A. MỤC LỤC B. LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN C: NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 4 1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 4 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 5 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 5 1.2.2 Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai 5 1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 5 1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể dục thể thao: 5 1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, và trật tự an toàn xã hội: 6 1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường: 6 1.2.7 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: 6 1.2.8 Trong việc thực hiên chính sách dân tộc tôn giáo: 6 1.2.9Trong thi hành pháp luật: 6 1.2.10 Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: 7 1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân và Chức năng , nhiệm vụ của từng phong Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai. 7 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện quốc oai gồm có: 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUỐC OAI 17 1. Công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai 17 1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 17 1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai 19 1.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ 20 1.2.2 Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết về công tác văn thư 22 2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai 22 2.1 Cơ sở khoa học 22 2.2 Cơ sở thực tiễn 23 2.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai 24 2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 24 2.3.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 26 2.3.3 Công tác quản lý văn bản đi 29 2.3.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 32 2.3.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 34 CHƯƠNG 3: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN QUỐC OAI. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP 37 1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư 37 1.1 Ưu điểm 37 1.2 Nhược điểm 37 1.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai 37 1.3.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức văn thư trong UBND huyện 38 1.3.2 Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm văn thư 39 1.3.3 Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư của UBND huyện 40 2. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư 41 2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 41 2.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 42 2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 43 2.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 44 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến 45 3. Một số khuyến nghị với cơ quan 46 4. Một số khuyến nghị về khoa và nhà trường: 46 PHẦN D: KẾT LUẬN 48 PHỤ LỤC
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 A MỤC LỤC A MỤC LỤC .1 PHỤ LỤC B LỜI NÓI ĐẦU .1 PHẦN C: NỘI DUNG .3 CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 1.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: .5 1.2.2 Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi đất đai 1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin thể dục thể thao: .5 1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội: 1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường: 1.2.7 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: 1.2.8 Trong việc thực hiên sách dân tộc tôn giáo: .6 1.2.9Trong thi hành pháp luật: 1.2.10 Trong lĩnh vực xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: 1.3 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân Chức , nhiệm vụ phong Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai .7 1.3.1 Phòng Nội vụ: .8 1.3.2 Phòng tài – kế hoạch 1.3.3 Phòng giáo dục đào tạo .9 1.3.4 Phòng văn hóa – thông tin 1.3.5 Phòng y tế 1.3.6 Phòng tài nguyên môi trường: 10 1.3.7 Phòng Tư pháp: .10 1.3.8 Phòng Lao động thương binh xã hội 11 1.3.9 Thanh tra huyện 11 1.3.10 Đài truyền .12 1.3.11 Phòng Dân tộc 12 1.3.12 Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 13 1.3.13 Phòng kinh tế 14 1.3.14 Phòng quản lý đô thị .14 1.3.15 Phòng giải phóng mặt 14 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 1.3.16 Trung tâm thể dục thể thao .14 1.3.17 Trung tâm phát triển quỹ đất 14 1.3.18 Trung tâm phát triển cụm công nghiệp 14 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện quốc oai gồm có: .14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ .17 CỦA UBND HUYỆN QUỐC OAI 17 Công tác văn thư UBND huyện Quốc Oai 17 1.1 Tình hình cán làm công tác văn thư 17 1.2 Công tác đạo công tác văn thư UBND huyện Quốc Oai 19 1.2.1 Về ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ .20 1.2.2 Về công tác tổ chức kiểm tra tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư 22 Thực trạng tình hình công tác văn thư UBND huyện Quốc Oai .22 2.1 Cơ sở khoa học 22 2.2 Cơ sở thực tiễn .23 2.3 Thực trạng tình hình công tác văn thư UBND huyện Quốc Oai 24 2.3.1 Công tác xây dựng ban hành văn 24 2.3.2 Công tác quản lý giải văn đến .26 2.3.3 Công tác quản lý văn .29 2.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu .32 2.3.5 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 34 CHƯƠNG 3: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ .37 UBND HUYỆN QUỐC OAI 37 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP 37 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư 37 1.1 Ưu điểm .37 1.2 Nhược điểm 37 1.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Quốc Oai 37 1.3.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức văn thư UBND huyện .38 1.3.2 Hoàn thiện đội ngũ cán làm văn thư 39 1.3.3 Tăng cường quan tâm đạo hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác Văn thư UBND huyện 40 Hoàn thiện khâu nghiệp vụ văn thư 41 2.1 Công tác xây dựng ban hành văn .41 2.2 Công tác quản lý giải văn đến 42 2.3 Công tác quản lý giải văn 43 2.4 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .44 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý giải văn đi, đến 45 Một số khuyến nghị với quan 46 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Một số khuyến nghị khoa nhà trường: 46 PHẦN D: KẾT LUẬN .48 PHỤ LỤC 50 PHỤ LỤC Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 B LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động lãnh đạo quản lý quan Đảng, Nhà nước hàng ngày phải ban hành văn để thực chức năng, nhiệm vụ Văn phương tiện truyền đạt thông tin xã hội Nó giữ vai trò vô quan trọng hiệu hoạt động quan, Đoàn thể… Nhưng để đảm bảo văn sử dụng cách có hiệu thống lại phụ thuộc lớn vào công tác văn thư Mặc dù công việc đơn giản, song thực tế lại định tới phát triển quan nói riêng Ngoài công tác văng thư đảm bảo cho việc xây dựng văn bản, quản lý giải văn – đến, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu… chặt chẽ có hiệu Chính công tác văn thư phận thiếu hoạt động đạo, điều hành công việc quan tổ chức xã hội Để đáp ứng nhu cầu xã hội Trường đại học Nội vụ Hà Nội từ thành lập đến nhiều lần đổi tên trường chức nhiệm vụ không thay đổi nhà trường liên tục đào tạo, bồi dưỡng cán giỏi chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh Nhà trường tạo điều kiện để giảng viên sinh viên nắm bắt kiến thức vận dụng vào thực tế với phương trâm: “ Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Vì sau khóa học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có kế hoạch cụ thể thiết thực tổ chức cho học sinh, sinh viên thực tập đến quan, tổ chức, đơn vị địa phương Khi đến thực tập quan em tiếp xúc tham gia thực thao tác nghiệp vụ chuyên môn thực tiễn Nhưng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chị Nguyễn Thị Minh Huế cán làm công tác văn thư huyện toàn thể cán Uỷ ban giúp em làm quen với môi trường làm việc, rèn luyện thân tiếp thu học hỏi kinh nghiệm trở thành cán Văn thư tương lai trang bị cho kiến thức lý luận nghiệp vụ, kỹ làm việc để phục vụ công tác Văn thư tốt Thời gian thực tập trường phân công Nhà trường Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 tinh thần tự nguyện thân đồng ý Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai em tìm hiểu khảo sát tình hình công tác Văn thư quan sau: tiếp nhận chuyển giao văn đến, phát hành văn đi, sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp văn bản, tiếp nhận đơn thư, sử dụng dấu, tham gia tiếp đón khách đến Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện làm việc Qua thời gian gần tháng thực tập em khảo sát công tác Văn thư, viết báo cáo thu hoạch kết đánh giá thực tập em.Được hướng dẫn lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai em vận dụng kiến thức học thực tế công việc giúp em hiểu sâu tầm quan trọng nghiệp vụ Công tác Văn thư chuyên môn sau Em xin trân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Văn thư – Lưu trữ toàn cán công tác Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai tiếp nhân tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Tuy nhiên khoảng thời gian thực tập có hạn khả hạn hẹp nên em khỏi thiếu sót Vì em kính mong quý thầy, cô giáo cô chú, anh chị công tác Văn phòng đóng góp ý kiến bổ khuyết thêm giúp em cho chuyên nghành sau này, đồng thời giúp cho báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn ! Quốc Oai, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Hải Nhi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 PHẦN C: NỘI DUNG CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI * Giới thiệu vài nét vị trí địa lý điều kiện tự nhiên huyện Quốc oai Quốc Oai huyện nằm phía Tây Thành phố Hà Nội, cách trung tâm thành phố khoảng 20km Vị trí địa lý: + Phía Đông giáp huyện Hoài Đức, Đan Phượng + Phía Tây giáp tỉnh Hòa Bình + Phía Nam giáp huyện Chương Mỹ + Phía Bắc giáp huyện Thạch Thất, huyện Phúc Thọ Huyện Quốc Oai chạy dọc theo quốc lộ 40, nối với Đại lộ Thăng long quốc lộ 32, bao quanh huyện sông: sông Tích, sông Đáy, sông nhánh sông Hồng Diện tích đất tự nhiên 147,01 km 2, có 20 xã 01 Thị trấn, 175.011 vạn dân với dân tộc chủ yếu Kinh, Mường Huyện Quốc Oai địa bàn mở rộng của Thủ đô Hà Nội phía Tây, Tây Nam; Với chuỗi đô thị Miếu Môn-Xuân Mai-Hòa Lạc-Sơn Tây Thủ tướng Chính phủ phê duyệt vành đai phát triển thủ đô Hà Nội vào năm 2020 Quốc Oai địa bàn xây dựng di chuyển xí nghiệp công nghiệp Hà Nội Nằm vùng phát triển kinh tế công nghiệp thành phố, Quốc Oai có hội động lực thúc đẩy mặt hoạt động kinh tế đặc biệt ngành công nghiệp phát triển đô thị Quốc Oai vùng đất cổ, hình thành phát triển sớm lịch sử nước ta; huyện có 20 di tích lịch sử xếp hạng, chủ yếu công trình đình, chùa có giá trị cao kiến trúc, nghệ thuật gắn với lịch sử phát triển dân tộc Đặc biệt khu danh lam thắng cảnh Chùa Thầy, động Hoàng Xá hệ thống núi đá vôi xã phía Đông Bắc huyện địa tham quan du lịch hấp dẫn Trong năm qua, lãnh đạo Đảng bộ, đạo điều Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 hành UBND Thành phố, cán bộ, Đảng viên nhân dân UBND huyện Quốc Oai nỗ lực phấn đấu, khắc phục khó khăn thu thành tựu quan lĩnh vực Nền kinh tế ổn định, có bước phát triển tăng trưởng khá, nhiều tiêu đặt đạt vượt mức, cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tiến công - nông nghiệp, sở hạ tầng phục vụ cho đời sống sản xuất ngày tăng cường Tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm (GDP) 13%, giá trị sản xuất Nông nghiệp chiếm 33,5%, Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp chiếm 39,3%, Dịch vụ - Thương mại - Du lịch chiếm 27,2% góp phần mang lại cho Quốc Oai lực mới, thúc đẩy mạnh mẽ trình công nghiệp hóa - đại hóa nông nghiệp, nông thôn Bộ mặt nông thôn trung tâm huyện thị nhiều đổi mới, nghiệp văn hóa xã hội có bước phát triển tích cực Đời sống vật chất, tinh thần nhân dân ngày cải thiện nâng lên, ổn định trị, giữ vững quốc phòng, an ninh đảm bảo Lòng tin nhân dân vào lãnh đạo Đảng, quản lý điều hành quyền nâng cao, góp phần tích cực vào nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa địa phương, tạo khả phát triển cho quê hương đất nước, xứng đáng huyện có kinh tế phát triển thành phố Hà Nội Trong bối cảnh ấy, cấp quyền toàn thể nhân dân UBND huyện Quốc Oai nỗ lực thực tốt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, thiết thực chào mừng ngày lễ lớn hiệu cao lao động sản xuất công tác Từ dấu mốc đặc biệt này, việc ôn lại truyền thống văn hiến quê hương có ý nghĩa sâu sắc không với hệ mà có ý nghĩa hướng tới tương lai Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 1.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai quan chấp hành Hội đồng nhân dân huyện quan hành địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan Nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân thực hiên chức quản lý Nhà nước địa Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến địa phương Vì Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai giữ vai trò quan trọng việc hoàn thiện mục tiêu kinh tế - xã hội việc đảm bảo ổn định an ninh trị, trật tự xã hội địa phương 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra thực kế hoạch - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội cuả xã, thị trấn - Tổ chúc thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm traUỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn: xây dựng kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo qui định pháp luật 1.2.2 Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi đất đai - Xây dựng , trình Hội đồng nhân dân cung cấp thoogn qua chương trình , kế hoạch khuyết khích phát triển Nông – Công – Lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Xét duyệt quy hoạch, sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn - Xây dựng quy hoạch mương, tưới tiêu, hồ chưa nước phục vụ cho sản xuất 1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Quản lý việc khai thác sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân Tỉnh - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực quy hoạch xây dựng duyệt 1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin thể dục thể thao: - Kiểm trá việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hanhg nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành, xuất sản phẩm - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật việc thực Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý Trường Tiểu học, Trung học sở, Trường Mầm non, chủ chương hóa giáo dục địa bàn , đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử 1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang phong trào quốc phòng toàn dân Thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ 1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường: - Thực biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Thực biện pháp bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu thiên tai lụt bão 1.2.7 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, du lịch địa bàn xã, thị trấn - Kiểm tra việc thực quy tắt an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, du lịch địa bàn huyện 1.2.8 Trong việc thực hiên sách dân tộc tôn giáo: - Tuyên truyền, giáo dục phổ biến sách pháp luật dân tộc tôn giáo - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo, quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo theo không theo tôn giáo công dân địa phương 1.2.9Trong thi hành pháp luật: - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn - Tổ chức, đạo việc thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nàh nước, tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn công tác haog giải xã,thị trấn 1.2.10 Trong lĩnh vực xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: - Tổ chức thực việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định phsp luật - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thệ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhâ dân - Quản lý hồ sơ, mốc giới, đò địa giới hành huyện 1.3 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân Chức , nhiệm vụ phong Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai gồm có: - 01 Đồng chí Chủ tịch ; 03 Phó Chủ tịch; quan tham mưu giúp việc theo chế độ thủ trưởng - Cơ cấu số lượng phòng ban chuyên môn trực thuộc cảu Uỷ ban nhân dân huyện xếp phù hợp với chức nhiệm vụ phòng bao gồm có 18 phong ban cụ thể sau: + Văn phòng HĐND&UBND huyện + Phòng Nội vụ + Phòng Lao động Thương binh Xã hội + Phòng Tài - Kế hoạch + Phòng Tài nguyên - Môi trường + Phòng Kinh tế + Phòng Quản lý đô thị + Phòng Văn hóa - Thông tin + Phòng Y tế + Phòng Tư pháp + Thanh tra huyện + Ban Giải phóng mặt Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Sự quan tâm đạo cấp lãnh đạo yếu tố vô quan trọng định trực tiếp tới cách thức tổ chức hoạt động công tác Văn thư UBND huyện Quốc Oai Để nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo vai trò vị trí công tác Văn thư việc làm khó đòi hòi phải có yếu tố khách quan tác động trực tiếp tới nhận thức cán lãnh đạo Yếu tố khách quan quan trọng phải kể đến tác động quan quản lý nhà nước lĩnh vực như: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thông qua văn đạo công tác Văn thư Nhà nước việc tổ chức công tác Văn thư nói chung cấp huyện nói riêng Hiện nhà nước ta ban hành nhiều văn công tác Văn thư phần tác động không nhỏ tới nhận thức cán lãnh đạo nhiên việc ban hành văn đạo công tác Văn thư cấp huyện chưa nhiều chưa cụ thể Vì thời gian tới cần phải ban hành thêm văn hướng dẫn chi tiết việc tổ chức Văn thư cấp huyện để tạo sở thống cho việc thực Trong khung chương trình bồi dưỡng đào tạo cán quản lý Nhà nước đưa công tác Văn thư vào giảng dạy coi tiêu chuẩn để xét vào vị trí lãnh đạo đánh giá khả lãnh đạo cán quản lý - Hoàn thiện văn đạo công tác văn thư UBND huyện thời gian tới: Hàng năm, UBND huyện phải tiến hành xây dựng kế hoạch công tác Văn thư công tác Văn thư ngày thực tốt Trong kế hoạch cần đề mục tiêu cụ thể bước thực Trên văn quan trọng mà ban hành em tin công tác Văn thư huyện nhà thực tốt Hoàn thiện khâu nghiệp vụ văn thư 2.1 Công tác xây dựng ban hành văn Công tác xây dựng ban hành văn UBND huyện nên thực theo quy trình sau: Bước 1: Chuyên viên vào yêu cầu công việc, xác định công việc 41 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 có thiết phải ban hành loại văn hay không Nếu xét thấy cần thiết dự kiến văn ban hành trình lãnh đạo Bước 2: Thu thập thông tin có liên quan đến đối tượng phạm vi điều chỉnh cho văn bản, trình soạn thảo cần phải có đầy đủ hồ sơ, sử dụng cho mục đích soạn thảo, đủ dẫn chứng cho tính thuyết phục cao tránh sai sót Bước 3: Xây dựng đề cương thấy cần tham khảo trình lãnh đạo cho ý kiến bổ sung Bước 4: Tiến hành soạn thảo theo đề cương theo ý kiến lãnh đạo Bước 5: Duyệt thảo có ý nghĩa kiểm tra lại nội dung văn soạn thảo thấy không vướng mắc chuyên viên thủ trưởng đơn vị nháy vào phần cuối nội dung văn bản, Chánh Văn phòng ký nháy vào phần nơi nhận duyệt mặt thể thức văn Bước 6: Trình ký văn Sau có chữ ký chuyên viên có nhiệm vụ đưa văn xuống văn thư quan lấy số, nhân văn bản, đóng dấu gửi nơi nêu văn Làm tốt công tác tạo điều kiện cho việc giải công việc nhanh chóng, xác đạt hiệu cao Vì văn để thực hiện, ban hành văn không xác, cụ thể gây khó khăn lớn việc thực Các văn ban hành quy trình kiểm tra nội dung thể thức văn làm cho văn ban hành xác - Yếu tố thể thức yếu tố đánh giá giá trị văn Mặc dù văn UBND huyện ban hành đủ yếu tố thể thức bắt buộc chưa nắm rõ thể thức trình bày hay lý khách quan mà yếu tố đôi lúc thực chưa tốt Các phòng ban, cán chuyên môn cần phải nghiên cứu thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP để làm tốt yêu cầu 2.2 Công tác quản lý giải văn đến Nhìn chung công tác quản lý giải văn đến UBND huyện 42 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Quốc Oai tương đối tốt Cán lãnh đạo cán Văn thư có kinh nghiệm trực tiếp làm công tác ý thức tầm quan trọng văn việc quản lý giải văn Tuy nhiên trình thực cán văn thư mắc phải số sai sót tiến hành đăng ký văn vào sổ đăng ký không đăng ký đầy đủ nội dung theo yêu cầu Vì vậy, thực đăng ký vào sổ cán Văn thư cần đăng ký đầy đủ thông tin cần thiết vào sổ đăng ký văn đến Việc đăng ký đầy đủ thông tin vào sổ đăng ký văn cần thiết sổ đăng kí coi công cụ để quản lý theo dõi việc giải văn đến 2.3 Công tác quản lý giải văn Công tác quản lý văn quan nên thực theo quy trình sau: Việc thực theo quy trình đảm bảo cho việc quản lý văn tập trung, thống nhất, nhanh chóng, xác bí mật văn Thể trách nhiệm phòng ban, chức việc thực chức nhiệm vụ - Thực xếp, bảo quản sử dụng lưu: Sắp xếp lưu: xếp văn văn thư quan để tiện cho việc quản lý tra tìm văn UBND đánh số theo tên loại văn xếp ta tiến hành theo bước sau: Bước 1: Sắp xếp văn theo tên loại tập riêng Bước 2: Trong tập văn bản, văn có số nhỏ, ngày tháng ban hành sớm xếp trước, văn có số lớn, ngày tháng ban hành muộn xếp sau Bảo quản lưu: Cuối tháng, quý, năm: đưa văn lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tơ, viết mục lục, chứng từ kết thúc viết bìa tập lưu - Đánh số tờ: Mỗi tờ văn đánh số vào góc phải, phía tờ văn số Ả Rập, bút chì đen, mềm, đánh liên tục từ 01 đến hết - Viết bìa văn tập lưu: Tập lưu + tên loại văn + tác giả + thời gian (tháng, quý, năm) 43 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Ví dụ: Tập lưu Quyết định UBND huyện Quốc Oai quý năm 2011 Phục vụ nghiên cứu sử dụng lưu: - Văn thư quan phải phục vụ nghiên cứu lãnh đạo cán công chức quan cách nhanh chóng, xác quy định - Trong trình phục vụ sử dụng lưu, phải lập sổ theo dõi sử dụng lưu Việc lập sổ giúp cán văn thư theo dõi loại tài liệu hay sử dụng để nghiên cứu để có kế hoạch phục vụ nhanh chóng đồng thời để thu lại tài liệu đến hạn phải trả 2.4 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ quan: Căn để xây dựng danh mục hồ sơ: + Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện, đơn vị, phòng ban + Quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư UBND huyện + Dựa vào kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm + Dựa vào danh mục hồ sơ năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ quan (nếu có) quy định pháp luật thời hạn bảo quản tài liệu Phương pháp lập: Cán văn thư cán chuyên viên dự kiến danh mục hồ sơ quan (đơn vị) sau lấy ý kiến tổng hợp thành danh mục hồ sơ chung quan, trình thủ trưởng ký duyệt 44 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Mẫu danh mục hồ sơ: Lập theo mẫu sau UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN QUỐC OAI Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA UBND HUYỆN QUỐC OAI Năm: 2015 Số ký Tiêu đề mục Thời hạn Đơn vị/người lập Ghi hiệu hồ sơ tiêu đề hồ sơ bảo quản hồ sơ Bản danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: - Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn - Hồ sơ bảo quản có thời hạn Quyền hạn, chức vụ người ký Họ tên - Ban hành văn hướng dẫn, yêu cầu cán chuyên môn lập hồ sơ công việc giải - Vào cuối năm có kế hoạch thu nộp tài liệu đơn vị, phòng ban vào lưu trữ quan 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý giải văn đi, đến Trước phát triển ngày cao xã hội, công tác văn phòng có nhiều phương tiện trợ giúp người thực công việc cách nhanh chóng dễ dàng đặc biệt máy tính Trước nhu cầu phát triển công nghệ thông tin có chương trình quản lý văn đi, đến UBND huyện Quốc Oai Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này, điều tiết kiệm nhiều thời gian tiền nâng cao hiệu làm việc Để làm điều cần phải có đầu tư thích đáng sở vật chất: máy vi tính kinh phí cho việc nhập tin 45 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Trên toàn giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác Văn thư UBND huyện Quốc Oai Em hy vọng sở cho việc xây dựng hoàn thiện công tác Văn thư UBND huyện thời gian tới nguồn tư liệu tham khảo việc tổ chức công tác Văn thư UBND cấp huyện Đối với quan, tổ chức mà công tác Văn thư chưa hoàn thiện lấy nguồn tham khảo thiết thực Một số khuyến nghị với quan - Cần ban hành Quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ quan để nhằm thống nghiệp vụ công tác Văn thư-Lưu trữ tất phòng ban, đơn vị chuyên môn trực thuộc - Tất văn quan ban hành hàng tháng cán Văn thư cần xếp theo chật tự định, lập thành hồ sơ để giao nộp vào Lưu trữ quan theo quy định chung Nhà nước - Bố trí lại phòng làm việc phận Văn thư theo cách bố trí văn phòng tối ưu, nhằm đảm bảo hiệu chất lượng công việc *Để công tác Văn thư UBND huyện thời gian tới tổ chức tốt em xin đưa số kiến nghị sau: - Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ UBND huyện - Tăng biên chế số lượng cán Lưu trữ có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ để thực tốt công tác Lưu trữ UBND huyện nhà Một số khuyến nghị khoa nhà trường: Do nắm bắt tầm quan trọng công tác văn thư nên Trường đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành học cho sinh viên có nhu cầu học tập quan, công ty Điều giúp cho sinh viên trường tìm tòi tiếp xúc thực tế nhiều tạo cho sinh viên hành trang vững vàng sau trường Nhà trường nên tiếp tục tổ chức đợt kiến tập, thực tập cho sinh viên trường để giúp sinh viên làm quen tiếp xúc nhiều với công việc thực tế Như lý thuyết thực hành không bị tách rời 46 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Thời gian thực tập hệ cao đẳng quy ngắn nên thực tập em chưa tiếp xúc với tất công việc công tác văn thư quan, nhà trường nên xếp thời gian để sinh viên trường có thời gian thực tập dài chút nữa, dễ làm quen với tất công việc công tác văn thư … Trên khuyến nghị, đề xuất em với nhà trường Mong nhà trường xem xét tạo điều kiện để sinh viên có điều kiện tốt nhất, co thể có bước vững vàng trường 47 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 PHẦN D: KẾT LUẬN Công tác văn thư coi hoạt động quản lý quan đơn vị, tổ chức Bất kỳ quan, tổ chức tổ chức công tác Văn thư có UBND huyện Quốc Oai Trên toàn thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Quốc Oai mà em có dịp tìm hiểu khảo sát thời gian thực tập Thực trạng giúp cho em có nhìn đầy đủ toàn diện cách thức tổ chức Văn thư UBND cấp huyện, thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Quốc Oai nói riêng Qua giúp cho nhận thức sâu sắc kĩ nghiệp vụ học, có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận Đồng thời qua thấy đa dạng, phong phú thấy khó khăn, hạn chế công việc, thân; thấy đan xen nhiều yếu tố để hoàn thành tốt công việc Nhưng đồng thời tích luỹ nhiều kinh nghiệm, học trình làm việc xây dựng tổ chức Văn thư quan, đơn vị làm việc quan tổ chức Sau gần hai tháng thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai, em học hỏi nhiều kinh nghiệm qua việc trực tiếp thực công việc thực tế.Thời gian thực tập tốt nghiệp thời gian dài em tự khảng định mình, nhận biết khả nhược điểm cần khác phục thân Đây tảng, hành trang vững để em trở thành cán Văn thư -Lưu trữ có lực trình độ, phẩm chất lòng yêu nghề em tương lai, tự hào em sinh viên đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bản Báo cáo tốt nghiệp viết sở nhận thức em công tác Văn thư UBND huyện Quốc Oai trình thực tập, với vốn kinh nghiệm hạn chế, thời gian thực tập chưa đủ để em hiểu rõ làm tốt mội công việc, dù có cố gắng song báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định,em mong thầy cô giáo tham gia đóng góp để Báo cáo tốt nghiệp em hoàn thiện 48 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiêm túc em suốt trình thực tập Văn phòng HĐND& UBND huyện Quốc Oai Hy vọng kết nguồn thông tin quý giá giúp UBND huyện hoàn thiện công tác Văn thư, đưa công tác Văn thư vào nề nếp Đồng thời nguồn tư liệu tham khảo có giá trị quan, tổ chức khác Một lần cho em xin chân thành cảm ơn quan tâm, giúp đỡ Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư-Lưu trữ thầy cô giáo truyền đạt kiến thức chuyên môn nghiệp vụ giúp tạo tảng cho sinh viên chúng em đường lập nghiệp tương lai Em xin chân thành cảm ơn đồng chí lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND&UBND huyện đặc biệt cán Văn thư UBND huyện cung cấp số liệu quý báu, bảo tận tình tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo đợt thực tập này./ Em xin chân thành cảm ơn! Quốc Oai, ngày 24 tháng năm 2015 HỌC VIÊN Phạm Thị Hải Nhi 49 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Quốc Oai UBND HUYỆN VP HĐND UBND Phòng Nội vụ Phòng Tài - kế hoạch Phòng GD & ĐT Phòng Văn hóa – Thông tin Phòng Y tế Phòng TN - MT Phòng Tư pháp Phòng LĐTB & XH Thanh tra huyện Phòng dân tộc Phòng kinh tế Phòng quản lý đô thị Phòng giải phóng mặt Trung tâm PT QĐ Trung tâm PT cụm CN Đài truyền Trung tâm TDTT Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Phục lục 2: Sơ đồ tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Quốc Oai VĂN PHÒNG HĐND UBND CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG HỢP Chuyên viên tổng hợp CV phụ trách ngoại vụ Bảo vệ PHÓ CHÁNH VP QTHC Chuyên viên Hội đồng Lái xe Văn thư Lưu trữ Tạp vụ Kế toán, tài vụ Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA PHÒNG VĂN THƯ HUYỆN QUỐC OAI Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6