa Lộc H Hậu Lộc lên xây dựng phát triển kinh tế văn hóa Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội miền núi mở thêm xóm Bông, Cẩm Hoa, Thuần Lương Đến năm 1976 xã lại tiêp nhận thêm 47 hộ từ xã Hoàng Xuyên, H Hoàng Hóa, T Thanh Hóa lên lập thành xóm Bình Xuyên Xã Cẩm Tú nằm phía đông bắc huyện Cẩm Thủy, Tỉnh Thanh Hóa; cách trung tâm huyện lỵ khoảng 4km; phía đông giáp xã Thạch Quảng, H Thạch Thành, T Thanh Hóa; phía tây giáp xã Cẩm Giang; phía nam giáp xã Cẩm Phong, phía bắc giáp xã Cẩm Quý, thuộc H Cẩm Thủy, T Thanh Hóa Xã Cẩm Tú có diện tích tự nhiên 1.883ha diện tich đất canh tác : 883.11 đất thổ cư 134,11ha, xã có 1491 hộ, 6429 khẩu, gồm dân tộc dân tộc Kinh Dân tộc Mường ( Dân tộc Kinh chiếm 48% dân tộc Mường chiếm 51% 1% dân tộc khác) Cẩm Tú có làng với tên gọi sau: Thái Học, Thái Nguyên , Thái Vàn, Thái Bình, Thái Sơn, Bắc Sơn, Ngọc Liên, Cẩm Hoa, Thuần Lương, Lương Thành, Bắc Thái, Bình Xuyên Qua thời kỳ biến đổi Lịch sử, Cẩm Tú giữ nguyên 13 làng truyền thống đến năm 2008, thôn Đồng Danh, tách từ thôn Lương Thành, Cẩm Tú than 14 thôn ngày Ngày 13 tháng năm 1948 Chi Bộ lâm thời xã Cẩm Tú thành lập đồng chí Trương Hiến Thành làm Bí thư, chi gồm đảng viên, đến ngày 3/2/1949 chi đảng Đại hội lân thứ với 12 đảng viên lấy tên chi Hồng Khanh, đại bầu chi ủy gồm đồng chí đồng chí Trương Hiến Thành làm Bí thư, Đây mốc lịch sử quan trọng Đảng chứng minh phát triển mạnh mẽ cách mạng xã nhà Dưới lãnh đạo Đảng với truyền thống 64 năm xây dựng , trưởng thành, Đảng dã lãnh đạo nhân dân vượt qua khó khăn tử thách, giành nhiều tháng lợi mặt kinh tế, trị, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng để có xã Cẩm Tú vững mạnh giàu đẹp hôm Kể từ khai sinh, lập địa, xã Cẩm Tú xã có nhiều nét đẹp văn hóa truyền thống xã có truyền thống hiếu học, nên có nhiều người đỗ đại học trưởng thành sống xã có nhiều người tiến sỹ, hàng trăm người có trình độ đại học đại học hàng trăm em theo học Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trường đại học, cao đẳng, 13 người có hàm vị cấp tá lực lượng vũ trang… Người dân Cẩm Tú cần cù, chịu thương chịu khó, hay làm, chung sức chung lòng, đoàn kết vượt khó lên, giúp phát triển kkinh tế, làm giàu đáng, trí tuệ lao động chung sức xay dựng nông thôn Đảng xã Cẩm Tú, đạt nhiều thành tích đáng tự hào công tác lãnh đạo, đạo quần chúng nhân dân thực chủ trương đường lối Đảng, nên : nhiều năm liên tục Đảng đạt danh hiệu Đảng vững mạnh đạt nhiều khen, giấy khen Chính quyền tổ cức đoàn thể trị xã hội xã, lãnh đạo Đảng làm tốt chức nhiệm vụ mình, xây dựng xã Cẩm Tú thành xã ổn định trị , trật tự an toàn xã hội, bước xây dựng xã Cẩm Tú Thành xã kinh tế phát triển , có đời sống vật chất, tinh thần phong phú nên nhiều năm qua xã Cẩm Tú cấp, ngành chức ghi nhận tặng nhiều huân chương, khen, giấy khen Đặc biệt công tác xây dựng đời sống văn hóa sở - hưởng ứng vận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” Đảng nhân dân xã Cẩm Tú hăng hái thi đua sôi nổi, tổ chức tốt công tác xây dựng làng, quan văn hóa, xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hóa Tính từ đầu năm x1999 đến toàn xã khai trương xây dựng 13/14 làng văn hóa, 3/3 trường học có nếp sống văn hóa Trong có làng đạt danh hiệu làng văn hóa cấp tỉnh, làng quan đạt danh hiệu làng, quan văn hóa cấp huyện, thôn lại giai đoạn hoàn thiện tiêu chí để chuẩn bị cho công tác khai trương xây dựng văn hóa Trải qua năm xây dựng, phát triển trưởng thành, đặc biệt từ năm 1964 đến nay, lãnh đạo cấp ủy Đảng, đạo sát ban thường trực huyện ủy, thường trực HĐND – UBND huyện, xã Cẩm Tú trở nên vững mạnh đạt thành tích đáng tự hào Được UBND tỉnh tặng nhiều khen kinh tế - xã hội… Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phong trào xây dựng nông thôn xã Cẩm Tú bước hoàn thiện tiêu chí phấn đấu giảm tỷ lệ hộ nghèo hộ cận nghèo xuống 1,3% 80% đạt tiêu chuẩn gia đình văn hóa, 80% số thôn tệ nạn xã hội Huy động nguồn lực để xây dựng cho trường học, trạm y tế, công trình xây dựng xã Phấn đấu 2015 xã Cẩm Tú hoàn thiện 19/19 tiêu chí nông thôn Trong xuất chặng đường xây dựng trưởng thành, Đảng bộ, HĐND – UBND nhân dân Cẩm Tú góp phần không nhỏ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Cán nhân dân dân tộc xã thực tốt chủ trương, đường lối Đảng sách nhà nước góp phần đắc lực việc thúc đẩy nghiệp: Công nghiệp hóa – đại hóa đất nước mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh Đảng nhân dân dân tộc xã Cẩm Tú, phát huy thành tích đạt được, phấn đấu hoàn thành tốt mục tiêu kinh tế - xã hội để xây dựng thành công xã văn hóa nông thôn 1.1.2 Chức UNBD xã Cẩm Tú UBNd xã Cẩm Tú quy định Luật Hội đồng nhân Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan Nhà nước cấp Ủy ban nhân dân chấp hành Nghị HĐND, với HĐND chuẩn bị kỳ họp, thực quản lý hành cính Nhà nước địa phương theo cấp quản lý 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Cẩm Tú - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội năm trình HĐND xã thông qua, trình UBND huyện phê duyệt tổ chức thực kế hoạch - Tổ chức khai thác ngành nghề truyền thống địa phương, ứng dụng tiến khoa học , công nghệ để phát triển ngành nghề - Thực quản lý ngân sách xã Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương, tổ chức hoạt động văn hóa thông tin, nghệ thuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn minh - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội khuyến khích phát triển nông, công nghiệp, dịch vụ theo quy định cấp Tổ chức thực biện pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai, thực quản lý nguồn nước - Tổ chức huấn luyện quân pổ thông, xây dựng quốc phòng toàn dân; thực công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân dự bị động viên; tổ chức huấn luyện sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; thực hậu cần chỗ sách hậu phương quân đội - Quản lý việc xây dựng nhà ở, điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật Tổ chức kiểm tra, xử lý hành vi vi phạm đường giao thông đường công trình cở sở hạ tầng dịa phương, huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông xã - Thực quản lý Trạm y tế xã, triển khai chương trình kế hoạch hóa gia đình, thực chế độ sách với thương binh, bệnh binh, gia đình có công với cách mạng , thực công tác cứu trợ xã hội, hoạt đọng nhân đạo từ thiện, thực quy hoạch quản lý tu bổ nghĩa trang liệt sỹ - Thực quản lý, xếp chợ điểm buôn bán giao dịch địa phương, phối hợp với quan Nhà nước để chống buôn lậu, trốn thuế lưu hành hàng giả địa phương - Tổ chức thực biện pháp thi hành Hiến pháp, Luật, văn quan, Nhà nước cấp nghị HĐND cấp Tuyên truyền giáo dục pháp luật địa phương, hướng dẫn hoạt động tổ hòa giải , giải tranh chấp nhỏ nhân dân, thực việc đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật; thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, quan, tổ chức, cá nhân địa phương, bảo vệ tính mạng, tự do, nhân phẩm công dân - Thực biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội Xây dựng lực lượng công an xã phòng trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc Thực phòng ngừa chống tội phạm; quản lý hộ khẩu, đăng ký tạm trú, phối hợp với quan chức việc thi hành án, xử lý vi phạm pháp luật địa phương - Thực sách dân tộc tôn giáo - Thực xây dựng quyền quản lý địa giới hành cấp xã - Kiểm tra thực pháp luật địa phương; tổ chức tiếp dân giả khiếu nại, tố cáo theo quy định Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú 1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND xã Cẩm Tú * Cơ Cấu Tổ Chức Theo Luật HĐND UBND quy định Cơ cấu tổ chức UBND xã Cẩm Tú bao gồm: - 01 chủ tịch - 02 phó chủ tịch - 03 ủy viên Giúp việc cho UBND xã có ban: + Bộ phận Văn phòng + Ban Tài + Ban Địa + Ban Văn hóa- Xã hội + Ban Tư pháp + Ban Công an + Ban Dân số, gia đình trẻ em 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú - Bộ phận Văn Phòng: + Tham mưu tổng hợp cho UBND xã hoạt động UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND, cung cấp thong tin phục vụ quản lý hoạt đọng HĐND + Xây dựng chương trình kế hoạch báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm, công tác đạo điều hành Thường trực HĐND, UBND Chủ tịch UBND xã + Chuẩn bị nội dung phục vụ phiên họp HĐND UBND, họp làm việc Chủ tịch Phó Chủ tịch + Quản lý dấu Thường trực HĐND UBND, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành + Tiếp nhận hồ sơ trả hồ sơ, công chứng giấy tờ, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật - Ban Tài chính: + Tham mưu giúp UBND xã thực quản lý Nhà nước lĩnh vực: tài chính, tài sản, kế hoạch đầu tư, tổng hợ, thống nhất, quản lý kinh tế hợp tác Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội mục tài liệu có ghi thời gian bảo quảnvà xếp theo trật tự định Xác định giá trị tài liệu cần phải xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu từ lưu trữ hành để nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử xác đinh tuổi thọ cho tài liệu Bảng thời hạn bảo quản công cụ tra tìm tài liệu, giúp cho việc xác định giá trị tài liệu xác, thống nhất, tránh việc hủy hoại tài liệu cách tùy tiện UBND xã Cẩm Tú có Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ Như nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu UBND xã Cẩm Tú tiến hành cách triệt để có phối kết hợp lãnh đạo quan trợ giúp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng thẩm tra tài liệu UBND huyện nên tài liệu nhanh chóng xác định giá trị, loại tài liệu hết giá trị đem tiêu hủy theo quy định Nhà nước, nhiên quy mô tài liệu không lớn nên giá trị nguồn tài liệu xác định không cao 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu Như biết, chỉnh lý tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng để tổ chức tài liệu theo phương án phân loại khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu Trong đó, tài liệu lưu trữ hệ thống theo phương án thích hợp cố định trật tự xếp Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với khâu nghiệp vụ thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu có vị trí quan trọng toàn công tác lưu trữ mà nhiệm vụ có tính cấp thiết nên cần thực Nếu khâu Văn thư thực tốt công việc lập hồ sơ chỉnh lý không phức tạp Vì tài liệu đưa theo vấn đề công việc giải cụ thể Đối với phông tài liệu UBND xã Cẩm Tú, Xã Cẩm Tú từ thành lập nên tài liệu có đến nay, nhiên trong năm đầu công tác lưu trữ chưa thực tốt, công tác bảo quản tài liệu hạn chế, số tài liệu có giá trị bị thất lạc mát Năm 2010 UBND xã Cẩm Tú tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm 1990 đến năm 2010 Căn vào số tài liệu có , chức nhiệm vụ giao cấu tổ chức có thay đổi, quan hoạt động Vì phương án phân loại cho phông UBND xã Cẩm Tú phương án “ THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC” Theo phương án tài liệu UBND xã trước hết chia theo năm, sau năm tài liệu lại chia đơn vị, tổ chức, phòng ban Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 18 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Quá trình thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND xã Cẩm Tú diễn theo bước sau: • Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên không thực trình giao nhận tài liệu mà tài liệu vệ sinh sơ đưa chỉnh lý Sau tiến hành khảo sát sơ khối tài liệu để rõ khối lượng, thời gian, thành phần nội dung tài liệu từ đó: + Xây dựng phương án phân loại + Thu thập, bổ sung tài liệu + Viết lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông + Lập kế hoạch chỉnh lý + Biên soạn văn hướn dẫn chỉnh lý + Dự trù vật tư, văn phòng phẩm • Giai đoạn chỉnh lý + Bước 1: Tiến hành phân chia tài liệu theo năm từ 1990 đến 2010 Biện pháp để phân chia tài liệu năm vào thời gian sản sinh tài liệu thời gian tài liệu phản ánh để phân chia tài liệu năm tiến hành kiểm tra lại cho + Bước 2: Tiến hành phân chia tài liệu năm thành nhóm, tài liệu ban tương ứng với hồ sơ Để phân chia tài liệu nhóm cụ thể nhanh chóng dựa vào đặc trưng tác giả đặc trưng nội dung tài liệu + Bước 3: Xác lập đơn vị bảo quản, xếp thứ tự đơn vị bảo quản nhóm nhỏ Nếu nhóm khối lượng tài liệu nhiều có nội dung phức tạp lên phương án chi tiết cho nhóm Các tài liệu phân chia thành hồ sơ vấn đề cụ thể tiến hành lập hoàn chỉnh hồ sơ Khi lập hồ sơ phải kiểm tra xem tài liệu nhóm nhỏ tương đương với hồ sơ đạt yêu cầu chưa, thiếu phải bổ sung, thừa bỏ ra, sau xếp tài liệu hồ sơ theo đặc trưng cụ thể, dự kiến tiêu đề xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đánh số tờ để cố định trật tự tài liệu có hồ sơ ghi mục lục văn bản, ghi chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ Sau hồ sơ biên mục bên xong tiến hành hệ thống hóa hồ sơ Đây việc xếp thự tự hồ sơ, đơn vị bảo quản từ nhóm nhỏ đến nhóm lớn vấn đề tiến hành lập mục lục hồ sơ, sau tiến Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 19 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội hành xếp thứ tự vấn đề, sau hoàn thành xong công tác hồ sơ đưa vào cặp, cặp đánh số dán nhãn • Kết thúc chỉnh lý Tiến hành kiểm tra kết chỉnh lý cách vào: mục đích yêu cầu đợt chỉnh lý, văn hướng dẫn chỉnh lý ban hành, báo cáo kết khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý nội dung để kiểm tra bao gồm: kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu loại khối tài liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý Tiếp theo ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ, tài liệu loại để tiêu hủy bàn giao theo danh mục tài liệu loại Sau hoàn thành xong việc bàn giao ta thực việc đưa tài liệu vào bảo quản tủ lưu trữ Cuối viết báo tổng kết chỉnh lý trình bày tóm tắt kết đạt nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểmcũng tiến đọ thực trình thực chỉnh lý sau hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý Như vậy: công tác chỉnh lý tài liệu UBND xã Cẩm Tú tiến hành theo quy trình đợc chuẩn bị trước Tuy nhiên qua khảo sát tinh hình chỉnh lý em thấy, công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều nên chưa lưu trữ nhiều tài liệu đặc biệt tài liệu có giá trị mặt lịch sử Các tài liệu sau chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh lập ít, phần lớn hồ sơ chưa hoàn chỉnh cần bổ sung thêm Tuy không trực tiếp tham gia qua trình chỉnh lý qua tìm hiểu qua cán Văn thư kiêm Lưu trữ cung cấp thông tin em thấy việc thực bước khâu ngiệp vụ chỉnh lý thực theo trình tự, kết thu lại thấp cán thực nắm nghiệp vụ trình độ nghiệp vụ lưu trữ hạn chế 2.2.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Thống kê: Tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu khoa học, thống kê phương tiện bảo quản, thống kê cán lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ việc áp dụng phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác, số lượng chất lượng tình hình tài liệu trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ Là mắt xích quan trọng thiếu quy trình nghiệp vụ lưu trữ Từ số liệu thống kê tài liệu lưu trữ dã giúp UBND xã Cẩm Tú xây Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 20 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội dựng kế hoạch thu tập bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Thông kê tài liệu lưu trữ tạo điều kiện cho việc quy hoạch công tác bảo quan, bảo vệ an toàn tài kiệu lưu trữ, vào số liệu thống kê UBND xã lập kế hoạch nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ phạm vi quản lý nước, dự vào UBND xã xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng lập kế hoạch bảo quản tài liệu có giá trị Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, sưu tầm tập hợp tài liệu theo yêu cầu họ, cho biết kho lưu trữ có tài liệu gì, bảo quản đâu, việc tra tìm tài liệu lưu trữ thực theo phương pháp Ngoài công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện để thống kê thành phần, số lượng thành phần kho lưu trữ để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ khoa học, quản lý tài liệu chặt chẽ, khỏi mát, thất lạc.Trong lưu trữ có nhiều công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ : mục lục hồ sơ, sách giới thiệu, phiếu phông… Mỗi loại công cụ có tác dụng riêng biệt chúng bổ sung cho nhau, quan hệ với chặt chẽ Nhìn chung việc thống kê tài liệu sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tạo nhiều thuận lợi việc tra tìm, tập hợp tài liệu nhanh chóng Tại UBND xã Cẩm Tú sử dụng mục lục hồ sơ để làm phương tiện thống kê công cụ tra tìm tài liệu Mục lục hồ sơ dùng để giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu lưu trữ, dẫn địa hồ sơ, thống kê số lượng hồ sơ có lưu trữ, hướng dẫn cán làm lưu trữ xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học dùng để cố định phương án phân loại tài liệu phông Đối với phông lưu trữ chỉnh lý mục lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại phông Mục lục hồ sơ giới thiệu toàn hồ sơ phông lưu trữ Như nói, mục lục hồ sơ vừa công cụ tra tìm tài liệu, vừa công cụ để thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ Cũng loại hình công cụ tra tìm chủ yếu lưu trữ Hiện trang thiết bị như: máy vi tính, máy in, … trang bị phòng làm việc phận Văn phòng việc ứng dụng tin học công tác lưu trữ chưa thực 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 21 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Nếu biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ mát, hư hỏng Đặc biệt nước ta lại nằm khu vực nhiệt đới có gió mùa, yêu tố nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng phát triển mạnh, tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Ánh sáng , không khí, bụi yếu tố ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu cao Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp Tài liệu UBND xã Cẩm Tú hình thành trình hoạt động ủy ban từ thành lập, năm đầu công tác quản tài liệu chưa thực tốt nên nhiều tài liệu có giá trị không Năm 2010, UBND xã Cẩm Tú tiến hành chỉnh lý khối tài liệu giai đoạn 1990 đến 2010 đưa vào bảo quản Các tài liệu chủ yếu nhóm tài liệu hành chính, số tài liệu phim ảnh tài liệu khoa học kỹ thuật thiết kế xây dựng công trình xây dựng xã Cẩm Tú Tài liệu lưu trữ Xã Cẩm Tú bảo quản tủ lưu trữ kim loại, tú có khóa cẩn thận Hiện UBND xã Cẩm Tú có kế hoạch sử dụng 01 phòng tầng trụ sở với diện tích 30m2 để làm kho lưu trữ Nhưng trụ sở xây dựng theo hướng Tây Bắc tránh ánh sáng chiếu thẳng vào phòng, kho lưu trữ Trước công tác bảo quản tài liệu lưu trữ không làm tốt, nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng Trong năm gần đây, thấy tầm quan trọng tài liệu lưu trữ với đạo quan cấp công tác lưu trữ UBND xã thực quan tâm chưa có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ xã chủ yếu đưa vào cặp, hộp, bảo quản tủ lưu trữ Các tủ đựng tài liệu đặt vị trí cao ráo, thoáng mát không bị ánh sang chiếu trực tiếp nên tài liệu bị ẩm mốc, giấy bị vàng, giòn hạn chế, tượng côn trùng phà hoại tài liệu Hàng năm cuối năm, công việc kết thúc, với việc xác định giá trị tài liệu cán văn thư kiêm lưu trữ UBND xã tiến hành công tác vệ sinh tìa liệu, kiểm tra tình hình tài liệu thực tu bổ tài liệu tài liệu hư hỏng theo Quyết định số: 69/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 Cục Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ Do điều kiện quan mà Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 22 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội chưa thể có trang thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ trang thiết bị bảo quản : thiết bị đo độ ẩm, thiết bị đo nhiệt độ, thiết bị trì nhiệt độ… Tài liệu UBND xã Cẩm Tú chủ yếu tài liệu hành nên trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ không làm ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ có định kỳ kiểm tra, vệ sinh tài liệu năm nên tài liệu lưu trữ UBND xã Cẩm Tú tình trạng mục nát hay bị côn trùng phá hoại Vì tài liệu lưu trữ tình trạng tốt 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng lưu trữ trình nghiên cứu cung cấp thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung cho quan, dơn vị mặt: kinh tế, chịnh trị, văn hóa, xã hội… thực tiễn yêu cầu cần thiết mục đích cuối công tác lưu trữ Để nâng cao trách nhiệm lưu trữ đọc giả việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, ngày 07/4/2004 Bộ Tài ban hành Thông tư số: 30/2004/TT-BTC hướng dẫn chế độ thu, nộp quản lý phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thực tế, UBND xã Cẩm Tú việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ không nhiều, tài liệu lưu trữ sử dụng phần lớn trình giải công việc, có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, lãnh đạo quan đơn vị, cá nhân đề xuất ý kiến với cán Văn Thư liêm Lưu trữ để mượn tài liệu Hiện hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND xã Cẩm Tú chủ yếu hình thức cho mượn tài liệu, chưa có kho lưu trữ riêng nguồn tài liệu lưu trữ chư thực phong phú nên hình thức công bố tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ hay tổ chức khai thác sử dụng phòng đọc không tổ chức 2.2.7 Nhận xét chung công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú UBND xã Cẩm Tú đơn vị hành cấp sở, cấp thấp hệ thống quan hành Nhà nước, quan chủ yếu chịu đạo quan cấp trên, trình hoạt động UBND xã sản sinh tài liệu không nhiều hàng năm nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ không đáng kể Tại hạn hẹp chế đọ biên chế, mặt khác đặ điểm cấu tổ chức, UBND xã Cẩm Tú không thành lập phận phòng Văn thư hay Lưu trữ riêng mà có phận Văn phòng tổng hợp có bao hàm công tác VTLT bố trí cán phụ trách công tác Văn thư kiêm Lưu trữ Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 23 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Nhìn chung công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú gặp nhiều hạn chế, việc thu thập tài liệu lưu trữ quan thực có lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, công tác bảo quản năm trước chưa coi trọng thất lạc nhiều tài liệu có giá trị, từ nên công tác khai thác tài liệu lưu trữ trở nên khó khăn chưa hiệu Trong công tác xác định giá trị tài liệu dù thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu việc xác định giá trị thực hiên theo trình tự quy mô tài lưu trữ không lớn nên giá trị đạt không cao Công tác thống kê bảo quản thực tương đối tốt, trang bị thiết bị bảo quản chưa đa dạng bảo quản tài liệu cách an toàn thận trọng tánh tác nhân gây hại phá hủy tài liệu, UBND xã Cẩm Tú chưa có kho lưu trữ tập trung tài liệu riêng số lượng tài liệu lưu trữ để phân tán chưa tập trung thống Trong thời gian tới UBND xã Cẩm Tú cần có biện pháp kế hoạch tích cực để công tác lưu trữ phát triển toàn diện phát huy hết giá trị vốn có tài liệu lưu trữ Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 24 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Tại UBND xã Cẩm Tú, không thành lập phận Văn thư Lưu trữ riêng công tác Lưu trữ quan tâm trọng Các nội dung công tác Lưu trữ, quy trình công tác thực quy trình theo quy định Nhà nước Tại xã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, quy trình công tác bảo quản tài liệu thực tốt chưa có kho tang để bảo quản tài liệu lưu trữ, việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào quan phòng ban thực theo quy định điều giúp cho việc thu thập bổ sung tài liệu thiếu nhanh chóng thuận tiện hơn, UBND xã Cẩm Tú có phương tiện thống kê công cụ tra tìm tài liệu mục lục hồ sơ giúp cho việc tra tìm tập hợp tài liệu nhanh chóng 3.1.2 Tồn Trong năm qua, công tác quản lý nhà nước lưu trữ có số bất cập hạn chế : Một số quy định văn cấp khó thực chưa rõ hệ thống tổ chức xã chưa có biên chế làm công tác lưu trữ luật Lưu trữ quy định lưu trữ cấp xã lưu trữ cố định, toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ Văn phòng UBND xã UBND xã Cẩm Tú đơn vị hành cấp sở, đơn vị hành cấp nhỏ hệ thống quan hành Nhà nước có quan hệ trực tiếp, chủ yếu với cấp huyện cấp xã nên số lượng tài liệu sản sinh hàng năm không nhiều số lượng tài liệu nộp lưu trữ không đáng kể Tuy nhiên phòng ban ý thức việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan sau công việc kết thúc vòng năm, thực tế cho thấy số phòng ban không coi trọng việc giao nộp đó, việc giao nộp chậm trễ chí quên việc không hoàn thành việc giao nộp Quá trình thu thập tài liệu có lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, thất lạc nhiều tài liệu có giá trị Và UBND xã Cẩm Tú chưa có kho lưu trữ riêng nên tài liệu lưu trữ để phân tán Các trang thiết bị chưa đầy đủ nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ chủ yếu bảo quản tài liệu phương pháp Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 25 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thô sơ, nguồn tài liệu giá trị không cao không tổ chức hết hình thức khai thác sử dụng tài liệu như: triển lãm, công bố, tổ chức cho độc giả tới khai thác sử dụng phòng đọc mà chủ yếu muợn tài liệu để nghiên cứu 3.2 Các nội dung đề xuất 3.2.1 Đề xuất nội dung quy chế, nội quy quy định cụ thể công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú * Lý đề xuất nội dung Quy chế, nội quy phương pháp quản lý điều hành có hệ thống quan, mặt khác quan muốn có hiệu công việc, nề nếp, kỷ cương… thiết cần phải có quy chế, nội quy đắn Nhận thấy việc xây dựng quy chế , nội quy công tác Lưu trữ UBND xã Cẩm Tú thiếu sót lỏng lẻo dẫn tới tình trạng hiệu đạt công tác Lưu trữ thấp nên đề xuất nội dung + Phương pháp – cách thực Lãnh đạo UBND xã Cẩm Tú khảo sát, dựa vào thông tư “ 04/2013/TT-BNV Bộ Nội Vụ ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư Lưu trữ quan tổ chức” để xây dựng quy chế, nội quy, quy định cụ thể công tác Lưu trữ quan + Nội dung thực xây dựng quy chế, nội quy sau: Quy chế, nội quy CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi, đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động Lưu trữ trình quản lý Chỉ đạo UBND xã Cẩm Tú… Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kế sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt đọng UBND xã … Điều 2: Giải thích từ ngữ Điều 3: Trách nhiệm công tác lưu trữ 1.Trách nhiệm Chủ tịch UBND xã Cẩm Tú việc quản lý công tác lưu trữ a, Tổ chức xây dựng ban hành, đạo việc thực chế độ công tác Lưu trữ theo quy định cua pháp luật hành Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 26 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội b, Kiểm tra việc thực chế độ quy định công tác lưu trữ đói với phòng ban, đơn vị trực thuộc, giải việc khiếu nại tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác lưu trữ theo thẩm quyền 2, Trách nhiệm trưởng đơn vị: Trưởng phòng ban , người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định UBND xã Cẩm Tú Trách nhiệm cá nhân Điều 4: Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác lưu trữ CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC LƯU TRỮ MỤC 1: CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 5: Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan: Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ UBND xã Cẩm Tú, có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu để đến hạn nộp lưu lưu trữ quan Điều 6: Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ tài liệu UBND xã phải chỉnh lý hoàn chỉnh đưa vào lưu trữ, tránh phân tán phông lưu trữ, phân loại phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải công việc, tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động UBND xã Cẩm Tú Điều 7: Xác định giá trị tài liệu Bộ phận làm công tác lưu trữ phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo quan ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Điều 8: Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định điều 18 Luật lưu trữ 2011 Điều 9: Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011 Điều 10: Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định điều 21 Luật lưu trữ 2011 MỤC 2: BẢO QUẢN TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 11: Hồ sơ tài liệu chưa đén hạn nộp lưu vào lưu trữ UBND xã Cẩm Tú cán công chức, viên chức lưu trữ có trách nhiệm bố trí, swap xếp khoa học tài liệu, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra, tra cứu Điều 12 Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 27 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tất cán công chức, viên chức trong, UBND xã Cẩm Tú cá nhân đề có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Điều 13 Các hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 14 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo điều 31 điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 15 Quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức lưu trữ quan phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu 3.2.2 Đề xuất nội dung trang thiết bị sở hạ tầng *Lý đề xuất nội dung Do UBND xã Cẩm Tú chưa có kho tàng lưu trữ riêng trang thiết bị phuc vụ cho công tác lưu trữ thô sơ nên tài liệu bị phân tán, tập trung rời lẻ dẫn đến tình trạng hư hỏng nhanh hay số nguồn tài liệu bị thất lạc, mát chưa có trang thiết bị đại nên việc khai thác sử dụng bảo quản tài liệu phục hồi tài liệu gặp nhiều khó khăn *Phương pháp – cách thực hiện, Lãnh đạo UBND xã Cẩm Tú tham khảo cách thức xây dựng ko để đạt tiêu chuẩn quy mô chất lượng phù hợp với đặc điểm địa khí hậu địa phương, xem xét tới trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ thiếu sót cần bổ sung trang thiết bị đại sau kê khai trình lên quan cấp xem xét phê duyệt *Nội dung thực Lãnh đạo UBND xã Cẩm Tú kiểm tra khảo sát thực tế tình hình lưu trữ tài liệu quan xem nguồn tài liệu có bị phân tán hay không trang thiết bị bảo quản có đem lại hiệu hay không… sau kiểm tra xong cán Văn thư kiêm Lưu trữ giúp lãnh đạo soạn thảo văn trình lên cấp phê duyệt Khi đồng ý quan cấp lãnh đạo quan xây dựng phương án, lập thiết kế xây dựng kho lưu trữ cho phù hợp đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ Các trang thiết bị bổ sung vào phòng ban phục vụ công tác lưu trữ bảng thống kê điện tử, giá, hộp để tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ kho, hệ thống báo cháy chữa cháy tự động, Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 28 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội *Ngoài đề xuất em xin đóng góp thêm số ý kiến công tác Lưu trữ UBND xã Cẩm Tú để hoạt động UBND ngày hiệu + Cán Văn thư kiêm Lưu trữ cán phận Văn phòng cần xếp lại thời gian làm việc cho khoa học 3.2 Một số khuyến nghị 3.2.1 Đối với quan chủ quản *Lý do: Để công tác lưu trữ thực quan tâm trọng quan Nhà nước cấp địa phương để trình giải công việc nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao thực trách nhiệm quan, đơn vị công tác Lưu trữ *Về vấn đề: trách nhiệm trình giải công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ quan thủ trưởng quan, cán công chức * Phương pháp thực hiện: Nhà nước cần ban hành văn Quy phạm pháp luật quy định cụ thể có tính khả thi công tác Lưu trữ trách nhiệm thủ trưởng quan đơn vị cán bộ, công chức trình giải công việc liên quan tới tài liệu lưu trữ Các quan cấp thường xuyên kiểm tra để đánh giá tình hình thực tế quy trình thực quan cấp có theo quy định Nhà nước không, cần quy trách nhiệm có hình thức kỷ luật đắn với trường họp không thực trách nhiệm 3.2.2 Đối với quan *Lý do: Có thực lỏng lẻo vè công tác Lưu trữ, quy trình nghiệp vụ thực chưa mang lại hiệu cao, trình độ chuyên môn lưu trữ chưa đạt tiêu chuẩn, việc bàn giao tài liệu không trọng nhiều, trang thiết bị để thực công tác Lưu trữ thiếu thô sơ, phối hợp chưa ăn ý phận phòng ban công tác lưu trữ *Về vấn đề: Triển khai văn Quy phạm pháp luật Nhà nước cách có hiệu quan, cán công chức, viên chức, cấn chuyên môn cần nâng cao nghiệp vụ liên quan tới lưu trữ, trang thiết bị cần phải đầu tư hơn, cán chuyên môn phải nâng cao trách nhiệm chuyên môn nghĩa vụ thực công tác lưu trữ Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 29 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội * Phương pháp – cách thực hiện: + Lãnh đạo quan cần quan tâm mức, nghiêm túc triển khai thực có hiệu văn Quy phạm pháp luật Nhà nước bố trí cán có nghiệp vụ làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ + Cán lưu trữ cán chuyên môn cần có phối hợp chặt chẽ, phải có nội quy, quy định riêng quan trách nhiệm nghĩa vụ cán chuyên môn thực công tác Lưu trữ, + Đầu tư trang thiết bị làm việc văn phòng đại + Tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Lưu trữ cho cán công chức, viên chức quan Mặc dù có nhiều cố gắng kết thực công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú nhiều tồn như: lập hồ sơ công việc không thường xuyên, chưa vào nề nếp; chưa bố trí kho lưu trữ theo quy địnhdẫn đến tình trạng tài liệu không tập trung quản lý thống nhất, tài liệu nguyên nhân lãnh đạo chưa quan tâm, đạo kiên quyết, công chức người lao động chưa ý thức trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 3.2.3 Đối với khoa Văn thư Lưu trữ , trường Đại Học Nội Vụ * Lý do: Sinh viên có hội cọ sát với thực tế trình học tập, chưa tiếp xúc nhiều với trang thiết bị đại công tác Lưu trữ * Vấn đề: Sinh viên gặp phải bỡ ngỡ đưa lý thuyết vào công việc thực tế chưa tiếp xúc cọ sát nhiều trình học tập, số trang thiết bị đại hạn chế phục vụ qua trình thực hành, tạo điều kiện tốt cho sinh viên sau trường việc làm * Phương pháp cách thức thực hiện: qua trình đào tạo nên cho sinh viên khảo sát cọ sát với công việc sau trường sinh viên làm, đầu tư thêm trang thiết bị đại phục vụ cho thực hành, tích cực tham gia giao lưu hợp tác lĩnh vực Văn thư Lưu trữ nước Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 30 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực kế hoạch thực tập tốt nghiệp cuối khóa Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đồng ý UBND xã Cẩm Tú, H Cẩm Thủy, T Thanh Hóa em đến thực tập quan từ ngày 02/03/2015 đến 24/4/2015 Được hướng dẫn đạo cụ thể, nhiệt tình lãnh đạo cán nhân viên UBND xã Cẩm Tú tạo điều kiện giúp đỡ trình thực tập, Dựa cở sở lý thuyết học trường khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú em thấy kết hợp học hành thiết thực, tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với chuyên môn cách trực tiếp Giúp em hiểu rõ vị trí, ý nghĩa chuyên ngành theo đuổi tương lai gắn bó với cuối đường đời, biết tài liệu lưu trữ tài sản quốc gia, chứa đựng thông tin khứ, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo người trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Tài liệu phản ánh tất ngành xã hội nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Để quản lý cách khoa học loại hình tài liệu, nhà lưu trữ học phải nghiên đặc điểm loại hình tài liệu, sở đề biện pháp thích ứng để quản lý tốt loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn tất cá hoạt động trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… người Lưu trữ học ngành khoa học ngiên cứu vấn đề lý luận, pháp lý phương pháp nghiệp vụ công tác Lưu trữ Lưu trữ học tồn phát triển ngành khoa học khác liên quan khoa học lịch sử, sử liệu học, công bố học, Bảo tàng học, gia hệ học….Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì công tác lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy nhà nước Để khẳng định điều sinh viên ngồi ghế nhà trường chúng em cần có đợt thực tập thiết để hiểu tầm quan trọng ngành mà theo học Mang kiến thức học để phục vụ cho thân xã hội Qua đợt thực tập em nhận thấy cán lưu trữ chưa làm chuyên ngành Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 31 Lớp: Lưu Trữ Học K6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội học mà chủ yếu làm trái ngành chuyên môn không cao làm ảnh hưởng đến công tác nghiệp vụ : Thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý; thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu; bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Vì cần phải có đội ngũ cán lưu trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trường để đáp ứng nhu cầu xã hội Trong thời gian thực tập hoàn thành báo cáo, mặc có nhiều cố gắng học hỏi vận dụng kiến thức học thực tiễn công việc để viết báo cáo xác đủ Tuy nhiên, không tránh khỏi thiết sót, em mong nhận đóng góp quý báu thầy cô khoa Văn Thư Lưu trữ, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội lãnh đạo cán UBND xã Cẩm Tú để báo cáo em hoàn thiện Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đồng chí lãnh đạo cán bộ, nhân viên tạo UBND xã Cẩm Tú giúp em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn./ Cẩm Tú, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Mai Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai 32 Lớp: Lưu Trữ Học K6