MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ 4 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú. 4 1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Cẩm Tú. 4 1.1.2. Chức năng của UNBD xã Cẩm Tú. 7 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú 7 1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú. 9 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú. 9 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú. 9 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 11 2.1 Công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú 11 2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú. 11 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú. 13 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú. 13 2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 13 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 20 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 2.2.7. Nhận xét chung về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú 23 CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 25 3.1. Nhận xét. 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Tồn tại 25 3.2. Các nội dung đề xuất. 26 3.2.1. Đề xuất nội dung về quy chế, nội quy quy định về cụ thể về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú. 26 KẾT LUẬN 31
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ 4
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú 4
1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Cẩm Tú 4
1.1.2 Chức năng của UNBD xã Cẩm Tú 7
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú 7
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú 9
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú 9
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú 9
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 11
2.1 Công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú 11
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú 11
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú 13
2.2 Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú 13
2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 13
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 15
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 18
2.2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 20
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22
2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23
2.2.7 Nhận xét chung về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú 23
CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM TÚ 25
3.1 Nhận xét 25
3.1.1 Ưu điểm 25
3.1.2 Tồn tại 25
3.2 Các nội dung đề xuất 26
3.2.1 Đề xuất nội dung về quy chế, nội quy quy định về cụ thể về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú 26
KẾT LUẬN 31
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng, phát triển và hội nhập nền Công nghiệp hóa,Hiện đại hóa đất nước như nước ta hiện nay thì việc ứng dụng các lý luận vào thựctiễn là điều tất yếu, để tạo nên những bước đà phát triển một cách vững chắc Mặtkhác lý luận và thực tiễn là 2 yếu tố có tác động qua lại hỗ trợ lẫn nhau, lý luậnluôn đi đôi với thực tiễn Chính vì quy luật đó một chương trình đào tạo bao giờcũng phối kết hợp giữ lý thuyết và thực hành
Để trang bị cũng như củng cố những kiên thức đã được học, đồng thời nângcao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong các làm việc chi mộtsinh viên trước khi rời ghế nhà trường là một phần quan trọng không thể thiếu
Việc thực tập tốt nghiệp trong và ngoài cơ quan sẽ giúp cho sinh viên có thểvận dụng nghững kiến thức và kỹ năng đã học vào thực tiễn nhằm củng cố kiếnthức, đồng thời tạo lập dần tác phong làm việc cũng như những va chạm vào côngviệc thực tế mà sau khi sinh viên ra trường sẽ đảm nhiệm
Lưu trữ là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình hình thành vàphát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức củaĐảng và Nhà nước Là công tác quan trọng trong việc giữ gìn bảo quản thông tinlâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vựcchính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, ……
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây đựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều đó đã được chứng minh qua những
cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về phim ảnh,qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở
để cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho thế hệhôm nay và mai sau
Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhànước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với các đợtthực tập, thực tế Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho sinh viên được đithực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ Vì vậy đợt thực tậpnày em xin vận dụng hết những kiến thức mà mình đã được học ở trên ghế nhà
Trang 3trường đối chiếu với thực tế tại UBND xã Cẩm Tú, nhằm củng cố thêm kiến thức
đã học, kết hợp với thực tiễn của công tác Lưu trữ mà các thế hệ đi trước để lạinhằm đúc kết thêm nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rènluyện kỹ năng nghề nghiệp
Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đã được đồng ýtiếp nhận thực tập tại UBND xã Cẩm Tú, huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa từngày 02/03/2015 đến 24/4/2015
Lý do chọn đề tài” Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú”, ýnghĩa cũng như hiệu quả của công tác lưu trữ mang lại cho sự phát triển của xã hội,trong đó tác dụng mà nó tạo ra cho công các khối cơ quan hành chính Nhà nước làkhông nhỏ, mặt khác UBND xã Cẩm Tú là một cơ quan hành chính cấp địaphương đã từng bước đi lên phát triển một cách toàn diện, nên em muốn tìm hiểutrong sự phát triển toàn diện đó công tác lưu trữ đem lại những đóng góp gì Ngoài
ra em muốn tìm hiểu thực tế hơn nữa những thuận lợi khó khăn cũng như những
ưu điểm, hạn chế, những vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác Lưu trữ kể
từ khi thành lập cho tới ngày nay, quá trình tồn tại của công tác lưu trữ ra sao cóthực sự đúng nghĩa hay không? Nó tồn tại và được cơ quan đánh giá như thế nào?Hơn nữa em muốn tìm hiểu sâu hơn về giá trị của các nguồn tài liệu vốn có, cũngnhư các khâu nghiệp vụ về Lưu trữ ở cơ quan Trong quá trình thực hiện chuyên
đề, em gặp phải một số khó khăn như việc tiếp xúc đi sâu vào thực tế để tìm hiểu
về công tác lưu trữ ở cơ quan do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế mà chỉ có cácnội dung lý thuyết được trang bị trong quá trình học tập, ngoài ra tại cơ quan dochưa có phòng kho riêng nên việc tìm hiểu về quá trình tồn tại của các nguồn tàiliệu rất khó Song bên cạnh những khó khăn đó, em đã nhận được sự giúp đỡ cũngnhư chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các cô chú lãnh đạo của UBND xã, từ đó em
có thể thực hiện tìm hiểu về chuyên đề một cách nhanh chóng và có hiệu quả,ngoài ra em đã được hướng dẫn tác phong làm việc của một cán bộ lưu trữ Từthực tế công việc giúp em trau dồi thêm nhiều kiến thức quý báu và học tập đượcnhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc Từ quá trình tìm hiểu chuyên đề, emthấy được đợt thực tập là một giai đoạn quan trọng và cần thiết đối với mỗi một
Trang 4sinh viên chúng em trước khi rời ghế nhà trường
Để có được những thuận lợi trong quá trình thực hiện chuyên đề em xinchân thành cảm ơn và bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới các thầy, cô khoa Văn thư - Lưutrữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ hướng dẫntại UBND xã Cẩm Tú, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phượng công chức Văn phòng –Thống kê và chị Cao Thị Thiện Cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ đã giúp đỡ em vềchuyên môn nghiệp vụ và tạo điều kiện cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốtnghiệp này
Cẩm Tú, Ngày 22 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Mai
BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO GỒM :
Chương I: Vài nét sơ lược về UBND xã Cẩm Tú
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú
Chương III: Nội dung công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú
Chương IV: Phần phụ lục
Các Hình ảnh minh họa cho các nội dung nghiên cứu
Trang 5CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú 1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Cẩm Tú.
Xã Cẩm Tú được hình thành cách đây chừng khoảng 11.000 năm, khi mớihình thành Cẩm Tú thuộc huyện Đô Lung, sau khi đổi thành huyện Cát Lung,huyện Đa Cẩm, thuộc Phủ Thuật Thiên
Đến đầu thế kỷ XIX dân cư ngày càng đông đúc, nhiều dân cư dân tộcmường đến từ Hòa Bình, thời kỳ này Cẩm Tú thuộc Mường Voong, sách môngSơn và xã Trung Sơn thuộc Huyện Cẩm Thủy
Tháng 9 năm 1945 trên cơ sở sát nhập 4 thôn thành xã Vượng Sơn gồm :làng Vàn, làng Ăn, làng Dài, làng Bắc Sơn, làng Cùng, làng Ngốc, làng Cò Vỉ,làng Ao, làng Rổm San, làng Đàn, làng chiềng, làng đầm, làng bái, làng én, đầmtrên, vin, quang, mực, trả, làng Chang, làng nè, sống, bọm, men, chạo, ráy,và làngkhạ
Cuối năm 1947 xã Vượng Sơn đổi thành xã Cẩm Tú, 14 thôn sáp nhập thành
14 xóm : xóm Đình, xóm Thịnh, xóm Sơn, xóm Vinh, Thanh long, Yên sơn,Quang trung, Lê lợi, THái học, Thái bình, Thái nguyên, Bắc Sơn, Ngọc liên vàxóm Đô lương
Đầu năm 1960, phong trào xây dựng hợp tác xã nông nghiệp phát triển rộngkhắp trên các huyện miền núi Thanh Hóa, hưởng ứng phong trào xây dựng HTXnông nghiệp, cuộc vận động xây dựng HTX nông nghiệp xã Cẩm Tú đã căn bảnhoàn thành, toàn xã có 14 HTX, các HTX nhỏ được thành lập theo xóm, đến tháng
8 năm 1973 thì sáp nhập HTX nông nghiệp toàn xã khi này các thôn trong xã trởthành đội sản xuất và đến năm 1985 HTX nông nghiệp toàn xã giải thể chuyểnsang khoán 10 \, csc tổ sản xuất được đổi tên thành các thôn như hiện nay
Năm 1964 thực hiện QĐ số: 232 ngày 04 tháng 9 năm 1964 của Bộ Nội Vụ,Cẩm Tú được chia thành 2 xã là Xã Cẩm Tú và Xã Cẩm Quý cho tớ ngày nay.Khhi mới chia tách xã CẨm Tú có 6 thôn là Thái Học, Thái Nguyên, Thái Bình,Ngọc Liên, Bắc Sơn Giai đoạn 1963 – 1965 xã tiếp nhận thêm bà con ở ThuầnLộc, Phú Lộc, Hoa Lộc của H Hậu Lộc lên xây dựng phát triển kinh tế văn hóa
Trang 6miền núi đã mở thêm xóm Bông, Cẩm Hoa, và Thuần Lương Đến năm 1976 xã lạitiêp nhận thêm 47 hộ từ xã Hoàng Xuyên, H Hoàng Hóa, T Thanh Hóa lên lậpthành xóm Bình Xuyên Xã Cẩm Tú nằm về phía đông bắc huyện Cẩm Thủy, TỉnhThanh Hóa; cách trung tâm huyện lỵ khoảng 4km; phía đông giáp xã ThạchQuảng, H Thạch Thành, T Thanh Hóa; phía tây giáp xã Cẩm Giang; phía namgiáp xã Cẩm Phong, phía bắc giáp xã Cẩm Quý, thuộc H Cẩm Thủy, T ThanhHóa
Xã Cẩm Tú có diện tích tự nhiên là 1.883ha trong đó diện tich đất canh tác :883.11 ha đất thổ cư là 134,11ha, xã có 1491 hộ, 6429 khẩu, gồm 2 dân tộc chính
là dân tộc Kinh và Dân tộc Mường ( Dân tộc Kinh chiếm 48% dân tộc Mườngchiếm 51% và 1% dân tộc khác) Cẩm Tú có các làng với các tên gọi như sau: TháiHọc, Thái Nguyên , Thái Vàn, Thái Bình, Thái Sơn, Bắc Sơn, Ngọc Liên, CẩmHoa, Thuần Lương, Lương Thành, Bắc Thái, Bình Xuyên Qua các thời kỳ biếnđổi của Lịch sử, Cẩm Tú vẫn giữ nguyên 13 làng truyền thống và đến năm 2008,thôn Đồng Danh, được tách từ thôn Lương Thành, Cẩm Tú than 14 thôn cho đếnngày nay
Ngày 13 tháng 8 năm 1948 Chi Bộ lâm thời xã Cẩm Tú được thành lập dođồng chí Trương Hiến Thành làm Bí thư, chi bộ gồm 6 đảng viên, đến ngày3/2/1949 chi bộ đảng Đại hội lân thứ nhất với 12 đảng viên và lấy tên là chi bộHồng Khanh, đại bầu chi ủy gồm 5 đồng chí do đồng chí Trương Hiến Thành làm
Bí thư, Đây là mốc lịch sử quan trọng của Đảng bộ đã chứng minh sự phát triểnmạnh mẽ của cách mạng xã nhà
Dưới sự lãnh đạo của Đảng với truyền thống trên 64 năm xây dựng , trưởngthành, Đảng dã lãnh đạo nhân dân vượt qua mọi khó khăn tử thách, giành đượcnhiều tháng lợi trên mọi mặt kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng
để có được một xã Cẩm Tú vững mạnh và giàu đẹp như hôm nay
Kể từ khi khai sinh, lập địa, xã Cẩm Tú là xã có nhiều nét đẹp về văn hóatruyền thống và là xã có truyền thống hiếu học, nên đã có nhiều người con đỗ đạihọc và trưởng thành trong cuộc sống hiện nay trong xã có nhiều người là tiến sỹ,hàng trăm người có trình độ đại học và trên đại học hàng trăm em đang theo học tại
Trang 7các trường đại học, cao đẳng, 13 người có hàm vị cấp tá trong lực lượng vũtrang…
Người dân Cẩm Tú cần cù, chịu thương chịu khó, hay làm, cùng nhau chungsức chung lòng, đoàn kết vượt khó đi lên, giúp nhau phát triển kkinh tế, làm giàuchính đáng, bằng chính trí tuệ và lao động của mình và đang chung sức xay dựngnông thôn mới
Đảng bộ xã Cẩm Tú, đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào trong côngtác lãnh đạo, chỉ đạo quần chúng nhân dân thực hiện mọi chủ trương đường lối củaĐảng, nên : nhiều năm liên tục Đảng bộ đạt danh hiệu Đảng bộ trong sạch vữngmạnh đạt được nhiều bằng khen, giấy khen
Chính quyền và các tổ cức đoàn thể chính trị xã hội trong xã, dưới sự lãnhđạo của Đảng làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình, xây dựng xã Cẩm Tú thànhmột xã ổn định về chính trị , trật tự an toàn xã hội, từng bước xây dựng xã Cẩm TúThành một xã kinh tế phát triển , có đời sống vật chất, tinh thần phong phú nêntrong nhiều năm qua xã Cẩm Tú đã được các cấp, các ngành chức năng ghi nhận
và được tặng nhiều huân chương, bằng khen, giấy khen
Đặc biệt trong công tác xây dựng đời sống văn hóa cơ sở - hưởng ứng cuộcvận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” Đảng bộ và nhân dân
xã Cẩm Tú đã hăng hái thi đua sôi nổi, tổ chức tốt công tác xây dựng làng, cơ quanvăn hóa, xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hóa Tính từ đầu năm x1999đến nay toàn xã đã khai trương xây dựng được 13/14 làng văn hóa, 3/3 trường học
có nếp sống văn hóa Trong đó có 1 làng đạt danh hiệu làng văn hóa cấp tỉnh, 8làng và 2 cơ quan đạt danh hiệu làng, cơ quan văn hóa cấp huyện, 1 thôn còn lạiđang trong giai đoạn hoàn thiện các tiêu chí để chuẩn bị cho công tác khai trươngxây dựng văn hóa
Trải qua những năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, đặc biệt là từ năm
1964 đến nay, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, sự chỉ đạo sát sao của banthường trực huyện ủy, thường trực HĐND – UBND huyện, xã Cẩm Tú đã trở nênvững mạnh và đạt những thành tích đáng tự hào Được UBND tỉnh tặng nhiềubằng khen về kinh tế - xã hội…
Trang 8Phong trào xây dựng nông thôn mới xã Cẩm Tú đang từng bước hoàn thiệncác tiêu chí phấn đấu giảm tỷ lệ hộ nghèo và hộ cận nghèo xuống 1,3% và 80% đạttiêu chuẩn gia đình văn hóa, 80% số thôn không có tệ nạn xã hội Huy động cácnguồn lực để xây dựng cho các trường học, trạm y tế, các công trình xây dựng cơbản trong xã Phấn đấu 2015 xã Cẩm Tú hoàn thiện 19/19 tiêu chí nông thôn mới.
Trong xuất chặng đường xây dựng và trưởng thành, Đảng bộ, HĐND –UBND và nhân dân Cẩm Tú đã góp phần không nhỏ và sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Cán bộ và nhân dân các dân tộc trong xã
đã thực hiện tốt mọi chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách của nhà nước.góp phần đắc lực trong việc thúc đẩy sự nghiệp: Công nghiệp hóa – hiện đại hóađất nước vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh
Đảng bộ và nhân dân các dân tộc xã Cẩm Tú, phát huy những thành tích đãđạt được, phấn đấu hoàn thành tốt các mục tiêu kinh tế - xã hội để xây dựng thànhcông xã văn hóa nông thôn mới
1.1.2 Chức năng của UNBD xã Cẩm Tú
UBNd xã Cẩm Tú được quy định tại Luật Hội đồng nhân và Ủy ban nhândân Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hộiđồng nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên Ủy ban nhân dân chấphành Nghị quyết của HĐND, cùng với HĐND chuẩn bị các kỳ họp, thực hiệnquản lý hành cính Nhà nước ở địa phương theo cấp quản lý
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hằng năm trình HĐND xãthông qua, trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện về kế hoạch đó
- Tổ chức khai thác những ngành nghề truyền thống tại địa phương, ứngdụng những tiến bộ về khoa học , công nghệ để phát triển ngành nghề mới
- Thực hiện quản lý ngân sách xã Thực hiện kế hoạch về phát triển sựnghiệp giáo dục tại địa phương, tổ chức các hoạt động văn hóa thông tin, nghệthuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn minh
- Tổ chức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
Trang 9khuyến khích phát triển nông, công nghiệp, dịch vụ theo quy định của cấp trên Tổchức thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất Tổ chứcxây dựng các công trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản lýnguồn nước
- Tổ chức huấn luyện quân sự pổ thông, xây dựng quốc phòng toàn dân;thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân
dự bị động viên; tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địaphương; thực hiện hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phương quân đội
- Quản lý việc xây dựng nhà ở, điểm dân cư nông thôn theo quy định củapháp luật Tổ chức kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông đường bộ
và các công trình cở sở hạ tầng ở dịa phương, huy động sự đóng góp tự nguyện củanhân dân để xây dựng đường giao thông trong xã
- Thực hiện quản lý Trạm y tế xã, triển khai các chương trình kế hoạch hóagia đình, thực hiện chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình có côngvới cách mạng , thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt đọng nhân đạo từ thiện,thực hiện quy hoạch quản lý và tu bổ nghĩa trang liệt sỹ
- Thực hiện quản lý, sắp xếp chợ và các điểm buôn bán giao dịch tại địaphương, phối hợp với các cơ quan Nhà nước để chống buôn lậu, trốn thuế và lưuhành hàng giả tại địa phương
- Tổ chức thực hiện các biện pháp thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bảncủa cơ quan, Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp Tuyên truyềngiáo dục pháp luật tại địa phương, hướng dẫn hoạt động của các tổ hòa giải , giảiquyết những tranh chấp nhỏ trong nhân dân, thực hiện việc đăng ký hộ tịch theoquy định của pháp luật; thực hiện biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, cơ quan,
tổ chức, cá nhân ở địa phương, bảo vệ tính mạng, tự do, nhân phẩm của công dân
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội Xây dựnglực lượng công an xã và các phòng trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc Thựchiện phòng ngừa và chống tội phạm; quản lý về hộ khẩu, đăng ký tạm trú, phối hợpvới các cơ quan chức năng trong việc thi hành án, xử lý các vi phạm pháp luật ởđịa phương
- Thực hiện chính sách dân tộc tôn giáo
- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp xã
- Kiểm tra thực hiện pháp luật trong địa phương; tổ chức tiếp dân và giảquyết khiếu nại, tố cáo theo quy định
Trang 101.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú.
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú
* Cơ Cấu Tổ Chức
Theo Luật HĐND và UBND quy định
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú hiện nay bao gồm:
+ Ban Dân số, gia đình và trẻ em
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú.
+ Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND, cáccuộc họp và làm việc của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
+ Quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND, tổ chức quản lý cáccông tác văn thư, lưu trữ, hành chính
+ Tiếp nhận hồ sơ và trả hồ sơ, công chứng giấy tờ, tiếp nhận đơn thư khiếunại, tố cáo theo quy định của pháp luật
- Ban Tài chính:
+ Tham mưu giúp UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tàichính, tài sản, kế hoạch và đầu tư, tổng hợ, thống nhất, quản lý về kinh tế hợp tác
Trang 11xã, kinh tế tư nhân
- Ban Tư pháp:
+ Tham mưu giúp việc UNBD thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vềxây dựng, kiểm tra, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật, thi hành an dân sự,chứng thực, hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký giấy khai sinh khai tử
- Ban Địa chính:
+ Tham mưu cho UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về kiến trúcquy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công sở hạ tầng kỹ thuật, khảo sátđất đai, tư vấn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp về các hình thứcchuyển đổi đất đai
- Ban Văn hóa-Xã hội:
+ Tham mưu giúp UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về: Văn hóa ,thông tin, du lịch, bái chí, xuất bản, truyền thông Đài truyền thanh trong xã
- Ban Công an:
+ Tham mưu giúp cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về trật tự trênđịa bàn toàn xã, phòng chống các tệ nạn xã hội, phòng chống tội phạm, ngăn chặncác hành vi vi phạm pháp luật như buôn bán trái phép các chất ma túy, cháy nổ…can thiệp và giải quyết vào nhứng vụ án hình sự xảy ra trên địa bàn xã theo quyđịnh của pháp luật
- Ban Dân số, gia đình, trẻ em:
+ Tham mưa cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về kế hoạch hóa giađình, kiểm soát sự gia tăng dân số trên địa bàn xã, tuyên truyền giáo dục giơi tính,can thiệp và xử phạt những hành vi bạo lực gia đình, xâm phạm và bạo hành trẻ
em
- Ngoài những phòng, ban thuộc UBND xã còn có những đơn vị trực thuộc
và có nhiệm vụ chịu sự quản lý chỉ đạo của UBND xã là trường mầm non, cấp I,cấp II, trạm y tế xã
Trang 12CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND
XÃ CẨM TÚ 2.1 Công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú.
Ủy ban nhân cấp xã là đơn vị hành chính cấp cơ sở, khác với ở cấp huyện
có các pòn ban giúp việc, ở UBND cấp xã chỉ có một số ban giúp việc kiêm nhiệm,
ở cấp xã không có phòng hay bộ phận văn thư lưu trữ riêng Theo thông tư số:21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ đã quy định: ở cấp
xã không thành lập phòng Lưu trữ riêng mà chỉ có cán bộ làm công tác Lưu trữhiện hành và được bố trí trong bộ phận Văn phòng Tổng hợp Công tác Lưu trữ xãCẩm Tú được đặt trong bộ phận Văn phòng Thống kê và được bố trí một cán bộchuyên trách mà công tác Văn thư kiêm Lưu trữ Có thể nói công tác Lưu trữ là bộphận không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành chỉ đạo của UBND xã Bộphận Văn phòng tổng hợp của UBND xã đảm nhận công tác Văn phòng thống kê,công tác lưu trữ như: Phục vụ công tác chỉ đạo, lãnh đạo giúp việc cho Chủ tịch vàPhó Chủ tịch Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, xây dựng các kế hoạc củatuần, tháng, quý, năm Lập kế hoạch làm các công tác chuẩn bị hội nghị Thườngtrực tiếp dân và tổng hợp tình hình làm báo cáo gửi lên cấp trên Giúp lãnh đạosoạn thảo văn bản, thực hiện việc trình ký văn bản, nhân bản, chuyển giao văn bảnđến các đơn vị cá nhân Tiếp nhận và vào sổ công văn đến đi, Tiếp nhận và vào sổđơn thư, khiếu nại ,tố cáo của các tổ chức, công dân; Thực hiện lưu trữ văn bản, hồ
sơ Thực hiện việc phục vụ khai thác, sử dụng và theo nhu cầu của công việc, Cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức công dân
Tất cả các loại văn bản đi đến đều được lưu giữ tại Văn phòng UBND xã.Đến cuối năm tất cả các văn bản sẽ được phân loại, lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ.Cán bộ Văn Thư Lưu Trữ có trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc các ban nộp tàiliệu và gửi vào lưu trữ tạm thời tại Văn phòng
Tổ chức quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan nhăm phục vụ thông tin kịpthời, nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý không những chỉ ở khâu quản lý
Trang 13văn bản đi, đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng rất quan trọng.
Như chúng ta đã biết trong quá trình hoạt động của cơ quan, trong quá trìnhgiải quyết công việc sẽ sản sinh ra các văn bản, giấy tờ Trong số đố có những loạichỉ có giá trị tạm thời trước mắt nhưng cũng có những loại sau khi giải quyết xongcần được lưu trữ lại nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lâu dài, giữ bí mật nộidung của tài liệu Qua khảo sát công tác này tại Văn phòng của UBND xã Cẩm Túcho thấy: trước đây công tác lưu trữ chưa được chú trọng nhiều tài liệu có giá trị đãđược lưu trữ Nhưng những năm gần đây đã được quan tâm nhiều hơn, lãnh đạo cơquan đã giao nhiệm vụ cho cán bộ VTLT có trách nhiệm đôn đốc các tổ chức, cácban và cá nhân, sau khi giải quyết công việc xong phải lập hồ sơ hoặc những tàiliệu còn thiếu về Văn phòng UBND xã
Theo đúng quy định của nhà nước sau khi công việc kết thúc 01 năm các cán
bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập,
bổ sung tài liệu vào lưu trữ Đối với UBND xã Cẩm Tú hiện nay thu thập, bổ sungtài liệu vào lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết vì trong lưu trữ còn nhiều hồ sơ cònchưa hoàn chỉnh
Các quy định của UBND xã Cẩm Tú thực hiện theo quy định của Nhà nướctại Điều 14, Luật Lưu trữ 2011:
1.Tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của Hội đòng nhân dân và
Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp của xã, được lưutrữ tại Văn phòng ủy ban xã
2.Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã có nhiệm vụ hướngdẫn việc lập hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục
vụ khai thác sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ
Tại Thông Tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 08/11/2011quyđịnh quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND vàUBND cấp xã phải được quản lý tập trung tại lưu trữ UBND cấp xã ( Điều 3) Và
có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu tại UBND cấp xã thuộc về tất cả cán bộ, côngchức cấp xã từ Chủ tịch đến người làm công tác lưu trữ và người hoạt động khôngchuyên trách ở cấp xã Trong đó người làm công tác lưu trữ phải thực hiện nhiêm
Trang 14vụ tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ tài liệu củaHĐND và UBND cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về việc lập
hồ sơ công việc, tổ chức sắp xếp hệ thống, bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn để phục
vụ lâu dài cho công tác của HĐND và UBND Phục vụ cho nhu cầu khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức cá nhân
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú
Hiện nay ở UBND xã Cẩm Tú có một cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ, vớitrình độ Cao đẳng và đang trong quá trình hoàn thiện bậc Đại Học Tại Chức đểnâng cao hơn về chuyên môn và nghiệp vụ
2.2 Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú.
UBND xã Cẩm Tú là đơn vị hành chính cấp cơ sở nên số lượng văn bản giấy
tờ sản sinh ra không nhiều Số lượng nộp lưu hằng năm không lớn, do đó cũngkhông tổ chức thành bộ phận VTLT riêng mà chỉ có một cán bộ Văn thư kiêm Lưutrữ thuộc Văn phòng UBND xã Cẩm Tú
2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Đối với các lưu trữ hiện hành thì nguồn thu thập chủ yếu là các loại tài liệu
sản sinh ra trong quá trình hoạt đông theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan Cácđơn vị chức năng trong cơ quan là đơn vị sản sinh ra tài liệu nguồn tài liệu thu thập
bổ sung và lưu trữ Hầu hết tài liệu trong kho lưu trữ UBND cấp xã là các văn bản
về các cuộc họp và các văn bản cấp trên và các cơ quan liên quan gửi đến.Vì tàiliệu ở UBND xã chủ yếu là các văn bản giấy tờ từ các đơn vị, bộ phận trongUBND giữ lại để phục vụ cho quá trình hoạt động của các bộ phận đơn vị đó Các
hồ sơ bên Tư pháp về hộ tịch hộ khẩu, giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn,đăng ký nghĩa vụ quân sự, và các bộ phận khác gửi khác chủ yếu là giữ lại để giảiquyết công việc
Lưu trữ UBND xã Cẩm Tú là Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ như sau:Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của các cán
bộ công chức trong cơ quan, Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ sơ và tìnhhình thực tế của tài liệu để lưu chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Lưu trữ chỉthu thâp, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong và được lập hồ sơ theo quy định của
Trang 15Nhà nước Đối với tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành nhưng cán bộcông chức cần giữ lại để phục vụ công tác ngiên cứu thì phải làm các thủ tục giaonộp tài liệu vào lưu trữ sau đó làm các thủ tục mượn lại tài liệu Tài liệu lưu trữ củaUBND xã Cẩm Tú sản sinh ra kể từ khi hình thành đến nay Tuy đã làm công táclưu trữ nhưng do trước đây công tác chưa được quan tâm nhiều và công tác bảoquản chưa tốt nên số lượng tài liệu được giữ lại rất ít đặc biệt là các văn bản có giátrị Chỉ trong những năm gần đây, công tác lưu trữ mới thực sự được quan tâm.Tại UBND xã Cẩm Tú không có trong kho lưu trữ tài liệu riêng mà số lượng tàiliệu chủ yếu được để trong các cặp và đưa vào bảo quản tại các tủ lưu trữ Sau khicông việc kết thúc đã kết thúc các cán bộ tại các ban và các cán bộ chuyên môn cónhiệm vụ lập hồ sơ và nộp về Văn phòng của UBND xã
Cán bộ Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cánhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về VTLT Tuy nhiên, vấn đềnày vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy còn có nhiều hồ sơ, tài liệu khôngđược đưa về Văn phòng để văn thư đưa vào lưu trữ, gây khó khăn trong việc xácđịnh giá trị của từng nguồn tài liệu
Thực tế cho thấy công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú vẫn còn hạn chế
đó là chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng Hiện nay, số tài liệu lưu trữ tại đâychủ yếu được để trong các tủ lưu trữ bằng kim loại, được bảo quản trong 07 tủ mỗi
tủ cao 4m và rộng 2m Tài liệu của UBND xã Cẩm Tú chủ yếu là tài liệu hànhchính, ngoài ra cũng có một số tài liệu khoa học kỹ thuật và một số tài liệu phimảnh Các tài liệu hành chính chủ yếu là về công tác chung của UBND, tài liệu vềuan lý cán bộ và tài liệu của các ban Tài liệu được để nơi cao ráo, thoáng mát nênkhông có hiện tượng tài liệu bị ẩm hay bị các loại côn trùng cắn rách nát
Khi các cán bộ chuyên môn hoặc đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộVTLT có trách nhiệm lập biên bản giao nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thời cũnggiúp cán bộ VTLT làm công tác tra cứu để lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệucòn thiếu vào lưu trữ cơ quan Tài liệu lưu trữ UBND xã Cẩm Tú không thuộcnguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản để phục vụ cho công tác quản lý vànghiên cứu trong thời gian nhất định tại cơ quan
Trang 16Nhìn chung công tác thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ tại UBND xãCẩm Tú cũng đã được tiến hành và thực hiện khá tốt Tuy nhiên, vì chưa quán triệttriệt để nên một số đơn vị cá nhân tuy đã được cán bộ VTLT ở cơ quan nhắc nhở
về tình hình giao nộp tài liệu còn thiếu cần bổ sung, nhưng việc thực hiện cònchậm trễ thậm chí còn có những đơn vị, cá nhân không hoàn thành công việc nàydẫn đến tình trạng thu thập, bổ sung nguồn tài liệu bị hạn chế
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương phápcủa lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặtchính trị, khoa học vầ các gí trị khác Từ đó, lựa chọn những tài liệu để bao quảnlâu dài và vĩnh viễn, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Xác định giá trịtài liệu tại lưu trữ UBND xã Cẩm Tú là kiểm tra lại giá trị của các hồ sơ tài liệu,điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của các hồ sơ trên cơ sở toàn bộtài liệu, thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp Những tài liệuhết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm thủ tục để tiêu hủy
Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, quyết định đến số phậncủa tài liệu, vì vậy khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành tỉ mỉ,không để tổn thất tài liệu Làm tốt công tác xác định giá trị sẽ tạo điều kiện để bổsung tài liệu vào các Phông, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
và tiết kiệm trang thiết bị bảo quản Giá trị của tài liệu là thông tin có trong tài liệuphục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu có giá trị
về thực tiễn và giá trị lịch sử Giá trị thực tiễn là thông tin chứa đựng trong tài liệu
để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức cá nhân Thực tế tạiUBND xã Cẩm Tú cho thấy công tác lưu xác định giá trị tài liệu được tiến hànhvào cuối năm Cuối năm khi công việc của cơ quan kết thúc, lúc này công việc đãđược giải quyết trong năm được sắp xếp sự việc nào ra sự việc đó Lúc này Hộiđồng xác định giá trị tài liệu đã được thành lập bằng quyết định của thủ trưởng cơquan mỗi khi xác định giá trị tài liệu bao gồm: Phó Chủ tịch UBND xã làm Chủtịch hội đồng; đại diện các phòng ban, đơn vị có tài liệu lưu trữ làm ủy viên; cán bộVăn thư Lưu trữ làm ủy viên; Sẽ tiến hành nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ