2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sông Lô. Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26112003; Căn cứ Nghị định số 142008NĐCP ngày 04022008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn cứ Nghị định số 122010NĐCP ngày 26022010 của chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 142008 ngày 04022008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn cứ vào các thông tư của Liên Bộ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp; Căn cứ Nghị quyết số 032008NQHĐND ngày 24032008 của HĐND tỉnh Vĩnh Phúc khóa XIV, kỳ họp thứ 12 về việc kiện toàn cơ cấu cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số 150TTrSNV ngày 29032010. Căn cứ vào Quyết định số 122010QĐUBND ngày 19 tháng 4 năm 2010 về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các huyện, thành, thị. a.Chức năng Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được giao. b. Nhiệm vụ Giúp UBND huyện giám sát các cơ quan, đơn vị của Trung ương, của Tỉnh đóng trên địa bàn trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị liên quan đến hoạt động kinh tế xã hội của địa phương. c. Quyền hạn UBND huyện có tư cách pháp nhân , có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan. d. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện. Thường trực UBND huyện Chủ tịch: Lê Tiến Anh Phó chủ tịch thường trực: Dương Văn Sơn Phó chủ tịch: Đỗ Ngọc Cơ Phó chủ tịch: Nguyễn Việt Hưng Ủy viên UBND huyện Nguyễn Xuân Đài – Bí thư, chủ tịch UBND huyện Đỗ Ngọc Cơ –phó chủ tịch UBND huyện Dương Văn Sơn –phó chủ tịch thường trực UBND huyện Nguyễn Việt Hưng –phó chủ tịch Đỗ Đức Cường –Trưởng công an huyện Trần Thái Mai –Chánh Văn phòng UBND huyện Các Phòng, Ban thuộc chuyên môn UBND huyện Văn phòng UBND huyện Văn phòng HĐND và UBND huyện Phòng Nội vụ Phòng Tư Pháp Phòng Tài chínhKế hoạch Phòng Tài nguyên và Môi trường Phòng Lao độngThương binh và Xã hội Phòng Văn hóa và Thông tin Phòng Giáo dục và Đào tạo Phòng Y tế Thanh tra Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Phòng Công thương Phòng Kinh tế Phòng Quản lý đô thị Chi cục thống kế Ban quản lý dự án và đầu tư xây dựng Các đơn vị hành chính của huyện Thị trấn Tam Sơn Xã Bạch Lựu Xã Hải Hậu Xã Đôn Nhân Xã Quang Yên Xã Lãng Công Xã Nhân Đạo Xã Phương Khoan Xã Đồng Quế Xã Nhạo Sơn Xã Như Thụy Xã Yên Thạch Xã Tân Lập Xã Tứ Yên Xã Đồng Thịnh Xã Đức Bác Xã Cao Phong
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ LỜI NÓI ĐẦU Thực phương châm: “ Học đôi với hành”, “lý luận gắn liền với thực tiễn”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chương trình đào tạo tổ chức cho sinh viên thực tập theo định hướng phòng đào tạo, phù hợp với chương trình, kiến thức giảng dạy Với mục đích giúp cho sinh viên làm quen với môi trường, công việc quan, vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, tiếp cận thực tế củng cố thêm kiến thức học Bởi biết kiến thức thầy cô giáo truyền dạy lớp mang tính lý luận cao mà kiến thức thực tế hạn chế, qua trình thực tập trước trường phần quan trọng thiếu, lý luận luôn gắn liền với thực tiễn, nhà trường phải gắn liền với xã hội, hai yếu tố tác động qua lại hỗ trợ bổ sung cho nhằm tạo gắn bó chặt chẽ nhà trường với xã hội, củng cố kiến thức học nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc cán văn thư lưu trữ Văn thư-lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng, đồng thời công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị Công tác Văn thư-lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn bản-tài liệu Công tác Văn thư phận quan trọng Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý nhà nước nói chung quan đơn vị nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Làm tốt công tác Văn thư tạo điều kiện tốt cho công tác Lưu trữ Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ Cũng lý nên em chọn đề tài: Công tác Văn thư làm báo cáo tốt nghiệp Đây lĩnh vực lớn nên em đề cập đến Công tác Văn thư Văn phòng UBND huyện Sông Lô nơi em thực tập Theo kế hoạch Nhà trường Khoa Văn thư-Lưu trữ đồng thời đồng ý lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Sông Lô tỉnh Vĩnh phúc Em cử thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sông Lô Thực tập Văn phòng chuyên ngành Văn thư em theo học Qua thời gian tuần thực tập (từ ngày 2/3 đến ngày 24/4/2015) Văn phòng UBND quan tâm giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình cán Văn phòng em hoàn thành đợt thực tập.Vận dụng vào kiến thức học Trường mà thầy cô trang bị rèn luyện kỹ chuyên môn, nghiệp vụ để em phục vụ tốt cho công việc Đợt thực tập tốt nghiệp có mục đích, ý nghĩa quan trọng em Thực tập tốt nghiệp hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành phát triển phẩm chất lực nghề nghiệp sinh viên theo mục tiêu đào tạo đề Hoạt động có vai trò ý nghĩa quan trọng sinh viên Thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không với trình học tập mà với nghiệp em sau Thực tập giúp em tiếp cận với chuyên ngành Văn thư em theo học Thực tập giúp em hiểu công việc làm sau Mục đích ý nghĩa việc thực tập là: Giúp em nhận điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị thêm kiến thức thiếu để đáp ứng nhu cầu công việc Giúp em hiểu rõ Công tác Văn thư UBND huyện Sông Lô Cho em có hội cọ sát với thực tiễn, vận dụng lý luận học để giải số vấn đề nghiệp vụ Công tác Văn thư quan Giúp em nâng cao ý thức trách nhiệm phong cách làm việc Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ cán Văn thư Giúp em tự tin sau trường tìm việc làm Nếu thực tập tốt hội để em kiếm việc làm sau trường Nội dung thực tập tốt nghiệp Nội dung thực tập chuyên ngành em theo học thực tập Văn phòng UBND Em chọn nội dung Công tác Văn thư Lý em chọn nội dung Công tác Văn thư Vì khâu nghiệp vụ chuyên ngành Văn thư –Lưu trữ, đồng thời làm tốt công tác Văn thư tạo điều kiện cho công tác Lưu trữ nhiều Vì nội dung công tác Văn thư có nhiều khâu nghiệp vụ hay quan trọng như: Quản lý văn đi; Quản lý văn đến; Quản lý sử dụng dấu; Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ Khó khăn thuận lợi trình thực tập Trong thời gian thực tập Văn phòng UBND em có thuận lợi Học hỏi nhiều kiến thức thực tế Được giúp đỡ nhiệt tình chánh Văn phòng cán Văn thư Văn phòng giúp em có thêm kinh nghiệm công việc thực tế Vì kiến tập nên lần thực tập giúp em thực khâu nghiệp vụ như: quản lý văn Đi-Đến …qua em hiểu nhiều công việc thực tế Được tiếp cận với thực tế giúp em hiểu sâu công tác Văn thư Ngoài thuận lợi em gặp không khó khăn Vì thời gian thực tập ngắn nên em thực hết khâu nghiệp vụ Công tác Văn thư Vì em chưa có kinh nghiệmvề khâu nghiệp vụ nên nhiều thiếu xót Qua báo cáo Em xin cảm ơn tới tất người Văn phòng Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ giúp đỡ Em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin cảm ơn tới thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ đặc biệt thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ truyền đạt cho Em kiến thức làm hành trang bước vào sống Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo cán Văn phòng UBND huyện Sông Lô quan tâm giúp đỡ em đợt thực tập Cuối Em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô cán văn phòng cho em nhiều kiến thức có kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân sau Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÔNG LÔ 1.Lịch sử hình thành Huyện Sông Lô thành lập theo Nghị định 09/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2008 phủ sở điều chỉnh địa giới hành huyện Lập thạch, thức vào hoạt động từ ngày tháng năm 2009 Địa giới hành huyện Sông Lô: phía Đông giáp huyện Lập Thạch, phía Tây giáp huyện Phù Ninh tỉnh Phú Thọ, phía Nam giáp với thành phố Việt Trì, phía Bắc giáp huyện Sơn Dương tỉnh Tuyên Quang Thành lập huyện Sông Lô thuộc tỉnh vĩnh phúc sở điều chỉnh 15.031,77 diện tích tự nhiên 93.984 nhân huyện lập thạch bao gồm diện tích đất tự nhiên nhân xã: Bạch Lựu, Hải Hậu, Đôn Nhân, Quang Yên, Lãng Công, Nhân Đạo, Phương Khoan, Đồng Quế, Nhạo Sơn, Như Thụy, Yên Thạch, Tân Lập, Tứ Yên, Đồng Thịnh, Đức Bác, Cao Phong thị trấn Tam Sơn Sông Lô vùng đất cổ kính Người dân Sông Lô tự hào truyền thống đấu tranh dựng nước, giữ nước truyền thống cách mạng lâu đời văn hóa rực rỡ Đây mảnh đất có nhiều di tích lịch sử văn hóa gắn liền với Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ trình dựng nước giữ nước dân tộc, có nhiều lễ hội dân gian mang đậm đà sắc dân tộc giá trị tâm linh to lớn, nơi có quần thể danh lam thắng cảnh tự nhiên tiếng tạo sức hấp dẫn tiềm to lớn du lịch tự nhiên nhân văn Có dòng sông lô năm tháng với chiến công hiển hách ghềnh Khoan Bộ, góp phần chiến thắng Việt Bắc Thu-Đông 1947 ghi dấu ấn lịch sử vẻ vang kháng chiến chống giặc ngoại xâm Có lễ hội Chọi trâu Hải lựu tổ chức vào ngày 17 tháng giêng hang năm thu hút đông đảo du khách gần xa từ miền quê hương Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ Tháp Bình Sơn di sản kiến trúc thời Trần tiếng thôn Bình Sơn thị trấn Tam Sơn Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ Xác định phát triển kinh tế nhiệm vụ trọng tâm nên thời gian qua huyện Sông Lô tập trung đạo phát triển kinh tế bình quân lương thực đầu người đạt 363,8kg/năm Về chăn nuôi xác định mạnh huyện, tổng đàn trâu có gần 4.200 con, đàn bò có gần 20.000 con, đàn lợn có 65.000 con, đàn gia cầm có 718.000 Cùng với huyện tập trung đẩy mạnh thực có hiệu dự cán lúa, cá Công tác trồng bảo vệ rừng đươc trọng, thực tốt việc giao rừng cho hộ nên việc chăm sóc, bảo vệ rừng làm tốt Các dịch vụ nông nghiệp khuyến nông, thú y, bảo vệ thực vật, thủy lợi…luôn cấp ủy quam tâm tạo điều kiện để nâng cao chất lượng, hiệu phục vụ sản xuất Phát huy lợi huyện nằm dọc Sông Lô, huyện trú trọng phát triển khai thác vật liệu xây dựng, mặt hang truyền thống như: cát, sỏi, gạch ngói, đá Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ mỹ nghệ, mây, tre đan, đồ gỗ gia dụng… Huyện khuyến khích phát triển doanh nghiệp, đến toàn huyện có 71 doanh nghiệp, công ty TNHH 39 đơn vị, doanh nghiệp tư nhân 17 đơn vị, hợp tác xa 15 đơn vị Những thành tựu bật mà Đảng nhân dân huyện Sông Lô đạt thời gian qua công lao đóng góp to lớn toàn Đảng tầng lớp nhân dân huyện, thể lực lãnh đạo cấp ủy Đảng, khả điều hành cấp huyện tới sở, khẳng định đoàn kết, thống Đảng bộ, đồng thuận nhân dân sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân phát huy 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Sông Lô Căn Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ngày 26/02/2010 phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 14/2008 ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn vào thông tư Liên Bộ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp; Căn Nghị số 03/2008/NQ-HĐND ngày 24/03/2008 HĐND tỉnh Vĩnh Phúc khóa XIV, kỳ họp thứ 12 việc kiện toàn cấu quan chuyên môn thuộc UBND cấp; Theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ tờ trình số 150/TTr-SNV ngày 29/03/2010 Căn vào Quyết định số 12/2010/QĐ-UBND ngày 19 tháng năm 2010 việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành, thị Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ a.Chức Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực giao b Nhiệm vụ Giúp UBND huyện giám sát quan, đơn vị Trung ương, Tỉnh đóng địa bàn việc thực nhiệm vụ đơn vị liên quan đến hoạt động kinh tế- xã hội địa phương c Quyền hạn UBND huyện có tư cách pháp nhân , có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan d Cơ cấu tổ chức UBND huyện Thường trực UBND huyện Chủ tịch: Lê Tiến Anh Phó chủ tịch thường trực: Dương Văn Sơn Phó chủ tịch: Đỗ Ngọc Cơ Phó chủ tịch: Nguyễn Việt Hưng Ủy viên UBND huyện Nguyễn Xuân Đài – Bí thư, chủ tịch UBND huyện Đỗ Ngọc Cơ –phó chủ tịch UBND huyện Dương Văn Sơn –phó chủ tịch thường trực UBND huyện Nguyễn Việt Hưng –phó chủ tịch Đỗ Đức Cường –Trưởng công an huyện Trần Thái Mai –Chánh Văn phòng UBND huyện Các Phòng, Ban thuộc chuyên môn UBND huyện Văn phòng UBND huyện Văn phòng HĐND UBND huyện Phòng Nội vụ Phòng Tư Pháp Phòng Tài chính-Kế hoạch 10 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư chuyển cho nơi nhận đóng dấu đến Dấu “Đến” đóng rõ ràng ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu, trích yếu nội dung vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn Mẫu Dấu “Đến” UBND HUYỆN SÔNG LÔ VĂN PHÒNG ĐẾN Số:………………… Ngày: ……………… Chuyển:……………… Lưu hồ sơ số: ……………… II Đăng ký văn đến Ở UBND huyện Sông Lô văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính đăng ký văn đến sổ Lập sổ đăng ký văn đến Căn vào số lượng văn đến hàng năm UBND quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Hàng năm 2000 văn đến, nên lập hai sổ: sổ dăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn sổ đăng ký văn mật đến; Hàng năm số lượng văn từ 2000 đến 5000 văn đến lập ba sổ: sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; sổ đăng ký văn đến quan; sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn đến: 18 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ UBND HUYỆN SÔNG LÔ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:… Từ ngày……… đến ngày…… Từ số………… đến số……… Quyển số:……… Ngày Số Tác Số ký Ngày Tên loại đến đến giả hiệu tháng trích văn văn công văn yếu nội người (3) (4) (5) dung (6) nhận (7) (1) (2) Nơi Ký Ghi nhận nhận (8) (9) Đăng ký văn đến Đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; khoogn dùng bút chì, mực đỏ; không viết tắt cụm từ không thông dụng Đăng ký văn đến sở liệu máy vi tính Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực Việc đăng ký văn đến vào sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản ký văn UBND huyện cung cấp chương trình phần mềm 19 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ Văn đến đăng ký vào sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội diện rộng để đăng ký văn mật đến III Trình, chuyển giao văn đến 1.Trình văn đến Sau đăng ký văn đến, Văn thư trình cho Chủ tịch Phó chủ tịch UBND xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến mức độ khẩn trình chuyển giao sau nhận Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, chức nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn Ý kiến phân phối văn ghi rõ vào mục “Chuyển” dấu “Đến” ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến cần ghi vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến Chuyển giao văn đến Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải việc chuyển giao văn phải đảm bảo kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị vào sổ đăng ký, trình cho người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải vào ý kiến người đứng đầu đơn vị, Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận qua mạng Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến văn chuyển qua mạng đăng ký 20 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ trước chuyển cho đơn vị, cá nhân nhận văn chuyển qua mạng Căn số lượng văn đến hàng năm UBND huyện lập sổ chuyển giao văn đến Mẫu sổ Chuyển giao văn đến: Số đến (1) Ngày chuyển (2) Đơn vị người nhận (3) Ký nhận (4) Ghi (5) IV Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn quan quy định Những văn mức độ khẩn giải trước Khi trình người đứng đầu quan xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân 2.Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh văn phòng trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo cho Chánh văn phòng Văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định C.QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI I Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem 21 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm văn Ghi số văn Tất văn UBND huyện ghi theo hệ thống số chung quan Văn thư thống quản lý Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào sổ hệ thống số Các văn hành khác đăng ký vào sổ thống số riêng Ghi ngày, tháng, năm văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành II Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính 1.Đăng ký văn băng sổ Lập sổ đăng ký văn UBND HUYỆN SÔNG LÔ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày đến ngày Từ số .đến số Quyển: 22 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ Ngày Số Tên loại Người tháng ký ký Nơi Đơnvị nhận người lượng văn hiệu trích yếu nhận (1) nội dung (3) lưu (6) (2) (4) (5) Số Ghi văn (7) (8) 2.Đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực Việc đăng ký văn vào sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản ký văn UBND huyện cung cấp chương trình phần mềm Văn đăng ký vào sở liệu quản lý văn phải in giấy đế ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý III nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 1.Nhân Văn nhân so lượng xác định phần nơi nhận 23 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ văn thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản 1, Điều Nghị định 33/2002/NĐ-CP 2.Đóng dấu quan Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùn lên phần giấy tờ; dấu đóng tối đa trang văn 3.Đóng dấu mức độ khẩn, mật Việc đóng dấu mức độ khẩn đóng vào ô số 10b, mực dấu đỏ tươi Việc đóng dấu mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “tài liệu thu hồi” văn đóng vào ô số 10a, dấu Tài liệu thu hồi đóng vào ô số 11 IV làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 1.làm thủ tục phát hành văn Lựa chọn bì: Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bì văn mật thực theo quy định Khoản Thông tư số 12\2002\TTBCA Trình bày bì viết bì Vào bì dán bì tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng 24 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ văn bì Việc đóng dấu “chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Khoản Thông tư số12/2002/TT-BCA 2.chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày kể từ ngày ký văn Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân UBND huyện, UBND huyện có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư nên lập sổ chuyển giao riêng Mẫu Sổ chuyển giao văn đi: Số đến Ngày chuyển (1) (2) Đơn vị người nhận (3) Ký nhận (4) Ghi (5) Chuyển giao trực tiếp cho quan khác tất văn Văn thư người làm giao liên quan chuyển trực tiếp cho quan khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn Khi chuyển giao văn người nhận văn phải ký nhận vào sổ Chuyển giao văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ Chuyển phát văn qua mạngvăn chuyển cho nơi nhận qua mạng sau gửi Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số12/2002/TT-BCA 25 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ 3.Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Lập phiếu gửi đế theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi thu hồi thời hạn, nhận lại phải kiểm tra đối chiếu để đảm bảo văn không bị thiếu thất lạc Với bì văn gửi lý mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị, cá nhân soạn thảo văn đông thời ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết Văn bị thất lạc phải kịp thời báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét, giải V Lưu văn 1.Việc lưu văn Mỗi văn lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu Văn thư đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký 2.Văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng việt phải lưu kèm theo dịch xác nội dung tiếng nước dân tộc thiểu số 3.Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước 4.Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể UBND huyện D.LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN I.Lập danh mục hồ sơ Căn lập danh mục hồ sơ bao gồm: văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện, quy chế làm việc 26 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ UBND huyện, quy chế Công tác Văn thư UBND huyện Nội dung lập danh mục hồ sơ Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ II Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Khi giải công việc giao cá nhân có trách nhiệm mở hồ sơ công việc III Thu thập, cập nhập văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhập tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu IV Kết thúc hồ sơ Khi giải công việc xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ cần thiết bổ sung cho đủ Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng, nháp Sắp xếp văn , tài liệu hồ sơ theo trình tự giải công việc Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ Hoàn thiện chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ Nếu hết hai năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đợc bổ sung vào danh mục hồ sơ vào năm sau V Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị cá nhân vào lưu trữ quan quy định thời hạn năm kể từ ngày công việc kết thúc 27 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ tài liệu xách định thời hạn từ năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu: hồ sơ công việc chưa giải xong; hồ sơ phối hợp giải công việc; văn tài liệu gửi để biết; hồ sơ nguyên tắc dùng để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân Thủ tục nộp lưu tài liệu phải lập bản: mục lục hồ sơ biên giao nhận hồ sơ tài liệu 28 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ I Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Được tin tưởng cán Văn thư UBND huyện trình thực tập em tếp xúc với nghiệp vụ học trường nhiên, thời gian thực tập ngắn nên số nghiệp vụ em chưa nắm quan việc Lập hồ sơ đồng thời văn mật lí quản lý văn mật UBND huyện nên em không tiếp xúc với tài liệu Nhờ giúp đỡ nhiệt tình bảo cán Văn thư em hoàn thành tốt công việc giao trình thực tập đạt kết cao trình thực tập nhận thức nghiệp vụ Công tác Văn thư phần quan trọng UBND huyện để lại cho em kinh nghiệm quý báu Đây công việc nghiệp vụ mà em làm phòng Văn thư Văn phòng UBND huyện: Quản lý văn đến: Tiếp nhận văn đến phân loại sơ bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký văn đến: ghi đầy dủ rõ ràng xác thông tin cần thiết văn Quản lý văn Kiểm tra thể thức, hình thức thức kĩ thuật trình bày Đăng ký văn đi, ghi số ngày, tháng, năm văn Lưu văn đi, lưu gốc Văn thư Quản lý sử dụng dấu Con dấu quan quan trọng cán Văn thư giữ bảo quản dấu nên tin tưởng cán Văn thư em cán giao dấu sử dụng dấu quy định quan nhà nước em tự tay đóng dấu vào văn đóng dấu đến vào văn đến, giấy tờ quan đầy đủ thể thức chữ ký người có thẩm quyền 29 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ II Đề xuât, giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện 1.Đề xuất Uỷ ban nên thường xuyên tổ chức buổi họp tổng kết Uỷ ban cần trọng đến việc đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên Văn thư Uỷ ban cần có kế hoạch cho nhân viên học lớp nghiệp vụ văn thư, bồi dưỡng trị, tư tưởng để không tính ỷ nại Uỷ ban cần có sở vật chất tốt để công việc hiệu Lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhắc nhở nhân viên để họ làm tốt công việc giao Lãnh đạo Uỷ ban cần quan tâm đến cán nhân viên quan chuyến thăm quan, nghỉ mát để tăng cường mối giao lưu phòng ban quan 2.Giải pháp Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu nhằm đưa công tác Văn thư huyện vào nề nếp đạt hiệu UBND huyện cần quan tâm đạo thực số nội dung sau: Lãnh đạo cần quan tâm, bố trí đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Một số đơn vị chưa ban hành Danh mục hồ sơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, quy chế văn thư quan cần ban hành đầy đủ, kịp thời để thực nghiêm túc Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ Ở Văn phòng UBND huyện cần đôn đốc, hướng dẫn ban chuyên môn xếp, quản lý văn theo quy định pháp luật III.một số khuyến nghị 1.Đối với UBND huyện Sông Lô Nhìn chung Công tác Văn thư UBND huyện diễn theo quy trình chặt chẽ quy định nhà nước, cung cấp thông tin nhanh chóng, xác đầy đủ tạo điều kiện để lãnh đạo Uỷ ban đưa định 30 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ xác, kịp thời Để góp phần làm tốt Công tác Văn thư cần phải tổ chức hợp lý khoa học nơi làm việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc hàng ngày Cần có đội ngũ nhân viên văn thư có kinh nghiệm Công tác Văn thư đào tạo chuyên ngành Văn thư Trong trình làm việc Lãnh đạo cần phân công công việc cho cá nhân rõ ràng cần có quy định cụ thể trách nhiệm công việc người Công tác Văn thư Uỷ ban cần quản lý chặt chẽ đặc biệt tình trạng quản lý văn Đi- Đến chưa chặt chẽ 2.Đối với Trường, Khoa Nhà trường cần bổ trợ nhiều kiến thức để sinh viên nắm bắt kỹ chuyên ngành Nhà trường cần tăng cường mối liên hệ sinh viên với môi trường thực tế để biết sinh viên có thực tập hay không Nhà trường cần có kế hoạch cho sinh viên khảo sát thực tế để sinh viên cọ sát với thực tế Nhà trường cần bổ trợ kiến thức cho sinh viên việc tăng số tiết thực hành giảm số tiết lý thuyết Khoa cần tăng cường mối liên hệ sinh viên với môi trường thực tế việc thăm quan trung tâm lưu trữ quan chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ Khoa cần có buổi ngoại khoá giúp sinh viên tư tin kiến thức chuyên ngành mà mĩnh học 31 Sinh viên: Đào Thị Thu Hà Lớp: Văn thư – lưu trữ E.KẾT LUẬN Trong trình thực tập Văn phòng UBND huyện hướng dẫn nhiệt tình cán Văn phòng đem lại cho em hiểu biết nhiều kiến thức thực tế, qua em hiểu Công tác Văn thư Uỷ ban Tại em hội vận dụng lý luận học năm qua mà quan trọng em nhận thức nhân viên Văn thư thực sự, đồng thời em học nhiều kiến thức bổ ích mà học sách phong cách làm việc nhanh chóng, xác, thái độ cử công việc anh chị nhiệt tình bảo em trình thực tập Qua việc tìm hiểu Công tác Văn thư Văn phòng UBND huyện em thấy Công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung, Văn phòng UBND huyện Công tác Văn thư thiếu chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Qua trình thực tập Văn phòng em nhận thấy phong cách làm việc cán nhân viên phòng chuyên nghiệp Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp cán Văn thư quan toàn thể quý thầy cô trường để báo cáo em hoàn thiện Qua báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ Lãnh đạo UBND huyện Sông Lô tạo điều kiện, giúp đỡ em đợt thực tập Đặc biệt em xin cảm ơn Phó Chánh Văn phòng – Bùi Văn Thọ người trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ em thời gian thực tập Văn phòng Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 22 Tháng Năm 2015 Sinh viên Đào Thị Thu Hà 32