MỤC LỤC A.LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1: Giới thiệu về cơ quan thực tập 6 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền han của UBND Phường Xuân Tảo 6 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của những đơn vị trực thuộc UBND phường Xuân Tảo 16 1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Phường Xuân Tảo 16 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc phường 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 24 2.1 Thực trạng tình hình công tác Lưu trữ của UBND phường Xuân Tảo 24 2.1.1. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 24 2.1.2. Xác định giá trị tài liệu 27 2.1.3. Chỉnh lý tài liệu 27 2.1.4 Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 28 2.1.5 Bảo quản tài liệu 29 2.1.6 Tổ chức khai thác sử dụng tào liệu lưu trữ 29 2.2 Tình hình công tác lưu trữ của cơ quan trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 30 2.2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo 30 2.2.2 Công tác chỉ đạo Lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo 31 2.3 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT của UBND Phường Xuân Tảo 32 2.3.1 Cơ sở khoa học 32 2.3.2 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo 34 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO 37 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo 37 3.1.1 Ưu điểm 37 3.1.2 Tồn tại 37 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức khai thác, sủ dụng tài liệu lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo 38 3.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan 39 3.4 Một sồ kiến nghị đối với nhà trường 39 KẾT LUẬN 40
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội MỤC LỤC MỤC LỤC A.LỜI NÓI ĐẦU Chương 1: Giới thiệu quan thực tập Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền han UBND Phường Xuân Tảo 1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND phường Xuân Tảo 16 1.2.1 (Sơ đồ tổ chức máy UBND Phường Xuân Tảo) 16 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc phường 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC, 23 SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 23 2.1 Thực trạng tình hình công tác Lưu trữ UBND phường Xuân Tảo 23 2.1.1 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan .23 2.1.2 Xác định giá trị tài liệu 26 2.1.3 Chỉnh lý tài liệu .26 2.1.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .27 2.1.5 Bảo quản tài liệu .28 2.1.6 Tổ chức khai thác sử dụng tào liệu lưu trữ .28 2.2 Tình hình công tác lưu trữ quan việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 29 2.2.1 Tình hình cán làm công tác Lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo .29 2.2.2 Công tác đạo Lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo 30 2.3 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT UBND Phường Xuân Tảo 31 2.3.1 Cơ sở khoa học 31 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội 2.3.2 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo .33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 35 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO .35 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo 35 3.1.1 Ưu điểm 35 3.1.2 Tồn .36 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức khai thác, sủ dụng tài liệu lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo 37 3.3 Một số kiến nghị quan 37 3.4 Một sồ kiến nghị nhà trường 37 KẾT LUẬN .39 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội A.LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta trải qua hàng ngàn năm hình thành phát triển lịch sử, xã hội loài người, không khỏi tự hào bước ngày tiến tới gần với văn minh trí tuệ nhân loại.Quá trình hình thành phát triển xã hội loài người gắn với việc trao đổi thông tin Không thông tin nhu cầu đời sống xã hội nhu cầu sử dụng thông tin giới trở thành vấn để ngày cấp thiết thiếu hoạt động người Để trang bị củng cố kiến thức học, đồng thời nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cho sinh viên trước rời ghế nhà trường phần quan trọng thiếu Việc thực tập tốt nghiệp quan giúp cho sinh viên vận dụng kiến thức kỹ học vào thực tiễn nhằm củng cố kiến thức, đồng thời tạo lập dần tác phong làm việc va chạm vào công việc thực tế mà sau trường sinh viên đảm nhiệm Ở chuyên nghành đào tạo tính đặc thù nghành bậc đào tạo mà trình thực tập phân chia khác Từ vị trí, ý nghĩa đặc biệt công tác Lưu trữ “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN” tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn tất cả hoạt động xã hội hoạt động trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…của loài người Chính từ quan điểm đó, văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI nêu “Tổ chức tốt công tác Lưu trữ, bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia” Như vậy, làm tốt công tác lưu trữ góp phần nâng cao suất hiệu quả công việc, giúp cho công việc giải nhanh chóng xác, góp phần vào công cải cách hành Nhà nước theo tinh thần Nghị Trung ương lần thứ VIII khóa VII Đảng đề đưa vào áp dụng thực tế Từ yêu cầu thực tiễn quan, tổ chức vị trí, ý nghĩa vai trò công tác lưu trữ Chính phủ ban hành Quyết định số: 109/BT thành lập Trường Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội Trung học văn thư – Lưu trữ ( Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ), ngày 18 tháng 12 năm 1971 theo đề nghị Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước, liên Bộ Đại học Trung học chuyên nghiệp – Ủy ban Kế hoạch Nhà nước đồng ý Trong trình đào tạo nhà Trường để gắn liền lý thuyết thực tiễn chuyên nghành đào tạo, nhà Trường tổ chức cho sinh viên cuối khóa thực tập tốt nghiệp cơ, quan tổ chức doanh nghiệp Được giới thiệu Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đồng ý tiếp nhận Ủy ban nhân dân Phường Xuân Tảo Quận Bắc Từ Liêm TP Hà Nội Chuyên đề “thực trạng khâu nghiệp vụ lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo” là: từ ý nghĩa hiệu quả công tác Lưu trữ mang lại cho phát triển xã hội, tác dụng mà tạo cho khối quan hành Nhà nước, mặt khác UBND Phường Xuân Tảo quan hành Phường lên bước lên phát triển cách toàn diện, nên em muốn tìm hiểu phát triển toàn diện công tác Lưu trữ đem lại đóng góp Ngoài em muốn tìm hiểu thực tế thuận lợi, khó khăn ưu điểm, hạn chế, vướng mắc trình quan thực công tác Lưu trữ kể từ quan thành lập ngày nay, trình tồn công tác Lưu trữ Trong trình thực chuyên đề, em gặp phải số khó khăn việc tiếp xúc sâu vào thực tế để tìm hiểu công tác Lưu trữ quan chưa có nhiều kinh nghiêm thực tế mà có nội dung lý thuyết trang bị trình học tập, quan chưa có phòng kho riêng nên việc tìm hiểu trình tồn nguồn tài liệu khó.Bên cạnh trình thực tập UBND Phường Xuân Tảo em trực tiếp tìm hiểu công tác Lưu trữ quan, học hỏi kinh nghiệm từ cán Lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo, qua giúp em hiểu nghiệp vụ tầm quan trọng công tác Lưu trữ hoạt động quản lý, điều hành quan, đơn vị Những kiến thức em học Trường đợt thực tập em thể báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội Để có thuận lợi trình thực chuyên đề em xin chân thành cảm ơn bày tỏ biết ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Văn thư lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đồng chí lãnh đạo, cán hướng dẫn UBND Phường Xuân Tảo giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp Hà Nội , ngày 23 tháng năm 2015 Sinh viên Hoàng Xuân Linh Báo cáo em gồm phần sau: CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CƠ QUAN CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Em vận dụng lý thuyết học để giải vấn đề thực tiễn công việc Em nhận thấy công tác xác định thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ khâu quan trọng thiếu công tác lưu trữ Khi sâu tìm hiểu, thực em lại thấy hay thú vị công việc thúc đẩy tình yêu nhiệt huyết yêu nghề lưu trữ em mạnh dạn lựa chọn chuyên đề “xác định thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ” nội dung cho báo cáo thực tập cuối khóa Từ rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất người cán lưu trữ đại Mặt khác dịp để bản thân em đúc rút kinh nghiệm, bổ sung thêm kiến thức phục vụ kỳ thi tốt nghiệp tới Trong thời gian thực tập quan em gặp thuận lợi khó Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội khăn sau: Thuận lợi Về phía nhà trường Được hướng dẫn đạo tận tình nhà trường toàn thể quí thầy, cô Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức quý báu kĩ thiếu để hoàn thành tốt báo cáo công việc giao quan Về phía quan Được đồng ý phối hợp tiếp nhận Ủy Ban Nhân Dân Phường Xuân Tảo Ngoài giúp đỡ thầy, cô trường đợt thực tập vừa qua Ủy Ban Nhân Dân Phường Xuân Tảo em có thuận lợi bảo tận tình bác, anh, chị quan giúp em có thêm kiến thức thực tế công tác lưu trữ , cho em hiểu tầm quan trọng công tác lưu trữ tất cả quan Đồng thời quan giúp đỡ phối hợp để em vận dụng mà học trường vào thực tế Khó khăn Bên cạnh thuận lợi em gặp số khó khăn trình thực tập Những khó khăn là: Về mặt chủ quan Do kiến thức trang bị hạn chế, bên cạnh bản thân chưa có hội kiến thức công việc thực tế cọ sát nhiều công việc nên có đôi lúc bỡ ngỡ, sai xót công việc Về mặt khách quan Do kinh tế Ủy Ban Nhân Dân có mặt hạn chế nên phòng làm việc không rộng rãi, trang thiết bị thiếu thốn chưa đồng bộ… điều làm ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả công việc Trong thời gian thực tập từ ngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015 UBND Phường Xuân Tảo em thu nhiều thành quả đáng khích lệ Có thành quả tận tình Thầy, Cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô chú, anh chị quan tạo điều kiện bảo tận tình để em Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội hoàn thành tốt trình thực tập Với lý luận thầy cô trang bị với kỹ chuyên môn thu qua tập này, em tin vốn kiến thức vững ban đầu, hành trang để em tự tin bước vào môi trường thực tế quan hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Dưới bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp em, trình làm báo cáo em nỗ lực Thầy Cô cán quan hướng dẫn tận tình, bản thân em chưa có kinh nghiệm lại lần tiếp xúc vào thực tế, trình viết báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cô chú, anh chị quan đóng góp ý kiến tạo điều kiện giúp đỡ để bản báo cáo em hoàn thiện Qua đợt thực tập em xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên Nguyễn Thị Mai giáo viên chủ nhiệm lớp Lưu trữ học K6, Thầy (Cô) Khoa Văn thư-Lưu trữ, Thầy (Cô) Trường Đại học Nội vụ Hà nội toàn thể cô, quan truyền đạt cho em kiến thức quý báu công tác lưu trữ, em chúc Quý Thầy (Cô) mạnh khoẻ, công tác tốt đạt kết quả vẻ vang nghiệp trồng người Em xin chân thành cảm ơn! Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội Chương 1: Giới thiệu quan thực tập Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền han UBND Phường Xuân Tảo Phường Xuân Tảo phường thuộc quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam sở phần diện tích tự nhiên dân số lại xã Xuân Đỉnh Phường Xuân Tảo có 226,30 diện tích tự nhiên 12.622 nhân Địa giới hành phường Xuân Tảo: Đông giáp quận Tây Hồ; Tây giáp phường Cổ Nhuế 1, Nam giáp quận Tây Hồ, Bắc giáp phường Xuân Đỉnh - Thành lập phường Cổ Nhuế sở phần diện tích tự nhiên dân số (217,70 33.346 nhân khẩu) xã Cổ Nhuế, 3,30 diện tích tự nhiên 372 nhân thị trấn Cầu Diễn Phường Cổ Nhuế có 221 diện tích tự nhiên 33.718 nhân Địa giới hành phường Cổ Nhuế 1: Đông giáp phường Xuân Tảo quận Cầu Giấy; Tây giáp phường Phú Diễn Cổ Nhuế 2; Nam giáp quận Cầu Giấy; Bắc giáp phường Cổ Nhuế *chức nhiệm vụ quyền hạn UBND Phường Xuân Tảo Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường quy định Luật Tổ chức Hội dồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam 2003 Trích Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Uỷ ban Nhân dân Hội đồng Nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân,cơ quan hành nhà nước phường,chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp,luật,các văn bản quan nhà nước cấp nghị Hội đồng Nhân dân cấp nhằm bảo đẩm thực chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế xã hội,củng cố quốc phòng an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban Nhân dân thực chức quản lý nhà nước,góp phần bảo đảm đạo,quản lý thống máy nhà nước từ trung ương tới sở Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân tổ chức hoạt động theo nguyên Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội tắc tập trung dân chủ,thực nhiệm vụ mình,quyền hạn theo Hiến pháp luật văn bản quan nhà nước cấp ,phát huy quyền làm chủ nhân dân,tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa,ngăn ngừa chống biểu quan liêu,hách dịch,cửa quyền tham nhũng,lãng phí vô trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán công chức máy quyền địa phương Trong lĩnh vực kinh tế Uỷ ban Nhân dân Phường thực hiên nhiệm vụ sau: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình Hộ đồng Nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban Nhân dân phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch Lập dự án thu ngân sách nhà nước địa bàn dự toán thu chi ngân sách địa phương phương án phân bố dự toán ngân sách cấp mình,dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán địa phương trình Hội đồng Nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân quan tài cấp trực tiếp Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn phường báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật Quản lý sử dụng hợp lý,có hiệu quả quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công tích phường, xây dựng quản lý công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở trường học , trạm y tế công trình điện nước theo quy định pháp luật Huy động đóng góp tổ chức,cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng Phường nguyên tắc tập trung dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai,có kiểm tra kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích,đúng chế độ theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp thủ công nghiệp Uỷ ban Nhân Phường thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: Tổ chức hướng dẫn thực chương trình,kế hoạch,đề án khuyến Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội khích phát triển ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế,cây trồng vật nuôi sản xuất quy hoạch,kế hoạch chung phòng ngừa bệnh dịch trồng vật nuôi Quản lý kiểm tra việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật Tổ chức hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành nghề truyền thống phường tổ chức ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phát triển ngành nghề Trong lĩnh vực giao thông vận tải,Uỷ ban Nhân dân Phường thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: Tổ chức tu sửa xây dựng đường giao thông phường theo phân cấp Quản lý việc xây dựng,cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định Tổ chức việc bảo vệ ,kiểm tra xử lý hành vi vi phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông cầu,cống xã theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực y tế, văn hóa xã hội,thể dục thể thao Uỷ ban Nhân dân Phường thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phường, phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi, tổ chức thực hiên lớp bổ túc văn hóa,thực xóa mù chữ cho người độ tuổi Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương, phối hợp với Uỷ ban nhân dân quản lý trường tiểu học trường trung học sở địa bàn Tổ chức thực chương trình y tế sở dân số, kế hoạch hóa gia đình giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống dịch bệnh Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hóa thể dục thể thao,tổ Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội 2.1.2 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu công việc khó, phức tạp có ý nghĩa định đến số phận tài liệu, loại tài liệu lưu trữ có giá trị thời gian bảo quản khác Việc xác định giá trị tài liệu tôt khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, giảm bớt tình trạng tài liệu tích đống quan Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ, nâng cao hiệu quả khai thác, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng phương tiện bảo quản, khắc phục tình trạng văn bản tích đày kho Do khối lượng tài liệu nhiều điều kiện nên thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Các cán lưu trữ xác định giá trị tài liệu đạo chủ tịch UBND UBND phường Xuân Tảo chưa có danh mục tài liệu loại chưa có máy tiêu hủy 2.1.3 Chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Mục đích việc chỉnh lý để xếp hồ sơ cách khoa học, tạo điều kiên cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu; Loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy góp phần tiết kiệm kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu Trong thời gian thực tập UBND phường Xuân Tảo em khảo sát tài liệu chưa có phòng (kho) lưu trữ nên quan chưa tiến hành chỉnh lý tài liệu Qua kết quả khảo sát UBND phường Xuân Tảo có khoảng 26m giá tài liệu chưa chỉnh lý Dựa theo tình hình hoạt động quan UBND phường Xuân Tảo lựa chọn phương án phân loại theo tên loại văn bản Theo phương án tài liệu chia theo tên loại như: định, thị, công văn, … • Lập hồ sơ Hồ sơ tập gồm toàn văn bản, tài liệu có liên quan đến Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 26 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm thể loại tác giả hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Sau tài liệu phân loại tiến hành kiểm tra xem đạt yêu cầu chưa sau tiến hành công vệc sau: + Viết tiêu đề hồ sơ lên bìa tạm: tiêu đề hồ sơ bao gồm thông tin sau: Tên loại – tác giả - nội dung – thời gian - địa điểm + Sắp xếp văn bản tài liệu hồ sơ: việc xếp văn bản tài liệu hồ sơ phụ thuộc vào tình hình thực tế tài liệu, xếp cách khoa học phản ánh diễn biến việc hay trình giải công việc thực tế • Biên mục hồ sơ Là giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm khác văn bản hồ sơ vào tờ bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc theo nguyên tắc phương pháp lưu trữ Vì chưa có kho lưu trữ nên UBND phường Xuân Tảo chưa thực chỉnh lý tài liệu mà đưa phương án phân loại cho quan được.Hơn thời gian thực tập ngắn nên em sâu vào khâu nghiệp vụ hệ thống hóa hồ sơ, xếp tài liệu lên giá tủ đưa tài liệu vào bảo quản kho lưu trữ 2.1.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xá định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung , tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu tron kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê Việc thống kê giúp cho quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xã định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Dựa vào kết quả thống kê tài liệulưu trữ, quan xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu có giá trị UBND Phường Xuân Tảo có khối lượng văn bản nhiều diều kiện kinh phí khó khăn nên công cụ thống kê tra tìm tài liệu chủ yếu 27 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội sổ đăng ký văn bản đến sổ đăng ký văn bản Các loại sổ mà cán văn thư- lưu trữ lập tương đối xác đầy đủ mà phục vụ có hiệu quả cho công việc tra tìm tài liệu 2.1.5 Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Mặc dù phường thành lập lãnh đạo quan tâm đến công tác đến công tác Lưu trữ, mà công tác lưu trữ thực tốt Công tác bảo quản bao gồm trang thiết bị như: quạt, tủ đựng tài liệu, bình chống cháy Để công tác bảo quản thưc tốt UBND phường Xuân Tảo đưa số quy định để bảo quản tốt như: - Cán Lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định kỳ tài liệu, thực tốt công tác vệ sinh tài liệu, phát thấy hư hỏng phải kịp thời khắc phục để tránh hậu quả nguy hại đến tài liệu - Có số biện pháp chống cháy nổ, nghiêm cấm để chất dễ gây cháy nổ như:cấm hút thuốc kho, cấm để chất gây hỏa hoạn bình ga, bếp ga đặc biệt nguồn điện kho phải tắt hết làm việc 2.1.6 Tổ chức khai thác sử dụng tào liệu lưu trữ Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình cung cấp cho quan Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế nhân dân thông tin có giá trị tài liệu lưu trữ để phát triển kinh tế, tăng cường quốc phòng, bảo vệ trật tự an ninh quyền lợi đáng công dân Vì UBND phường Xuân Tảo chưa có phòng đọc riêng nên việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp khó khăn vấn đề nguồn tài liệu Số lượt người đến khai thác sử dụng chưa nhiều cho trung bình năm có khoảng 100 lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu, chủ yếu phòng, ban đến để mượn tài liệu tham khảo phục vụ cho hội họp quan Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 28 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội Phương pháp mà cán lưu trữ để quản lý tài liệu lưu trữ phương pháp truyền thống dùng sổ để thống kê, theo dõi việc mượn tài liệu mà việc mượn tài liệu chưa xảy mát thất lạc Nói tóm lại xã với kinh tế gặp khó khăn lãnh đạo quan đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ.Trong thời gian thực tập quan em tiếp xúc tìm hiểu với tình hình công tác văn thư lưu trữ quan 2.2 Tình hình công tác lưu trữ quan việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác Lưu trữ có vai trò vô quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc.Điều khẳng định bản”Điều lệ công tác công văn,giấy tờ công tác lưu trữ” ban hành kèm theo Nghị định số 142/NĐCP ngày 28 tháng năm 1969 Hội đồng Chính phủ khẳng định” Làm công văn, giấy tờ giữ gìn hồ sơ, tài liệu công tác thiếu việc quản lý Nhà nước Trong phạm vi lớn, công việc quan, xí nghiệp tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn trọng hay không” Sau tiếp nhận quan em thấy UBND phường Xuân Tảo nhận thức Nghị định 142 nói Trong quan trang bị số trang thiết bị để phục vụ cho công tác lưu trữ như: máy tính, máy photocopy, tủ đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, … Tất cả phương tiện giúp cán lưu trữ thực việc quản lý TLLT cách tốt 2.2.1 Tình hình cán làm công tác Lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo Theo thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội Vụ việc quy định hướng dẫn thống chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan đơn vị làm công tác lưu trữ cả nước huyện tổ chức phận văn thư-lưu trữ chuyên trách”, thực hướng dẫn UBND phường Xuân Tảo có 01 cán văn thư-lưu trữ kiêm nhiệm Trong UBND phường Xuân Tảo có 38 cán bộ, không kể cán hợp đồng, 02 29 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội cán làm công tác văn thư, kiêm nhiệm lưu trữ UBND phường Xuân Tảo tổ chức tuyển dụng cán theo quy định Nhà nước, cán có trình độ chuyên môn sơ cấp, có kiến thức văn thư, lưu trữ, độ tuổi 35 Hiện UBND phường Xuân Tảo chưa có phòng(kho) lưu trữ nên việc lưu trưc tài liệu khó khăn, nhiên cán lưu trữ bảo quản tài liệu tốt thống kê tất cả loại tài liệu hình thành hoạt động quan Tình hình tuyển dụng bồi dưỡng nâng cao trình độ tổ chức tuyển dụng công khai rộng rãi, điều cho thấyUBND phường Xuân Tảo quan tâm đến công tác lưu trữ, hình thức cho cán công chức tham gia học tập trường đào tạo nghiệp vụ, tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao trình độ.Tuy nhiên cán tham gia phải tự túc, chủ động mặt Như tình hình đội ngũ cán Lưu trữ UBND phường Xuân Tảo đáp ứng yêu cầu bản công việc, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 2.2.2 Công tác đạo Lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo Qua trình trao đổi làm việc UBND phường Xuân Tảo em thấy quan có nhiều hình thức tổ chức đạo khác việc thực công tác lưu trữ.Bên cạnh UBND Phường Xuân Tảo ban hành văn bản quy phạm pháp luật văn bản luật để quản lý lĩnh vực đời sống xã hội, đảm bảo cho hoạt động thực cách thống nhất, liên tục trì Việc tổ chức quản lý, đạo công tác lưu trữ thực việc áp dụng văn bản Đảng Nhà nước công tác lưu trữ việc xây dựng, ban hành văn bản đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị đinh 111/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ Trong trình thực tập nhận thức vai trò việc tổ chức công tác 30 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo cứ, áp dụng văn bản Nhà nước đạo, bên cạnh thực văn bản quancấp gửi xuống việc thực công tác lưu trữ như: Quyết đinh số 32/2010/QĐUBND việc ban hành quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ Hà Nội 2.3 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT UBND Phường Xuân Tảo Trong UBND phường Xuân Tảo nhu cầu khai thác thông tin nhu cầu tất yếu khách quan, mà thông tin quan thông tin phục vụ mục đích công việc, học tập nghiên cứu Tuy UBND Phường Xuân Tảo chưa có phòng(kho) lưu trữ cán lưu trữ thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu cẩn thận để thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng sau Hiện trình thực tập, UBND Phường Xuân Tảo có khối lượng tài liệu không phải phần đa khối lượng tài liệu phòng ban phòng ban giữ lại tự quản lý bảo quản lấy Với nhu cầu thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đặt lên hàng đầu giúp UBND Phường Xuân Tảo phát huy mạnh nhờ vào nguồn tài liệu có.Cũng nhờ kiến thức học tập trường mà việc tổ chưc khai thác, sư dụng tài liệu lưu trữ không phải công việc khó khăn, mà công tác cán lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo cá nhân em thực tốt 2.3.1 Cơ sở khoa học Tổ chức khai thác, sử dụng trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân Như ta biết tổ chức khai thác sủ dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ.Nó đòi hỏi cán lưu trữ phải nắm bắt thành phần nội dung tài liệu lưu trữ, phải biết phân tích, tổng hợp so sánh, xử lý nguồn thông 31 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội tin để giải vấn đề khoa học đặt nhằm sử dụng cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ Với vai trò tổ chức khai thác, sử dụng quan tiến hành khai thác, sử dụng với mục đích: để biến thông tin khứ tài liệu lưu trữ thành tư liệu bổ ích phục vụ cho nghiên cứu, phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử… Tổ chức khai thấc, sử dụng có hiệu quả có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền Nhà nước nhân dân, cầu nối Lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội lưu trữ, mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu cho cho cán lưu trữ Trong trình học trường em tìm hiểu hình thức tổ chức khai thác, sử dụng như: + Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc + Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ + Công bố tài liệu lưu trữ + Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ + Sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo + Triễn lãm tài liệu lưu trữ + Cho mượn tài liệu lưu trữ + Biên soạn sách chuyên khảo + Tổ chức tham gia quan lưu trữ + Xây dựng phim, tập ảnh chuyên đề + Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua hợp đồng + Cung cấp thông tin qua mạng nội bộ, mạng toàn cầu Ngoài kiến thức mà nhà trường trang bị có văn bản Nhà nước quy định việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT như: - Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu Trữ Quốc Gia từ điều 15 đến điều 22 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 32 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội - Luật di sản văn hóa năm 2009 - Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 04 năm 2004 Bộ Tài Chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng TLLT Xuất phát từ nguyên tắc bản chủ nghĩa Mác Xít, việc tổ chức khai thác, sủ dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc sau: 1) Bảo vệ lợi ích Quốc gia, lợi ích dân tộc, lợi ích quan tổ chức 2) Đáp ứng yêu cầu thông tin từ tài liệu lưu trữ độc giả, hạn chế tới mức thấp khoảng trống lịch sử 3) Góp phần tuyên truyền giáo dục chủ trương Đảng, pháp luật Nhà nước 4) Tạo thêm gắn bó lưu trữ với nhân dân Nói tóm lại tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải tuân theo nguyên tắc để đảm bảo tổ chức công tác lưu trữ nói chung tổ chức khai thác, sử dụng nói riêng Trên kiến thức em hệ thống sau kết thúc khóa học lý thuyết trường.Vận dụng lý thuyết mà công tác tổ chức khai thác, sủ dụng tài liệu lưu trữ quan thực tốt 2.3.2 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo Tài liệu sản sinh trình hoạt động UBND Phường Xuân Tảo chủ yếu tài liệu liên quan đến tài liệu chuyên ngành quan như: tài liệu dân số, tài liệu ruộng đất, tài liệu đường lối phát triển quan Số lượng tài liệu UBND Phường Xuân Tảo ngày nhiều, mà việc khai thác tài liệu ngày nhiều để phục vụ cho nhu cầu nhân viên quan để nghiên cứu, giải công việc quan Hiện kinh phí số lượng tài liệu hạn hẹp nên quan tổ chức hình thức khai thác tài liệu phòng đọc để phục vụ cho nhu cầu nhân viên quan Tài liệu chủ yếu tài liệu phục vụ cho trình giải công việc phòng, ban chuyên môn quan, có người lạ đến khai 33 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội thác theo quy định nhân viên quan phép vào khai thác sử dụng lẽ có tài liệu liên quan đến bí mật quan Trong năm gần hoạt động công việc nên tài liệu UBND Phường Xuân Tảo ngày nhiều, số lượng tài liệu số người đến khai thác, sử dụng tăng đáng kể Trong thời gian thực tập quan qua điều tra, khảo sát số lượt người đến khai thác, sử dụng năm 2013 90 lượt người đến năm 2014 số lượt người tăng lên 150 lượt người Đi sâu vào tìm hiểu UBND Phường Xuân Tảo áp dụng hình thức khai thác, sử dụng phòng đọc chủ yếu + Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc UBND Phường Xuân Tảo bố trí cạnh phòng Văn thư- lưu trữ quan Do điều kiện vật chất nên phòng đọc quan không khang trang cho lắm, nhìn vào phòng đọc có đầy đủ sở vật chất chủ yếu để phục vụ cho độc giả Không gian phòng đọc thoáng mát, yên tĩnh cho cán đến khai thác, sử dụng tài liệu, phòng đọc có bàn, ghế, quạt trần, tủ đựng tài liệu công cụ tra cứu khác Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc quan không giúp cho việc tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ dễ dàng mà giúp cho cong việc bảo quản tài liệu tốt Ngoài UBND Phường Xuân Tảo có hình thức cho mượn tài liệu để khai thác, sử dụng Do thời gian làm việc hành nên phòng đọc cho mượn tài liệu để họ có thời gian cho việc nghiên cứu thời gian hành Hiện UBND Phường Xuân Tảo áp dụng hình thức khai thác, sử dụng tài liệu cho mượn tài liệu nhân viên quan mượn tài liệu bắt buộc mượn tài liệu phải tuân thủ theo quy định quan đăng ký vào sổ mượn tài liệu để cán theo dõi chặt chẽ Mẫu sổ mượn liệu Với hình thức cán lưu trữ việc quản lý Ngày tháng Họ tên Đơn Số Loài Ngày Ký Ghi mượn người vị lượng tài mượn cụng tài liệu liệu tỏcLTHK6 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: trả nhận 34 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội sổ vận dụng công nghệ thông tin để đưa thông tin cho mượn tài liệu lên máy tính để tiện theo dõi, giúp cho việc quản lý chặt chẽ hơn, tránh tình trạng làm mát tài liệu Nói tóm lại thời gian thực tập quan, qua trình tìm hiểu em nhận thấy công tác tổ chức khai thác, sủ dụng tài liệu lưu trữ quan co nhiều tiến năm gần đây, góp phần vào việc thay đổi mặt quan Bên cạnh hình thức sử dụng việc vận dụng hình thức khác vào khai thác, sử dụng tài liệu góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng quan ngày tăng hiệu quả *Trong thời gian thực tập quan em thực hành số công việc nghiệp vụ lưu trữ như: em đến phòng ban để làm việc khâu thu thập tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng phòng đọc Tại em trực tiếp tiếp xúc với khối tài liệu, làm việc, tiếp nhận độc giả, hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu, làm thủ tục cho mượn tài liệu, cuối ngày làm việc thu tài liệu từ độc giả, kiểm tra việc ký nhân độc giả Do sinh viên thưc tập, thời gian thực tập lại ngắn nên em hội để sâu vào làm việc cách trực tiếp nên công việc khảo sát quan nhiều thiếu sót hạn chế mong thầy cô đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn chỉnh CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo 3.1.1 Ưu điểm - Tuy quan nhỏ khối lượng tài liệu tương đối đầy đủ, đáp ứng phần nhu cầu người khai thác thông tin -Đối với cán quan làm công tác lưu trữ có nhận thức tốt sâu sắc tài liệu quan cá nhân khác quan -Trang thiết bị tương đối đầy đủ phục vụ cho nhu cầu khai thác -Môi trường làm việc phòng đọc thoải mái, cán nhiệt tình, chu 35 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội đáo, tỉ mỉ -Trong quan có nội quy vào phòng đọc ngươì chấp hành nghiêm túc Sở dĩ quan cấp xã UBND Phường Xuân Tảo lại có kết quả lãnh đạo nhân viên quan ý thức vai trò tầm quan trọng tài liệu lưu trữ hoạt động quan 3.1.2 Tồn Bên cạnh kết quả đạt UBND Phường Xuân Tảo gặp phải số tồn tạ sau đây: -Vẫn tình trạng tài liệu trùng, thừa quan chưa có điều kiện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu -Tuy có nhiều tài liệu không thuộc nhân viên quan nên khai thác, sử dụng -Cán chuyên môn bị gặp rắc rối việc xử lý tình trạng mà độc giả gây nên làm tài liệu rách tài liệu -Bên cạnh trang thiết bị có dấu hiệu hư hỏng, bị xuống cấp, ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả phục vụ công việc cán lưu trữ - ý thức độc giả chưa cao, chưa tuân thủ quy định cán lưu trữ - Đang hạn chế số lương hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cần áp dụng thêm hình thức khác để phục vụ tốt việc tra tìm thông tin độc giả -Số lương tài liệu đưa chưa nhiều, cán quản lý, hướng dẫn phòng đọc thiếu mà độc giả đến tra tim tài liệu phải lại nhiều phòng đọc làm thời gian Nguyên nhân: -Do cán chưa tổ chức huấn luyện kĩ công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài iệu lưu trữ -Công tác tuyên truyền giá trị tài liệu lưu trữ chưa nhiệt tình chưa có văn bản quy định rõ ràng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ -Kinh phí đàu tư hạn hẹp Trên số ưu, nhược điểm UBND Phường Xuân Tảo em mong việc nguyên nhân tồn đọng góp phần nâng Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 36 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác,sử dụng tài liệu lưu trữ 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức khai thác, sủ dụng tài liệu lưu trữ UBND Phường Xuân Tảo Trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ việc đa dạng hóa công tác lưu trữ quan trọng Điều giúp cho công tác ngày phát triển hơn, hoàn thiện Bên cạnh việc hoàn thiện chấp hành nghiêm văn bản quy phạm pháp luật ngành Lưu trữ để thi hành tốt việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng ngành Lưu trữ Việc tổ chức khoa học phòng đọc cung cấp đầy đủ thông tin cho độc giả vô quan trọng, góp phần cho việc giải tốt công việc quan giúp quan phát triển Để làm tốt việc đòi hỏi phải có đội ngũ cán có chuyên môn vững vàng, thường xuyên tổ chức lơp huấn luyện nâng cao kiến thức cho cán Bên cạnh thủ trưởng quan người thực nghiêm quy định công tác lưu trữ quy đinh cụ thể cho cán nhân viên đến khai thác, sử dụng tài liệu để có trách nhiệm bảo vệ tài liệu 3.3 Một số kiến nghị quan Qua trình thực tập em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị sau: -Đề nghị cấp lãnh đạo có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ -Kiến nghị với quan cấp kinh phí để sửa chữa, nâng cấp, mua số trang thiết bị hỏng để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ -Cần đơn giản hóa thủ tục rườm rà -Cán quan cần tự giác công việc, phục vụ độc giả đặt công việc lên mục đích chung 3.4 Một sồ kiến nghị nhà trường Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn cho sinh viên em mong nhà trường tạo điều kiện sinh viên chúng em tiếp xúc với thực tế nhiều lý thuyết Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 37 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội Bên cạnh nhà trường kéo dài thời gian thực tập để chúng em có nhiều thời gian để cọ sát giúp cho chúng em nắm bắt công việc thực cán lưu trữ Trên số kiến nghị nhỏ em em mong khóa học sau tiếp xúc với công việc tốt Vì thời gian thực tập có hạn nên em xin kết thúc báo cáo tốt nghiệp đây,em xin chân thành cảm ơn! Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 38 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội KẾT LUẬN Qua trình thực tập với thời gian không dài, em vận dụng kiến thức học vào hoạt động thực tiễn UBND Phường Xuân Tảo Em hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan; tìm hiểu nội dung bản công tác lưu trữ Đặc biệt công tác xác định thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Với thời gian tháng không phải khoảng thời gian đủ dài để khảo sát cách sâu sắc toàn diện mặt hoạt động Tuy nhiên khoảng thời gian quý báu giúp em có nhìn cách thực tế quan Nhà nước, chức nhiệm vụ, tổ chức máy đăc biệt công tác lưu trữ Và điều quan trọng em tiếp cận với công tác lưu trữ công việc gắn bó với em sau trường Tạo tiền đề cho móng vững tương lai Cũng đợt thực tập này, em có hội vận dụng kiến thức vô quý báu mà Quý thầy cô dồn bầu nhiệt huyết để truyền đạt cho chúng em, kiến thức vô giá để ngày hôm vận dụng vào thực tế Qua đây, em bước đầu có so sánh, đối chiếu bổ sung lý luận thực tế, giúp em hoàn thiện thiếu sót bản thân, có nhìn khách quan hơn, toàn diện nghề nghiệp công việc sau Mặt khác, có may mắn thực tập UBND Phường Xuân Tảo, làm việc, tiếp xúc, trao đổi với đội ngũ cán công nhân viên, cán Văn thư Lưu trữ quan có trình độ chuyên môn cao lòng say mê nghề nghiệp giúp em hoàn thiện môi trường công sở Cùng với đó, trình khảo sát, làm việc tìm hiểu ngành nghề giúp em có nhìn rộng mở nghiệp mà chọn theo đuổi, hội khả việc làm tương lai Báo cáo thực tập tổng hợp trình thực tập, tìm hiểu sâu công tác lưu trữ, đặc biệt công tác xác định thu thậ bổ sung tài liệu lưu trữ, trực tiếp thực hành công việc người cán lưu trữ 39 Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 Khoa Văn thư _Lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà nội Qua giúp em nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công việc mà em đảm nhận, đồng thời củng cố cho em niềm tin vào nghề nghiệp mà chọn Trong trình viết báo cáo thực tập tốt nghiệp, hạn chế hiểu biết bản thân khả có hạn nên báo cáo thực tập nhiều thiếu sót, giải pháp dừng lại gợi ý chung chưa kiểm nghiệm Để thực chúng cần có thời gian nghiên cứu, tìm hiểu kỹ để xây dựng thành chương trình hành động cụ thể phù hợp với quan Vì em mong nhận ý kiến đóng góp từ phía Quý Thầy Cô giáo phía UBND Phường Xuân Tảo để báo cáo chuyên đề trở nên thực hơn, có ích cho quan Em xin chân thành cảm ơn! Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6 40 Khoa Văn thư _Lưu trữ